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TRABAJO FINAL DE PLANEACION DE EVENTOS.

EVENTO SOCIAL:

MATRIMONIO.

OBJETIVO:

Establecer la unin entre el hombre y la mujer convenida deacuerdo con la ley


ordenada a la creacin de una familia; en cuyo seno nacern y se criaran los hijos y
donde se constituye un vnculo habitual de permanencia dirigido a la fidelidad,
convivencia y colaboracin de los conyugues en su hogar.

ETAPAS DE LOS EVENTOS.

QUIEN SOLICITA EL EVENTO:

La persona que solicita la realizacin del evento son los padres de la novia el SR.
Gerardo Obando y la SRA. Gloria Santacruz en honor a su hija Paola obando
Santacruz.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES.
* Conseguir el lugar donde se llevara a cabo el evento y donde este incluya el
servicio de (mesas, sillas, manteles, lencera, meseros).
* hacer la reservacin de la iglesia (NUESTRA SEORA DEL ROSARIO)
* realizar cotizacin del buffet.
* realizar la lista de invitados.
* cotizar bebidas y pasabocas.
* separar cupo previo del fotgrafo y camargrafo
* cotizar la decoracin de la iglesia y el saln con arreglos florales y tul.
* cotizacin de las argollas y trajes de los novios.
* cotizacin del sonido.

DESIGNAR COMIT.

* Comit financiero.
* Comit logstica.
* Comit publicidad.

GESTIONAR RECURSOS.

El matrimonio se llevara a cabo gracias a la colaboracin de los familiares de los


novios.
El ponque ser obsequiado por los padres de la novia.
El buffet correr por cuenta de los familiares del novio.
Las argollas sern el regalo de bodas de los padrinos.
Los trajes de los novios sern prestados por la casa de moda RICHITELLY.
Los dems gastos sern cubiertos por los novios.

SOLICITUD DE INFORMACION.

Confirmar la asistencia de los invitados a la ceremonia religiosa y a la recepcin 3 o


4 das antes de la celebracin matrimonial por medio telefnico.

PLANEAR ACTIVIDADES PREVIAS.

la planeacion del evento en su amplitud ser de las siguiente manera:

* Sern invitados 230 personas


* Hora de la ceremonia: 6:00 PM a 7:30 PM
* Hora de la reserpcion: 8:00 PM a 3:00 de la maana del da siguiente
* Fecha: 15 noviembre del 2007
* Se ofrecern dos (2) mens para la cena.
* Dentro de las bebidas alcohlicas se ofrecer wuisky en copas, gaseosa y
aguardiente por botella a cada mesa
* Los arreglos florales sern 50 ramos en los que se distribuiran de la siguiente
manera:
En la iglesia irn 12 pedestales y 15 porta bancas y los restantes sern para el saln
donde se llevara el evento, estos sern colocados 2 a la entrada del saln, 1 al lado
de la mesa de los novios y los 20 sern para los centros de mesa.
* La msica ser para todos los gustos y un grupo sinfnico en la iglesia para que
acompae la ceremonia.
COMITES ORGANIZADORES.

COMIT DE PUBLICIDAD: es el encargado de revisar todo lo relacionado con la


divulgacin del matrimonio y donde tendr como responsabilidad:

* Timbrar o mimbretiar las tarjetas de invitacin y las tarjetas de participacin a


la iglesia.
* Timbrar las tarjetas de entrada a la recepcin.
* Publicacin del evento en las pginas sociales.
* Realizar la entrega de invitaciones.

COMIT DE LOGISTICA: es el encargado de coordinar que todas las actividades


previas se encuentren organizadas y listas para el da del evento.

* Confirmar el saln y verificar que se incluya el paquete completo (sillas, mesas,


manteles, lencera, meseros)
* Confirmar el buffet, bebidas y los pasabolas.
* Organizar todo lo pertinente con la iglesia (ramos, pedestalales, msica, los
reclinatorios de los novios)
* Confirmar el estado de los trajes que usaran los novios, pajecitos y damas de
honor el da de la boda.
* Confirmar la asistencia del valet parking.

COMIT FINANCIERO: es el encargado de manejar todos los gastos econmicos y


posteriormente el que da la aprobacin de las cotizaciones de los dems comits
este comit tendr como responsabilidad decir si se puede o no costear el evento.

MANUAL DE FUNCIONES

Florida Valle: 15 septiembre 2007


No Revisin 001
Responsable: Yurizan campaa

Procedimiento

El evento social que se llevara a cabo es el de un MATRIMONIO, en donde se tiene


como objetivo la divulgacin del evento como tal, para dar a conocer la pareja que
unirn sus vidas; este solemne acontecimiento se llevara a cabo el da 15 de
septiembre del 2007en la Iglesia Nuestra Seora del Rosario en la ciudad de Florida
valle; los novios contaran con la presencia de sus familiares y amigos mas
allegados.

Para lograr que sea una fecha inolvidable se contara con el apoyo de 3 comits los
cuales sern el comit de publicidad, el comit financiero y el comit de logstica
siendo este ultimo el encargado el juega el papel mas importante ya que estar
Encargado de coordinar que cada uno de los implementos a utilizar en el evento se
encuentren en el momento y hora adecuada.

