Suma de Negocios

Vol. 3 N 1, Junio de 2012, 139-147

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN POR

COMPETENCIAS PARA LA UNIAGUSTINIANA*

Julin vila**
Francy Bedoya***

RResumen

El objetivo de este artculo es presentar el procedimiento de diseo de un sistema de Gestin por

Competencias alineado a la Planeacin Estratgica de la UNIAGUSTINIANA, utilizando la meto-
dologa descrita por David McClelland en tres fases, lnea de base, elaboracin de competencias
y elaboracin de procesos. Obteniendo as como resultado una descripcin completa de la Pla-
neacin Estratgica de la Organizacin, tres Competencias Organizacionales, tres Competencias
Especficas y los Procesos de deteccin de Brechas, Seleccin y Evaluacin de Desempeo por
Competencias.
Palabras claves: Planeacin Estratgica, Gestin por Competencias, UNIAGUSTINIANA.

Abstract

The purpose of this article presents the design process of a Competence Management system
aligned to the UNIAGUSTINIANA Strategic Planning, using the methodology described by David
McClelland in three phases, baseline, competence development and process development. Obtai-
ning as a result a complete description from the Strategic Planning from this Organizations three
Organizational Competences, three Specific Competences and Gap Processes detection, Selection
and Performance Evaluation of Competencies.
Key words: Strategic Planning, Competence Management, UNIAGUSTINIANA

*
Este documento hace parte de la investigacin realizada para optar al ttulo de Especialista en Gerencia de Recursos Humanos de la Konrad
Lorenz, Fundacin Universitaria.
**
vila Martnez, Julin Francisco, psiclogo, especialista en Gerencia de Recursos Humanos, Konrad Lorenz, Fundacin Universitaria. Correo
electrnico: fl.selec@yahoo.es
***
Bedoya Rodrguez, Francy Milena, psicloga, especialista en Gerencia de Recursos Humanos, Konrad Lorenz, Fundacin Universitaria. Correo
electrnico: francy.bedoya23@gmail.com

Suma de Negocios, Vol. 3 N 1: 139-147, junio 2012, Bogot (Col.)

140

Resumo

O objetivo deste trabalho apresentar o processo de concepo de um sistema de Gesto de

Competncias alinhado ao Planejamento Estratgico da UNIAGUSTINIANA, utilizando a metodo-
logia descrita por David McClelland em trs fases, de base, o desenvolvimento de habilidades e
desenvolvimento de processos. Obtendo resultados e uma descrio completa do Planejamento
Estratgico das trs habilidades organizacionais desta Organizao, trs competncias especfi-
cas e processos de deteco de Gap, Seleo e Avaliao de Desempenho por Competncias.
Palavras chaves: Planejamento estratgico, gesto de competncias, UNIAGUSTINIANA.

JEL: M12

INTRODUCCIN evidentemente militar se adapt al sistema de la

Este artculo describe la propuesta de diseo del
Sistema de Gestin por Competencias para la
Universitaria Agustiniana, realizado con base en
las caractersticas de la Planeacin Estratgica
que tiene la misma. Hace uso del modelo Emprico
Analtico de Investigacin Cientfica, con el fin de
ofrecer a la organizacin un valor agregado en la
gestin de su talento humano.
El sistema se produjo mediante tres fases: evalua-
cin en lnea de base, eleccin de competencias
y elaboracin de procesos. Las actividades desa-
rrolladas en cada fase permitieron la ejecucin de
un sistema ajustado a la Planeacin Estratgica de
esta organizacin que propende por consolidarse
como una de las organizaciones mejor gestionadas
en el conjunto de las universidades del pas.
Planeacin Estratgica
En la actualidad, las organizaciones buscan es-
trategias cada vez mejores que las mantengan
vigentes en el mercado, pues para triunfar en
estos tiempos es necesario ser compatible con el
entorno. Esto se aprecia especialmente cuando
percibimos la intensidad del ritmo de cambio de la
tecnologa, la competencia y los acontecimientos
(Manso, 2003). El uso de un enfoque metodolgico
fue lo que dio lugar a la aparicin del trmino es-
trategia en el dominio de la planeacin. Su origen
planeacin a la organizacin para que mediante
lneas genricas de accin llamadas estrategias
o alternativas estratgicas, se cubra el diferencial
entre el ser y el deber ser en las empresas. De
esta manera la administracin estratgica es
quien formula, implementa y evala las decisiones
interfuncionales que permiten a la organizacin
alcanzar sus objetivos (Valds L., 2004).
Es de esta manera que surge el trmino de Pla-
neacin Estratgica denominada un proceso, en
el que los miembros lderes de una organizacin
visualizan su futuro, desarrollo, procedimientos y
operaciones necesarias, en un mapa de ruta que
a la larga se enfoca es en ayudar a ganar el juego
de los negocios, o dinmica empresarial (Goldstein,
Nolan & Pfeiffer, 1993).
Una de las partes ms importantes que se debe
tener en cuenta al momento de planear una or-
ganizacin, es el capital humano que necesita la
misma, pues como comenta Garca (2009) las
empresas solo pueden prosperar a largo plazo si
seleccionan y motivan a personas capaces de dar
respuesta a los retos del futuro, es decir, personas
con la capacidad de convertir las oportunidades
que presentan los mercados cambiantes en ven-
tajas competitivas.
Es por esto que fue necesario generar una nueva
estrategia de gestin empresarial que es conoci-

