SISTEMA DE GESTIN GIRO

PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

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PE-PR-001 00 06/09/2016 1 de 9

TABLA DE CONTENIDOS

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Descripcin de la actividad
6. Verificacin
7. Anexos

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Encargado Sistema de Gestin Superintendente Gerente de Seguridad y Salud

Prevencin de Riesgos Ocupacional

HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
Fecha Origen Realizada por Versin:
06/09/2016 Actualizacin sistema de gestin Encargado 00
GIRO sistema de
gestin

2016 Ninguna parte de este documento o la informacin contenida en ste puede ser reproducida o transmitida en forma
alguna o por cualquier medio sin la autorizacin de MLCC.
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1. Objetivo

Definir la metodologa para la generacin, modificacin, aprobacin, difusin y publicacin de documentos

y registros.

2. Alcance

La metodologa de este procedimiento es aplicable a todos los procesos de MLCC, adems de empresas
contratistas (EECC) y subcontratistas (SC). Si las EECC o SC ya tienen implementado una metodologa
para el control de documentos y registros, podrn aplicar su propio procedimiento si cumple con los
requisitos establecidos en el presente procedimiento estructural.

3. Definiciones

Procedimiento: Documento que establece la metodologa para realizar determinada actividad.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeadas.

Procedimiento estructural: Procedimiento que da respuesta a un requerimiento especfico del Sistema de

Gestin GIRO y que son aplicables a todas las reas de MLCC.

Procedimiento operacional: Procedimiento que describe las etapas, recursos, actividades,

responsabilidades de un proceso y los lineamientos necesarios para su control.

Instructivo: Documento en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos que se han de
cumplir para llevar a cabo determinadas tareas de una actividad. Pueden derivarse o no de un
procedimiento.

Reglamento: Documento de formato normalizado que cumple las necesidades de requisitos legales o
normativos.

Estndar Operacional para el Control de Fatalidades (EOCF): Documento de formato normalizado que
define requisitos de control orientado peligros evaluados como riesgos significativos.

Documento Externo: Son aquellos documentos externos a un proceso, que sirven de apoyo al proceso,
como por ejemplo manuales de equipos, norma de referencia, entre otros.

4. Responsabilidades

4.1 Vicepresidente de Operaciones

Aprueba el manual del Sistema de Gestin GIRO

4.2 Gerentes de rea

Monitorea la aplicacin del procedimiento
Aprueba Reglamentos u otros documentos generales de su gerencia o los que el estime pertinente

4.3 Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional

Aprobar el presente procedimiento
Asesorar a los Gerentes de rea en la aplicacin del procedimiento
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4.4 Superintendentes / Jefes de rea

Debern mantener actualizado la lista maestra de documentos
Mantener control sobre documentos utilizados en el rea
Revisar y aprobar los documentos generados en su rea

4.5 Superintendente de Prevencin de Riesgos

Revisar y aprobar el presente procedimiento
Monitorea la aplicacin del procedimiento

4.6 Encargado del Sistema de Gestin GIRO

Actualiza la metodologa de los Procedimientos Estructurales cuando corresponda
Publica la actualizacin de documentos del Sistema de Gestin GIRO en sitio intranet
Mantiene actualizado el listado maestro de documentos del Sistema de Gestin GIRO

4.7 Asesor de Prevencin de Riesgos (MLCC, EECC)

Capacita, asesora en sus reas la aplicacin del procedimiento.
Revisar la documentacin generada en las respectivas reas
Monitorea la aplicacin del procedimiento

4.8 Supervisores MLCC / EECC SC

Confeccionar la documentacin (Procedimientos, Instructivos, Registros) que sern de aplicacin
en su rea de trabajo
Asegurar que la documentacin utilizada por sus trabajadores corresponde a la versin vigente
segn la lista maestra de documentos.
Retirar copias no controladas u obsoletas de documentos.

4.9 Administrador de contratos MLCC

Revisar la documentacin (Procedimientos, Instructivos) de las EECC-SC.

4.10 Administrador de contrato EECC

Monitorea la aplicacin del procedimiento
Aprueba documentos de su contrato

5 Descripcin de la actividad

5.1 Deteccin de necesidades y confeccin de documentos

Cuando se detecte la necesidad de elaborar un documento en el sistema de Gestin GIRO (mejora

continua, hallazgos, legislacin aplicable, otros) se deben seguir los formatos establecidos en el Anexo 1.

5.2 Validacin, modificaciones y actualizacin de documentos

Cada documento debe contener las especificaciones del cargo, nombre y firma de los responsables de su
elaboracin, revisin y aprobacin. Todo documento inicia sus versiones en la N 0, cada modificacin
que se le realice al documento debe registrarse en al Historial de Cambios, el que origina una nueva
versin del documento.

