Gestión documental y propiedad cliente

PROPIEDAD DEL CLIENTE
GESTIN DOCUMENTAL
I&F/TRG/Q-0 Rev 00 /Feb - 05
For the benefit of business and people

1. OBJETIVOS
CONTENIDO
2. PROPIEDAD DEL CLIENTE
TALLER 1
3. GESTIN DOCUMENTAL
4. SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL MME
TALLER 2
1. OBJETIVOS
Al finalizar la sesin, los participantes estar n en capacidad de:
Identificar los bienes propiedad de cliente bajo

control o utilizados por su dependencia y las
actividades para su identificacin, verificacin y
proteccin.
Identificar los documentos aplicables al SGC y los

lineamientos para su manejo y control.
I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA.
PROHIBIDA SU REPRODUCCIN 3
2. PROPIEDAD
DEL CLIENTE
Qu son los bienes propiedad del cliente?
Incluyen toda aquella

informacin, componentes o
productos suministrados por
los clientes que son
incorporados o utilizados en
la prestacin del servicio.

Cules son los bienes propiedad del cliente?
PROPIEDAD INTELECTUAL
Informacin verbal
Informacin en medio electrnico
Informes
Planos
Datos

INSTALACIONES DEL CLIENTE
Donde se realiza un trabajo por

parte de la entidad
EQUIPOS PARA SER REPARADOS

PERSONAS RECIBIENDO SERVICIOS
VALORES
Qu solicita la ISO 9001:2000?
La organizacin debe cuidar

los bienes que son propiedad
del cliente mientras estn bajo
el control de la organizacin o
estn siendo utilizados por la
misma

La organizacin debe identificar,

verificar, proteger y salvaguardar los
bienes que son propiedad del cliente
suministrados para su utilizacin o
incorporacin dentro del producto.

IDENTIFICAR Y RECIBIR
Identificar las caractersticas de los

bienes suministrados por los
clientes.
Definir mtodos para la recepcin en

sus instalaciones o en las nuestras.
Definir mtodos para la

identificacin.

VERIFICAR
Comprobar que los bienes del

cliente son adecuados para el
propsito previsto.

verificacin.
Informar al cliente en caso de

que el bien no cumpla con los
requisitos.

PROTEGER Y SALVAGUARDAR
Asegurar el mantenimiento y
condiciones propias del bien.

proteccin de los bienes del
cliente.

Cualquier bien que sea

propiedad del cliente que se
pierda, deteriore o que de
algn modo se considere
inadecuado para su uso debe
ser registrado y comunicado
al cliente.

4. PERDIDA O DETERIORO
Definir mtodos para dar aviso

y registrar daos ocasionados
al bien del cliente o cualquier
desviacin que impida su uso.

TALLER 1
EJEMPLO DIRECCIN DE HIDROCARBUROS
Cul es el trmite?
SOLICITUD DE APROBACIN DEL LOTE Y PLANOS

PARA LA CONSTRUCCIN DE UNA PLANTA DE
ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLES LQUIDOS
DERIVADOS DEL PETRLEO
En que consiste el trmite?

Aprobar la ubicacin, diseo, construccin, mejoras, ampliacin y
pruebas de las instalaciones de las plantas de abastecimiento de
combustibles lquidos derivados del petrleo, de conformidad con los
Decretos 283 de 1990 y 353 de 1991.

EJEMPLO DIRECCIN DE HIDROCARBUROS
Cules son los requisitos y documentos para

la aprobacin del lote?
1. Solicitar por escrito al Ministerio de Minas y Energa la visita, de un
funcionario de la Direccin de Hidrocarburos de acuerdo con los Decretos 283
de 1990 y 353 de 1991.
2. Descripcin general y justificacin detallada de la Planta de conformidad con

los mencionados Decretos
3. Plano general de localizacin de acuerdo con la normatividad vigente
4. El interesado en la construccin de una planta de abastecimiento, deber

gestionar ante las autoridades competentes, los permisos relacionados con este
trmite, tales como: Ministerio de Transporte, Ministerio del Medio Ambiente, Uso y
Utilizacin que incluya la distancia de los linderos de la planta a los sitios de alta
densidad poblacional (mnimo 100 metros).

TALLER 1
En grupos de 4 personas y utilizando la tabla

determine:
Qu es propiedad del cliente?
Quin puede ser el cliente?
El mtodo para identificar, verificar,

proteger o salvaguardar los bienes del cliente
indicados.
Complete la tabla con ejemplos de propiedad

del cliente en su dependencia.

