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Superintendencia de Educacin
Divisin de Fiscalizacin
Versin 02
RENDICIN DE CUENTAS RECURSOS 2015 Fecha
MANUAL DE USUARIO SISTEMA RENDICIN DE CUENTAS 22/03/2016
CAPTULO II: RENDICIN DE CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS
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ndice
1. INTRODUCCIN............................................................................................................................ 3
2. ESTRUCTURA DE RENDICION DE INGRESOS Y GASTOS................................................................ 4
3. ACCESO ........................................................................................................................................ 5
4. SELECCIN DE PARMETROS .................................................................................................... 11
4.1. SELECCIN DEL PERODO .................................................................................................. 11
4.2. SELECCIN DEL ESTABLECIMIENTO O ADMINISTRACIN CENTRAL ................................. 12
4.3. SELECCIN DE LA SUBVENCIN ........................................................................................ 13
5. DECLARACIN DE INGRESOS ..................................................................................................... 15
5.1. INGRESOS POR GASTOS NO ACEPTADOS .......................................................................... 18
5.3. INGRESOS ADMINISTRACIN CENTRAL ............................................................................ 20
6. DECLARACIN DE GASTOS ......................................................................................................... 22
6.1. CARGA MASIVA DE GASTOS .............................................................................................. 24
6.2. CARGA INDIVIDUAL DE GASTOS ........................................................................................ 31
7. ESTADO DE RESULTADO ............................................................................................................ 35
8. SITUACIONES ESPECIALES .......................................................................................................... 36
8.1. SUBVENCIN ESCOLAR PREFERENCIAL (SEP) .................................................................... 36
8.2. GASTOS REMUNERACIONALES POR LEY 19.933 ............................................................... 36
8.3. REGISTRO DE GASTOS CON DOCUMENTOS NUEVOS ....................................................... 37
9. FORMULARIO DE CONSULTA ..................................................................................................... 38
10. CIERRE DE LA RENDICIN DE CUENTAS ..................................................................................... 39
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1. INTRODUCCIN
Subvencin General.
Subvencin Escolar Preferencial (SEP).
Incremento de Subvencin por Proyectos de Integracin Escolar (PIE).
Subvencin Pro retencin.
Subvencin de Internado.
Subvencin de Refuerzo Educativo.
Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento
En esta oportunidad y en adelante se incorpora la rendicin de cuentas de los Fondos de Apoyo a la
Educacin Pblica (FAEP) para sostenedores municipales, ao 2014 y 2015.
El procedimiento para la rendicin de cuentas de ingresos y gastos de FAEP ser indicado en un
nuevo captulo del presente manual.
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3. ACCESO
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El botn dirigir de forma directa al sitio http://ptf.supereduc.cl, en donde podr acceder a noticias,
manuales, tutoriales y todo el material disponible respecto al proceso de rendicin de cuentas.
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Para acceder al sitio privado del sostenedor y realizar las etapas de la rendicin de cuentas, dirjase
a la seccin de identificacin, donde deber ingresar el RUT, sin puntos y con guion (Ejemplo:
11111111-1) y la clave que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor en la plataforma
SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes solo deben ser manejados por el sostenedor o a
quin l designe.
Seleccione la etapa de la rendicin de cuentas que desea realizar en la siguiente pantalla, en este
caso, Rendicin de Cuentas:
Acceder a la siguiente plataforma, donde debe realizar, por motivos de seguridad, una segunda
identificacin:
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Al ingresar RUT y clave se desplegar el siguiente formulario, que el sostenedor debe actualizar
peridicamente
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Seleccione Cerrar para continuar con la etapa siguiente y se presentar la siguiente pantalla.
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4. SELECCIN DE PARMETROS
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Para el caso de declarar los ingresos y gastos de la Administracin Central, se debe seleccionar el
botn Administracin Central.
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En el resumen observado en el punto anterior, se debe seleccionar la subvencin que desea rendir.
Ser posible seleccionar solamente las subvenciones asociadas al establecimiento en estado
Abierta.
Para el caso de declarar los ingresos y gastos de la Administracin Central, se presentaran las
siguientes opciones de rendicin:
Subvencin General para todos los sostenedores
Subvencin Escolar Preferencial (SEP). Para los sostenedores que poseen ms de un
establecimiento educacional con esta subvencin
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5. DECLARACIN DE INGRESOS
Para visualizar el detalle mensual de ingresos debe desagregar las subcategoras de ingresos
presionando el signo ms ( ).
