MAN02-manual de Usuario Nuxeo-V01r01 PDF

Manual de usuario de Nuxeo
CONSEJERA DE EDUCACIN
Direccin General de Innovacin Educativa y Formacin del Profesorado
Centro de Gestin Avanzado de Centros TIC
Fecha: 07/09/2009
Versin: v01r01
Autor: CGA
Manual de usuario Nuxeo
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO
Fecha 07/09/09 Versin v01r00

Ubicacin fsica Nuxeo
REGISTRO DE CAMBIOS
Versin Pgina Motivo del cambio
AUTORES DEL DOCUMENTO
Nombre rea
Diego Gonzlez Len Gestin del Conocimineto
PREPARADO REVISADO APROBADO
Fecha: 07/09/2009 Fecha: Fecha:
Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Autor Diego Gonzlez Len Estado finalizado
Referencia MAN02-manual_de_usuario_nuxeo-v01r01.odt Pgina 2 de 21
ndice de contenido
1. Introduccin..........................................................................................................................................4
2. Glosario de trminos.............................................................................................................................4
3. Acceso a Nuxeo....................................................................................................................................5
4. Movilidad a travs de Nuxeo ................................................................................................................6
4.1. rbol De Navegacin...............................................................................................................................................................6
4.2. Breadcrumb Trail....................................................................................................................................................................7
4.3. Dashboard..............................................................................................................................................................................8
5. Estructura de la Documentacin en Nuxeo........................................................................................10
5.1. Dominios..............................................................................................................................................................................10
5.2. Workspaces..........................................................................................................................................................................11
5.3. Secctions..............................................................................................................................................................................13
5.4. Templates............................................................................................................................................................................15
6. Ubicar Documentacin en Nuxeo.......................................................................................................16
7. Edicin de Metadatos.........................................................................................................................18
8. Notificaciones.....................................................................................................................................20

1. INTRODUCCIN
En el presente documento se describen las principales funcionalidades del gestor documental Nuxeo. El
propsito del documento es adaptar la herramienta en funcin a la normativa de la Gestin Documental
desarrollada para el CGA . La estructuracin del texto estriba en un descripcin de las acciones y su modo de
ejecucin.
2. GLOSARIO DE TRMINOS
Trmino Descripcin
Breadcrumb Rastro de navegacin
Dashboard Cuadro de mando
Workflow Flujo de trabajo
Workspace Espacio de trabajo

3. ACCESO A NUXEO
Para tener acceso al gestor documental Nuxeo utilizamos nuestro usuario y contrasea proporcionados por
LDAP. Seguidamente pulsamos la etiqueta iniciar sesin.
Acceso a la gestor documental.

4. MOVILIDAD A TRAVS DE NUXEO

La aplicacin nos permite desplazarnos de un lado a otro de la documentacin y de los distintos contenidos
ubicados en las carpetas. El modo de realizar estos desplazamientos se concretan en tres:
El rbol de navegacin.
Breadcrumb trail (rastros).
Dashboard (panel de control).
4.1. rbol de navegacin

El rbol de navegacin se situa en la columna izquierda de la pgina donde estemos situados, esta disposicin se
hace en referencia a un dominio. Esta opcin permite desplazarse por todas las carpetas de Nuxeo a las que
tengamos acceso.
El rbol de navegacin muestra la estructura de las carpetas de cada dominio.

4.2. Breadcrumb trail

Opcin donde se indica la ubicacin del documento en la ruta. Permite la alternativa de desplazarnos por los
rastros de tal forma que podemos regresar al lugar donde comenzamos.
Breadumb trall nos permite regresar al documento origen.

4.3. Dashboard
El tablero de mando (dashboard) es otro de los modos por los se puede navegar a travs de Nuxeo. Se observa
como en una pantalla existen enlaces por los que podemos acceder a todos nuestros documentos as como sus
modificaciones. La informacin a las que podemos acceder a travs del panel de control es:
Las modificaciones de los ltimos movimientos.
Los workspace a los que se puede acceder.
La creacin de tus documentos.
Los workflows en los que se est participando.
Diferentes accesos a travs del panel de control.

Por otro lado la forma de acceder al panel de control es pulsando en la etiqueta panel situada en la franja
superior de la pantalla.
Entrada al dashboard.

5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN EN NUXEO

El gestor documental se estructura en tres espacios sobre un dominio. En cada un de estos espacios ir ubicada
la documentacin en funcin de la normativa y el procedimiento elaborado por el CGA en materia de gestin
documental.
5.1. Dominios
Un domino es un espacio temtico creado por el administrador de la herramienta en la raz del sitio. Cada
dominio est estructurado en secctions (secciones), templetes (plantillas) y worspaces (espacios de trabajo).

