Ayuda de Z-Agenda

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Tabla de contenido

Z-Agenda ....................................................................................................................3
Introduccin general ...............................................................................................4
Caractersticas ........................................................................................................5
Requisitos de sistema ..............................................................................................7
Novedades...............................................................................................................
Sincronizacin de datos con MS Outlook e iCalendar..................................................8
Videos y tutoriales en la web ....................................................................................
Base de conocimiento ...............................................................................................
El men de la aplicacin ..............................................................................................9
Pestaa Inicio ....................................................................................................... 11
Lista de contactos ............................................................................................. 11
Calendario de eventos ....................................................................................... 13
Lista de eventos ................................................................................................ 16
Llamada telefnica ............................................................................................ 17
Concertar reunin ............................................................................................. 18
Tarea a realizar ................................................................................................. 19
Otras actividades .............................................................................................. 20
Actividad personal ............................................................................................. 21
Agregar una nota .............................................................................................. 22
Adjuntar un archivo........................................................................................... 22
Enviar un email ................................................................................................. 22
Pestaa Sistema.................................................................................................... 23
Configuracin general ....................................................................................... 23
Lista de actividades ........................................................................................... 32
Clases de contactos........................................................................................... 33
Pases .............................................................................................................. 34
Provincias ......................................................................................................... 35
Compactar y reparar base de datos .................................................................... 36
Crear copia de seguridad ................................................................................... 36
Restaurar copia de seguridad ............................................................................. 36
Pestaa Extras ...................................................................................................... 36
Calculadora....................................................................................................... 37
Explorador de internet ....................................................................................... 37
Bloc de notas .................................................................................................... 38
Pestaa Ayuda ...................................................................................................... 39
Ayuda .............................................................................................................. 39
Buzn de sugerencias ........................................................................................ 39
Soporte remoto................................................................................................. 39
Acerca de ......................................................................................................... 39
Comprar Z-Agenda ............................................................................................ 39

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Z-Agenda

ZFactura 2016 vol 1

http://www.ziclope.net
info@ziclope.net
Todos los derechos reservados

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Introduccin general
Con Z-Agenda usted dispone de los siguientes mdulos:
Gestin de contactos:
- personales
- clientes
- proveedores
- comerciales
- contactos secundarios
Control de citas.
Alertas y recordatorios para sus citas y eventos.
Calendario y agenda completa.
Lista de tareas pendientes y completadas.
Historial detallado de cada contacto.
Gestin documental vinculada a cada contacto: archivos adjuntos e imgenes.
Le permite trabajar en red cliente/servidor.

Z-Agenda es un software de tipo CRM que son las siglas en ingls de Customer Relationship
Management. Y En espaol, Gestin de la Relacin con los Clientes. Donde la idea fundamental es
fidelizar sus clientes para que esto se traduzca en un aumento de ventas en su empresa.

Nos permite establecer una relacin ms cercana con el cliente conociendo sus necesidades, sus
preferencias, el historial de nuestra relacin con l, llamadas telefnicas, etc.
Nuevo. Sincronice todos sus Contactos con Microsoft Outlook . Esta caracterstica le permite
importar y exportar sus contactos con iPhone, Blackberry, Pocket PC, y otros dispositivos de bolsillo que
sean capaces de intercambiar informacin con Microsoft Outlook.

Cree su historial con el cliente sin errores de ortografa ya que hemos aadido un corrector ortogrfico
en todo el sistema que le facilita la redaccin de sus documentos (se incluyen diccionarios bsicos de
espaol, cataln e ingls).
Dispone de autocorreccin, es decir, mientras escribe le muestra las palabras que estn mal escritas!.

Nuevo. Dispone de soporte nativo Multi-lenguaje (para cualquier idioma mundial): chino, rabe, hebreo,
alemn, noruego, sueco, francs, ...
Ejemplo: Crear un contacto en chino, rabe, espaol, ...

Nuevo: Le permite enviar directamente sus emails (correo electrnico) desde cuentas de google (Gmail),
Hotmail, Live, Yahoo,... y cualquier cuenta de correo que requiera conexin segura SSL y TLS.

