You are on page 1of 23

ANGGARAN DASAR RUMAH TANGGA

(AD/ART)
KOMUNITAS DEBAT BAHASA INGGRIS
JEMBER DEBATING SOCIETY
(JDS)

Sekertariat: Jln. Mataram No. 01 Mangli, Jember. Kode Pos: 68136


Telp. 085608498084
E-mail: jdsest2014@gmail.com
KOMUNITAS DEBAT BAHASA INGGRIS JEMBER
JEMBER DEBATING SOCIETY ( JDS )
Sekretariat: Jl. Mataram No. 01 Mangli Jember Kode Pos: 68136 Telp. 085608498084
E-mail: jdsest2014@gmail.com

ANGGARAN DASAR ( AD )
JEMBER DEBATING SOCIETY (JDS)
MUQODDIMAH
Jember Debating Society (JDS) adalah komunitas debat Bahasa Inggris yang terhimpun
dari siswa dan mahasiswa Kabupaten Jember yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan
debat, disamping itu komunitas ini juga bermaksud untuk mempererat tali silaturrahmi antar
siswa dan mahasiswa di Kabupaten Jember. Organisasi ini pertama kali dibentuk di IAIN
Jember tepatnya hari Sabtu tanggal 20 Desember 2014, yang dirintis oleh mahasiswa yang
memiliki kempampuan dalam bidang debat.
Terbentuknya JDS sebagai salah satu wadah komunitas yang sangat dibutuhkan
oleh para debater. JDS menampung semua siswa dan mahasiswa dari sekolah menengah atas
dan perguruan tinggi di Jember untuk saling sharing dan mengembangkan kemampuan mereka
dalam hal debat sehingga menjadi debater yang baik dan professional. Di dalam organisasi ini,
siswa dan mahasiwa dituntut untuk berorganisasi dengan baik agar tercipta insan yang memiliki
potensi yang berkualitas di bidang Bahasa Inggris. Sehingga nantinya dapat berguna bagi
perkemabangan dan kemajuan bangsa Indonesia.
Kiprah Jember Debating Society dapat memberikan warna dalam segala bidang
kehidupan sosial dan budaya, di sinilah nantinya JDS bisa merealisasikan dan mengaplikasikan
aspek-aspek bahasa yang objektif kepada perkembangan masyarakat saat ini dan yang akan
datang.
BAB 1
KELEMBAGAAN ( NAMA, WAKTU, DAN TEMPAT )
PASAL 1
NAMA ORGANISASI
Organisasi ini bernama Jember Debating Society( JDS ).

PASAL 2
WAKTU
Organisasi ini didirikan di kampus Institut Agama Islam Negeri ( IAIN ) Jember pada hari Sabtu
tanggal 20 Desember 2014.
PASAL 3
TEMPAT
Organisasi ini bertempat di Unit Pelayanan Bahasa (UPB) IAIN Jember Jalan Mataram No. 01
Mangli Jember.
BAB II
ASAS
PASAL 4
Organisasi ini berasaskan norma-norma yang ada dalam Pancasila dan Undang-Undang 1945.

BAB III
VISI DAN MISI
PASAL 5
VISI
Menjadikan Jember Debating Society sebagai komunitas yang bergerak dalam memasyarakatkan
dan meningkatkan kualitas debaters berwawasan global, berlandaskan etika dan budaya dalam
taraf internasional.
PASAL 6
MISI
1. Sebagai wadah pelatihan Debate Bahasa Inggris .
2. Mengembangkan kegiatan internal rutin (pelatihan, pembekalan, dan sosialisasi).
3. Meningkatkan kualitas debaters dengan mengadakan event rutin tingkat lokal, regional,
maupun nasional.
4. Aktif dalam kegiatan sosial dalam organisasi maupun luar organisasi.
BAB IV
BENTUK DAN SIFAT
PASAL 7
BENTUK
Organisasi ini berbentuk kumpulan pecinta Debat Bahasa Inggris.
PASAL 8
SIFAT
Organisasi bersifat non-politik, non-profit, kekeluargaan dan persaudaraan.
BAB V
STATUS ORGANISASI
PASAL 9
Organisasi Jember Debating Society (JDS) merupakan organisasi yang mempunyai legalitas
formal diakui secara de-facto dan de-jure.
BAB VI
KEANGGOTAAN
PASAL 10
JENIS KEANGGOTAAN
1. Penasehat
2. Pengurus
3. Anggota
4. Alumni.
PASAL 11
1. Penasehat adalah anggota yang memberikan pengarahan, kritik dan saran bagi perkembangan
komunitas
2. Pengurus adalah anggita aktif yang ikut serta dalam pengembangan dan pelaksanaan kegiatan
komunitas
3. Anggota adalah anggota aktif yang mengikuti kegiatan komunitas
4. Alumni adalah orang yang pernah menjadi pengurus atau anggota dan tetap menjalin
komunikasi dalam pengembangan komunitas

