GEFL

Gestin Educativa Fuera de Lnea

El presente Manual se ha desarrollado con la finalidad de permitir descargar, instalar e ingresar al
aplicativo GEFL (Gestin Educativa Fuera de Lnea) por parte de los Usuarios Finales (Directivos,
Representantes Legales o Responsables Directos) y dar cumplimiento al registro de la informacin
de Costos segn lo establecido en el Acuerdo Ministerial 00094-A en los plazos previstos.

1. Descarga del Aplicativo GEFL (Gestin Educativa Fuera de Lnea)

Proceda a descargar la aplicacin GEFL de la pgina oficial del Ministerio de Educacin,

www.educacion.gob.ec. En la parte inferior derecha, dentro del conjunto de Programas del
Sistema de Informacin Nacional Educativa, busque el logo GEFL 2016 y de click sobre el mismo.

NOTA: Desactive previamente el antivirus instalado en el equipo, para que la descarga se realice
sin inconvenientes.

Una vez realizada la actividad sealada, se redireccionar a la pgina donde se especifica el link
para inicio de descarga.
De click en el link Aplicativo de Costos Ciclo Costa y seleccione la ubicacin para guardar la
carpeta comprimida Costos.zip. Una vez descargada, proceda a descomprimirla.

NOTA: La carpeta comprimida contiene el archivo ejecutable gefl.exe que sirve para 32 bits y para
64 bits.

2. Revisin de equipo previa instalacin del Aplicativo GEFL

Realizar la revisin del equipo, al cual va a proceder a instalar el Aplicativo Fuera de Lnea (GEFL),
considerando los siguientes detalles:

Verifique si su Sistema Operativo es de 32 o de 64 bits: Es importante realizar dicha accin

preliminarmente. Esta operacin se la realiza, seleccionando INICIO y haciendo luego click
derecho sobre el cono Equipo, elegimos la opcin Propiedades.
 Se mostrar la siguiente ventana, para verificar el Tipo de Sistema Operativo

Desactive el firewall de Windows: Esta operacin la realiza ingresando al Panel de Control,

seleccionando la opcin Sistema y Seguridad, y luego la opcin Firewall de Windows.
Proceda a elegir la opcin Activar o desactivar Firewall de Windows ubicada en el listado
de opciones en la parte izquierda de su pantalla.
 Luego en el costado derecho proceda a desactivar el Firewall de todas sus redes
habilitadas.

Verifique si tiene instalada la versin GEFL del ao anterior: Si es as, proceda a

desinstalarla. Esto lo realiza ingresando al Panel de Control, seleccionando la opcin
Desinstalar programas. Luego ubique el aplicativo Ministerio de Educacin GEFL
Gestin Educativa Fuera de Lnea y proceda a seleccionar la opcin Desinstalar.
 Una vez desinstalada, dirjase al Disco local (C:) y borre la carpeta Ministerio de Educacin.

Verifique si tiene instalado el Programa Java: Ingrese al Panel de Control, y luego

seleccione la opcin Programas. Si tiene instalado Java, al finalizar encontrar el icono de
Java Control Panel. Proceda a ingresar al Panel de Java, haciendo click en el icono.

Certifique que versin tiene instalada. Lo realiza seleccionando la opcin Acerca de

ubicada en la pestaa General.
Si la versin instalada es la 8 con cualquier Update (Actualizacin) proceda a
DESINSTALARLA, ingresando a Panel de Control Desintalar Programas y reinicie el
equipo.

Para efectos de funcionamiento efectivo del aplicativo GEFL descargue nicamente la

versin 7 Update 75 (32 bits o 64 bits) dependiendo de que el Sistema Operativo sea de
32 o 64 bits. Proceda a realizar la descarga desde el link
http://servicios.educacion.gob.ec/java_mineduc.zip.

Una vez instalada la versin 7 de Java, proceda a desactivar la Actualizacin Automtica

del programa.

Dirjase nuevamente al Panel de Control, selecione la opcin Programas para finalmente

dale doble click al cono Java.

En el Panel de Control de Java, seleccione la pestaa Actualizar y desactive la opcin

Comprobar Actualizaciones Automticamente.
 El Sistema mostrar una advertencia indicando que se dejar de comprobar
actualizaciones automticamente.

