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Mestrado em Gesto
A Gesto do Patrimnio
na Universidade de Coimbra
Coimbra
2009
Relatrio de Estgio Curricular
A Gesto do Patrimnio
na Universidade de Coimbra
- ii -
No h nada mais prtica do que uma boa teoria
Kurt Lewin
- iii -
Agradecimentos
- iv -
Resumo
-v-
Abreviaturas
- vi -
CONTEDO
Agradecimentos iv
Resumo v
Abreviaturas vi
1. Introduo.... 1
4. O Estgio.. 36
4.1. Patrimnio. 37
4.1.1. Inventrio de Imobilizado. 37
4.1.2. Exportao das Fichas de Identificao dos Bens do SAP... 42
4.1.3. Abates e Transferncias de Bens Mveis.. 43
- vii -
4.1.4. Auditoria aos Bens Mveis... 44
4.1.5. Projecto Manual do Imobilizado... 46
4.2. Outras reas abordadas.. 47
4.2.1. Aprovisionamento. 47
4.2.2. Gabinete Tcnico.. 48
4.3. Anlise Crtica... 49
5. Concluses.... 51
Bibliografia... 52
Legislao, Normas e Regulamentos. 53
Stios na Internet......... 53
Anexos........... 54
Anexo 1 Organograma da UC
Anexo 2 Cronograma do Estgio
Anexo 3 Relatrio de Trabalho
Anexo 4 Relatrio de Formao
- viii -
A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra
1. Introduo
A elaborao deste relatrio teve por base uma diversificada consulta bibliogrfica
livros, legislao, base de dados interna da UC, Web, e encontra-se dividido por
captulos. A cada um deles est atribuda uma sequncia de temas com o intuito de fazer
uma explanao e aprendizagem da matria em questo. Nos pontos seguintes, e de uma
forma sucinta, efectua-se uma breve apresentao de cada captulo.
1
A Associao Acadmica de Coimbra foi fundada a 3 de Novembro de 1887 e a mais antiga associao
de estudantes de Portugal. Representa os cerca de 20.000 estudantes da Universidade de Coimbra, que so
automaticamente considerados scios dessa, quando se encontrem inscritos nesta universidade.
2
As Faculdades de Medicina e a de Cincias e Tecnologia gozam de autonomia administrativa e
financeira.
3
Revistos, aprovados e publicados em Dirio da Repblica a 1 de Setembro de 2008.
uma instituio desde sempre aberta ao mundo, cooperao entre povos e interaco
das culturas, no respeito pelos valores da independncia, da tolerncia e do dilogo,
proclamados na Magna Carta das Universidades Europeias.
Auditrio
Centro de Informtica
Departamento de Administrao e Finanas
Departamento Acadmico
Diviso de Gesto de Edifcios, Equipamentos e Infra-estruturas (DGEEI)
Diviso de Relaes Internacionais, Imagem e Comunicao (DRIIC)
Gabinete de Auditoria
Gabinete de Qualidade e Comunicao Interna
Gabinete Jurdico
Palcio de So Marcos
Secretariado
Poltica da Qualidade
Poltica de Formao
De acordo com o Sistema de Gesto, foi criado o Grupo de Comunicao que tem como
funo desenvolver todo o tipo de iniciativas que possam contribuir para a melhoria
contnua e para a dinamizao dos canais de comunicao da Administrao, internos e
externos.
4
A UC tem tambm disponvel para consulta na internet um portal dedicado aos temas da Sade,
Segurana, Emergncia e Ambiente [http://e-prevencao.uc.pt].
5
De acordo com o organograma do Anexo 1, estes so gabinetes distintos; no entanto, no momento,
encontram-se em fase de fuso.
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6
As competncias do Aprovisionamento e Patrimnio esto definidas pelo Despacho n15 949/2003, de
16 de Agosto Regulamento dos Servios da Estrutura Central da Universidade de Coimbra.
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O conceito de patrimnio pode ser designado pelo conjunto de valores utilizados pela
unidade econmica no exerccio da sua actividade (Borges et al., 2003). No entanto esta
uma perspectiva geral, onde no esto implcitas as diferentes noes de patrimnio.
