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SOMMAIRE
SOMMAIRE ................................................................................................................................................. 3
INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 6
PARTIE I : PLANIFICATION STRATEGIQUE DES RESSOURCES HUMAINES .......................... 9
I.1 : LE PILOTAGE RH .............................................................................................................................. 9
PARTIE II - POLITIQUE DE RECRUTEMENT ET DINTEGRATION DU PERSONNEL ......... 18
PARTIE III : GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYES, REMUNERATION ET avantages
sociaux ...................................................................................................................................................... 88
PARTIE IV : LA GESTION DES RELATIONS SOCIALES .............................................................. 141
PARTIE V : EVALUATION ET DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES ............ 157
V.1 POLITIQUE DE LVALUATION DES PERFORMANCES..................................................... 157
V.II - POLITIQUE DE FORMATION ................................................................................................ 205
V.III - POLITIQUE DE GESTION DE CARRIRE ........................................................................... 246
PARTIE V : LA MOBILISATION ET LE DEVELOPPEMENT DES RH ....................................... 272
VI - ANNEXES ........................................................................................................................................ 283
ANNEXES I Arrt fixant les procdures et les modalits dorganisation des concours
de recrutement donnant accs aux emplois de la Fonction publique. ............................ 283
ANNEXES II Arrt fixant le systme dvaluation de la performance des agents de la
fonction publique. .............................................................................................................................. 292
ANNEXES III Arrt fixant la procdure doctroi et de gestion des bourses dtudes
au bnfice des fonctionnaires. ..................................................................................................... 299
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
AVANT PROPOS
Dans sa dclaration de politique gnrale par devant le Parlement, le Premier Ministre a pris lengagement
de procder la ringnierie institutionnelle des services publics, de renforcer toutes les institutions afin
doffrir de meilleurs services la population. Dans ce contexte, un accent particulier a t mis sur la
rnovation de la Fonction Publique pour la rendre plus attrayante.
La rnovation de la fonction publique passe par la mise en branle, dans tous les ministres et organismes,
de mcanismes oprationnels favorisant la gestion prvisionnelle des ressources humaines du secteur
public, point de dpart de toute gestion efficace, surtout axe sur les rsultats. Cette gestion concerne tous
les agents publics. En ce sens, conformment aux articles 55 et 56 du Dcret du 17 mai 2005 portant
rvision du Statut Gnral de la Fonction publique, il vous sera plus ais dtablir la liste de vos besoins en
personnels, soit titre daugmentation de leffectif, soit pour cause de remplacement de fonctionnaires
dmissionnaires, dcds, rvoqus, mis en disponibilit ou la retraite, soit pour cause dabandon de
poste, etc.
Responsable de la gestion globale des effectifs de la fonction publique et de la carrire des fonctionnaires
conformment larticle 27 du dcret, lOMRH se fait un devoir daccompagner les directions gnrales
des ministres et organismes viss dans la ralisation de cette activit oprationnelle de la gestion des
ressources humaines, essentielle la mise en uvre et la russite de la rforme de ltat. Cela devrait
aider mettre en synergie lensemble des structures de ltat, sassurant ainsi que toutes les administrations
chacune de leur cot atteignent leurs objectifs dans le respect de leurs propres besoins en personnels et
moyens. Il nous faut dboucher progressivement sur linstitutionnalisation de la Gestion prvisionnelle des
effectifs dans la Fonction Publique.
Dans sa perspective prvisionnelle, elle porte un regard sur le futur et exige une analyse rigoureuse de
lenvironnement. Elle se traduit par le besoin de procder des analyses prvisionnelles et par consquent
dtre proactif afin danticiper les vnements plutt que de les subir. Le gestionnaire doit prendre des
initiatives pour agir sur le cours des choses. De la sorte, il portera attention prioritairement latteinte de
rsultats plutt quaux activits.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Il importe donc de faire participer lensemble de la structure (de haut en bas de lchelle hirarchique) la
dtermination du plan daction des activits et des ressources de linstitution vise) afin de dterminer
lensemble des activits et des besoins tout en diminuant, de manire significative, les risques de rsistance
au changement.
Ainsi lors de cette planification, les besoins identifis par une direction et qui relvent de la responsabilit
dune autre seront communiqus aux directions, services ou sections concernes pour les suites ncessaires
en vue de leur permettre dapporter les ajustements ncessaires leur propre programme de travail et de les
intgrer dans leur propre planification. Elle permet dtablir les activits oprationnelles, de dterminer les
ressources financires, humaines, matrielles ainsi que les moyens administratifs et informationnels
ncessaires latteinte des rsultats.
Elle est galement un instrument de suivi et de contrle car le plan daction des activits et des ressources
prpar par chaque unit administrative constitue leur propre plan de suivi et de contrle en ce qui leur
concerne dans la gestion des activits proposes et approuves par leur suprieur hirarchique.
Enfin cette activit de planification prvisionnelle des ressources humaines dbouche sur les produits
suivants :
Au vu de tels avantages, nous ne pouvons que vous encourager vous y consacrer rsolument. Nous
sommes srs quun tel instrument de gestion trouvera un cho favorable chez vous.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
INTRODUCTION
Pour avancer dans la rforme administrative de ltat, un seul mot dordre : viser la professionnalisation de
la fonction RH !
Les activits et les comptences des acteurs de la fonction ressources humaines se dclinent autour des cinq
pratiques cls qui sont dcrites dans le prsent manuel de politiques, normes et procdures RH (pilotage des
RH, gestion administrative, gestion des carrires, gestion des relations sociales, dveloppement des RH).
Ces grands domaines de la fonction RH doivent tre dvelopps au sein de ladministration hatienne, des
degrs divers selon le positionnement de la fonction RH au sein de ladministration et de la mission qui lui
est reconnue en interne.
Selon les Termes de Rfrence de la composante 1 du Projet dappui la gestion des ressources
humaines du secteur public en Hati , un diagnostic de la fonction RH hatienne a t ralis dans le but
dvaluer les pratiques et les procdures de gestion des ressources humaines dans la fonction publique
hatienne, afin de permettre ensuite une rflexion concerte quant aux politiques, normes et procdures de
gestion des ressources humaines indispensables pour faire avancer le processus de la rforme
administrative de ltat Hatien.
Le prsent document prsente, sous la forme dun manuel, les tapes essentielles au dveloppement et la
mise en uvre de politiques, normes et procdures de GRH relatives la planification, la rmunration,
la dotation des ressources humaines, aux relations de travail, la mobilisation et au dveloppement des
ressources humaines ainsi qu la formation et laccompagnement du processus de la rforme .