Tambin debe revisar que el lugar se encuentre en perfectas condiciones as como


el sistema elctrico estn funcionando adecuadamente. Debe revisar que todo est
completamente aseado y organizado es decir, que se encuentre en el lugar indicado.

Es su responsabilidad verificar que el grupo musical contratado este antes de la


hora acordada para evitar percances.

En el caso del comit de publicidad que estar a cargo la sra. Blanca Murillo deber
verificar que todo lo pertinente a la publicacin de la boda se realice como se haba
acordado; este comit tendr le responsabilidad de que se publique el evento en las
pginas sociales.

Para que se pueda llevar a cabo el evento se debe contar con la opinin del comit
financiero, que en este caso serian los novios los cuales decidiran si el presupuesto
alcanzara para cubrir dichos gastos.

CRONOGRAMA GENERAL.

COORDINADOR

COMIT DE COMIT DE
COMIT FINANCIERO
PUBLICIDAD LOGISTICA

COMIT FINANCIERO.
CONTABILIDAD

MEDIOS DE
FINANCIACION
COTIZACION COSTOS

EFECTIVO
CREDITO

COMITE DE LOGISTICA.

COORDINADORA

PERSONAL DE
PERSONAL DE PERSONAL PARA LA
PORTERIA
DECORACION RECEPCION.

COMIT DE PUBLICIDAD.

COORDINADORA

PUBLICACION CAMAROGRAFO Y
ELABORACION DE PGINA SOCIAL FOTOGRAFO
TARJETAS

PLANEAR Y REALIZAR.

* Salida de los novios hacia la iglesia.


* Llegada de los novios a la iglesia y dems invitados.
* Serenata en la iglesia marcha anuncial
* Salida de la iglesia.
* Rifa del ramo de la novia a la salida de la iglesia.
* Llegada al saln donde se llevara a cabo el evento.
* Recibimiento de los invitados.
* Ofrecer ccteles y pasabocas a los invitados.
* Realizar el brindis por los novios.
* Reparticin del pastel.
* Baile de los novios.
* Toma de fotografas.
* Reparticin del men.
* Palabras de agradecimiento de los novios
* Presentacin del grupo musical

LA AGENDA.

* Pas: Colombia.
* Organizado por un grupo de personas distribuidas por comits.
* Titulo: evento social matrimonio
* Fecha inicio: 15 sep 2007
* Fecha terminacin: 16 sep 2007
* Hora de inicio: 8:00 PM
* Hora de fin: 3:00 AM
* Direccin: Club Montecarlos, ubicado en la cr. 3 con calle 5 # 4-78 barrio las
Palmas.
* Lugar: Florida Valle.

SERVICIOS: los servicios que se ofrecern durante la celebracin del matrimonio


sern; el servicio del buffet, el servicio de canaps o pasabolas, el servicio del
Barman, Meitre y meseros, al igual que el servicio de Gueridon o mesa auxiliar
con golosinas y por supuesto el servicio del valet parking.

SEALIZACION.

Encontraran en la entrada principal del club, un hermoso jardn al lado derecho del
camino; al terminar este jardn encontraran la puerta que los conducir al saln
donde se llevara a cabo el evento.
En el saln encontraran un pasillo hacia la derecha que es donde se ubican los
baos y las gradas al parqueadero, en esta misma direccin habr otro pasillo que
condese hacia la cocina y vista al jardn
Al lado izquierdo se encontraran con la pista de baile.
Los participantes o los invitados que tendrn el privilegio de asistir a la ceremonia
sern los padres de los novios, los familiares y amistades allegadas a la familia y
por su puesto los pajecitos con sus respectivos padres y las damas de honor.

CARACTERISTICAS DEL EVENTO: el evento se caracteriza por que ambas


familias se hacen participes de la boda en compaa de sus familiares; es muy
representativo por los pajecitos y las damas de honor que son aquellas personas
que hacen parte de una acto son sublime.
Lo que mas caracteriza a esta evento es la utilizacin de dos sitios como son la
Iglesia en donde se lleva a cabo la sagrada unin de la pareja y el solon donde
festejaran el acontecimiento.

INFRAESTRUCTURA.

El lugar donde se llevara a cabo el evento debe de ser de fcil acceso y contar
con buenos y amplios parqueaderos.
Que el saln sea amplio y adecuado para el numero de invitados.
Que cuente con una amplia pista de baile y buen espacio para la presentacin de
la orquesta.
Que tenga una cocina cerca al saln para el buen servicio de los meseros.
El lugar debe de ser fresco, ventilado y con buena iluminacin.
El numero de sillas y mesas deben sobrepasar el personal invitado para poder
ofrecer buena atencin.
Los baos deben ser agradables e higinicos y contar con una decoracin a su
interior para mayor agrado de los invitados.
EVENTO SOCIAL.

OBJETIVO

Recordar con alegra, los juegos de la infancia, tus muecas favoritas y todo aquello
que hizo tu niez feliz.
Es un un paso grandioso en donde dejas de ser una nia para convertirte en una
MUJER.

ETAPAS DEL EVENTO.

QUIEN SOLICITA EL EVENTO:

La persona quien solicita el evento son los padres de la homenajeada, en este caso
los de la quinceaera.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES.