Julin vila, Francy Bedoya

 Implementacin del sistema de gestin por competencias para la Uniagustiniana
da como sistema de Gestin por Competencias,
que hace parte de la Planeacin Estratgica de
la Organizacin, y refleja las caractersticas y las
Grfica 1. Planeacin Estratgica y Gestin por competencias
Planeacin Estratgica
Gestin del talento humano
Definicin Tipos Procesos
Fuente: Autores.
Gestin por competencias
Los enfoques modernos por competencias, con-
sideran los conocimientos, habilidades, aptitudes
y experiencia, es decir, todos los aspectos de la
gestin de personas como elementos integrados
de un sistema de gestin del desarrollo (Horton,
Hondeghem & Farnham, 2002). Representa una
cultura de cambio con nfasis en un empleado
que se autodirecciona, es responsable y busca
un desempeo excelente respecto al estndar de
desempeo. (Horton, Hondeghem & Farnham,
2002).
En este orden de ideas cmo se pueden definir
las competencias?, McClelland, sostiene que una
competencia es una combinacin de caracter-
sticas que le permiten a alguien comportarse de
cierta manera para conseguir resultados extraor-
dinarios o de nivel superior (Saracho, 2005). Por
su parte, Alles, (2008), define las competencias
como caractersticas de personalidad, devenidas
de comportamientos, que generan un desempeo
exitoso en un puesto de trabajo quien las clasifica
en dos tipos:
141
capacidades personales necesarias para enfrentar
adecuadamente el actual contexto siempre ms
complejo y desafiante (Alles, 2008).
Gestin por competencias
El primer tipo define las competencias cardinales u
organizacionales; estas son descritas como aque-
llas que debern poseer todos los integrantes de
la organizacin (Alles, 2008). Esto significa, es-
tructuras que cubren todas las tareas importantes
de operaciones de las empresas, de estos, el ele-
mento ms importante es una visin compartida,
como declar Senge (1990) citado por (Snchez
& Heene, 2005).
El segundo tipo son las competencias especficas;
estas aplican para ciertos colectivos de personas,
con un corte vertical, por rea y, adicionalmente,
con un corte horizontal, por funciones. Usualmente
se combinan ambos colectivos (Alles, 2008). La
competencia profesional depende de una buena
seleccin de las personas que van a pasar a ser
parte de la empresa y de un sistema de formacin
o desarrollo profesional que incrementan de forma
continua las competencias de los profesionales
(Vela, 2004).
El modelo que se utiliz en la presente investigacin
es el Modelo distintivo de David McClelland donde
su principal objetivo es permitir a las personas ser
ms competentes en diferentes actividades de la
Suma de Negocios, Vol. 3 N 1: 139-147, junio 2012, Bogot (Col.)
142
vida, entrenndolas y ensendoles los comporta-
mientos adecuados para diferentes fines, utilizando
diversas estrategias de formacin y consolidacin de
comportamientos competentes. Lo que demuestra
que el aprendizaje es un elemento clave en este
enfoque de recursos humanos (Prez, 2006).
Este modelo parte de un anlisis estratgico so-
bre el estado actual de la organizacin y el estado
deseado, a partir del cual surge necesariamente
una brecha por diferencia que deber reducirse o
eliminarse, para poder llegar as al nivel deseado
de competencias de la organizacin. (Saracho,
2005). Este anlisis lo que se busca es identifi-
car los talentos particulares de cada una de esas
Grfica 2. Anlisis de Brecha
Fuente: Autores