Ltat hatien, dans le but de renforcer la capacit dintervention des services publics, a adopt le
Programme Cadre de la Rforme de ltat 2007 - 2012 dont le pilotage a t confi lOffice de
Management et des Ressources Humaines (OMRH), organe de coordination stratgique de la Primature. Ce
programme est un effort de ringnierie institutionnelle dont les axes principaux consistent dynamiser
lappareil administratif central de ltat, moderniser la gestion des Ressources Humaines et faire
merger un nouveau leadership dans la gestion publique.
Les dysfonctionnements observs dans lappareil administratif hatien ont port des interrogations sur le
cadre de gestion des Ressources Humaines au sein de ladministration hatienne qui est une fonction
publique affichant un dficit dorganisation, fonctionnant dans une certaine ignorance des techniques
modernes de gestion et de motivation des Ressources Humaines. Il en est rsult que la performance sen
trouve substantiellement affecte. Les conditions dans lesquelles voluent actuellement les Ressources
Humaines de ltat mritent dtre renforces afin de mettre ladministration en mesure doffrir de
meilleurs services la population. Dans ltat actuel du fonctionnement de ses structures, il y a lieu de
questionner les systmes de gestion des Ressources Humaines mis en place dans les ministres et
organismes caractre administratif, culturel et scientifique vu les difficults de lappareil administratif
rpondre convenablement la demande sociale.
Pour rpondre aux nouvelles exigences de la rforme, il est ncessaire, dans le cadre de la rnovation de la
Fonction Publique, dtablir les orientations, les normes et procdures en gestion des Ressources Humaines
en vue de fournir aux responsables des institutions vises les orientations et directives ncessaires devant
leur servir de guide pour les changements apporter dans leur mode de gestion.
La rnovation de la Fonction Publique Hatienne tant lun des axes majeurs du prcdent Programme
Cadre de la Rforme de ltat (2007-2012), repris par le nouveau PCRE (2012 2017) il faut, pour mener
bien cette rforme, accorder la plus haute attention la gestion des Ressources Humaines de manire :
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Promouvoir une politique globale et active de gestion des Fonctionnaires base sur la scurit de
lemploi et une culture de rsultats;
Favoriser le dveloppement personnel et professionnel des Agents de la Fonction Publique ;
Rendre attractif lexercice de la Fonction Publique pour sassurer de la collaboration durable dun
personnel qualifi ;
Assurer la qualit, lefficacit et lefficience des services publics.
Dune manire gnrale, les dispositifs de gestion mis en place dans les ministres ne cadrent pas avec les
orientations dfinies dans le Statut Gnral de la Fonction Publique officiellement en vigueur. La gestion
des Ressources Humaines dans les ministres prsente des disparits et des distorsions dues
particulirement labsence de procdures et doutils de gestion cohrents et standardiss. Cependant, pour
tre en conformit avec les dispositions de larticle 1 du Dcret du 17 mai 2005 portant Rvision du Statut
Gnral de la Fonction Publique, il faut mieux grer les ressources humaines afin de mieux servir la
population dont les attentes sont nombreuses.
Aussi, compte tenu de ces impratifs statutaires, il est indispensable que la gestion de la Fonction Publique
soit uniformise dans toutes les institutions en vue dassurer au mieux la gestion collective et individuelle
des Agents de la Fonction Publique.
Il faut en particulier mettre en place des mcanismes de gestion susceptibles de contribuer une meilleure
prise en charge de la carrire des fonctionnaires. Il y va de la ncessit pour les instances dcisionnelles de
ltat de renforcer les capacits oprationnelles des Ministres en matire de gestion des Ressources
Humaines de manire garantir le succs de la rforme de la Fonction Publique.
Il faut donc que des rponses soient apportes aux besoins des ministres sur les procdures mettre en
uvre pour mieux planifier, rmunrer, recruter et grer les ressources humaines qui leur sont ncessaires,
et ce, dans la plus grande transparence.
Il est ncessaire de faire du dveloppement de la gestion des ressources humaines dans les administrations
non seulement la somme des initiatives et des politiques ministrielles de chaque Ministre, mais aussi et
surtout un vritable projet collectif labor, soutenu et conduit par lensemble des ministres en vue de faire
merger :
En vue damliorer la gestion des Ressources Humaines dans la Fonction Publique, lobjectif gnral de cet
outil de travail est dalimenter le travail de rflexion et de concertation entre lOMRH et les RRH des
diffrents ministres et organismes autonomes, tape indispensable pour le co-dveloppement de
politiques, normes et procdures de gestion des ressources humaines dans les domaines dactivits
oprationnelles suivants : la Planification, la Rmunration et les Avantages Sociaux, la Classification des
emplois, la Dotation des Ressources Humaines, les Relations de travail, la Mobilisation et le
Dveloppement des Ressources Humaines y compris le processus dcisionnel dans ces domaines.
Des prconisations concernant laccompagnement de la mise en uvre de ces activits et la formation des
cadres suprieurs en vue de crer le leadership ncessaire la durabilit et la russite de la rforme inscrite
dans le programme - cadre 2012 - 2017 sont proposes par les experts.
Outre le traitement des dysfonctionnements constats dans les pratiques administratives actuelles, le
renforcement de ladministration du personnel et de la GRH poursuit un double objectif : 1/ prparer la
mise en application du dcret portant rvision du statut gnral de la fonction publique (Le Moniteur du 22
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
juillet 2005) et 2/ mettre progressivement en place les outils ncessaires la gestion prvisionnelle des
ressources humaines.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
I.1 : LE PILOTAGE RH
Piloter, cest disposer dindicateurs structurants pour faire avancer, en cohrence avec la stratgie de
lorganisation, lensemble des valeurs et des hommes qui la composent. Cest comprendre, mesurer et
matriser la masse salariale, la fidlit des collaborateurs, les volutions des carrires, et les valeurs des
parcours de formation notamment.
Effectuer une veille permanente, lappui dtudes et danalyses internes, permet par ailleurs de prendre
du recul par rapport sa propre gestion des RH, de comparer sa dmarche par rapport celles des autres
ministres ou organismes administratifs, et dapporter des actions correctives ou de lancer de nouveaux
projets.
Cest galement travers cette dmarche que ladministration pourra mieux btir une gestion
prvisionnelle des emplois et des comptences. Cette dmarche permet dassurer une meilleure efficacit de
la fonction gestion des ressources humaines et dapporter un clairage qualitatif et quantitatif sur le rle
de cette fonction.
