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Excel Bsico
Tabla de Contenido
Introduccin_____________________________________________________________ 5
Como interpretar las instrucciones dadas en estos apuntes ____________________ 5
Cmo usar el Mouse ___________________________________________________ 5
Apuntar con el Mouse__________________________________________________ 5
Dar un clic ________________________________________________________ 5
Dar doble clic.______________________________________________________ 6
Clic derecho _______________________________________________________ 6
Opciones de los Mens_________________________________________________ 6
Nombre de las Funciones _______________________________________________ 6
Captulo I _______________________________________________________________ 7
Recomendaciones para la creacin de trabajos con Excel _____________________ 7
Que es Excel? ________________________________________________________ 7
LA HOJA DE CLCULO _______________________________________________ 8
Como Entrar a Excel ___________________________________________________ 8
Elementos que componen la hoja de Clculo________________________________ 9
Barra de Mens_______________________________________________________ 9
Barra de Herramientas _________________________________________________ 9
Barra de Formato _____________________________________________________ 9
Barra de Frmulas ___________________________________________________ 10
Barra de Estado______________________________________________________ 10
Encabezado de Columna y rengln. ______________________________________ 10
Barras de Desplazamiento _____________________________________________ 10
Referencias de Celdas__________________________________________________ 10
El teclado y sus funciones. ______________________________________________ 11
Organizacin de la Documentacin ______________________________________ 11
Creacin de una hoja de Clculo Nueva___________________________________ 12
Guardado de Un archivo _______________________________________________ 12
Guardar Como (Save as)_______________________________________________ 12
Guardar (Save) ______________________________________________________ 12
Guarda reas de trabajo _______________________________________________ 12
Salir de Excel_________________________________________________________ 13
Formatos ____________________________________________________________ 13
Cambiar el ancho de una columna _______________________________________ 13
Formato de nmeros y carcter _________________________________________ 14
Formatear con el Men Principal ________________________________________ 14
Para dar formato a una celda ___________________________________________ 15
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Captulo II _____________________________________________________________ 16
Introduccin de Datos _________________________________________________ 16
El sealador de Celdas _________________________________________________ 16
Uso del cursor de llenado automtico _____________________________________ 16
Llenado automtico __________________________________________________ 17
Introduccin de datos y frmulas ________________________________________ 17
Introduccin de nmeros como constantes ________________________________ 17
Introduccin de Frmulas ______________________________________________ 18
Operadores que utiliza Excel ___________________________________________ 18
Operadores Aritmticos _____________________________________________ 18
Operadores de Comparacin _________________________________________ 19
Operadores de Referencia____________________________________________ 19
Orden de evaluacin de los operadores ___________________________________ 19
Localizacin de datos __________________________________________________ 20
Referencia a Datos ___________________________________________________ 20
Crear vnculos con libros de trabajo. _____________________________________ 20
Referencias __________________________________________________________ 21
Referencias Relativas _________________________________________________ 21
Referencias Absolutas ________________________________________________ 21
Insertar Comentarios a las Celdas _______________________________________ 22
Agregar Cuadros de texto ______________________________________________ 22
Captulo III ____________________________________________________________ 23
Las Funciones ________________________________________________________ 23
Pegado de una funcin en una frmula utilizando el asistente_________________ 23
Categora de las funciones ______________________________________________ 24
Reglas para el uso de las bibliotecas de funciones ___________________________ 24
Funciones Matemticas _______________________________________________ 24
ABS ____________________________________________________________ 24
SUMA (SUM) ____________________________________________________ 25
ENTERO (INT) ___________________________________________________ 25
PRODUCTO (PRODUCT) __________________________________________ 25
ALEATORIO (RAND) _____________________________________________ 25
ALEATORIO.ENTRE (RANDBETWEEN) _____________________________ 26
REDONDEAR (ROUND) ___________________________________________ 26
RAIZ (SQRT) _____________________________________________________ 27
TRUNCAR (TRUNC) ______________________________________________ 27
Funciones Estadsticas ________________________________________________ 28
PROMEDIO (AVERAGE)___________________________________________ 28
CONTAR (COUNT) _______________________________________________ 28
MAX____________________________________________________________ 28
MIN ____________________________________________________________ 29
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Introduccin
El Mouse es el equivalente a utilizar nuestro dedo ndice, para poder sealar l o los datos
que deseamos. Esta opcin es de gran utilidad, ya que cuando se construyen frmulas y se
hacen referencia a celdas de la misma hoja o de alguna otra, es recomendable siempre
utilizar el apuntador del mouse en lugar de escribir la referencia a la celda, hoja y libro a la
que s esta refiriendo, ya que, aparte de ahorrarnos el escribir, tendremos menos errores de
sintaxis.
