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Las tiendas de barrio, que son en concepto generalizado: los pequeos negocios
que comercializan vveres y abarrotes al detal en los diferentes barrios, en una
inmensa mayora populares, de las ciudades de Colombia e inclusive de otros
pases; con el propsito de facilitar la adquisicin de estos productos a sus
clientes, tanto en lo econmico como en la movilidad; con valores agregados
como son: la atencin personalizada, el mini-crdito o micro-crdito familiar o
personal y el anti-estrs que brindan estos espacios que sirven de encuentro a los
habitantes de los barrios para tertuliar sobre cualquier tema de inters ya sea
local, regional, nacional o internacional.
Estos negocios han venido de generacin en generacin al igual que las formas
de administrarlos , en su mayora, como lo hacan sus ancestros, lo que ha
ocasionado que los tenderos actuales no tengan una informacin contable
confiable, aun, utilizando cajas registradoras; que los lleve a tomar decisiones
correctas sobre sus negocios, ya que con el paso del tiempo, han cambiado una
serie de variables que influyen sobre estos negocios; como son: la extensin de
los barrios, el nmero de habitantes, el numero de productos entre otros.
Por lo anterior y por la gran amenaza que tienen estos negocios con los
supermercados actuales, los que han venido ingresando en los barios, estos
tenderos se ven abocados a cambiar los paradigmas de sus actividades.
Sabemos que Por tradicin los negocios de tiendas son informales, hasta cierto
punto, y que no existe un modelo formal para administrar sus negocios en forma
eficiente y eficaz
Cmo mejorar el modelo de negocio tradicional de las tiendas en la ciudad
de Cartagena, controlando los inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar de las mismas?
JUSTIFICACION
Pero, a pesar de esa gran labor que realizan los tenderos, desconocen la
magnitud de prdidas que tienen en el manejo y comercializacin de sus
productos; lo cual los lleva a reflejarlas en los precios de venta, adems, como se
mencion anteriormente, los productos comercializados y los habitantes-clientes
se han multiplicado en una forma, manualmente, incontrolable.
De igual forma, los tenderos, desconocen las reales utilidades en sus negocios;
de all que se les hace necesario poseer una herramienta que les ayude a
solucionar este problema, el cual es sin duda alguna un software contable; con
el propsito de mejorar sus prcticas comerciales, optimizar la administracin -con
el control como cabeza principal- de sus productos, ofrecer mejores precios a sus
clientes, obtener mejores utilidades, cumplir con los requerimientos de entidades
financieras y/o proveedores e ir incursionando en lo que inevitablemente es el
desarrollo tecnolgico, ya que no pueden, ni deben quedarse en el manejo
obsoleto de sus negocios, que en su momento fue valido, pero, ya estamos en
otro contexto, como es el uso de los sistemas computarizados, los cuales ayudan
a tener un manejo eficiente y eficaz de nuestras labores, con la ventaja que
actualmente son muy amigables, los diferentes softwares del mercado.
Por lo anterior es que Tecnar, como institucin educativa superior, desea enlazar
con este proyecto, los elementos esenciales de este tipo de educacin, como es la
investigacin, la proyeccin social y la academia; formando un gran equipo
interdisciplinario con la facultad de ingeniera (FACI) y la facultad de ciencias
sociales (FACE), con el objetivo de llevarles solucin a este tipo de negocios tan
importantes en las clases populares de nuestra sociedad; no solo de Cartagena, si
no del pas en general; mediante la estructura de un software contable, especial
para tenderos, proporcionndoselos en forma gratuita, al igual que la capacitacin
bsica en contabilidad y en el manejo del programa.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
En cuanto a las cuentas por pagar proveedores, las facturas se les extravan y
sobrepasan los tiempos de sus pagos y lgicamente no tiene una programacin de
pagos de las mismas, reflejndose en que los proveedores no despachan por falta
de pago, lo que incide directamente en los ingresos del tendero, porque si no tiene
productos no puede vender y va formando un mal concepto en el cliente, como es
el que en esa tienda nunca hay nada.
Con respecto a las cuentas por cobrar clientes, llevan registros en cuadernos, que
no controlan los topes de los crditos ni poseen mayor informacin del cliente, solo
de que son vecinos y adems, cuando se van a realizar los cobros, presentan
diferencias de criterios entre el tendero y el cliente que ocasionan inconformidades
que se reflejan en malos conceptos recprocos (por parte del cliente los
denominan tenderos trincheros; y por parte de los tenderos clientes tramposos).
Fig. 2
Fig. 3
Fig. 4
Fig. 5
Fig. 7
Fig. 8
Fig. 10
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
ESPECIFICOS
- Realizar un modelo sobre las actividades que deben realizar los tenderos, para
obtener la eficiencia y eficacia en el manejo de sus deudores, acreedores e
inventarios es decir, disear un modelo mejorado o propuesto.
BENEFICIOS ESPERADOS
PASOS O ACTIVIDADES
9. Aplicacin del instrumento en la muestra de las tiendas, por parte del semillero.
DESARROLLO ESTRATEGICO
Durante esta reunin se concretaron las labores a realizar por los docentes
adscritos a investigacin, la participacin de proyeccin social, algunos
estamentos que nos puedan coadyuvar con esta labor como lo es Fenalco y
Undeco.