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5.3 Revisin de documentos

La revisin de documentos se realizar cada vez que existan cambios en las actividades de cada proceso,
o por origen de anlisis de hallazgos, incidentes, otros.

5.4 Publicacin y difusin de documentos

Los documentos vigentes del Sistema de Gestin GIRO se en encuentran publicados en el sitio
http://documentalcaserones/Paginas/Inicio.aspx. (Carpeta documental sustentabilidad / Seguridad /
Sistema de Gestin GIRO). Toda impresin de documentos se considera como una copia no controlada.

Toda actualizacin de nuevas versiones de los documentos del sistema de Gestin GIRO ser difundida a
travs de la Superintendencia de Prevencin de Riesgos.

5.5 Control de documentos

La Superintendencia de Prevencin de Riesgos mantiene actualizado el Listado Maestro de Documentos

del Sistema de Gestin GIRO. Adems, cada proceso debe identificar los documentos y registros de su
responsabilidad, e identificarlos en su listado maestro de documentos (Anexo 2).

Adems, en cada documento, en el tem de verificacin, se deben identificar los registros que entregan la
evidencia objetiva del cumplimiento del documento. Los registros deben cumplir con los requisitos de estar
disponibles (apropiadamente archivados y disponibles para consulta cuando se requiera) y en buen estado
(se deben mantener en buenas condiciones, legibles y protegidos para evitar daos).

5.6 Control de documentos externos

Se debern identificar y controlar los documentos externos al proceso, tales como manuales de equipos o
plantas, u otros, que en caso de emergencias, su inexistencia pudiera afectar la seguridad y salud de las
personas, la continuidad operacional del proceso, o bien pudiera provocar algn impacto ambiental. Por lo
tanto, se debern incorporar al Listado Maestro de Documentos, para mantener un adecuado control sobre
ellos.

5.7 Vigencia de documentos

A objeto de mantener documentos actualizados y acordes con el que hacer de la operacin, se deber
revisar la documentacin como mnimo cada 2 aos.

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5.8 Estructura documental del sistema de Gestin GIRO

El ordenamiento documental, de acuerdo a la importancia y trazabilidad de informacin, se muestra a

continuacin.

5.9 Validacin documental de EECC-SC

Cada documento de la EECC SC (Procedimientos y/o instructivos de trabajo) debern ser revisados por
el Administrador de Contrato y el Asesor de Seguridad MLCC, considerando si se incluye la matriz de
identificacin de peligros y evaluacin de riesgos, de la respectiva actividad y asegurando que las medidas
de control estn contenidas en el documento. Est revisin debe quedar registrada en la respectiva
caratula del documento.

6 Verificacin y trazabilidad

Registro Cdigo Medio almacenamiento Perodo de retencin

Lista maestra de documentos RE-PR-001 Digital Permanente

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7 Anexos

7 Anexos
7.1 Anexo 1: Formato y contenido de documentos

Encabezado

Aprobacin e Historial de Actualizaciones

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Contenido de Documentos

Procedimiento Instructivo Reglamento

1. Objetivo 1. Antecedentes generales 1. Objetivo
2. Alcance (Quien aplica, Cuando se 2. Alcance
3. Definiciones aplica, Donde se aplica) 3. Definiciones
4. Responsabilidades 2. Descripcin de la 4. Requisitos legales y
5. Descripcin de la actividad referencias normativas
actividad 3. Referencia 5. Responsabilidades
6. Inventario de peligros, 4. Verificacin 6. Descripcin de la
evaluacin y control de 5. Anexos actividad
riesgos (IPER) 7. Verificacin y trazabilidad
7. Verificacin y trazabilidad 8. Anexos
8. Anexos

Codificacin de Documentos

Los documentos deben incorporar en su encabezado un cdigo que permita su identificacin y trazabilidad,
el cdigo se compone de los siguientes elementos:

Tipo de Documento:

XXX-XX-XXX PE: Procedimiento estructural

Nmero correlativo
rea responsable del
documento
Tipo de documento
P: Procedimiento
I: Instructivo
RE: Registro
IG: Instructivo general
RG: Reglamento general
EOCF: Estndar Operacional Crtico
LV: Lista de Verificacin

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Contenido de Instructivos

Quin: Cundo:
Dnde:

Condiciones necesarias:

N Descripcin de la actividad

Resultado Esperado:

Referencia:
Elaborado por: Aprobado por:

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7.2 Anexo 2: Listado maestro de documentos

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Cdigo: Versin: Fecha: Pgina:
RE-SPR-001 00 03-08-2016 1 de 1
N Cdigo Nombre Documento rea Responsable Fecha Versin

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