Dar un clic
Tiene varias funciones, dependiendo en donde se usa y que a lo largo de los apuntes, se
explicaran. Normalmente significa sealar algo.
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Como se explico anteriormente, se entiende que usted ya personaliz la velocidad del doble
clic en el panel de control.
El doble clic se debe de dar rpidamente en el botn izquierdo del mouse y tiene varias
funciones, dependiendo en donde este ubicado el sealador de celdas. Puede seleccionar lo
que se tiene sealado y en la versin de Excel 2000 se utiliza para hacer un llenado en una
lista cuando se tiene el sealador de celdas con el llenado automtico.
Clic derecho
Es lo mismo que dar un clic, pero ahora se utiliza el botn derecho del mouse.
Normalmente s utilizar para tener un acceso rpido a los mens correspondientes a lo que
se tenga sealado.
Dado que Excel es un programa de Windows, es normal que se tengan que se tengan que
elegir entre una gama de opciones y estos a su vez tengan otras opciones.
Por ejemplo si deseamos elegir la siguiente secuencia: De la barra de men tomar la opcin
de Herramientas, luego del men que se obtiene se elige la opcin Opciones y de este
nuevo men se desea la opcin de General, se indica as:
HerramientasOpcionesGeneral.
El concepto de una hoja de Calculo es universal, por lo que existen versiones tanto en
espaol como en ingles, cambiando solamente el nombre de las funciones.
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Captulo I
Recomendaciones para la creacin de trabajos con Excel
Identifique las metas del proyecto, los requerimientos de entrada y salida y los clculos
que se deben hacer.
Recuerde que usted debe saber como hacer los clculos, ya que si usted no sabe como
se hace, Excel tampoco lo podr hacer.
Construya su hoja, utilizando etiquetas, valores y frmulas y siempre haga referencia a
celdas, no a constantes.
De formato a su hoja.
Recuerde que Excel es una hoja de clculo, no una calculadora, por lo que siempre haga
referencia a celdas.
Que es Excel?
Para facilitar los clculos, el desarrollo de las frmulas son dinmicas y se tiene
incorporado un grupo de funciones avanzadas.
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LA HOJA DE CLCULO
Antes de utilizar Excel, primero debemos conocer los elementos que componen la hoja de
Clculo
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Barra de Mens
Por medio de esta Barra se obtiene acceso a todas las facilidades y opciones que ofrece
Excel.
Barra de Herramientas
Es un subconjunto de las opciones mas frecuentes que tiene la barra de mens,
mostrndolas con conos.
Barra de Formato
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Barra de Frmulas
En esta barra se edita y se ven las frmulas asignadas a las celdas, adems, en la parte
izquierda se pueden ver la referencia a la celda posicionado y los nombres a las celdas o
rangos que se han declarado.
Barra de Estado
En esta barra le dar informacin acerca del estado de la hoja de clculo, como tambin se
existiera alguna referencia circular.
Barras de Desplazamiento
Como se explico anteriormente, el tamao dela hoja es muy grande, por lo que se utilizan
ventanas para poder moverse a travs de ella.
Referencias de Celdas
Las referencias de celdas se basan en encabezados de columna y fila, por ejemplo A5,
C10... etc.
