ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1372235)
ACTIVIDAD 1
APRENDIZ:
JANISBERTO HERRERA ZUIGA
CARACTERISTICAS Y CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
COLOMBIA 2017 ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1372235)
ACTIVIDAD 1
INSTRUCTOR:
MARIO NADER VILLA
CARACTERISTICAS Y CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
COLOMBIA 2017 INTRODUCCION:
En los Comienzos de la era de las tecnologas de informacin(TI)
exactamente a fines de los aos de 1990, los documentos se almacenaban y se recolectaban con el fin de conservarlos, Actualmente el desarrollo exponencial de la informacin y las nuevas herramientas tecnolgicas provoco un aumento desmesurado en cuanto a los nuevos documentos digitales y paralelamente se expandi con el crecimiento de los documentos en papel. a medida que pasa el tiempo es cada vez ms la necesidad de organizarlos. Por lo tanto, se hace fundamental la necesidad de contar con una gestin adecuada, puesto que, a mayor crecimiento de informacin, mayor ser el caos que genera.
En Colombia el proceso archivstico se orienta bajo la ley 594 de 2000, el
archivo general de la nacin, la cual pide a las entidades pblicas y privadas con funciones pblicas, a elaborar y ejecutar programas de gestin documental dentro del archivo total, en el cual se controla los documentos desde su elaboracin hasta su disposicin final orientado principalmente por las tablas de retencin (TRD). Por consiguiente, la organizacin documental es el principal centro de eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente realizan tramites con documentos, ya que esto permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de informacin, con el fin de obtener resultados positivos en los procesos organizacionales.
OBJETIVO:
Es hacer inteligible a fondo de cara su control adecuado por los archiveros
y los usuarios, es saber para qu sirve y como se aplican los procesos archivsticos en una organizacin. En otras palabras, Conservar para servir. DEFINICION ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:
Conjunto de acciones orientadas a la CLASIFICACION, ORDENACION Y
DESCRIPCION de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
MAPA MENTAL ORGANIZACIN DOCUMENTAL:
CONCLUCIONES:
El desafo de la organizacin documental para un buen proceso de gestin
documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y aprovechar el uso de las nuevas tecnologas para as poder garantizar su originalidad e integridad.
Tambin debemos tener en cuenta que un buen sistema de organizacin y
administracin de documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, esto muy vital para la permanencia de cualquier organizacin o institucin sin importar cual grande esta sea.
La organizacin en la gestin documental, nos aporta mucha ventaja, como
ahorro de tiempo, como recepcin y organizacin debidamente de los documentos ya que es una tarea clave a la hora de permitirnos ahorrar tiempo y dinero a la hora de buscar un documento informacin, tambin nos permite conservar los documentos teniendo como base la ley general de archivos.
GLOSARIO:
ARCHIVO: es el conjunto de documentos sea cual sea su
fecha, su forma o porte material producido o recibido por el usuario. Siempre y cuando este ordenado, clasificado y este te genere informacin oportuna, le podemos llamar archivo. DOCUMENTO: es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material, que es producido recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas durante el desarrollo de sus actividades. Por lo que podemos decir que es un testimonio de actividad humana. CLASIFICACION: hace parte de los procesos tcnicos para organizacin de los archivos y consiste en el anlisis de fondo a partir de sus mecanismos, de crecimiento y organizacin natural la cual se plasmar en un cuadro de clasificacin. ORDENACION: no es tan solo una actividad material, si no tambin intelectual. la primera operacin de ordenacin es determinar el criterio por el que ya se va a ordenar la unidad archivstica y sigue de las propiedades de puntos de acceso seleccionados en virtud de las propiedades del documento ya sea alfabtico, cronolgico, orgnico o sistemtico mixto. VALORACION Y SELECCIN DE DOCUMENTOS: el objetivo de este punto, es valorar y seleccionar los documentos tengan valor histrico, los cuales pasaran a los procesos archivsticos de la organizacin para su registro, uso, consulta y difusin. EXPURGO: es la operacin por la cual se seleccionan los documentos, a fin de que solo aquellos renan las mejores condiciones de testimonio e informacin, alcancen la tercera edad, es decir pasen al archivo histrico para su conservacin, como piezas valiosas del patrimonio documental. Se efecta adems para separar el archivo de aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas quedan a disposicin para darse de baja. DESGLOSE: tiene la finalidad de retirar a aquellos documentos que no corresponden a la naturaleza del asunto que trata el expediente. NORMATIVIDAD: en las instituciones pblicas o privadas existen reglamentos internos, manuales de organizacin y procedimientos acuerdos y circulares que regulan la organizacin de los archivos que toca tener presentes. en el desarrollo de las necesidades la existencia de normas al interior de una dependencia, denota cierto grado de inters y preocupacin por la organizacin de sus archivos. DESCRIPCION: es el trabajo archivstico que tiene la finalidad de informar de forma precisa el contenido del archivo, esto se lleva a cabo mediante distintos niveles de instrumentos de descripcin como el inventario, el catalogo y la gua. INVENTARIO: describe las unidades que componen las series documentales expuestas segn el orden que tienen en el cuadro de clasificacin y reproduccin de su estructura, son relaciones para el gobierno interno del archivo y para uso de los usuarios, sirve para testimoniar la existencia o ausencia de una caja o expediente, para facilitar los recuentos peridicos reglamentario para garantizar el orden de los documentos, en caso de un eventual desorden. CATALOGO: es la enunciacin y descripcin metdica en un orden determinado de los documentos que integran un archivo. Relacin contenido formatos o dimensin, estado de conservacin, asignatura topo grafica de un archivo de las unidades documentales menores que la serie, elemento obligatorio y algunos no obligatorios como alcance y contenido. GUIAS: brindan al usuario informacin de primera mano sobre la existencia histrica y emplazamiento de los archivos, sobre su contenido global y panormico sobre los servicios que presta, horarios de apertura, servicios de fotocopias, fotografas y l personal encargado. CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS: conjunto de procedimientos y medidas, destinados a asegurar la prevencin y la preservacin de las alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de un archivo.