Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
1 Formatare
1.1 Celule
1.1.1 Aplicarea unui format automat/stil unui grup de celule.
Aplicarea unui format automat/stil unui grup de celule se face din meniul Home,
seciunea Styles, butonul Cell Styles. Folosind comanda New Cell Style se poate crea un stil
personalizat (mrime i tip de font, borduri, culoare de umplere etc.)
1.1.2 Aplicarea unei formatri condiionate pe baza coninutului unei celule.
Excel 2007 permite formatarea unei celule in funcie de coninutul acesteia. Formatarea
condiionat se poate aplica din meniul Home, seciunea Styles, butonul Conditional
Formatting.
Pentru a formata condiionat un grup de celule, acesta trebuie selectat, dup care se
merge la butonul Conditional Formatting.
Asupra aceluiai grup de celule se pot aplica simultan mai multe criterii de formatare
condiionat.
Prima categorie de formatare condiionat, Highlight Cell Rules are mai multe
subcategorii:
Dup alegerea unei subcategorii, se poate alege tipul de formatare al celulelor. Daca se dorete
se poate alege o formatare personalizat, din seciunea Custom Format, de unde se poate alege
fontul, culoarea acestuia i culoarea de umplere a unui grup de celule.
Din nou, dup alegerea unei subcategorii, se poate alege tipul de formatare al celulelor.
Daca se dorete se poate alege o formatare personalizat, din seciunea Custom Format, de
unde se poate alege fontul, culoarea acestuia i culoarea de umplere a unui grup de celule.
Data bars - bare de date care reprezinta valorile din celule (cu ct e mai lunga bara de
date, cu att este mai mare valoarea din celule)
Color scales - scale de culoare reprezentate prin dou sau trei gradaii ale unei culori
(intensitatea nuanei reprezint valoarea din celule)
Icon sets - seturi de iconie care scot n eviden celulele n funcie de valoarea acestora
Crearea i aplicarea unui format de numr particularizat se face din meniul Format Cells,
seciunea Custom.
? adaug spaii pentru cifrele 0 nesemnificative din numr de ambele pri ale
separatorului zecimal. Se folosete acest caracter generic pentru fracii ce au un numr variabil e
cifre
0 se afieaz cifre 0 nesemnificative dac numrul are mai puine cifre dect caractere
generice 0 n format
mmm - se afieaz luna ca text de forma Ian Dec (respectiv Jan Dec)
ddd - se afieaz ziua ca text de forma L, Ma, Mi, J, V, S, D (respectiv Sun Sat)
dddd - se afieaz ziua ca text de forma luni - duminic (respectiv Mondy Sunday)
Pentru a muta sau copia o foaie de calcul, executm click dreapta pe ea i alegem
comanda Move or Copy.
n seciunea To book alegem registrul de calcul unde dorim s mutm foaia de calcul.
Seciunea Before sheet se refera la foaia naintea creia vom muta foaia de calcul. Dac se
dorete crearea unei copii se bifeaz opiunea Create a copy.
Mutarea barelor se poate face innd apasat butonul din stnga al mouseului pe bar i
deplasarea mouseului n sus sau n jos, sau la stnga si la dreapta. Cnd se ajunge la dimensiunea
dorit se d drumul butonului de la mouse.
Pentru tergerea unei bare de desprire a ferestrelor se execut dublu click stnga pe ea.
Pentru a terge toate barele de despartire a ferestrei, se execut click din nou pe comanda Split.
1.2.3 Ascunderea i afiarea rndurilor, coloanelor, foilor de calcul.
Pentru a ascunde o foaie de calcul se execut click dreapta pe foaia respectiv i se alege
comanda Hide.
Pentru a o face din nou vizibil se execut click dreapta n zona foilor de calcul i se
alege comanda Unhide, dup care se selecteaz foaia de calcul care trebuie s devin vizibil.
Pentru rnduri sau coloane se repet aceiai pai. Dup selectarea rndurilor sau
coloanelor, se execut click dreapta pe ele i se alege comanda Hide. Pentru afiarea rndurilor
sau coloanelor ascunse se selectez rndurile sau colonele ce ncadreaz rndurile, respectiv
colenele ascunse, se d click dreapta i dn meniul contextual se alege comanda Unhide. n cazul
particular al ascunderii primei linii sau coloane, se selecteaz ntreaga foaie de calcul (butonul de
lng coloana A i deasupra rndului 1), se execut click dreapta n zona antetului de linie sau
coloan, iar din meniul contextual se alege comanda Unhide.