Una referencia identifica a una celda o grupo de celdas, y siempre comenzarn por la
columna, referenciada por la letra y luego por el rengln referenciada por el nmero.
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El teclado es otro de los componentes de nuestra computadora que se usa para ingresar
informacin o formulas, tiene asignado otras tareas como a continuacin se muestran.
Tecla Funcin
Alfanumricas Introduce caracteres de texto en la celda
Numricas Introduce valores numricos dentro de la celda
Teclas F Teclas de funcin para ejecutar comandos
Conjunto de teclas Cuando Bloq Num est oprimido introduce nmeros, cuando
numricas (lado derecho) no esta oprimido se pueden usar las funciones que indica cada
tecla debajo de los nmeros
Flechas Mueve el sealador de celda segn indique la orientacin de la
flecha
Re Pg Mueve el sealador de la celda una pantalla hacia arriba
Av Pg Mueve el sealador de la celda una pantalla hacia abajo
Inicio Mueve el sealador de la celda a la columna A del registro
actual
Ctrl Esta tecla nunca se utiliza sola, se utiliza en conjunto con otras
teclas, por ejemplo Ctr/Inicio ubica el sealador de celda A1,
Crt/Fin ubica el sealador en la ltima celda de informacin
introducida.
Organizacin de la Documentacin
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El nmero de hojas depender de cmo tenga configurado sus valores por omisin, pero es
posible agregar o disminuir hojas con la opcin HerramientasOpcionesGeneral.
Al entrar al programa Excel, esta aplicacin lo deja inmediatamente en una hoja de calculo
predeterminada. , es decir el tamao de la letra, tipo de letra y numero de hojas que se
hayan declarado en HerramientasOpcionesGeneral.
Guardado de Un archivo
Se pueden oprimir los iconos de la barra de herramientas o bien tomar las opciones de la
barra de mens.
Se utiliza para guardar el documento por primera vez y asignarle un nombre al libro.
Guardar (Save)
Para guardar los cambios a un documento ya existente, guardndolos con el mismo nombre
con el que se guardo inicialmente, reemplazando la versin anterior.
Guarda todos los archivos que estn abiertos con Excel, de tal manera que cuando se
vuelvan a abrir de nuevo se abrirn todos estos.
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Has
SI guardado el NO
archivo
antes?
Quieres
SI conservar el NO
el mismo
nombre?
Usa el comando Usa el comando Usa el comando
SAVE SAVE AS... SAVE AS...
Salir de Excel
Formatos
El nmero de letras o nmeros que Excel despliega en una celda depende del tamao, estilo
o tipo de letra ya predeterminado que comnmente es de 9 dgitos.
Es importante aclarar que si se est ingresando un texto, este ser cortado al tamao
predeterminado, pero si son datos numricos, este desplegar una serie de caracteres ####.
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Seleccione el encabezado de columna con un clic, de tal forma que ahora queda
sombreado.
Ubique el cursor del Mouse en el contorno derecho del encabezado de columna y observar
que ahora el apuntador cambia de forma a una cruz delgada.
Oprima el botn izquierdo del Mouse y sin soltarlo arrastre hasta el lugar deseado y suelte
el botn del Mouse.
Al introducir los datos a Excel, se sigue un formato general, el cual alinea los nmeros a la
derecha y los textos a la izquierda.
O el men principal.
Aparecer unas carpetas, y se tomarn las opciones como se desee segn las necesidades.
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Escoger el tipo de informacin al que desea dar formato, nmero, letra, fecha, hora, etc.
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Captulo II
Introduccin de Datos
Si desea cancelar, antes de oprimir la tecla <Enter>, oprima la tecla <Esc> o tome la opcin
de cancelar de la barra de Frmulas.
El sealador de Celdas
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Llenado automtico
La primera es escribiendo en dos celdas adyacentes. La primera celda, debe estar el valor
inicial y en la celda siguiente el valor con el incremento. Despus se selecciona las 2
celdas y con el botn de llenado automtico, se recorre toda el rea que desea se llene con
los nuevos valores.