* Conseguir el lugar donde se llevara a cabo el evento y donde este incluya el


servicio de (mesas, sillas, manteles, lencera, meseros).
* realizar cotizacin del buffet.
* realizar la lista de invitados.
* cotizar bebidas y pasabocas.
* contratar camargrafo y fotgrafo.
* Cotizacin del sonido.
* Cotizar en una casa de eventos la silla, el pozo, los arcos, el columpio y la base
para las velas previamente decoradas y el libro de asistencia de los invitados.
* Cotizar los recordatorios que se obsequiaran a los invitados.
* Cotizar el vestido y accesorios en la casa de moda RICHITELLY
* conseguir el chambeln.
* cotizar los arreglos florales

DESIGNAR COMIT.

* Comit financiero.
* Comit logstica.
* Comit publicidad.

GESTIONAR RECURSOS.

Todos los gastos de la fiesta corrern por cuenta de los padres de la quinceaera; la
casa de eventos que se encargara de la decoracin del saln dar como obsequio a
la quinceaera la decoracin de su silla al gusto de la homenajeada.

SOLICITUD DE INFORMACION.

Confirmar la asistencia de los invitados a la recepcin 3 das antes por medio


telefnico.

PLANEAR ACTIVIDADES PREVIAS.

La planeacion del evento en su amplitud ser de la siguiente manera:

* Sern invitados 160 personas.


* Hora de la reserpcion: 8:00 PM
* Fecha: 31 de marzo de 2007
* Se ofrecer un men
* Dentro de las bebidas alcohlicas se ofrecer aguardiente por mesa.
* Los arreglos florales sern 18 ramos en los que se colocara uno a la entrada, dos
formaran un arco y los otros sern utilizados para los centros de mesa.
* La msica ser para todos los gustos.

COMITES ORGANIZADORES.

COMIT DE PUBLICIDAD: es el encargado de revisar todo lo relacionado con la


divulgacin de la quinciaera

* Timbrar las tarjetas de invitacin


* Realizar los sobres para la modalidad de la lluvia de sobres
* Timbrar las tarjetas de entrada a la recepcin.
* Publicacin del evento en las pginas sociales.
* Realizar la entrega de invitaciones.
COMIT DE LOGISTICA: es el encargado de coordinar que todas las actividades
previas se encuentren organizadas y listas para el da del evento.

* Confirmar el saln y verificar que se incluya el paquete completo (sillas, mesas,


manteles, lencera, meseros)
* Confirmar el buffet, bebidas y los pasabolas.
* Hacer que se realicen los ajustes al vestido de la quinciaera
* Verificar que estn completos los arreglos florales.
* Revisar el sonido
* Confirmar el portero.

COMIT FINANCIERO: es el encargado de manejar todos los gastos econmicos y


posteriormente el que da la aprobacin de las cotizaciones de los dems comits
este comit tendr como responsabilidad decir si se puede o no costear el evento.

MANUAL DE FUNCIONES

Miranda Cauca 31 de marzo 2007


No Revisin 001
Responsable: Yurizan campaa

Procedimiento

El evento social que se llevara a cabo es el de los quince aos con motivo de
recordar una hermosa etapa que fue quemada a lo largo de muchos aos y en
donde quedaran los recuerdos mas hermosos de su infancia y en donde espera
ansiosa la llegada de un nuevo siclo en la vida y es convertirse en una mujer.

La forma mas hermosa de recibir esta etapa es la celebracin la cual se llevara a


cabo el da 31 de marzo del 2007 en el Club Social Bomberos.

Sin duda, esta ceremonia es uno de los momentos ms emotivos y simblicos de la


fiesta, consiste en que la quinceaera llame a 15 personas con las que ha
compartido momentos muy importantes de su vida, y cada una pide un deseo para
ella y la ayuda a encender una vela. Las velas estarn sujetadas por portavelas que
por lo general forman parte de una maqueta o candelabro que puede ser comprado
o alquilado para la ocasin. Una vez que las 15 velas han sido encendidas, la
maqueta es retirada del saln y las velas se apagan fuera de la vista de los
invitados.

Las 15 velas, representan los 15 aos vividos y cada una de las velas, es el smbolo
de un momento, un recuerdo o un lazo que una a la quinceaera con la persona
invitada a participar de la ceremonia.
Habitualmente, para la ltima vela la cumpleaera llama a sus padres, la penltima
la enciende con los hermanos, la anterior con los abuelos y familiares y amigos.

Para lograr que sea una fecha inolvidable se contara con el apoyo de 3 comits los
cuales sern el comit de publicidad, el comit financiero y el comit de logstica
siendo este ultimo el encargado el juega el papel mas importante ya que estar
Encargado de coordinar que cada uno de los implementos a utilizar en el evento se
encuentren en el momento y hora adecuada.

En el caso del comit de publicidad tiene como responsabilidad el hacer cumplir con
todo aquello que realiza la divulgacin del evento, esta la empieza desde el
momento de la reparticin de las tarjetas de invitacin.

COMIT GENERAL.

COORDINADOR

COMIT DE COMIT DE
COMIT FINANCIERO
PUBLICIDAD LOGISTICA

COMIT FINANCIERO.