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Na cultura da gesto pblica, entende-se por patrimnio o conjunto dos bens mveis e
imveis, geralmente destinados actividade operacional da organizao, com vida til
igual ou superior a um ano econmico. A actividade operacional de uma organizao
pblica tem em conta diferentes dimenses, todas implcitas no conceito patrimnio: o
patrimnio enquanto potencial indispensvel ao desenvolvimento da actividade da
entidade contabilstica, o patrimnio enquanto bens a preservar e a proteger, por
constiturem valores sociais relevantes, e, associado a estes, decorrem tambm
responsabilidades patrimoniais do Estado nos domnios da salvaguarda do interesse
pblico e da qualidade da vida dos cidados. Portanto, a actividade patrimonial das
organizaes pblicas pode assumir valncias, consoante a vertente em que se situem
(Frade, 2003).
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geral, razo pela qual as regras para o seu dispndio so pormenorizadamente previstas
e descritas nos dispositivos legais vigentes (NPF, 2004).
Em Portugal, a prestao de contas dos organismos estatais tem vindo a ser efectuada na
base de caixa, desde o sculo XIX. Durante vrias dcadas a contabilidade no
apresentou quaisquer alteraes, at aos anos 90 do sculo passado em que se levantou
o problema da normalizao das contas do Estado. Aquando da realizao dos estudos
tendentes elaborao do projecto do POCP, vrias hipteses se levantaram em matria
de adopo de pticas de base. Aps diversas discusses, foi opinio unnime que no
se deveria continuar a privilegiar a ptica de caixa, mas ao mesmo tempo as operaes
deveriam ser tambm registadas na ptica de acrscimo.
O POCP tem como objectivo a criao de condies para a integrao dos diferentes
aspectos contabilidade oramental, patrimonial e analtica numa contabilidade
pblica moderna que constitua um instrumento de apoio gesto e avaliao das
entidades pblicas. Paralelamente, permite tomar decises estratgicas no domnio
oramental (oramento plurianual), face ao acompanhamento dos compromissos com
reflexos em anos futuros, disponibilizar informao para apoiar a actividade de controlo
da actividade financeira da Administrao Pblica pelas entidades competentes, reforar
a transparncia da situao financeira e patrimonial das entidades, e obter elementos
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ao cmbio da data considerada para a operao, salvo se o cmbio estiver fixado pelas
partes ou garantido por uma terceira entidade. data do balano, as dvidas de ou a
terceiros resultantes dessas operaes, em relao s quais no exista fixao ou
garantia de cmbio, so actualizadas com base no cmbio dessa data. Relativamente s
diferenas de cmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizaes,
admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o perodo em que tais
imobilizaes estiverem em curso. As disponibilidades em moeda estrangeira so
expressas no balano do final do exerccio tambm ao cmbio em vigor nessa data.
No caso do POCP, a classificao econmica das receitas e das despesas pblicas feita
de acordo com o classificador econmico, aprovado em 14 de Fevereiro pelo Decreto-
Lei n26/2002. Os cdigos de classificao econmica so aplicveis aos servios
integrados do Estado, aos servios e fundos autnomos, Segurana Social e
Administrao Regional e Local, e procedem distino das receitas e das despesas
pblicas entre correntes (associadas ao funcionamento operacional das entidades) e de
capital (associadas aos investimentos/desinvestimentos e contribuindo para a formao
brita de capital fixo).
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Ainda de acordo com a IPSAS 17, existem nesta, disposies transitrias que permitem
s entidades no reconhecer imveis, instalaes e equipamentos no incio de perodos
com cinco anos aps a data da aprovao do primeiro exerccio da contabilidade em
conformidade com as Normas de Contabilidade do Sector Pblico. Na presente norma
existem tambm definies, doutrinas e termos utilizados que no so aplicados na IAS
16 (norma de onde foi extrada a IPSAS 17).
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dos seus negcios, dado que o sistema permite o controlo de toda a organizao, sendo
composto por um conjunto de mdulos complementares:
Quanto ao menu AM (o menu com mais utilizao ao longo do estgio), pode afirmar-
se que este possibilita todas as operaes a nvel do imobilizado. Com efeito, neste
menu que feita a criao das fichas do imobilizado, as transferncias, os abates, as
amortizaes, a actualizao dos inventrios e auditorias aos bens mveis, entre outras
operaes7.
