VII
rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
Funcionarios y rganos encargados de las
contrataciones del Estado
Ficha Tcnica
Autor : Luis Eduardo Morante Guerrero*
Ttulo : Funcionarios y rganos encargados de las
contrataciones del Estado
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 51 - Enero
2013
Sumario
1. Introduccin
2. El titular de la entidad
3. El rea usuaria
4. El rgano encargado de las contrataciones
5. El comit especial
1. Introduccin
A efectos de la aplicacin de la Ley de
Contrataciones del Estado, Ley N 1017
(en adelante, la Ley1), y su Reglamento,
el Decreto Supremo N 184-2009-EF2
(en adelante, el Reglamento), cada en-
tidad establecer en su Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) u otros
instrumentos de organizacin, l rgano
u rganos responsables de programar,
preparar, ejecutar y supervisar los proce-
sos de contratacin hasta su culminacin,
debiendo sealarse las actividades que
competen a cada funcionario, con la na-
lidad de establecer las responsabilidades
que le son inherentes.
En materia de contrataciones, el artculo
5 del Reglamento, en concordancia con
el artculo 6 de la Ley, ha establecido que
se encuentran a cargo de dicha funcin los
siguientes funcionarios y dependencias de
la entidad:
* Miembro del rea legal del Instituto Pacco. Especialista en
derecho administrativo y contrataciones pblicas.
1 Modicada por la Ley N 29873.
2 Modicado por el Decreto Supremo N 138-2012-EF.
Contrataciones del Estado,
Abastecimiento y Control
Patrimonial
(i) El titular de la entidad, que es la ms alta
autoridad ejecutiva, que para el caso de
las empresas del Estado vendra a ser el
gerente general o el que haga a sus veces.
(ii) El rea usuaria, que es la dependencia cu-
yas necesidades pretenden ser atendidas
con determinada contratacin.
(iii) El rgano encargado de las contrataciones
que es aquel rgano o unidad orgnica
que realiza las actividades relativas a la
gestin de abastecimiento o logstica al
interior de la entidad.
(iv) Y por ltimo, el comit especial, que es el
rgano colegiado encargado de seleccio-
nar al proveedor que brindar los bienes,
servicios u obras objetos de proceso de
contratacin, entre otras funciones.
Dicho ello, buscaremos en el presente
artculo modelar en forma sucinta, el
rol que desempean cada uno de estos
funcionarios o dependencias al interior
de las contrataciones que realiza el Estado.
2. El titular de la entidad
El titular de la entidad es la ms alta autori-
dad ejecutiva, de conformidad con sus normas
de organizacin, que ejerce las funciones
previstas en la Ley y en el () Reglamento
para la aprobacin, autorizacin y supervisin
de los procesos de contrataciones del Estado.
[Haciendo la salvedad que para el] caso de las
empresas del Estado, el Titular de la Entidad
ser el Gerente General o el que haga sus
veces.
Asimismo, el numeral 4) del artculo 5
del Reglamento establece que el titular
de la entidad es la ms alta autoridad
ejecutiva, de conformidad con sus normas
de organizacin, que ejerce las funciones
previstas en la Ley y en el Reglamento para
la aprobacin, autorizacin y supervisin de
los procesos de contrataciones del Estado.
Salvo lo establecido en el artculo 5 de la
Ley que establece que el Titular de la En-
tidad podr delegar mediante resolucin,
Actualidad Gubernamental
rea
VII
Informe Especial
la autoridad que la Ley le otorga, excepto
en la aprobacin de exoneraciones, la
declaracin de nulidad de ocio, las auto-
rizaciones de prestaciones adicionales de
obra y otros supuestos que se establecen
en el Reglamento.
Como se aprecia, el artculo citado dene
al titular de la entidad como la mxima
autoridad ejecutiva, de conformidad con
las normas de organizacin interna. Al
respecto, cabe precisar, que el artculo
3 de la Ley Orgnica del Poder Ejecuti-
vo, referido a las normas generales de
organizacin que toda entidad pblica
del Poder Ejecutivo debe observar en
su organizacin interna, establece que
las normas de organizacin y funciones
distinguen aquellas que son sustantivas
de cada entidad, de aquellas que son de
administracin interna; y establecen la
relacin jerrquica de autoridad, respon-
sabilidad y subordinacin que existe entre
las unidades u rganos de trabajo.
En tal sentido, como se ha indicado en
anteriores oportunidades, el titular de
la entidad ser el funcionario al que
las normas de organizacin interna de
una Entidad sealen como la ms alta
autoridad ejecutiva de dicha entidad,
esto es, que no solo constituya la mxi-
ma autoridad respecto de un proyecto o
encargo especial, sino de la entidad en
s, salvo que el Proyecto se encuentre
comprendido bajo el trmino genrico
de entidad, de acuerdo con lo indicado
en el literal j) del numeral 3.1 del artculo
3 de la Ley .
Cabe precisar que el titular de la entidad,
segn la Ley y su Reglamento, tiene a su
cargo el ejercicio de las funciones previstas
para la aprobacin, autorizacin y super-
visin de los procesos de contratacin
pblica que la entidad lleve a cabo.
Incluso el numeral 1 del artculo 7 de la
Ley General del Sistema Nacional de Pre-
N 51 - Enero 2013 VII 1
VII Informe Especial
supuesto, Ley N 28411, establece entre
sus presupuestos que el titular de la enti-
dad es es la ms alta Autoridad Ejecutiva. Y
que, en materia presupuestal es responsable,
de manera solidaria, con el Consejo Regional
o Concejo Municipal, el Directorio u Orga-
nismo Colegiado con que cuente la Entidad,
segn sea el caso. Con la salvedad que dicha
Autoridad puede delegar sus funciones en
materia presupuestal cuando lo establezca
expresamente la Ley General, las Leyes de
Presupuesto del Sector Pblico o la norma
de creacin de la Entidad. El Titular es res-
ponsable solidario con el delegado.
Asimismo en el numeral 2 del mismo artculo
el Titular de la Entidad es responsable de:
i. Efectuar la gestin presupuestaria, en
las fases de programacin, formulacin,
aprobacin, ejecucin y evaluacin, y el
control del gasto, de conformidad con
la Ley General, las Leyes de Presupuesto
del Sector Pblico y las disposiciones
que emita la Direccin Nacional del
Presupuesto Pblico, en el marco de los
principios de legalidad y presuncin de
veracidad, as como otras normas.
ii. Lograr que los Objetivos y las Metas esta-
blecidas en el Plan Operativo Institucional
y Presupuesto Institucional se reejen en
las Funciones, Programas, Subprogramas,
Actividades y Proyectos a su cargo.
iii. Concordar el Plan Operativo Institucional
(POI) y su Presupuesto Institucional con
su Plan Estratgico institucional.
3. El rea usuaria
El rea usuaria es el nombre genrico bajo
el cual se designa a la dependencia de
la entidad que ante la necesidad de un
determinado bien, servicio u obra para
el desarrollo de sus funciones formula el
requerimiento. Asimismo, el rea usuaria
es la dependencia encargada de realizar
los requerimientos de bienes, servicios y
obras que requiere para el cumplimiento
de sus objetivos y metas.
El artculo 5 del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado establece
que el rea usuaria es la dependencia de
la Entidad cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratacin,
o que, dada su especialidad y funciones,
canaliza los requerimientos formulados por
otras dependencias.