MARCO TEORICO
El trabajo es una actividad vital del hombre, que con el paso de los aos, el
creciente avance de la ciencia, las nuevas tendencias en la industria y tecnologa,
no solo ha generado beneficios econmicos, sino que a la vez ha mejorado
condiciones, disminuyendo tiempos al realizar una actividad, y simplificar la
dificultad de ciertos ejercicios laborales.
TIPOS DE SOFTWARE
Principalmente dedicado para los usuarios domsticos que por lo general utilizan
el programa contable con plizas contables manuales, y a travs de estas cuentas
pueden controlar sus cuentas por pagar, en hojas de clculo sus presupuestos
administrativos al igual que la conciliacin de contabilidad simple incluye:
En el low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del
software contable permiten que se realice la mayora de la contabilidad de los
negocios.
As tenemos que hoy en da los Software Contables, son integrados entre la parte
de gestin y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en lnea, es
decir, en tiempo real. La poca de los programas modulares independientes, est
pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integracin total entre
todos los mdulos de sus aplicaciones.
El mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser
capaces de servir a las necesidades de estndares de contabilidad mltiples
nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal
caractersticas es que atiende a empresas con necesidades de participar varios
usuarios simultneamente, existen aplicativos de software contable con opcin de
multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la
contabilidad de la empresa.
En un pequeo negocios como las tiendas, los software contables no son tan
complejos como suelen ser los de las grandes empresas que operan en el
mercado. Un tipo de software como estos puede integrar ciertas atribuciones o
mdulos tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja e inventarios que
de forma fcil y eficaz les puede generar informacin til al instante.
Inventarios
Las cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo del
ente econmico originadas en bienes o en servicios recibidos. Se deben registrar
por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor
de proveedores, vinculados econmicos, directores, propietarios del ente y otros
acreedores.3
MARCO LEGAL
3
PLAN UNICO DE CUENTAS, Normas Contables. En: Decreto reglamentario 2649, Arts.
62, 63, 75,1993.
las normas contables y el catalogo de cuanta para dar cumplimiento a las normar
de contabilidad generalmente aceptadas.
Ley 11723: es una ley compuesta por 89 artculos, sancionada en 1933 (y todava
vigente), conocida como "Ley de Propiedad Intelectual" o tambin como "Ley de
Propiedad Cientfica, Literaria y Artstica". Esta ley regula todo lo referente a
derecho de propiedad de una obra artstica, cientfica o literaria, derechos de
coautor, enajenacin o cesin de una obra, licencias, etc. Adems, establece
sanciones tanto pecuniarias (multa) como privativas de la libertad (prisin) a
quienes violen sus normas. Su ltima reforma data de Noviembre de 1998, cuando
por Ley 25036 se le introdujeron modificaciones referidas al software, para darle
fin a las discusiones doctrinarias y jurisprudenciales sobre la cuestin de si el
software estaba o no bajo el amparo de esta ley. Ahora establece expresamente
en su Art. 1 que "... las obras cientficas, literarias y artsticas comprenden los
escritos de toda naturaleza y extensin, entre ellos los programas de computacin
fuente y objeto; las compilaciones de datos o de otros materiales,..." y en su art. 55
bis que "La explotacin de la propiedad intelectual sobre los programas de
computacin incluir entre otras formas los contratos de licencia para su uso o
reproduccin".
DESARROLLO
Modelo actual:
Los tenderos cartageneros, para ejercer su labor actualmente realizan
bsicamente las siguientes actividades: compras, ventas, organizacin de los
productos, organizacin de pagos y cobros; la cuales describiremos a
continuacin:
Compras:
Para determinar que productos van a comprar; hacen un inventario fsico en sus
estantes, neveras y congeladores de todos los productos que comercializan, en
forma visual y determinan si tienen o no el mismo para anotarlos en la lista de
compras-un cuaderno, as mismo, muchos van tomando apuntes de los productos
que les solicitan cuando estn realizando sus ventas y no los tienen; verifican
que tienen el dinero en su bolsillo (muchos lo usan ellos mismos, usan la caja para
los billetes menores) y se desplazan a los lugares donde les proveen los
productos que comercializan, normalmente la plaza de mercado.
Cuando regresan con sus compras, ubican todas las compras en un lugar y
posteriormente, van colocando en los estantes o lugares que les corresponde.
Con los productos que venden al granel como son el aceite, frijol, azcar y otros
comienzan a empacarlos normalmente en bolsas plsticas, segn las medidas
mas solicitadas por los clientes y les colocan los precios segn creen ganar.
