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INFORME

GRUPO N 1:
INGRID DIAZ PANTOJA
LUISA FERNANDA GIRALDO
MARCELA GUERRERO CARDONA

INSTRUTOR:
JOAQUIN ESCOBAR VALLEJO

CENTRO AGROFORESTAL Y ACUICOLA ARAPAIMA


SENA REGINAL PUTUMAYO
TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
CONCEPTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:
Es un elemento del sistema de control interno, el cual es un documento
instrumental de informacin detallada e integral, que contiene en forma ordenada y
sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que
se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicio requiere identificar y sealar quin?,
cuando?, cmo?, donde?, para qu?, por qu? De cada uno de los pasos que
integra los procedimientos.

CONCEPTO DE MANUAL DE FUNCIONES:


Documento que especifica requisitos para el cargo, interaccin con otros
procesos, responsabilidades y funciones. Permiten conocer el funcionamiento
interno por lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin y requerimientos y
a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y
al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada
las actividades de cada puesto. Tambin son determinantes de las
responsabilidades, ayudan a la coordinacin de las actividades y aumentan la
eficiencia de los empleados ya que les indican lo que deben hacer y cmo hacerlo.

USO:
Las funciones bsicas de los manuales son:
El establecimiento de objetivos
La definicin de polticas, guas, procedimientos y normas.
La evaluacin del sistema de organizacin.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.
La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la administracin
de personal.
La creacin de sistemas de informacin eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.
El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de


dependencia, responsabilidades y polticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores
puedan realizar diferentes tareas sin ningn inconveniente.

3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar
negligencia.

4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes y procurar una mayor


eficiencia administrativa.

5.- Facilitan la induccin de los nuevos colaboradores de la institucin.

6.- Permite la integracin de todos los colaboradores as como la funcionalidad


integral del personal.

7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos

8.- Es un instrumento til para los evaluadores y auditores del Control Interno.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES:


Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que
son de grandes dimensiones, ya que as se lleva un control sobre las funciones
que tiene el personal que conforma la compaa. Es un instrumento eficaz de
ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y
delimita los campos de actuacin de cada rea de trabajo, as como de cada
puesto de trabajo.

LIMITACION:
CONSECUENCIAS DEL NO USO DE LOS MANUALES DE PROCESOS,
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

En una empresa en donde la aplicacin de los manuales sea incorrecta o nula, se


presentarn uno o varios de los siguientes problemas:

A) Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y


delimitacin clara de las responsabilidades de cada departamento, no
enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e
inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores.
B) No habr normas establecidas: lo cual representa una grave desventaja en el
uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los
trabajadores.
C) No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos
permite controlar de manera gil todos los procesos y procedimientos que se
llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento
de presentarse una falla.
D) No hay un procedimiento establecido: Al no existir un procedimiento pre-
establecido, habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarn
demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los
distintos mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los ms efectivos).

CONCEPTO DE ESTANDARES DE CALIDAD:


Los estndares no son ms que los niveles mnimo y mximo deseados, o
aceptables de calidad que debe tener el resultado de una accin, una actividad, un
programa, o un servicio. En otras palabras, el estndar es la norma tcnica que se
utilizar como parmetro de evaluacin de la calidad.

TIPOS:
Calidad de los insumos y el producto: Estos se dan de manera previa al
proceso y sirve para controlar los materiales o las partes que han de
intervenir en el procesamiento y produccin del producto. Por ejemplo, si
los materiales que se han comprado son de calidad, si la maquinaria con la
que cuentan est en buen estado.
Calidad del proceso: se da durante el proceso y se basa en las
caractersticas que el producto debe satisfacer a medida que se procesa.
Por ejemplo, si el producto est siendo bien armado y si cada persona est
desempendose adecuadamente en sus funciones.
Calidad del servicio: se da de manera posterior al servicio y es la medicin
de logros de las caractersticas de calidad del producto terminado. Por
ejemplo, que el producto tenga buenos acabados y que funcione
adecuadamente.

TIPOS DE MEDICIN:
Los tipos de medicin se basan en alguna forma de normas o estndares
establecidos, que pueden ser:
Estndares histricos: Pueden basarse en registros e informacin
concernientes a las experiencias pasadas de una organizacin.
Estndares externos: Son los provenientes de otras organizaciones u
otras unidades de la misma organizacin.
Estndares de ingeniera: Se refiere a la capacidad de las mquinas,
suelen venir especificadas por los fabricantes.
Medicin preliminar: Tiene lugar antes de emprender operaciones e
incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. La
consistencia en el uso de las polticas y procedimientos es promovida por
los esfuerzos de la medicin.
Medicin concurrente: Esta medicin tiene lugar durante la fase de la
accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y
sincronizacin de las actividades, segn ocurran.
Medicin de retroalimentacin: Este tipo de medicin se enfoca sobre el
uso de la informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles
desviaciones futuras del estndar aceptable.