CONTABILIDAD

MEDIOS DE
FINANCIACION
COTIZACION COSTOS

EFECTIVO
CREDITO

COMITE DE LOGISTICA.
COORDINADORA

PERSONAL DE
PERSONAL DE PERSONAL PARA LA
PORTERIA
DECORACION RECEPCION.

COMIT DE PUBLICIDAD.

COORDINADORA

PUBLICACION CAMAROGRAFO Y
ELABORACION DE PGINA SOCIAL FOTOGRAFO
TARJETAS

PLANEAR Y REALIZAR.

* Mosaico de la quinciaera en su casa antes de dirigirse al club.


* Organizacin del vestido y maquillaje.
* Llegada al club donde se llevara a cabo la celebracin.
* Recibimiento de los invitados.
* Firmas del libro
* ofrecer ccteles a los invitados.
* ofrecer pasabocas.
* Realizar el brindis.
* Sentarse en la silla para escuchar las palabras de sus padres.
* La puesta de los tacones por primera vez.
* Meciarseen el columpio mientras recibe la serenata
* Apagar las velas
* Realizar el vals
* Reparticin del pastel.
* Toma de fotografas.
* Reparticin del men.
* Palabras de la quinciaera.
LA AGENDA.

* Pas: Colombia.
* Organizado por un grupo de personas distribuidas por comits.
* Titulo: evento social 15 aos
* Fecha inicio: 31 de marzo 2007
* Fecha terminacin: 1 abril 2007
* Hora de inicio: 8:00 PM
* Hora de fin: -----
* Direccin: Club Social Bomberos cra 7 # 25-23 esquina
* Lugar: Miranda Cauca.

SERVICIO.

Durante la celebracin se prestara a los invitados el servicio de mesa auxiliar para


golosinas y para el buffet; tambin se contara con el servicio de meseros durante
toda la noche y el servicio de parqueadero.

SEALIZACION.

En la entrada se encontraran con arco en flores el cual ser la puerta para el ingreso
al club seguirn hasta el fondo en donde habr un pequeo puente sobre una
cascada y entraran a la recepcin; a mano derecha encontraran las respectivas
ubicaciones para cada invitado y al fondo encontraran la pista de baile; a la izquierda
encontraran los baos y el parqueadero.

Los invitados que asistirn a la recepcin sern sus padres, hermanos y abuelos
si los tiene y el resto de la familia, lo mismo que sus amigos y posiblemente
algunos vecinos de su residencia.

Las caractersticas del evento resaltarn a la vista de cualquier persona ya que


se utilizan un sin numero de cosas como la silla de la quinciaera, el pozo, el
chambeln, las velas, el vals y sobre todo el color representativo en algunos
casos como es el color rosado.

UBICACIN GEOGRAFICA.

El Club Social Bomberos se encuentra ubicado en el pas de Colombia,


departamento del Cauca, al norte del Municipio de Miranda, en la manzana 68 sobre
la cra 7 # 25-23 barrio San Antonio hacia las afueras del municipio.

INFRAESTRUCTURA.

El lugar debe de fcil acceso, contar con una zona grande para el parqueo de los
carros; que el saln sea lo suficiente grande para el numero de invitados y que tenga
espacio extra para mesas y sillas adicionales a la fiesta; que cuente con buena
ventilacin y excelente iluminacin.
Que haya un espacio exclusivo para la realizacin de actividades especiales; que
cuente con una cabina o espacio para la ubicacin del sonido y para guardar los
regalos de la homenajeada.
La cocina preferiblemente cerca al saln para facilitar a los meseros la atencin de
los invitados.

EVENTOS EMPRESARIALES.

INAGURACION DE UNA EMPRESA.

OBJETIVO.

Hacer publica la existencia de las diferentes lneas de produccin y ser reconocidas


a nivel nacional por su excelente calidad y variedad de prendas, las cuales hacen
ver a la mujer mas radiantes, joven y hermosas.

CULTURA ORGANIZACIONAL

MISION: destacar que tipo de prendas ofrecern durante su nueva coleccin para la
satisfaccin de sus clientes; en donde se vea reflejada su alta y excelente calidad,
creando valor para la empresa y buscando el desarrollo de la misma.

VISION: ser una empresa competitiva a nivel nacional, caracterizada por la


capacidad de prever lneas de diferentes categoras y estilos a travs de altos
niveles de productividad el cual genere un gran desarrollo integral de su gente y de
la empresa como tal.

ETAPAS DE LOS EVENTOS.


QUIEN SOLICITA EL EVENTO:

La persona que solicita la inauguracin del evento es la duea de la empresa


ARMONIA la Sra. Sara Acosta y los accionistas mayoritarios Rodrigo Vera y Daniel
Zapata.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES.

* Se inicia con los smbolos patrios (Himno Nacional Himno del Valle del Cauca)
* Corte de la cinta a la entrada de la empresa.
* Palabras de bienvenida a los asistentes.
* Presentacin de directivos.
* Desplazamiento a la zona verde de la empresa, sitio donde se llevara a cabo el
evento.
* Realizar el brindis.
* Diseo de pasarela.
* Presentacin de modelos.
* Reparticin de bebidas
* Presentacin de las diferentes lneas de ropa interior
* Palabras de agradecimiento.
* Presentacin de orquestas.
* Despedida.

DESIGNAR COMIT.