Grfica 3. Ejemplo de instrumentos utilizados por el modelo
Fuente: Autores
Julin vila, Francy Bedoya
personas de desempeo superior, con el objetivo
de que dicho talento pueda distribuirse en la orga-
nizacin (Saracho J., 2005).
Sin embargo, tambin se logran identificar los compor-
tamientos de quienes tienen un desempeo promedio
e incluso bajo. Dicha informacin es las que se utiliza
para realizar las escalas por nivel para una misma
competencia. Esta caracterstica del modelo es la que
lo hace una herramienta de desarrollo de gran preci-
sin y lo que lo diferencia de los otros dos modelos
(Saracho J., 2005).
Para lograr su objetivo, el modelo utiliza una serie
de instrumentos como los que se presentan por
ejemplo en la grfica 3, teniendo en cuenta las tres
partes en las que se divide el mismo.
 Implementacin del sistema de gestin por competencias para la Uniagustiniana
Partiendo de lo anterior, se ha identificado que
en la actualidad la UNIAGUSTINIANA no cuenta
con un sistema de gestin por Competencias
alineado a su Planeacin Estratgica, lo que le
genera dificultades al proyectar y gestionar el
Talento Humano con el que cuenta. Es el caso de
Procesos de Seleccin, Formacin y Evaluacin
del Desempeo, los cuales no han podido ser
estructurados y estandarizados segn las nece-
sidades de la institucin, puesto que no se tienen
estndares de desempeo competente para los
cargos existentes.
METODOLOGA
Para el diseo del Sistema de Gestin por Com-
petencias se utiliz el mtodo cientfico como la
tcnica de adquisicin de conocimiento, que in-
tenta contestar preguntas y una vez planteadas las
preguntas se elaboran posibles respuestas funda-
mentadas en los conocimientos (Alvares, 1996).
El procedimiento utilizado para el diseo de esta
propuesta se llev a cabo en tres grandes fases
Grfica 4. Fases del Sistema de Gestin por Competencia.
Fuente: Autores
143
en concordancia con el sistema de competencias
de David McClelland descrito anteriormente y se
denominaron Lnea de Base, elaboracin de Com-
petencias y elaboracin de Procesos respectiva-
mente, con una duracin total de veintin semanas
como se puede observar en la grfica 4.
La poblacin utilizada fue de 88 personas per-
tenecientes a la UNIAGUSTINIANA, empleados
administrativos, divididos en 46 mujeres y 42 hom-
bres y como instrumentos de trabajo se utilizaron
los Perfiles de Cargo, Manuales de Funciones,
entrevistas de participante clave y entrevistas es-
tructuradas para cargos estratgicos.
Durante la fase de Lnea de Base se realiz la
evaluacin del estado inicial de la organizacin
identificando la existencia de avances previos
relacionados con el tema de las competencias,
adicionalmente se realiz un anlisis de los docu-
mentos base de la Organizacin, identificando sus
Objetivos Generales, Misin y Visin, buscando as
establecer una identidad y lineamiento general para
la construccin de las competencias.
Suma de Negocios, Vol. 3 N 1: 139-147, junio 2012, Bogot (Col.)
144
En la segunda fase se realiz la eleccin de com-
petencias para la UNIAGUSTINIANA segn la
planeacin estratgica de la organizacin y de la
mano con un grupo de inters de la organizacin.
En esta fase se llevaron a cabo una serie de reu-
niones con el grupo de inters de la institucin en
pro de definir las competencias apropiadas para
la organizacin, teniendo como base la cultura or-
ganizacional, los principios institucionales, Misin,
Visin y necesidades particulares de las familias
de cargos.