Aumente su productividad con este software de facturacin mediante el estilo Office 2013.
Si usa Windows XP, Windows Vista o Windows 7, soporta temas de escritorio.

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Caractersticas
Gestin de todo tipo de contactos
Le permite gestionar su relacin con sus contactos personales, clientes, proveedores, agentes
comerciales,...

Permite definir campos de datos adicionales

Le permite crear nuevos campos de datos para poder almacenar toda la informacin referente a sus
contactos. Ejemplo: campos de tipo fecha, tipo texto, numricos...

Exporte sus datos a Microsoft Excel y ms formatos

Le brinda la posibilidad de exportar sus contactos a Excel, HTML, texto,...

Ahora le permite enviar sus correos en formato HTML

Soporta el envo de correos en formato HTML con imgenes o bien texto plano.

Sincronice todos sus Contactos con Microsoft Outlook

Esta caracterstica le permite importar y exportar sus contactos con iPhone, Blackberry, Pocket PC, y otros
dispositivos de bolsillo que sean capaces de intercambiar informacin con Microsoft Outlook.

Control de citas y eventos

Organice sus eventos y citas mediante alertas y recordatorios de forma que no olvidar sus compromisos!.

Calendario y agenda completa

Dispone de una agenda y calendario con vista por das, meses, semanas, semana laboral que le facilita la
gestin de tareas con sus contactos.

Lista de tareas pendientes y completadas

Controle cada evento o cita indicando si se complet con xito o no.
Historial detallado de cada contacto
Disponga todo el historial de un contacto con un slo clic de ratn. Extremadamente til cuando un cliente
le llama por telfono y no recuerda de quin se trata.

Soporte nativo Multi-lenguaje

Le brinda la posibilidad de usar idiomas nativos de todo el mundo: chino, rabe, hebreo, alemn, noruego,
sueco, francs, ruso,...

Envo de emails
Le permite enviar sus emails (correos electrnicos) desde cuentas de google (Gmail), Hotmail, Live,
Yahoo,... y cualquier cuenta de correo que requiera conexin segura SSL y TLS.

Informacin sin errores de ortografa

Cree su historial con el cliente sin errores de ortografa ya que hemos aadido un corrector ortogrfico en
todo el sistema que le facilita la redaccin de sus documentos (se incluyen diccionarios bsicos de
espaol, cataln, alemn, francs e ingls).
Dispone de autocorreccin, es decir, mientras escribe le muestra las palabras que estn mal escritas!.
Aumente la productividad con los estilos Office 2010
Aumente su productividad al disponer del estilo Office 2010 en toda la aplicacin.

Gestin documental

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Le permite adjuntar ilimitados archivos e imgenes para cada contacto.

Trabaje en red cliente/servidor

Si tiene varios ordenadores le permite establecer una base de datos comn.

Impresin en PDF
Cualquier listado de la aplicacin puede ser impreso directamente en formato PDF para envos por correo
electrnico.

Gestor de copias de seguridad

Puede crear y restaurar copias de seguridad en cualquier momento.

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Requisitos de sistema
Sistemas operativos Windows XP, Vista y 7, 8, 10.
PC IBM o 100 % compatible.
Intel Pentium III, 800 MHz o superior.
512 Mb de RAM.
512 Mb de espacio de disco disponible para instalacin.
Monitor de resolucin sper VGA (1024 768) o superior.

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Sincronizacin de datos con MS Outlook e iCalendar

Z-Agenda le permite sincronizar todos sus contactos con Microsoft Outlook . Las sincronizacin se
realiza de forma direccional, es decir, si creo un contacto en Z-Agenda y sincronizo los datos,
automticamente se crear el nuevo contacto en MS Outlook. Y por supuesto, si creo el contacto en MS
Outlook, una vez que sincronice, aparecer en Z-Agenda.

Ahora tambin le permite importar y exportar agendas de google, iphone, todas aquellas que trabajen
con el estndar iCalendar 2.0.

Este proceso le permite importar y exportar sus contactos y citas con iPhone, Android, y otros
dispositivos de bolsillo que sean capaces de intercambiar informacin con Microsoft Outlook.