3. Instalacin del Aplicativo GEFL

Una vez descomprimida la carpeta Costos, proceda a ejecutar el archivo gefl.exe, haciendo doble
click sobre el mismo.
Seleccione la opcin I Agree para iniciar el proceso de instalacin

Escoja la ubicacin de destino haciendo click en Browse.

NOTA: Se recomienda NO modificar la ruta predeterminada de destino: C: \Ministerio de

Educacion\GEFL

Finalmente, seleccione la opcin Install para la instalacin automtica del aplicativo.

4. Ingreso al Aplicativo GEFL

En el Men Inicio, proceda a ubicar el programa GEFL e incielo haciendo click sobre ste.

NOTA: Si no se encuentra en el Men Inicio, proceda a dirigirse a la ruta C:\Ministerio de

Educacion\GEFL\mineduc\ y seleccione el aplicativo gefl
Finalmente se desplegar la Pantalla de Inicio de la aplicacin para proceder con el ingreso de la
Informacin General y luego la Informacin de Gestin de Costos

5. Ingreso de Nueva Institucin Educativa

En el men Archivo, seleccione Nuevo, y consecuentemente de click a la opcin Institucin

Educativa como se muestra en la pantalla.
Luego se desplegar la Pantalla Datos de la Institucin donde deber ingresar la informacin
correspondiente a la institucin que desea crear.

NOTA: Los campos precedidos con el smbolo (*) son obligatorios

Los campos requeridos en esta pantalla son:

Nombre del establecimiento educativo: corresponde al nombre de la institucin que desea

crear. Permite el ingreso del nombre en letras y/o nmeros.
 Cdigo AMIE: este cdigo corresponde a una combinacin alfanumrica y es nico para
cada institucin educativa.
Razn Social: corresponde a la razn social indicada en el Registro nico de
Contribuyentes RUC.
RUC: corresponde al nmero de identificacin otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
Direccin: Ubicacin del lugar en donde funciona la institucin educativa.
Telfono de contacto: nmero de telfono del lugar en donde funciona la institucin
educativa, incluido el cdigo zonal por ejemplo: 02 3455256.
Correo: direccin de correo electrnico de contacto.

Nota: Si los datos ingresados no cumplen con los parmetros de registro, e l a p l i c a t i v o

no le permitir continuar con el ingreso del resto de informacin general.

En el caso de que exista un mal registro a nivel de formato, se mostrar un mensaje indicando
el tipo de error para que la institucin proceda a la correccin.

Si los datos son registrados correctamente, se habilitar la opcin NEXT para proseguir con el
ingreso de los campos en cada una de las siguientes pantallas.
El resto de pantallas referentes a la Informacin General de la Institucin son las siguientes:

Datos de la mxima autoridad de la Institucin.- Ingrese los datos solicitados de la

mxima autoridad de la Institucin Educativa.

Informacin del Representante Legal : Ingrese la informacin requerida en los campos

del representante legal de la institucin educativa.
Ubicacin geogrfica: en esta ltima pantalla se mostrar los campos que corresponden a
la informacin de ubicacin de la institucin educativa.

NOTA: Es importante que los campos relacionados a Distrito y Circuito cumplan con la codificacin
determinada por PLANIFICACIN, ya que caso contrario el Sistema no le permitir finalizar el
registro.
ZONA 9
DISTRITO 17D03
CIRCUITO 17D03C17

De igual manera si los datos NO CORRESPONDEN a la ubicacin geogrfica de la institucin, el

Aplicativo GEOL no le permitir cargar la informacin por ser incongruente.

Finalizado el ingreso, se seleccionar la opcin Finish y automticamente el aplicativo guardar

toda la informacin registrada en Institucin Educativa.
 6. Editar la informacin de una institucin educativa creada

En el men Archivo, seleccione Editar, y consecuentemente de click a la opcin Institucin

Educativa como se muestra en la pantalla.

Se desplegar la siguiente pantalla que permite seleccionar la institucin educativa que desea
editar:
Una vez escogida la institucin a editar, seleccione la opcin Next, y se mostrar las mismas
pantallas de informacin que se expusieron al crear la institucin educativa. Realice las
modificaciones que requiera y en la pantalla final escoja la opcin Finish para guardar
automticamente los cambios realizados.

NOTA: El campo AMIE es el nico que no podr ser modificado.

