Casos de xito mundiales en

metodologas de Proyectos
John Patton
Cadence Management Corporation
Un saludo de Oregn!
 Sobre el presentador
Fundador de Cadence
Pionero en Direccin de
Portafolios (1985+)
Creador de la
Metodologa Cadence
Jefe del Comit de
Certificacin de OPM3
2006 - 2009
John Patton
Presidente, CEO Investigador y autor de
Cadence Management artculos sobre la
Corporation
aceleracin de proyectos
 Agenda--Preguntas
Qu es una metodologa y como
puede agregar valor a un estndar?

Cul es el Valor que genera tener una

oficina de direccin de proyectos
(PMO)?

Como podramos implementar una

metodologa de forma sistemtica?
 Pregunta I

Que es una metodologa y como

puede agregar valor a un estndar?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Metodologa vs. Estndar

Metodologa: Estndar
Flexible y adaptable al (PMBOK):
tamao, riesgo y Lista de buenas
complejidad del prcticas
proyecto
Lenguaje comn
Recomienda cundo y
cmo utilizar cules
herramientas Base para la
certificacin

Es adaptable a empresa,
institucin o sector Representa un consenso
global
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Consideraciones iniciales
No hay manera perfecta para implementar una
metodologa

Hay factores nicos en toda empresa

Hay muchos factores comunes son mejores

prcticas

Es un viaje, no un evento

Estandarizacin, medicin, control, mejoras

continuas
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Contenido mnimo de una metodologa
Ciclo de vida

Roles para cada persona que participa en

proyectos

Documentacin y herramientas, cmo y cundo

utilizarlas

Proceso de administracin de cambios y asuntos

Proceso de definir el portafolio y establecer

prioridades

Comits de direccin y mejora

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Dimensionamiento de los proyectos
Cantidad de Nmero de Informe de
Horas Tiempo para Contenido del Plan
Tamao Personas en Entregas en el Estado
Laborales hacer el Plan (mnimo)
el Equipo Alcance (mnimo)

Micro 80-300 2-3

riesgo

Pequeo 300-1,000 4-6

Mediano
1,000-
15,000
7-12

10-12
Equipo Central
Grande 15,000+ +
Equipo
Ampliado
Riesgo
Mega 250,000+ 150+

Processes, Integration

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Ciclo de Vida del Proyecto
METAS Y OPERACIONES EN
MARCHA Identificar riesgos Crear Conseguir compromiso Hacer el
Idea
y alternativas Caso de Negocio para el proyecto trabajo
FASE PENSAR ESTUDIAR INVESTIGAR PLANIFICAR IMPLEMENTAR OEM

ESTUDIO PLAN INFORME

PRODUCTO SOLICITUD PROPUESTA
FINAL

DECISIN
ADMINISTRATIVA

PATROCINAR SELECCIONAR AUTORIZAR APROBAR ACEPTAR

Procesos
Copyright Cadence Management Corporation 2009
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Comparacin de Ciclos de Vida Desarrollo de Ingeniera y
Cadence PMI SDLC Productos Construccin

Pensar Idea
Anlisis de Definicin de
Concepto (Ing de Perfil)
Necesidades
Estudiar Iniciar Prefactibilidad
(Ing Conceptual)
Anlisis de Sistemas/
Prueba de Factibilidad
Investigar Levantamiento de
(Ing. Bsica)
Requerimientos Concepto

Planificacin del ??????????

Planificar Planificar Proyecto ?????????? Ing de Detalle
Adquisiciones
Diseo
Ejecutar Construccin
Construccin/ Definir
y
Implementar Controlar Pruebas Desarrollar Montaje
Cerrar Instalacin Lanzamiento
Puesta en
Arranque
Marcha

Mantener
Operaciones en Mantenimiento Controlar
Marcha Ciclo de Vida

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito3-24

Contexto/Estructura
 CASO I Divisin Compaa de telfonos

Responsable de tierras, edificios, oficinas y salas de

conmutacin para el estado de California
Auditora mostr entre 1,000 y 2,000 proyectos al
ao
80% tarde o con exceso de presupuestoo ambos
Causado por mucho trabajo rehecho
Cambios constantes
Documentamos la metodologa en seis mesescon
un equipo de seis personas ms el consultor
Despusseis meses de una visita al mes para
mantener la marcha y asegurar el plan de
implementacin