2 Funcii i formule
DAY Se scrie =DAY(C4) i extrage ziua dintr-o dat specificat anterior n celula C4
YEAR Se scrie =YEAR(C6) i extrage anul dintr-o dat specificat anterior n celula
C6
2.1.2 Utilizarea funciilor matematice: ROUNDDOWN, ROUNDUP, SUMIF.
=SUMIF(A2:B7;A2;B2:B7), unde:
SUM_RANGE - este grupul de celule care conine valori numerice, respectiv: B2:B7
Caz particular: domeniul pe care se face verificarea criteriului este identic cu cel in care
se face insumarea. n acest caz, n cadrul formulei, range coincide cu sum_range.
2.1.3 Utilizarea
funciilor statistice: COUNTIF, COUNTBLANK, RANK.
Funcia COUNTIF numr celulele n funcie de un anumit criteriu. Aceast funcie are
urmtoarea sintax:
=COUNTIF(RANGE;CRITERIA), unde:
RANGE - grupul de celule care urmeaz a fi numrate, n acest caz grupul B2:B8
Rezultatul funciei este 4, deoarece avem 4 magazine care ndeplinesc criteriul de mai
sus.
=COUNTBLANK(RANGE), unde:
Funcia RANK este folosit pentru a atribui unor valori un rang n cadrul unui grup de
valori.
=RANK(NUMBER;REF;[ORDER]), unde:
=RANK(B2;B2:B8;0), unde:
REF - se refer la grupul de valori cu care se va face comparaia, n acest caz grupul
B2:B8
Se poate observa c primul magazine ocup locul 8 n clasament, deoarece are vnzrile
cele mai mici, iar al aptelea magazine ocup primul loc, deoarece are vnzrile cele mai mari.
2.1.4 Utilizarea funciilor de tip text: LEFT, RIGHT, MID, TRIM, CONCATENATE.
TRIM - este folosit pentru a elimina caracterele spaiu dintr-un text, lsnd doar cte
un singur caracter spaiu ntre cuvinte.
CONCATENATE -este folosit pentru a crea un text compus din mai multe texte:
pmt - pli suplimentare (de exemplu se mai depun cte 1.000 de $ anual)
type - poate lua dou valori: 1 - plile se fac la nceputul perioadei, 0 - plile se fac
sfritul la perioadei
De exemplu, ntr-un depozit n care iniial se afl 5000 $ se depun cte 1000 $ timp de 5
ani la banc, la o rat a dobnzii de 5%.
n acest exemplu, valaorea viitoare a unui depozit de 5.000 $, la o rat a dobnzii de 5%,
pe o perioad de 5 ani, cu depunerea a 1.000$ la sfritul fiecrui an este de 11.907,04 $.
Funcia PV este o funcie financiar care calculeaz valoarea prezent a unei investiii n
funcie de valoarea viitoare a acelei investiii, o perioad de timp i o rat a dobnzii constant.
pmt - pli sumplientare (de exemplu se mai depun cte 1.000 de $ anual)
type - poate lua dou valori: 1 - plile se fac la nceputul perioadei, 0 - plile se fac
sfritul la perioadei
n cmpul pmt valoarea se introduce cu simbol negativ, iar n cmpul fv valoarea se trece
cu simbol pozitiv.
Astfel, pentru a atinge acest scop, n prezent trebuiesc depui 1.752,89 de $. Suma va fi
afiat cu simbol negativ.
Funcia financiar PMT este folosit pentru a calcula valoarea unor pli constante ale
unui credit, n funcie de o perioad determinat, de valoarea creditului i de o rat a dobnzii
fix, scopul final fiind o valoare viitoare de 0. Funcia este urmtoarea:
fv - valoarea final a creditului (implicit este 0, dar se poate trece orice alt valoare)
type - poate lua dou valori: 1 - plile se fac la nceputul perioadei, 0 - plile se fac
sfritul la perioadei
DSUM - adun valorile dintr-un cmp al bazei de date pe baza unor criterii stabilite
anterior
DMIN - afieaz valoarea cea mai mic dintr-un cmp al bazei de date pe baza unor
criterii stabilite anterior
DMAX - afieaz valoarea cea mai mare dintr-un cmp al bazei de date pe baza unor
criterii stabilite anterior
DAVERAGE - calculeaz media aritmetic dintr-un cmp al bazei de date pe baza unor
criterii stabilite anterior
DCOUNT - numr valorile dintr-un cmp al bazei de date pe baza unor criterii stabilite
anterior
=DSUM(database;field;criteria)
=DMIN(database;field;criteria)
=DMAX(database;field;criteria)
=DAVERAGE(database;field;criteria)
=DCOUNT(database;field;criteria)
unde:
criteria - criteriul pe baza cruia se aplic funcia (acesta trebuie s conin att numele
cmpului, ct i valoarea dup care se aplic funcia).
n exemplul de mai sus, s-au folosit cele 5 funcii pentru a calcula statistici despre
vnzrile productorului Ford.
=DSUM(A1:E90;I1;H1:H2), unde:
Funciile mbricate pe 2 nivele permit utilizarea mai multor teste logice simultan.