BAB VII
HAK, KEWAJIBAN, DAN HILANGNYA STATUS KEANGGOTAAN
PASAL 12
HAK ANGGOTA
1. Penasehat berhak:
a. Memberikan arahan dalam pelaksanaan kegiatan
b. Memberikan kritik dan saran dalam pengembangan komunitas
c. Berperan aktif dalam memantau perkembangan komunitas
2. Pengurus berhak:
a. Menentukan dan melaksanakan kegiatan komunitas berdasarkan visi dan misi
b. Mengevaluasi rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan
c. Meningkatkan mutu dan kualitas anggota serta pengembangan komunitas
3. Anggota berhak:
a. Mengikuti kegiatan yang telah ada di progam kerja
b. Mendapatkan pelayanan dan pembelaan yang berkaitan dengan status anggotanya di JDS
c. Mengajukan pendapat dan saran kepada pengurus dan sesama anggota dalam segala hal
yang berkaitan dengan kegiatan dan nama baik komunitas
d. Mengusulkan beberapa program kegiatan untuk dipertimbangkan oleh pengurus JDS
e. Memilih dan dipilih menjadi pengurus sesuai dengan periode kepengurusan
4. Alumni berhak:
a. Aktif kembali untuk mengikuti kegiatan yang diprogramkan oleh pengurus JDS
b. Mengajukan pendapat dan saran kepada pengurus dan semua anggota dalam segala hal
yang berkaitan dengan kegiatan dan nama baik komunitas
c. Memberikan dukungan dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan perkembangan
komunitas
PASAL 13
KEWAJIBAN ANGGOTA
1. Mengetahui dan mengikuti semua kegiatan yang diprogramkan oleh pengurus JDS
2. Menjaga nama baik komunitas
3. Saling memberikan dukungan dalam pengembangan komunitas
4. Berkewajiban mentaati Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) JDS
5. Berkewajiban menjaga dan memelihara fasilitas komunitas
PASAL 14
HILANGNYA KEANGGOTAAN
1. Anggota tidak aktif selama satu periode kepengurusan setelah mendapatkan:
a. Teguran lisan.
b. Peringatan tertulis.
c. Surat Pencabutan Keanggotaan.
2. Anggota mengundurkan diri baik secara lisan maupun tertulis.
3. Anggota mencemarkan nama baik komunitas
4. Anggopta melanggar Anggaran Dasar (AD) atau Anggaran Rumah Tangga (ART).
5. Anggota meninggal dunia.
6. Anggota melakukan tindak pidana.
BAB VIII
PASAL 15
JABATAN DAN KEPENGURUSAN
Jabatan pengurus Jember Debating Society (JDS):
1. Satu periode kepengurusan berlagsung selama 2 tahun
2. Jabatan dinyatakan berakhir apabila pengurus sudah melakukan laporan pertanggung
jawaban (LPJ) dalam musyawarah akhir kepengurusan (setiap 2 tahun).
BAB IX
PASAL 16
GARIS STRUKTURAL
Garis struktural Jember Debating Society (JDS) terdiri dari:
1. Garis Konsultatif
2. Garis Koordinatif
3. Garis Instruktif
BAB X
PASAL 17
MUSYAWARAH, RAPAT DAN LAPORAN
Musyawarah di dalam Organisasi Jember Debating Society (JDS) terdiri dari:
1. Musyawarah bulanan
2. Musyawarah tahunan
3. Musyawarah kondisional

PASAL 18
RAPAT
Rapat di dalam organisasi Jember Debating Society (JDS) terdiri dari:
1. Rapat Kerja
2. Rapat Pengurus
3. Rapat Kepanitiaan
4. Rapat Keanggotaan