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 CASO I Divisin Compaa de telfonos

PMO ConceptualDirector con 2 administradores

Comit de Gua (VP + 4 Directores)

Top 100 (Comit de Gua)

Director 100 (Directores solamente)

Otros--por distrito (cada distrito tena su lista)

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Una conversacin al terminar el tercer ao

Este ao, terminamos

1453 proyectos

y de los que ocuparon el

Top 100 durante el ao

95% dieron su costo,

tiempo y desempeo

solo 10 tuvieron cambios

y el costo de construccin
en los tres aos baj de
$1080 a $585 por metro
cuadrado!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Ingeniera de
Matriz de Responsabilidades
software
Susan Swaboski

Ingeniera Elctrica
Shawn McCluskey

Ingeniera Mecnica
Carlos Garcia

Ingeniera de Diseo
Tran Nguyen

Compras
PSA 05/apr/2006
Responsable de la tarea
Fabricacin (CTD)
Ventas y
Mercadotecnia
Helen Trost
Consultora Kodiak
(ptica)
Kim McGuire

Qumica de Pelcula
Vladimir Oroski
Contribuye al esfuerzo de la tarea
ptica
1. Activo
John Chan 2. Est de acuerdo
Calidad
No Disponible
31/may/2006

Director del Proyecto

Pat Gross
1.2 Desarrollar 1.4 Realizar 2.4 Crear planos 2.6 Recibir
1.6 Obtener 2.2 Disear
esp. funcionales revisiones de prototipo de LCD componentes del
firmas Pantalla LCD
de alto nivel las especificaciones inicial prototipo de LCD

1.1 Crear 1.3 Desarrollar 1.5 Finalizar las 2.1 Verificar los 2.3 Generar 2.5 Pedir
descripcin del las especificiones especificaciones requerimientos esquema de componentes del
sistema de componentes de la cmara de la LCD pantalla prototipo de LCD

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito5-21

Roles/Responsabilidades
 CASO II Cadillac Modelo Eldorado
Seville de 1992

En enero 1990, un ao atrasado

14 niveles de gerencia en General Motors

Sin Director del Proyecto

Aplicaron la Matriz de Responsabilidades para

neutralizar la jerarqua

Terminaron a tiempo y en el mismo ao

ganaron el Malcom Baldridge Award for Quality
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Pregunta II

Cul es el valor que genera tener

una oficina de direccin de proyectos
(PMO)?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Cual es nuestro nivel de madurez?

CMM - Capabilities / Maturity Model1 5. Optimizado

3. Definido
Metodologa adoptada y
utilizada en la compaa
2. Repetible Aprobacin formal de cada
fase del ciclo de vida
Implementacin de una Plan para todo proyecto
Metodologa de DP Informes de avance
1. Ad Hoc Entrenamiento formales
Gua de la DP Las reas del PMBOK 2
Prcticas No Formales Plan de Implementacin consistentemente utilizadas:
- Alcance
Dependencia de las Uso de la metodologa
- Calidad
habilidades individuales decisin del individuo - Tiempo
- Comunicaciones
- Recursos Humanos
Mtricas del
Proceso de DP
Agenda formal de
4. Dirigido Comit Estratgico
de Proyectos o PMO
Comit Estratgico de Revisiones de la
Proyectos o PMO Gua metodolgica
Priorizacin Auditoras del
Carga y nivelacin de proceso de DP
Recursos
Seguimiento de Costos
Las reas del PMBOK
consistentemente
utilizadas
- Costo
- Riesgo
- Aprovisionamiento y
Administracin de contratos
- y todas las utilizadas en
nivel 3
1 Adaptado de SEI Maturity Model
2 Project Management Body of Knowledge

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Direccin de Proyectos Impacto de la Madurez en la Gobernabilidad

PMO Completa OPM3

Entendimiento de

Metodologa basada en Auto

Alto plantillas PMO Matriz
Escritorio
PMO Apoyo Riguroso

Conversacin anual de mejoras

Gua para DP/PMO Conceptual
Bajo Grupo de Seguimiento
Capacitacin Jefes y Ejecutivos
Capacitacin de DP, ME

