Titulo Cédigo de Docto. e008 IPS (__ Procedimiento de cotizacion | Rew | 180 cing Professional Services ree eens Insourcing Prot 01/09/2008 Hoja 1 de 7 Procedimiento de Cotizacion i 2 ‘CAMBIO EL PUNTO 5.2.16 DISTRIBUCION 5703/2012 1 ‘CAMBIO EN LA PLANTILLA DE FORMATO 22/06/10 0 LIBERACION DE DOCUMENTO. (06/09/2008 1 [are CM. RB Nivel de Fecha de aa Descripcién de Cambios | "Rew Elaboré | Revisé | Aprobo alas a ns SSISree ‘Cédigo de Docto. z ee p008 ) ¥ i 16 | | Rev. KIS) Proedimiento de cofizacign__] |. Iso Si ices Fecha en Insourcing Professional Seri = Area: 1 ae E 4 | Hoja 2 de 7 4.0 PROPOSITO Proporcionar un procedimiento claro y preciso para la emisién de cotizaciones, desde que se recibe el requerimiento poto parte del cliente y hasta que la cotizacion se entrega al cliente. 2.0 ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los requerimientos del cliente, asi como a las cotizaciones solicitadas por ellos. 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 F006 Formato de Prospecto de Ventas 2 F007 Formato de Cotizacion 2 P007 —Procedimiento de Compras F008 Checklist de cotizacién 4.0 RESPONSABILIDADES. ‘+ El Supervisor de ventas es responsable de asegurar que se implante y se siga este proceso. «El Supervisor de ventas y los ejecutives de cuenta son responsables de recibir y procesar, de acuerdo con este proceso, las tequisiciones de cotizacién hechas por nuestros clientes, 1s ElDirector es responsable de analizar y evaluar el tipo de proyecto asi como, en caso de que el proyecto incluya manufactura ylo compra de equipo, de seleccionar los proveedores de la Lista de Proveedores Aprobados que sean capaces de cumplir con los requerimientos de la compaiia con respecto a la calidad, la entrega y el costo, de preparar y enviar toda Ia informacion tecnica necesaria y la requisicién de cotizacion, de dar seguimiento a las RFQ's (Request for quotation) y de evaluar las colizaciones y seleccionar al proveedor. Para mas detalles, vease el Procedimiento de Compras. + EV Supervisor de ventas . es responsable de calcular la cotizacién, basandose en los céiculos realizados y en la cotizacién del proveedor seleccionado, «El Supervisor de ventas , 0 la persona asignada, es responsable de la revisién y obtener la aprobacion de la cotizacién por parte del Director administrativo, + El Supervisor de ventas 0 la persona asignada, es responsable de elaborar y dar seguimiento a la cotizacién asi como de ‘cualquier negociacién que se llegard a suscitar Saanans ai SpIAVE. Tesora oO gg STi aan 250 TREN [pS NS CONTESTTitulo | Cédige de Doct POOS Procedimiento de cotizacién Rev [sees] Insourcing Professional Services Fecha aa a 5.0 PROCESO 5.4. Diagrama de flujo. — 5 >) GL Formato de Invesco de! | Roquiscin de ia \ Prospectode | Gotzacion verbal (eo | > veins F008) a oeseita) Generacién de! ] Identificacion de ES Cheats de Reunions deg "| Cotizacion (F008) | Cliente i | Area 30 operacenes |onwecion {| ae l 2 | ———1e- | /\ NS | elaboracion deta | | Eatmado, ‘¢La Cotizacion | Mera | ete | Area operacones 7 a Negacstn Semin de ele otzacin ‘otrason J [Ravstos Conia ew) a coach Cotaacon aa Dreccion ere ceptada? _g, _p, General, Clere dela rel / Coteacn y checks mee a Base de =| = eae Entrega dela ‘Cotescén a! lente [Eecasen TS SCS aT Scone aC CaTtG voian EST Se SST TOE TOO BS TC SSS TO SOTA,Titul ‘Cédigo de Docto._ | i OOS Procedimiento de cotizacion | Rex Insourcing Professional Services Forte (RoT00_] 1 Hoja 4 de 7 5.2. Descripci6n. ‘Todos los sucesos que afecten al proceso de cotizaciones se deben documentar con notas. Las notas y toda la documentacion y los egistros de la cotizacion se