Herramientas para la productividad

SEMANA 8
POWER POINT 2003

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

 TABLA DE CONTENIDO
NCLEO TEMTICO 8. .............................................................................................................................. 3
Planeacin, diseo y ejecucin de presentaciones. ............................................................................ 3
1. OBJETIVO ESPECFICO .......................................................................................................................... 3
2. COMPETENCIA ....................................................................................................................................... 3
3. DESARROLLO TEMTICO .................................................................................................................... 3
3.1 Introduccin al software de presentaciones .................................................................................. 3
3.2 Descripcin de los principales recursos del software de presentaciones ................................ 5
BARRA DE TTULO ......................................................................................................................................... 5
BARRA DE MEN ........................................................................................................................................... 5
BARRAS DE HERRAMIENTAS...................................................................................................................... 5
REA DE EDICIN O REA DE VISUALIZACIN DE CONTENIDO ........................................................ 7
3.2.1 DISEO DE DIAPOSITIVA ......................................................................................................................... 10
PRCTICA 1: ......................................................................................................................................................... 11
DISEOS DE TEXTO..................................................................................................................................... 15
DISEOS DE OBJETOS................................................................................................................................ 15
DISEOS DE TEXTO Y OBJETOS ............................................................................................................... 16
OTROS DISEOS .......................................................................................................................................... 16
3.3 Aplicar fondos y plantillas personalizadas................................................................................... 18
PRCTICA 2:......................................................................................................................................................... 18
COMBINACIONES DE COLORES ............................................................................................................... 18
PLANTILLAS DE DISEO ............................................................................................................................ 20
3.4 Planeacin de una presentacin ................................................................................................... 22
3.5 Manejo adecuado de imgenes, dibujos y animaciones........................................................... 24
PRCTICA 2:......................................................................................................................................................... 24
IMGENES..................................................................................................................................................... 24
DIBUJOS ........................................................................................................................................................ 31
ANIMACIONES ............................................................................................................................................. 32
PRCTICA 3:......................................................................................................................................................... 32
3.6 Ejecucin de una presentacin...................................................................................................... 34
VER LA PRESENTACIN .................................................................................................................................... 34
CONFIGURAR UNA PRESENTACIN ........................................................................................................ 35
IMPRIMIR LA PRESENTACIN .................................................................................................................. 36

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

NCLEO TEMTICO 8.
Planeacin, diseo y ejecucin de presentaciones.

No se puede poner en duda que una imagen vale ms que mil

palabras. Se ha demostrado que la capacidad de recordar la
informacin visual es superior al 50%, mientras que de la
informacin oral se recuerda alrededor de un 20%. Cuando se
requiere exponer un tema ante un pblico es mejor contar con
un apoyo visual.

1. OBJETIVO ESPECFICO

Describir, identificar y aplicar las herramientas indispensables de un software de presentaciones

en la elaboracin de exposiciones llamativas y dinmicas para la audiencia.

2. COMPETENCIA

Crear presentaciones llamativas aplicando conceptos de diseo, esttica y manejo

adecuado de animaciones, estableciendo vnculos con otros documentos y
aplicaciones informticas.

3. DESARROLLO TEMTICO
3.1 Introduccin al software de presentaciones

Microsoft Power Point 2003 es una aplicacin que aporta un conjunto completo de
herramientas para preparar presentaciones visuales, a partir del concepto de diapositiva,
empleadas normalmente en exposiciones orales.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 3

 Microsoft Power Point es considerada como una aplicacin para presentaciones multimedia,
pues permite el uso de texto, imgenes, animacin, sonido y video, todos medios de
comunicacin e informacin, a los que, adems, se les pueden agregar efectos especiales.

Para ejecutar el Microsoft Power Point existen varias alternativas aunque la ms sencilla es la de

hacer clic con el botn derecho del Mouse sobre el icono que usualmente est en la
pantalla de escritorio de Windows y que se conoce con el nombre de acceso directo a
Microsoft Power Point.

Si no existe un acceso directo a Microsoft Word, se puede ejecutar siguiendo estos pasos:

Haga clic en el botn . Aparece un men (que tambin puede llegar a tener
un acceso directo a Word).