A tener en cuenta:

- La eliminacin de contactos no se sincroniza. Si desea eliminar un contacto de forma definitiva debe

eliminarlo manualmente en Z-Agenda y en MS Outlook.
- El formato del texto de los eventos y citas no se sincroniza en MS Outlook. Se guardar el contenido pero
sin negritas, colores, etc.
- Los archivos adjuntos de los eventos y citas no se sincronizan.

Para sincronizar los datos haga clic en el botn con tres puntos que se encuentra en la parte superior
izquierda de Z-Agenda.

Finalmente clic en el comando "Sincronizar".

Sincronizar con MS Outlook

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El men de la aplicacin
Nada ms ejecutar Z-Agenda podemos observar que todos los comandos estn agrupados en pestaas
(Inicio, Sistema, ...).

Dentro de cada pestaa los comandos estn agrupados de forma lgica. Por ejemplo vea el grupo
"Programacin de actividades" que contiene los comandos (botones) "Llamada telefnica", "Concertar
reunin",...

Pestaas y comandos de Z-Agenda

Como ya comentamos anteriormente, Z-Agenda nos permite gestionar datos de contactos, citas, historial
de clientes,...

Toda esta informacin se gestiona de forma muy similar, siempre mediante un listado con las cabeceras
de cada archivo.

Veamos como ejemplo el fichero de pases (accesible desde la pestaa Sistema > Pases):

Archivo de pases

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Rejilla de datos y registro activo (fila seleccionada)

En la parte superior de la imagen aparece una barra de botones similar a la siguiente:

Veamos para qu sirve cada uno de ellos:

Botn Crear: Como estamos trabajando con el archivo de pases su consecuencia sera la creacin de un
nuevo pas en Z-Agenda.
Botn Modificar: Para modificar el pas seleccionado (registro activo).
Botn Eliminar: Para eliminar el pas seleccionado (registro activo).
Botn Buscar: Para buscar un pas. Ms adelante, en esta misma pgina, trataremos las bsquedas.
Botn Ver todos/Refrescar: Para refrescar todos los datos.
Botn Seleccionar. Para seleccionar el registro activo. Por ejemplo, cuando estamos creando una factura
seleccionaremos el cliente con este botn.
Botn Imprimir. Para imprimir la lista de pases.
Botn Exportar. Para exportar a Excel la lista de pases.
Botn Enviar. Si est presente, prepara el informe en PDF para enviar por email.

Una vez que ejecutamos acciones como Crear, Modificar o Eliminar se abre un editor de archivo asociado
que nos facilita la introduccin de los datos correspondientes. Por ejemplo, si estamos trabajando con el
archivo de provincias, se abrira un cuadro de dilogo asociado para su edicin:

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Editor de pases

En este caso slo tendremos que indicar el cdigo de pas y el nombre para tener completa nuestra
edicin. Pulsaremos el botn Aceptar si queremos guardar los cambios o bien el botn Cancelar si no
deseamos guardar la informacin.

Bsquedas

Cuando el volumen de informacin sea considerable usaremos el cuadro de bsqueda para localizar los
datos deseados, mediante el botn buscar:

Cuadro de bsqueda

Especificamos los valores que deseamos encontrar y hacemos clic en el botn buscar. Si necesitamos
realizar un filtro para un campo slo, hacemos clic en ">> Bsqueda avanzada", donde podremos
seleccionar los campos en los que nos interesa buscar.

Pestaa Inicio

Lista de contactos
El ncleo de Z-Agenda gira en torno a los contactos ya que se trata de conocer al detalle nuestra relacin
con ellos. Ya sean clientes, proveedores, contactos personales,...

Como en cualquier tipo de archivo de Z-Agenda, la gestin (crear, modificar, eliminar, etc) se realiza de
una forma comn.

Si desea ms informacin haga clic en este enlace: El men de la aplicacin.

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Lista de contactos

Editor de contactos

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Veamos todos los datos que podemos almacenar de nuestros contactos:

Tipo: Aqu especificamos el tipo de contacto (cliente, comercial,...).