Bajo Alto
Valor Organizacional
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Comit de GuaDireccin de
Proyectos
5-8 personas de nivel director o arriba

Todos los otros directores representados por ellos

Reunin de 2 horas por mes

Responsabilidades

Definir y documentar los procesos de direccin de

proyectos

Mejoramiento continuo de los proceso

Establecer prioridades en la lista de proyectos

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
20
 PMOTipo Conceptual

Estructura de Desglose--Coordinacin de Proyectos

Evaluacin Apoyo a
Capacitacin en Estndares DP, Comit
Capacitacin Certificacin Apoyo a la Proceso DP, Implementa-
Cursos Metodologa, Ejecutivo del
Avanzada PMP Planificacin Revisin, cin de
Esenciales Gua Proyecto
Auditora Procesos

Project Mgmt Recursos Estudio del Servicio Life Cycle Formacin Revisiones de Facilitacin Plan de
MPM Humanos PMBOK Planificacin de Roles Priorizacin Procesos Implementacin
Riesgos Preparacin Proyectos Revisiones del Apoyo/Consultora a
Exec Briefing Forms Evaluaciones
Comunicaciones PMP Revisiones de de Procesos Proyecto Equipo de Proyecto
Program Mgmt Planes de Tools
Adquisiciones & Reuniones Website DP
Proyectos Time Tracking
Administracin Mensuales & Promocin DP
de Contratos Sizing, Agenda
Scalability Paquetes de Software
de DP
Guide Book
Creation for
Divisions

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 PMOTipo Apoyo

Project Management Office Functions

Project Performance Management
Benefit Mapping
PMO Education and Training Project Metrics Project Impact Management
Essentials Courses Trend Analysis Issue Management
Advanced Courses Risk Management
Certification Preparation Project Change Control
Congresses and Symposiums

Project Management Infrastructure

Resource & Financial Tools & Templates
People & Expense tracking Information Databases
Capital Projects
Transaction Projects PMO Project Knowledge Management
Applied Best Practices

Project Integration PMO Communications

Plan Consolidation PMO Vision
Dependencies Executive & Management Reporting
Gaps/Overlaps PMO Status & Progress
Process Management
PM Methodology / Process Standards
Corporate Coherence
Audit Compliance
Project Prioritization

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Ciclo de Vida de Portafolios
Misin Estrategias
Visin Operaciones

FASE CREAR CATEGORIZAR PRIORIZAR BALANCEAR GOBERNAR

INVENTARIO GRUPOS COMPONENTES PORTAFOLIO BENEFICIOS

SALIDA

DECISIN
ADMINISTRATIVA

SELECCIO- RACIONALIZAR CONFIRMAR AUTORIZAR VERIFICAR

NAR

ACTIVIDAD DE RIESGO

IDENTIFICAR/ANALIZAR RESPONDER CONTROLAR

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

23
 CASO III Banco en Centro Amrica Nivel I)

Una jefe asisti a

seminarios abiertos (DP,
DAP)

Levant un inventario de
proyectos (Portafolio)

Capacidad para 20
proyectos

Pidi permiso para asignar

los proyectos a 4 DP en su
departamento de 30
personas

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 CASO III Banco en Centro Amrica

Proyecto que haba durado 2

aos sin entregar nada
Raquel lo tom y lo termin en
4 mesesempezando de nuevo
8 personas trabajando 25%
durante 2 aos = 4,000 horas
A un costo cargado de $40 la
hora = $160,000 perdidos
Equivalente de dos sucursales!
El producto contaba con 1,000
cuentas nuevas con depsitos
promedios de $1,000 por
persona
Sin poder prestar ese dinero a
intereses de 5.6%, perdieron
$56,000 por ao, oportunidad
perdida!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 CASO III Banco en Centro Amrica
Entreg CTD en todos los
20 preoyectos durante el
ao

Antes, todos los proyectos

llegaban tarde

Costo de 20 proyectos, 2
meses retrasados dividido
por el costo del
departamento de Raquel =
retorno de 550%

Hoy en da, cuando un

gerente quiere asegurar el
xito de un proyecto, lo
trae al departamento de
Raquel
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Pregunta III

Como podramos implementar una

metodologa de forma sistemtica?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Cmo Implementar una Metodologa para
Direccin de Proyectos

Reconocer que la direccin de proyectos es un conjunto

especfico de disciplinas

Mostrar apoyo desde arriba.