Seleccione y trate de ubicar el acceso directo a Microsoft Word

o bien un men que contiene el acceso directo.

Una vez se ha ejecutado el

programa Microsoft Power
Point, se presenta en la
pantalla la siguiente ventana:

La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la

configuracin inicial de Microsoft Power Point en cada computador.

4 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3.2 Descripcin de los principales recursos del software de
presentaciones

BARRA DE TTULO

Indica el nombre del documento de texto que se est trabajando, antecedido por el nombre
del programa Microsoft Power Point.

En la parte derecha estn siempre tres botones cuya finalidad es permitir el control sobre la
ventana de Word: Maximizar,/Minimizar para , Restaurar es decir ocupar toda o parte
de la pantalla y Cerrar que termina la ejecucin del programa Microsoft Word).

BARRA DE MEN

Contiene Mens desplegables, cada uno de los cuales presenta una variedad de opciones
para aplicar a una presentacin. Dentro de estos mens existen tres tipos de alternativas:
Comandos Inmediatos, que ejecutan la accin sobre el contenido del documento en el
momento en que son seleccionados. Algunos tienen asociada una combinacin de teclas,
que pueden ser usadas para ejecutar la misma accin desde el teclado sin necesidad de abrir
el men.
Mens Desplegables, los cuales se identifican por tener un tringulo a la derecha, que indica
que al seleccionarlos se abrir otro men con ms opciones.
Comandos con Ventana, en los que al hacer clic, se despliega una ventana conocida como
cuadro de dilogo solicitando informacin para aplicarla al contenido del documento. Se
identifican porque su nombre termina con puntos suspensivos (...).

BARRAS DE HERRAMIENTAS.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 5

 Este espacio, que puede ser ms o menos amplio, dependiendo del nmero de barras que se
quieran ver (en el ejemplo hay 2 barras), y contiene botones para ejecutar de forma
inmediata algunas de las operaciones ms habituales, que tambin se encuentran en la barra
de men.

Cuando las operaciones no estn disponibles, las imgenes adquieren un color atenuado y no
tendra ningn efecto el hacer clic sobre ellas.

En el ejemplo que se muestra, la barra de arriba se llama Barra Estndar y contiene los
botones que realizan los comandos de uso ms habitual. La segunda barra se llama Barra de
Formato y contiene las opciones que permiten cambiar la forma en que se ven las letras del
texto de la presentacin.

Es usual, y muy til, que tambin est presente la Barra de Dibujo aunque normalmente est
anclada en la parte baja de la ventana:

Existen varia barras ms, que usted

puede elegir si entra al men Ver y
selecciona la opcin Barras de
Herramientas. Bastar con hacer clic
sobre la barra que se desee poner para
que aparezca la imagen de seleccin
o quitar:

6 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 REA DE EDICIN O REA DE VISUALIZACIN DE CONTENIDO

En este espacio se ingresa todo el contenido de la presentacin que se desea realizar. En l

se pueden diferenciar las siguientes partes:

Panel de Fichas

Muestra el contenido de diapositivas que se hayan ingresado en la

presentacin, permitiendo alternar entre la Ficha de esquema
(slo el contenido texto de cada diapositiva) o la Ficha de
diapositivas (muestra en miniatura de cada diapositiva).

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 7

 Botones de Vistas

Estn ubicados en el ngulo inferior izquierdo de la ventana debajo del Panel de Fichas y
permiten mostrar en pantalla tres vistas diferentes en forma alternada, lo que es til cuando
se est diseando la presentacin.

La vista Normal es la vista seleccionada por defecto al entrar a Power Point.

Vista Clasificador de diapositivas permite ver todas las diapositivas en miniatura.

Se usa normalmente para eliminar, copiar o ubicar diapositivas en otro orden.

Vista Presentacin a partir de la diapositiva actual presenta la imagen de la

diapositiva tal como la ver el auditorio.

rea de edicin de diapositiva

En este espacio usted

construye los contenidos de
cada diapositiva.

8 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Panel de notas

Espacio destinado a escribir las notas para el orador sobre la diapositiva que est editando,
que no sern vistas por la audiencia.