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El sistema desplegar los ingresos en las cuentas que lo componen y, por cada una de stas presenta
las opciones en color verde: Ver Detalle o Editar.
Al seleccionar el botn Ver detalle el sistema desplegar los ingresos por mes:
Ya que los ingresos informados por Mineduc son valores referenciales, existe la posibilidad de editar
el monto anual segn lo que el sostenedor considere correcto, la edicin de estos montos
precargados se reflejar solo en el monto anual, no en el detalle mensual.
Se requiere que toda edicin en los montos de ingresos, que difiera de lo sealado por el Mineduc,
sea justificado a travs de email dirigido al Encargado Regional de Fiscalizacin que corresponda,
indicando en el asunto del email MODIFICACIN INGRESO; en el cuerpo, el RUT y nombre del
sostenedor, RBD y telfono de contacto. Adems, se deben adjuntar todos los antecedentes que
justifiquen la diferencia declarada, incluyendo los comprobantes de pago del MINEDUC. Esta
informacin ser considerada para el proceso de fiscalizacin de recursos de la subvencin afectada.
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Para modificar, agregar o eliminar ingresos, seleccione la opcin verde Editar. El sistema
presentar el siguiente recuadro:
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En esta etapa se presentarn Ingresos por Gastos no Aceptados de las subvenciones SEP y PIE.
Una vez que se vayan consolidando respecto al avance de los programas de fiscalizacin, con las
siguientes consideraciones:
Correcciones de los gastos rechazados informados en perodos anteriores.
Carga de gastos nuevos.
Eliminacin de gastos rechazados.
Estas modificaciones a los gastos rechazados, que provengan del el ao 2008 al perodo actual de
rendicin de cuentas, se vern reflejados en el perodo que corresponda pero afectarn el saldo
cargado para la Rendicin de Cuentas recursos 2015, por lo tanto, los gastos rechazados cargados
en perodos anteriores no se vern modificados.
Al seleccionar Ver Detalle en la cuenta sealada del sistema, se visualizan los montos por ao en
el siguiente recuadro:
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Luego, para apreciar el detalle de los montos rechazados por ao, se debe seccionar el ao de
rendicin afectado, RBD y subvencin y observar la columna Monto Rechazado en la seccin
Gastos.
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En AC El sistema automticamente presentar como ingreso, la suma de los gastos que por este
concepto se ingresaron en cada RBD, en la cuenta de ingreso: INGRESOS POR RECURSOS
CENTRALIZADOS
Para visualizar el detalle de la centralizacin seleccionar el botn verde Ver detalle y se observar la
siguiente pantalla
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6. DECLARACIN DE GASTOS
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En esta versin del proceso de rendicin de cuentas admite dos documentos nuevos:
documento extranjero y nota de crdito, y se agregan dos nuevas cuentas para el saneamiento
de deudas previsionales.
Los cuatro instrumentos nuevos, dos documentos y dos cuentas, tienen un tratamiento especial,
que se trata en la seccin de Situaciones Especiales.
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Una vez seleccionado el ao, el sistema presentar un botn de seleccin verde, Ingreso de datos
por carga masiva, que lo llevar directamente a la pgina de carga masiva.
Para efectuar la carga masiva de los gastos debe descargar el archivo csv del botn Descargar
Archivo CSV del recuadro Declarar Detalle de Gastos en la siguiente pantalla.
Se descargar el archivo que se debe abrir con una planilla de clculo y llenar con los datos de los
gastos a declarar segn las siguientes indicaciones:
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Este tipo de archivo no es compatible con libros que contienen mltiples hojas, por tal motivo no
agregue otra hoja.
Cada gasto que se declare debe ser registrado en una fila nica del documento. Se deben completar
todas las celdas presentadas para cada fila o gasto.
En la siguiente seccin Documentos Especiales se especifica el trato especial que se debe aplicar
para gastos que son respaldados con los siguientes tipos de documentos:
Documentos emitidos en el extranjero
Notas de crdito.
Columna A: RBD_AC.
Se debe ingresar el nmero de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:
Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el nmero de RBD al que desea
imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efecta la declaracin.
Para registrar gastos asociados a la Administracin Central ingrese la sigla AC.