En otras palabras, cada dependencia
de una entidad pblica se convertir en
rea usuaria al momento en que realice
su pedido, el cual toma el nombre de
requerimiento. En este requerimiento, que
se materializa a travs de un memorando
o cualquier otro documento establecido
en las normas internas de la entidad, debe
acompaarse las caractersticas del bien,
servicio u obra y las condiciones en las
que se requiere.
El requerimiento del rea usuaria debe
realizarse en funcin de lo previsto en el
Plan Anual de Contrataciones; en cuya
VII 2 Actualidad Gubernamental
elaboracin tambin particip, indican-
do las necesidades de bienes, servicios
y obras que requera para el ejercicio
presupuestal.
Cabe precisar que en el POI3 se jan los ob-
jetivos estratgicos institucionales del ao
scal y dado que, para lograrlos, deben
llevarse a cabo tareas representadas en
acciones y resultados, resulta necesario
la ejecucin de tareas que requieren de
bienes y servicios, los que necesitan de
presupuesto. Este presupuesto para los
bienes y servicios est representado en
el PAC y es elaborado en funcin de los
pedidos del rea usuaria que tienen como
base los insumos necesarios para desa-
rrollar las tareas y acciones que se van a
realizar para lograr los nes estratgicos
institucionales.
Precisamente, esta necesaria vinculacin
con el Plan Anual de Contrataciones es
importante, pues obliga al rea usuaria
a presentar sus requerimientos ante el
rgano encargado de las contrataciones
de la entidad de manera oportuna, invo-
lucrndose as con el tiempo que toman
los procesos de seleccin.
Al respecto, el artculo 13 de la Ley
seala que sobre la base del Plan Anual
de Contrataciones, el rea usuaria deber
requerir la contratacin de los bienes, servi-
cios u obras, teniendo en cuenta los plazos de
duracin establecidos para cada proceso de
seleccin, con el n de asegurar la oportuna
satisfaccin de sus necesidades ().
De otro lado, el artculo 11 del Regla-
mento indica que el rea usuaria es la
responsable de denir con precisin las ca-
ractersticas, condiciones, cantidad y calidad
de los bienes, servicios u obras que requiera
para el cumplimiento de sus funciones. Esta
actividad debe desarrollarla conforme lo
dispone el artculo 13 de la Ley.
Las normas antes citadas ordenan que
el rea usuaria deber describir el bien,
servicio u obra a contratar al plantear su
requerimiento; denir con precisin su
cantidad y calidad, e indicar la nalidad
pblica para la que debe ser contratada.
El denir con precisin la cantidad y ca-
lidad de los bienes, servicios y obras que
requiere el rea usuaria debe realizarse
respetando el principio de razonabilidad,
contemplado en el literal e) del artculo
4 de la Ley.
Siendo as, la norma pone nfasis en el
hecho de que es el rea usuaria quien
debe encargarse de elaborar los requisitos
tcnicos mnimos. Para ello debe consi-
derar cules son sus necesidades reales.
Este nfasis normativo se debe interpretar
tambin como una prohibicin legal para
elaborar requisitos tcnicos mnimos con
la intencin de favorecer a determinados
3 Plan Operativo Institucional
N 51 - Enero 2013
proveedores, dejando de lado otros que
pueden ofrecer bienes, servicios u obras
en la calidad que la entidad realmente
necesita, consiguiendo adems un precio
menor.
Sobre esto ltimo, no debe perderse de
vista que el artculo 2 de la Ley seala
que el objeto de dicha norma la Ley es
establecer las normas orientadas a maximizar
el valor del dinero del contribuyente en las
contrataciones que realicen las Entidades del
Sector Pblico, de manera que estas se efec-
ten en forma oportuna y bajo las mejores
condiciones de precio y calidad ().
En ese orden de ideas, si el rea usuaria
elabora los requisitos tcnicos mnimos
con el propsito de favorecer a determi-
nado grupo de proveedores sin considerar
sus reales necesidades, est incumpliendo
la Ley de Contrataciones. Por tanto, este
hecho, para aquellas personas responsa-
bles, les generar responsabilidades de
carcter administrativo, civil y penal.
Del mismo modo, el artculo 13 de
la Ley de Contrataciones indica que la
formulacin de las especicaciones tcnicas
deber ser realizada por el rea usuaria en
coordinacin con el rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad, evaluando
en cada caso las alternativas tcnicas y las
posibilidades que ofrece el mercado para la
satisfaccin del requerimiento ().
Precisa adems que [e]sta evaluacin
deber permitir la concurrencia de una plu-
ralidad de proveedores en el mercado para
la convocatoria del respectivo proceso de
seleccin, evitando incluir requisitos innece-
sarios cuyo incumplimiento solo favorezca a
determinados postores.
De esta manera, se advierte que el artculo
13 de la Ley es consecuente con la na-
lidad legal referida a maximizar el valor
del dinero de los contribuyentes.
Si el rea usuaria, en coordinacin con el
rgano encargado de las contrataciones
de la entidad, establece requisitos tcni-
cos mnimos que realmente necesita que
tenga el bien o servicio que solicita y que
permite la participacin de una pluralidad
de postores, se alcanzar el objetivo plan-
teado por el artculo 2 de la Ley.
Asimismo, las especicaciones tcnicas
deben cumplir obligatoriamente con los
reglamentos tcnicos, normas metro-
lgicas y/o sanitarias nacionales, si las
hubiere. Aquellas que podrn recoger
las condiciones determinadas en las
normas tcnicas, si las hubiere. Por ejem-
plo, cuando el rea usuaria requiere la
contratacin del servicio de seguridad y
vigilancia para sus instalaciones, deber
recurrir a las normas tcnicas establecidas
para el caso por la Direccin General de
Control de Servicios de Seguridad, Control
de Armas, Municin y Explosivos de Uso
Civil-Dicscamec.
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
En el caso de obras, la normativa de con-
trataciones establece que se deber contar
con la disponibilidad fsica del terreno o
lugar donde se ejecutar la misma y con
el expediente tcnico aprobado, y cum-
plir con los requisitos establecidos en el
Reglamento.
Por tanto, la entidad deber cautelar en
forma adecuada la formulacin de la obra
con el n de asegurar la calidad tcnica
y reducir al mnimo la necesidad de su
reformulacin por errores o deciencias
tcnicas que repercutan en el proceso de
ejecucin de obras.
Del mismo modo, se requiere la necesidad
de elaborar las caractersticas de la obra
atendiendo al principio de razonabilidad
antes citado. Lo cual en la prctica signica
que las caractersticas tcnicas en el caso
de obras tambin deben responder a las
reales necesidades de la entidad, la que
debe establecer adecuados metrados y
requisitos en el personal, acordes con la
obra que se pretende ejecutar.
3.1. Casos especiales
3.1.1. Labor del rea usuaria en el
convenio marco
Para el caso de contrataciones de bien, y
servicios por convenio marco, el artculo
100 del Reglamento de la Ley seala
que cuando el rea usuaria requiera la
contratacin de un bien o servicio deber
consultar el Catlogo Electrnico de Con-
venios Marco y vericar si la Entidad se
encuentra dentro del mbito del alcance
geogrfico de aplicacin del Convenio
Marco comprometido.