Enfin, les outils et le systme dinformation doivent tre mis au service des ressources humaines pour
rpondre aux enjeux actuels de la GRH au sein de ladministration hatienne et dlivrer les lments
danalyse attendus pour avancer dans la mise en uvre de la rforme administrative de ltat hatien.
Il sagit de dfinir les conditions de satisfaction moyen terme de ladquation des ressources humaines
aux besoins, tant qualitatifs que quantitatifs, des administrations de ltat et des tablissements publics et
accompagner la mise en uvre dune gestion prvisionnelle des effectifs, des emplois et des comptences
(GPEEC) pour amliorer lefficacit de la gestion des ressources humaines.
OBJET
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
La DRH doit dfinir des outils de pilotage afin dimplmenter une dmarche stratgique de planification des RH
afin dassurer une meilleure efficacit de la fonction gestion des ressources humaines et dapporter un
clairage qualitatif et quantitatif sur le rle de cette fonction.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Identifier les lments indispensables pour la construction dune vraie politique de planification et de
pilotage des ressources humaines. Les principaux objectifs dune stratgie de pilotage RH ( btir) :
ACTIVITS / TCHES
la mise en place du systme de gestion prvisionnelle des effectifs, des emplois et des comptences
(GPEEC)
la conception dun systme dinformation de gestion des ressources humaines (SIGRH) permettant un suivi
de lefficacit de la gestion des ressources humaines au sein de ladministration hatienne.
Un comit de pilotage regroupant les reprsentants de lOMRH et les RRH des diffrents ministres et
organismes autonomes doit tre cr avec une rflexion quant aux modalits de mise en uvre des axes de
travail prsents dans cette section, illustrant les lments manquants dans le systme actuel, en terme de
planification RH, de GPEEC et de SIRH
OUTILS
P/I - 01 : Fiche guide pour la mise en place dune dmarche de planification des RH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
P/I - 01 : Fiche guide pour la mise en place dune dmarche de planification des RH
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Les indicateurs conomiques et financiers mesurent le poids du personnel par rapport divers agrgats
(budget / effectifs, dpenses de personnel / budget, etc.).
Les indicateurs recrutement mesurent lvolution du cot et des dlais de recrutement. On peut
galement mesurer la qualit du recrutement (personnes recrutes encore en poste dans lanne ou dans les
deux ou trois ans qui suivent le recrutement, taux de personnes ayant demand leur mutation aprs un
recrutement) ; les indicateurs sont dcliner spcifiquement pour des services confronts un contexte plus
difficile.
Les indicateurs formation mesurent leffort de formation (montant consacr la formation / masse
salariale), le ratio de salaris forms (nombre de salaris forms / effectifs, nombre de participants / nombre
dinscrits, idem par ge, sexe, anciennet, nature des actions de formation), comparent le budget ralis et
le budget prvu. Les indicateurs qualitatifs mesurent le nombre de salaris dtenteurs de comptences
stratgiques / nombre de salaris devant les possder.
- le contrle du systme paie , qui sintresse aux aspects techniques de la gestion des salaires (systme
de calcul, dition des bulletins de salaire, ). On peut alors retenir les indicateurs derreur, de dlai et de
cot, en particulier pour les personnels temporaires.
Les indicateurs de climat : le climat social peut tre apprci partir de plusieurs indicateurs, le turnover,
labsentisme, les indicateurs de conflictualit, la mesure et la satisfaction du personnel.
OBJET
La DRH doit remplacer une gestion des effectifs et des emplois au fil de leau par une gestion prvisionnelle
appuye sur une analyse des besoins afin de mettre en cohrence lvolution des missions et des mtiers et les
politiques de gestion du personnel, notamment le recrutement, la formation et la gestion de carrire des agents.
TEXTES DE RFRENCE
Dcret portant rvision du statut gnral de la fonction publique (2005) notamment en son article 29.
PROCDURES
Disposer chaque instant des effectifs ncessaires pour occuper les emplois disponibles, cest un objectif
fondamental de la fonction RH. Lquilibre qualitatif et quantitatif, court comme moyen terme, dpend de la
mise en place dune gestion prvisionnelle, prventive et anticipatrice des effectifs, des emplois et des
comptences (G.P.E.E.C.). Consulter aussi le Guide de la planification stratgique RH de lOMRH.
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ACTIVITS / TCHES
Un comit de pilotage regroupant les reprsentants de lOMRH et les RRH des diffrents ministres et
organismes autonomes doit tre cr avec une rflexion quant aux modalits de mise en uvre des axes de
travail prsents dans cette section, illustrant les lments manquants dans le systme actuel, en terme de
planification RH, de GPEEC et de SIRH
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
OBJET
Ladministration doit se doter dun systme dinformation de gestion RH permettant de faciliter les fonctions
dadministration du personnel ou la gestion de la masse salariale, ainsi que les actions de pilotage de la gestion
des ressources humaines.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Les SIGRH recouvrent lensemble de donnes, le plus souvent informatises, disponibles sur le personnel
renseignements administratifs, salaire, poste occup, carrire, souvent valuations et formations suivies.
Connects des outils de gestion ou de slection de donnes, ils permettent dinformatiser la gestion
administrative (paie, actes dadministration du personnel), dtablir des bilans ou des simulations sur une
fonction (formation, avancement, augmentation de salaire) ou sur une population (les femmes, les seniors).
Les SIGRH permettent dalimenter aisment le bilan social. Ils peuvent galement permettre denregistrer les
comptences acquises par le personnel, condition que celles-ci soient enregistres avec un codage homogne.
Le SIGRH facilite galement le contrle de la bonne excution des procdures (le service de GRH peut
demander, par exemple, que les valuations soient rdiges sur support informatique) et, dune manire gnrale,
le partage des donnes entre le salari, le cadre oprationnel et la DRH. Il permet de travailler en mode
coopratif.
ACTIVITS / TCHES
Le SIRH pourra tre dvelopp et amlior une fois que le recensement des fonctionnaires sera ralis et le
fichier central sera exploitable.
