Direccin de Proyectos Estratgicos

Gua para el uso de Gantt - I

Portafolio de proyectos 2017 Uso del Gantt de CA PPM

1. Visin general del cronograma

Portafolio

2. Crear tareas

3. Secuenciar las tareas

1. Visin general del cronograma
Cronograma

Sugerencias para definir bien un cronograma

Definir el alcance del proyecto en una estructura desglosada del trabajo
Identificar en el cronograma la estructura:
Fase
Entregable
Tareas
Hito
Identificar las tareas con un margen que permita gestionar imprevistos
Asegurar los recursos que van a participar en el proyecto
Definir hitos realistas
Tener claro el compromiso del equipo, los hito, entregables y reflejarlo en una lnea
base
1. Visin general del cronograma

Cronograma Definir tareas

Consiste en definir todas las tareas a realizar por cada uno de los entregables (paquetes
de trabajo) de la EDT.
Principales salidas del proceso
Lista de tareas
Lista de hitos

En gestin de proyectos una actividad es una tarea que debe ser completada dentro de
un perodo de tiempo definido a cargo de uno o ms responsables

Proyecto

1 2 3

1.1
2.1
1.2 2.2.1.1 Actividad a
2.2
2.2.1.2 Actividad b Las actividades por cada paquete de
2.2.1
2.2.1.3 Actividad c trabajo se detallan en el cronograma de
2.2.1.4 Actividad d proyecto
1. Visin general del cronograma

Cronograma Secuenciar actividades

Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del

proyecto. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lgica
con relaciones de precedencia adecuadas, as como tambin de adelantos y atrasos,
para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma de proyecto realista y confiable.

Proyecto

1 2 3

1.1
2.1
1.2 2.2.1.1 Actividad a
2.2
2.2.1 2.2.1.2 Actividad b
2.2.1.3 Actividad c
2.2.1.4 Actividad d
1. Visin general del cronograma

Cronograma Estimar los recursos

Consiste en determinar cuales son los recursos (personas, equipos, o material) y que
cantidad de cada recurso se utilizar, y cuando estar disponible cada recurso para
realizar las actividades del proyecto.

Proyecto

Recursos / Hora disponibles

1 2 3

1.1
2.1
1.2 2.2.1.1 Actividad a
2.2
2.2.1 2.2.1.2 Actividad b
2.2.1.3 Actividad c
2.2.1.4 Actividad d
1. Pasos para gestionar el cronograma

Cronograma Duracin de las tares

Consiste en estimar la duracin en perodos laborables que se requerirn para completar
cada tarea del cronograma.
Para determinarlas duraciones de las actividades se debe tomar en cuenta:
Los recursos asignados a la actividad
La capacidad (productividad) de dichos recursos
Informacin histrica (proyectos anteriores similares, conocimientos y experiencia del
equipo de proyecto).
Proyecto
Estimaciones de la duracin
1 2 3
de la actividad

1.1
2.1 1d 2d 1d
1.2 2.2.1.1 Actividad a
2.2
2.2.1 2.2.1.2 Actividad b
2.2.1.3 Actividad c
2.2.1.4 Actividad d
1. Visin general del cronograma

Cronograma Desarrollo del cronograma

Verificar las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto. Analizar
las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de los
recursos y las restricciones; todo esto con el fin de crear un cronograma realista y efectivo.
Durante este proceso se genera la lnea base del cronograma.
2. Crear tareas

Para crear tareas del cronograma, siga los siguientes pasos:

1. Abrir el Proyecto (ver la Gua de Acceso: 1.1 Guia de acceso CA PPM.pptx)

2. Clic en el tab Tareas
3. Seleccionar la opcin Gantt

4. Aparece la ventana emergente para el ingreso de las tareas

2. Crear tareas

5. Se puede crear tareas de tres formas en la Gantt

Usando la tecla Insert
Usando cualquiera de las dos opciones del cono
Crear una nueva tarea: Se crean las tareas una a una
Copiar tarea desde plantilla: Se copian las tareas desde una plantilla creada
anteriormente (Hay una plantilla con los entregables de gestin)
2. Crear tareas

5.1 Usando la tecla Insert

Seleccione la tarea donde quiere adicionar un nuevo registro

Presione la tecla insert y aparecern nuevas filas por debajo de la tarea

seleccionada. Edite cada una de las nuevas tareas con los datos solicitados

Aparece un mensaje indicando que Guarde o Descarte los cambios realizados

2. Crear tareas

5.2 Crear una nueva tarea

Al elegir la opcin Crear una nueva tarea, aparece la ventana Crear Tarea

Nombre: El nombre de la tarea

ID: Un identificador para la tarea (de acuerdo
a la configuracin puede ser de modo
Inicio: Fecha de inicio de la tarea
Fin: Fecha de fin de la tarea
Tarea clave: Tarea importante dentro de la
planificacin que requiere de una supervisin
especial por parte del Lder de Proyecto
Hito: Marcar la casilla si la tarea es un hito del
proyecto
Duracin fija: Marcar la casilla si la tarea
requiere que tenga una duracin fija (Todos
los proyectos)
Si requiere crear ms tareas click en el botn
Enviar y crear nuevo. En caso contrario elija
Guardar y volver
2. Crear tareas

5.3 Copiar tarea desde plantilla

Seleccione la opcin Copiar tarea desde plantilla para copiar tareas desde una
plantilla existente

Al usar esta funcionalidad aparece una ventana con todas las plantillas creadas.
Seleccione la plantilla y click en el botn Siguiente
2. Crear tareas

Seguidamente aparecen las tareas a copiar. Seleccione las tareas y clic en el botn
Copiar

Luego de esta accin las tareas seleccionadas se copian a la Gantt

2. Crear tareas

6. La opcin indentacin permite organizar las tareas en Fases y/o entregables, de acuerdo a
lo requerido en el alcance
Ingrese las siguientes 4 tareas
Fase de inicio
Preparar Acta de inicio
Crear plan de proyecto
Realizar reunin de kick off
2. Crear tareas

Seleccione las tareas

Presione el botn Indentar

Las tareas quedan indentadas, agrupadas en el ejemplo para la fase de inicio

Para retirar la indentacin, marque las tareas y presione el botn

Quitar indentacin
3. Secuenciar tareas
Para establecer la secuencia de actividades siga los siguientes pasos:

Posicione el cursor sobre la tarea que quiere establecer una dependencia. Aparece el
grfico de una cadena

Arrastre el cono hasta la tarea que establecer la dependencia

3. Secuenciar tareas
Para visualizar la dependencia de las
Aparece la ventana para elegir las opciones
actividades, utilice la opcin Programar de programacin automtica
automticamente con opciones

Click en el botn Programacin automtica

3. Secuenciar tareas

Las tareas quedan indentadas