Este sistema, SAP, em constante aperfeioamento, permite a gesto de cada uma das
reas impostas pelo sistema contabilstico aplicvel Administrao da UC. Para alm
do processamento e do tratamento dirio de toda a informao, permite ainda dar
resposta s mais diversas solicitaes de informao, nomeadamente a extraco de
mapas para gesto e de mapas legais.
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Todas as operaes realizadas so analisadas de forma mais pormenorizada no captulo O Estgio.
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Pelo ponto 2.9 do POC-E, as entidades sujeitas a este diploma devem adoptar tambm
um Sistema de Controlo Interno, pretendendo-se com esta medida a salvaguarda de
activos e o registo e actualizao de Imobilizado. Fica ainda assegurada a legalidade e
regularidade das operaes, a integralidade e exactido dos registos, a eficcia da gesto
e a qualidade da informao.
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Conjunto de entidades coexistentes no mesmo espao institucional e todas elas obrigadas a elaborar e
apresentar contas de acordo com o POC-E (entidades contabilsticas).
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CIBE Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado modelo de inventariao de uma organizao
pblica, particularizado neste captulo.
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Aplicando ao caso concreto da UC, esta norma foi aplicada no momento em que a
FMUC e a FCTUC assumiram a sua autonomia administrativa e financeira. Os bens que
at ento faziam parte do patrimnio da Universidade, mas que se encontravam afectos
a cada uma das faculdades, foram cedidos definitivamente. Este tipo de cedncia de
bens ocorre, por regra, sem qualquer tipo de contrapartida financeira, verificando-se,
ento, uma cedncia gratuita de bens, realizada sem que haja qualquer tipo de
perspectiva de retorno.
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Posto isto, conclui-se que todas as entidades pblicas a operar no sector da Educao
tm obrigatoriamente de espelhar na sua contabilidade patrimonial todo e qualquer bem
sobre o qual possuam ou no propriedade legal, desde que sobre ele exeram controlo e
administrao.
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A inventariao de um bem sempre uma questo que levanta algumas dvidas, dado
que este conceito , muitas vezes, confundido com outros, nomeadamente com a
etiquetagem de um bem. No entanto, h que ter em conta que, independentemente do
bem poder ser etiquetado ou no, todo o bem que seja considerado um bem duradouro, e
que, portanto, aumente o activo fixo da UC um bem inventarivel.
De acordo com o CIBE, todos os bens mveis, com excepo dos no duradouros so
alvo de inventariao. No entanto, na UC, dado o grande volume de bens a inventariar e
o pequeno valor de muitos deles, est a ser proposto que, no futuro, os bens com valor
inferior a 25,00 no sejam inventariados; bens de valor superior a 25,00, devem
constar das listagens de inventariao. Mesmo sendo bens duradouros, se forem de
valor inferior a 25,00, no se inventariam. Estes iro ser reconhecidos como custo do
exerccio em que so adquiridos.
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O controlo primrio dos bens do activo imobilizado deve radicar nas normas de
inventariao do CIBE, cujo mbito material inclui todos os bens mveis e imveis com
durao superior a um exerccio econmico.
Todos os inventrios de base esto sujeitos, para alm dos vrios registos,
identificao do bem, classificao e valorizao do mesmo. Para tal, o CIBE integra
o classificador geral, bem como os modelos das fichas de identificao, de
inventariao, de amortizao e do mapa sntese dos bens inventariados. No
classificador geral do CIBE cada bem identificado a partir de uma codificao prpria
e fica sujeito a uma taxa de amortizao especfica (Artigo 25 do Cdigo CIBE).
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contabilizao dos bens mveis, veculos e imveis e direitos a eles inerentes, em ordem
consolidao para a elaborao do balano do Estado a integrar na Conta Geral do
Estado.