Un comit de pilotage regroupant les reprsentants de lOMRH et les RRH des diffrents ministres et
organismes autonomes doit tre cr avec une rflexion quant aux modalits de mise en uvre des axes de
travail prsents dans cette section, illustrant les lments manquants dans le systme actuel, en termes de
planification RH, de GPEEC et de SIGRH
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Dfinir les besoins Dfinir selon les clients RH (collaborateurs RH, agents, DRH et Direction /
informatiques des managers, etc.) les outils informatiques mettre en service concerns
clients RH uvre et les activits informatiser
Faire voluer le Mettre en uvre un systme dinformation adapt aux DRH et Direction /
systme dinformation volutions rglementaires, impliquant lensemble des service concerns,
et les outils RH processus et acteurs de la chane RH (de la gestion en concertation avec
administrative au manager de terrain) lOMRH
Dfinir les Dfinir les fonctionnalits intgrer dans les DRH et Direction /
fonctionnalits et applications informatiques, les habilitations et les service concerns
administrer les outils modalits daccs ces outils
informatiques RH
Grer la relation avec Collaborer avec les prestataires internes et externes pour DRH et Direction /
les prestataires coordonner lvolution des outils informatiques service concerns
informatiques
P/III - 02 : Le SIGRH dcrit par les processus
PAIE
HYGINE ET SCURIT TEMPS ET ACTIVITS
Fabrication des bulletins de paie et
Mdecine de travail Rgimes horaires
des documents aprs paie
Suivi des accidents Retards
Absences non justifies
Congs annuels
Congs de maladie
RECRUTEMENT
Banque de candidature
Bourse demplois
Lettre type de convocation, FICHIER DU
confirmation ou refus PERSONNEL RELATIONS
Numro matricule PROFESSIONNELLES
Nom, prnom Informations concernant la
Salaire de base mise en place et la gestion
FORMATION Coefficient hirarchique des structures de
Administration des stages Date dentre reprsentation du
valuation des effets de la
personnel
formation
Informations sur les analyses
de besoin
RMUNRATION ET
POSTES ET EMPLOIS MASSE SALARIALE
Systmes de rmunration
Nomenclature des emplois
GESTION PRVISIONNELLE Barmes de salaires
Organigrammes
Organigrammes de remplacement Projections salariales
Suivi budgtaire des postes
16 Analyse de la relve disponible Avantages sociaux
pourvoir
Description et valuation des Suivi de la mobilit Interface avec la paie
postes Ecarts besoins - ressources
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Dcrire les politiques et les procdures de recrutement du personnel afin de permettre ladministration de
raliser ses objectifs et de remplir ses missions.
travers chaque recrutement, ladministration souhaite amliorer ladquation qualitative entre ses
ressources et ses besoins court, moyen et long terme. Elle sefforce daccrotre la performance de son
organisation, tout en veillant respecter les engagements pris en matire de diversit et de non-
discrimination.
L'accs la fonction publique se base essentiellement sur le mrite, sans aucune discrimination de couleur,
de race, de sexe, dappartenance ethnique, dorientation sexuelle, dge, d'opinions politiques et religieuses
ni de situation matrimoniale, ou autre statut protg (art.47). Ltat hatien offre des chances gales
d'emploi et d'avancement tous, ladministration s'engage suivre les normes et les pratiques de travail
internationalement reconnues tous gards et de fournir un environnement de travail quitable.
Le recrutement vise la slection sur concours des candidats la fonction publique aptes exercer certaines
fonctions (art.50).
Chaque citoyen peut accder la fonction publique, condition de remplir des conditions suivantes (art.48)
:
Le recrutement et l'intgration sont entrepris la suite des politiques et des procdures quitables et
clairement tablies.
Le processus d'admission d'un candidat la fonction publique comprend les tapes suivantes (art.47) :
Le recrutement et la slection ;
NB : A noter la publication de larrt du 11Avril 2013, Arrt fixant les procdures et les modalits
dorganisation des concours de recrutement donnant accs aux emplois de la Fonction publique. En
annexe.
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Analyse de la Lopportunit de la demande est vrifie par le SRH, cette analyse sachve par la
demande dcision, ngative ou positive, de pourvoir le poste. Pour prparer le recrutement, il
faut analyser attentivement la demande et actualiser la description de poste.
La DRH est tenue d'adresser lOMRH la liste des besoins en personnel, soit titre
d'augmentation de l'effectif, soit pour cause de remplacement de fonctionnaires
dmissionnaires, dcds, rvoqus, mis en disponibilit ou la retraite, soit pour
cause d'abandon de poste (art.55). La DRH doit aussi communiquer lOMRH les
disponibilits budgtaires correspondant aux emplois (art. 56).
Dfinition du La russite du recrutement repose sur lexistence dune dfinition de poste prcise,
poste et du actuelle et proche de la ralit, qui ncessite une actualisation avant le recrutement.
profil Le profil du poste doit permettre de :
prsenter le poste aux candidats travers ses finalits, ses missions et ses activits.
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Prospection interne Le recrutement interne dun candidat dj prsent dans la structure est possible,
sachant quil doit rpondre aux mmes exigences et suivre les mmes
procdures que le candidat externe.
lexistence de plans de carrire : pour chaque vacance, les agents appels dans
leur plan de carrire occuper le poste et remplissant les conditions pour le
remplir sont sollicits.
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Premier tri (slection Une premire confrontation des caractristiques de postulants avec les
sur dossier crit des exigences du poste conduit une premire slection qui se fait sur des
candidats admissibles critres relativement simples, afin de vrifier que les candidats admis se
au concours) prsenter au concours remplissent les exigences en termes de formation
obtenue, exprience, etc.
Tests ou preuves Des tests ou des preuves spcifiques peuvent aussi permettre de
ventuelles
- faire apparatre les points forts et surtout les points faibles
ventuels pouvant constituer des contre-indications pour le poste ;
classer les aptitudes des candidats et relever les (in)adquations entre les
profils respectifs et le profil du poste.
A- Prsentation gnrale
Maintien
(Port de tte, tenue du corps, attitude gnrale, etc.) 3 points -------
Habillement
(Propret, harmonie des couleurs, coiffure, chaussures, etc.) 2 points -------
Total 5 points --
------
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B- Communication
Total 36 points --
-------
Total gnral 50 points
Total gnral --
--------
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Critres de slection
Premier contact (5 points)
Exprience pertinente un poste similaire
(10 points)
Connaissance du ministre et du poste
pourvoir ( 5 points)
Comprhension du poste (10 points)
Bonne capacit de communication orale
(10 points)
Sens de responsabilit (10 points)
Esprit d'quipe (5points)
Capacit d'analyse et de synthse (5
points)
Capacit travailler sous pression
(5points)
Aptitude gnrale du candidat (5 points)
Disponibilit du candidat (5 points)
Total des points / 75
Recommandations:
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RECOMMANDATIONS :
Membres du Comit :
Date :
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A NA A NA A NA A NA A NA A NA
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Effectif
Nom
Prnom
Date de naissance
Sexe
Adresse / E-mail
Tlphone
NIF/CIN
GC/II - 08 : Base de donnes des candidatures reues
Formation
Institution
Option
Niveau
Date du Diplme/
Certificat/Licence
Exprience de travail
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Le rle de la hirarchie est essentiel dans le processus et notamment dans les premire et dernire tapes.