Precisa adems que si el catlogo contie-
ne el bien o servicio con las condiciones
requeridas, las entidades, a travs del
rgano encargado de las contrataciones,
estarn obligadas a contratarlos de los
proveedores adjudicatarios.
Previamente para ello, verificarn la
disponibilidad de recursos, en la forma,
precio, plazos y dems condiciones es-
tablecidas en las correspondientes chas
del Catlogo Electrnico de Convenios
Marco, por medio de la emisin de
rdenes de compra o de servicio si los
montos contratados corresponden a un
proceso de seleccin de Adjudicacin
de Menor Cuanta; y en el caso de que
los montos contratados correspondan a
procesos de adjudicacin directa, lici-
tacin o concurso pblico, mediante la
suscripcin del contrato.
El convenio marco es una modalidad de
contratacin a travs de la cual la entidad
pblica escoge desde un catlogo que
aparece en el Seace al proveedor de bie-
nes o servicios, y realiza la contratacin de
manera directa a travs de una orden de
compra, de servicio o contrato.
Al respecto, debe tomarse en cuenta que
el convenio marco constituye un meca-
nismo gil para la contratacin. Permite
a la entidad no solamente escoger a la
brevedad al contratista sino tambin la
marca del bien; e inclusive fraccionar
la compra en el tiempo y con distintos
proveedores.
Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien
o servicio cuyas caractersticas son distintas
a aquel que aparece en el catlogo del con-
venio marco, tendr dos caminos que debe
seguir en el siguiente orden estricto:
Primero: vericar el catlogo de los bienes
y servicios que se comercializan por la
modalidad de subasta inversa a n de
vericar si en el mismo se encuentra el
bien o servicio requerido.
Segundo: convocar al proceso de se-
leccin que corresponda de la manera
clsica.
En resumen, una vez que entre en vigen-
cia la modalidad del convenio marco, el
rea usuaria al momento de realizar su
requerimiento debe vericar si el bien o
servicio con las caractersticas que requiere
se encuentra en el catlogo del convenio
marco.
Luego, en caso no se hallara en el cat-
logo referido, debe hacer lo propio en
el catlogo de bienes y servicios que se
comercializan por subasta inversa y, en
ltimo caso, recurrir a la convocatoria por
la forma clsica del proceso de seleccin
que corresponda.
3.1.2. Labor del rea usuaria en las
exoneraciones
Hemos indicado que el rea usuaria
es la responsable de determinar las
caractersticas de los bienes, servicios y
obras que requiere para la satisfaccin
de sus necesidades y el cumplimiento
de sus metas.
Asimismo, hemos enfatizado que los
requisitos tcnicos mnimos deben respon-
der a las necesidades reales de la entidad,
en concordancia con el principio de razo-
nabilidad, en aras del objetivo planteado
en el artculo 2 de la Ley.
Atendiendo a estos puntos, debemos te-
ner en cuenta que existen situaciones en
las cuales solamente un proveedor cumple
con la totalidad de los requisitos tcnicos
mnimos y adems el bien o servicio
requerido no admite sustituto. Lo cual
faculta a la entidad pblica a recurrir a
una exoneracin del proceso de seleccin
por la causal contemplada en el artculo
131 del Reglamento de la Ley.
En tal sentido, la referida norma establece
que en los casos en que no existan bienes
o servicios sustitutos a los requeridos por
el rea usuaria, y siempre que exista un
solo proveedor en el mercado nacional,
la entidad podr contratar directamente,
Actualidad Gubernamental
VII
vale decir, a travs de una exoneracin de
proceso de seleccin.
En este caso, adems de presentar el re-
querimiento, luego de las coordinaciones
con el rgano encargado de las contra-
taciones de la entidad, que le indicar
que solamente un proveedor cumple con
los requisitos tcnicos mnimos, el rea
usuaria deber por lo menos colaborar
en la elaboracin del informe tcnico
legal sustentando las razones por las
que requiere el bien o servicio con de-
terminada caracterstica que no puede
ser sustituida.
3.1.3. El rea usuaria en la culmina-
cin del contrato
El artculo 176 del Reglamento de la Ley
indica que la conformidad requiere del
informe del funcionario responsable del rea
usuaria, quien deber vericar, dependiendo
de la naturaleza de la prestacin, la calidad,
cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales, debiendo realizar las pruebas
que fueran necesarias.
En otras palabras, dicha norma establece
que el rea usuaria debe encargarse de
emitir el informe que servir como insu-
mo para la emisin de la conformidad.
Puesto que resulta consecuente que
aquella rea que realiz el requerimien-
to y estableci los requisitos tcnicos
mnimos sea quien determine al nal de
la ejecucin contractual que recibi por
parte del contratista aquello que efecti-
vamente requiri.
En resumen, las principales funciones del rea
usuaria son las siguientes:
Requerir los bienes, servicios u obras de
conformidad con lo previsto en el artculo
13 de la Ley.
Establecer la cantidad y calidad de los bie-
nes, servicios u obras; e indicar la nalidad
pblica del objeto de la contratacin.
Absolver las consultas y observaciones
que se hagan a las caractersticas tcnicas
durante el proceso de seleccin.
Responsabilizarse de que el pedido
cumpla con las exigencias legales men-
cionadas.
Al ser responsable del pedido, lo es
tambin del contenido, es decir, de las
caractersticas o especicaciones tcnicas
y de los trminos de referencia. En este
caso debe tener en cuenta la prohibicin
de indicar marcas o nombres comerciales,
patentes, diseos o tipos particulares,
fabricantes determinados, o de consignar
una descripcin que oriente la adquisicin
o contratacin de marca, fabricante o tipo
de producto especco. Solo ser posible
solicitar una marca o tipo de producto
determinado.
4. El rgano encargado de las
contrataciones
El rgano encargado de las contratacio-
nes es aquel rgano o unidad orgnica
que realiza las actividades relativas a la
N 51 - Enero 2013 VII 3
VII Informe Especial
gestin de abastecimiento al interior de
una Entidad.
El citado rgano juega un papel prepon-
derante en la contratacin estatal, puesto
que junto con el rea usuaria y el comit
especial sern las responsables de llevar
adelante una contratacin eciente dentro
del marco normativo aplicable.
La normativa sobre contrataciones del
Estado establece que el rgano encargado
de las contrataciones es aqul rgano o
unidad orgnica que realiza las actividades
relativas a la gestin del abastecimiento al
interior de una entidad.
En las entidades pblicas es conocida
como Logstica o Abastecimiento. nes conformado por personas calicadas
Pudiendo tener la categora de gerencia,
ocina, unidad, rea o equipo, depen-
diendo de las normas de organizacin
interna de cada entidad.
4.1. Capacitacin del rgano encarga-
do de las contrataciones
Actualmente, el artculo 6 de la Ley
seala que los funcionarios y servidores
que formen parte del rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad, debern
estar capacitados en temas vinculados con
las contrataciones pblicas, de acuerdo a
los requisitos que sean establecidos en el
Reglamento ().
Adicionalmente, el artculo 5 del Re-
glamento de la Ley establece que ()
los funcionarios y servidores del rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad
que, en razn de sus funciones intervienen
directamente en alguna de las fases de
contratacin, debern ser profesionales y/o
tcnicos debidamente certicados, debiendo
reunir como mnimo los siguientes requisitos:
1. Capacitacin tcnica en contrataciones
pblicas o gestin logstica en general,
no menor a ochenta (80) horas lectivas;
2. Experiencia laboral en general, no menor
a tres (3) aos;
3. Experiencia laboral en materia de contra-
taciones pblicas o en logstica privada,
no menor de un (1) ao.