La segunda forma es, primero se escribe en la celda inicial el primer valor, despus se toma
la opcin Edicin-->Rellenar-->Series (Edit-->Fill-->Series) y se toma las opciones llenar
por columna o rengln segn se desea, el incremento y el valor mximo a que puede llegar
la serie.
Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda y puede ser un
valor numrico o un texto.
Los nmeros pueden incluir caracteres numricos y cualquiera de los siguientes caracteres:
+ - ( ) / $. E e
Por omisin, Excel presenta los nmeros en formato de nmero estndar, tan preciso como
sea posible.
Ejemplo
Introduccin de Frmulas
Operadores
Referencias de celda
Constantes
Funciones
Una frmula combina valores con operadores, para producir un nuevo valor a partir de los
valores existentes.
Una frmula puede incluir referencias de celda en lugar de valores constantes.
Operadores Aritmticos
+ Suma
- Resta (o negacin s se usa con un solo operando)
/ Divisin
* Multiplicacin
% Porcentaje
^ Operacin exponencial
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Operadores de Comparacin
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> diferente
Operadores (Continuacin)
Operadores de Referencia
: Rango - Produce una referencia para todas las celdas que se encuentran entre 2celdas
indicadas, incluyndolas. Por ejemplo. A1:B2 hace referencia a las celdas A1, A2, B1 y B2.
, Unin - Produce una referencia que incluye las 2 referencias. Por ejemplo. A1,B2 hace
referencia a las celdas A1 y B2 nicamente.
Si la frmula contiene operadores con la misma prioridad, Excel los evaluar de izquierda a
derecha.
Ejemplo: 50*5/10+10=35
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Localizacin de datos
Para una mayor claridad en la organizacin de los datos, es recomendable distribuir los
datos a travs de varias hojas de clculo, llamadas Hoja# (Sheet#)
El nmero de hojas es el que se tiene declarado por omisin y se tiene una barra de
desplazamiento exclusivo para ello.
Para ubicarse en cada una de las hojas, se da un clic en el botn donde aparece el nombre
de la hoja.
Referencia a Datos
Una formula puede utilizar datos de diferentes rangos utilizando referencias a diferentes
hojas del libro.
Indicando por medio del Mouse, estando en la celda que va a contener la formula,
tanto la hoja como la(s) celda(s) correspondiente(s).
As como hacemos referencia a las distintas hojas de nuestro libro de trabajo, tambin es
posible hacer referencia a los distintos libros de trabajo con que se cuenta, teniendo la gran
ventaja de que si se modifica el valor referenciado del libro origen, tambin se modifica
automticamente en el libro destino. A este proceso se le llama vincular libros de trabajo.
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Entendiendo como libro origen, el nombre del archivo en Excel, donde se encuentra el
contenido de la celda.
La segunda es: Teniendo abierto el libro destino, ahora se abre el archivo origen:
Archivo-->Abrir-->nom_arch (File -->Open -->nom_arch)
. Se selecciona la celda que se desea hacer referencia.
Se elige Copiar (Copy)
Se da Ventana-->nom_arch. Destino (Windows-->nom_arch. Destino)
Se ubica en el lugar deseado
Se da Edicin -->Pegado Especial-->Pegar Vnculos (Edit -->Paste_Special -->Paste Link)
Referencias
Uno de los conceptos importantes que utilizan las hojas de clculos son las referencias.
Una referencia es el punto de partida de nuestros clculos.
Por lo anterior es importante conocer las diferentes referencias que Excel maneja.
Referencias Relativas
Una Referencia Relativa es similar a dirigir hacia alguna parte desde un lugar, a otra
persona, por ejemplo Del puesto de peridicos, de vuelta a la derecha y camine 2
cuadras...
La referencia Relativa le indica a Excel como buscar otra celda a partir de otra celda que
contiene la frmula. Las referencias C4 y F7 son referencias relativas.