Le schma ci-dessous illustre un exemple de partage des responsabilits ralis entre les services de
ressources humaines et les autres services de lorganisation.
Activits
Slection
Utiliser les
mthodes de
slection Choisir et prendre les
Accueil
dcisions finales.
Accueillir le salari son
travail et lintgrer.
Remplir les
formalits
administratives
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
La russite du recrutement passe par une coopration forte entre D.R.H. et hirarchie.
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Tout candidat la fonction publique, slectionn sur concours sera admis passer une priode de stage
probatoire dont la dure minimum est de trois (3) mois et sa dure maximum ne peut pas excder six (6)
mois (art. 59). Au cours de cette priode dessai il bnficie de tous les droits et avantages acquis lis son
poste.
Pendant la dure du stage, les autorits administratives de l'administration laquelle est affect le
stagiaire, apprcient les connaissances administratives et professionnelles du stagiaire, ainsi que son
respect des principes gnraux de la fonction publique (art.61).
A la fin du stage, il sera tabli par le chef de l'administration concerne un rapport (art. 62) proposant soit :
La nomination du stagiaire
La prolongation du stage
Le renvoi du stagiaire
La nomination de lagent
Le stagiaire acquiert le statut de fonctionnaire aprs une valuation satisfaisante de son travail et sa
titularisation par un acte de nomination de l'autorit comptente dans un grade de la hirarchie
administrative (art. 64). L'acte de nomination indique l'emploi, l'institution d'accueil et la date d'entre en
fonction (art. 65).
La nomination aux emplois de direction des Ministres et des Organismes Autonomes caractre
administratif, culturel ou scientifique est laisse la discrtion des autorits comptentes (art. 66). Les
fonctionnaires de catgorie A sont nomms en priorit ces emplois. Cependant les autorits
comptentes peuvent faire appel des cadres extrieurs la fonction publique lorsque les ncessits de
service l'exigent.
La fiche de poste est un document labor (ou mis jour) conjointement par lagent et son responsable
hirarchique direct.
Elle dcrit les missions et activits qui incombent un agent en situation professionnelle dans une structure
donne.
Le RRH doit tre associ la dmarche dlaboration des fiches de poste dans chaque ministre. A ce titre,
ce guide a pour objet de vous aider laborer ce document.
Que contient-elle ?
Comment llabore-t-on ?
La fiche de poste est utile pour organiser les services, anticiper les dparts la retraite, amliorer les
recrutements et mobilits, lvolution des carrires, la professionnalisation des agents, la prvention et le
suivi mdical.
Mais elle prsente avant tout lintrt dtre un document contractuel pour lagent qui occupe le poste et
pour son suprieur hirarchique direct.
Elle permet :
de solliciter les formations ncessaires par de se baser sur des critres objectifs pour
rapport ses missions, valuer la performance et les comptences
professionnelles de lagent, de proposer
de connatre les critres objectifs sur lesquels lagent des formations adaptes aux
il sera valu par son suprieur hirarchique. exigences de son poste.
GC/III - 03 : Que contient une fiche de poste ? Comment remplir les rubriques de la fiche de
poste (les lments indispensables) ?
Poste occup par M., numro de poste (autorisation Poste occup par M.
budgtaire), matricule (le cas chant)
Indiquer les domaines dintervention de lagent sur Effectue, sous le contrle du responsable de
son poste de travail (5 missions maximum en service, les travaux de nettoyage et dentretien de la
principe). Les missions permettent de rpondre la salle polyvalente
question Pourquoi ce poste ? Effectue de petits travaux de maintenance et assure
lentretien courant des matriels et de la salle
polyvalente
Activit : ensemble des oprations raliser pour Activits et tches lies au nettoyage de la salle :
chaque mission. Les activits permettent de Nettoyer les sols :
rpondre la question Que fait-on dans ce poste laver les sols 1 fois par semaine et aprs chaque
? manifestation
passer laspirateur et la serpillire dans les
Les missions et activits sont dcrites par des verbes sanitaires aprs chaque utilisation de la salle
qui doivent permettre dapprhender le niveau de nettoyer les sanitaires aprs chaque utilisation de
matrise de lagent (se reporter la fiche outil la salle
n4). Elles dclinent galement le niveau de Nettoyer les vitres porte de bras une fois par
dlgation et dautonomie. semaine
Il est possible de subdiviser lactivit en tches. Assurer le rapprovisionnement des locaux en
Cette subdivision nest pas toujours utile ; on la produits dhygine (savon, papier hyginique,
trouvera gnralement sur les postes dexcution ou essuie-mains)
les activits risques. Maintenir le stock des produits dentretien et
Tche : description prcise des oprations dhygine en transmettant les besoins au
matrielles raliser pour chaque activit. responsable
Trier et vacuer les dchets
Activits et tches lies la ralisation de travaux
de maintenance et dentretien du matriel et des
locaux :
Maintenir le matriel utilis en bon tat de
fonctionnement et signaler les dysfonctionnements
au responsable du service
Effectuer des petits travaux de maintenance des
locaux
Positionnement hirarchique Remplacer les ampoules accessibles avec
Il sagit de situer le poste sur lorganigramme de lescabeau, signaler au responsable de service les
lorganisation. Indiquer le (ou les) suprieur(s) ampoules grilles non accessibles
hirarchique (s) (remonter au maximum 2 niveaux Positionnement hirarchique
au-dessus de lagent). Dans le cas dun poste Responsable des services techniques
dencadrement, indiquer le nombre de personnes Technicien suprieur
sous la responsabilit de lagent ainsi que leur Responsable du service ftes et manifestations
catgorie statutaire. Agent de matrise
Indiquer les services, les agents de la collectivit ou Relations ponctuelles avec les agents du service
les interlocuteurs externes avec lesquels lagent peut technique pour la rception des divers matriels,
tre en relation dans son espace professionnel. fournitures et produits.