Por ltimo en la tercera fase se realiz el diseo de
los Procesos de Deteccin de Brechas, Seleccin
y Evaluacin de Desempeo del Talento Humano
bajo el Sistema de Gestin por Competencias para
la UNIAGUSTINIANA.
RESULTADOS
Lnea de base
La organizacin previo a esta investigacin ya ha-
ba realizado algunos acercamientos con la Gestin
por Competencias, se identific un Diccionario
de Competencias Institucional, el cual contena
dos Competencias Organizacionales y dieciocho
Competencias Especficas; sin embargo, este dic-
cionario no est asociado a un sistema completo
de gestin por competencias, es simplemente un
listado de competencias definidas lo que no es
funcional por s solo.
As mismo se realiz una completa lectura y an-
lisis de los documentos base de la Organizacin,
familiarizndose con los Objetivos Generales de la
misma, su Misin, Visin y Principios. Es de resaltar
la gran influencia de la cultura Agustiniana1, lo que
es de prever pues hace parte de esta tradicional
comunidad.
1 La Orden de Agustinos Recoletos es una comunidad de tradicin
en educacin, con siete colegios y una universidad en Colombia,
manejando para todas sus instituciones como cultura organizacional
los principios agustinianos. Para mayor informacin puede visitar la
Web principal de la comunidad www.agustinosrecoletos.com
Julin vila, Francy Bedoya
Eleccin de competencias
Como resultado del anlisis de la cultura organiza-
cional y los documentos base de la organizacin,
se obtuvo un listado de tres Competencias Organi-
zacionales y tres Competencias Especficas, ajus-
tadas a las caractersticas de la organizacin, las
cuales fueron definidas por el grupo focal de trabajo
y aprobadas por la alta gerencia de la institucin.
Las competencias organizacionales que se defi-
nieron para la UNIAGUSTINIANA son; Integridad,
definida como actuar consecuentemente con los
principios morales, la tica profesional, las polticas
y principios institucionales propendiendo por la
sana convivencia dentro de las actividades relacio-
nadas con el trabajo y los objetivos institucionales.
Trabajo en Equipo, definida como la capacidad
para cooperar y colaborar con los dems, para
obtener resultados y mejora de procesos, contribu-
yendo al desarrollo de la organizacin. Orientacin
al Cliente, la cual Implica el compromiso de ayudar
y servir al cliente interno y externo excediendo sus
expectativas, de comprender sus necesidades aun
aquellas no expresadas, buscando nuevas y me-
jores soluciones en pro de un servicio de calidad.
Las Competencias Especficas definidas son:
Pensamiento Estratgico, definida como Habilidad
para comprender rpidamente los cambios del en-
torno, las oportunidades y amenazas del mercado,
evaluando las fortalezas y debilidades de la propia
organizacin con el fin de alcanzar una meta, pro-
poniendo planes de accin viables o realizando
alianzas estratgicas cuando se requiera, para
beneficio de la organizacin. Gestin Administra-
tiva, la cual Implica el manejo y conocimiento de
los temas de su rea, comprendiendo el objetivo y
la esencia de su actividad, realizando un anlisis
de las situaciones para reconocer la informacin
significativa, organizar los datos relevantes y as
emprender las acciones pertinentes, creando
oportunidades y mejora de los resultados. Flexi-
bilidad, definida como Capacidad de adaptarse
y permanecer eficaz en entornos cambiantes de
 Implementacin del sistema de gestin por competencias para la Uniagustiniana 145