=IF(logical test, value if true, IF(logical test, value if true, value if false)
n funcie de vechime, angajaii unei firme vor primi un spor la salariu, i anume:
=IF(B2>7;25%;IF(B2>4;15%;10%))
Prima condiie este ca vechimea s fie peste 7 ani, n acest caz sporul fiind de 25%.
A doua condiie este ca vechimea s fie peste 4 ani, sporul fiind de 15%. n caz contrar
(sub 4 ani) sporul va fi de 10%.
Deoarece prima condiie a fost testat deja, a doua este limitat ntre 4 i 7 ani i sub 4
ani.
Un alt exemplu de funcii imbricate este utilizarea funciei AND (I) mbricat n IF.
Sintaxa este urmatoarea:
IF(AND(logical test_1, logical test_2, ...,logical test_n), value if true, value if false))
Funcia AND este o funcie logic din Excel. Aceasta poate returna dou valori, respectiv
adevrat sau fals. Funcia and poate verifica maxim 255 de criterii. Dac toate criteriile sunt
ndeplinite, rezultatul va fi afiarea valorii value if true. Daca doar un singur criteriu nu este
ndeplinit, rezultatul final va fi afiarea valorii value if false.
Aceast funcie permite testarea mai multor condiii simultan. Pentru a afia valoarea
pentru indeplinirea condiiilor (TRUE), toate trebuie sa fie TRUE n acelai timp. Dac doar o
condiie este fals atunci va fi afiat valoarea pentru nendeplinirea condiiilor.
De exemplu, dac vnzarile unui magazin sunt peste 5000 de lei n cele 4 trimestre, va fi
afiat valoarea DA n dreptul celulei ce conine textul A fost ndeplinit inta de vnzri!, n
caz contrar va fi afiat valoarea NU.
Dac ntr-un trimestru vnzarile sunt sub 5000 de lei, va fi afiat valoarea pentru fals,
chiar dac n celelalte trimestre vnzrile sunt peste 5000 de lei.
=IF(AND(B2>5000;B3>5000;B4>5000;B5>5000);"DA";"NU")
Un al treilea exemplu de funcii imbricate este utilizarea funciei OR (SAU) mbricat n
IF. Sintaxa este urmatoarea:
IF(OR(logical test_1, logical test_2, ...,logical test_n), value if true, value if false))
Funcia OR este o funcie logic din Excel. Aceasta poate returna dou valori, respectiv
adevrat sau fals. Funcia and poate verifica maxim 255 de criterii. Dac doar un singur criteriu
este ndeplinit, rezultatul va fi afiarea valorii value if true. Daca toate criteriile nu sunt
ndeplinite, rezultatul final va fi afiarea valorii value if false.
Aceast funcie permite testarea mai multor condiii simultan. Pentru a afia valoarea
pentru indeplinirea condiiilor (TRUE), este suficient ca doar o condiie s fie TRUE.
De exemplu, dac vnzarile unui magazin sunt peste 5000 de lei n cele 4 trimestre, va fi
afiat valoarea DA n dreptul celulei ce conine textul A fost ndeplinit inta de vnzri!, n
caz contrar va fi afiat valoarea NU.
Dac ntr-un trimestru vnzarile sunt peste 5000 de lei, va fi afiat valoarea pentru
adevrat, chiar dac n celelalte trimestre vnzrile sunt sub 5000 de lei.
=IF(OR(B2>5000;B3>5000;B4>5000;B5>5000);"DA";"NU")
2.1.9 Utilizarea unei referine 3-D n cadrul unei funcii SUM.
Referina 3D pentru funcia SUM se refer la adunarea valorilor din diferite foi i/sau
registre de calcul.
De exemplu pentru a aduna celulele A1 din diferite foi de calcul se va folosi sintaxa:
=nume_foaie_1!A1+ nume_foaie_2!A1+...+nume_foaie_n!A1
=[nume_registru_1]!nume_foaie_1!A1+...+[0nume_registru_n]!nume_foaie_n!A1
Se pune semnul exclamrii dupa numele foii i/sau al registrului de calcul, iar numele
registrului trebuie pus in paranteze drepte.
2.1.10 Utilizarea referinelor mixte n cadrul formulelor.
Referin relativ la o celul se bazeaz pe poziia celulei care conine formula relativ la celula
referit (apelat). Dac o celul cu o referin relativ este copiat n alt loc, noua formul va fi ajustat
relativ la noua celul. Similar, dac formula cu o referin relativ este multiplicat pe linie sau coloan,
se vor ajusta i formulele corespunztoare. Implicit, noile formule ntr-un registru Excel folosesc referina
relativ.
Referina mixt este combinaia ntre referina absolut i referina relativ, fiind format dintr-o
coordonat absolut (linia sau coloana) i una relativ (coloana sau linia, coordonata care nu este
absolut). Elementul absolut va fi precedat de simbolul $.