CONCEPTO ESTANDARIZACION DE PROCESOS:


Se define como la herramienta que permite que todos los procesos de
manufactura y limpieza de una planta se realicen de manera efectiva.

OBJETIVO: Estandarizar los procesos principales de la Empresa, logrando un


comportamiento estable que genere productos y servicios de calidad homogneo y
de bajo costo.

LAS ESTADARIZACION ES VITAL: Un proceso que contiene las mismas


condiciones produce los mismos resultados. Si se desea obtener resultados
consistentes es necesario estandarizar las condiciones de trabajo incluyendo:
* Materiales, maquinaria, equipo
* Mtodos y procedimientos de trabajo
* Conocimiento y habilidad de la gente.

ESTANDARIZACION ADECUADA: Si la empresa es pequea no debe pretender


cargar con estndares muy sofisticados y manuales muy gruesos.
La pequea empresa cambia su estructura o funcin con mucha facilidad y
frecuencia. Para que el estndar sirva se debe mantener actualizando.
Es preferible bsico, grfico y sencillo, pero siempre actualizado, que muy
completo y detallado pero muy ajeno a la realidad.
ASPPECTOS CLAVES:
Que el personal involucrado reciba capacitacin en el estndar.
Que el estndar represente la forma ms fcil, segura ya mejor de hacer un
trabajo.
Antes de crear un estndar debe discutirse con los miembros que realizan
las tareas.

CUL ES EL MEJOR METODO PARA ALCALNZAR EL OBJETIVO DE LA


TAREA?
La idea es elevar la eficiencia del proceso, eliminando todas las actividades
innecesarias, y buscar las secuencias ms lgicas con el fin de mantener la tres lo
ms sencilla posible, siempre y cuando se asegure el cumplimiento del objetivo.

BENEFICIOS DE LA ESTANDARIZACION
Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia.
Proveen una forma de medir el desempeo.
Muestran la relacin entre causas (acciones) y efecto (resultado).
Suministra una base para el mantenimiento y el mejoramiento de la forma
de hacer el trabajo.
Proporcionan una base para el entrenamiento.
Proveen una base para diagnsticos y auditorio.
Proveen medios para prevenir las recurrencias de errores.

CONCEPTO DE ESTANDARIZACION:
La estandarizacin de las cosas se refiere a que los objetos deben de ser iguales,
beben de ser indispensables en muchos aspectos de la vida cotidiana para hacer
ms cotidiana.

PASOS PARA LA ESTANDARIZACION:


1. Involucrar al personal operativo.
2. Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el objetivo del proceso.
3. Documentar con fotos, diagramas descripcin breve.
4. Capacitar y adiestrar al personal.
5. Implementar formalmente el estndar.
6. Chaquear los resultados.
7. Si el resultado se pega al estndar, continuar la implementacin, sino
analizar la brecha y formar accin correctiva.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS:


1. Los que detallan los procesos.
2. Los que detallan los procedimientos de limpieza (procedimientos operativos
estndares de saneamiento).

ESPECIFICACIONES PARA LA ASIGNACIN DE TAREAS


1) LINEAMIENTO PARA LA RUTINA:
- Este documento puede ser utilizado en cualquier situacin.
- Es una forma sencilla para establecer criterios de referencia que sirva de
gua en la ejecucin de ciertas tareas.
- OBJETIVO: Debe sealar con qu fin se realiza la rutina que se describe
en el documento.
- REGISTROS: Corresponde a los datos que tienen que ser recolectados a lo
largo del proceso.
- FORMATOS Y HERRAMIENTAS: Son los documentos o utensilios de
cualquier tipo que son usados a lo largo del proceso.
- LINEAMIENTOS: Debe sealar los pasos principales o puntos importantes
que se deben cuidar al realizar la rutina.
- RESTRICCIONES: Especifica lo que NO se debe hacer en la rutina.
2) PROCEDIMIENTO OPERACIONAL:
- Este documento describe de manera detallada la forma para llevar a cabo
un proceso.
- Define las responsabilidades de las reas involucradas y los requisitos que
debe cumplir.
- Los campos destinados a OBJETIVO, REGISTRO, FORMATOS Y
HERRAMIENTAS, Son equivalentes a lo descrito en la pgina anterior.
- QUE Y COMO SE HACE: Describe los pasos principales o puntos
importantes que se deben cuidar al realizar la rutina.
- QUIN: Seala el responsable de realizar la tarea.
- CUANDO: Describe el momento en que se debe realizar la tarea.

DIFERENCIA ENTRE FUNCIN, ACTIVIDAD Y TAREA:


FUNCIN: hace referencia a una actividad o al conjunto de actividades
genticas, que desempea uno o varios elementos, de forma
complementaria para conseguir un objetivo concreto y definido.
ACTIVIDAD: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir
un objetivo determinado, en el caso de los trabajadores son las acciones
encaminadas a cumplir con las funciones de un cargo.
TAREA: es aquella que por su objetivo y exigencia se realizan para llevar
con xito una funcin que se desempea en el seno de una empresa,
estos son con un tiempo limitado es decir en un tiempo corto.