Para ello el OSCE ha establecido en la Directi-
va N 001-2011-OSCE/CD, Procedimiento
para la certicacin de los funcionarios y
servidores que laboren en el rgano encar-
gado de las contrataciones de la Entidad,
que fuera aprobada por el OSCE mediante
la Resolucin N 159-2011-OSCE-PRE.
Haciendo la precisin que con relacin al re-
quisito de contar con un mnimo de ochenta
(80) horas lectivas de capacitacin tcnica,
debe tenerse en cuenta que conforme a la
normativa vigente, los profesionales y tc-
nicos podrn acreditar haber recibido esta
capacitacin en cualquier institucin, sea
que cuente o no con convenio de coopera-
cin interinstitucional con el OSCE; siendo
que esta precisin ha sido considerada en
el Comunicado N 009-2012-OSCE/PRE
publicado en el portal web institucional
del OSCE.
VII 4 Actualidad Gubernamental
Conforme se advierte de las referidas
normas, es necesario que los funcionarios
y servidores del rgano objeto de comen-
tario estn capacitados no solamente de
manera terica sino tambin prctica, en
temas de contratacin pblica o gestin
logstica en general.
Este requisito legal tiene como nalidad
que los rganos encargados de las contra-
taciones cuenten con personal calicado
que permita a la entidad satisfacer sus ne-
cesidades de bienes, servicios y obras para
el cumplimiento adecuado y oportuno de
las metas y nalidades planteadas.
Un rgano encargado de las contratacio-
en las condiciones previstas, se convertir
en el principal aliado de las reas usua-
rias antes de que en una dependencia
burocrtica que retrasa las contrataciones
requeridas y no ejecuta adecuadamente
el Plan Anual de Contrataciones.
De otro lado, la norma establece que esta
capacitacin deber ser para aquellos fun-
cionarios y servidores del rgano encarga-
do de las contrataciones que intervienen
directamente en alguna de las fases de la
contratacin estatal.
Esto ltimo debe entenderse como el
hecho de que solamente estn obligados
a ser capacitados los servidores y fun-
cionarios del rgano encargado de las
contrataciones cuya labor se relacione
estrictamente con la contratacin de un
bien, servicio u obra.
Limitacin que no compartimos, pues-
to que existen asesores y consultores
especializados en contratacin estatal,
que por la naturaleza de sus servicios
y rgimen de contratacin (locacin de
servicios, a tiempo parcial y sin vincu-
lacin laboral), no intervienen directa-
mente en las fases de contratacin, sino
de manera indirecta toda vez que no
ejercen funcin ejecutiva ni cuentan con
capacidad de decisin en las gestin de
contrataciones que realizan las entidades
estatales, limitndose en su actuacin a
orientar a la entidad contratante para
el mejor desempeo de sus funciones,
siendo nalmente los funcionarios p-
blicos y/o servidores pblicos quienes
deciden y ejecutan las distintas fases de
la contratacin estatal sin la intervencin
de asesores y consultares.
A estos profesionales el OSCE, en res-
puesta a la Carta N 901-2012-CE-PRE,
les obliga tajantemente a cumplir con
la certicacin. Por tanto, consideramos
que la interpretacin correcta debera
ser que deberan acreditarse los funcio-
narios pblicos y servidores pblicos
que intervengan en algunas de las fases
de contratacin, considerando para el
efecto lo sealado por Servir respecto a la
denicin y clasicacin de funcionarios
N 51 - Enero 2013
pblicos y servidores pblicos, que seala
lo siguiente en una nota de prensa del 13
de diciembre de 2010 que dice as:
Existe cierta confusin al momento de
informar a la ciudadana sobre cuestiones
relacionadas al Estado. De hecho, el gran
nmero de normas que establecen las reglas
de juego de los diversos sistemas adminis-
trativos no ayudan o no permiten tener
siempre todas las reglas claras y a simple
vista. Ello puede conducirnos a informar
de manera equivocada, y a errores en la
gestin tambin, por supuesto. Por ejemplo,
solo en el Sistema Administrativo de Gestin
de Recursos Humanos (existen 11 de estos
sistemas que son transversales a toda la
administracin pblica) existen ms de 540
leyes que deben revisar los jefes de RR.HH.
de las entidades pblicas para poder tomar
decisiones. Este sistema est a cargo de Servir
desde junio de 2008.
En adicin, debemos sealar que existen
vacos legales que conducen a error y que
durante ms de 20 aos no ha existido una
autoridad que pueda interpretar de manera
ocial estos vacos legales y evitar que cada
entidad los aplique de manera diferente y,
algunas veces, equivocada. Para eso ha naci-
do Servir y a eso est abocado: ordenar este
sistema. Sin embargo, debe comprenderse
que es una tarea de mediano plazo.
Finalmente, a ello hay que sumar el uso erra-
do al momento de catalogar a las personas
que trabajan para el Estado. Referirse a un
funcionario de conanza es errado porque
dicha categora no existe. Llamar con sinni-
mos a polticos, funcionarios, empleados de
conanza y servidores pblicos es tambin
errado. Todo ello aumenta la confusin y
la indignacin ciudadana, en algunos casos
innecesariamente.
El artculo 4 de la Ley 28175 - Ley Marco
del Empleo Pblico establece la siguiente
clasicacin:
1. Funcionario pblico.- El que desarrolla
funciones de preeminencia poltica,
reconocida por norma expresa, que
representan al Estado o a un sector de
la poblacin, desarrollan polticas del Es-
tado y/o dirigen organismos o entidades
pblicas.
El Funcionario Pblico puede ser:
a) De eleccin popular directa y universal
o conanza poltica originaria. (Presi-
dente, Congresistas, alcaldes, etc.)
b) De nombramiento y remocin re-
gulados. (Jefes de reguladores por
ejemplo)
c) De libre nombramiento y remocin.
(tpico caso de ministros de Estado)
2. Empleado de conanza.- El que desempe-
a cargo de conanza tcnico o poltico,
distinto al del funcionario pblico. Se
encuentra en el entorno de quien lo de-
signa o remueve libremente y en ningn
caso ser mayor al 5 % de los servidores
pblicos existentes en cada entidad. El
Consejo Superior del Empleo Pblico
podr establecer lmites inferiores para
cada entidad. En el caso del Congreso de
la Repblica esta disposicin se aplicar
de acuerdo a su Reglamento.
Ejemplo: el asesor o personal que trabaja
directamente con los Funcionarios.
3. Servidor pblico.- Se clasica en:
a) Directivo superior.- El que desarrolla
funciones administrativas relativas a
la direccin de un rgano programa
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
o proyecto, la supervisin de em-
pleados pblicos, la elaboracin de
polticas de actuacin administrativa
y la colaboracin en la formulacin de
polticas de gobierno. A este grupo se
ingresa por concurso de mritos y ca-
pacidades de los servidores ejecutivos
y especialistas, su porcentaje no exce-
der del 10 % del total de empleados
de la entidad. La ineciencia en este
cargo da lugar al regreso a su grupo
ocupacional.