* Comit financiero.
* Comit logstica.
* Comit publicidad.
* Comit de decoracin
* Comit de Vigilancia.

GESTIONAR RECURSOS.

Los recursos con los cuales contara empresa para el da de la inauguracin sern
aquellos patrocinados por las siguientes empresas: Ingenio Castilla Industrial,
Ingenio Incauca, Babaria; casa de modas RICHITELY.
Los otros recursos corrern por cuenta de cada accionista de la empresa y la duea.

SOLICITUD DE INFORMACION.

Confirmar la asistencia de los invitados de las diferentes reas de produccin y los


diferentes departamentos el da anterior al evento en donde se manejara por medio
de correspondencias internas.

PLANEAR ACTIVIDADES PREVIAS.


La planeacion del evento en su amplitud ser de la siguiente manera:

* Sern invitados 60 personas.


* Hora de la reserpcion: 3:00 PM a 9:30 PM
* Fecha: 3 septiembre 2007
* Se ofrecern un men para la cena
* Dentro de las bebidas alcohlicas se fresera una gran variedad
* Los arreglos florales sern 25 en donde se ubicaran 3 en la tarima, 2 en la entrada
de la empresa y los restantes sern ubicados en los centros de mesa.
* La msica ser oficializada por las diferentes orquestas.

COMITES ORGANIZADOR

COMIT DE DECORACION: es el encargado de que el da del evento o la


inauguracin de la empresa luzca lo mas hermosa posible y con arreglos alusivos al
da como tal y llamativos al evento; para ser posible esta decoracin se tendr en
cuenta algunos puntos entre los cuales se mencionaran a continuacin.

* Decorara la entrada principal de la empresa.


* Realizar el camino con alfombras hasta llegar al sitio en donde se llevara a cabo la
realizacin del evento.
* Decorar las pilastras o columnas donde sern sujetas la cinta que ser cortada
como smbolo de la apertura de la empresa.
* Acondicionar las diferentes pasarelas para cada lnea de ropa interior.
* Organizar los arreglos florales en los sitios planamente establecidos.
* Ubicacin de los diferentes avisos publicitarios en lugares visibles.
* Ubicacin de las respectivas banderas.

COMIT DE PUBLICIDAD: es el encargado de hacer el reconocimiento de la


empresa al pblico; esta publicacin se realizara de la siguiente manera.

* Medios de comunicacin.
* Tarjetas de invitacin.
* Pginas sociales de los peridicos.

COMIT FINACIERO: estar a cargo de la revisin de cada una de las cotizaciones


y la respectiva aprobacin de la misma; dentro de las cotizaciones se cuentan con
la del buffet, la bebida, los pasabolas, el sonido, la orquesta, las modelos, los
meseros, las luces y los medios de comunicacin.

COMIT DE VIGILANCIA: estar a cargo de la seguridad de los invitados y los autos


correspondientes a cada asistente al evento. Tambin se encargara de la seguridad
en la portera de la empresa para evitar el ingreso de personas ajenas al evento y
posibles armas.
Este comit estar al pendiente del comportamiento de los invitados para evitar
algn acto agresivo por los efectos del alcohol.

COMIT DE LOGISTICA: es el encargado de coordinar el buen desarrollo del


evento para que sea de agrado a los invitados; para esto se debe tener una buena
organizacin y distribucin de todos los implementos a utilizar como sern las
mesas, las sillas, manteles, lencera, sonido, menaje, pasarela, sonido y los
respectivos toques de la decoracin.

MANUAL DE FUNCIONES

Cali Valle 14 Agosto 2007


No Revisin 001
Responsable: Adriana Garcia.

Procedimiento

El evento empresarial que se llevara a cabo es el de la inauguracin de la empresa


ARMONIA INTERIOR, en donde se tiene como objetivo la divulgacin del evento
como tal y su apertura al mercado, este solemne acontecimiento se llevara a cabo
el da 14 de agosto del 2007en las instalaciones de la misma en la ciudad de Cali
valle; a este gran evento asistirn los dueos y personal ejecutivo.

Para lograr que el evento sea todo un xito, se contara con el apoyo de 5 comits
los cuales sern el comit de publicidad, el comit financiero, el comit de
decoracin, el comit de seguridad y el comit de logstica; siendo este ultimo el
encargado de coordinar que cada uno de los implementos a utilizar en el evento se
encuentren en el momento y hora adecuada.

Tambin debe revisar que el lugar se encuentre en perfectas condiciones as como


el sistema elctrico estn funcionando adecuadamente y que las modelos tengan su
ropa pertinente y completa para modelarla . Debe revisar que todo est
completamente aseado y organizado es decir, que se encuentre en el lugar indicado.

Es su responsabilidad verificar que el grupo musical contratado este antes de la


hora acordada para evitar percances.

En el caso del comit de publicidad que estar a cargo del SR. Julio Murillo deber
verificar que todo lo pertinente a la publicacin del evento se realice como se haba
acordado; este comit tendr le responsabilidad de que se publique el evento en
todos los medios masivos de comunicacin.

CRONOGRAMA GENERAL.
COORDINADOR

COMIT DE COMIT COMIT DE COMIT DE COMIT DE


PUBLICIDAD FINANCIERO LOGISTICA DECORACION. VIGILANCIA.
COMIT DE DECORACION.