Referencias Absolutas
Una referencia Absoluta es similar a dar a alguien una direccin exacta, ejemplo: Ro
Hondo #1.
Una referencia Absoluta le indica a Excel como encontrar una celda en base a la posicin
exacta de esa celda.
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Para cambiar una direccin relativa a direccin absoluta en una frmula, edite la celda
donde se encuentra la frmula con direccionamiento relativo.
Para saber si hay una nota o comentario, se marcaran con un triangulo rojo en el extremo
superior derecho.
Escriba el texto
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Captulo III
Las Funciones
La funcin es una frmula especial escrita con anticipacin que acepta un valor o un
conjunto de valores.
Realiza una operacin y devuelve un valor o conjunto de valores.
Se pueden utilizar solas o como componentes para construir otras frmulas.
Su uso simplifica y acorta las frmulas.
Los valores sobre los cuales la funcin efecta las operaciones se llaman
argumentos de la funcin y se separan con comas.
Los valores que las funciones devuelven se llaman resultados de la funcin.
La secuencia de caracteres que se utiliza en una funcin se llama sintaxis, si no se
observa esa sintaxis, se presentar un mensaje de error.
Las funciones siempre llevan parntesis, las cuales indican donde empiezan y donde
terminan los argumentos.
Se muestra el parntesis izquierdo correspondiente al momento de introducir un
parntesis derecho en la barra de frmulas para asegurarse de tener un nmero
correcto de parntesis en la frmula.
Los argumentos de las funciones pueden ser constantes, referencias a celdas,
nombres de celdas o frmulas. Las frmulas en s pueden contener otra funcin
(funcin anidada).
Se pueden anidar hasta 7 niveles de funciones en una frmula.
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Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonometricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de Datos
Texto
Lgicas
Informacin
Todas las funciones llevan parntesis para escribir dentro los argumentos.
El argumento de una funcin puede ser otra funcin.
l numero de parntesis que se abre debe ser igual al numero de parntesis que
cierra.
Cuando cierra un parntesis, Excel le indica a que parntesis abierto s esta
refiriendo.
Es recomendable escribir los nombres de las funciones en letra minscula, ya que si
por error se escribi mal, o la funcin no existe, al oprimir la tecla <Enter>, el
nombre de la funcin seguir en minscula y si est correcta, el nombre de la
funcin se convertir en mayscula.
Funciones Matemticas
ABS
Devuelve el valor absoluto de un nmero
Su sintaxis es: ABS(nmero)
Ejemplos
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Excel Bsico
SUMA (SUM)
Donde nmero puede ser una constante, referencias a celdas, rangos, nombres a rangos,
frmulas o funciones.
Ejemplos:
=SUMA(3,2) es igual a 5
=SUMA(A1,B1,2) es igual a 2 mas la suma del contenido de las celdas A1 y B1.
=SUMA(A1:B2) es igual a la suma del contenido de las celdas A1,A2,B1 y B2.
ENTERO (INT)
Redondea un nmero real por defecto hasta el entero a la izquierda de la recta numrica
ms cercano.
=ENTERO(-8.9) es igual a -9
PRODUCTO (PRODUCT)
Multiplica todos los nmeros que se dan como argumentos y devuelve el producto.
Ejemplos:
=PRODUCTO (A2:C2) es igual al producto del contenido de las celdas A2, B2 y C2
ALEATORIO (RAND)
Devuelve un nmero real mayor o igual a cero y menor a 1 tomado al azar.
Los nmeros se toman desde una lista de nmeros aleatorios y se devuelven a la lista cada
vez que se calcula la hoja de clculo (es decir se pueden repetir)
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Su sintaxis es ALEATORIO()
Ejemplos:
=ALEATORIO*100 genera un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 pero menor que 100
=ALEATORIO()*(b-a)+a genera un nmero real aleatorio entre a y b
=ENTERO(ALEATORIO()*(b-a+1)+a) genera un nmero entero aleatorio entre a y b
(inclusive)
ALEATORIO.ENTRE (RANDBETWEEN)
ALEATORIO.ENTRE(num_inf, num_sup)
Ejemplo:
Despus de haber puesto la frmula que genere un nmero aleatorio, es posible generar otro
nmero aleatorio, oprimiendo la tecla funcin F9.