afrontamiento de nuevas tareas, responsabilidades Tipo: organizacionales y especfica, Nivel Jerr-

o grupos de manera rpida y adecuada. quico: Cargos Estratgicos, Tctico y Operativo y
desglosadas en conductas observables y medibles.
Cada una de estas competencias es clasificada (Vase tabla 1).
por:

Tabla 1. Competencias Uniagustiniana

Nivel
Competencia Conductas Relacionadas Tipo
Jerrquico

Organizativa
Desarrolla su trabajo bajo principios morales, ticos y de buenas prcticas profesionales
Establece un marco de trabajo en el que respeta las polticas y principios Agustinianos.

Todos
Profesional Integro Acta en consonancia con lo que dice y con lo que considera importante.
Comunica las intenciones, ideas y sentimientos de manera abierta y directa, propendiendo por
la sana convivencia.

Se siente identificado con el Trabajo en Equipo fomentando entre sus compaeros la integra-

Organizativa
cin del grupo.

Todos
Articular sus propias funciones con las actividades que est realizando su equipo de trabajo.
Trabajo en equipo Cumple sus metas y objetivos, y ayuda a que sus compaeros tambin los consigan.
Mejora continuamente los procesos por medio de la retroalimentacin constante de su equipo
de trabajo.

Organizativa
Capacidad de detectar las necesidades del cliente interno y externo aun aquellas no expresadas.
Compromiso permanente de ayuda al cliente interno y externo, satisfaciendo sus necesidades

Todos
Orientacin al
y excediendo sus expectativas.
Cliente Genera confianza en su entorno de trabajo buscando nuevos y mejores caminos en pro de un
servicio con calidad.

Comprende y capitaliza los cambios y las amenazas externas que enfrenta la organizacin.

Estratgico
Especfica

Conoce y desarrolla las cualidades de la organizacin minimizando el impacto de sus defectos.

Pensamiento Propone mejoras en procesos o actividades internas de la organizacin para el mejoramiento
Estratgico continuo en el servicio.
Propone soluciones de alianza estratgica o contacto externo para optimizar los procesos de
la organizacin.

Conoce su rea de trabajo, comprendiendo la esencia de su actividad en la organizacin.

Especfica

Es capaz de analizar las situaciones, identificando informacin significativa para su rea de

Tctico

Gestin trabajo.
Administrativa Determina eficazmente las metas y prioridades de su rea especificando las acciones para el
logro de sus objetivos.
Utiliza mecanismos de seguimiento y control para el grado de avance de sus objetivos y metas

Capacidad de adaptarse y trabajar en distintas y variadas situaciones y con personas o diversos

Especfica

Operativo

grupos.
Entiende y valora puntos de vista distintos adaptando su enfoque a medida que la situacin
Flexibilidad lo requiera.
Promueve cambios en las responsabilidades de sus cargo que beneficien el desempeo de
sus labores

Suma de Negocios, Vol. 3 N 1: 139-147, junio 2012, Bogot (Col.)

146

Diseo de procesos Incidentes Crticos, en la cual se identifican en el

En esta fase se elabor el procedimiento para la
evaluacin de Brechas y estado de la competencia,
el de Seleccin por Competencia, el de Evaluacin
de Desempeo, y el informe acadmico de inves-
tigacin para la FUKL.
Para la etapa de evaluacin de Brechas de los car-
gos actuales, se elaboro un formato de calificacin
de competencias el cual permite valorar la presen-
tacin de los comportamientos del empleado con
relacin a las competencias que debe desarrollar
para ser competente en su cargo. Este formato
debe ser calificado por el jefe inmediato y por el
empleado, para as poder realizar un comparativo
de resultados obtenidos, as mismo, el empleado
realiza unas pruebas psicotcnicas acordes a las
competencias elegidas para su cargo y por ltimo
una actividad es un Assessment Center el cual
se enfoca en poner a prueba la competencia del
candidato enfrentndolo a situaciones de la co-
tidianidad, que exigen un desempeo competente.
Finalmente se pondera la evidencia del desarrollo
de las competencias obtenidas por los diversos
medios de evaluacin para determinar el nivel en
el que se encuentra el empleado actual, para as
poder determinar el plan de desarrollo acorde a las
necesidades de cada empleado.
El Procedimiento de Seleccin incluye tres ac-
tividades; la primera actividad es la entrevista de
candidato conductas ante situaciones crticas en
cargos anteriores, en las cuales se haya puesto
a prueba la competencia evaluada, identificando
logros que el candidato haya obtenido durante
estas situaciones, la segunda actividad es la apli-
cacin de una prueba escrita para la evaluacin de
las competencias, para lo cual se propone el uso
de las ya mencionadas pruebas psicotcnicas, la
tercera actividad es un Assessment Center. Final-
mente se pondera la evidencia del desarrollo de las
competencias obtenidas por los diversos medios de
evaluacin.
El Proceso de Evaluacin del Desempeo, se com-
pone de tres actividades, la primera actividad es la
evaluacin del jefe inmediato, en la cual hace que
diligencie el formato de evaluacin de competen-
cias de su personal a cargo, el cual permite valorar
la presentacin de los comportamientos actuales
relacionados con las competencias esperadas que
le permiten al evaluado ser sobresaliente en su
cargo. En la segunda actividad el evaluado diligen-
cia el mismo instrumento de evaluacin, calificando
su propio comportamiento. Finalmente se realiza
un ponderado de los resultados de las tres evalu-
aciones para as establecer el estado actual de la
competencia en el evaluado y se elabora un plan
de mejoramiento a corto, mediano y largo plazo.
Respecto a los instrumentos que se utilizan en
cada una de las fases, se encuentra en la tabla 2
un listado completo de la ejecucin de las mismas.