Una quinta parte del porcentaje refe-
rido en el prrafo anterior puede ser
designada o removida libremente por
el titular de la entidad. No podrn ser
contratados como servidores ejecuti-
vos o especialistas, salvo que cumplan
las normas de acceso reguladas en la
presente Ley.
b) Ejecutivo.- El que desarrolla funciones
administrativas, entindase por ellas
al ejercicio de autoridad, de atribu-
ciones resolutivas, las de fe pblica,
asesora legal preceptiva, supervisin,
scalizacin, auditora y, en general,
aquellas que requieren la garanta de
actuacin administrativa objetiva, im-
parcial e independiente a las personas.
Conforman un grupo ocupacional.
c) Especialista.- El que desempea labo-
res de ejecucin de servicios pblicos.
No ejerce funcin administrativa.
Conforman un grupo ocupacional.
d) De apoyo.- El que desarrolla labores
auxiliares de apoyo y/o complemento.
Conforman un grupo ocupacional.
Del mismo modo, existen otros profesio-
nales especializados que son consultados
ocasionalmente para temas especcos
en la contratacin pblica, para temas
que tengan que ver con el rubro alimen-
ticio y que requiera consultar nutricio-
nistas, ingenieros alimentarios, etc. En
cuyos casos consideramos irrelevante
que a profesionales especializados en la
materia se les exija capacitacin en temas
de contrataciones cuando sus servicios
distan mucho de los temas en materia
de contrataciones.
A manera de ejemplo, podemos indicar
que debern recibir esta capacitacin
los funcionarios y servidores del rgano
encargado de las contrataciones que
se encarguen de elaborar el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado,
participen como miembros del comit
especial y realicen actividades vincu-
ladas a la supervisin de la ejecucin
contractual.
Sin perjuicio de lo establecido por la nor-
mativa, es recomendable que la capacita-
cin se realice tambin a otros rganos de
las entidades como reas usuarias, rgano
de control institucional, asesora jurdica,
secretara general, gerencia general, titu-
lares de pliego entre otros, puesto que de
esa manera se podrn unicar criterios
entre las distintas dependencias de la
entidad, lo que redundar en un mejor
manejo de las compras pblicas.
4.2. Implicancias del rgano encar-
gado de las contrataciones en el
proceso de contratacin
Asimismo, en la fase de programacin y
formulacin del presupuesto institucio-
nal, cada una de las dependencias de la
entidad determinar, dentro del plazo se-
alado por la normativa correspondiente,
sus requerimientos de bienes, servicios y
obras, en funcin de sus metas presupues-
tarias establecidas, sealando la progra-
macin de acuerdo con sus prioridades.
Para dicho n, las entidades utilizarn
el Catlogo nico de Bienes, Servicios y
Obras que administra el OSCE, siendo el
rgano encargado de las contrataciones
de la entidad el responsable de esta
actividad.
Luego, los requerimientos elaborados por
las respectivas reas usuarias sern inclui-
dos en el cuadro de necesidades y remiti-
dos por estas, al rgano encargado de
las contrataciones para su consolida-
cin, valorizacin y posterior inclusin
en el Plan Anual de Contrataciones.
Una vez aprobado el presupuesto insti-
tucional, el rgano encargado de las
contrataciones revisar, evaluar y
actualizar el proyecto de Plan Anual
de Contrataciones, sujetndolo a los
montos de los crditos presupuestarios
establecidos en el citado presupuesto
institucional.
En este punto resaltan las acciones del
rgano encargado de las contratacio-
nes de la entidad, que tiene a su cargo
la recepcin de los requerimientos en
el cuadro de necesidades para conso-
lidarlos, establecer el valor estimado
y luego incluirlos en el Plan Anual de
Contrataciones.
A efectos de la valorizacin de los re-
querimientos del rea usuaria, se debe
realizar una indagacin de mercado
y realizar el debido sustento del valor
estimado con cotizaciones u otras for-
mas establecidas en la norma. Poste-
riormente, al momento de realizar los
actos preparatorios deber efectuarse el
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado y este valor estimado no podr
ser considerado como una fuente para el
indicado estudio.
Asimismo, la normativa exige que los
montos considerados en el Plan Anual
de Contrataciones se sujeten a los montos
considerados para el caso en el presupues-
to institucional. De encontrarse algn tipo
de diferencia, debe adoptarse las acciones
necesarias a n de que el Plan Anual de
Contrataciones no supere el monto previs-
to en el presupuesto institucional.
Por otro lado, el artculo 8 del Reglamen-
to de la Ley establece que el Plan Anual de
Contrataciones aprobado estar a disposicin
de los interesados en el rgano encargado de
Actualidad Gubernamental
VII
las contrataciones de la Entidad y en el portal
institucional de esta, si lo tuviere, pudiendo
ser adquirido por cualquier interesado al pre-
cio equivalente al costo de reproduccin4.
Dicho costo de reproduccin debe consi-
derarse nicamente como el gasto en el
que incurrir la entidad al fotocopiar el
Plan Anual de Contrataciones. No debe
tomarse en cuenta otros gastos como per-
sonal, electricidad, gastos administrativos,
entre otros.
Otra obligacin que conforme a ley debe
cumplir el organismo encargado de las
contrataciones la encontramos en su
artculo 7, el cual dispone que el Expe-
diente de Contratacin quede bajo custodia
del rgano encargado de las contrataciones,
conforme se establezca en el Reglamento.
De otro lado, el artculo 10 del Regla-
mento establece que el rgano encargado
de las contrataciones tiene a su cargo la
custodia y responsabilidad del Expediente de
Contratacin, salvo en el periodo en el que
dicha custodia est a cargo del Comit Espe-
cial. Dicha custodia implica mantener un
adecuado sistema de archivo que permita
conservar el expediente de contratacin
en buenas condiciones, por un periodo
mucho mayor a diez (10) aos.
Asimismo, el Reglamento dispone que el
rgano encargado de las contrataciones de
la entidad () es responsable de remitir
el Expediente de Contratacin al funcio-
nario competente para su aprobacin,
de acuerdo a sus normas de organizacin
interna, debiendo previamente vericar
que efectivamente el expediente contiene
los siguientes documentos:
1. El requerimiento, acompaado de
las caractersticas de los bienes, servi-
cios y obras con sus especicaciones
tcnicas, trminos de referencia o
expediente tcnico, respectivamente.
En el caso de obras adems debe con-
tarse con el estudio de preinversin
y el informe tcnico que sustent la
declaratoria de viabilidad conforme al
Sistema Nacional de Inversin Pblica.
2. El estudio de posibilidades que ofrece
el mercado, en los trminos previstos
en la normativa sobre contrataciones
del Estado.
3. La documentacin que acredite la
disponibilidad presupuestal.
Es sumamente importante que el rgano
encargado de las contrataciones de la
entidad verifique la existencia de los
documentos antes enumerados, pues
constituyen elementos indispensables
para la aprobacin del expediente de
contratacin.
En otras palabras, si la entidad no cuenta
con los documentos antes citados, resulta
4 Esta disposicin del Reglamento guarda concordancia con el
principio de transparencia contemplado en el literal h) del
artculo 4de la ley.
N 51 - Enero 2013 VII 5
VII Informe Especial
legalmente imposible aprobar el expe-
diente de contratacin.