REDONDEAR (ROUND)
Redondea un nmero a una cifra determinada de decimales.
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Ejemplos:
RAIZ (SQRT)
Ejemplos:
=RAIZ(16) es igual a 4
=RAIZ(-16) es igual a #!NUM!
=RAIZ(ABS(-16)) es igual a 4
TRUNCAR (TRUNC)
Ejemplos:
=TRUNCAR(8.9) es igual a 8
=TRUNCAR(-8.9) es igual a 8
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Funciones Estadsticas
PROMEDIO (AVERAGE)
Devuelve el promedio de los argumentos.
CONTAR (COUNT)
Donde val1,val2,... son los argumentos que representan los valores que se desean contar.
Ejemplo:
MAX
Donde num1,num2,... son nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo.
Ejemplos:
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MIN
Devuelve el nmero menor de la lista de argumentos.
Su sintaxis es MIN(num1,num2,...)
Donde num1,num2,... son nmeros para los que se desea encontrar el valor mnimo.
Ejemplos:
Entonces
=MIN(A1:A5) es igual a 2
Tambin =MIN(A1:A5,0) es igual a 0
Tambin =MIN(A2,A5,5) es igual a 2
Funciones Lgicas
SI (IF)
Se usa para efectuar pruebas condicionales sobre valores y frmulas, y para causar
bifurcaciones basndose en el resultado de la condicin.
SI(prue_logica,valor_si_verdad,valor_si_falso)
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Donde prue_logica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como verdadero o
falso.
A B C
1 Descripcin Precio anterior Precio Nuevo
2 Licuadora SX500 $ 125.50 $ 198.30
3 Plancha Vapor GX $ 89.90 $ 101.10
4 Batidora SX $ 158.00 $ 145.00
5 Freidora Taurus $ 215.00 $ 205.20
Ejemplo de Anidacin
Escriba en la celda A3 una frmula para saber si en la celda A1 est un valor POSITIVO,
NEGATIVO O CERO (que se escriba el texto)
=SI(A1=0,CERO,SI(A1<0,NEGATIVO,POSITIVO))
\___/ \____/ \_____________________________/
Condic1 Val. si Verdad1 Valor si Condic1 falsa
\____/ \_________/ \_______/
Condic2 Val. si Verdad1 valor si Condic2 falsa
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Funcin O (OR)
Esta funcin regresa el valor de VERDADERO, si alguna condicin se cumple, pero si
ninguna condicin se cumple, tendr el valor de FALSO
.
Su sintaxis es O(condicin1,condicin2,...)
Ejemplos:
=O(2=3,3>5)
El resultado es FALSO
=O(9<A5,100=B20)
Da como resultado VERDADERO
Funcin Y (AND)
Esta funcin regresa el valor de VERDAD (TRUE) si todas las condiciones se cumplen,
pero si alguna no se cumple, regresara el valor de FALSO (FALSE)
Su Sintaxis es la siguiente:
Y(condicin1,condicin2,....)
Ejemplos:
=Y(4+3=10,5>1)
Da el resultado de FALSO
=Y(C4+50>B34,100-25>b34,10<C4)
Da como resultado VERDADERO
Tambin si D1=3,D2=-1,D3=10
=Y(D1>0,D2>0,D3>0)
Da como resultado FALSO
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Funcin NO (NOT)
Esta funcin, regresa el valor opuesto a la condicin que evala.