Panel de tareas Inicio

Este Panel de Tareas aparece automticamente con el men

Inicio al ejecutar PowerPoint 2003. Se puede solicitar ayuda
sobre un tema:

Las ltimas presentaciones que se hayan construido, aparecen listadas en el espacio ,

para facilitarle la nueva construccin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 9

 La utilidad del Panel de Tareas consiste en que
contiene resumidas muchas de las
herramientas de uso comn en el diseo de
presentaciones. Basta con presionar el
pequeo tringulo negro invertido para
desplegar las opciones:

Si el panel de tareas no est activo, puede

entrar al men Ver y seleccionar la opcin Panel
de tareas, o presionar la combinacin de teclas
<ctrl.>+F1.

Barra de estado

Entre sus funciones est la de mostrar la posicin de la diapositiva con relacin al total y el
tipo de diseo PowerPoint aplicado a la misma. Es posible seleccionar llamar al panel estilos
haciendo doble clic en ..

3.2.1 DISEO DE DIAPOSITIVA

Una diapositiva es una hoja en blanco en la que se le pueden colocar

los siguientes objetos:

Marcadores de posicin de texto

Imgenes
Grficos
Diagramas / cronogramas
Tablas

10 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 Autoformas
Cuadros de Texto
Texto de Word Art
Pelculas
Archivos de sonido
Hipervnculos
Objetos importados de otras aplicaciones

Desde el momento mismo en que se ejecuta el Power Point, la primera diapositiva que
muestra tiene aplicado un diseo preestablecido que permite escribir un titulo y un subttulo:

Si se hace clic sobre la frase Haga clic para agregar ttulo, la frase desaparece y usted
podr ingresar el ttulo de su presentacin.

Estos espacios para agregar textos, se conocen como marcadores de posicin de texto y son
espacios especiales de Power Point, que tienen un formato propio.

PRCTICA 1:
1. Haga clic sobre el marcador de posicin ttulo, ingrese el siguiente texto:

Frases de Mark Twain

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 11

 Observe cmo el formato
preestablecido le otorga
un tamao interesante
a la frase escrita. S,
parece un ttulo. Observe
adems el
comportamiento del panel
de fichas, reflejando el
estado actual de la
diapositiva, en miniatura.

2. Haga clic sobre el marcador de posicin de subttulo, ingrese el siguiente texto:

Escritor y periodista norteamericano. 1835-1910

Va bien la primera diapositiva, pero se vera mejor si la fecha de nacimiento y muerte

estuviera en un rengln aparte:

12 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Haga clic en el espacio en
blanco que hay entre el
punto y la fecha 1835 y
presione <enter>:

Esto demuestra que en los marcadores de posicin de texto, se pueden teclear varias lneas y
adems

Ya tiene la portada de la presentacin.

Y ahora qu? Se necesita insertar una nueva diapositiva para poder escribir las frases de
Mark Twain.

Abra el men Insertar y seleccione la opcin Nueva diapositiva:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 13

 Se ha insertado la diapositiva nmero 2, segn lo muestra el Panel de fichas:

Esta diapositiva tiene 2 marcadores de posicin: uno para el ttulo de la diapositiva y otro
para agregar texto:

Pero lo ms interesante ha sucedido

en el panel de tareas: ahora muestra
el men Diseo de la diapositiva y
pone a disposicin todas las posibles
diapositivas que se podran
necesitar en una presentacin:

Estos diseos preestablecidos de diapositiva estn organizados en 4

categoras (utilice la barra de desplazamiento vertical para recorrer todos
los diseos)

14 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 DISEOS DE TEXTO

Son 4 diseos de diapositivas, para seleccionar el que ms

convenga si en la diapositiva solo debe ir texto.

DISEOS DE OBJETOS

Seleccione esta categora cuando se requiere que la

diapositiva contenga uno o ms de los siguientes objetos:

Tabla
Grfico
Imagen prediseada (desde la galera de Microsoft)
Imagen (desde un archivo, por ejemplo una foto)
Diagrama u organigrama
Clip multimedia (que incluye pelculas y/o sonidos)

La primera diapositiva est en blanco. Las dems permiten

desde un objeto hasta cuatro, dependiendo la que se seleccione
(hacer clic sobre ella).

