SAP Crystal Reports

La herramienta de generacin de informes por excelencia

Crystal Reports es un producto con un amplio historial de uso, con ms de 10
versiones a sus espaldas, lo que hace de l una tecnologa muy probada y
estable. A lo largo de todas esas versiones ha ido ampliando sus
funcionalidades y hacindose compatible tanto a diferentes sistemas
operativos (Microsoft y Linux), como a entornos de desarrollo (Microsoft .NET y
Java), como a otros productos y tecnologas con las que multiplicar sus
funcionalidades.

Crystal Reports siempre ha destacado por su facilidad de uso, de tal manera

que usuarios no tcnicos (simplemente con conocimientos ofimticos
relativamente avanzados) han podido utilizarlo, lo que redunda en mltiples
beneficios, como su rpida lnea de aprendizaje, o el no depender de los
departamentos de informtica. Y todo ello unido a una enorme funcionalidad y
flexibilidad que permite hacer cualquier tipo de informe, accediendo a
cualquier fuente de datos; si sumamos a todo esto que adems se integra con
herramientas de desarrollo hace que se convierta en una verdadera solucin de
reporting empresarial.

Los tcnicos de Certia llevan desde las primeras versiones de Crystal Reports
utilizando estas tecnologas, en los que se han convertido en especialistas de
las diferentes opciones que permite el producto. Ofrecemos formacin para
aquellos usuarios que lo nico que necesitan es conocer sus funcionalidades
para crear informes, o consultora para aquellos que requieren elaborar
informes especiales o incluirlos en soluciones empresariales, tanto si son para
su uso interno como para incrustar en productos comerciales.

Y por supuesto soluciones "llave en mano", que incluyen el desarrollo de

informes, la implantacin del tipo de solucin ms idnea para nuestros
clientes, el traspaso de conocimiento necesario, y el mantenimiento de todo el
proyecto.

Ms all del reporting

Crystal Reports se combina con otros productos y tecnologas para ofrecer
soluciones de Business Intelligence (Inteligencia de Negocios); si bien por s
solo ya ofrece unas capacidades visuales muy amplias (grficos, mapas,
controles de ordenacin, parmetros interactivos, ), unido a otros productos
de la gama Crystal Solutions, como SAP Crystal Dashboard Design, permite
ofrecer cuadros de mando e informes en un solo documento, por ejemplo.
Y ms all todava, su conjuncin con SAP Crystal Server ofrece un reporting
corporativo total, con la posibilidad de automatizar la ejecucin y distribucin
de la informacin, apoyndose en capas de metadatos para simplificar el
diseo de los informes mientras se aumenta ms todava sus funcionalidades.
Y si se juntan los tres productos tenemos una solucin de BI perfecta para la
mayora de empresas.
SAP Crystal Dashboard Design
La aplicacin informtica para la creacin de cuadros de mando y escenarios
hipotticos
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SAP Crystal Dashboard Design permite a usuarios de cualquier nivel crear
cuadros de mando con una visualizacin de los datos espectacular, o
escenarios "what-if" ("qu sucede si") para hacer simulaciones de cualquier
tipo. Tiene diferentes maneras de acceder a los datos, desde un simple
copy/paste desde Microsoft Excel (o insertando un fichero entero) hasta
servicios web para conectar con bases de datos corporativas, datawarehouses,
u otros.

SAP SAP Crystal Dashboard Design tiene multitud de objetos para representar
los datos de una forma muy visual: desde grficos y mapas hasta
representacin de "semforos" y KPIs (indicadores clave). Se acaba generando
un fichero flash que se puede visualizar desde con un simple navegador hasta
incrustndolo en ficheros pdf (Adobe Acrobat) o de Microsoft Office, haciendo
que estos ficheros pasen de ofrecer informacin a veces absolutamente
esttica (tpico pdf o PowerPoint) a presentaciones dinmicas muy atractivas.

Ms opciones
Al igual que su hermano en la familia Crystal Solutions, SAP Crystal Reports,
SAP Crystal Dashboard Design tambin funciona en combinacin con las
soluciones de plataforma corporativa, como SAP Crystal Server. As, pasa a
poder utilizar la capa semntica de universos, o aprovecharse de la seguridad y
otras funcionalidades que proporciona sta; y los tres productos en
combinacin ofrecen funcionalidades aadidas para ser una solucin muy
interesante de Business Intelligence.
SAP Business Explorer (BEX)?

BEx es una herramienta tradicional de SAP para la elaboracin de informes en

el sistema SAP NetWeaver BW. Proporciona la interfaz entre los navegadores
Web y Microsoft Excel, adems de herramientas para la produccin de cuadros
de mando e informes listos para imprimir. Tiene una gran base de usuarios.

