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AJUSTES DE NMINA Y PRESTACIN DE SERVICIOS

NOMINA: el trmino nmina indica la cantidad pagada a los empleados por el


trabajo que han hecho en la empresa durante un perodo determinado de tiempo,
normalmente mensual o trimestral.

En el proceso de contabilizacin se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nmina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Cdigo Nombre de la cuenta Debito Crdito


250505 Salarios por pagar 846,662
237005 Aportes E.P.S 106,250
237006 A.R.P 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500
238030 Fondos de pensin 131,751
261005 Cesantas 75,037
261010 Intereses sobre las cesantas 9,004
261015 Vacaciones 29,190
261020 Prima de servicios 75,037
510506 Sueldos 700,000
510515 Horas extras 50,000
510518 Comisiones 100,000
510520 Auxilio de transporte 63,600
510530 Cesantas 75,037
510533 Intereses sobre las cesantas 9,004
510536 Prima de servicios 75,037
510539 Vacaciones 29,190
510568 A.R.P 4,437
510569 Aportes E.P.S 72,250
510570 Aportes fondo pensiones 98,813
510572 Aportes cajas de compensacin 34,000
510575 I.C.B.F 25,500
510578 Sena 17,000

Sumas iguales 1,341,068 1,341,068

PRESTACION DE SERVICIOS: hay que precisar que las prestaciones


sociales son un beneficio exclusivo para las personas que estn vinculadas a una
empresa mediante un contrato de trabajo; esto quiere decir que los trabajadores
vinculados mediante un contrato de servicios, no tiene derecho a ningn tipo de
prestaciones sociales, y si el trabajador vinculado mediante esta figura, desea
obtener el beneficio de alguna las prestaciones sociales [como la seguridad
social], deber asumir su costo.

Generalmente se denominan apropiaciones o provisiones de nmina aquellos


valores estimados de las prestaciones sociales de los empleados, por el perodo
que se liquida la nmina que puede ser semanal, quincenal o mensual. Una forma
para estimar este pasivo es la de apropiar del valor total, la suma correspondiente al
22% que se forma por la siguiente relacin y porcentajes:

Clase % Concepto Valor


Salario total de la nmina 4.884.500
Auxilio de transporte 165.000
Total devengado 5.040.500
Apropiaciones prestaciones sociales Base 5.040.500
Cesantas 8.333% Salario + Auxilio transporte 420.792
Intereses sobre cesantas 1.000% Sueldo base 50.495
Vacaciones 4.166% Salario + Auxilio transporte 203.521
Prima de servicios 8.333% Salario + Auxilio transporte 420.792

Cada vez que se liquida la nmina, se deben calcular las diferentes provisiones de
nmina como es el caso de la prima de servicios, las cesantas y los intereses
sobre cesantas, valores que luego no coinciden con los liquidados
definitivamente, por tanto es preciso proceder a realizar los ajustes pertinentes.
Las diferentes provisiones de nmina se calculan mensual, quincenal o
semanalmente, segn sea el periodo de pago adoptado por la empresa. Una vez
que se hace la liquidacin definitiva del respectivo concepto, el valor liquidado casi
nunca coincide con los valores provisionados y acumulados mensualmente, por lo
que se hace necesario ajustar los resultados acumulados al valor real, es decir, al
liquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales, por
ejemplo, se hacen por lo general cada seis meses, en el caso de la prima de
servicios y cada ao en el caso de las cesantas.

EJEMPLO: Provisin de la prima de servicios

Cuando se liquida la nmina, se provisiona por concepto de prima de servicios el


8.33% del salario base, el cual vamos a suponer de $1.000.000.
La provisin correspondiente la prima de servicios en el caso del ejemplo ser de
$83.300 y su contabilizacin ser la siguiente:
Cuenta Debito Crdito
510536 83.300
261020 83.300

Cada mes se realizar esta contabilizacin, de modo que los valores del pasivo
estimado se van acumulando.
Supongamos que despus de 6 meses, el valor acumulado en la cuenta 261020
es de 499.800.
Al realizar la liquidacin definitiva, se pueden presentar tres situaciones.
Primero: el valor liquidado y el valor acumulado de la provisin son iguales.
Segundo: el valor liquidado es superior al valor acumulado de la provisin.
Tercero: el valor liquidado es inferior al valor acumulado de la provisin.
En el primer caso, por obvias razones no se requiere hacer ningn ajuste, en los
dos restantes s se requiere hacer los ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este valor es
superior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provision un valor inferior al real, por tanto, el excedente no
provisionado [50.200] se debe llevar al gasto, luego la contabilizacin ser:
Cuenta Debito Crdito
510536 50.200
261020 50.200

En esta situacin, el registro contable es exactamente igual al que se realiza


mensualmente cuando se calcula la provisin.