Quanto ao CIME, este integra todos os bens mveis, com excepo dos no duradouros,
ou seja, os que tm consumo imediato e, em regra, com uma durao til estimada
inferior a um ano. So identificados a partir da sua designao, marca, modelo e outros
aspectos gerais que contribuam para a realidade da informao relativa a um bem. As
vrias espcies de mveis so agrupadas por classes que esto codificadas na base 100,
respectivamente da 101 118, de acordo com a estrutura constante do classificador
geral. A avaliao de cada bem feita de acordo com os critrios de valorimetria
presentes no POC-E, j apresentados anteriormente. A amortizao dos bens do activo
imobilizado corpreo pode definir-se como uma tcnica de imputao do desgaste ou
perda de valor, traduzida nos custos ou gastos decorrentes da sua utilizao ao longo do
tempo. Assim sendo, so objecto de amortizao todos os bens mveis que no tenham
relevncia cultural, bem como as grandes reparaes e beneficiaes a que os mesmos
tenham sido sujeitos que aumentem o seu valor ou a durao provvel da sua utilizao
(n1 do Artigo 7 do cdigo CIBE).
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Ao nvel dos pases que integram a Unio Europeia constata-se que no existe ainda
normalizao em matria de Contabilidade Pblica, pelo que a comparabilidade entre as
respectivas contas dos pases no est ainda assegurada. A proposta de normalizao, a
nvel mundial, levada a cabo pelo IPSASB, tem enfrentado alguns obstculos em muitos
pases porque no se torna fcil alterar procedimentos contabilsticos implementados ao
longo dos tempos, havendo que contar com a normal e compreensvel resistncia
mudana (Morais e Loureno, 2005).
Portugal optou por um modelo semelhante aos adoptados noutros pases do continente
europeu, nomeadamente assente e planos de contas, mantendo a Contabilidade
Oramental em base de caixa, com compromissos para despesas (caixa modificada),
mas integrando um sistema a Contabilidade Patrimonial e Analtica em base de
acrscimo.
Num comentrio muito breve, podemos afirmar eu alguns dos critrios definidos no
POCP e subsequentemente no POC-E esto prximos dos das IPSASs 16 e 17 aqui
introduzidas, designadamente o reconhecimento inicial ao custo de aquisio ou de
produo e o reconhecimento de amortizaes para reflectir a depreciao dos bens pelo
seu uso.
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4. O Estgio
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4.1. Patrimnio
Bens Mveis
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como a classe de imobilizado onde o bem ir ser criado. Sucede ento a criao da ficha
do imobilizado na aplicao SAP. Inicialmente criam-se as fichas CIME para os
processos organizados pelo Aprovisionamento e Patrimnio. De seguida criam-se as
fichas de imobilizado na aplicao SAP, de acordo com a anlise enumerada
anteriormente, registando o cdigo de subveno, quando seja caso disso. A criao do
imobilizado obedece Portaria 671/2000 de 17 Abril 2000 CIBE. Quando se trata de
processos de aquisio em SAP Aprovisionamento, cria-se a ficha CIME e a ficha de
imobilizado provisria, ficando a aguardar informao definitiva, dado que
elaborada em fase de encomenda. Mais tarde, quando chegar a guia de remessa ou
factura, ser completada a informao tanto no SAP, como na ficha CIME.
Posteriormente, se o bem for etiquetvel, fotocopia-se a factura e a ficha CIME
duplamente e imprime-se a respectiva etiqueta. Uma cpia ser para arquivo e outra
para apoiar a posterior colagem de etiqueta. Se o bem no for etiquetvel, fotocopia-se a
factura e a ficha CIME apenas para arquivo. Os livros e revistas tcnicas, quando
destinados a bibliotecas, so considerados imobilizado; contudo no se preenche a ficha
CIME.
Aps esta tarefa, ser possvel tratar contabilisticamente os documentos que envolvam
directamente o imobilizado, pelo que se devolvem os documentos Contabilidade ou ao
ACGP, no caso de ser solicitado por este ltimo. As fotocpias dos documentos do
equipamento financiado com subsdios/transferncias ao investimento (Oramento de
Estado, PIDDAC, PRODEP e outros que se entenda especializar) ficam a aguardar o
lanamento contabilstico por parte da contabilidade, para que, logo que efectuado, seja
lanada a subveno nas contas 2745 respectivas, no Patrimnio. Simultaneamente,
conferem-se todas as fichas de imobilizado cuja aquisio financiada pelas fontes de
financiamento acima referidas, tendo a medida de subveno que lhe corresponde,
atravs da sua visualizao em SAP.
