CORPORACIN UNIVERSITARIA REPUBLICANA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL

ANTEPROYECTO CREACIN UN MDULO DE GESTIN AUTOMATIZADA PARA
EL CONTROL Y TRAZABILIDAD DE PEDIDOS, RDENES DE PRODUCCIN Y
CONSUMOS PARA LA EMPRESA GREENPACK S.A.S

Estudiante Proponente:

Nombre: David Ricardo Barreto Avila

Cedula de Ciudadana: 1.031.130.368 de Bogot
Cdigo: 3013112
Direccin: Carrera 11A # 190-46, Bogot, Colombia
Telfono: +57 311 242 4910

1. Ttulo

Creacin un mdulo de gestin automatizada para el control y trazabilidad de pedidos, rdenes de

produccin y consumos para la empresa Greenpack S.A.S

2. Planteamiento del problema

Greenpack es una organizacin colombiana, fundada a mediados del ao 2004 dedicada a la

fabricacin de bolsas, sacos, contenedores y otros artculos para embalaje, enguacalado y
protecciones 100% Biodegradables elaboradas en papel proveniente de fuentes sostenibles, tintas
con base de agua y pegamentos naturales. Inicialmente se consolid como una compaa de pequeo
tamao encargada de satisfacer los requerimientos de pequeas organizaciones del sector qumico,
sin embargo, dados los nuevos movimientos sociales, polticos y culturales que buscan promover el
cuidado de medio ambiente a travs de la concientizacin y el levantamiento de restricciones al
consumo de ciertos elementos derivados del petrleo, tales como las bolsas platicas elaboradas en
diferentes tipos de polmeros, el mercado de Greenpack ha experimentado una incremento
desmedido de su mercado potencial en diferentes sectores, no solo qumico, sino tambin en la
industria alimenticia, textil, ganadera y agrcola.

Dado todo esto y gracias a una poltica de expansin implementada desde el ao 2012 por la
gerencia de la organizacin, las operaciones se han incrementado en ms de 600% generando
diferentes tipos de problemticas que he han llevado a la organizacin a buscar nuevos modelos
productivos, adquisicin de maquinaria, software para el control de su facturacin y trasladar sus
instalaciones al municipio de Mosquera

1
2.1. Formulacin del problema

A travs de la observacin directa de sus operaciones, la gerencia de Greenpack ha podido notar la

existencia de fallas importantes en su proceso de gestin de la cadena de abastecimiento y
manufactura, pues hasta ahora el crecimiento se ha oficiado de una forma bastante emprica. Todo
esto se ha soportado en el sistema contable Helisa, que presta diferentes servicios a nivel financiero,
pero no resulta muy eficiente en el control de la produccin generando as conflictos internos y
externos poniendo en psimo concepto la imagen de la compaa.

En los ltimos dos aos se ha estimado que alrededor del 65% de los pedidos se entregan con atraso,
no existe un coste real de los productos que se ofertan, tampoco se conoce la cantidad de recursos
desperdiciados por diferentes motivos ni el rendimiento de los colaboradores operativos pues desde
la construccin de una orden de pedido, pasando por la creacin de la orden de produccin, la
trazabilidad de la misma y el clculo del costo real del pedido, toda la informacin viaja de forma
verbal y poco controlada, provocando los ya mencionados problemas

En cuanto a los problemas productivos, se puede evidenciar un desorden y un dficit completo en el

control de la produccin debido a que un grupo de aproximadamente 30 colaboradores trabajan con
base a lo informado verbalmente por el director de produccin, quien a su vez realiza distintas tareas
de carcter administrativo y productivo, tampoco existe ninguna metodologa administrativa
implementada que busque mitigar el problema, Al no existir una orden de produccin o un
documento que pueda ser consultado y rastreado, todos los pormenores de cada pedido tales como
diseo, caractersticas del producto, modificaciones, plazos y otros, se convierten en una voz a voz
que con frecuencia concluyen en productos no conformes, atrasos, pedidos incompletos, sobre
produccin, perdidas en los inventarios y otros. Actualmente no es posible registrar los consumos de
materias primas, insumos, tiempos de fabricacin y otros, para efectuar un costeo ptimo de la
produccin

Sumado a todo esto, los problemas financieros se complementan porque al no tener un sistema de
control sobre la produccin y los consumos de recursos, se realizan traslados de producto en proceso
a la bodega de producto terminado con un costo terico de 1 peso para poder efectuar la facturacin
ms adelante y no detener el proceso, sin embargo, el costeo no se ejecuta de manera adecuada,
haciendo que en algunos casos los productos se cobre por un valor menor al del costo de
produccin. En definitiva, no se tiene claro cul es el costo del producto terminado y el nico
indicador de rentabilidad certero es, como dicen sus fundadores da para pagar todas las cuentas,
tambin hay un problema gigante con la falta de indicadores pues se desperdicia a diario mucho
material y no se ha podido realizar una gestin eficiente para hallar la causa y proponer un control