Entrenar a las personas adecuadas.

Asignar la responsabilidad de los procesos a las gerencias

funcionales.

Tomar algunos proyectos y asegurarse de que tengan

xito.

Dar publicidad a los xitos.

El encuentro para los que buscan liderar proyectos

Cierrecon xito10-2
del Seminario
 Tiempo para implementar
una metodologa

Si es menos de nivel 3 de CMM, normalmente un

ao

Mas rpido en nivel 3 5

El apoyo viene del entendimiento

Los compromisos deben ser visibles

Empezar siempre donde hay ms apoyo

Educar a los dems

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Cmo crear un plan de implementacin

Hacer una evaluacin para establecer cuantos

elementos mnimos (de esta presentacin) tiene
su organizacin, institucin o empresa
Conseguir patrocinio

Seleccionar DP y equipo de creyentes positivos

Implementar los elementos mnimos que no

tienen o tienen parcialmente, incluyendo una
Gua de Referencia para Direccin de Proyectos
Conseguir firma(s) de alto(s) ejecutivo(s) en la
Gua
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 Cmo asegurar viaje y no evento

Entrar en el ciclo anual de estandarizar, medir, controlar y mejoras

continuas

Despus de un ao haga una segunda evaluacin con un

estndar:
Kerzner
CMMI
OPM3 Auto evaluacin o con consultor certificado

Seleccionar procesos o mejores prcticas a implementar

Establecer prioridades

Buscar patrocinio

Nombrar DP y Equipo

Planificar y ejecutar

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 CASO III - Fabricante de perifricos
(1997 2008)

2500 empleados
10 DP
Tiempo promedio de desarrollo 22 24 meses

Implementaron PMO Conceptual en 3 divisiones

Autorizaron programa Fast Cycle Time

Hoy8500 empleados
Tiempo de desarrollo 5 7 meses
Promedio de ingenieros por proyecto baj de 4.8
a 3.4
10 aos seguidos de crecimiento en
ingresos/utilidades

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 CASO IV Implementacin rpida en
compaa minorista
18 meses tratando de
implementar PMOsin
resultado
Mucho tiempo adaptando
un software de control
incorrectamente

Mucha experiencia previa

en la organizacin en DP
antes de llegar a esta
empresa
El Director del PMO haba
dicho que tardara un ao
ms

Recib una llamada

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
 CASO IV Implementacin rpida en
compaa minorista

Investigacin con entrevistas

de 2 das
Presentacin ejecutiva
tercer da

Documentacin de la
Metodologa en 45 das

Aumento en productividad de
30% en el primer ao
Inters general en la empresa
en el segundo ao

Al final del segundo ao,

pasaron el PMO al nivel
corporativo (VP
Comunicaciones)

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Un cliente con proyectos complejos
United Space Alliance
August 8, Endeavour Launch:

Nov 2002 Abr 2007

Tune up modific 200

sistemas
1.66 miliones partes
entregadas
13,156 chequeos sobre
hardware
3,233 entre-brechas
reemplazadas
2,045 azulejos termales
reemplazados
1,665 das en el hangar para
mejoras
Trabajo hecho al nivel de
proyecto dentro de cada
sistema
Seleccin del proyectos
dentro del programa es un
factor crtico!
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
August 8, 2007A perfect lift-off!!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Es un viaje

Pueden lograr resultados rpidamente

Deben entrar en mejoras continuas

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Un viaje hacia el alto desempeo
hasta dnde irn?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

 Informacin de contacto

john.patton@cadencemc.com
www.cadencemc.com
+1 503 CADENCE (223-3623)
1515 SW Fifth Avenue, Suite 920
Portland, Oregon USA

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Preguntas y Respuestas

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Muchas gracias por
su atencin!

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