Bien del cliente Cliente Identificar Verificar Proteger/

salvaguardar

BIENES PROPIEDAD CLIENTE

DEL CLIENTE
Descripcin general y justificacin PROPIETARIO DEL

detallada de la planta PROYECTO
Plano general de la planta SOLICITANTE
Permisos de otras entidades

IDENTIFICAR PROTEGER
No de RADICADO VERIFICAR ARCHIVO HC

CONTEO DE ANEXOS
Qu ocurre
cuando no se
cumple con los
requisitos?
REVISIN TCNICA
DECRETO 283 DE 1990

3. GESTIN
DOCUMENTAL
CONTENIDO
3.1 INTRODUCCIN
3.2 DEFINICIONES
3.3 REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIN
3.4 DOCUMENTACIN DEL

SGC
3.1 INTRODUCCIN
EXTENSIN DE LA DOCUMENTACIN
La extensin de la documentacin del SGC puede variar de
una organizacin a otra dependiendo de:
- el tamao de la organizacin y el tipo de
actividades
- la complejidad de sus procesos e interacciones
- la competencia del personal
ISO 9001 requiere un SGC

documentado no un sistema de
documentos.

3.2 DEFINICIONES
GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida
por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilizacin y
conservacin.
3.28 - NTCGP 1000:2004

3.2 DEFINICIONES
Informacin Documento
datos que poseen
significado
Formato
Manual de
Procedimiento Calidad
Registro
Instruccin de
trabajo

3.2 DEFINICIONES
DOCUMENTO
Informacin y su medio de soporte.
Ejemplos: Registro, especificacin,

procedimiento documentado, dibujo,
informe, norma.
3.7.2 - ISO 9000:2000
Los documentos pueden estar en cualquier forma o tipo de medio.
FORMAS MEDIOS
textos escritos papel

diagramas de flujo diskette
dibujos o bocetos CD
fotografas video cassette
muestras representativas audio cassette
Nota 3. 4.2.1 - ISO 9001:2000

3.2 DEFINICIONES
MANUAL DE CALIDAD
Documento que especifica el sistema de gestin de calidad

de una organizaci n.
Nota:
1. Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para

adecuarse a al tamao y complejidad de cada organizacin en particular.
3.7.4 - ISO 9000:2000

3.2 DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO
Manera especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

3.4.5 - ISO 9000:2000
Notas:
1. Pueden cubrir una o varias

actividades, abarcando uno o
varios dependencias.
*Cuando se emplea el termino
2. Describen la actividades que procedimiento documentado
realiza una entidad en relacin significa que el procedimiento
a los requisitos normativos y se ha establecido,
definen las responsabilidades documentado, implementado
y autoridades para llevar a y mantenido.
cabo dichas actividades.

3.2 DEFINICIONES
INSTRUCCIN DE TRABAJO
Son bsicamente documentos que se subordinan a los
procedimientos.
Pueden cubrir una actividad seleccionada

USO DE P.C.
o parte de ella con el fin de explicarla en 1. Encender el No-break

2. Encender el Monitor .
mayor detalle. 3. Encender bocinas.
4. Encender impresora.
5. Encender CPU.
6. Introducir password
Normalmente estn dirigidas al personal

que realiza funciones operativas dentro
de la organizacin.

3.2 DEFINICIONES
REGISTROS
Documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas. REGISTROS
Nota:
1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad

y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.
1. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de

revisin.

3.2 DEFINICIONES
FORMATOS
Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la
presentacin y contenido de alguna informacin.
Son bsicamente documentos que

se subordinan a los procedimientos
No todos los registros requieren
formatos.
Los formatos deben utilizarse donde
proporcionan un valor agregado.

3.3 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004
4.2.1 GENERALIDADES
4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

ESTRUCTURA DOCUMENTAL MME
Constitucin Nacional
Leyes
Decretos Ley
Do
cu
Normatividad Interna
me
Poltica y Objetivos de Calidad
Registros
nt
os
Manual de Calidad
de
or
ige
Procedimientos requeridos y
n
necesarios para la entidad
ex
ter
Instrucciones de Trabajo, Planos, Dibujos,
no
Formatos

ENLACES DE LA DOCUMENTACIN
Manual de Calidad
Procedimientos
Instrucciones de Formatos
trabajo
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
Aprobar documentos antes de su emisin
Revisar, actualizar cuando sea necesario y reaprobar documentos

Identificar el estado actual de revisin de la documentacin
Mantener la documentacin legible, fcilmente identificable y accesible
Asegurar que los documentos estn disponibles en los puntos de uso
Asegurar que los documentos de origen externo estn identificados y

sean distribuidos de manera controlada
Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e
identificar el documento en caso de que se mantengan
Listado de Control
Documentos

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
Establecer y mantener registros de calidad para

evidenciar la conformidad con los requisitos as como del
funcionamiento efectivo del sistema de gestin de la
calidad.
Los registros de calidad deben permanecer legibles,

fcilmente identificables y recuperables.
Establecer un procedimiento documentado para definir

los controles necesarios para la identificacin, legibilidad,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de
retencin y eliminacin de los registros de calidad.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
Para la conservaci n de
los registros se debe
aplicar lo establecido en
la Ley 594 de 2000, y el
Acuerdo 042 de 2002 del
Archivo General de la
Nacin.