COORDINADOR

SECRETARIA

PASARELA TARIMA ZONA VERDE

COMIT DE PUBLICIDAD

COORDINADOR

SECRETARIA

MEDIOS
RADIO, PRENSA Y TV. AUDIOVISUALES
VALLAS

COMIT FINACIERO.
COORDINADOR

SECRETARIA

MEDIOS DE
COTIZACIONES COSTOS FINANCIACION.

EFECTIVO
CHEQUE

COMIT DE VIGILANCIA.

COORDINADOR

SECRETARIA

COLABORACION DE LA
PERSONAL DE SEGURIDAD
AUTORIDAD POLICIA

COMIT DE LOGISTICA.

COORDINADOR

SECRETARIA

PERSONAL DE PERSONA PARA


SEGURIDAD MODERADOR LA BIENVENIDA PRESENTADOR

PLANEAR Y REALIZAR

* Apertura con el cote de la cinta.


* Canto al Himno Nacional
* Palabras de bienvenida.
* Brindis.
* Presentacin de un grupo musical-
* Presentacin de las diferentes lneas de ropa interior.
* Sena o Buffet.
* Orquestas
* Palabras de agradecimiento.

AGENDA

Pas: Colombia
Organizadores: comits integrados por personal de la empresa.
Titulo: FACHON ARMONIA INTERIOR.
Tipo de evento: empresarial
Descripcin: cronograma del da.
Fecha Inicio: 14 agosto 2006
Fecha Fin: 14 agosto 2006
Hora Inicio: 3:00 PM
Hora Fin: 9:30 PM
Direccin: calle 9 N 20- 73 Barrio Versalles
Lugar: la empresa ARMONIA INTERIOR.

SERVICIOS los servicios que se ofrecern el da de la inauguracin de la


empresa ARMONIA INTERIOR sern de agrado para los invitados, ya que se
cuenta con una gran variedad de pasabolas, refrigerios y bebidas no alcohlicas
ccteles bebidas por botella; tambin se ofrecer el servicio de meseros,
parqueadero y buffet en mesa.

SEALIZACION.

La entrada general se ubica sobre la va principal de la avenida versalles; hay


encontraran la puerta de ingreso a la empresa, luego se sigue por un jardn en
donde a mano derecha se encuentra con el saln donde se llevara a cabo el evento,
al fondo del saln se ubican los baos y por la parte de atrs de las mismos
encontraremos los parqueaderos. Al lado izquierdo del saln se encuentran las
diferentes pasarelas y la tarima para la presentacin de las orquestas, en esta
misma direccin encontraremos dos (2) salidas adicionales que son las de salida de
emergencia.

TIPOS DE PARTICIPANTES.
Las personas que asistirn a este evento sern los altos ejecutivos y los mandos
medios como algunos supervisores y coordinadores de las diferentes reas de
produccin, de igual forma asistirn los diferentes medios de comunicacin para la
transmisin del evento y un sacerdote para realizar la ceremonia respectiva al
evento y donde dar la bendicin a la empresa.

CARACTERISTICAS DEL EVENTO.

Lo que caracteriza al evento ser el corte de la cinta en el momento de ingresar a


las instalaciones de la empresa y un monumento o una placa en representacin de
la misma en donde habr una pequea resea histrica de su fundacin.

UBICACIN GEOGRAFICA.

El evento se llevara a cabo en el pas de Colombia, departamento del valle del


cauca y en la ciudad de Cali, zona urbana, en la comuna 28 barrio Versalles entre la
calle 43 con cra 5 N 28 A 14-24 sobre la avenida versalles, al sur occidente de la
ciudad y a 85 mts del parque los esclavos.

INFRAESTRUCTURA.

Las condiciones de la instalacin sern suficientemente amplias para la dispersin


de la gente que asistir al evento y como tal el espacio ser apto para la buena
ubicacin de las mesas y sillas para poder as brindar a los invitados una excelente
atencin; se contara con equipos audiovisuales en buenas condiciones y con
proyeccin en vivo. El sonido y las luces sern ubicados de tal forma que no cause
molestias a los invitados. El ambiente ser calido ya que se cuenta con varios
extractores y buena iluminacin.

En el evento correspondiente a la inauguracin de la empresa se contara con la


presencia de la fuerza pblica

EVENTO EMPRESARIAL.
OBJETIVO: realizar un intercambio de conocimientos, los cuales han sido
adquiridos durante una larga trayectoria de su diario vivir; este grupo de personas
llegan a un fin comn basado en el tema pertinente el cual es considerado como
base fundamental.

MISION Ser un grupo de personas con criterio propio capaces de tomar una
buena desiciones y la por consiguiente ser aplicada en los campos que sea
necesario, en el marco de un encuentro acadmico internacional.

VISION Ser un grupo emprendedor y eficiente para el logro de las actividades


propuestas y la mejora en aquellos temas que competen al tratado por los
integrantes.

ETAPAS DE LOS EVENTOS.

QUIEN SOLICITA EL EVENTO:

La persona quien solicita el evento son un grupo de profesores universitarios el


buscan el intercambio de ideas sobre un tema que les concierne en cuanto a nivel
acadmico.