O nmero de identificao do bem imobilizado permite que seja impressa uma etiqueta
de cdigo de barras, que ser colada no respectivo bem, permitindo assim a sua
identificao de acordo com o cdigo CIBE. Esta etiqueta, depois de impressa,
anexada s fotocpias da factura, como j referido, de forma a facilitar a identificao
do bem aquando da sua colagem, evitando tambm a possvel troca de bens/etiquetas.
Para a respectiva colagem das etiquetas, desloca-se uma pessoa ou mais do
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Veculos
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A aquisio de veculos integra os bens de capital fixo. Devero, por esse motivo, ser
classificados como despesas de capital, em material de transporte, que o respectivo
classificador econmico prev como sendo no cdigo 07.01.06 Aquisio de Bens de
Capital, Investimentos, Material de transporte. Deste modo, e a exemplo do que
acontece para o respectivo imobilizado corpreo de uma qualquer entidade
contabilstica pblica, haver necessidade de proceder sua classificao de acordo com
as vertentes contabilidade oramental, contabilidade patrimonial e inventariao
(CIBE).
Bens Imveis
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Quanto s tarefas na rea dos imveis, o trabalho durante o estgio incidiu sobretudo em
obras em curso e patentes.
Obras em Curso
O processo tem incio com a confirmao dos documentos recebidos (folhas de relao,
facturas,...) e verificao destes, de acordo com as respectivas folhas de relao
enviadas pelos Estabelecimentos ou Servios. Em caso de anomalia, deve comunicar-se
Contabilidade e/ou ao ACGP, para que em conjunto, ou isoladamente, se proceda
sua rectificao, permitindo assim o devido tratamento dos documentos recebidos. A
Contabilidade e/ou ao ACGP entrega ao Aprovisionamento e Patrimnio todos os
documentos que digam respeito aquisio total ou parcial de imobilizado imvel. Os
documentos so conferidos, de forma a verificar a sua classificao econmica e fonte
de financiamento, bem como a classe de imobilizado onde o referido bem ir ser criado.
Caso o processo de pagamento em causa seja a primeira factura, criada a ficha de
imobilizado na aplicao SAP, de acordo com a anlise descrita, mencionando, quando
seja caso disso, as medidas de subveno ao investimento. Uma obra nunca tem nmero
de inventrio. Nesta fase, cria-se pasta fsica no Patrimnio para a obra em curso.
Quando surgir outra factura relativa a esta obra, basta dar a indicao do seu nmero no
processo, para que a Contabilidade possa fazer o correspondente lanamento
contabilstico. De seguida fotocopia-se a factura, folhas de relao e o auto de medio,
bem como o contrato, se existir e for primeira factura, arquivando em pasta prpria.
Quando se recebe o auto de recepo provisrio passa para obra concluda.
Quando uma obra se d por terminada, ou seja, aps pagamento total de facturas e
recepo do auto definitivo, a classe do imobilizado deixa de ser uma 442
Imobilizaes em curso (de imobilizaes corpreas) para ser uma 42 Imobilizaes
corpreas, ficando a primeira saldada.
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Patentes
Uma patente, na sua formulao clssica, um direito, conferido pelo Estado, que d ao
seu titular a exclusividade da explorao de uma tecnologia. Como contrapartida pelo
acesso do pblico ao conhecimento dos pontos essenciais do invento, a lei d ao titular
da patente um direito limitado no tempo.
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Sempre que se procede a uma transferncia de bens, preenchida uma ficha, Nota de
Transferncia Interna de Imobilizado, a informar os responsveis pela gesto do
patrimnio, para que estes possam proceder actualizao dos dados no sistema
informtico. Desta ficha devem constar o centro de custo actual e o centro de custo para
onde transferido, assim como a localizao do bem. Consta ainda deste documento, o
nmero de inventrio (que identifica o bem) e a sua designao.