Ventas:
Cuando llegan los usuarios del barrio a adquirir sus productos, se comienza con
un saludo informal dependiendo la hora del da por ejemplo si es en la maana,
buenos das y as en el resto del da; le pregunta al usuario que desea, el cual pide
el producto y este se desplaza a buscarlo, si cree tenerlo; si lo tiene, se lo
despacha y si no, expresa que se le acaba de terminar o el ultimo se lo llev el
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OVER ,G. leyes sobre software libre en Colombia. 2010
usuario x; despus de despacharle los productos, el tendero calcula la cuenta de
lo vendido, si son pocos productos lo hace mentalmente y si son varios productos ,
acude a la calculadora, luego de obtener la cuenta, se la hace saber al cliente
(muchas veces el cliente corrige el calculo porque el tendero se equivoca a favor o
en contra) y pregunta por el pago, si es de contado recibe el dinero, lo lleva a la
caja o cajn dependiendo de la tienda , devuelve el cambio si lo amerita y le dice
con mucho gusto o a la orden ; si es a crdito, comenta algo sobre el
mismo( esto para cuando? o estas atrasado o ojo!! Ya llevas la cuenta alta) y
procede a apuntar el valor de la cuenta en un cuaderno donde tiene relacionado
todos sus deudores o clientes y le apunta en un cartoncito que lleva el cliente, los
valores acreditados.
Frecuentemente, los clientes llevan los productos y si son a crdito, lo muestran al
tendero y este si esta ocupado, le da la venia que lo lleve y no hace el respectivo
apunte en su libro, lo que hace que la mayora de las veces, no se acuerde de
este despacho.
Ahora, si los productos perecederos como las verduras, pltanos, yuca, frutas y
otros no se venden en el tiempo que el tendero ha estimado hacerlo, le toca
seleccionar los peores y enviarlos, lastimosamente, a la basura, lo que tambin
aumenta la proliferacin de moscas y ratas, aumentando tambin la contaminacin
visual y ambiental (malos olores). Con los productos que puede recuperar, los
vende o remata a menores precios.
Hemos constatado que los tenderos, no tienen control sobre sus inventarios.
Organizacin de pagos:
El tendero, cuando va a realizar los pagos de los productos que ha adquirido a
crdito, busca las facturas en una tabla donde posee las mismas, solo cuando el
proveedor llega a cobrrsela; verifica que tenga el dinero en el bolsillo o caja y
cancela si ya esta vencida o abona si es el caso, lo que nos demuestra que no
tiene una planificacin de pagos.
En lo que respecta a crditos con entidades financieras, los realiza cuando tiene la
necesidad de adquirir productos para surtir su negocio, sin ningn estudio previo
del mismo, solo calculando que con sus ventas diarias puede cancelar las cuotas
del mismo.
Lo explicado, nos demuestra que los tenderos no tienen control en sus cuentas
por pagar a sus proveedores.
Cobros:
Los tederos, realizan los cobros a sus clientes, regularmente por quincenas, la
primera entre los das 15 a 20 del mes y del 30 del mes y el 5 del prximo mes,
esperando los pagos que reciben sus clientes de los diferentes entes.
Cuando realizan el cobro, sacan las cuentas de los cuadernos que utilizan para
anotar los crditos, durante esta labor, normalmente, se equivocan y re-empiezan
nuevamente y muchas veces hay diferencias o inconsistencias entre lo que el
tendero cobra y lo que el cliente va a pagar (con el denominado vale), trayendo
consigo malestares entre las partes.
Tambin, Suele presentarse, que el tendero no se acuerda de muchas compras a
crdito que el cliente ha hecho y que por rapidez, en su momento, no apunta, lo
que conlleva a malos entendidos.
As mismo, el tendero, no sabe cuanto le adeuda el cliente, solo lo conoce cuando
le saca la cuenta del vale.
Lo anterior, nos muestra que los tenderos no tiene control en las cuentas por
cobrar a sus clientes.
Modelo a desarrollar:
Como hemos explicado en forma general, nos damos cuenta de los grandes
problemas que presentan los tenderos y que muchas veces ni ellos mismos los
perciben como tales (ya que tienen utilidades muy altas), por lo cual para
solucionar estos problemas desarrollaremos un nuevo modelo, apoyados en un
software contable.
Compras:
El tendero, debe tener un software contable, que tenga un modulo de inventarios,
que capture, en forma muy fcil, todo lo referente a los productos que comercializa
(kardex), teniendo en cuenta la forma de transformarlo y los estantes donde los
almacena, con sus diferentes stocks mximos y mnimos (avisos llamativos), con
sugerencias para calcular los diferentes precios de los productos que pueden
tener para su venta y sin olvidar el control de las fechas de vencimiento de los
mismos.
El modulo debe tener tambin, todo lo relacionado con los datos del proveedor, las
facturas de compras con sus caractersticas (productos, descuentos, fechas de
pago y otros).
Con lo anterior buscamos controlar la adquisicin de los productos, sus
transformaciones y las cuentas por pagar.
Ventas:
El software contable realizado, debe controlar todos los aspectos relacionados con
los clientes: productos que lleva y descargarlos de los inventarios; formas de pago
y obtener la cuenta correcta, as mismo el cambio si es el caso; si es a crdito,
debe llevar un registro, aculado, por cada transaccin que contenga los productos
despachados, sus precios de ventas, los datos del cliente y la fecha de la
transaccin.