33
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
34
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Lister les critres quantitatifs et qualitatifs sur degr de satisfaction du public sur la propret de la
lesquels le suprieur hirarchique peut apprcier le salle (retours positifs et ngatifs)
travail de lagent. rythme de consommation des produits dans un but
Ces critres sont dfinis partir des activits et doptimisation des stocks
comptences listes auparavant. respect des consignes de scurit
frquence de rparation du matriel
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Le responsable :
Lagent :
Rflchit lensemble des activits quil exerce tout au long de lanne (activits principales et
ponctuelles).
- Elle est remise par le responsable lagent et remplie individuellement par lagent
- Elle est remplie conjointement par lagent et son responsable au cours dun entretien dune dure
d1h 1h30
- Elle est remplie par le responsable au cours dun entretien collectif avec plusieurs agents occupant
le mme poste (5 6 personnes maximum)
Remarque : Pour dcrire plus prcisment des activits manuelles, il peut tre intressant pour le
responsable de service dobserver lagent sur son poste de travail.
Le responsable :
rdige la fiche, au vu des informations recueillies, en utilisant le modle prsent dans le prsent
manuel (cf. fiche outil n3). Il est ncessaire de rdiger la fiche le plus simplement possible, en
utilisant un vocabulaire commun. Les missions et activits doivent tre dcrites par des verbes
daction, en saidant au besoin du vocabulaire suggr dans la fiche outil n4.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Lagent :
Remarque : Plusieurs allers retours entre lagent et le responsable peuvent tre ncessaires avant la
rdaction de la version dfinitive de la fiche de poste.
Le responsable fait valider la fiche de poste par sa hirarchie et informe lagent lorsque la fiche est valide
(si des modifications sont apportes par la hirarchie, le responsable fait relire la fiche de poste lagent
pour arriver un consensus).
La fiche de poste doit vivre en fonction de lvolution du service et des missions de lagent pour rester un
outil pertinent aux yeux de tous.
La fiche est rvise conjointement par lagent et son responsable au cours de lentretien dvaluation.
.
38
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Quelles sont les activits que vous ralisez une ou plusieurs fois par semaine ?
Quelles sont les activits que vous ralisez une ou plusieurs fois par an ?
39
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Positionnement hirarchique
Relations fonctionnelles
Au cours de vos activits, avec qui tes-vous en contact au sein de votre structure?
Personne / Fonction ? Pour quelles Pour chacune des personnes, prcisez quel
tches/activits ? est son rle :
- Participe/collabore la tche
Au cours de vos activits, quelles sont les personnes extrieures la structure avec qui vous tes en contact
?
Exigences du poste
Quelles formations et qualifications professionnelles vous semblent requises pour occuper ce poste ?
.
40
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Selon vous, quelles sont les qualits personnelles ncessaires pour occuper ce poste ?
Moyens du poste
Quels sont les moyens matriels dont vous disposez pour remplir vos fonctions (outils, machines,
fournitures de bureau, produits, quipements de protection...) ?
.
41
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Quelles sont les contraintes que vous rencontrez dans lexercice de vos fonctions ?
INTITULE DU POSTE
Missions du poste :
42
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Positionnement hirarchique :
Relations fonctionnelles :
En interne :
En externe :
Exigences requises :
Niveau requis :
Comptences ncessaires :
43
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Comptences professionnelles
Comptences techniques
Qualits relationnelles
Cadre statutaire :
Catgorie(s) :
Filire(s) :
Cadre(s) demplois :
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Ralise le :
Mise jour le :
ADMINISTRER
quantifier
rgir
CHERCHER
examiner observer
recueillir prospecter
COMMUNIQUER
CONNATRE
CONSEILLER
45
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
conseiller
CONTRLER
valuer vrifier
prouver
CREER
dessiner
DCIDER
DVELOPPER
DIRIGER
46
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
inspirer stimuler
FORMER
former duquer
GRER
NGOCIER
conclure influencer
dmontrer
ORGANISER
ordonner
PRVOIR
prvoir imaginer
PRODUIRE
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compiler
confectionner
contribuer
effectuer
excuter
faire
manipuler
mettre en application
mettre en uvre
Apprentissage
Matrise
Lagent possde la comptence et lautonomie ncessaires la ralisation de lactivit. Il rend compte sa hirarchie.
Expertise
Lagent possde la comptence ncessaire la ralisation de lactivit et est en mesure de la transfrer un autre. Il
possde la capacit innover et faire voluer lactivit, tant sur le plan collectif (procdures) que sur le plan
individuel (appui aux collgues de travail).
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III. RECRUTEMENT ET
RI/I LA DEMANDE DE PERSONNEL (MOUVEMENTS)
INTGRATION
OBJET
La demande de personnel peut procder dune dcision politique, dune nouvelle orientation, du remplacement
dun personnel, de la cration de poste
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Anticiper les besoins en effectifs et les insrer dans une prvision annuelle
ACTIVITS / TCHES
Le service Dotation et Recrutement recueille les informations auprs des diffrentes sources de demandes
Le service Dotation et Recrutement exploite les informations et prpare un plan de mouvement pour
lanne suivante, en troite concertation avec les directions
Tout besoin de recrutement doit tre prcd de la transmission par la direction technique la DRH dune
demande de recrutement , accompagne dune fiche mtier et comptences
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Origine de la demande :
Direction :
Implantation du poste :
Service :
Cration de poste : .
Extension de service : .
Cration de service : ..
Rorganisation : .
Nouveaux objectifs : ..
Autre : .
Date et signature :
Article budgtaire :
_________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Solution propose par la DRH : mouvement interne / recrutement / promotion (rayez la mention inutile)
50
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Date et signature :
_________________________________________________________________________________________
Date et signature :
51
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
candidat
53
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III. RECRUTEMENT ET
RI/II LEMPLOI, LE POSTE, LE PROFIL DE POSTE
INTGRATION
OBJET
Le poste est lemploi tel quil se prsente lorsquil est occup ou susceptible dtre occup par un agent prcis,
dans un service identifi.
Dans la fiche de poste les rubriques sont plus exactement prcises en fonction des caractristiques du poste
considr (contexte dexercice, contraintes ou exigences spcifiques).
Le recueil de toutes les fiches demploi constitue le rfrentiel demplois et de comptences dune institution.
Ladministration hatienne doit laborer son rfrentiel demploi et de comptences partir de la rdaction des
fiches descriptives des postes existants, celles-ci servant ensuite dfinir les catgories demploi et les fiches
demploi.
Lefficacit dun recrutement dpend notamment de la prcision avec laquelle sont dfinis le poste et son profil.
La DRH accompagne les services dans llaboration de leurs fiches de poste, partir dun modle existant
systmatis.