PROGRAMA DE ACTIVIDADES.
1. Elegir un tema adecuado que tenga relacin con uno de los Encuentros
convocados por la universidad.
2. Proponer el Simposio al director de la universidad.

3. Organizar un Comit Organizador o Cientfico formado por profesores


universitarios o expertos de reconocido prestigio.

4. Divulgar la convocatoria del Simposio solicitando la presentacin de ponencias


entre departamentos universitarios, asociaciones profesionales o de cualquier
tipo que puedan estar interesados en participar en el Simposio.

5. En conjuncin con el Comit Cientfico, seleccionar y controlar la calidad y la


adecuacin al tema de las ponencias presentadas.

6. Durante la realizacin del Simposio, coordinar y moderar o estimular el debate de


las ponencias.

DESIGNAR COMIT.

* Comit logstica.
* Comit publicidad.
* Comit de Vigilancia

GESTIONAR RECURSOS. Para la realizacin del simposio, se contara con la


colaboracin de las universidades las cuales estas sern representadas durante el
evento.

SOLICITUD DE INFORMACION.

Confirmar la asistencia de los ponentes y los panelistas y tambin del personal que
se encuentre interesado en el tema; esta informacin se realizara mediante va
telefnica de 2 a 3 das antes de llevarse a cabo el simposio.

PLANEAR ACTIVIDADES PREVIAS.

La planeacion del simposio en su amplitud ser de la siguiente manera:

* Sern invitados 8 ponentes y 15 panelistas


* Hora del simposio: 10:00 AM a 3:30 PM
* Fecha: 3 julio 2007
* Se ofrecern refrigerios
* Se colocaran 2 arreglos florales en la mesa de centro donde se ubicaran los
ponentes y se ubicaran 6 arreglos en todo el auditorio.
.

COMITES ORGANIZADOR

COMIT DE PUBLICIDAD: es el encargado de realizar la divulgacin del simposio a


nivel de las dems universidades con el animo de que se hagan participes a dicho
evento; tambin estar a su cargo dar a conocer al publico la forma como se esta
llevando a cabo el simposio, para esta divulgacin se contaran con algunos medios
de comunicacin como los siguientes:

* Medios masivos como ( TV, prensa)


* Tarjetas de invitacin para los profesores de cada facultad de la universidad y las
tarjetas para los ponentes y panelistas.
* Pginas sociales de los peridicos.

COMIT DE LOGISTICA: es el encargado de coordinar el buen desarrollo del


simposio; para esto se debe tener una buena organizacin y distribucin de todos
los implementos a utilizar como sern las mesas, las sillas, manteles, sonido, medios
audiovisuales y la respectiva ubicacin de los implementos a utilizar.

Este comit es de suma importancia ya que es el encargado de que se lleve a cabo


el simposio de la mejor manera y por tanto se debe de encargar de todos los detalles
pertinentes al mismo.

COMIT DE SEGURIDAD: tiene a su cargo velar por la seguridad de cada una de


los participantes que asistirn al simposio y estar al pendiente de cualquier
interrupcin.

MANUAL DE FUNCIONES

Cali Valle 3 Julio 2007


No Revisin 001
Responsable: Juan Carlos Perez.

Procedimiento

El evento empresarial que se llevara a cabo es el de un simposio, en donde se tiene


como objetivo realizar un determinado intercambio de ideas , este solemne
acontecimiento se llevara a cabo el da 3 de Julio del 2007en las instalaciones de la
universidad Santiago de Cali, a este gran evento asistirn profesores de universidad
de las diferentes facultades, los ponentes y los panelistas.

Para lograr que el simposio sea todo un xito, se contara con el apoyo de 3 comits
los cuales sern el comit de publicidad, el comit de seguridad y el comit de
logstica; siendo este ultimo el encargado de coordinar que cada uno de los
implementos a utilizar en el evento se encuentre en el momento y hora adecuada.

Tambin debe revisar que el lugar se encuentre en perfectas condiciones as como


el sistema elctrico estn funcionando adecuadamente y que los medios
audiovisuales estn en perfecto estado, al igual que la ubicacin de los participantes
se encuentre organizada de manera que en el momento del simposio cada persona
sepa ubicarse en su respectivo puesto.
Dentro de las responsabilidades del comit de logstica, tambin cabe mencionar
que deben estar al pendiente de la llegada de los participantes para que se les sea
atendido de la mejor manera.

COMIT GENERAL.

COORDINADOR

COMIT DE COMITE DE
PUBLICIDAD COMIT LOGISTICA SEGURIDAD

COMIT DE PUBLICIDAD

COORDINADOR

SECRETARIA

MEDIOS
RADIO, PRENSA Y TV. INVITACIONES AUDIOVISUALES

COMIT DE VIGILANCIA.

COORDINADOR

SECRETARIA

COLABORACION DE LA
PERSONAL DE SEGURIDAD
AUTORIDAD POLICIA
COMIT DE LOGISTICA

COORDINADORA

SECRETARIA

PERSONAL DE PERSONAL DE PERSONAL PARA LOS


PORTERIA DECORACION INVITADOS

PONENTES PANELISTAS

PLANEAR Y REALIZAR

* Definir la universidad donde se llevara a cabo el Simposio


* Elegir el tema que se va a tratar.
* Realizar las invitaciones
* Contratar a los expositores.
* Llegada de los invitados al aeropuerto.
* Llegada de los invitados al hotel
* Ofrecer bebidas a los invitados.
* Men para los invitados.
* Ubicacin de los medios audiovisuales (Retroproyector, Ppelografo, TV, DVD,
sealador lser)
* Ubicacin de los invitados.
* Entrega de medios magnticos.