Comutarea rapid ntre cele 3 tipuri de referine (relativ, absolut i mixt) se face apsnd tasta
F4 atunci cnd se editeaz o formul (Excel va pune succesiv simbolul $ n faa liniei sau coloanei din
referin).
n exemplul urmtor, pentru calcule, se dorete blocarea coloanei A (care conine
cantitile) i a rndului 2 (care conine preurile)
=$A3*B$2
$A4*B$2
...
$A14*B$2
$A3*C$2
...
$A3*F$2
3 Grafice
3.1 Crearea graficelor
Pentru a crea grafice n Excel, se selecteaza domeniul de pe care se dorete crearea unui
grafic, dup care se merge n meniul INSERT, unde se gsesc comenzi pentru diferite tipuri de
grafice:
COLUMN - grafice cu coloane
LINE - grafice cu linii
PIE - grafice circulare (de tip plcint)
BAR - grafice cu bare
AREA - grafice de tip suprafa
SCATTER -grafice cu puncte
OTHER CHARTS -alte tipuri de grafice
3.1.1 Crearea unui grafic combinat coloan - linie.
Pentru a crea un grafic combinat, se selecteaz cu click stnga o serie de date. Dup
executarea unui click dreapta, se alege comanda Change series chart type. Din fereastra
aprut, se alege un alt tip de grafic pentru seria de date.
3.1.4 Adugarea, tergerea unei serii de date ntr-un grafic.
Pentru a aduga o serie de date se execut un click stnga pe grafic i se alege comanda
SELECT DATA din meniul contextual.
Centered Overlay Title - titlul este suprapus peste grafic fra ca graficul sa fie
redimensionat
Above Chart - titlul este poziionat deasupra graficului, graficul fiind redimensionat
Overlay Legend At Right - legenda este suprapus peste grafic i aliniat la dreapta
Overlay Legend At Left - legenda este suprapus peste grafic i aliniat la stnga
Inside End - etichetele de date sunt afiate n captul interior al punctelelor de date
Inside Base etichetele de date sunt afiate la baza interioar a punctelelor de date
More Data Label Options - mai multe opiuni pentru etichetele de date
De la ultima comand, la seciunea LABEL OPTIONS din meniul aprut se poate alege
poziia etichetelor de date i coninutul acestora.
3.2.2 Modificarea scrii pentru axa de valori: valoare minim, maxim, interval unitate
major.
Pentru a modifica scara pentru axa de valori se selecteaz axa cu click stnga. Dup, se execut
un click dreapta, iar din meniul contextual se alege comanda FORMAT AXIS.
n seciunea AXIS OPTIONS se bifeaz opiunea fixed i se alege unitatea minim,
maxim i cea major (treapta de incrementare) de la care pornesc valorile pe axa respectiv.
3.2.3 Modificarea unitilor afiate pe axa valorilor (fr a modifica datele surs): sute,
mii, milioane.
Modificarea unitilor afiate pe axa valorilor (fr a modifica datele surs): sute, mii, milioane
se face tot din comanda FORMAT AXIS, de lng comanda DISPLAY UNITS se alege
valoarea unitilor.
3.2.4 Formatarea coloanelor, barelor, suprafeei graficului pentru a afia o imagine.
Pentru a afia o imagine n coloanele sau barele de date, se execut click stnga pentru a
le selecta. Dup aceea se execut un click dreapta, iar din meniul contextual se alege FORMAT
DATA SERIES.
Din fereastra aprut, din seciunea FILL se alege opiunea PICTURE OR TEXTURE
FILL. De la seciunea TEXTURE se alege o textur pentru coloanele sau barele selectate. Din
seciunea INSERT FROM se poate alege un fiier de tip imagine, date de pe clipboard sau o
imagine de tip clip art.
Pentru a afia o imagine pe fundalul graficului, se execut un click drepta pe Chart Area
a acestuia i, din meniul contextual, se alege comanda FORMAT CHART AREA.
Din fereastra aprut, din seciunea FILL se alege opiunea PICTURE OR TEXTURE
FILL. De la seciunea TEXTURE se alege o textur pentru coloanele sau barele selectate. Din
seciunea INSERT FROM se poate alege un fiier de tip imagine, date de pe clipboard sau o
imagine de tip clip art.
4 Analize
4.1 Utilizarea tabelelor
Un tabel pivot este un instrument util care ajut la rezumarea datelor dintr-o faie de calcul
n Excel. Tabelele pivot pot numra i sorta datele dintr-o foaie de calcul. Aceste tabele pot oferi
rezumarea datelor sub form de totaluri, numrtori sau medii. Tabelele pivot pot fi foarte uor
rearanjate, este necesar doar un click pe o coloan, care va putea fi mutat cu uurin oriunde n
tabel. Pentru a crea un tabel pivot, foaia de calcul trebuie s conin date aranjate sub forma unui
tabel.