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Uma auditoria tem assim incio com o envio, por parte do Aprovisionamento e
Patrimnio, de um ofcio/e-mail Unidade Orgnica ou Estabelecimento que vai ser
auditado, onde refere a data da auditoria, solicita o acompanhamento por parte de um
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Para a realizao efectiva da auditoria existe um aparelho de leitura ptica (Pocket PC),
para o qual so migrados os ficheiros criados em Excel. Alm disso so impressas
etiquetas de cor, de modo a identificar os bens auditados, com o descritivo de "Bem
Auditado ms/ano". O funcionrio do Patrimnio, que se desloca ao Servio a auditar,
procede ento leitura ptica dos bens da amostra, procedendo tambm ao
levantamento de todas as irregularidades.
10
O relatrio de auditoria elaborado de acordo com um impresso especfico, existente na UC, para o
devido efeito: Im F99-623-Relatrio da Auditoria.
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Para iniciar este projecto, recorri leitura de diversos documentos relativos gesto do
imobilizado e da legislao existente para os temas em questo, pesquisa na Web sobre
o mesmo e algumas conversas com colegas, com mais experincia na rea, para
posteriormente avanar para a escrita. No perodo de tempo dedicado a este projecto,
redigi sobre a inventariao de imobilizado mvel, veculos e imvel, sobre os
procedimentos a ter em conta em cada um dos casos na aplicao SAP e sobre alguns
processos que decorrem associados aos bens imobilizados. No entanto, este foi um
projecto que, embora por mim iniciado, no foi concludo, dado que no consegui
completar tudo no perodo de estgio e posteriormente teria que ser analisado e
aprovado por rgos superiores. Apesar disso, ir ser continuado pelos colaboradores do
ncleo Aprovisionamento e Patrimnio.
Este projecto tornou-se numa mais-valia para mim, dado que, alm de estar a contribuir
para um melhor futuro da rea do Patrimnio na UC, aumentei o meu conhecimento
relativo a este assunto de uma forma mais slida.
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4.2.1. Aprovisionamento
De acordo com o Plano de Estgio inicial, estava previsto que o trabalho nesta rea
tivesse uma durao maior (ver Anexo 2). No entanto, e pelos motivos j referidos, o
tempo dedicado a este sector tornou-se muito reduzido.
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Para a elaborao do ABDR necessrio o apuramento dos saldos das diferentes contas
do Balano e da Demonstrao de Resultados. A minha participao para este
documento prendeu-se com o apuramento de alguns resultados e levantamento de
informaes indispensveis, no mbito da Classe 4 Imobilizaes, nomeadamente a
conta 41 Investimentos Financeiros.
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Este estgio foi assim uma importante experincia para mim, tendo em conta todas as
aprendizagens que retirei dele, e toda a aplicao de conceitos e experincias que me foi
possvel realizar. Considerando as aprendizagens retiradas ao longo da formao
acadmica, entendo que estas se tornaram num ptimo ponto de partida para esta
primeira experincia laboral. O facto de j possuir algum conhecimento terico de
alguns temas abordados, nomeadamente a nvel da Contabilidade Geral, e de alguns
procedimentos contabilsticos, tornou a prtica numa actividade mais enriquecedora.
Porm, o facto de no ter frequentado, por exemplo uma disciplina sobre Contabilidade
Pblica, tornou a aprendizagem destas matrias um pouco mais difcil, tendo que
aprofundar as mesmas por mim prpria.
Alm disso, penso que este estgio ter sido tambm um contributo para a instituio,
dado que participei e desenvolvi alguns projectos j existentes na rea do Patrimnio,
bem como participei em todas as tarefas associadas ao respectivo ncleo, sempre com o
propsito de uma melhoria contnua.
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5. Concluses
A avaliao deste estgio assim, a meu ver, muito positiva, visto que se geraram
benefcios para ambas as partes, tornando possvel a transposio da formao
acadmica adquirida na Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra para o
mundo laboral.
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Bibliografia
CAIADO, Antnio C. Pires e PINTO, Ana Calado (2001) Manual do Plano Oficial de
Contabilidade Pblica, reas Editora, 2 Edio.
COSTA, Carlos Baptista (1993) Auditoria Financeira Teoria e Prtica, Rei dos
Livros, 4 Edio.
MORAIS, Ana Isabel e LOURENO, Isabel Costa (2005) Aplicao das Normas do
IASB em Portugal, Publisher Team.