Su sintaxis es la siguiente:
NO(condicin)
Ejemplos:
=NO(2+3>10)
El resultado es VERDADERO
Tambin si A10=50
=NO(34+A10< 100)
Da como resultado FALSO
Ejemplos:
SI a1=10,B4=12 Y C3=5
=SI(O(A1<0,B4<12,C3<10),UNO,DOS)
El resultado es UNO
Pero
=SI(Y(A1<0,B4<12,C3<10),UNO,DOS)
El resultado es DOS
Una frmula para saber si en la celda A9 esta escrita una vocal o una consonante
ser:
=SI(OR(A9=A,A9=E,A9=I,A9=0,A9=U),VOCAL,CONSONANTE)
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elegir(ndice,val1,val2,...)
Donde ndice especifica qu valor de argumento se selecciona. Debe ser un nmero entre
1 y 29, o bien una frmula o referencia a una celda.
Si ndice es menor que uno o mayor que el nmero del ltimo valor de la lista, CHOOSE
devolver el valor de error #!VALOR
Ejemplos:
CHOOSE(4,I,II,III,IV)
SUMA(A1:CHOOSE(3,A10,A20,A30))
la funcin es igual a SUMA(A1:A30) y se evala la funcin suma.
elegir(A10-4,NORTE,SUR,ORIENTE)
Su Sintaxis es:
Buscarv(val_busca,mat_comp,ind_colum,opc)
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Por lo anterior puede estar desordenado la primer columna de la matriz, pero el valor
coincidente debe de existir, de lo contrario marcar un error.
Nota: Si VLOOKUP no encuentra el valor buscado, utilizar el mayor valor que sea menor
que val_busca
EJEMPLO
Explora la fila superior de una matriz en busca de un valor particular y devuelve el valor a
la celda indicada.
Se usa BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentran en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y se desea encontrar informacin que se encuentra dentro de
un nmero especificado de filas.
Su sintaxis es:
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Buscarh(val_busca,mat_comp,ind_fila,opc)
val_busca Es el valor que se encuentra en la primera fila de la tabla. Puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto entre comillas.
mat_comp Es una tabla de informacin en la que se busca los datos en la primer fila.
ind_fila Es el nmero de fila en mat_comp desde el cual se deber devolver el valor
coincidente. Si ind_fila es 1, devolver el valor de la primera fila de mat_comp, si
ind_fila es 2, devolver el valor de la segunda fila y as sucesivamente.
Nota: Si BUSCARH no puede encontrar el valor que busca, utilizar el mayor valor que sea
menor que val_busca
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Captulo IV
Graficacin
Cuando se tiene una gran cantidad de datos, es recomendable mostrar estos, por medio de
una grfica.
Las grficas resumen de una manera rpida y clara, todo un conjunto de datos, adems de
poder documentar o realzar algn conjunto de datos en particular.
Al presentar los datos por medio de un grfico, puede comparar distintos conjuntos de datos
que se encuentren en lugares diferentes de sus hojas.
Puede crear un grfico para mostrar los cambios de sus datos en el tiempo o cmo partes
de sus datos que se ajustan hasta formar un todo.
Excel ofrece 14 tipos de grficos para elegir, de los cuales algunos son bidimensionales y
otros tridimensionales, y se pueden optar por varios formatos integrados para cada tipo de
grfico.
Despus de seleccionar los datos de la hoja de clculo que se desea trazar, se puede crear un
grfico directamente en una hoja (llamado grfico incrustado) o como documento separado
en su propia ventana, llamado hoja grfico.
Tipos de Grficas
Existen diferentes tipos de grficas, antes de seleccionar alguno, reflexione que tipo de
informacin desea visualizar, y utilice la grfica que ms se apega a sus necesidades.
Grficas de rea
Los grficos de rea destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al
presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de
las partes con un todo.
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Grfica de Barra
Los grficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las
categoras aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer
hincapi en la comparacin de valores y haciendo menos nfasis en el tiempo transcurrido.
Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de cada elemento con el todo.
Grfica de Columna
Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de
determinado perodo de tiempo o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categoras
se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la
variacin que se ha producido en el transcurso del tiempo.