Columna B: SUBVENCIN.
En esta columna se deben registrar los cdigos de las diferentes subvenciones, que recibirn el gasto
descrito en esa misma fila. Estos cdigos son los siguientes:
Subvenciones Cdigo
Subvencin General GENERAL
Subvencin Especial Preferencial (SEP) SEP
Programa de Integracin Escolar(PIE) PIE
Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO
Subvencin Pro-Retencin PRORETENCION
Subvencin por Servicio de Internado INTERNADO
Subvencin de Refuerzo Educativo REFUERZO
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Solo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de
rendicin de cuentas.
Para subir el archivo csv al sistema, presione el botn examinar, para ubicarlo en el directorio en
que ste se encuentre. Se puede cargar ms de un archivo csv por sostenedor.
Seleccione el archivo que subir al sistema, aparecer el nombre del archivo al lado del botn
Seleccionar Archivo. Ejemplo: En este caso se selecciona el archivo denominado gastos2015.csv.
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Seleccione el botn Volver y el sistema lo llevar a la pantalla anterior para cargar el archivo.
Cuando la carga se efecta correctamente el sistema indica un resumen de carga con:
Cantidad de registros del archivo cargado
Cantidad de registros cargados correctamente
Cantidad de registros no cargados
Para los registros no cargados se presenta el error detectado para que el usuario tenga la posibilidad
de corregir y volver a cargar.
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Para visualizar los gastos ingresados en cada categora de gastos, seleccione el botn Volver
desde la seccin de carga masiva.
Seleccione el ao, RBD o AC y subvencin en la que desea observar el detalle de los gastos cargados
Existe la posibilidad de eliminar todos los datos ingresados en todas las subvenciones y RBD o AC-
Administracin Central, de los gastos que se pueden ingresar de forma masiva, lo que excluye las
categoras cuentas que se cargan desde remuneraciones y aquellas que se cargan exclusivamente
de manera individual.
Presionando el botn destacado en la imagen a continuacin en la seccin de carga masiva volvern
a cero todos los valores ingresados en todas las Subvenciones y RBD o Ac-Administracin Central.
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Para realizar la carga de gastos de manera individual debe seguir las instrucciones de Seleccin de
Parmetros, para seleccionar el ao, el establecimiento y la subvencin a declarar.
Antes de agregar un gasto a una cuenta verifique si sta puede utilizase en la subvencin
seleccionada, en el MANUAL DE CUENTAS PARA LA RENDICIN 2015
Al presionar el botn Agregar, aparecer el siguiente recuadro, en donde se deben llenar los datos
del gasto segn las indicaciones a continuacin
1. Tipo Doc.: Seleccione tipo de documento, (Ver Manual de Cuentas Rendicin Recursos 2015)
4. Fecha Doc.: Ingrese la fecha en que fue emitido el documento que respalda el gasto, las fechas
permitidas comprenden el perodo de tiempo entre el 01-11-2014 al 31-12-2015
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5. Fecha Pago: Ingrese la fecha en que fue efectivamente hecho el pago, las fechas permitidas
comprenden el perodo de tiempo entre el 01-01-2015 al 31-12-2015
6. Rut Proveedor: Ingrese el RUT del proveedor del gasto: Al ingresar el RUT del proveedor.
Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categora de gastos: 410300 Otros
Gastos en Personal, indicar el Rut del TRABAJADOR que emite la boleta de honorarios.
7. Nombre Proveedor: En caso que no se presente el nombre automticamente, ste se deber
digitar.
Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categora de gastos: 410300 Otros
Gastos en Personal, indicar el Nombre del TRABAJADOR que emite la boleta de honorarios.
8. Monto Declarado: Digite el monto del gasto que est declarando
9. Monto Total Doc.: Digite el monto total del documento que respalda el gasto que est
ingresando, este valor puede ser mayor o igual al monto declarado.
Si selecciona el botn de color rojo Ver Detalle, ste le permitir editar o eliminar los gastos
ingresados, lo que se puede observar en la siguiente imagen:
Si desea agregar otro gasto en la misma subcategora, presione el botn Agregar o seleccione
Cerrar para elegir otra categora de gasto en el Estado de Resultado.
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Para eliminar todos los gastos ingresados en el establecimiento o AC- Administracin Central, y
subvencin seleccionada, elija la opcin del rectngulo rojo Eliminar Todos Los Gastos Ingresados.