Por otro lado, en el caso de que un
proceso de seleccin sea declarado de-
sierto, la nueva convocatoria deber
contar con una nueva aprobacin del
expediente de contratacin solo en caso
de que haya sido modicado en algn
extremo. Esta modicacin se reere a
cualquier cambio producto del anlisis
de las causas que declararon desierto el
proceso de seleccin; como es el caso de
la modicacin de algn extremo de los
requisitos tcnicos mnimos, del valor
referencial o de las bases respecto de la
convocatoria anterior.
4.3. La labor del rgano encargado
de las contrataciones en la de-
terminacin de las caractersticas
tcnicas de los bienes, servicios y
obras a contratar
La formulacin de las especicaciones
tcnicas la deber realizar el rea usuaria
en coordinacin con el rgano encargado
de las contrataciones de la entidad. Para
lo cual, deber evaluarse en cada caso las
alternativas tcnicas y las posibilidades
que ofrece el mercado para la satisfaccin
del requerimiento.
Esta evaluacin tiene como finalidad
permitir la concurrencia de la pluralidad
de proveedores en el mercado para la
convocatoria del respectivo proceso de
seleccin. Por tanto, debe evitarse la
inclusin de requisitos innecesarios cuyo
cumplimiento solo favorezca a determi-
nados postores.
Por tal motivo, el rgano encargado de las
contrataciones debe empezar a elaborar
el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado inmediatamente despus de
recibir el requerimiento.
Durante la elaboracin del estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, el
rgano encargado de las contrataciones
tendr la oportunidad de revisar qu
extremos de las caractersticas tcnicas
deben ser objeto de modicacin; de
manera tal que la contratacin se enmar-
que en los estndares planteados para el
caso por la normativa sobre contratacin
pblica vigente.
En esta parte de la fase de actos pre-
paratorios, el rgano encargado de las
contrataciones juega un papel funda-
mental: conforme a sus competencias, es
el encargado de vericar, entre otros, la
pluralidad de potenciales postores a partir
de los requisitos tcnicos mnimos. De no
presentarse esta situacin, deber comu-
nicar inmediatamente al rea usuaria qu
extremo de las especicaciones tcnicas o
trminos de referencia deber ser modi-
cado para evitar que la contratacin se
dirija a un solo proveedor.
VII 6 Actualidad Gubernamental
Del mismo modo, en este momento el
rgano encargado de las contrataciones
podr indicarle al rea usuaria cules
sern los extremos que requieren ser a-
nados, de modo tal que puedan escoger
las mejores alternativas que ofrece el
mercado.
Por ejemplo, en el caso de la compra de
bienes, el rea usuaria podra requerir, de
manera involuntaria, una caracterstica
que se encuentra descontinuada en el
mercado que ha sido remplazada por una
ms evolucionada. En este supuesto, en
virtud de la coordinacin dispuesta en la
normativa sobre contratacin pblica, el
rgano encargado de las contrataciones de
la entidad est en la obligacin de indicar
al rea usuaria cules son los ajustes que
debe hacer en sus especicaciones, para
retirar la caracterstica descontinuada
y considerar aquella que se encuentra
vigente en el mercado.
Precisamente, como ya lo mencionamos
anteriormente, el artculo 11 del Re-
glamento de la ley, al ocuparse de las
caractersticas tcnicas de lo que se va a
contratar, indica que el rea usuaria es la
responsable de denir con precisin las ca-
ractersticas, condiciones, cantidad y calidad
de los bienes, servicios u obras que requiera
para el cumplimiento de sus funciones, de-
biendo desarrollar esta actividad de acuerdo
a lo indicado en el artculo 13 de la Ley.
Asimismo, el citado artculo acota que
el () rgano encargado de las con-
trataciones, con la autorizacin del rea
usuaria y, como producto del estudio de
las posibilidades que ofrece el mercado,
podr ajustar las caractersticas de lo que
se va a contratar.
Siendo esta norma consecuente con la
coordinacin que debe existir entre el
rea usuaria y el rgano encargado de las
contrataciones de la entidad para realizar
los ajustes necesarios en los requisitos
tcnicos mnimos; sin perder de vista que
el responsable nal para la determinacin
de las caractersticas tcnicas es el rea
usuaria.
Sobre esto ltimo, debe tenerse en con-
sideracin que si el rea usuaria cuenta
con el sustento tcnico necesario para
establecer en su requerimiento una o ms
caractersticas que solamente las cumple
un proveedor y que adems se trata de un
bien o servicio que no admite sustituto,
corresponde entonces iniciar el trmite
para la exoneracin contemplada en el
literal e) del artculo 20 Ley de Contra-
taciones5.
Ahora bien, la contratacin de esta even-
tual exoneracin se realizar conforme al
5 e) Cuando exista proveedor nico de bienes o servicios que no
admiten sustitutos, o cuando por razones tcnicas o relacionadas
con la proteccin de derechos, se haya establecido la exclusivi-
dad del proveedor.
N 51 - Enero 2013
procedimiento establecido en el artculo
135 del Reglamento de la Ley que
establece que la contratacin del bien,
servicio u obra objeto de la exoneracin,
ser realizada por el rgano encargado
de las contrataciones de la entidad o el
rgano designado para el efecto.
En otras palabras, el rgano encargado
de las contrataciones de la entidad
estar a cargo de realizar el procedi-
miento de exoneracin, a menos que
en el documento que la apruebe se
designe a otra dependencia.
4.4. El fraccionamiento desde el punto
de vista del rgano encargado de
las contrataciones de la entidad
El artculo 19 de la Ley establece que
el rgano encargado de las contrataciones
en cada entidad es responsable en caso
del incumplimiento de la prohibicin (de
fraccionamiento) a que se reere dicho
artculo.
La norma citada establece la responsabi-
lidad ante un eventual fraccionamiento,
el cual consiste segn el artculo 20 del
Reglamento en la prohibicin de dividir
una contratacin para dar lugar al cambio del
tipo de proceso de seleccin que correspon-
da segn la necesidad anual, o de evadir la
aplicacin de la normativa de contrataciones
del Estado para dar lugar a contrataciones
menores a tres (3) UIT, y/o de acuerdos
comerciales suscritos por el Estado peruano
en materia de contratacin pblica6.
Esta responsabilidad legal obliga al rgano
encargado de las contrataciones de la en-
tidad a realizar un estricto control de los
requerimientos enviados por las distintas
reas usuarias a lo largo de un ejercicio
presupuestal, a n de determinar cules
repiten el pedido y podran generar un
fraccionamiento o cualquiera de los otros
supuestos reseados en el artculo 20
modicado del Reglamento de la Ley de
Contrataciones..
Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe
tenerse en consideracin que el citado
artculo 20 ha considerado supuestos en
los cuales, no obstante encontrarnos ante
un caso de fraccionamiento, la norma ha
estimado pertinente tomarlo como una
excepcin. Dichos casos son los siguientes:
1. Cuando estando acreditada la nece-
sidad en la etapa de planicacin,
la entidad restringi la cantidad a
contratar por no disponer a dicha
fecha la disponibilidad presupuestal
correspondiente; situacin que vara
durante la ejecucin del Plan Anual
de Contrataciones al contarse con
mayores crditos presupuestarios no
previstos, provenientes de, entre otros,
transferencias de partidas, crditos
suplementarios y recursos pblicos
6 Artculo modicado por la reciente Ley N 29873.
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
captados o percibidos directamente
por la entidad.