conservan en el archivo 0 carpeta de la cotizacién, Para mayor informacion, véase la seccién 6 de este documento. El Departamento de Ventas, ola persona asignada, mantienen los registros y la documentacién de las cotizaciones aceptadas, no aceptadas y en proceso en carpetas ingividuales segin el afio de emision de la cotizacién, 524 5.2.2 523 5.24 Prospecto de Ventas Cualquier Empleado de la compafiia puede realizar un prospecto de ventas llenando el Formato de Prospecto de Ventas, el cual debera ser entregado a la Direccion de operaciones, Introduccién del Prospecto de Ventas a la Base de Datos El Departamento de Ventas introducira a la base de datos de Insourcing Professional Services los datos del prospecto despues de haber verifcado su autenticidad. La Direccién de operaciones archivard todos los prospectos introducidos a esta base de datos. Requisici6n de cotizacién. La persona responsable de la ventas o los ejecutivos de cuenta reciben la requisicién de cotizacion del cliente, Esta fequiscion puede ser verbal o por escrito, En caso de ser una requisicon verbal, ésta se documenta con notas y en su {caso programar una junta con el cliente para identficar plenamente sus requerimientos. Identificacién de los Requerimientos. Se requiere de este paso para todas las nuevas oportunidades de negocio. El Supervisor de ventas , 0 los ejecutivos de cuenta, se reunen con el cliente para discutir y documentar sus requerimientos, el nivel de participacion y fesponsabilidad que tendré Insourcing Professional Services. Esta junta puede ocurrir antes de que se cotice. Se toman notas, segun sea necesario, para definir el alcance y objeto del requerimiento y se entregan al rea operativa pertinente para su procesamiento, Si se hacen cambios al alcance de la solicitud en cualquier momento durante el proceso de cotizacién, estos se Fegistran con notas 0 documentacién proporcionada por el cliente. El Supervisor de ventas evalda esos cambios para er si afectan la calidad, la entrega o el costo. De ser asi, esto se tomara en cuenta para la elaboracion de la cotizacion, Generacion de Checklist de Cotizacion La persona responsable de la elaboracion de la cotizacién generara un Checklist de cotizacién (F008) el cual se it llenando en el transcurso de la elaboracion de la cotizacién cumpliendo cada uno de los campos que este incluye en el tiempo adecuado. Asignacion de Numero de Cotizacion EI Supervisor de ventas, o la persona asignada, emiten un numero de cotizacion, el cual debe ser anotado en su espacio asignado en el Formato de Cotizacién (F007). La numeracién de cotizaciones puede ser establecida siguiendo la nomenclatura: QUPS-AA-NNN-CCCC Donde: Q-e8 el acronimo de cotizacién en inglés (Quote) IPS - son las siglas de Insourcing Professional Services ‘AA. son los dos titimos digitos del afio en curso NNN - es el Consecutivo de la cotizacién CCC - son las siglas 0 acrénimos del Cliente a ser cotizado Ejemplo: @IPS-10-043-GKUO, es la cotizacion numero cuarenta y tres emitida en el afo 2010 para el cliente Grupo KUO. Ss AES OT TE TOE eae GSS STS.Titulo Cédigo de Docto._ | , Poo] YUIPS Procedimiento de cotizacion ioe 180 Insourcing Professional Services eran 9001:2008 (04/08/2009 [ Area: | _VENTAS =a Hoja 5 de 7 La‘informacién de la cotizacion se debe anotar en el Registro de Cotizaciones, el cual seré elaborado dependiendo de las necesidades de la oficina pero que debera incluir como minimo: Numero de cotizacion Nombre del ciente Tipo de proyecto Fecha de emision Responsable de la cotizacién 5.2.7 Analisis y Evaluacion del Requerimeinto El Supervisor de ventas ylo el ejecutvo de cuenta analiza y evalia el tipo de requerimiento solctado, y si su Empresa tiene la capacidad para realizar. 