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Stios na Internet
Http://www.uc.pt/
Http://www.uc.pt/administracao
Http://www.ifac.org/
Http://www.ifac.org/PublicSector/
Http://www.cnc.min-financas.pt/sitecnc_divulg_SNC.htm
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ANEXOS
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Anexo 1
Organograma da UC
Anexo 2
Cronograma do Estgio
Anexo 3
Relatrio de Trabalho
Relatrio de Trabalho
O plano das Auditorias aos bens mveis da Universidade de Coimbra continua a ser
cumprido e assim neste perodo realizou-se mais uma auditoria. Esta foi integral a todo
o edifcio onde est instalado o Gabinete das Novas Instalaes (GNI). Aps toda a
preparao necessria para a realizao da auditoria, a equipa deslocou-se ao local a
auditar para se proceder validao dos bens. Este foi um local particularmente difcil,
dada a imensa quantidade de irregularidades existente por diversos motivos. Existiam
bens que no estavam nas listas de inventrio do local, outros que estavam
inventariados mas no existiam fisicamente no local e ainda bens que estavam no local
mas com localizaes incorrectas. Haviam tambm muitos bens no etiquetados por
serem mais recentes e a colagem de etiquetas do ano transacto ainda no ter sida feita,
mas como tnhamos em nossa posse essas etiquetas, fizemos a colagem das mesmas e
assim, para alguns dos bens a situao ficou resolvida. Ento, alm da auditoria
prevista, procedeu-se ao levantamento de todos os bens presentes no edifcio para agora
fazer todas as rectificaes precisas. Os resultados desta auditoria so assim muito
negativos e aps anlise e tratamento dos dados ir ser elaborado um relatrio final, j
como vem sendo habitual de todas as auditorias realizadas, para podermos apurar as
verdadeiras razes da situao actual do GNI.
Anexo 4
Relatrio de Formao
Relatrio de Formao
A aco de formao teve como tema central a Tramitao Procedimental Ttulo III
do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP). Ao longo do dia foram ento desenvolvidos
todos os diferentes tipos de procedimentos, com destaque para o Ajuste Directo,
Concurso Pblico e Concurso Limitado por Prvia Qualificao. O procedimento por
Negociao e o Dilogo Concorrencial foram tambm abordados mas no com tanta
evidncia, uma vez que na Administrao da Universidade de Coimbra no tm
aplicao.
No caso do ajuste directo com vrios fornecedores o processo inicia-se tambm com a
proposta para incio de procedimento, mas neste caso existem algumas diferenas. Nesta
primeira etapa define-se um jri que composto por trs elementos efectivos e dois
suplentes, podem-se convidar no mximo cinco entidades, definem-se as peas do
procedimento, o critrio de adjudicao e a delegao de competncias. O convite deve
indicar a entidade adjudicante e o rgo que tomou a deciso de contratar, os
documentos que constituem a proposta, o prazo, modo e local para apresentao da
proposta, a existncia de fase de negociao, o critrio e factores de adjudicao e a
identificao do jri. O convite deve ainda ser formulado por escrito e acompanhado do
caderno de encargos. Este contm as clusulas a incluir no contrato a celebrar, as quais
dizem respeito aos aspectos da execuo do contrato. Para despacho seguem a proposta
para incio de procedimento, o caderno de encargos, o modelo de convite e o cabimento
oramental. Na ocorrncia de esclarecimentos e rectificao das peas do procedimento,
e quando o prazo para apresentao de propostas inferior a 9 dias, os esclarecimentos
podem ser prestados at ao dia anterior ao termo do prazo. Quando o prazo para
apresentao de propostas superior a 9 dias so solicitados por escrito no 1 tero do
prazo e prestados por escrito at ao termo do 2 tero do prazo. Se existirem
negociaes, estas devem incidir sobre os atributos da proposta submetidos
concorrncia pelo caderno de encargos. A notificao deve ter uma antecedncia
mnima de 3dias, data hora e local da primeira sesso, as actas devem ser assinadas pelo
jri e pelos concorrentes e manterem-se sigilosas durante a negociao. De seguida
seguem as fases de elaborao do relatrio preliminar (ordenao das propostas),
audincia prvia (os concorrentes tm acesso s actas das sesses de negociao com os
demais concorrentes e s informaes e comunicaes escritas de qualquer natureza que
estes tenham prestado, bem como s verses finais integrais das propostas apresentadas)
e relatrio final se alterar o relatrio preliminar tem que haver nova audincia prvia
restrita aos interessados. O processo segue ento para despacho e d-se a notificao da
deciso de adjudicao, o pedido de certificado de registo criminal, a celebrao de
contrato (se aplicvel) e a publicitao. Nesta fase final realiza-se a aprovao da
minuta por ambas as partes, a prestao de cauo (se tiver sido exigida), a publicitao
do contrato no portal da internet dedicado aos contratos pblicos e a condio de
eficcia e de pagamento.