PASAL 19
LAPORAN
[

1. Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus


2. Laporan Pertanggung Jawaban Kepanitiaan
3. Laporan Pertanggung Jawaban Pendelegasian
BAB XI
PASAL 20
ATRIBUT
Atribut Jember Debating Society (JDS) ditetapkan dalam Musyawarah Tahunan Anggota.
BAB XII
PASAL 21
PEMBUBARAN
Pembubaran organisasi Jember Debating Society (JDS) berlandaskan:
1. Musyawarah Tahunan Anggota melalui koordinasi dengan Presiden atau Wakil Presiden
beserta Penasehat.
2. Surat Keputusan Presiden Komunitas.
3. Organisasi vakum selama 3 (tiga) periode berturut turut.
BAB XIII
PASAL 22
ATURAN TAMBAHAN
1. Ketentuan aturan yang belum berlaku akan diatur dalam Musyawarah Tahunan Pengurus
Jember Debating Society (JDS).
2. Aturan ini berlaku sejak tanggal di tetapkannya aturan baru, apabila terdapat kesalahan
akan ditindak lanjuti dan akan diperbaiki di kemudian hari.
KOMUNITAS DEBAT BAHASA INGGRIS JEMBER
JEMBER DEBATING SOCIETY ( JDS )
Sekretariat: Jl. Mataram No. 01 Mangli Jember Kode Pos: 68136 Telp. 085608498084
E-mail: jdsest2014@gmail.com

ANGGARAN RUMAH TANGGA (ART)


JEMBER DEBATING SOCIETY
(JDS)

BAB I
KEANGGOTAAN
PASAL 1
SYARAT-SYARAT MENJADI ANGGOTA
1. Keanggotaan JDS adalah siswa dan mahasiswa yang terdaftar aktif dalam setiap kegiatan
yang dilaksanakan.
2. Keanggotaan JDS terdiri dari siswa-siswi SMA/sederajat serta mahasiswa perguruan
tinggi di Jember, Jawa Timur.

PASAL 2
KETENTUAN ANGGOTA
Ketentuan Anggota JDS (Jember Debating Society) adalah sebagai berikut:
1. Mentaati anggaran dasar, anggaran rumah tangga, dan peraturan-peraturan lainnya.
2. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan JDS.
3. Menjaga nama baik JDS.

BAB II
TATA LAKSANA KERJA PENGURUS
PASAL 3
PENGURUS HARIAN
Pengurus harian bertugas:
1. Presiden
a. Bertangung jawab atas semua aktifitas sesuai dengan program kerja komunitas.
b. Memberikan pengayoman kepada seluruh anggota JDS.
c. Memimpin jalannya pertemuan (Rapat Pengurus).
d. Menanda tangani surat-surat.
e. Membangun relasi internal dan eksternal.

2. Wakil presiden
a. Membantu presiden dalam menjalankan program kegiatan sesuai dengan program
kerja komunitas.
b. Mewakili dan mengambil keputusan setelah mendapat rekomendasi dari presiden
JDS.
c. Melakukan pengayoman kepada seluruh anggota JDS.

3. Sekretaris
a. Mendampingi presiden dan atau wakil presiden dalam segala aktifitas organisasi.
b. Bertanggung jawab atas tertibnya administrasi komunitas.
c. Membuka dan menutup pertemuan.
d. Bersama presiden menanda tangani surat-surat.

4. Bendahara
a. Bertugas mengatur sirkulasi keuangan.
b. Meminta kesepakatan presiden dan atau wakil presiden apabila hendak mengeluarkan
uang.
c. Bertanggung jawab terhadap pembukuan uang masuk dan keluar.

5. Event Organizer
a. Mengatur setiap proyek dalam sebuah kegiatan
b. Berpartisipasi aktif dalam setiap kegiatan
c. Membuat susunan kepanitiaan dalam sebuah kegiatan

6. Debate Proliferation
a. Mengatur jadwal latihan debate
b. Memantau perkembangan dan kualitas anggota debat JDS
c. Memberikan pengarahan dan pemahaman tentang debat kepada anggota JDS

7. Public Communication
a. Memberi informasi kepada masyarakat khususnya Jember tentang kegiatan JDS.
b. Menangani permasalahan yang berhubungan dengan informasi terkait dengan JDS.
c. Memberikan informasi setiap event yang akan diadakan oleh JDS.