Segundo supuesto: El valor liquidado es de 450.000. Vemos que este valor es


inferior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provision ms de lo debido [49.800], por tanto se llev al gasto
un valor indebido. Para hacer el ajuste respectivo, la contabilizacin ha de ser la
siguiente:
Cuenta Debito Crdito
261020 49.800
425035 49.800

En esta situacin el registro contable es diferente, puesto que no se afecta el


gasto, sino el ingreso, ya que las cuentas del gasto no se acreditan para realizar
algn ajuste por exceso, sino que en su lugar se utiliza la cuenta de ingresos por
recuperaciones [4250].
Una vez que se ha realizado el ajuste respectivo, y el valor del saldo de la cuenta
261020 es definitivo, es el real, se procede a cancelar ese valor contra la cuenta
25, cuenta que corresponde a los pasivos laborales efectivos, puesto que la
cuenta 26, corresponde a pasivos estimados. Para ello, se realiza el siguiente
registro contable:
Cuenta Debito Crdito
261020 xxx
252001 xxx

Con este registro contable, la cuenta 261020 debe quedar en ceros.


Igual procedimiento se realiza con los otros conceptos de nmina susceptibles de
ajustar.

PROVISIN PRESTACIONES SOCIALES


Consiste en que adems del salario que se le pagan a los trabajadores las
empresas en Colombia deben reconocer a todos ellos otros beneficios
denominados prestaciones sociales cuyo valor y tipo la definen la legislacin
laboral en Colombia las prestaciones sociales se originan a partir de cada salario
devengado y constituye un gasto operacional.

AUXILIO DE CESANTIAS: Es un reconocimiento que la empresa hace al


trabajador una vez que el finaliza su contrato de trabajo consiste en el pago de un
salario mensual por cada ao de servicio y proporcional por fraccin de cada ao
la liquidacin debe hacerse el 31 de diciembre de cada ao y la empresa se obliga
a consignar el valor liquidado del auxilio de cesantas y a cada trabajador en el
fondo de cesantas que el trabajador all escogido libremente antes del 15 de
febrero del ao siguiente. El salario que se utiliza para la liquidacin corresponde
al ltimo salario devengado mensualmente.

INTERES A LAS CESANTIAS: Las empresas pagan a sus empleados el 1%


mensual y al 31 de diciembre ella las liquidas y tiene como plazo para pagarlas
hasta el 31 de enero del ao siguiente esto afecta las cuentas de gastos de
personal y la provisin para obligaciones laborales.

PRIMA DE SEVICIOS: La empresa debe pagar esta prestacin de acuerdo al


capital que posea. La empresa si el capital es inferior a 200.000 pesos deber
reconocer al asalariado 15 das de salario por cada ao y si es igual o mayor de
200.000 pesos la prima ser de 30 das de salario por ao la prima debe pagarse
semestralmente hasta el 30 de junio y hasta el 20 de diciembre de cada ao en
partes iguales, si el contrato es a trmino indefinido, si es a trmino fijo se pagara
de manera proporcional.
VACACIONES: Los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 das avils y
consecutivos de vacaciones pagas por cada ao laboral o proporcionalmente al
tiempo que all trabajado.

1) Auxilio de cesantas 1salario mensual 100%/12=8.33%


2) Int/cesantas 1% mensual 1%
3) Prima de servicio 1salario mensual 100%/12=8.33
30 junio 50%
20 dic 50%
4) Vacaciones 15 das salario 50%/12=4.17
= 21.83%

EJEMPLO: Supongamos que esta es la nmina.


$ 92744.780 Devengado
$ 2930.000 Auxilio de transporte

Cesantas 92744.780
*8.33%
$7692.320

Int/cesantas 7692.320
*1%
$76.923

Prima servicio 92744.780


*8.33%
$7692.320

Vacaciones 89414.780
*4.17%
$3728.596

CONTABILIZACION

Seguridad social.
Salud: La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes
para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa
aporta el 8.5%, porcentaje ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y
posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el
trabajador.
Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin,
un 16% del salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta
el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el
fondo de pensiones que el empleado haya determinado.
Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de
riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o
enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor
en la empresa. El aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el
porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva segn sea el nivel de
riesgo que corra el trabajador en su trabajo.
Aportes parafiscales.
Cajas de compensacin familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por
subsidio familiar un 4% del salario base de cotizacin por ste concepto.
Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe
aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.
Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2%
de la nmina base para los aportes, con destino al SENA.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


520568 Aportes a administradoras de riesgos 48.845
520569 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760
520570 Aportes fondos de pensiones y cesantas 586.140
237005 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760
237006 Aportes administradoras de riesgos 48.845
238030 Fondos de cesantas y/o pensiones 586.140
Total aportes seguridad social 1025.745 1025,745

3. Aportes parafiscales, sobre la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


520572 Aportes cajas de compensacin familiar 195.380
520575 Aportes ICBF 146.535
520578 Aportes SENA 97.690
237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605
Total aportes parafiscales. 439.605
439.605