5.2.7.1 Cumplimiento de Normas Oficiales as normas oficiales (seguridad, medio ambiente, higiene, etc.) deberan ser_observadas y revisadas por e! Director General y el Supervisor de ventas o la persona que sea designada para tal andlisis, asi como ‘considerar el costo adicional generado por dichas normas. 5272 Célculos ‘Si se ha determinado que se tiene la capacidad para realizar el proyecto el Supervisor de ventas efectuaré los Calculos necesarios basados en los costos directos, indirectos, néminas, costos administrativos y margen de Aiiidad, después de esto entregara la documentacién necesaria junto con una solcitud por escrito al Director ‘administrative y ejecutivos de cuenta para que este elabore junto con su equipo de trabajo a logistica y pprogramacion de operaciones 5.2.7.3 Proyectos que Requieren Manufactura, Instalacién y/o Compra de Equipo Para los proyectos que requieran manufactura, instalacién y/o compra de equipo, se deben preparar paquetes con toda la informacién y elaborar una requisicion de cotizacion a discrecién de la oficina. Esto se debe enviar 2 proveedores que estén en la Lista de Proveedores Aprobados. El paquete debe inclu a fecha de entrega de la cotizacion que se requiere. Cuando se reciben las cotizaciones de los proveedores, se revisan y $e Selecciona un proveedor. Para mas detalles, consulte el Procedimiento de Compras De ser necesario, el Personal de contabilidad o el personal de compras que sea designada deben hacer las rnegociaciones con el proveedor. 5.2.8 Definir “Billing Rate” y Condiciones comerciales Calcular el Billing Rate que se debe de aplicar para cada proyecto determinado. LLas condiciones comerciales seran de la siguiente manera: Sila cotizacion es para la administracion de personal el cobro se debe de negociar por adelantado preferentemente Sila cotizacion es para servicios diferentes a los de administracion de personal y es mayor a indica que es mayor un mes su cobro se realizar cada 30 dias. Sila cotizacion indica que el desarrollo del proyecto sera menor a un mes su cobro se realizara al final del mismo. 5.28.1 Elaboracién del Estimado Desglosado Utiizando los datos generados a partir del calculo del Billing Rate, de la informacion generada por ‘operaciones y, si es el caso, de la cotizacién del proveedor, se realiza el estimado desglosado con el fin de Sbtener los datos finales que se utiizaran en la elaboracién de la cotizacion. El resultado obtenido debe ser Fevisado y aprobado por el Director de operaciones y/o el Director Administrativo, 5.2.9. Elaboracién de la Cotizacién Con los datos obtenidos en el estimado desglosado se elabora la cotizacién utiizando el Formato de Cotizacién (F007) Todas las cotizaciones deben contener una especificacion precisa de lo que se esta ofreciendo, incluyendo lo siguiente, cuando sea aplicable SSE STS SERED DATES STE TERE ES WINS DTS DS GS IS ears SoG)Tia | Céiga de Doct. . z 8 S005 1 YAN PS Procedimiento de cotizacién | Re Fecha Iso eon Insourcing Professional Services | "Tosa } ‘Area (weNTAS = e] | Hoja ae 7 Descripcién clara y bien definida del alcance del proyecto, incluyendo todos los servicios, equipos, ete. que se estén ofreciendo. Refefencia a los estandares industriales, nacionales o intemacionales. Referencias a los niimeros de parte y cataiogo del equipo que se va a utilizar. Referencia a la Requisicién de Cotizacién (ya sea que haya sido por escrito, verbal o mediante una junta). Informacion relacionada con levantamientos, juntas con el cliente, llamadas telefénicas, etc. 5.2.10 Autorizacién de la Cotizacin La revision de la cotizacion se realiza por el Supervisor de ventas. 