Se eliminaran todos los gastos ingresados de manera individual o masiva, sin considerar los gastos
remuneracionales, los que deben ser cargados y eliminados desde la etapa de remuneraciones
directamente, y las cuentas que solo pueden ser ingresadas de manera individual: RETIROS para la
Subvencin General y EGRESOS POR RECURSOS CENTRALIZADOS en el caso de la Subvencin
General y SEP.
El sistema solicitar que confirme la eliminacin de todos los gastos del RBD y subvencin
seleccionada.
Si est seguro presione el botn Eliminar de todos modos, en caso contrario, elija el botn
Cancelar.
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7. ESTADO DE RESULTADO
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8. SITUACIONES ESPECIALES
La rendicin de cuentas presenta singularidades que requieren ser descritas. En esta seccin se
exponen las situaciones especiales.
8.1. SUBVENCIN ESCOLAR PREFERENCIAL (SEP)
Si ha seleccionado la SEP para realizar la rendicin de cuentas, debe considerar que el gasto en
personal debe cumplir con lo establecido en Art. 8 bis inciso 3 Ley 20.248, que autoriza un gasto
en personal de hasta un 50% del ingreso percibido por cada establecimiento educacional, a menos
que, en el Plan de Mejoramiento Educativo (PME) se fundamente un porcentaje mayor. Para mayor
detalle favor revisar el Manual de Cuentas
Al seleccionar, en el Estado de Resultado, la subvencin SEP, el sistema presenta un recuadro para
declarar el monto en exceso de las remuneraciones que se encuentran fundamentadas en el Plan
de Mejoramiento Educativo (PME). Cuando corresponda, presione el botn Declarar/ver para
efectuar la declaracin o ver lo ingresado.
El aplicativo indicar el monto autorizado por el 50% de los ingresos del establecimiento.
Ingrese el monto en exceso por sobre el 50% que est debidamente fundamentado en el PME y
luego presione Guardar. El monto a ingresar en el recuadro Exceso en remuneraciones
fundamentada en el PME: no debe superar El monto autorizado para gastos en remuneraciones
(indicado en la figura), el sistema no permitir guardar un monto en exceso superior a dicho monto.
Por otra parte, el sistema no permitir un gasto en personal superior a la suma del monto
autorizado para remuneraciones ms el monto en exceso declarado en el recuadro de la figura
anterior, es decir, no permitir un gasto en personal superior a lo fundamentado en el PME.
Las cuentas que se considerarn para calcular el gasto en personal estn indicadas en el MANUAL
DE CUENTAS PARA LA RENDICIN DE RECURSOS 2015
8.2. GASTOS REMUNERACIONALES POR LEY 19.933
El pago de la bonificacin proporcional, ley N 19.933, cancelada a los docentes tiene financiamiento
especfico y es impetrada por los establecimientos educacionales a travs del pago de la
SUBVENCIN BASE.
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SUBVENCIN PIE ART. 9 DFL N 2/98 del estado de resultado del RBD correspondiente y la
subvencin PIE, agregando este monto.
De esta manera ser posible declarar los gastos en remuneraciones por este concepto en PIE.
Para este proceso de rendicin de cuenta se agregaron dos nuevos tipos de documentos:
documentos extranjeros y nota de crdito. Cada uno de los gastos respaldados con estos
documentos tiene un trato particular con respecto al llenado de algunas columnas en el documento
de carga masiva, a continuacin se especifican las columnas para el caso de la carga masiva o campos
para el caso de la carga individual de gastos, en las que se debe tener especial consideracin, para
las dems se deben seguir las indicaciones entregadas en cada seccin de carga de gastos.
Fecha de pago: Fecha de pago del documento de importacin, tiene que ser dentro del perodo de
pago para rendir 2015.
Rut Proveedor: Campo opcional.
Monto declarado: En pesos chilenos a la fecha del pago del bien o servicio.
Monto documento: En pesos chilenos a la fecha del pago del bien o servicio.
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9. FORMULARIO DE CONSULTA
Si requiere efectuar alguna consulta puede realizarlo a la mesa de ayuda: a travs del Formulario de
Consulta, ste se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
Seleccione el formulario de consulta, el sistema presentar el siguiente recuadro. Todos los campos
del formulario son necesarios.
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