8. Human Resource and Development


a. Membantu presiden dan wakil presiden dalam menangani hal-hal yang berhubungan
dengan perekrutan anggota baru JDS.
b. Membantu presiden dan wakil presiden dalam proses pengembangan organisasi.

9. Media Information Center (MIC)


a. Bertanggung jawab atas informasi JDS melalui media internet.
b. Membangun komunikasi internal dan eksternal.

Pasal 4
Divisi-Divisi
Tata kerja divisi-divisi bertugas sebagai berikut:
1. Membantu presiden dan wakil presiden dalam melaksanakan program kerja yang telah
menjadi tugas masing-masing divisi.
2. Bertanggung jawab terhadap presiden JDS.

BAB III
PASAL 5
GARIS STRUKTURAL
Garis struktural JDS:
1. Garis Konsultatif adalah garis yang bersifat konsultasi tentang hal hal yang berkaitan
dengan pengembangan komunitas
2. Garis Koordinatif adalah garis yang bersifat koordinasi tentang program kerja yang akan
di implementasikan atau hal hal yang menyangkut tata laksana kerja
3. Garis Instruktif adalah garis yang bersifat instruksi tentang kegiatan yang akan
dilaksanakan

BAB IV
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 6
Atribut organisasi
Atribut organisasi Jember Debate Society terdiri dari :
1. Bendera, logo, dan seragam JDS.
2. Atribut JDS dirumuskan dalam rapat pengurus dan disahkan dalam Musyawarah Tahunan
Anggota.

BAB V
PASAL 7
SYARAT DAN KETENTUAN PENGURUS
[

Dalam menduduki kepengurusan JDS adalah:


1. Anggota yang dinyatakan sebagai Anggota aktif.
2. Setiap anggota JDS merupakan perwakilan dari setiap instansi pendidikan yang
merupakan anggota aktif JDS.
3. Bertanggung jawab terhadap yang diamanahkan dalam organisasi JDS.
4. Apabila status keanggotaan pengurus hilang, maka digantikan oleh pengurus yang
menjabat dibawahnya.

BAB VI
MUSYAWARAH DAN RAPAT
PASAL 8
MUSYAWARAH
1. Musyawarah Tahunan adalah rapat tertinggi yang didalamnya membahas :
a. Laporan pertanggung jawaban pengurus selama satu periode (2 tahun).
b. Evaluasi tata laksana selama satu periode dalam dua tahun.
c. Pemilihan dan pembentukan pengurus baru
d. Pembahasan dan pengesahan AD, ART, Juklak dan Juknis apabila dibutuhkan
2. Musyawarah Bulanan adalah rapat yang didalamnya membahas:
a. Evaluasi kegiatan selama sebulan
b. Perencanaan program peningkatan mutu keanggotaan
3. Musyawarah kondisional adalah rapat yang dilakukan sesuai kondisi dan situasi
komunitas yang bersifat sewaktu-waktu

PASAL 9
RAPAT
Rapat didalam organisasi JDS adalah sebagai berikut:
1. Rapat kerja adalah rapat yang dilakukan oleh pengurus baru yang membahas program
kerja komunitas untuk 1 periode kepengurusan.
2. Rapat pengurus adalah rapat yang dilakukan oleh pengurus untuk membahas hal hal yang
berkaitan dengan komunitas JDS (Jember Debating Society).
3. Rapat kepanitiaan adalah rapat yang dilakukan oleh panitia SC, OC, atau komite dalam
suatu kegiatan dengan didampingi oleh pengurus.

PASAL 10
LAPORAN
1. Laporan tahunan, yaitu laporan pertanggung jawaban pengurus selama satu periode,
selambat lambatnya satu bulan setelah masa jabatannya berakhir.
2. Laporan kegiatan terdiri dari :
a. Laporan kepanitiaan yang telah melaksanakan kegiatan dan dilaporkan kepada
pengurus selambat lambatnya dua minggu setelah kegiatan berakhir
b. Laporan pendelagasian, yaitu laporan pertanggung jawaban atau kelompok setelah
didelegasikan mewakili JDS (Jember Debating Society) berupa kegiatan yang bersifat
kompetitif maupun pengembangan, selambat lambatnya dua minggu setelah
kegiatan berakhir
BAB VII
PASAL 11
ATURAN TAMBAHAN
1. Ketentuan yang belum tercantum akan diatur dalam Musyawarah Tahunan Anggota
2. Aturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya aturan baru, apabila terdapat kesalahan
akan ditindak lanjuti dan diperbaiki dikemudian hari.
KOMUNITAS DEBAT BAHASA INGGRIS JEMBER
JEMBER DEBATING SOCIETY ( JDS )
Sekretariat: Jl. Mataram No. 01 Mangli Jember Kode Pos: 68136 Telp. 085608498084
E-mail: jdsest2014@gmail.com
PETUNJUK TEKNIK
TERTIB ADMINISTRASI
JEMBER DEBATING SOCIETY (JDS)