Pentru a crea un tabel pivot se alege comanda PIVOT TABLE din meniul INSERT.
Mai departe se selecteaz domeniul de date care urmeaz s fie analizat. Datele pot
proveni att din fiierul curent ct i dintr-o surs extern. Tabelul pivot poate fi generat att n
foaia de calcul curent, ct i ntr-o foaie de calcul nou.
Pentru a se stabili modul n care vor fi prezentate datele se va utiliza meniul contextual
aprut, iar apoi, prin drag&drop se vor poziiona cmpurile existente n zona dorit a tabelului
pivot. Zonele unui tabel pivot sunt urmtoarele:
Column Labels conine cmpurile care vor fi plasate pe coloanele tabelului pivot;
Row Labels - conine cmpurile care vor fi plasate rndurile tabelului pivot;
Report filter conine cmpurile plasate ntr-un meniu derulant care va influena
introducerea i afiarea unor noi cmpuri;
Values conine cmpurile asupra crora vor fi aplicate diferitele funcii i
subtotaluri.
4.1.2 Modificarea datelor surs i actualizarea tabelului pivot.
Pentru a modifica datele surs ale tabelului pivot se alege comanda CHANGE DATA SOURCE
din meniul OPTIONS, dup care se alege un nou domeniu dup care va fi generat tabelul pivot.
Pentru a actualiza tabelul pivot se alege comanda refresh din meniul options. Astfel, orice date
modifcate n tabelul surs de la ultimul refresh se vor actualiza n tabelul pivot.
4.1.3 Filtrarea, sortarea datelor ntr-un tabel pivot.
Pentru a filtra datele dintr-un tabel pivot se alege din lista derulant din dreptul cmpului criteriul
dup care va fi fcut filtrarea. Tot din acest meniu se poate alege sortarea datelor din acel cmp n ordine
cresctoare sau descresctoare.
4.1.4 Gruparea automat, manual a datelor dintr-un tabel pivot i redenumirea
grupurilor.
Gruparea este util atunci cnd se dorete gruparea datelor din tabelul pivot dup anumite criterii.
De exemplu, la un tabel cu cifre de vnzri, se poate face gruparea dup trimestre.
Gruparea automat se face selectnd comanda GROUP FIELD din meniul OPTIONS. Acest tip
de grupare este util atunci cnd se dorete gruparea cmpurilor care conin valori nuerice sau date
calendaristice.
Din fereastra aprut se alege valoarea de nceput i cea de sfrit, precum i valoarea cu care se
va incrementa.
Pentru a grupa manual dou sau mai multe cmpuri, acestea se selectez i se execut click pe
comanda GROUP SELECTION din meniul OPTIONS.
Pentru a redenumi un grup, se introduce noul nume al acestuia n bara de formule.
4.1.5 Utilizarea tabelelor bazate pe una sau dou variabile.
Tabelele bazate pe una sau dou variabile se accesteaz din meniul Data, Data Tools, What if
analyzis Data table. Acest tip de tabele este util atunci cnd se dorete efectuarea unor calcule care
depind de una sau dou variabile care i modifc valoarea.
n urmtorul exemplu, se dorete contractarea unui credit bancar. Variabilele care nu sunt
constante sunt: dobnda i perioada creditului.
Mai nti, se construiete un caz generic, folosind funcia PMT (se vor folosi referine absolute
pentru celulele din cadrul formulei).
Dup aceea se copiaz formula ntr-o celul goal (sub celula n care se copiaz formula trebuie
s fie o coloan goal. De asemenea, lng celula respectiv trebuie s fie un rnd gol.)
Pe rndul i pe coloana goal se vor trece cele dou variabile care fluctueaz, n acest caz,
peroiada i dobnda.
Dup ce se selecteaz acest tabel se merge le comanda DATA TABLE din meniul Data, Data
Tools, What if analyzis
Mai departe, se aleg cele dou valori care fluctueaz. Pe celula corespunztoare rndului, se va
face referire absolut la dobnda din formula iniial, in acest caz $B$1. Pe celula corespunztoare
coloanei, se va face referire absolut la perioada din formula iniial, in acest caz $B$2.
Dup alegerea comenzii OK, se va oberva c toate calculele au fost efectuate n finc ie de
perechile de variabile corespunztoare rndului i coloanei.
4.2 Sortare i filtrare
4.2.1 Sortarea datelor pe mai multe coloane simultan.
Pentru a sorta datele dintr-un tabel, se alege comanda SORT din meniul DATA.
Din fereastra aprut, se poate alege sortarea pe mai multe coloane simultan. Dac tabelul nostru
are antet (numele cmpurilor), opiunea MY DATA HAS HEADERS va fi bifat. Nivelurile de sortare se
pot aduga folosind comanda ADD LEVEL. Pentru a nltura un nivel de sortare se alege comanda
DELETE LEVEL. Prioritatea poate fi modificat folosind sgeile sus/jos din acest meniu. Din butonul
SORT ON se poate alege criteriul de sortare, iar de la ORDER se poate alege ordinea sortrii.