Valoracin: Este campo es para nuestro uso interno donde la idea es valorar a nuestros clientes. Ejemplo:
AAA para indicar que un cliente es muy bueno.
Nombre, Direccin, CP (Cdigo postal), Ciudad, Pas, Provincia: En estos campos indicaremos los
datos referentes al nombre y direccin del contacto.
NIF: NIF o CIF del contacto.
C.C.C.: Nmero de cuenta.
Cumpleaos: Cumpleaos del contacto. Ya no olvidar felicitar a sus contactos!
Telfono, Mvil, Fax, Web, Email: Datos para contactar.
Contacto: Persona de contacto principal.
Cargo: Puesto que ejerce.
Cnyuge: Pareja o socio del contacto.

Observamos que la zona inferior del editor de contactos dispone de varias pestaas que nos permiten
agregar informacin da a da a nuestros contactos.

Notas: La idea es introducir notas de importancia, es decir, informacin que debemos tener presente
siempre que nos comuniquemos con el contacto en cuestin.
Historial: Aqu podemos ver todo el histrico de llamadas, reuniones, y resto de actividades realizadas y
no realizadas con el contacto.
Actividades pendientes: En esta seccin veremos las llamadas pendientes, reuniones que an no se han
producido...
Documentos e imgenes: Podemos agregar todo tipo de documentos (contratos, firmas,...) e imgenes
(como fotos, logos,..).
Contactos adicionales: Nos permite aadir contactos secundarios. Es til cuando el contacto principal es
una organizacin.
Datos adicionales: En esta pestaa disponemos de 3 campos libres y uno de observaciones del contacto.

Calendario de eventos
El calendario de eventos nos permite organizar nuestras actividades como llamadas, reuniones, etc de
forma visual, ya que podemos navegar por el calendario con vista mensual, por semanas, semana
laboral...

Por defecto muestra slo los eventos o actividades pendientes pero si lo deseamos podemos visualizar el
historial tambin.
Para crear un nuevo evento o cita usando el calendario hacemos doble clic con el botn izquierdo del
ratn o bien pulsamos el botn derecho para acceder al men contextual:

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Calendario de eventos y citas de contactos

... y pulsamos Nuevo evento:

Editor de eventos y citas

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Para cada cita o evento disponemos de los siguientes campos:

Guardar y cerrar: Una vez creado o modificado nuestro evento podemos guardar los cambios con este
botn.
Cerrar: Cerrar la ventana.
Eliminar: Eliminar el evento.
Imprimir...: Imprime el contenido del evento, es decir, el texto descriptivo de la parte inferior.

Actividad: Si se trata de una llamada, tarea a realizar,...

Mostrar como: Este campo se usa por compatibilidad con MS Outlook e indica si la cita implica estar fuera
de la oficina, no estar disponible, ...
Aviso: Marcamos esta opcin si deseamos que Z-Agenda nos avise de la llegada de un evento. Podemos
indicar el tiempo de antelacin para el aviso.
Periodicidad: Si se trata de un evento que se repite en el tiempo. Por ejemplo un cumpleaos. Nos
permite definir la frecuencia de repeticin en das, semanas, aos,...
Importancia alta o baja: Indicamos la importancia de la cita. Si no se marca nada se considera de
importancia "normal".

Contacto: Contacto con el que deseamos planificar el evento. Si el contacto no est creado an podemos
hacer clic en el botn lupa para darlo de alta sin abandonar esta ventana.
Asunto: Descripcin breve del evento.
Ubicacin: Lugar donde se produce la cita o evento.
Comienzo: Fecha y hora de comienzo.
Finalizacin: Fecha y hora de finalizacin.
Todo el da: Marcamos esta opcin si se trata de una cita o evento que requiere de un da completo.

Finalmente observamos una zona para describir o aadir ms informacin a nuestra cita.

En cada evento podemos insertar archivos adjuntos as como dar formato al texto descriptivo del evento.
Vea las pestaas Insertar y Formato de texto.

Para concluir con el editor de eventos mencionar que una vez que el evento o la cita se produce debemos
archivarla al historial del contacto.
Para ello disponemos del botn archivar actividad donde podremos indicar si se realiz
satisfactoriamente o no.