5.2.11 Entrega de la Cotizacién al Cliente El supervisor de ventas, es el responsable de entregar la cotizacion al cliente. La cotizacion se puede entregar personalmente o enviar por algin otro medio (fax, e-mail, etc.) segin sea conveniente. Se debe tener registro de que fa cotizacion se ha enviado y de que el cliente la ha recibido. La Direccion de operaciones conserva una copia de dicha cotizacion, 5.2.12 Seguimiento a la cotizacion El eupervisor de ventas, es el responsable de dar seguimiento a la cotizacion, durante la vigencia de la misma 5.2.13 Negociacién con el Cliente Sie! cliente requiere una negociacion en el costo o la entrega, ésta la deberd llevar a cabo la Direccién de operaciones. Para cualquier modificacién que se requiera en el biling rate se necesita la revision y aprobacion del Director administrativo, Para las modificaciones en cuanto al numero de horas estimadas 0 a la fecha de entrega, el ejecutivo de cuenta debera hacer un analisis de esta posiblidad tomando en cuenta el alcance del requerimiento y, en Caso de que la modificacion sea factible, el Director administrativo y el Director de operaciones deben de revisar y aprobar dicha modificacién. 5,2.14 Revisiones de la Cotizacién (Modificaciones Solicitadas en la Negociacion) ‘Si por alguna circunstancia legara a haber alguna modificacién en la coizacién, tanto en el alcance como en el costo 0 fa entrega, se debe elaborar una nueva cotizacién, La nueva cotizacion llevard el rismo numero asignado a ésta y s& |e debe afiadir una letra de modificacion. Después, se debe realizar la revision de la cotizacién por parte del Director {de operaciones y/o el Director administratvo. 5.2.15 Terminacién del Proceso de Cotizacién Una vez que la cotizacion ha sido aceptada o rechazada, toda la documentaci6n original de soporte de la cotizacion se debe entregar a la Direccion de operaciones, a la persona asignada para llevar los archivos de cotizaciones, ‘Toda la informacién adicional sera capturada en el Registro de Cotizacién y se verificara por medio del Checklist de cotizacién (F008) que todo el procedimiento haya sido seguido adecuadamente para proceder a Archivar la copia y el antecedente de la cotizacion Sila cotizacion fue aceptada, se debe solicitar al cliente la orden de compra 0 una carta compromiso para que se pueda iniciar el proyecto. Si ia cotzacién fue rechazada, la Direccién de operaciones y la Direccion administrativo Junto con los Ejecutivos de Cuenta deben hacer un andlisis de los motivos del rechazo. Después de esto, la cotizacion ‘se debe archivar y cerrar el Checklist de cotizacion (F008). ‘Asi mismo se debe de actualizar la informacion en la Base de Datos. La Direccién de operaciones entregara al area de administrativa copia de la Cotizacion, Orden de Compra, en caso de entregar carta compromiso U Orden de Confirmacion, esta debe de estar autorizada por el Director de operaciones y contener la fecha en la cual el cliente entregara la Orden de Compra, solictud de factura_y antecedente del proyecto. 5.2.16 Distribucion Ts STS SCS OCTETS STON CEES 6 CDT GD TGS TAT SOD BG TOSI GDS TS ESTObaige de Deo ~ [ L ‘OOS pos : =] irs) O Procedimiento de cotizacién = Ho) i ic Fecha aes Insourcing Professional Services 2 aS Hoja 7 de 7 Los documentos seran publicados en el Servidor IPS SERVER en Sistema de Calidad al cual tendran acceso los templeados que se encuentren trabajando dentro de las oficinas. de Insourcing Professional Services de igual forma se fencontrara en el portal en nuestra intranet www ipsco.com.mdintranet!