Desde que SAP compr BusinessObjects en 2007, la compaa ha reducido su

inversin en SAP BEx. La suite BEx no est recibiendo ninguna mejora funcional
importante, a pesar de que obtuvo algunas mejoras menores cuando se liber
SAP NetWeaver BW 7.3.

Sin embargo, contrariamente a lo que muchos clientes creen, BEx no se ha

retirado y no tiene actualmente un fin de vida previsto. De acuerdo con SAP:
BEx 7.x se seguir entregando en los prximos lanzamientos de SAP
NetWeaver BW. En la actualidad, no hay un final previsto de la vida del
producto. El perodo de mantenimiento se renueva con cada gran lanzamiento
de una nueva versin.
Como por algn sitio hay que empezar dentro de todos los objetos que
podremos utilizar en la plataforma, voy a hacerlo con SAP Business
Explorer. Es una herramienta de Search & Navigation(Bsqueda y
Navegacin) que proporciona unas prestaciones tremendas con una forma de
uso poco usual por lo intuitiva que es.

Os adjunto dos imgenes: en la primera os quiero explicar el tema de Search;

esta herramienta est pensada para utilizarse como un buscador de internet,
de tal manera de si os fijis, lo que he hecho es buscar por Road-150, que es
un modelo de bicicleta de un fabricante ficticio. Lo que realmente sucede es
que los usuarios con derechos de creacin de lo que se llaman Information
Spaces (Espacios de Informacin), habrn ido accediendo a fuentes de datos
y los habrn ido creando: los usuarios, acceden a este repositorio
de Information Spaces, en el que buscan por el trmino de su inters, y de
la misma manera que un buscador de internet nos ofrece enlaces a aquellos
sitios que hablen de lo que buscamos, SAP Business Explorer nos ofrece
enlaces a los Information Spaces que incluyan referencias sobre nuestra
bsqueda.
De hecho, en el caso que os presento, si fuerais a la pestaa de Inicio, verais
que hay 3 Information Spaces, pero como ya he buscado por el modelo de
bicicleta que quera, el resultado es que slo hay uno en el que haya
informacin al respecto.
Y una vez clicara sobre el enlace propuesto, se me abrira la segunda parte
de la herramienta, la opcin de Navigation: es una nueva tendencia en el
mundo del Business Intelligence, que persigue ofrecer a los usuarios
herramientas para que puedan bucear entre los datos, encontrar patrones,
razones, explicaciones y, en definitiva, dar ms herramientas a todo tipo de
usuarios para optimizar su trabajo.
En esta captura podemos ver arriba a la izquierda los indicadores con los que
podemos hacer nuestros anlisis (cantidad e importe), a su derecha las facetas
(es el trmino que usa SAP, similar al de dimensiones, por ejemplo) por las
que vamos a poder cruzar los datos (Ao, Mes, Cdigo Cliente, Ingresos,), y
en la mitad inferior tenemos, por un lado a la izquierda, la representacin
grfica de los datos (en este caso un grfico de etiquetas, pero si os fijis a su
izquierda tenemos una serie de iconos que nos permiten escoger el que
queramos, teniendo todo tipo de grficos y otras opciones de representacin
de datos disponibles), y por otro lado a la derecha la representacin numrica.
Imposible comentar todo lo que se puede hacer, pero s quiero destacar algn
apartado especialmente til para los usuarios, como son los propios de cmo
guardar estas vistas, o compartirlas. Estas vistas son una direccin de
internet, con lo que se pueden guardar como un favorito en nuestro navegador,
algo muy sencillo de hacer y de reutilizar; asimismo, se puede enviar esta
direccin a quien consideremos oportuno, y estos usuarios simplemente
clicando el enlace que reciban visualizarn lo mismo que lleg a preparar el
primero.
Sigamos con lo que nos ofrece SAP Crystal Dashboard. Esta herramienta
est diseada para crear modelos de Cuadros de Mando y de
escenarios What-If (Qu sucede si); no es que tengan que ser una cosa u
otra, pero para de alguna manera clarificar qu se puede crear.
En este primer ejemplo, para el caso de cuadros de mando, he escogido uno un
tanto peculiar y no habitual en las empresas pero que s nos ensea
claramente la potencia a nivel de diseo al presentar la informacin. Como veis
es un ejemplo sobre datos de Frmula 1: podemos escoger entre
Team,Driver, yRace para consultar la informacin. Aqu lo tenemos por
Team, y a la derecha tenemos los diferentes Teams, que si clicramos en cada
uno de ellos veramos su evolucin durante la temporada; fijaos que en la parte
de ms abajo hay una informacin sobre el Team escogido, que aqu es esttica
pues es un pantallazo, pero que realmente se desplaza de derecha a izquierda,
y nos permite cuando clicamos en algo de nuestro inters (por ejemplo, en
Technical Chief: Adrian Newey) informacin relacionada. Y fijaos tambin en
las imgenes dispuestas como iconos grandes, que permiten tambin hacer
cosas similares. Y ahora imaginaos que todo esto es slo una pestaa y que
tuviramos disponibles diversas pestaas: la cantidad de informacin
disponible, y de una forma clara, puede llegar a ser muy grande.
Y