4.2.2 Crearea unei liste particularizate i efectuarea unei sortri particularizate.
O list particularizat este util pentru a sorta sau a umple ntr-o ordine definit de utilizator.
Microsoft Office Excel furnizeaz liste particularizate predefinite, cu zilele sptmnii i lunile anului,
dar avei posibilitatea s creai liste particularizate proprii din File Options Popular Edit Custom
Lists).
Pentru a aduga o list particularizat se alege comanda ADD dup ce se introduc valorile n
caseta List entries. Dac se dorete tergerea unei liste, acesta se selecteaz i se alege comada
DELETE. Pentru a efectua o sortare particularizat dup o list, se alege comda custom list de la
seciune ORDER din meniul de sortare, dup care se alege lista dup care se va efectua sortarea.
4.2.3 Aplicarea unui filtru automat unei liste.
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaza cu liste mari. Acestea permit afiarea doar a
anumitor linii dintr-un tabel cu multe linii, n funcie de ndeplinirea unor criterii de filtrare. Pentru a
aplica un filtru automat unei liste se alege comanda FILTER din meniul Data.
Dup aceea se pot alege criteriile de filtrare din dreptul fiecrui cmp.
4.2.4 Aplicarea unui filtru avansat unei liste.
Pentru a aplica un filtru avansat unei liste este nevoie de un tabel i o list de criterii, ca n
exemplul alturat.
Pentru a aplica o filtrare avansat, se alege comanda ADVANCED din meniul DATA, categoria
FILTER.
Se poate specifica dac filtrarea sa fie facut asupra tabelului sau dac rezultatele vor fi copiate n
alt locaie.
Rezultatul va fi urmtorul:
Sub coloanele cu criterii pot fi specificate mai multe condiii de filtrare, aceste trebuind incluse la
Criteria range.
>,<,=
Pentru a utiliza opiunea de subtotal se execut click pe comanda SUBTOTAL din meniul
DATA.
La fiecare modificare a valorii unui cmp tabelul trebuie s fie sortat dup acest cmp - se va
folosi o funcie de tip subtotalizare (Sum, Count, Average etc.), iar subtotalul va fi adugat unui anumit
cmp.
n acest caz se dorete calcularea subtotalurilor pentru urmtorul tabel
O alt posibilitate pentru a realiza aceast operaie este executarea unui click pe simbolul
+ sau - din stnga subtotalurilor.
4.3 Scenarii
4.3.1 Crearea scenariilor.
Scenariul este un set de valori pe care Microsoft Office Excel le salveaz i le poate substitui
automat n foaia de calcul. ntr-o foaie de calcul se pot crea i salva diferite grupuri de valori ca scenarii,
apoi se poate comuta ntre aceste scenarii pentru a vizualiza diferite rezultate.
Dac mai multe persoane au informaii specifice pe care dorii s le utilizai n scenarii, avei
posibilitatea s colectai informaiile n registre de lucru separate, apoi s mbinai scenariile din diferite
registre de lucru ntr-unul singur.
Dup ce avei toate scenariile necesare, avei posibilitatea s creai un rezumat de scenariu care
ncorporeaz informaii din toate scenariile.
Sumarul poate fi afiat fie ca un nou tabel pivot, fie ca un tabel ntr-o foaie nou de calcul.
Validarea de date este o caracteristic Excel care poate fi utilizat pentru a defini restricii
referitoarer la datele care pot fi introduse ntr-o celul. Configurai validarea de date pentru a
mpiedica utilizatorii s introduc date care nu sunt valide. Dac preferai, avei posibilitatea s
permitei utilizatorilor s introduc date, dar s-i avertizai atunci cnd ncearc s tasteze n
celul. De asemenea, avei posibilitatea s oferii mesaje pentru a defini ce date se ateapt
pentru o celul i instruciuni pentru a ajuta utilizatorii s corecteze orice erori.
n seciunea de validare a datelor se pot introduce diverse criterii, precum: numere, liste,
date calendaristice, text, lungimea textului, precum i funcii particularizate.
n seciunea mesajului de introducere se poate introduce un titlu i un mesaj care va
aprea atunci cnd se selecteaza o celul asupra creia este aplicat un criteriu de validare.
Mesajele de intrare se utilizeaz n general pentru a oferi utilizatorilor asisten despre tipul de
date pe care dorii s-l introduc n celul. Acest tip de mesaj apare lng celul.
Comanda TRACE DEPENDENTS identific prin sgei, celulele care sunt afectate de
valoarea celulei selectate.