Finalmente, tambin existen dudas sobre la gestin que se ejecuta en el rea productiva por
problemas en cuanto al control del personal, no se tiene certeza del rendimiento de sus operaciones,
ni sus niveles de productividad
2
3. Objetivos

3.1. Objetivo general

Disear e implementar un mdulo de gestin automatizada para el control y trazabilidad de pedidos,

rdenes de produccin y consumos para asegurar una gestin administrativa eficiente desde la
creacin de la orden de pedido hasta el costeo y traslado final del producto para la empresa
Greenpack S.A.S.

3.2. Objetivos especficos

Diagnosticar la situacin real de los procesos productivos y el sistema de informacin de la

organizacin para determinar el tipo de sistema requerido y sus caractersticas
Disear el mdulo de gestin automatizada de acuerdo a los requerimientos de la organizacin
Programar el mdulo de gestin automatizada acuerdo a los requerimientos de la organizacin y
el sistema de informacin
Implementar la plataforma dentro de la organizacin y sensibilizar sobre su uso
Medir los resultados y el impacto de la implementacin del sistema

4. Justificacin

Este proyecto es pertinente a la realidad de la organizacin debido a la evidente falta de control en

los procesos de produccin de Greenpack, toda esta situacin est derivando directamente en sus
indicadores de productividad y no solo la afecta en cuanto a el control administrativo y financiero,
sino que tambin repercute de manera negativa en la imagen frete a sus clientes dados los repetidos
incumplimientos. Es claro que, si Greenpack sigue trabajando de esta manera, no solo no sabr que
tan competitiva es su gestin en el mercado, desconocer su impacto en la industria moderna, no
podr continuar con su expansin y finalmente perder todo lo que hasta ahora ha ganado, pues con
un mercado cada vez ms exigente, sus clientes buscarn nuevos proveedores ajustados a sus
necesidades de fiabilidad y precio.

Por todas estas razones, propongo usar mi conocimiento adquirido a travs de mi formacin
acadmica y emprica como Ingeniero Industrial para desarrollar un mdulo de control de
Produccin ERP que permita garantizar el control de los pedidos, que estos se deriven en ordenes
de produccin organizadas y a su vez estas se conviertan en mecanismo de control de proceso tales
como horas hombre, horas mquina, cantidad producida, consumos realizados y desperdicios, esto
de manera de reportes totales o parciales segn sea el caso, para que al final obtengamos los costos
directos de fabricacin y un traslado correcto a la bodega de producto terminado para poder
facturar. Todo esto en conjunto con una nueva conciencia gerencial y administrativa basada y

3
 sustentada en los principios de Kanban y Lean Manuacturing

Toda la informacin que se deriva de este proceso servir para agregar valor a la compaa, esto
que quiere decir, se podr tener un control de productividad por colaborador, se podr medir la
productividad y eficiencia de cada mquina, se costear real lo que derivar en el control de los
costos de la compaa e informacin en tiempo real de la rentabilidad obtenida por orden ya que
casi todos los productos de esta compaa son Make to Order.

Esta propuesta es el resultado del anlisis de los sistemas que podran contribuir al control de la
produccin, y que reflejan el compromiso de la compaa de invertir en procesos automatizados y
digitales que ayuden a disminuir el impacto que tienen los errores humanos sobre el sistema de
gestin.

5. Marco de referencia

5.1 Marco Terico:

5.1.1 ERP

Un ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, CMR, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Lo
ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo
lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de
decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos
la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La
implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin
fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin. Los ERP
(Enterprise Resource Planning) son una evolucin de los sistemas MRP, los cuales estaban
enfocados nicamente a la planificacin de materiales y capacidades productivas. Los ERP
disponen de herramientas para efectuar la planificacin de los trabajos en planta. Esta planificacin
se efecta enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar
contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP ms completos ofrecen mdulos para
planificar a capacidad finita. (LIDER Integrated Technology Consulting S.A, 2015)

5.1.2 Visual Basic for Aplicatios (VBA)

El Editor de Visual Basic es un programa cuya ventana principal le permite realizar una serie de
acciones sobre su macro, las propiedades de su libro y hojas, as como el de crear nuevos mdulos
(procedimientos) y formularios. Aqu podemos modificar las macros y potenciarlas dndole la
interactividad que no posee. Tambin se puede describir como es un ambiente grfico de desarrollo
de aplicaciones para el sistema operativo Microsoft Windows. Las aplicaciones creadas con Visual
Basic estn basadas en objetos y son manejadas por eventos. Visual Basic se deriva del lenguaje
Basic, el cual es un lenguaje de programacin estructurado. Sin embargo, Visual Basic emplea un
4
 modelo de programacin manejada por eventos

6. Estado del Arte

6.1 Antecedentes de investigacin

En la dcada de 1950 era casi inconcebible pensar en vender equipos informticos para las
empresas puesto que estos eran de alto costo y solo se usaban como fines militares y de control
nuclear, conforme la tecnologa avanza, aumenta su velocidad, su capacidad de clculo, adems de
ello la disminucin de costos.