5.2. Workspaces
Este es el lugar donde todos los usuarios debern alojar la documentacin. El rea de trabajo est compuesta
por una serie de carpetas correspondiente a la estructura documental elaborada para el CGA (PRC02-
manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06.odt, http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-
d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabId=&conversationId=0NXMAIN). Cada usuario ubicar el
documento correspondiente a cada carpeta. En este punto el documento podr ser modificado tantas veces sea
necesario.
Los derechos para manejar y modificar la estructura de los workspaces estn reservados para el
administrador. Por otro lado, cuando un usuario no tenga acceso a una carpeta la aplicacin no lo har visible.
Workspace es lugar de ubicacin de la documentacin por parte del usuario

Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA.

5.3. Secctions
Lugar de la aplicacin en el cual se sitan los documentos finalizados para su ubicacin y publicacin definitiva.
El encargado de la documentacin publicar los documentos previamente corregidos y modificados en el
workspace. La aplicacin no permite realizar modificacin alguna sobre los documentos aqu ubicados, tan slo
se pueden leer los documentos. La creacin de secctions est reservada al administrador.

Contenido de la seccin dedicada a la gestin documental.

5.4. Templates
La funcionalidades que podemos realizar en este espacio son slo aplicables a los workspaces. En estos
espacios se sitan las plantillas que pueden ser referentes para la creacin de un workspaces y otros
documentos. Cuando se crea un workspace usando unas plantillas este toma las carpetas y la estructura de las
plantillas definida. El usuario con los privilegios para crear y publicar una plantilla es el administrador.
Espacio dedicado a las plantillas.

6. UBICAR DOCUMENTACIN EN NUXEO

Para alojar un documento en Nuxeo tendremos que hacerlo a travs del workspaces obligatoriamente. En primer
lugar seleccionaremos la carpeta del workspaces donde queremos ubicar el documento. Una vez seleccionada
marcaremos la opcin importar archivo. A continuacin seleccionamos la ruta donde tenemos alojado el
documento en nuestro equipo y seleccionamos aadir y subir.
Para seleccionar la ruta marcamos la opcin importar archivo.

Seleccionamos la ruta y subimos el documento.

7. EDICIN DE METADATOS
Subido el documento en la aplicacin se proceder a a la inclusin de los metadatos. Estos se realizarn en
funcin a la normativa establecida en el CGA (PRC02-manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06,
http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?
tabId=TAB_VIEW&conversationId=0NXMAIN4).
Hay una serie de metadatos que la herramienta los introducen por defecto, como son, el autor (referente
al usuario que subi el documento), fecha de creacin y fecha de modificacin. Por otro lado existe una serie de
etiquetas dadas por la aplicacin que no es necesario cumplimentarlas, tan slo se cumplimentarn las
especificadas en el manual de procedimiento.
Para etiquetar los metadatos de un documento seleccionamos la pestaa editar y a continuacin se
rellenan los campos . Una vez terminado guardamos los cambios.
Modo de edicin de los metadatos

Seleccionados con crculo rojo los campos a rellenar.

8. NOTIFICACIONES
Para la comunicacin de los cambios que se produce sobre los documentos, Nuxeo utiliza listas de distribucin.
La suscripciones se realizan sobre las carpetas contenidas en los workspaces. Para suscribirnos en una lista,
marcamos la opcin mis suscripciones. En la siguiente pantalla, nos aparece las listas disponibles
(modificacin, flujo de proceso cambiado, aprobacin de la revisin iniciada y moderacin de comentarios),
seleccionamos la opcin suscribir en cada lista.
Acceso a la gestin de listas.

Opcin de suscribir.


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Versin Pgina Motivo del cambio

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Fecha: 07/09/2009 Fecha: Fecha:

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Acceso a la gestor documental.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

4. MOVILIDAD A TRAVS DE NUXEO

4.1. rbol de navegacin

El rbol de navegacin muestra la estructura de las carpetas de cada dominio.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

4.2. Breadcrumb trail

Breadumb trall nos permite regresar al documento origen.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Diferentes accesos a travs del panel de control.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN EN NUXEO

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Workspace es lugar de ubicacin de la documentacin por parte del usuario

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Contenido de la seccin dedicada a la gestin documental.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Espacio dedicado a las plantillas.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

6. UBICAR DOCUMENTACIN EN NUXEO

Para seleccionar la ruta marcamos la opcin importar archivo.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Seleccionamos la ruta y subimos el documento.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Modo de edicin de los metadatos

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Seleccionados con crculo rojo los campos a rellenar.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Acceso a la gestin de listas.

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

Fecha Creacin 07/09/09 Fecha Finalizacin 06/10/09 Versin V01r01

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