O concurso pblico um outro tipo de procedimento que pode ser normal ou urgente.
No caso de ser normal pode ainda ser interno ou internacional. Tal como nos casos
anteriores, o processo tem incio com a proposta para incio de procedimento onde se
fundamenta a escolha do procedimento, elaboram-se as propostas de constituio do
jri, de aprovao das peas do procedimento, de anncio e de delegao de
competncias para... O anncio, no caso de ser interno, publicado no Dirio da
Repblica (DR) e at ao valor de 206.000 para bens e servios, e 5.150.000 para
empreitadas. No caso de ser internacional, publicado no DR e no Jornal Oficial da
Unio Europeia (JOEU) para qualquer valor. Em ambos os casos, o anncio pode ainda
ser publicitado na plataforma electrnica. Relativamente s peas deste procedimento,
elaboram-se o caderno de encargos e o programa do concurso, e estes devem estar
disponveis nos servios, para consulta dos interessados, desde o dia da publicao do
anncio, at ao termo do prazo para apresentao de propostas. Para despacho seguem
ento a proposta para incio de procedimento, o caderno de encargos, o programa de
concurso, os anncios e o cabimento oramental. Aps a apresentao de propostas, que
no caso de ser concurso pblico interno, tem um prazo de 9dias para bens e servios e
20 dias para empreitadas, e no caso de ser concurso pblico internacional tem 47dias.
Segue o acto pblico, que tem algumas formalidades, nomeadamente, a identificao do
procedimento com referncia ao anncio, a abertura dos invlucros que contm os
documentos feita pela ordem de recepo, l-se toda a lista dos concorrentes,
solicitam-se as credenciais aos concorrentes e elabora-se a acta. De seguida publicita-se
a lista na plataforma electrnica e avaliam-se as propostas. Neste momento h a
possibilidade de existir um leilo electrnico (s quando entrar em vigor a plataforma
electrnica). Este um processo interactivo destinado a permitir a melhoria dos
atributos das propostas, que tm que ser definidos quantitativamente, e s para bens e
servios. Posteriormente seguem as fases de elaborao do relatrio preliminar,
audincia prvia, relatrio final, adjudicao, notificao da adjudicao, notificao
para apresentao de documentos de habilitao, contrato e publicao e anncio de
adjudicao (se aplicvel).
No que se refere ao concurso pblico urgente, tal como o prprio nome indica, este tem
um carcter de muita urgncia, tanto que a apresentao de propostas apenas pode ser
feita num prazo mnimo de 24horas. Destina-se locao ou aquisio de bens ou
servios de uso corrente e de valor inferior a 206.000 . O critrio de adjudicao o do
mais baixo preo, no entanto se o preo mais baixo for igual em vrias propostas,
adjudica-se a que tenha sido apresentada primeiro. ento elaborado o anncio (onde
constam o caderno de encargos e programa de procedimento), a apresentao de
propostas, o leilo (opcional), a adjudicao, a apresentao de documentos de
habilitao (que tem um prazo de 2 dias) e a publicitao no DR e no Portal das
compras pblicas.
Aps este estudo, o meu conhecimento ao nvel do Cdigo dos Contratos Pblicos
ampliou-se, e nomeadamente ao nvel da tramitao procedimental, ficando assim a
conhecer todos os possveis tipos de procedimento a aplicar. Logo espero que num
futuro prximo se torne muito til ao nvel do tratamento de processos.