Es por esto que en la dcada de 1960 se fundan diversas compaas de software, se comienzan a
crear las libreras de utilidades, estas sirven para adquirir aplicaciones de manera gratuita
Como consecuencia, van surgiendo los primeros intento de aplicar las tecnologas para la
problemtica de gestin de materiales, que fue un primer e importante paso para el desarrollo de
toda la sistematizacin de la gestin de procesos en las empresas, debido a esta aplicacin de
tecnologas en 1959 Bosch desarrolla una aplicacin que puede considerarse como la primera
aproximacin de lo que posteriormente se conocera como MRP material requieren planning o
planificacin de necesidades de materiales

El concepto de software como producto comienza a considerarse viable comercialmente, ya que la

compaa International Computer Programs, Inc. (ICP) crea el primer catlogo de software con 49
aplicaciones (Software History Center, 2003), tambin cabe mencionar que IBM anuncia que a
partir del primero de enero de 1970 ciertos paquetes de software iban a comenzar a venderse por
separado, y esto dio como resultado que la era en la que se consideraba un derecho adquirir el
software por la compra del hardware haba terminado.(Andogeni, Casadess & Zamanillo, 2005,
pg. 61)

Las prcticas de gestin en la dcada de 1960 se basaban principalmente en los modelos

tradicionales de punto de pedido y lote econmico de compra. Estos modelos principalmente
consistan el tiempo de inventario de materia prima que se poda tener equivala al lead time y el lote
econmico de compra que consista en la mnima cantidad por comprar al menor precio.

6.2. Comienzos del MRP

Joseph A. Orlicky es considerado como el padre del MRP moderno. En la fi gura 1 se muestra el
diagrama de definicin del sistema MRP de su obra MRP, The New Way of Life in Production and
Inventory Management (1975).

5
 Grafico 1. Diagrama de definicin del MRP

Fuente: Revista de Direccin y Administracin de Empresas, 2005

Segn la definicin de Orlicky, el MRP consiste en la manera ms eficiente de convertir el plan

maestro de produccin en la planificacin de necesidades para cada periodo de fabricacin es a
travs de procedimientos, reglas de decisin y registros diseados, El objetivo con el que se
desarroll la metodologa MRP, fue sustituir los sistemas de informacin tradicionales de
planificacin y control de la produccin (Andogeni, Casadess & Zamanillo, 2005, pg. 62
(Cooper y Zmumd, 1990)).

Despus de a creacin del MRP viene la integracin con la gestin financiera con el fin de crear un
sistema complejo al que se le denomin ERP. El factor dificultoso que se reconoca sobre la
fabricacin en la dcada de 1980 era El control de flujo de materiales

La sntesis del sistema, tiene una amplia perspectiva sobre la planeacin, esta establece el anlisis y

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el control de todo el proceso de produccin, integrando as, todas las actividades que lleva consigo,
sus etapas y sus intervinientes como lo son; en primera instancia el personal, luego de ello se tendr
en cuenta las mquinas y por ltimo el material.
El sistema de distribucin al analizar etapa por etapa de forma minuciosa lo hace ser un proceso
ms eficiente, pero este para obtener resultados ptimos debe ir de la mano con un sistema
computarizado

Se destaca la nueva preocupacin por parte de las compaas, es obtener un sistema ms integral y
que coordine diversas actividades para que la compaa persiga y cumpla todos sus objetivos
estratgicos en el proceso de produccin.

El desarrollo de la integracin de los sistemas individuales para componer un sistema capaz de

integrar todos los procesos y generar indicadores que permitiran los ERP que conocemos hoy en
da.

Como se haba nombrado anteriormente, el sistema integra desde un principio el perfeccionamiento

del negocio, es decir, el cierre de la venta, estudiando todos los procedimientos hasta la entrega del
producto pactado.
Porque se requiere un sistema, al aumentar las ventas de una compaa se necesita consuma
importancia que se incremente la produccin, pero hay que considerar varios factores que participan
en la misma, determinar tiempos, el personal a utilizar, las maquinas o medios necesarios y su uso,
costos, la reduccin de desperdicios de material y por ltimo la calidad del producto.