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Archivar evento o cita

Lista de eventos
La lista de eventos nos muestra toda la actividad al igual que el calendario de eventos pero de forma
tabular en una rejilla de datos.
Nos permite modificar cada evento haciendo doble clic sobre la fila activa.

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Lista de eventos y citas

Llamada telefnica
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para planificar una llamada telefnica.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de eventos contendr el
contacto ya asignado. Lo puede cambiar si lo desea al igual que el tipo de evento a planificar.

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Planificando una llamada telefnica con un contacto seleccionado

Concertar reunin
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para planificar una reunin.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de eventos contendr el
contacto ya asignado. Lo puede cambiar si lo desea al igual que el tipo de evento a planificar.

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Planificando una reunin con un contacto seleccionado

Tarea a realizar
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para planificar una tarea a realizar.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de eventos contendr el
contacto ya asignado. Lo puede cambiar si lo desea al igual que el tipo de evento a planificar.

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Planificando una tarea a realizar con un contacto seleccionado

Otras actividades
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para planificar otras actividades.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de eventos contendr el
contacto ya asignado. Lo puede cambiar si lo desea al igual que el tipo de evento a planificar.

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Planificando una tarea a realizar con un contacto seleccionado

Actividad personal
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para planificar una actividad personal.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de eventos contendr el
contacto ya asignado. Lo puede cambiar si lo desea al igual que el tipo de evento a planificar.

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Planificando una tarea a realizar con un contacto seleccionado

Enviar un email
Se trata de un acceso directo al editor de eventos para enviar un email.

Este proceso es aplicable a todos los accesos directos y programacin de actividades

Si tenemos la lista de contactos abierta y con un contacto seleccionado el editor de emails contendr el
contacto ya asignado, en este caso, asigna la direccin de correo electrnico.

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Redactando un email para el contacto seleccionado

Pestaa Sistema

Configuracin general
En este apartado podemos configurar diversas opciones para el funcionamiento de Z-Agenda.

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Veamos la funcin de cada pestaa:

En la pestaa "Empresa" podemos dar de alta nuestros datos de empresa o contacto, as como un
logotipo propio.

Configuracin general - Empresa

La pestaa "Comercio electrnico" nos permite configurar textos estndar para el asunto y el cuerpo de
los futuros emails que enviemos
a nuestros contactos.

Novedad: Ahora podemos enviar correos en formato HTML, con imgenes, firmas,... ya que se ha incluido
un potente editor HTML.
Tambin le permite enviar en texto plano como en versiones anteriores.

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Configuracin general - Comercio electrnico

En la pestaa "Sistema" podremos cambiar el idioma de la aplicacin, indicar si deseamos abrir con
alguna ventana por defecto cuando se inicie la aplicacin y tambin decidir cmo se van a enviar los
correos electrnicos.

En cuanto a la configuracin de email nos permite usar MS Outlook (opcin por defecto) para enviar los
emails o bien, enviar a travs de Z-Agenda. Si desea enviar a travs de Z-Agenda debe configurar
adecuadamente todos los parmetros del grupo "Configuracin email" segn su proveedor de correo
electrnico.

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Configuracin general - Sistema

La pestaa "Seguridad" nos permite introducir una contrasea que ser solicitada para entrar a la
aplicacin.

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Configuracin general - Seguridad

La pestaa "Apariencia" nos brinda la posibilidad de configurar el aspecto de Z-Agenda eligiendo entre
varios estilos de apariencia como Office 2013, Office 2007 verde oliva, etc.

Tambin nos permite insertar una imagen de fondo para la aplicacin, cambiar la fuente de las cabeceras,
eliminar la cabecera y el logotipo de los archivos (Altura = 0),...

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Configuracin general - Apariencia

Nuevo: La pestaa "Campos adicionales" nos brinda la posibilidad de ampliar la funcionalidad de la

agenda mediante la inclusin de nuevos campos de datos para nuestros contactos y eventos.