Tous les postes font lobjet de la rdaction dune fiche de poste qui sert de rfrence au recrutement, mais aussi
lvaluation des performances, la prvision des formations organiser.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Concevoir (pour un poste nouveau) ou rviser la fiche de poste (pour un poste existant actualiser) en
fonction des besoins
SERVICE RESPONSABLE
La fiche de poste est rvise conjointement par les services Dotation et Recrutement, Administration du
personnel, valuation et Formation, le Directeur de lentit concerne et le responsable hirarchique direct
du poste.
A partir de la fiche de poste et de la prcision en matire de besoins apporte par le service, le service
Dotation et Recrutement extrait les caractristiques (ou critres de slection) du candidat recherch, en
rdigeant une fiche de dfinition du profil du personnel recruter
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Les fiches de poste prsentent le profil complet de tout poste partir de diffrentes rubriques qui ont t labores
avec le souci de rpondre plusieurs objectifs : i) permettre une prsentation claire et cohrente de chaque poste /
emploi de sa place dans lconomie gnrale des ressources humaines des ministres, ii) tablir un prvisionnel
des recrutements, iii) servir de rfrentiel de recrutement et faciliter le choix entre plusieurs candidats, iv) mettre
en place une valuation rgulire des performances du personnel en poste au regard de ce qui en est attendu, iv)
laborer un plan de formation interne afin de renforcer les capacits du personnel recrut.
Lidentit du poste regroupe les rubriques qui dfinissent le poste dans son positionnement institutionnel :
Lintitul du poste indique la dnomination attribue au poste. Lintitul doit reflter le plus clairement
possible la mission essentielle du poste, ainsi que son positionnement hirarchique dans lorganisation.
Lintitul exprime de manire condense la lgitimit du poste qui est confre au personnel recrut lors de
sa nomination.
Le statut et la catgorie prcisent les conditions statutaires de recrutement. Elles sont impratives et
encadrent le niveau de recrutement du personnel : elles en constituent les conditions sine qua non.
Les responsabilits exerces dlimitent les attributions du poste. Elles correspondent aux missions dvolues
au poste, dont elles reprennent parfois les termes.
La situation hirarchique prcise dans quelle position de subordination est plac le poste, et quel type
dautorit hirarchique il doit exercer. La position hirarchique est imprative, et doit tre nettement
identifie. Toute position hirarchique imprcise gnre incertitudes, difficults exercer les responsabilits
confies, et crises potentielles.
La situation fonctionnelle indique les types de relations professionnelles qui sont impliques par lexercice
des responsabilits. Moins contraignante que la situation hirarchique, elle nest pas prsente de faon
exhaustive et est susceptible dvoluer en fonction du contexte professionnel et/ou de linterprtation quen
fait le titulaire du poste ou son suprieur hirarchique.
Le positionnement dans la structure est prciser lorsque le poste peut tre exerc soit au sige, soit dans un
autre lieu.
Les contenus du poste prcisent ce qui est attendu du poste en terme de missions et dactivits. Les contenus
prsentent le cur du mtier exercer :
Les missions dlimitent les responsabilits et champs dintervention du poste. Elles dfinissent les
finalits du poste, sa raison dtre.
Les activits listent les oprations que le poste doit accomplir. Chaque activit englobe plusieurs
tches qui la constituent. La fiche de poste ne prsente pas les diffrentes tches constitutives des
activits lorsquil sagit de postes de responsabilit (et non dexcution), afin i) dviter de figer
lactivit et de lempcher ainsi dvoluer en fonction des circonstances, des besoins, des
interprtations du titulaire du poste ou de son responsable hirarchique, ii) de favoriser lautonomie
et la prise de responsabilit du titulaire dans linterprtation des tches constitutives de son activit.
N.B. Pour les postes de direction, les activits incluent la fois les activits exerces en direct, et les activits
exerces par lintermdiaire des subordonns (pour lesquels lencadrement exerce une responsabilit dimpulsion, de
coordination, de contrle et supervision).
Les conditions daccs au poste rassemblent les rubriques qui permettent didentifier les acquis du personnel
susceptible doccuper le poste et son potentiel dadaptation au poste :
La formation et le niveau de qualification requis permettent lors du recrutement de slectionner les seuls
candidats disposant du niveau requis. En cas de recrutement par dfaut dun personnel dun niveau infrieur
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
ou dune formation partiellement adapte, cette rubrique permet de fixer un objectif de formation
complmentaire pour satisfaire aux exigences du poste.
Les comptences requises : les comptences regroupent les connaissances, les mthodes et les savoir-faire
observables et ventuellement mesurables dont doit disposer le titulaire du poste. Elles sont le fruit combin
des formations et des expriences.
Les qualits et aptitudes ciblent la complexit de la personnalit. Elles relvent plutt dune approche
qualitative dapprciation du potentiel du personnel.
Les expriences requises identifient les expriences ncessaires parce quelles permettent de comprendre les
comptences, qualits et aptitudes dont le candidat au poste a d faire preuve lors de ces expriences, et que
le poste exige.
La formation complmentaire dadaptation au poste permet de retenir un profil de candidat qui ne dispose
pas de la totalit des comptences, aptitudes ou expriences requises mais dont le potentiel est suffisant pour
estimer quavec une formation complmentaire il sera mme doccuper le poste. Cette rubrique impose la
mise en place dune procdure daccompagnement en renforcement des capacits (aprs recrutement)
permettant de satisfaire toutes les exigences du poste.
Les types et modalits de recrutement compltent les conditions daccs au poste en prcisant les stratgies
de recrutement mises en place afin de slectionner les candidats les plus comptents et potentiellement les
plus performants.
Les spcificits du poste regroupent deux rubriques qui prcisent certaines conditions annexes de tenue du poste,
dont le candidat particulirement doit tre inform :
Les contraintes et conditions particulires dexercice indiquent notamment les obligations du poste ou les
rgles particulires auxquelles il doit satisfaire.
Lvolution probable ou possible du poste annonce les modifications que le poste est susceptible de subir :
augmentation ou diminution de charge, ajout de nouvelles missions, dlocalisation, modification du
primtre de responsabilit du poste, etc.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
1. Identit du poste
Intitul
Statut et
catgorie
Responsabilits
exerces
Situation
hirarchique
Situation
fonctionnelle
Positionnement
dans la structure
1. Contenus du poste
Missions
Activits
Formation et
niveau de
qualification
Comptences Savoirs :
requises
Savoir faire :
Qualits et
aptitudes
Expriences
requises
Formation
complmentaire
dadaptation au
poste
Type et
modalits de
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
recrutement
4. Spcificits du poste
Contraintes et
conditions
particulires
dexercice
volution
probable ou
possible du poste
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
III. RECRUTEMENT ET
RI/III RECHERCHE ET SLECTION DES CANDIDATURES
INTGRATION
OBJET
La recherche et la slection des candidatures seffectuent en concertation troite entre la DRH et la Direction ou
le service concern et lOMRH.