A continuacin hablaremos de informes, y para ello la herramienta de reporting

ms potente del mercado, SAP Crystal Reports. Tambin adjunto 2
capturas sobre informes, pero aqu la diferencia no es a nivel de diferentes
opciones al crear informes (hay muchas pues SAP Crystal Reports permite
la creacin de mltiples tipos, incluso incrustando objetos de SAP Crystal
Dashboard, lo que mejora las ya de por s muy buenas funcionalidades de
visualizacin de datos), sino todo lo que permite la plataforma de SAP
BusinessObjects para automatizar la ejecucin y distribucin de estos
informes.
En este caso no es un informe especialmente complicado, pero lo que quiero
destacaros es una funcionalidad llamada Interactive
Parameters (Parmetros Interactivos), que proporcionan mucha cintura
tanto para los desarrolladores como para los consumidores de estos informes.
El informe est estructurado con un grfico de barras que muestras datos de
una serie de registros de ventas agrupados por el campo
de Order.date (Fecha de pedido), y a la izquierda tenis el panel de
peticiones con los parmetros interactivos existentes, en este caso slo uno, el
de agrupacin: este parmetro interactivo nos permite cambiar el campo por el
que agrupamos la informacin simplemente escogiendo ese campo y clicando
en Aplicar. Por tanto, este informe realmente nos puede dar informacin
detallada de nuestras ventas agrupadas por 4 campos diferentes; ahora
imaginaros que aqu tenemos ms parmetros interactivos disponibles, como
por ejemplo que el tipo de grfico se pueda cambiar, que podamos escoger el
idioma del informe, o las zonas geogrficas a estudiar, o los representantes a
consultar, o los clientes, o no hay lmite ms all de la complicacin que
queramos tenga el informe, con el consecuente ahorro por parte de los
desarrolladores en el nmero de informes a crear y mantener, y por parte de
los usuarios de la cantidad de informes a consultar.

Una vez tenemos nuestros informes creados lo que queremos es poder

ejecutarlos y distribuirlos automticamente. Hay una opcin que es la de
Programar, que nos lleva a esta pantalla, donde indicaremos una serie de
informacin: mucha ser por defecto pero podremos especificar el formato del
documento que recibir el usuario (el nativo, PDF, Excel,), si lo recibir por
correo electrnico o por alguna de las otra vas existentes, el valor de los
parmetros del informe, la cadencia con la que se ejecutar y enviar, y otras
opciones.
Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Un Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) es una herramienta de Business
Intelligence enfocada al anlisis de los datos de una organizacin.
En principio, puede parecer que el anlisis de datos es un proceso sencillo, y
fcil de conseguir mediante una aplicacin hecha a medida o un ERP
sofisticado. Sin embargo, no es as: estas aplicaciones suelen disponer de una
serie de informes predefinidos en los que presentan la informacin de manera
esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos,
manejarlos desde distintas perspectivas... etc.
El DSS es una de las herramientas ms emblemticas del Business Intelligence
ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las
limitaciones de los programas de gestin. Estas son algunas de sus
caractersticas principales:
Informes dinmicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no
tenga que ceirse a los listados predefinidos que se configuraron en el
momento de la implantacin, y que no siempre responden a sus dudas reales.
No requiere conocimientos tcnicos. Un usuario no tcnico puede crear
nuevos grficos e informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill
through. Por tanto, para examinar la informacin disponible o crear nuevas
mtricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de
informtica.
Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente
suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos
en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos estn optimizadas para
el anlisis de grandes volmenes de informacin (vease nalisis OLTP-OLAP).
Integracin entre todos los sistemas/departamentos de la compaa. El
proceso de ETL previo a la implantacin de un Sistema de Soporte a la Decisin
garantiza la calidad y la integracin de los datos entre las diferentes unidades
de la empresa. Existe lo que se llama: integridad referencial absoluta.
Cada usuario dispone de informacin adecuada a su perfil. No se trata de
que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de que tenga
acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente
posible.
Disponibilidad de informacin histrica. En estos sistemas est a la orden
del da comparar los datos actuales con informacin de otros perodos
histricos de la compaa, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolucin de
parmetros de negocio... etc.