2. En el caso de que con posterioridad
a la aprobacin del Plan Anual de
Contrataciones surja una necesidad
extraordinaria e imprevisible adicional
a la programada, la cual deber ser
atendida en su integridad a travs de
una contratacin, salvo que respecto
de la contratacin programada an
no se haya aprobado el expediente
de contratacin.
3. Cuando se contrate con el mismo
proveedor como consecuencia de
procesos de seleccin con objetos
contractuales distintos o en el caso
de que concurran procesos de selec-
cin con contratos complementarios,
exoneraciones o con procesos bajo
regmenes especiales.
4. Tratndose de una contratacin
efectuada a travs del Catlogo de
Convenios Marco.
5. En caso se requiera propiciar la
participacin de las microempresas
y pequeas empresas, en aquellos
sectores donde exista oferta competi-
tiva, siempre que sus bienes, servicios
y obras sean de la calidad necesaria
para que la entidad se asegure el
cumplimiento oportuno y los costos
sean razonables en funcin de las
condiciones del mercado.
Para todo ello, es muy importante que
el rea usuaria, el rgano encargado de
las contrataciones, el rgano de control
institucional, el rea legal y las dems
dependencias de la entidad encargadas de
analizar la existencia de fraccionamiento
conozcan claramente estas excepciones,
a n de evitar retrasos en la contratacin
programada por la entidad.
As por ejemplo, si un rea usuaria, que
fue creada luego de la aprobacin del
Plan Anual de Contrataciones, realiz
durante 10 meses en el ao, la compra
de tner para sus impresoras, a razn de
S/1,000.00 (un mil con 00/100 nuevos
soles) en cada compra; no se congura
fraccionamiento porque la contratacin
no fue dividida para cambiar de tipo de
proceso de seleccin.
En efecto, en el caso antes sealado, la
contratacin para todo el ao de tner
para dicha rea usuaria asciende a la suma
de S/10,000.00 (diez mil con 00/100
nuevos soles), se encuentra fuera de un
proceso de seleccin en virtud del literal
i) del numeral 3.3 del artculo 3 de la
Ley y siempre que para este supuesto de
contratacin no se encuentre incluido en
el Catlogo de Convenios Marco.
Sin embargo, si la compra de tner hu-
biera sido por una suma mayor a tres (3)
UIT, se hubiera congurado el fracciona-
miento, pues se dividi la contratacin
para evitar realizar el proceso de seleccin
que corresponde.
Por ltimo, un tpico caso de fraccio-
namiento lo encontramos cuando por
ejemplo, se pretende comprar medica-
mentos para todo el ao pero se divide la
contratacin, y se requiere mensualmente
los medicamentos necesarios para cubrir
la necesidad de los prximos treinta das.
4.5. El rgano encargado de las con-
trataciones y su labor en la deter-
minacin del valor referencial
El rgano encargado de las contratacio-
nes de la entidad tiene tambin bajo
su competencia la determinacin de la
informacin que constituye el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado. Al
respecto, el artculo 12 del Reglamento
establece que al elaborar el citado estudio,
el OEC se encuentra en la responsabilidad
de determinar la siguiente informacin:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o
postores.
3. La posibilidad de distribuir la buena pro
4. Informacin que pueda utilizarse para la
determinacin de los factores de evalua-
cin, de ser el caso.01
5. La pertinencia de realizar ajustes a las
caractersticas y/o condiciones de lo que
se va a contratar, de ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan inci-
dencia en la eciencia de la contratacin.
Asimismo, la normativa sobre contrata-
ciones del Estado obliga a que el indicado
estudio tome en cuenta presupuestos y co-
tizaciones actualizadas, las cuales debern
provenir de personas naturales o jurdicas
que se dediquen a actividades materia de
la convocatoria, incluyendo fabricantes
cuando corresponda; o a travs de por-
tales y/o pginas web, catlogos, entre
otros, debiendo emplear como mnimo
dos (2) fuentes.
Es importante que los funcionarios y
servidores del rgano encargado de las
contrataciones de la entidad conozcan
que cualquiera fuera el nmero de coti-
zaciones que hayan conseguido, ello ser
equivalente nicamente a un solo tipo de
fuente (cotizacin), y que solo en ciertos
casos y de manera excepcional se podr
elaborar un estudio de posibilidades que
ofrece el mercado con una sola fuente
en los casos que la normativa establezca.
Asimismo, se resalta que para la deter-
minacin del valor referencial, el rgano
encargado de las contrataciones est facul-
tado para solicitar el apoyo que requiera
del rea usuaria, la que estar obligada a
brindarlo bajo responsabilidad.
4.6. La obligacin de suscripcin de
los contratos por parte del OEC
Otra importante labor que el rgano en-
cargado del as contrataciones tiene a su
Actualidad Gubernamental
VII
cargo es precisamente la suscripcin de
los contratos una vez que la buena pro ha
quedado consentida o administrativamen-
te rme, el comit especial debe entregar
el expediente del proceso de seleccin al
rgano encargado de las contrataciones de
la entidad a n que el mismo pueda citar
al contratista para la rma del contrato.
El procedimiento para la rma de contrato
se realizar conforme a lo previsto por la
normativa, teniendo en cuenta el objeto
y tipo de proceso convocado.
5. El comit especial
El comit especial por denicin es el r-
gano colegiado encargado de seleccionar
al proveedor que brindar los bienes,
servicios u obras requeridos por el rea
usuaria a travs de una determinada
contratacin.
Del mismo modo, el artculo 24 de la
Ley de Contrataciones estipula que el
comit especial es el rgano que tiene
a su cargo la elaboracin de las bases y la
organizacin, conduccin y ejecucin del
proceso de seleccin, hasta que la buena
pro quede consentida o administrativamente
rme, o se cancele el proceso de seleccin.
De acuerdo con el mismo artculo, el co-
mit especial estar integrado por (3) tres
miembros, de los cuales uno (1) deber per-
tenecer al rea usuaria de los bienes, servicios
u obras materia de la convocatoria, y otro al
rgano encargado de las contrataciones de la
entidad. La designacin de los miembros
del comit se encuentra a cargo del titular
de la entidad o de otro funcionario a quien
el primero le haya delegado esa funcin.
Siendo imprescindible que sus integrantes
se encuentren identicados con nombre
propio y con indicacin expresa de la per-
sona que lo presidir. Igualmente, deber
nominarse tantos suplentes como titulares
se haya designado.
Ahora bien, dicho comit puede ser de-
signado para un proceso en particular (ad
hoc) o para ms de uno (permanente), en
los casos que se requiera conveniente y
factible en virtud de la normativa. Siendo
el cargo de miembro del comit especial
irrenunciable.
Aquellas personas, sean funcionarios,
servidores pblicos o contratados bajo
la modalidad del CAS, sean designados
mediante acto resolutivo por el titular de
la entidad o quin haga sus veces como
miembros del comit especial, debern
bajo responsabilidad de sus actuaciones,
estudiar y capacitarse adecuadamente
en el manejo de la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento, as como
tambin todas aquellas disposiciones que
publique el OSCE.
De no resultarles posible conocer en su
integridad el marco normativo que regula
las contrataciones del Estado, cuando
N 51 - Enero 2013 VII 7
VII Informe Especial
menos resulta vital que sus miembros
revisen y conozcan las principales normas
aplicables a dicho mbito, para que al
momento de desarrollar la funcin de
miembro del citado comit conozcan su
competencia, entendindose por tal, la
conduccin del proceso, su organizacin,
conduccin y ejecucin, desde la recep-
cin del expediente, la elaboracin de las
bases hasta la culminacin del proceso;
esto es, hasta que quede consentido el
otorgamiento de la buena pro, declaren
desierto el proceso, segn fuera el caso.