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 15

 DISEOS DE TEXTO Y OBJETOS

Cuando en la diapositiva se deben presentar contenidos textuales y objetos grficos

OTROS DISEOS

Por lo pronto, no cambie el formato propuesto por Power Point, o si lo

cambi entonces ubique la categora Diseos de texto y seleccione el
tercer diseo de diapositiva.

Guarde la presentacin con el nombre sugerido Frases de Mark

Twain.

Ingrese el siguiente ttulo:

Observ el cambio entre el tamao inicial de la letra y el tamao al terminar de digitar? Esa
caracterstica es una ventaja del objeto marcador de posicin: de manera automtica configura
los contenidos al tamao del marcador.

Ingrese la siguiente frase en el marcador de posicin para texto y presione <enter>:

16 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

El marcador de posicin para texto est predefinido con vietas ( ) para manejar prrafos
cortos. Usted puede configurar las vietas (men Formato, opcin Numeracin y Vietas) o
eliminarlas (haciendo clic en ).

Contine, ingresando las siguientes frases:

Hasta este momento su presentacin tiene 2 diapositivas.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 17

 3.3 Aplicar fondos y plantillas personalizadas

Como ya debe suponer - sucede en Microsoft Word y en Microsoft Excel - tambin es

posible cambiar la apariencia de las diapositivas en PowerPoint.

El men Insertar presenta una opcin llamada Fondo, que hace posible la definicin a mano
de las caractersticas del fondo de las diapositivas. Explore la opcin fondo por su cuenta. En
este curso ver mtodos ms eficientes.

Estn disponibles plantillas de diseo para la construccin de presentaciones atractivas, con

distintos colores y estilos. Se puede aplicar un diseo a las diapositivas existentes o comenzar
una nueva presentacin defiendo la plantilla.

PRCTICA 2:

Guarde la presentacin Frases de Mark Twain.

COMBINACIONES DE COLORES

Abra el men del Panel de Tareas, para

seleccionar combinaciones de color
preestablecidas:

18 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 Se muestra el Panel de Tareas Estilo de la diapositiva, en el que se puede
seleccionar una de las combinaciones de color:

Como se puede observar, las combinaciones de color incluyen tanto el

fondo de la diapositiva como sus textos, grficos y rellenos.

Seleccione la sexta propuesta de combinacin de colores (en verdes). El resultado:

En esencia, puede hacer clic en cada una de las opciones para verificar cual se ajusta a su gusto
personal. Si quiere dejar su presentacin como estaba antes, haga clic en la primera opcin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 19

 Es ms, una vez seleccionada una combinacin, puede hacer clic en
que aparece en la parte baja del panel, para hacer modificaciones
personales a cada color:

Una vez cambie los colores que desee, haga clic en aplicar. Puede inclusive agregarla al panel si

hace clic en .

PLANTILLAS DE DISEO

Mejor an, Microsoft Power Point pone a

disposicin una serie de plantillas, que adems de
tener varios estilos, tambin tienen varios
diseos:

20 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 El Panel de tareas Estilo de la diapositiva informa sobre el estilo de la
presentacin actual, luego muestra los estilos que se han usado ms
recientemente y ms abajo muestra los dems estilos disponibles:

Nuevamente, puede hacer clic en cada una de las opciones para verificar cul
se ajusta a su gusto personal.

Para la presentacin Frases de Mark Twain seleccione la plantilla Reflejos:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 21

 Revise el diseo que le aplic esta plantilla Reflejos a las 2 diapositivas.

Incluso ahora puede aplicar una combinacin de colores diferentes, lo que no altera el diseo,
slo los colores.

Para terminar esta prctica, basta mencionar que no necesariamente se tiene que aplicar un
diseo o un estilo a todas las diapositivas de una presentacin, que es la opcin automtica (por
defecto).