AGENDA

Pas: Colombia
Organizadores: docentes de la Universidad Santiago de Cali
Titulo: Simposio sobre Modelos Gerenciales.
Tipo de evento: empresarial
Descripcin: cronograma del da.
Fecha Inicio: 3 julio 2007
Fecha Fin: 4 julio 2007
Hora Inicio: 10:00 AM
Hora Fin: 4:30 PM
Direccin: calle 5 N 28B 35 barrio la Colonia
Lugar: Universidad Santiago de Cali

SERVICIOS:

* Refrigerios
* Saln y ayudas audiovisuales.
* Punto de caf con agua
* Coffe break a.m.
* Almuerzo
* Coffe break p.m.

INSCRIPCIONES.

Las inscripciones de los ponentes y los panelistas se deben realizar almenos con
dos (2) semanas de anticipacin.

Ponentes:

Los ponentes someten a la discusin un texto-ponencia que ha debido ser


enviado al menos dos semanas antes del comienzo del Encuentro.
Los ponentes tambin intervienen en los debates, enviando comentarios sobre
otras ponencias y respondiendo a los comentarios que reciba la suya.

Sern aceptados como ponentes todos los investigadores o profesores


universitarios que lo soliciten dentro del lmite numrico que se establezca. Podr
haber excepciones que sern consideradas individualmente.

Aunque la temtica de los Encuentros est en el territorio de las ciencias


econmicas, jurdicas y sociales. Se acepta y estimula la participacin de
investigadores y profesores de cualquier campo ya que creemos que la
comprensin de los fenmenos sociales requiere un enfoque multicultural y
pluridisciplinar.

Atencin! A los efectos de estos Encuentros no es lo mismo ser ponente que ser
autor de la ponencia. Cuando las ponencias tienen varios autores puede haber
algn autor que no se inscriba como ponente. Los ponentes, adems de ser
autores (o coautores) de una ponencia y haberse inscrito, participarn
activamente en los foros respondiendo a los comentarios a su ponencia y
comentando otras ponencias. Para recibir la acreditacin certificada como
ponente es necesario haberse inscrito en el Encuentro y haber participado
activamente en los foros.

Panelistas:

Los panelistas deben estar inscritos con dos semanas de antelacin al inicio
del Encuentro.
No envan ponencia previa pero se les asignarn ponencias para que
participen en su discusin.

Una vez iniciado el Encuentro, enviarn comunicaciones pblicas: mensajes o


documentos con sus opiniones o crticas y comentarios a cualquier otra
ponencia o comunicacin.

Sern aceptados como panelistas todos los investigadores o profesores


universitarios que lo soliciten dentro del lmite numrico que se establezca.
Podr haber excepciones que sern consideradas individualmente.

En funcin del nmero de participantes y de los temas a tratar se podrn


establecer en un mismo Encuentro diferentes paneles de discusin
especializados. Los panelistas podrn participar en la discusin de varios
paneles.

Participantes (espectadores):

Tienen acceso a toda la informacin, todos los documentos y todas las


discusiones.
No pueden enviar mensajes a los foros formales de debate, pero s disponen
de un Foro Informal en el que pueden presentarse y enviar comentarios sobre
las ponencias y sobre cualquier tema relacionado con el Encuentro.

Tambin pueden enviar mensajes privados a los ponentes y panelistas.

No se requieren conocimientos ni titulaciones previas.

PRECIO DE LA INSCRIPCION. El precio incluye la entrega de un formato en CD y


la acreditacin a cada invitado.

La Universidad Santiago de Cali expedir (sin coste adicional) un diploma o


certificado que acreditar como participante, panelista o ponente. Todas las
participaciones de cada panelista sern consideradas una nica comunicacin.

Panelistas: $ 45.000

Ponentes: $ 55.000
Participantes: $ 82.000

RECEPSION EN AEROPUERTO Y TERMINALES.

Se contratara personal para que este al pendiente de la llegada de los invitados en


el aeropuerto Alfonso Bonilla Aragn, una vez recogidos sern movilizados en una
buseta de exclusividad el cual los llevara al Hotel INTERCONTINENTAL para su
respectivo alojamiento y sern atendidos por el personas del hotel en donde se
ofrecer lo siguiente .

PRECIOS POR PERSONA NOCHE

TARIFAS POR PERSONA


ACOMODACIN NO AFILIADOS AFILIADOS
T. ALTA DCTO. T. BAJA DCTO.
Sencilla 154.000 143.500 7% 129.000 16%
Doble 115.000 108.000 6% 96.500 16%
Triple 93.000 88.500

SEALIZACION. Se realizara con mapa en donde se especificara con puntos


cardinales la ubicacin de la Universidad; los invitados sern movilizados desde
el hotel hasta el sitio donde se llevara a cabo el simposio; sern transportados
por personas conocedoras de la ruta;