Lo principal de conocer el marco norma-
tivo que engloba las contrataciones del
Estado, es que los miembros del comit
especial puedan conocer cules son aque-
llas atribuciones dadas por la normativa
de contrataciones del Estado, y asimismo
conocer que tales atribuciones tienen lmi-
tes, de tal modo que puedan abstenerse
de efectuar acciones no respaldadas por
dicha normativa bajo riesgo de incurrir
en responsabilidad administrativa, civil e
incluso penal; entendiendo por ejemplo,
que el comit especial no puede de ocio
modicar bases previamente aprobadas,
tampoco puede determinar especifi-
caciones tcnicas o el valor referencial,
debiendo para ello formular consultas
a las reas competentes de la entidad,
respecto de la informacin tcnica y eco-
nmica que le fuera proporcionada en el
expediente de contratacin respectivo.
Debiendo ejercer dicha potestad con las
limitaciones que impone la complejidad
de la informacin tcnica y econmica
contenida en el expediente tcnico y los
plazos con que cuenta para poder efectuar
la contratacin.
Lo anterior se explica porque, con ms
frecuencia de lo pensado, los miembros
de los comits bajo un mal entendido
exceso de conanza, facilidad o como-
didad para ellos o para evitar enconos
con quienes los contratan, se limitan
nicamente a rmar cuanto otros les
traen, sin detenerse algunas veces a leer
cuando rman o en reparar las responsa-
bilidades que les pudieran acarrear; o lo
que es peor, en el perjuicio que con sus
actuaciones u omisiones pueden causar
a la entidad, al Estado y en denitiva
al pblico usuario, que muchas veces
suelen ser ellos mismos o sus familiares
quienes reciben bienes, servicios u obras
de cantidad o calidad distinta a la que
realmente corresponde.
Por ello cada una de las autoridades que
intervienen en las contrataciones del Es-
tado y especialmente los miembros de los
comits especiales tienen en sus funciones
la oportunidad de evitar que sus actos no
formen parte del alarmante incremento
de noticias y estadsticas sobre corrupcin,
malversacin de fondos, que a diario se
destaca dentro y fuera de nuestro pas.
Siendo todo mejorable siempre que se
VII 8 Actualidad Gubernamental
delimite adecuadamente la independen-
cia (vnculo laboral econmico) del comit
especial y se provean de los mejores me-
canismos para una adecuada capacitacin.
5.1. Las limitaciones del comit espe-
cial
Las limitaciones a las cuales se encuentra
sujeto el comit especial no se hallan
detalladas en forma adecuada en la Ley
de Contrataciones del Estado y su Regla-
mento, pero podemos dilucidarlas de la
sistematizacin de la informacin vista en
la normativa de la materia, y los abundan-
tes pronunciamientos y resoluciones del
Tribunal, limitaciones que seguidamente
presentamos:
En los casos de recursos impugnati-
vos, como el de Apelacin, el comi-
t especial se encuentra impedido
de emitir informe Tcnico-Legal7.
No aprueba bases, solo las elabora,
integra o adeca, puesto que las mis-
mas sern aprobadas por el titular de
la entidad.
No modica bases unilateralmente,
salvo la implementacin de correccio-
nes, adecuaciones o acreditaciones,
producto de un pronunciamiento.
No modica bajo ningn modo
bases integradas.
No revoca sus propias decisiones.
Esta es la materializacin de la doc-
trina de los actos propios. Vista en
la Resolucin N 425/2003.TC-S2,
en donde el Tribunal estableci que
el comit especial no est facultado
para revocar sus propias decisiones.
No introduce cambios inopinados
a las bases. Los miembros del comit
especial se encuentran obligados en
todo momento a garantizar la plena
vigencia de los principios que rigen las
contrataciones pblicas lo cual supo-
ne, entre otros aspectos, no introducir
cambios inopinados en las bases que
regulan el proceso, peor an si ellas
ya han quedado integradas8.
No tiene acceso previo a las pro-
puestas econmicas, sino hasta que
la evaluacin tcnica haya concluido y
se realice en forma pblica la apertura
de sobres.
No deniega el acceso de los parti-
cipantes o postores al expediente
de contratacin, siempre que conste
una solicitud previa.
No efecta vericacin posterior.
No efecta precisin de especica-
ciones tcnicas.
No solicita informacin adicional
a los postores. El comit especial
7 RETAMOZO LINARES, Alberto, Contrataciones y Adquisiciones
del Estado y Normas de Control. Tomo I, Octava Edicin. Editorial
Jurista Editor, agosto 2011, p. 561.
8 Resolucin N 1022/2005.TC-SU
N 51 - Enero 2013
se encuentra impedido de solicitar
informacin adicional a la presentada
por los postores, pues implica transgi-
versar la oferta por cuanto posibilita
que las propuestas, que deben valer
por s mismas, sean complementadas,
aclaradas o precisadas durante el
desarrollo del proceso, incluso va-
riando su alcance, circunstancia que
vulneraria el Principio de Trato Justo
e Igualitario a los postores9.
No otorga plazo para subsanar la
Propuesta Tcnica. Por Resolucin
N 408/2003.TC-S2, el Tribunal es-
tableci que la decisin del Comit
especial de otorgar un plazo para la
subsanacin de Propuesta Tcnica,
constituye un acto que puede ser
materia de impugnacin. Por contra-
venir los principios de imparcialidad y
trato justo e igualitario.
No interpreta las bases. Este aspecto
es relevante, por cuanto la anterior
legislacin s reconoca en el comit
Especial la competencia para inter-
pretar sus bases integradas. Criterio
que ha sido eliminado en el nuevo
Reglamento. Aspecto que se cie ms
a la naturaleza de los procesos admi-
nistrativos y su estrecha vinculacin al
principio de legalidad.
No acoge observaciones que signi-
quen una modicacin a las bases.
No resuelve el Recurso de Apela-
cin, tal como qued establecido en
las Resoluciones N 201/2004.TC-SU
y N 1094/2005.TC-SU, donde se pre-
cis que la diferencia de competencias
entre la entidad y el comit especial
radica en la naturaleza del recurso
de apelacin, por cuanto la impugna-
cin basada en un cuestionamiento
concreto relacionado con el proceso
de seleccin no puede ser revisado
por quien supuestamente habra incu-
rrido en error al aplicar o interpretar
errneamente las bases, la Ley o su
Reglamento, ya se el Comit Especial o
la dependencia encargada de las con-
trataciones y adquisiciones, sino por el
superior jerrquico, en la medida que
este pueda emitir pronunciamiento de
manera objetiva, salvaguardndose as
las garantas del debido procedimiento
y de imparcialidad.
No determina, modica, aumenta
o disminuye las especicaciones
y caractersticas tcnicas del bien
a adquirir, por cuanto ello ha sido
determinado por la dependencia
usuaria, y posteriormente recogido
por la autoridad que aprob las bases
del proceso de seleccin10.
No determina el sistema de contra-
tacin.
9 Pronunciamiento N 147-2003/GTN.
10 Resolucin N 764/2005.TC-SU.