Organizaciones bsicas

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR

DEL SUR DE GUANAJUATO

Asignatura:
Organizacin y administracin de datos
Material
Investigacin
Ttulo:
Organizaciones bsicas
Elaborado por:
Luis Antonio Perez Martnez
Carrera:

INGENIERIA EN INFORMTICA
Profesor:
David Morales
ORGANIZACIONES BSICAS

Luis Antonio Perez Martnez

Ing. Informtica

INTRODUCCIN

Administracin y Organizacin de Datos.

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Resumen:

En este documento realizado por alumnos de 4to Semestre de la carrera de Ing.

Informtica para la clase de Administracin y Organizacin de Datos que es acerca de
una investigacin en la que se redactaran la definicin de lo que se conoce como
organizacin de archivos, as como sus antecedentes y sus respectivas fases por las
que un archivo pasa a lo largo de su vida til.
A continuacin se dar un pequeo resumen de la investigacin para ver de qu se
trata las organizaciones bsicas de archivos.
Los archivos sirven como coleccin de datos para la entrada y salida a la
computadora y son manejados con programas. Los archivos pueden ser contrastados
con arreglos y registros; Lo que resulta dinmico y por esto en un registro se deben
especificar los campos, l nmero de elementos de un arreglo, el nmero de caracteres
en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estticas". En los archivos no
se requiere de un tamao predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos
de datos ms grandes o pequeos, segn se necesiten. Cada archivo es referenciado
por su identificador (su nombre.).

DESARROLLO

Definicin y antecedentes la organizacin de archivo

Definicin:

La palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivstica hasta el

local y muebles. Segn el diccionario de la real lengua espaola nos aporta las siguientes
definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institucin, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Accin y efecto de archivar (guardar documentos o informacin en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar
porciones de informacin que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante
una instruccin nica.
- Conjunto de la informacin almacenada de forma digital.

En esta tabla se muestran todas las funciones que puede tener un archivo.

Tabla 1: Enlista las funciones que puede llegar a tener un archivo

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Funciones de los archivos

Velar por la conservacin de los documentos custodiados en el Archivo
General y del patrimonio documental de la Universidad de Crdoba.
Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la
organizacin y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos
de gestin.
Garantizar los servicios de consulta, prstamo y reproduccin de
documentos, segn la normativa especfica en materia de acceso.
Planificar y promover la correcta gestin de los documentos y de los
archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y
procedimientos.
Organizar las transferencias peridicas de documentos desde los archivos
de gestin al Archivo General.
Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando,
describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.
Disear actividades formativas en materia de archivos y documentos.

Antecedentes

El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin social

de la humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los
primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de
la poblacin y de la riqueza. Los primero archivos que se conocen han sido localizados en
el rea del cercano oriente y datan de aproximadamente unos 5000 aos. Estos se crearon
principalmente por razones de tipo econmico religioso | Fueron ms que todo registro
llevado a cabo por los sacerdotes en los templos; luego el palacio asumir esta actividad
adquiriendo un carcter poltico

Figura 1: Piedra de arcilla, usada antes por los babilonios donde escriban cosas
importantes como descubrimientos.

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Los documentos normalmente eran de acceso restringido y solamente podan utilizarlos sus
productores y los oficiales de la administracin con autorizacin previa. Los primeros
documentos son: documentacin legal (leyes), documentacin de control de las personas
(padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos de propiedad). Tambin
hay mucha documentacin militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentacin
privada. Tambin se crean depsitos especiales para los archivos, donde se buscaba que
tuvieran una climatizacin adecuada y se colocaban en las paredes sobre estanteras de obra
recubiertas de asfalto. Tambin se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en
cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Figura 2: Conforme la civilizacin fue evolucionando tambin iban perfeccionando su

escritura y donde escribirlo.

En Egipto, era bsico el uso de archivo, ya que el estado no se sostiene si no se pueden

registrar las propiedades y la produccin. Despus de cada inundacin haba que reconstruir
las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se
escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frgil. Pero entre las ventajas, es
que es barato. Es un material fcil de escribir con tinta. Se escribe con pinceles hechos con
junco. Se puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad de
documentos en poco espacio. Asimismo emplean trozos de cermica o tablillas de arcilla
sobre todo par correspondencia diplomtica.

