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EL OFICIO

1.INTRODUCCIN

Todo documento administrativo es una comunicacin escrita de


carcter formal que se utiliza tanto en la administracin pblica
como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de
obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la
Constitucin Poltica, las leyes y las normas internas de cada
entidad o institucin.

2.OBJETIVOS

Servir como medio de comunicacin escrita


Transmitir informacin del tipo oficial
Relacionar los rganos administrativos de la ms alta
jerarqua de las instituciones
Comunicar informacin de institucin a institucin

2.QU ES?

Es un documento de carcter oficial que sirve para tratar


asuntos entre autoridades de instituciones privadas, estatales o
sociales. stas pueden ser:
Bancos, Ministerios, Municipalidades, Clubes, Cooperativas,
Embajadas, etc.

3. UTILIDADES Y FINES

Se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,


informes.

Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la


ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el
mximo representante legal de la Institucin que lo emita

4.REA DE DIFUSIN

Nivel interno: enlazan a los que desempea cargo de


direccin dentro de una misma institucin
Ejemplo: cuando se comunica el decano de la facultad de minas
y el rector de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
4.REA DE DIFUSIN

Nivel interno: enlazan a los que desempea cargo de


direccin dentro de una misma institucin
Ejemplo: cuando se comunica el decano de la facultad de minas
y el rector de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.

Nivel externo: establece comunicacin entre autoridades de la


ms alta jerarqua de 2 instituciones diferentes
Ejemplo: cuando el rector de la Universidad Nacional Mayor de
San Marcos se comunica con el Presidente de la Repblica.

5. FACULTAD PARA FIRMAR SERVICIOS

Circulacin interna: quienes desempean cargos directivos en


la institucin.

Circulacin Externa: solamente por la mxima autoridad de la


institucin

6. TIPOS DE OFICIO

Oficio simple o directo: va dirigido a una sola persona basado


en una felicitacin, una peticin, agradecimiento, informacin de
eventos, actividades culturales o deportivas.
Oficio Mltiple: va dirigido a distintos o varios destinatarios
basado en instrucciones, recomendaciones, sugerencias e
informacin a diferentes oficinas o despachos simultneamente
En el oficio mltiple se escribe necesariamente la palabra
DISTRIBUCION

7. PARTES DEL OFICIO

7.1. ENCABEZAMIENTO: Es el extremo superior del


documento y comprende:

- Membrete: Es la inscripcin que identifica a la institucin


,organismo o empresa que remite el documento
- Nombre del ao: Es la denominacin que da el gobierno a
cada ao calendario mediante ley o decreto supremo
- Lugar y Fecha: Es la parte que indica donde y cuando se
elabora el documento
- Cdigo: Es la parte que individualiza al documento e
identifica a la institucin
- Asunto: Es el resumen del contenido
- Referencia: Es la parte que hace mencin a los
antecedentes del documento

7.2. TEXTO: Es la parte central y principal de todo documento,


las partes del texto reciben el nombre de secciones,
comprende:

- Nota sobre el vocativo: Es una frase de cortesa que se


utiliza antes de empezar la redaccin
- Cuerpo: Es la parte ms importante se da a conocer el
mensaje de la comunicacin en forma clara, precisa y
breve
- Despedida: Se demuestra amabilidad, cortesa.

7.3. TRMINO: Es la parte inferior del documento, comprende:

- Antefirma: Es la palabra de cortesa que se emplea cuando


se ha concluido la redaccin del texto
- Firma: Comprende el nombre, apellidos y la rbrica
establecida y estilizada
- Postfirma: Identifica al responsable de la comunicacin
- Sello: Es el instrumento que legaliza el documento, es de
forma circular en los organismos dependientes del estado.
- Anexo: Es una parte opcional, es lo que se adjunta al oficio.
- Con copia :
- Pie de pgina: Identifica al responsable de la elaboracin
del documento, comprende las iniciales de los nombres y
apellidos de la persona que se menciona en la postfirma
Partes del
Oficio
Membrete

Lugar y Nombre del ao


Fecha
Cdigo

Destinatario

Asunto

Vocativo

Referencia

Cuerpo

Despedida

Antefirma
Firma
Postfirma
Sello
Con copia
Pie de
Pgina