Si se quiere aplicar solo a un conjunto (una o ms) de diapositivas, primero seleccione las
diapositivas en el Panel de fichas, manteniendo la tecla <ctrl> mientras hace clic sobre las
dispositivas que desea seleccionar.

Una vez seleccionadas, haga clic sobre el men

asociado a la plantilla que va a aplicar y seleccione la
opcin Aplicar a las diapositivas seleccionadas:

3.4 Planeacin de una presentacin

Cuando se va a exponer un tema ante un auditorio, es

importante dedicar esfuerzo a la construccin de los apoyos
visuales, sean estos documentos, proyecciones (acetatos) o
presentaciones Power Point.

22 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Los aspectos a tener en cuenta para construir una presentacin, son:

No basta con tener claro el tema sobre el que va a exponer. Tambin es importante
tener claro cmo lo va a exponer y cmo lo quiere exponer.

El ttulo del tema de la presentacin debe ser corto pero claro y contundente (primera
diapositiva).

No olvide hacer una introduccin. Segunda diapositiva o en forma verbal.

Evale la necesidad de una diapositiva que muestre el contenido de la presentacin,

como un ndice de temas generales.

Es importante planear una serie progresiva de diapositivas que vayan desarrollando la

exposicin.

No mezcle temas en una misma diapositiva. Limite cada diapositiva a desarrollar una
sola idea.

Es preferible usar varias diapositivas sencillas y claras, en lugar de una compleja y

recargada.

Todas las diapositivas debe tener un diseo, color y tamao estndar. Es importante el
uso de un patrn uniforme.

No se debe saturar una diapositiva de fuentes (tipos de letra) diferentes, ni de textos de

mltiples colores: 3 colores mximo. Esto no aplica para imgenes ni grficos.

Garantice que el tamao de la letra sea lo suficientemente grande como para que pueda
ser ledo desde cualquier parte de la sala de conferencia.

Es ms legible un texto en minsculas que un texto en maysculas.

Recuerde que los Grficos y las imgenes son ms impactantes y efectivos que las
palabras. Seleccione imgenes de recordacin relacionadas con el tema en cuestin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 23

 3.5 Manejo adecuado de imgenes, dibujos y
animaciones
Es necesario hacer una distincin inicial:

Se considera como imagen a todo elemento grfico que se puede insertar en una diapositiva,
pero sobre el cual no es posible efectuar modificaciones en su contenido, solo en su tamao y
orientacin.

Un dibujo es un elemento grfico que se puede construir con las herramientas de Microsoft
Power Point.

PRCTICA 2:

IMGENES

Inserte una nueva diapositiva

Vaya al men Diseos de Diapositivas

Ubique la categora Diseo de texto y objetos

Y seleccione la primera diapositiva (texto y un objeto):

24 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Ingrese la siguiente informacin, dejando que el autoajuste de texto cumpla su funcin, es decir,
escriba tranquilo que el Power Point se encarga de reducir la letra:

Pase al marcador de posicin de objetos:

Puede seleccionar alguno de los seis iconos posibles:

Tabla

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 25

 Permite dibujar una tabla. Al seleccionar esta opcin,
aparece un cuadro de dilogo en el que se define el nmero
de columnas y de filas que se requieran y se presiona
<enter>

Si defini 3 columnas y 3 filas, se ver:

En cada celda es posible escribir texto o insertar objetos.

Adicionalmente se despliega la Barra de Herramientas Tabla,
con las opciones de configuracin.

Tambin es posible insertar una tabla desde el men Insertar.

En esta diapositiva vamos a insertar una imagen, as que

presione el botn deshacer para poder seleccionar ms
objetos.

Grfico

Esta opcin brinda una herramienta simple para crear grficos dentro de la
diapositiva.

Imagen prediseada

26 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 Microsoft incorpora una serie de imgenes que pueden
servir para diferentes situaciones. Cuando se selecciona
imagen prediseada, se presenta el cuadro de dilogo
Seleccionar imagen (las imgenes que presenta pueden
variar):

Basta con seleccionar la imagen y hacer clic en Aceptar:

Otra manera de insertar imgenes es en el Panel de

tareas, opcin Imgenes prediseadas, clic en buscar.