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Grfica de Anillos
Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con
un todo, aunque puede contener ms de una sola serie de datos. Cada anillo de un grfico
de anillos representa una serie de datos.
Grfica de Lnea
Los grficos de lneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos.
Enfatiza mas la tasa de cambio sobre el tiempo, que la magnitud del cambio.
Grfica de Dispersin XY
Los grficos XY (Dispersin) muestran la relacin entre los valores numricos de varias
series de datos, o trazan dos grupos de nmeros como una nica serie de coordenadas XY.
Este tipo de grficos muestra los intervalos o agrupaciones desiguales de datos y suele
utilizarse para los datos cientficos. Al organizar los datos, site los valores X en una fila
o columna y a continuacin, los valores Y correspondientes en las filas o columnas
adyacentes.
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El grfico Mximo, Mnimo, Cierre suele utilizarse para ilustrar la cotizacin de acciones.
Asimismo, este tipo de grficos puede utilizarse para datos cientficos, como por ejemplo
para indicar cambios de temperatura. Deber organizar los datos en el orden correcto para
estos y otros tipos de grficos de organizaciones.
Grfica de Superficie 3D
Los grficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones
ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y diseos
indican las reas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.
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Grfica de Burbujas
Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirmide pueden realzar y mejorar la
presentacin de grficos de columnas y barras 3D.
Asistente de Grficos
Los grficos incrustados y las hojas de grficos estn vinculados a la hoja de clculo de
origen, de manera que el grfico se actualiza siempre que se modifican los datos de origen.
En la barra de herramientas se encuentra el icono para crear grficos, llamado Asistente
para grficos.
Al seleccionar este icono, Excel lo gua a travs de los pasos necesarios para la creacin
del grfico.
Pasos a Seguir para Graficar
Edicin de Grficos
Para editar o dar formato a un grfico incrustado, se debe hacer doble clic en ste para
abrirlo en su propia ventana.
Dando un doble clic al objeto seleccionado, se abrir un cuadro de dialogo con opciones
referentes al objeto seleccionado, donde se podr elegir los cambios deseados.
Tablas Dinmicas
Una tabla dinmica proporciona una manera fcil de mostrar y analizar informacin
resumida acerca de los datos ya creados.
Puede girar los encabezados de fila y columna alrededor del rea de datos para lograr
distintas presentaciones.
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1.- De donde provienen los Datos a analizar? Y que tipo de informe desea crear?
De una lista, Datos Externo, de rangos de consolidacin mltiple.
2.-En donde Estn los datos que desea analizar?
Ubicacin de los datos.
3.-Donde desea situar la tabla
Ubicacin y opciones.
Paso 1
El paso 1 es referente a donde provienen y donde estn los datos, as como el tipo de
informe que se desea.
Si desea obtener una tabla de una lista, es recomendable ubicar el apuntador del Mouse en
algn lugar de la lista, para delimitar automticamente la lista.
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Paso 2
Paso 3
En este paso, le indicamos como crear y donde deseamos dejar la tabla dinmica.
Para construir su tabla dinmica, se oprime el icono Diseo, el cual desplegara el siguiente
men:
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Para indicar que campos desea en que rea, es necesario arrastrarlo de la lista de campos al
rea indicada, con el apuntador y teniendo oprimido el botn izquierdo del Mouse
Observe que en el paso 3 existe el botn Opciones, el cual permite modificar algunos
formatos de su tabla.
Al dar la opcin de Finalizar, la tabla dinmica aparece en su hoja iniciando en la celda que
usted indica.
Observe que la barra de herramientas Tablas Dinmicas (QUERY & PIVOT ) se abre para
poder realizar cambios en la tabla.
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Agregar campos
Para incorporar nuevos campos a su tabla, posicionese en el rea de datos de su tabla
dinmica y pulse el botn derecho del Mouse.
En el men contextual, escoja Asistente... y automticamente se ubicara en el paso 3 del
asistente.
Para quitar un campo de la tabla, bastar con arrastrarlo fuera de ella.
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