7. Ingreso de informacin de Gestin de Cobros Educativos

En el men Archivo, seleccione Nuevo, y consecuentemente de click a la opcin Gestin de

Costos de la Educacin como se muestra en la pantalla.

Se desplegar el FORMULARIO de ingreso de Informacin de Costos de la Educacin, el

mismo que se encuentra dividido en:

INFORMACIN GENERAL
COMPONENTES DEL COSTO DE LA EDUCACIN:
o COSTOS DE LA GESTIN EDUCATIVA
o COSTOS ADMINISTRATIVOS
o COSTOS DE CONSEJERA ESTUDIANTIL
o COSTOS FINANCIEROS, IMPUESTOS PREDIALES Y TASAS
o PROVISIONES
o EXCEDENTE
En relacin a la Informacin General, se seleccionar informacin relacionada a los siguientes
campos:

Institucin Educativa: de las instituciones educativas creadas, escoja la institucin de la

cual desea ingresar informacin.
Ao de Formulario: escoja el ao relacionado al perodo lectivo que desea ingresar la
informacin.
Rgimen: escoja el rgimen (Costa o Sierra) a la que pertenece la institucin educativa.
Modalidad: escoja la modalidad considerando si es Presencial, Semipresencial o
Distancia.

Paralelamente, se deber escoger una o varias de las opciones subsiguientes, dependiendo del
caso particular de cada establecimiento educativo:

Es Fiscomisional: solo si el establecimiento pertenece al mencionado sostenimiento.

No cobra pensin: solo si el establecimiento no realiza el cobro de este rubro.
No cobra matrcula: solo si el establecimiento no realiza el cobro de este rubro.
Incremento de activos fijos de infraestructura: solo si el establecimiento realiz inversin
en infraestructura en el perodo lectivo inmediato anterior al que est por iniciar, y dicho
valor no ha sido amortizado ni depreciado, segn lo establecido en el Art. 12 del Acuerdo
00094-A.
Incremento de activos fijos de equipamiento tecnolgico: solo si el establecimiento
realiz inversin en equipamiento tecnolgico en el perodo lectivo inmediato anterior al
que est por iniciar, y dicho valor no ha sido amortizado ni depreciado, segn lo
establecido en el Art. 12 del Acuerdo 00094-A.
Incremento rubros de pago a docentes: solo si el establecimiento realiz un aumento en
el rubro de pago a docentes (Costo de la actividad docente + Costo de la planta de apoyo
docente + Costo de la formacin, capacitacin y perfeccionamiento docente) en un
porcentaje mayor al 10%, segn lo establecido en el Art. 12 del Acuerdo 00094-A.
NOTA: Aquellos establecimientos educativos particulares y fiscomisionales que no cobren valor alguno
por concepto de matrculas, pensiones o servicios educativos, respectivamente no tendrn la
obligacin de ingresar su solicitud al sistema informtico de costos.

A continuacin, se iniciar el ingreso monetario (COSTOS PRESUPUESTADOS) en cada uno de los tems
que conforman todos los componentes del Costo de la Educacin, iniciando por el Costo de la Gestin
Educativa.

Estos valores estarn acompaados de coma (,) para ingreso de miles y punto (.) para ingreso de
decimales.

NOTA: Al finalizar cada grupo de tems, existe un espacio en blanco para agregar el concepto y
valor de un rubro que necesite ser proyectado y que teniendo relacin con el parmetro mostrado
no se encuentra en el grupo superior.
Si la institucin educativa no requiere registrar gastos en uno o varios campos del Formulario,
deber llenar dichos espacios con el valor de CERO.

Posterior al ingreso de los costos presupuestados, se ingresar el nmero de promedio

matriculados en los 3 ltimos aos y el Presupuesto del Ao Anterior.

NOTA: El campo Presupuesto no aceptar el valor de CERO por lo que es obligatorio ingresar un
valor mayor al mencionado.

Continuando con el registro, el Formulario automticamente habilitar el campo *Valores

financiados por el Estado, si y solo si el establecimiento seleccion previamente que tiene
sostenimiento Fiscomisional, para que proceda al ingreso de los valores si los conoce.

En la penltima parte, se muestran las opciones:

Hasta 36 meses,
Inicial,
Bsica (1ero a 7mo),
Bsica Superior (3ero a 10mo),
 Bachillerato.