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7. Marco metodolgico
Tabla 1. Marco Metodolgico

MARCO METODOLOGICO

Planeacin Anlisis y
Evaluacin del
Diagnostico Autoevaluacin del rediseo del Implementacin
proyecto
mejoramiento proceso
Identificar los Identificar los Realizar un documentar Capacitaciones a Evaluar los resultados
factores crticos factores crticos anlisis nuevos procesos los nuevos con respecto a las
del proceso del proceso econmico del usuarios metas
proyecto
Identificar las Medir el Establecer definir interfaces Implementar el Documentar los
oportunidades de desempeo de metas, con otros proceso diseado resultados del
mejora los procesos medidas de productos proyecto
desempeo y
cronograma
Identificar las Establecer analizar el definir planes de
prioridades del brechas con proceso y accin
proceso para la respecto al determinar
produccin proceso que se alternativas de
desea mejora

Fuente: El autor

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7. Cronograma de actividades

Tabla 2. Cronograma

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ABRIL 2017 MAYO 2017
ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 al 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 al 29 30
DIAGNOSTICO: realizacin
del diagnstico del sistema de
produccin y sistema de
informacin desde la X X X X X X
generacin de la orden de
produccin n hasta el costeo y
despacho del producto
DISEO: Desarrollo de
diagrama de flujo del sistema
de informacin y diseo de los X X X X
mdulos, formularios y dems
elementos del sistema
Desarrollo y programacin del X X X X X X X X X X
aplicativo
Pruebas de funcionamiento, X X X X
fiabilidad y ajuste
IMPLEMENTACIN:
Instalacin en Greenpack y X X
Capacitacin
Prueba para validar el estado
del aplicativo y su
X X X X X X X
funcionalidad dentro de la
empresa proyecto
MEDICIN: Realizacin del
informe final y recoleccin de
informacin para elaboracin X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
de indicadores de
implementacin
Fuente. El Autor

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8. Recursos, humanos, tcnicos y presupuesto

Tabla 3. Presupuesto

Presupuesto del Proyecto

tem Cantidad Tiempo Precio Total
A) Equipos
Computador 1 2 meses $ 3.800.000 $ 422.222
Licencia Office 1 1 ao $ 215.800 $ 215.800
B) Viajes
Transporte 120 2 meses $ 336.000 $ 336.000
C) Otros
Otros 2 meses $ 292.207
D) Imprevistos
Imprevistos 2 meses $ 97.402

Total, proyecto $ 1.363.631

Fuente: El autor

9. Referencias.

ESCOBAR, B y LOBO, A. (2015). Factores de xito para la implantacin de sistemas ERP:

Evidencia Emprica, Partida doble, N 183

AKKERMANS, H y VAN HELDEN, K (2009). Vicious and vituos cycles in ERP

implementation: a case study of interrelations betwen critical sucess factors, European Journal of
Information Systems

BERETTA, S. (2012). Unleashing the integration potential of ERP systems: the role of process
based performance measurement systems, Business Process Management Journal, Vol 8, N 3

CURTIS, B. KELLNER, M. y OVER, J. (2003). Impacto de los sistemas ERP en las empresas.
http://www.cicese.mc/orodrig, Marzo 25, 2016

CASELLES, J. (2013). Modelo de Excelencia en la Gestin.

http://csi.map.es/csi/pdf/RacionalEsp.pdf, Marzo 20, 2016

Citas tomadas de: Adonegi, Jose Miguel; Casadess Marti & Zamanillo Ibon(2005).Evolucin
Histrica del Sistema ERP: De la Gestin de Materiales a la Empresa Digital. Revista de
Direccin y Administracin de Empresas, 62- Recuperado de

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 http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/pos/TI/IE/AM/03/Evolucion_historica_sistemas_ERP
.pdf
Citas tomadas de: Beato, Valentn (XXXX).Que es un ERP?., Lider Integrated Technology
Consulting 7-10 Recuperado de http://www.andece.org/adheridos/images/stories/LIDER_IT/Qu-
es-un-ERP.pdf

Cita tomada de: Condor (2016).Programacin de Macros en Excel 14-25 Recuperado de

http://ing.unne.edu.ar/computacion/pub/teoria/PME

Cita tomada de: (2003) Introduccin al Desarrollo con Visual Basic. Fundamento de
programacin en Visual Basic 2-67. Recuperado de http://www.cs.us.es/cursos/ai-
2003/VB/VB.pdf

Adonegi, Jose Miguel; Casadess Marti & Zamanillo Ibon(2005).Evolucin Histrica del Sistema
ERP: De la Gestin de Materiales a la Empresa Digital. Revista de Direccin y Administracin de
Empresas, 64- [Grafico] Recuperado de
http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/pos/TI/IE/AM/03/Evolucion_historica_sistemas_ERP
.pdf

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