Tabla 2. Proceso de Evaluacin de Competencias

Entrevista por Formato de Evaluacin de Prueba Psicotcnica Assessment center

competencias competencias
Jefe inmediato Auto aplicado
Deteccin de Brechas
P P P
Seleccin
P P P
Evaluacin de desempeo
P P

Julin vila, Francy Bedoya

 Implementacin del sistema de gestin por competencias para la Uniagustiniana
DISCUSIN
Finalmente es el inters de los autores entregar a
investigadores del rea de las competencias, que
deseen realizar un desarrollo similar al descrito
anteriormente, dos recomendaciones respecto a
los elementos que se deben tener en cuenta para
iniciar el diseo de un Sistema de Gestin por
Competencias.
Primero, es necesario contar con el apoyo total
de la organizacin durante el desarrollo del tra-
bajo, pues aunque en principio parezca obvio,
es necesario contar con el consentimiento de la
organizacin respecto al uso estimado de tiempo
en sesiones de diseo de las Competencias, en
las cuales debe participar la Alta Gerencia, tiempo
organizacional para la deteccin de Brechas, con-
tando as con el tiempo de aplicacin de pruebas
escritas, actividades grupales y de ms instrumen-
tos de Evaluacin de Competencias.
Segundo, una habilidad clave del investigador es
la sensibilidad a las caractersticas de la organiza-
cin, es decir, la capacidad de identificar elementos
clave de la cultura, estilos gerenciales y polticas
147
institucionales que influyan directamente en el
desempeo competente del colaborador, lo cual
incluye gran cantidad de elementos clave para la
eleccin, definicin y asignacin de competencias
organizacionales y especficas.
BIBLIOGRAFA
Alles, M. (2008). Direccin Estratgica de Recursos Humanos. Argen-
tina: Granica.
Garca, C. (2009). Recursos humanos: el ADN del desarrollo sostenible.
Capital Humano; Vol. 22, 60-64.
Goldstein, L.; Nolan, T. & Pfeiffer, W. (1993). Applied Strategic Planning:
A Comprehensive Guide. United States Of America: McGraw-Hill.
Horton, S.; Hondeghem, A. & Farnham, D. (2002). Competency Manage-
ment in the Public Sector. Amsterdam: IOS Press.
Manso, F. (2003). Diccionario Enciclopdico de Estrategia Empresarial.
Madrid: Daz de Santos S.A.
Prez, J. (2006). La orientacin profesional y la evaluacin desde el
enfoque de competencias. Revista Mexicana de Orientacin
Educativa No 8.
Snchez, R. & Heene, A. (2005). Competence Perspectives on Resources,
stakeholders, and renewal. England: Elsevier.
Saracho, J. (2005). Un modelo general de gestin por competencias.
Santiago de Chile: RIL Editores.
Valds, L. (2004). Planeacin estratgica con enfoque sistmico. Mxico:
Fondo Editorial FCA.
Vela, L. (2004). Gestin por competencias. El reto compartido del creci-
miento personal y de la organizacin. Madrid: ESIC.
Suma de Negocios, Vol. 3 N 1: 139-147, junio 2012, Bogot (Col.)