Todos los campos que creemos se incluyen de forma automtica en la lista de contactos y eventos.
Para comprender el funcionamiento vamos a crear un campo de tipo fecha llamado "Fecha2" sobre
contactos. Tambin podemos aadir campos de datos a nuestro formulario de citas siguiendo los mismos
pasos que se van a describir a continuacin:

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Configuracin general - Campos adicionales

Una vez aceptamos los cambios podemos abrir los contactos para verificar que el nuevo campo Fecha2
ha sido agregado:

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Contactos con campos adicionales

Contactos con campos adicionales

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Todos los campos adicionales se crearn de forma automtica. Para disear la posicin a nuestro gusto
pulsamos la tecla F2 sobre el formulario de clientes.

Podemos aadir etiquetas de texto, separadores,... Simplemente debe arrastrar y soltar los campos que
desee mover. Finalmente hacer clic en el disco para guardar.

Contactos con campos adicionales

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Contactos con campos adicionales

Lista de actividades
Z-Agenda ya incorpora una serie de actividades estndar como llamada telefnica, reunin, etc y adems
le permite definir sus propias actividades o tipos de evento.

Como en cualquier tipo de archivo de Z-Agenda, la gestin (crear, modificar, eliminar, etc) se realiza de
una forma comn.
Si desea ms informacin haga clic en este enlace: El men de la aplicacin.

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Lista de actividades

Clases de contactos
Defina aqu sus propios tipos de contactos independientemente de los que ya incorpora Z-Agenda
(cliente, comercial,...).

Como en cualquier tipo de archivo de Z-Agenda, la gestin (crear, modificar, eliminar, etc) se realiza de
una forma comn.
Si desea ms informacin haga clic en este enlace: El men de la aplicacin.

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Clases de contactos

Pases
En este apartado puede gestionar el listado de pases.

Como en cualquier tipo de archivo de Z-Agenda, la gestin (crear, modificar, eliminar, etc) se realiza de
una forma comn.
Si desea ms informacin haga clic en este enlace: El men de la aplicacin.

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Lista de pases

Provincias
Este apartado le permite gestionar el listado de provincias.

Como en cualquier tipo de archivo de Z-Agenda, la gestin (crear, modificar, eliminar, etc) se realiza de
una forma comn.
Si desea ms informacin haga clic en este enlace: El men de la aplicacin.

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Lista de provincias

Compactar y reparar base de datos

La opcin "Compactar y reparar base de datos" optimiza y repara todos los archivos de la base de
datos.
Puede resultar til realizar esta accin cada cierto tiempo para comprimir la base de datos y reparar
ndices corruptos.

Crear copia de seguridad

Realice cada "cierto tiempo" una copia de seguridad de sus datos mediante el botn "Crear copia de
seguridad".
La idea es realizar la copia en un dispositivo externo a nuestro PC, es decir, Memoria USB, disco
externo, CD, DVD,...

As no perderemos la informacin en caso de fallo grave en nuestro equipo. Podremos crear todas las
copias que deseemos ejecutando este comando. Se recomienda poner la fecha del da como nombre de la
copia.

Restaurar copia de seguridad

En caso de prdida de datos, formateo de su PC, etc la opcin "Restaurar copia de seguridad" le permite
establecer una copia que haya hecho anteriormente.

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Pestaa Extras

Calculadora
Dispone de una calculadora.

Calculadora

Explorador de internet
Dispone de un explorador de internet.

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Explorador de internet

Bloc de notas
Dispone de un bloc de notas de uso general. No confundir con las notas de los contactos.

Bloc de notas de uso general

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Pestaa Ayuda

Ayuda
Este comando invoca a este fichero de ayuda.

Buzn de sugerencias
Use esta accin para notificar acerca de errores que encuentre en la aplicacin as como para enviar
sugerencias para mejorar este software.

No olvide indicar el nombre del software que est usando y la versin del mismo.

Soporte remoto
Si tiene problemas con la aplicacin puede usar este comando donde recibir indicaciones para contactar
con nosotros. Tenga en cuenta el horario de atencin al cliente publicado en nuestra web:

http://www.ziclope.net

Acerca de
En esta pantalla puede comprobar la informacin acerca del software que est usando.
Tambin muestra los datos de registro si usted ha comprado ya la aplicacin.

Registrar Z-Agenda
Se trata de un acceso directo a nuestra web para proceder al registro de Z-Agenda.

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