4. SISTEMA DE
GESTIN
DOCUMENTAL MME
4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL MME
Qu es?
CONJUNTO PLANIFICACIN FACILITAR SU

DE MANEJO UTILIZACION Y
ACTIVIDADES ORGANIZACIN CONSERVACIN
DOCUMENTACION
TCNICAS
PRODUCIDA
DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVAS. RECIBIDA

CAMPO DE ACCIN
INTERVIENE EN TODO EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
NACIMIENTO TRAMITE DESTINO FINAL

Y SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
GESTIN DOCUMENTAL
ACOPIO DE
ADMN.
TRANSFERENCIAS INFORMACIN TRANSFERENCIAS
DE
PRIMARIAS FSICA Y SECUNDARIAS
DOCUMENTOS
VIRTUAL
UN SISTEMA BASADO EN PROCESOS!

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA
FSICA O
INTERNA
INTERNA ELECTRNICA
EXTERNA
EXTERNA
TABLA
TABLADE
DE
RETENCIN
RETENCIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
T.R.D.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
DE
DELA
LA
DOCUMENTACIN
DOCUMENTACIN
INVENTARIOS
INVENTARIOS
DOCUMENTALES
FSICA O
DOCUMENTALES
ELECTRONICA
ENTREGA
ENTREGADE
DELA
LA
DOCUMENTACIN
DOCUMENTACIN
AL
ALARCHIVO
ARCHIVOCENTRAL
CENTRAL

ACOPIO DE INFORMACIN
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
FONDO
FONDODOCUMENTAL
DOCUMENTAL
INVENTARIO
INVENTARIOYY
PRESERVACION
PRESERVACION FSICA O
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL ELECTRONICA
RECEPCION
RECEPCION
DOCUMENTACIN
DOCUMENTACIN
PROPIA
PROPIAYYDEL
DELSECTOR
SECTOR
CONSULTA
CONSULTA

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
DESCRIPCION
DESCRIPCION
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA
DE
DEDOCUMENTOS
DOCUMENTOS

TALLER 2

Gestión documental y propiedad cliente

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PROPIEDAD DEL CLIENTE

For the benefit of business and people

Al finalizar la sesin, los participantes estar n en capacidad de:

Identificar los bienes propiedad de cliente bajo

Identificar los documentos aplicables al SGC y los

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Qu son los bienes propiedad del cliente?

Incluyen toda aquella

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Cules son los bienes propiedad del cliente?

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Cules son los bienes propiedad del cliente?

INSTALACIONES DEL CLIENTE

Donde se realiza un trabajo por

EQUIPOS PARA SER REPARADOS

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Cules son los bienes propiedad del cliente?

PERSONAS RECIBIENDO SERVICIOS

Qu solicita la ISO 9001:2000?

La organizacin debe cuidar

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Qu solicita la ISO 9001:2000?

La organizacin debe identificar,

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Identificar las caractersticas de los

Definir mtodos para la recepcin en

Definir mtodos para la

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Comprobar que los bienes del

Definir mtodos para la

Informar al cliente en caso de

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Definir mtodos para la

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Qu solicita la ISO 9001:2000?

Cualquier bien que sea

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Definir mtodos para dar aviso

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

SOLICITUD DE APROBACIN DEL LOTE Y PLANOS

En que consiste el trmite?

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

Cules son los requisitos y documentos para

2. Descripcin general y justificacin detallada de la Planta de conformidad con

4. El interesado en la construccin de una planta de abastecimiento, deber

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

En grupos de 4 personas y utilizando la tabla

Qu es propiedad del cliente?

Quin puede ser el cliente?

El mtodo para identificar, verificar,

Complete la tabla con ejemplos de propiedad

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Bien del cliente Cliente Identificar Verificar Proteger/

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

BIENES PROPIEDAD CLIENTE

Descripcin general y justificacin PROPIETARIO DEL

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

No de RADICADO VERIFICAR ARCHIVO HC

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

3.4 DOCUMENTACIN DEL

ISO 9001 requiere un SGC

I&F/TRG/Q-01 REV 01 / Feb- 05

3.28 - NTCGP 1000:2004