Se muestra la Barra de herramientas de imagen y la

imagen prediseada ocupa ahora todo el marcador de
posicin:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 27

 Se puede modificar su tamao haciendo clic en los controladores de tamao, pequeos
indicadores ubicados en las esquinas y puntos medios de los marcos de la imagen. El puntero
del Mouse cambia a pequeas flechas doble punta. Haga clic y mueva el Mouse hacia adentro
de la imagen para achicarla o hacia fuera para aumentar el tamao.

Adems, tiene un controlador de orientacin , que

permite variar la orientacin de la imagen: lleve el puntero
al controlador de orientacin y cuando cambie su forma a
una flecha circular, haga clic y rote la imagen a su gusto:

Como todo objeto, tambin puede cambiarla de sitio, haciendo clic sobre ella y, sin soltar el
Mouse, ubicarla en un nuevo sitio.

Guarde la presentacin. Practique los siguientes conceptos de este capitulo en una

presentacin nueva ( )

Imagen

Se trata de imgenes diferentes a las prediseadas de Microsoft. Puede ser fotos o cualquier
archivo de imagen proveniente de otro programa, que se encuentre en su computador.

28 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Al hacer clic, se presenta el siguiente cuadro de dilogo:

Puede buscar y seleccionar la imagen de su eleccin.

Estas imgenes tambin se pueden redimensionar (modificar el tamao), cambiar de

orientacin y mover, de la misma forma que las imgenes prediseadas.

Diagrama u organigrama

Los diagramas son imgenes de estructuras de relacin,

tipo organigrama, que permiten mostrar flujos y
subordinacin.

Tambin encuentra esta herramienta en el icono Insertar

diagrama u organigrama de la barra de dibujo o
ingresando al men insertar y seleccionando la opcin
Diagrama. Se mostrar el cuadro de dilogo Galera de
Diagramas que permite seleccionar el tipo de diagrama:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 29

 Seleccione un diagrama radial :

Cada elemento, tanto el fundamental (centro)

como los dems, tiene un espacio llamado
cuadro de texto en donde se describe el
contenido del elemento. Al hacer clic sobre el
mensaje Haga clic para agregar texto, el
cursor se ubica dentro del elemento.

Refirase al tem 3.3.2 Cmo se crea un diagrama en el curso de Microsoft Word.

Clip Multimedia

Se incluyen como clip multimedia los archivos

de sonido, clips de movimiento, pelculas, etc.
Para seleccionar un clip que se encuentre en
otras ubicaciones, haga clic en importar.

30 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 DIBUJOS

La Barra de herramientas Dibujo, brinda dos tipos de elementos de

dibujo:

Las autoformas: dibujos preestablecidos, sobre los cuales pueden

efectuarse modificaciones de tamao, color y formato.

El siguiente ejemplo es sobre el uso de una autoforma del men Cintas y estrellas, y muestra
adems el men emergente asociado, que se obtiene al hacer clic con el botn derecho
sobre la autoforma:

Se le agreg texto, se redimension el centro (con los rombos amarillos) y se cambi de

color:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 31

 Las herramientas de dibujo: Las dems opciones de la barra de dibujo permiten crear lneas,
flechas, rectngulos, color de relleno, de pincel y letra, tipos de lneas y formatos en 3D, etc.

ANIMACIONES

Se busca agregar movimiento (con o sin sonido) al texto o a las diapositivas de una
presentacin. Permite crear presentaciones ms interesantes.

PRCTICA 3:

Sobre la presentacin Frases de Mark Twain,

seleccione la tercera diapositiva. En el panel de
tareas, seleccione Estilo de la diapositiva -
Combinaciones de animacin:

El panel muestra las alternativas de animacin para aplicar a

las diapositivas que estn seleccionadas:

32 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Asegrese de que la opcin est seleccionada (parte baja del panel).
Recorra las animaciones haciendo clic sobre ellas, observe la accin en la diapositiva.

Una vez seleccionada la animacin, puede hacer clic en para volver a observar
la accin, o en para obtener la idea completa de cmo se ver al ser
proyectada. Recuerde hacer clic hasta que termine la presentacin.