PEDOMAN UMUM
1. SURAT
Surat yang dimaksud adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-
pesan resmi komunitas yang tertulis untuk kepentingan tertentu. Ketentuan surat-surat yang
berlaku harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

a. Sistematika surat
Surat resmi komunitas dengan sistematika sebagai berikut:
1. Kop Surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Alamat surat (kepada yth.)
6. Salam pembuka dan salam penutup (lihat juknis)
7. Kalimat pengantar (lihat juknis)
8. Isi Surat
9. Tempat dan tanggal pembuatan surat
10. Jabatan pengurus, nama, NIM pengurus dan atau panitia pelaksana (lihat juknis)
b. Bentuk surat
1. Seluruh surat komunitas resmi diketik dengan kertas F4 (215pxX330px), dengan
font Times New Roman ukuran 12pt
2. Isi surat, lampiran dan perihal surat berada pada tepi kiri surat. Sedangkan mulai
dari alamat sampai pada akhir surat berada lurus dengan nomor surat.
3. Surat khusus (Surat keputusan, mandat dan yang sama dengannya) jenis dan
nomornya berada pada posisi tengah.
c. Jenis surat
Jenis surat resmi komunitas dikelompokkan dalam dua jenis, umum dan khusus
:Surat umum adalah surat biasa yang rutin dibuat sebagai sarana komunikasi tertulis
dikalangan internal maupun eksternal komunitas, termasuk juga didalamnya surat
kepanitiaan yang dibuat secara temporal berdasarkan jenis kegiatan yang melibatkan
kepanitiaan.
1. Surat khusus adalah surat yang menyatakan penetapan keputusan komunitas,
produk normatif komunitas dan landasan pemikiran komunitas.
d. Nomor surat
Seluruh surat resmi komunitas memiliki nomor yang terdiri dari:
1. Nomor urut surat
2. Pembuat Surat
3. Jenis Surat
4. Bulan pembuatan surat
5. Tahun pembuatan surat (lihat. Juknis)
2. STEMPEL
a. Bentuk Stempel
Bentuk stempel resmi komunitas berbentuk sama dengan logo JDS. Sedangkan
stempel kepanitiaan disesuaikan berdasarkan kebutuhan bentuknya.
b. Komponen Stempel Terdiri Dari
1. Mahkota, Tameng, Lilin dan Tembakau
2. Tulisan; JEMBER DEBATING SOCIETY
c. Warna Tinta Stempel
1. Warna Biru untuk stempel resmi komunitas
2. Warna Merah untuk stempel kepanitiaan
3. BUKU KEANGGOTAAN
Buku keanggotaan adalah buku yang di pergunakan untuk mendata jumlah anggota yang
tercatat sebagai anggota JDS
4. BUKU KAS
Buku kas adalah buku yang khusus dipergunakan untuk mencatat sirkulasi keuangan
komunitas.
5. BUKU INVENTARIS
Buku inventaris adalah buku yang dipergunakan untuk mendata semua barang milik
komunitas

6. BUKU PINJAMAN
Buku pinjman adalah buku yang khusus di pergunakan untuk mencatat segala bentuk
peminjaman barang milik komunitas

7. BUKU ADMINISTRASI DIVISI

Buku administrasi divisi adalah buku administrasi khusus pengurus divisi yang fungsinya
untuk mencatat berbagai macam administrasi program-programnya

8. BUKU ALUMNI
Buku alumni adalah buku untuk mendata alumni
9. KARTU KEANGGOTAAN
Kartu keanggotaan adalah kartu yang menjadi tanda bahwa pemilik telah menjadi anggota
komunitas.

