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INTRODUCCION
Las comunicaciones deficientes persisten en las compaas, el problema existe de arriba abajo en la jerarqua
empresarial de la corporacin, interna y externamente, entre la empresa y sus clientes, entre la empresa y sus
proveedores, y entre los accionistas y sus juntas de directores.

Los mensajes de la alta gerencia se tergiversan antes de llegar a los niveles funcionales de la organizacin, o se carece
de direccin, lo que resulta en un liderazgo deficiente, o bien no existe un sistema establecido para las operaciones, sino
que simplemente se opera por tradicin

Para corregir los problemas de comunicacin lo mejor es escribir el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
COMPAA
 CONCEPTO
Consiste en una coleccin de documentos que explican una infinidad de polticas, procedimientos y operaciones de la
empresa, que afectan a los integrantes de la empresa y como ponerlos en prctica.

RIESGOS DE NO DISPONER DE UN MANUAL DE FUNCIONES NI DE UNO DE PROCEDIMIENTOS

Los supervisores y los gerentes se contradicen, o dan contestaciones erradas sobre polticas y procedimientos
bsicos de la compaa. Lo cual no solo confunde a la gerencia, sino tambin a los empleados en lnea.

Es posible que se sigan prcticas obsoletas, ya que procedimientos respaldados por la gerencia, frecuentemente,
permanecen desconocidos por las secciones de lnea y asesora, no se han difundido.

Cuando una poltica no se escribe frecuentemente se ignora, de forma deliberada o sin intencin, cuando se
documenta y enva al personal correspondiente dentro de la unidad, se mantiene la responsibilidad de rendir cuentas.

Los empleados desperdician mucho tiempo buscando la informacin que necesitan, tiempo que podran utilizar en
labores productivas.

Sin polticas ni documentos muchos empleados administrativos y profesionales de larga trayectoria se confan de su
familiaridad con las polticas y procedimientos existentes y pueden perpetuar errores. Los manuales ayudan a
comprender mejor sus respectivas funciones, aumentando de paso la productividad de la gerencia y de los
empleados.

Eliminacin de la duplicacin de esfuerzos, con un manual se pueden revisar polticas y procedimientos para
determinar si ciertas unidades o personas estn innecesariamente realizando operaciones que corresponden a otra
unidad o a otra persona
EL MANUAL DEBE MANTENERSE ACTUALIZADO PARA QUE SE CONVIERTA EN LA HERRAMIENTA FUENTE DE
INFORMACIN A LA QUE TODOS RECURREN PARA GUIARSE

APTITUDES DEL ENCARGADO DE ELABORAR LOS MANUALES

- Habilidades Tcnicas

Redactar bien (clara, concisa y coherentemente)

Conocimiento de conceptos organizacionales y administrativos
Conocimiento de trazado y diseo de documentos
Capacidad de realizar entrevistas eficaces
Entendimiento de diversas tcnicas de investigacin
Capaz de editar y corregir pruebas de material

- Dotes Sociales

Colaborar con un grupo dismil de gente desde tcnicos hasta administradores

- Otros Factores

Comprender datos complejos con poco conocimiento previo de la materia

Organizar gran cantidad de informacin en orden lgico
Trabajar independientemente; requerir poca supervisin

RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO

- Preparacin del Manual

Entrevistar al Personal para recopilar informacin

Revisar documentacin existente
Desarrollar, editar y redactar polticas, procedimientos y dems documentacin.
Desarrollar una organizacin estructural para el manual
Establecer normas en realacin con el orden, claridad, brevedad, estilo y terminologa.
 Editar, uniformar, efectuar cambios en la documentacin existente
Determinar el tamao del manual

- Distribucin del Manual

Desarrollar un sistema de distribucin para el manual y sus revisiones

- Mantenimiento del Manual

Mantener registros y archivos de labores realizadas

Establecer un medio para actualizar los manuales
Establecer sistema para recibir retroinformacin del usuario

FACTORES A CONSIDERAR EN LA REDACCION DEL MANUAL

Utilizar palabras sencillas

Evitar frases y palabras redundantes
Evitar palabras que no contribuyan al significado de la oracin
Utilizar voz activa y no pasiva
Utilizar palabras concretas
Usar terminologa familiar al lector
Utilizar el mismo tiempo verbal en toda la documentacin
Utilizar ilustraciones para respaldar, completar y suplementar los textos

El Manual debe incluir adems :

Tabla de contenido
Como utilizar el manual (propsitos, temas principales, usuarios, organizacin)
Cuadro de ilustraciones
Bosquejo de las polticas de la compaa
Organigrama de la compaa
 FORMATO No.1
IDENTIFICACION DE PERSONAS POR CARGO
ACTUAL ____
PROPUESTO ____

NOMBRE DE LA EMPRESA: __________________

FECHA DE ELABORACIN: __________________

DPTO. AREA SECCION CARGO NOMBRE PERSONA

Elaborado por:___________________ Aprobado por:____________________

 FORMATO No.2
LEVANTAMIENTO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ACTUAL ____
PROPUESTO ____

NOMBRE DE LA EMPRESA: __________________

FECHA DE ELABORACIN: __________________

NOMBRE PERSONA:_____________CARGO: _________ AREA: ___________

FUNCION ACTIVIDAD DESCRIPCION OBJETIVO FRECUENCIA DE

DE LA ACTIVIDAD (Para qu?) REALIZACION

Elaborado por:____________________ Aprobado Por:____________________

 FORMATO No.3
RELACIN DE ACTIVIDADES CON OTRAS AREAS
ACTUAL ____
PROPUESTO ____
NOMBRE DE LA EMPRESA: __________________
FECHA DE ELABORACIN: __________________
NOMBRE PERSONA : __________________ CARGO: ______________ AREA: ___________

NOMBRE OPERACIN A INFORMACIN INFORMACIN

DE LA LA QUE RECIBIDA ENTREGADA
ACTIVIDAD PERTENECE TIPO AREA TIPO AREA

Elaborado Por:______________________ Aprobado Por:____________________

 FORMATO No. 4
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR OPERACION
ACTUAL ____
PROPUESTO ____
NOMBRE DE LA EMPRESA : _____________________
FECHA DE ELABORACIN : _____________________
NOMBRE DE LA OPERACIN: _____________________
OBJETIVO DE LA OPERACIN: _________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

NOMBRE DE ACTIVIDADES DONDE SE REALIZA DESTINO

INVOLUCRADAS AREA CARGO AREA CARGO

Elaborado Por:______________________ Aprobado Por:____________________