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Figura 3: Hasta plasmaron sus ideas en las paredes, sobre lo que hacan.

Procesos de negocio a los que apoya.

1. Recepcin de documentos
Los documentos se reciben desde sus sucursales a travs de mltiples canales (papel, correo
electrnico, formatos XML, http seguras, etc.) y se clasifican en nuestros centros para su
procesamiento inmediato.
2. Extraccin de la informacin
Se extrae la informacin crtica de sus documentos incorporando, cuando se necesite, en
tiempo real, la informacin requerida a su proceso de negocio. No espere ms por sus
documentos para iniciar sus procesos de negocio.
3. Validacin de la informacin
Todos sus documentos se someten a rigurosas comprobaciones a fin de lograr una alta
precisin en los datos.
4. Apoyo a las decisiones empresariales
La informacin proveniente de los documentos y diversas fuentes permite agilizar los
procesos por medio de la automatizacin de decisiones, con la incorporacin de reglas de
negocio automatizadas. Estas pueden ser monitoreadas o modificadas por las personas
autorizadas, en funcin de los requerimientos de su negocio, de manera dinmica y con
total seguridad.
5. Transferencia

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Se envan los archivos de imgenes y metadatos para su procesamiento.

6. Informes y evaluacin
Facilitamos informes peridicos que le ayudarn a comprender y gestionar mejor sus
procesos empresariales y cumplir con sus KPIs y SLA.
7. Archivo
Integre la totalidad de la informacin de sus procesos de negocio en un solo proveedor,
independientemente de si son documentos fsicos o electrnicos. Adminstrelos a travs de
una plataforma integrada con completa visibilidad de sus procesos, por medio de las
mltiples opciones que le ofrecemos para la custodia segura y proteccin de documentos,
respetando las polticas de retencin de su empresa y regulaciones del mercado.

Figura 4: Utilizando archivos en el mbito laboral.

Tendencias.

Marco conceptual y seleccin de fuentes.

Esta etapa se comprende la elaboracin de un marco conceptual. Inicialmente se buscaron
investigaciones y estudios sobre archivstica y archivos, con el fin de establecer un estado
de la cuestin en los temas del proyecto, en el que se identificaron y delimitaron temticas,
tendencias, autores e instituciones. En segundo lugar se han clasificado las fuentes para la
seleccin de los documentos. stas tienen que ver con resultados de investigacin en las
temticas del estado del arte y debern responder a los criterios de pertinencia temtica,

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tipo de documento, delimitacin geogrfica e identidad acadmica y profesional del

documento.

Etapa I: Identificacin
Identificados el marco conceptual, el objeto y las temticas de estudio, se disearon
instrumentos, entre ellos un conjunto de fichas bibliogrficas y de anlisis de contenido,
con las cuales se dar sentido y estructura cohesiva a las hiptesis y planteamientos de los
documentos. Se disearon y aplicaron los siguientes instrumentos: fichas bibliogrficas, de
anlisis y entrevistas a investigadores y expertos.

Figura 5: Todas las aplicaciones que son tendencia usan archivos pero de multimedia.

CONCLUSIN

Los Archivos son unidades administrativas encargadas de un servicio pblico o privado

depende de su utilidad, sus funciones estn determinadas por la asignacin de unas
competencias y el ejercicio de determinadas potestades.

Los documentos de los archivos pblicos son calificados como bienes de dominio pblico,
lo que significa que el Estado no puede disponer libremente de ellos y, en consecuencia, no
puede delegar la responsabilidad de la custodia de esa documentacin. La organizacin y la
custodia de dicha documentacin son las manifestaciones del ejercicio de autoridad de un
servicio de archivo y, por lo tanto no pueden ser traspasadas a una empresa privada.

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BIBLIOGRAFA
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Mountain Sitio web: http://www.ironmountain.com.mx/Services/Business-Process-
Management.aspx
J. Salas Arrieta. (Desconocido). ANTECEDENTES HISTORICOS DEL ARCHIVO.
26/02/17, de Academia Sitio web:
http://www.academia.edu/6685486/ANTECEDENTES_HISTORICOS_DEL_ARCHIVO
Miguel ngel Fernndez. (Desconocido). EL ARCHIVO EN LA HISTORIA. 26/02/17, de
IslaBahia Sitio web:
http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.asp

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