10. LAPORAN
Setiap kegiatan diharuskan ada laporan sebagai pertanggung jawaban dan hasil kerja.
Laporan tersebut terdiri dari:
1. Laporan pengurus
2. Laporan divisi
3. Laporan kegiatan
4. Laporan pendelegasisan
KOMUNITAS DEBAT BAHASA INGGRIS JEMBER
JEMBER DEBATING SOCIETY ( JDS )
Sekretariat: Jl. Mataram No. 01 Mangli Jember Kode Pos: 68136 Telp. 085608498084
E-mail: jdsest2014@gmail.com

PETUNJUK TEKNIK
TERTIB ADMINISTRASI
JEMBER DEBATING SOCIETY (JDS)

PEDOMAN KHUSUS
A. SURAT
1. Sebelum pengetikan surat, seharusnya membuat draf atau konsep terlebih
dahulu untuk menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2. Untuk mempermudah pemantauan atau pengecekan surat, maka seluruh jenis
surat harus diarsipkan
a. Kop Surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama komunitas Jember Debating Society (JDS) dan apabila surat divisi atau
kepanitiaan maka nama divisi atau kepanitiaan diletakkan di atas nama komunitas
(lihat. contoh surat)
2. Alamat komunitas dengan redaksi Sekretariat: Unit Pengembangan Bahasa (UPB) Lt.
2 Jl. Mataram No. 01 Mangli, Jember No HP: +6285608498084 e-mail
jdsest2014@gmail.com
3. Logo komunitas terletak disebelah kiri.
4. Logo kepanitiaan (jika dibutuhkan) berada disebelah kanan.
b. Nomor Surat
1. Dalam pembuatan surat resmi komunitas yang harus diperhatikan adalah kode atau
sandi yang terdapat dalam nomor surat. Pembatasan dalam setiap item kode atau sandi
ditandai dengan garis miring.
2. Setiap penomoran surat mengandung :
2.1. Nomor surat
2.2. Pembuat surat, (sekretaris umum dan lain-lain )
2.3. Jenis surat :
2.3.1. Internal (disingkat i kecil) adalah jenis surat dalam ruang lingkup
komunitas)
2.3.2. Eksternal (disingkat e kecil) adalah jenis surat yang ditujukan ke luar
komunitas
2.4. Bulan pembuatan surat memakai angka romawi
2.5.Tahun pembuatan surat (dua angka dari depan dibuang)
3. Surat Pengurus Inti
Nomor surat : 001/Sek/i/IX/2015
- 001 : Nomor Surat
- Sek : Nama pembuat surat
- i : Jenis surat
- IX : Bulan pembuatan Surat
- 2015 : Tahun pembuatan Surat
4. Surat Kepanitaan
Nomor surat 001/JDS.DC/i/IX/2015
- 001 : Nomor surat
- JDS.DC : Nama pembuat surat/nama kompetisi
- i : Jenis Surat (internal)
- IX : Bulan Pembuatan Surat
- 2015 : Tahun Pembuatan Surat
5. Surat Divisi :
Nomor surat
- 001/SE/i/IX/2015
- 001/ EO/i/IX/2015
- 001/ DP/i/IX/2015
- 001/PC/i/IX/2015
- 001/ HRD/i/IX/2015
- 001/MIC/i/IX/2015
Keterangan
001 : Nomor surat
EO : Nama Divisi yang membuat surat
i : Jenis surat (internal)
IX : Bulan pembuatan Surat
2015 : Tahun Pembuatan Surat
c. Penulisan lampiran disingkat Lamp. Sedangkan isi dari lampiran adalah : Jika tidak ada
lampiran maka diberi tanda -, sedangkan apabila berbentuk lembaran maka ditulis
jumlah lembarannya, dan apabila berbentuk bendel maka ditulis 1 (satu) Bendel
d. Perihal berisi nama surat yang dimaksud dan bentuk tulisannya ditulis dengan Kapital dan
dicetak tebal contohnya PEMBERITAHUAN
e. Alamat dan tempat ditulis dengan format berikut: Jln. Mataram No. 01 Mangli, Jember
f. Salam Pembuka berisi ucapan salam umum (disesuaikan dengan kodisi)
g. Kalimat pengantar surat adalah : Atas rahmat Tuhan Yang Maha Esa, kita semua
senantiasa dapat melaksanakan aktifitas kita dengan baik.
h. Apabila terdapat keterangan hari, tanggal tempat, jam acara dan lain sebagainya, maka
penulisannya dengan huruf besar setiap huruf awal kalimat.
i. Isi surat dan kalimat penutup ditulis tergantung kebutuhan.
j. Salam penutup berupa penutup umum.
k. Penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat diikuti dengan jabatan pengurus yang juga
ditulis dengan huruf tebal.
l. Untuk surat kepanitiaan, Tempat dan Tanggal pembuatan surat ditulis kemudian disusul
dengan tulisan Panitia Pelaksana di bawahnya. Kemudian disusul dengan jabatan
kepanitiaan yang juga ditulis dengan huruf tebal.
m. Nama pengurus ditulis dengan huruf besar dan dicetak tebal. Kemudian disusul di
bawahnya dengan NIK dengan bentuk yang sama pula serta penulisannya rata kiri.
n. Bila masih terdapat tambahan jabatan dan kepengurusan, maka diletakkan di tengah jika
hanya terdapat satu, dan apabila terdapat dua jabatan, maka disesuaikan dengan jabatan
yang ada di atasnya (disamakan cara peletakan dan penulisanya).