Seleccione los recuadros necesarios de acuerdo a los niveles ofertados por el

establecimiento educativo.

Por cada nivel seleccionado, se habilitar los campos para el respectivo ingreso de los
valores de pensin y matrcula efectivamente cobrados y que estaban dentro de los
autorizados en el perodo lectivo inmediato anterior.

La pensin ingresada y autorizada corresponde a la pensin prorrateada a los 10 meses

que corresponden al calendario acadmico.

nicamente para aquellas instituciones que ofertan servicios de desarrollo integral para la
primera infancia (de cero a treinta y seis meses inclusive) es necesario registrar el nmero
de meses laborados por ao (10 meses o 12 meses).

NOTA: Recuerde que el valor de la matrcula no ser mayor al 75 por ciento del valor de la
pensin neta.

SI la Institucin Educativa dentro del Formulario elige al menos una de las opciones referentes al
Incremento en los activos fijos por inversiones (infraestructura y/o equipamiento tecnolgico), se
habilitar en la parte final del Formulario (posterior al ingreso de los valores efectivamente cobrados
y autorizados por nivel), la(s) opcin(es) para que el establecimiento educativo ingrese el o los
valores monetarios referentes a la inversin realizada, el nmero de aumento de estudiantes que
ingresan por primera vez a la institucin educativa.

Luego de ingresada toda la informacin requerida en los campos (*) del Formulario, seleccione
en el men Archivo la opcin Guardar.
De existir algn error en el ingreso de los datos, se desplegar el siguiente mensaje de error:

Si el valor de la matrcula es mayor que el de la pensin, el Aplicativo mostrar el mensaje

de error indicando el respectivo nivel en el que se cometi el mismo.

Si la informacin es correcta, se desplegar el mensaje de informacin guardada exitosamente.

8. Editar la informacin guardada de Gestin de Cobros Educativos

En el men Archivo, seleccione Editar, consecuentemente de click a la opcin Gestin de Costos

de la Educacin como se muestra en la pantalla.
Se desplegar la pantalla de Gestin de Cobros Educativos, con toda la informacin guardada
preliminarmente.

En el encabezado de INFORMACIN GENERAL, seleccione la institucin educativa, el ao de

formulario, el rgimen y la modalidad que desee editar.

Realice los cambios en campos y valores que requiera y seleccione finalmente la opcin Guardar
en el men Archivo.

9. Funcionalidad Guardar Todo

Esta funcionalidad se encuentra en el men Archivo y le permite al usuario trabajar en ms de un

Formulario de Gestin de Cobros Educativos al mismo tiempo.

Al seleccionar la opcin Guardar Todo, la aplicacin guarda los cambios de todos los formularios
que el usuario se encuentre creando o editando.
 10. Generacin del archivo de informacin

Una vez que se ha guardado la informacin ingresada en el Formulario, el aplicativo habilitar las
opciones Generar Archivo e Imprimir, ubicadas en la esquina superior derecha.

La institucin educativa deber generar el archivo *.zip, dando click en la opcin Generar Archivo.

Una vez seleccionada la opcin, se desplegar la ventana en la que escoger la ruta donde se
guardar el archivo *.zip en el equipo.
Luego de seleccionar la ruta, escoja la opcin Aceptar y el archivo se guardar en la carpeta
seleccionada. Se mostrar el siguiente mensaje indicando que el archivo ha sido generado y
guardado en la ubicacin indicada.

NOTA: El archivo se guardar con el formato Cdigo AMIE_perodo lectivo.zip

Dirjase a la ubicacin seleccionada y certifique que el archivo efectivamente se guard.

 11. Impresin del Archivo Formulario

Para imprimir el Formulario con la informacin del Costo de la Educacin, desagregada en cada uno
de los 6 componentes, se dar click en la opcin Imprimir, ubicada debajo de la opcin Generar
Archivo.

Luego de seleccionar la opcin, se desplegar la siguiente pantalla, en la que escoger la impresora

habilitada para realizar la operacin en mencin.
NOTA: Se imprimirn 7 hojas, las mismas que pueden ser utilizadas como anexos a la declaracin
juramentada.

12. Salir de la aplicacin

Para salir del GEFL, escoja la opcin Salir en el men Archivo y la aplicacin se cerrar, previa
consulta de confirmacin.