5.2.2 Afiarea tuturor formulelor n cadrul unei foi de calcul, n locul valorilor.
Pentru a denumi un grup de celule se folosete comanda DEFINE NAME din meniul
FORMULAS.
Pentru a defini numele unui grup de celule acestea trebuie selectate n prealabil.
Pentru a terge, edita sau aduga nume noi se alege comanda NAME MANAGER
Numele poate fi utilzat la nivelul intregului registru sau doar al unei foi de calcul
6.1.2 Utilizarea denumirii celulelor n cadrul formulelor.
=SUM(A1:A20)
Dar deoarece, grupul de celule are numele Cheltuieli, formula se poate scrie i astfel:
=SUM(Cheltuieli)
6.2 Lipire special
6.2.1 Utilizarea opiunilor de lipire special, precum: adunare, scdere, nmulire,
mprire.
Dup copierea unei celule, se poate alege comanda PASTE SPECIAL din meniul
contextual care apare dup ce se execut click dreapta n celulele destinaie.
Dac n celula destinaie exist date, se pot alege operaii matematice care vor fi
efectuate n celula destinaie.
ADD - valoarea din celula destinaie va fi adunat cu cea din celula surs
SUBTRACT - valoarea din celula surs va fi scazut din valoarea celulei destinaie
MULTIPLY - valoarea din celula destinaie va fi nmulit cu cea din celula surs
DIVIDE -- valoarea din celula destinaie se va mpri la cea din celula surs
6.2.2 Utilizarea opiunilor de lipire special, precum: valori /numere, transpunere.
Crearea unui registru de calcul pe baza unui ablon existent se face accesnd butonul Office i alegnd
comanda NEW. Din meniul aprut se pot alege abloane predefinite pe diferite categorii i se creaz
registrul de calcul dorit.
6.3.2 Modificarea unui ablon.
Pentru a modifica un ablon, dup efectuarea modificrilor dorite, se acceseaz butonul Office,
se alege comanda SAVE AS, i de la TYPE se alege Excel Template.
6.4 Legturi, obiecte ncorporate i import
6.4.1 Inserarea, editarea, tergerea unui hyperlink.
Pentru a insera un hyperlink ntr-o celul, se alege comanda HYPERLINK din meniul INSERT.
Pentru a edita un hyperlink, se execut click dreapta pe celula care con ine hyperlinkul, iar din
meniul contextual se alege comanda EDIT HYPERLINK.
Din fereastra aprut, hyperlinkul poate fi modificat sau poate fi ters, folosind comanda
REMOVE LINK.
6.4.2 Crearea unei legturi ntre datele dintr-un registru de calcul, dintre registre de calcul
diferite sau aplicaii diferite.
Pentru a crea o legtur ntre datele dintr-o foaie de calcul i alte fiiere se alege comanda
OBJECT din meniul INSERT.
Legtura se poate creafie dintr-un fiier nou (folosind comanda CREATE NEW), fie dintr-un
fiier existent, folosind comanda CREATE FROM FILE.
Dup ce se alege comanda CREATE FROM FILE, cu BROWSE se caut fiierul.
Dac nu se bifeaz opiunea LINK TO FILE, coninutul fiierului va fi inserat n foaia de
calcul existent embedded. Dac se bifeaz opiunea LINK TO FILE se creaz o legtur
ctre un alt fiier. Orice modificare a fiierului surs va aprea n foaia de calcul n care acesta a
fost inserat.
6.4.3 Actualizarea i eliminarea unui link.
Pentru a actualiza legtura ctre un fiier, se acceseaz butonul Office, iar din meniul PREPARE
se alege comanda EDIT LINKS TO FILES.
Din fereastra aprut, se pot actualiza valorile, se poate modifica sau deschide documentul surs,
sau se poate terge legtura ctre documentul respectiv.
6.4.4 Importarea datelor dintr-un fiier text.
n Excel 2007, se pot importa date dintr-un fiier text simplu (*.txt)
Pentru a importa date dintr-un astfel de fiier, se acceseaz butonul Office i se alege
comanda OPEN.
La type, se alege comanda ALL FILES
Dup ce se execut dublu click pe fiierul text, va aprea fereastra de import a fiierelor
text.
Comanda DELIMITED se alege atunci cnd datele din fiier sunt delimitate prin virgule
sau taburi. FIXED WIDTH se alege atunci cnd datele sunt aliniate n coloane cu spaiu ntre
ele.
La urmtorul pas, se alege tipul de delimitatori, n acest caz, virgulele.
La ultumul pas, se alege formatul de afiare a datelor din fiecare coloan.
Dup ce se alege comanda FINISH, datele din fiier vor fi importate n registrul de
calcul.
6.5 Automatisme
6.5.1 nregistrarea unui macro simplu pentru: modificarea setrilor paginii, aplicarea unui
format numeric particularizat, aplicarea unui format automat pentru un grup de celule, inserarea
unor cmpuri n antetul i subsolul foii de calcul.