Animaciones Personalizadas:

Power Point le permite controlar la forma como se animarn los elementos individuales de la
diapositiva. Para esto, ingrese al panel de tareas y seleccione Personalizar la animacin.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 33

 Observe que es posible Agregar/Quitar efectos, establecer el momento de inicio del
movimiento, direccin y velocidad.

Observe adems, que los elementos texto tiene una numeracin que permite determinar
fcilmente el elemento al que se le aplica la animacin y adems reordenar la ejecucin de
animacin.

3.6 Ejecucin de una presentacin

VER LA PRESENTACIN

En todo momento, cuando se est construyendo una diapositiva o cuando se ha terminado la

presentacin, es posible tener una vista previa, tal como ser vista por el auditorio.

Cuando se desea observar cmo se ver una diapositiva, la opcin es hacer clic sobre el
botn Presentacin a partir de la diapositiva actual , ubicado en los botones de vistas
debajo del panel de fichas. Una vez se est observado la diapositiva tal como se proyectar
ante un auditorio, en la parte inferior izquierda de la pantalla se podr encontrar un men,
que permite navegar entre diapositivas, controlar el apuntador o terminar la presentacin.

Las opciones centrales de la imagen anterior despliegan un men propio.

La forma ms rpida para cancelar la presentacin es hace clic en la tecla <Esc>.

Para ver la presentacin completa, puede:

Presionar la tecla <F5>, o

Ir al men Ver, opcin Ver presentacin con diapositivas, o

Ir al men Presentacin, opcin Ver presentacin.

Cualquiera de estas formas desplegar la presentacin desde la primera diapositiva.

34 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

 CONFIGURAR UNA PRESENTACIN

Cuando la presentacin cumpla con los objetivos planeados, es posible configurarla para su
uso final. Vaya al men Presentacin, opcin Configura presentacin.

Tipo de presentacin: generalmente es la realizada por un orador.

Mostrar diapositivas. es posible definir si se har la presentacin completa o slo de un

grupo de dispositivas.

Opciones de presentacin. normalmente sin seleccionar, esta opcin se utiliza cuando la

presentacin se va a utilizar en centros promocionales (stand de feria), en los que se debe
repetir indefinidamente.

Avance de diapositivas: un buen consejo, cuando hace una exposicin, es que el avance
entre dispositivas sea manual.

Las dems opciones dependen de consideraciones como computadores poco potentes o con
varios monitores.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 35

 IMPRIMIR LA PRESENTACIN

Tanto el botn de Vista preliminar como la opcin Vista preliminar del men Archivo,
darn una idea de la forma como se imprimirn las diapositivas en papel, segn la
configuracin del cuadro de dilogo Imprimir.

Para Imprimir, abra el men Archivo y seleccione la opcin Imprimir:

Es posible imprimir diapositivas, documentos, pginas de notas y vista esquema, e incluso

tener una vista previa de cada una.

Opciones de Impresin

Impresora: con esta opcin es posible dirigir la impresin a una mquina en particular.

Intervalo de Impresin: igual que en Microsoft Word o Excel, se puede imprimir toda la
presentacin, solo una diapositiva o un grupo de diapositivas.

36 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Imprimir: esta opcin permite definir lo que se quiere imprimir del
archivo de presentacin:

Diapositivas: imprime las diapositivas como tal.

Documentos: imprime diapositivas en miniatura, para

conformar un documento con ms de una dispositiva
por hoja. Se activa la seccin documentos para efectuar
esa definicin:

Pginas de Notas: imprime la diapositiva y las notas de ella,

en la misma pgina.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 37

 Vista esquema: imprime el contenido textual
(marcadores de posicin de texto) de cada
diapositiva.

Color o escala de grises

Cuando se han aplicado esquemas de color, la impresin de

diapositivas puede resultar en documentos saturados e ilegibles. Es
preferible seleccionar escala de grises, o blanco y negro puros, para
mejorar el documento impreso.

En este punto, ya tiene usted conocimiento de las herramientas necesarias para que el
computador se convierta en un aliado de su productividad. No dude en investigar y
profundizar.

38 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]