B. STEMPEL

a. Pembubuhan stempel komunitas pada surat resmi terletak pada sebelah kiri dan harus
menutupi sebagian nama dan tanda tangan pengurus.
b. Jika terdapat dua tanda tangan (presiden dan sekretaris) maka stempel diletakkan di posisi
sekretaris.
c. Pengurus yang berwenang memegang stempel adalah Sekretaris umum.

Contoh pemberian stempel :

Jabatan pengurus

stempel
stempel
XXXXXXXXXXXXXX
NIK xxxxxxxxxxxxxxx

C. BUKU KEANGGOTAAN

1. Buku Induk
Buku Induk adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua Anggota Jember
Debating Society dengan tidak membedakan status keanggotaanya.

Contoh kolom buku induk


Nama
No Foto TTL Institusi Jabatan NIK/KP Alamat No.Telp
lengkap

1.

2.

2. BUKU KAS

a. Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan peneriamaan dan pengeluaran dana
dicatat ke dalam buku kas.
b. Semua penerimaan dana dicatat di kolom debet, dana pengeluaran dicatat di kolom
kredit, dan sisa dana dicatat dalam kolom Saldo.
c. Pengurus yang berwenang memegang buku kas adalah bendahara.
d. Dalam Laporan bidang keuangan harus dilengkapi dengan kwitansi dalam setiap
pengeluaran dan ditandatangani oleh presiden apabila jumlah nominalnya besar.
e. Contoh buku kas :

No Uraian No. Nota Debet Kredit Saldo

1.
2.
3.

3. BUKU INVENTARIS

a. Buku inventaris dipergunakan untuk mendata semua barang milik komunitas


b. Yang berwenang memegang buku inventaris adalah koordinator divisi Event
Organizer.
c. Contoh kolom buku inventaris

No Nama barang Jumlah Tahun Pemakaian Keadaan Keterangan


1.
2.

4. LAPORAN
a. Format Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus
1. Cover Laporan (diketik nama kegiatan)
2. Daftar Isi (jika lebih dari 10 lembar)
3. Pendahuluan
4. Isi Laporan
5. Struktur Pengurus
6. Tata laksana kerja pengurus
7. Dana (jika ada)
8. Surat-Surat
9. Program kerja pengurus
10. Realisasi Program kerja Pengurus
11. Saran dan Penutup
12. Lampiran-lampiran

b. Laporan Bulanan Divisi


1. Pendahuluan
2. Kondisi Objektif Divisi
3. Program Satu Bulan
4. Realisasi Program
5. Saran dan Penutup

c. Laporan Kepanitiaan
1. Cover Laporan
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan
4. Kondisi Objektif Kegiatan
5. Program-Program Kegiatan
6. Realisasi Program-program Kegiatan
7. Dana
8. Surat-surat
9. Saran dan Penutup
10. Lampiran-lampiran

d. Laporan Pendelegasian
1. Cover Laporan
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan
4. Kondisi Objektif Kegiatan
5. Lampiran-lampiran (jika ada)
D. CONTOH MACAM-MACAM SURAT KEPANITIAAN
1. Permohonan SK
2. Pemberitahuan
3. Permohonan Dana
4. Undangan
5. Permohonan Pemateri
6. Ucapan Terima Kasih
7. Peminjaman Fasilitas
8. Permohonan Izin