Dac o sarcin este repetitiv, acesteia i se poate atribui un macro, care va automatiza acea
sarcin. De exemplu, dac se dorete formatarea paginii ntr-un anumit fel, se poate nregistra un macro
care va efectua automat formatarea paginii. Toate comenzile care vor fi efectuate n timpul nregistrrii
unui maacro, vor fi salvate n acesta. n momentul n care macroul va fi rulat toate aceste comenzi vor fi
efectuate automat.
Referinele relative ntr-un macro vor fi folosite atunci cnd se dorete nregistrarea aciunilor
relative la celula selectat iniial. De exemplu, dac se nregistreaz un macro n celula A1, macro care
mut cursorul la celula A3, cu referine abolute, rulnd acest macro n celula J6 ar muta cursorul n celula
J8. Altfel, dac ar fi fost folosite referine absolute macroul ar muta cursorul n celula A3.
Pentru a nregistra un macro se alege comanda RECORD MACRO din meniul VIEW.
Mai departe se alege numele i o scurt descriere a macroului, precum i o combinaie de taste
care va fi scurttura la macroul definit. Se poate alege i locaia stocrii macroului.
Macroul poate fi stocat n registrul curent, un registru nou sau un registru care conine macrouri
personale.
Dup aceea se pot alege formate numerice particularizate pentru grupuri de celule, se pot
introduce formule i insera elemente n antetul i subsolul foii de calcul prin comanda HEADER AND
FOOTER din meniul INSERT.
Aces exemplu a fost pentru modificarea antetului i subolului registrului. ntr-un mod similar se
pot nregistra comeni macro care vor formata un grup de celule, vor efectua calcule, etc.
6.5.2 Rularea unui macro.
Pentru a vizualiza macrourile nregistrate ntr-o anumit foaie de calcul, se alege comanda VIEW
MACROS.
Pentru rularea macroului se selecteaz din list macroul dorit i se alege comanda RUN.
6.5.3 Asocierea unui macro cu un buton de pe bara de instrumente.
Pentru a putea asocia un buton unui macro, trebuie mai nti activat bara de meniu
DEVELOPER. Acest lucru se face accesnd comanda Excel Options din butonul Office.
Dup ce se deseneaz butonul n locaia dorit, din fereastra aprut i se poate atribui un macro.
Daca se dorete, se poate nregistra un macro nou folosind comanda RECORD.
Numele butonului se poate modifica executnd un click stnga n interoirul acestuia. Pentru
formatarea textului se folosesc comenzile din meniul HOME.
7 Lucrul n echip
7.1 Urmrire modificri i revizuire
7.1.1 Activarea, dezactivarea opiunilor de urmrire a modificrilor. Realizarea urmririi
modificrilor n cadrul foii de calcul utiliznd o anumit vizualizare.
Pentru a urmri modificrile efectuate ntr-o foaie de calcul, se alege comanda TRACK
CHANGES din meniul REVIEW, dup care se alege comanda HIGHLIGHT CHANGES
pentru a evidenia modificrile fcute.
Din fereastra aprut se pot alege anumite criterii de urmrire a modificrilor. Mai nti,
se bifeaz opiunea TRACK CHANGES WHILE EDITING.
WHEN
All - toate
WHO
WHERE
Pentru a accepta sau respinge modificrile dintr-o foaie de calcul, se alege comanda ACCEPT
/REJECT CHANGES.
Din fereastra aprut, se pot alege criteriile dup care se accept sau se resping modificrile
datelor din foaia de calcul.
7.1.3 Compararea i mbinarea registrelor de calcul.
Pentru a compara dou registre de calcul, se alege comanda VIEW SIDE BY SIDE din meniul
VIEW.
7.2 Securitate
7.2.1 Adugarea, tergerea parolelor de protecie a unui registru de calcul pentru
deschiderea i modificarea lui.
Pentru a aduga o parol unui registru de calcul, se acceseaz butonul Office i se alege comanda
SAVE AS.
Pentru a terge o parol, se repet paii necesari pentru crearea acesteia, dar se terg datele din
cmpul de parol.
7.2.2 Protejarea, eliminarea proteciei unor celule sau a unei foi de calcul, cu ajutorul
unei parole.
Pentru a proteja o celul sau o foaie de calcul se alege comanda PROTECT SHEET din
meniul REVIEW.
Pentru a proteja structura unui registru de lucru astfel nct foile de lucru din registrul de lucru s nu poat
fi mutate, terse, ascunse, afiate sau redenumite i s nu poat fi inserate foi de lucru noi, selectai
caseta Structur.
Pentru protejarea ferestrelor n aa fel nct s rmn la aceeai dimensiune i poziie de fiecare dat
cnd registrul de lucru este deschis, selectai caseta Ferestre.
Se alege o parol i se confirm.