TEXTES DE RFRENCE
Le recrutement seffectue selon les procdures fixes par larrt de 2013 fixant les modalits daccs la
fonction publique
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Proposer la solution la mieux adapte : mouvement interne de personnel ou recrutement externe et type de
statut
La DRH (service Dotation et Recrutement) prend avis de lOMRH pour la mise en uvre de la procdure de
recrutement selon le cadre rglementaire du dcret
Le service Dotation et Recrutement effectue lappel candidatures internes : lancement dun avis de
recrutement dont la diffusion est limite au ministre ou le lancement dun avis de recrutement
diffusion large, via lOMRH.
60
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
La slection des candidatures est effectue par un jury compos dun reprsentant de la DRH et de
reprsentants de la direction qui recrute
Outils de gestion :
RI/III - 03 : Appel candidature pour un poste pourvoir par recrutement externe ou interne
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
3 mois avant la Si avis favorable, prvoir les dispositions pour DRH OMRH
date prvue lorganisation du recrutement
dadmission en
stage probatoire
Candidats
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
65
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
RI/III - 03 : Appel candidature pour un poste pourvoir par recrutement externe ou interne
Direction :
Service :
Lieu daffectation : ..
PJ : Fiche de poste
66
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
III. RECRUTEMENT ET
RI/IV ENTRETIEN DE RECRUTEMENT
INTGRATION
OBJET
L'entretien de recrutement permet un change d'informations entre le candidat et une ou plusieurs personnes
intresses au recrutement (jury).
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
- vrifier que le profil du candidat correspond bien au profil du poste, en termes de formation, d'exprience,
de comptence et de personnalit,
Pour le candidat :
- vrifier que la mission du poste correspond bien son projet professionnel et ses comptences,
- convaincre quil dispose des comptences et des motivations ncessaires pour russir dans le poste.
ACTIVITS / TCHES
Analyser et classer les dossiers des candidats et en prendre connaissance avant lentretien
Organiser et mettre en uvre lentretien : le recruteur ou le jury de slection explore les potentialits du
candidat :
Le service Dotation et Recrutement prpare les documents ncessaires lentretien de slection : fiches guide
67
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
dentretien, dossiers des candidats, fiche du poste pourvoir, fiche dvaluation des candidats, et les transmet au
jury avant lentretien.
Outils de gestion :
68
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
III. RECRUTEMENT ET
RI/V PRISE DE DCISION DE RECRUTEMENT
INTGRATION
OBJET
La dcision de recrutement d'un candidat fait lobjet dune rflexion entre les diffrents responsables concerns,
permettant de peser les points forts et les points faibles de tous les candidats.
La prise de dcision est toujours relative aux profils des candidats et leur degr de concordance avec les
attentes (profil du poste).
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Le service Dotation et Recrutement sentretient avec la Direction concerne pour effectuer la slection
finale des candidats, le choix tant fait sous la responsabilit de lunit utilisatrice
Le service Dotation et Recrutement informe tous les candidats : notification au candidat retenu et rponse
ngative aux candidats non retenus
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Missions
Activits
Formation et niveau de
qualification requis
Comptences requises
Qualits et aptitudes
Expriences requises
Ncessaire formation
complmentaire dadaptation
au poste
Contraintes et conditions
particulires dexercice
Evolution probable ou
possible du poste
TOTAL du candidat
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
Notification de Recrutement
Monsieur /Madame : ..
Direction : .
Service :
Fonction : .
ou
Adresse personnelle : ..
Monsieur, Madame,
Jai lavantage de vous informer que vous avez satisfait aux diffrentes tapes de la procdure de
recrutement. Vous avez donc t slectionn(e) pour occuper le poste de .
dans ce Ministre.
Vous voudrez bien noter que vous margerez larticle .. du Budget de lexercice en cours
avec des appointements de .. GOURDES (G).
Jespre que par votre travail et par votre discipline, vous justifierez la confiance place en vous.
C.C :
73
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
Monsieur /Madame : ..
Direction : .
Service :
Fonction : .
ou
Adresse personnelle : ..
Monsieur, Madame,
Jai le regret de vous informer que vous navez pas satisfait aux diffrentes tapes de la procdure de
recrutement. Vous ne pourrez donc accder au poste de .auquel vous postuliez.
Toutefois dautres postes seront proposs au recrutement qui pourront vous convenir, nhsitez pas postuler
nouveau.
C.C :
75
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
III. RECRUTEMENT ET
RI/VI AFFECTATION DUN AGENT
INTGRATION
OBJET
Laffectation dun agent est la conscration des tapes prcdentes, depuis le lancement du recrutement jusqu
la slection du personnel. Elle se concrtise par la prise de fonction de lagent.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Transmission dune copie des lettres de nomination et daffectation au service budgtaire et financier
Cration dun nouveau dossier individuel et saisie dune nouvelle fiche dans la base de donnes du
personnel.
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Monsieur/Madame :..
Avec le grade de :.
Avec le titre de :.
Direction :.
Service : .
A compter du : .
Le ministre
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------
Procs-verbal dinstallation dans le poste
Monsieur/ Madame : ..
Le DRH
Le chef de service
Le fonctionnaire
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
CONTRAT DE SERVICE
Personnel de soutien
Entre
Et
Le/La Contractant (e) sengage accomplir ses tches avec comptence, loyaut et
dvouement.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Le/la Contractant (e) est un agent contractuel. Il/Elle ne sera pas considr (e), quelque fin
que ce soit, comme fonctionnaire de ltat et ne sera donc pas couvert (e) par le Statut Gnral
de la Fonction Publique. Il/Elle ne peut en aucun cas prtendre des droits autres que ceux
contenus dans le prsent contrat.
LEtat Hatien versera mensuellement au/ la Contractant (e), aprs service fait, le montant de
.. gourdes en prlevant les retenues exiges par la loi.
Le/La contractant (e) sengage travailler huit heures par jour, du lundi au vendredi.
Cependant il/elle peut tre appel (e), en cas de besoin, travailler au-del des heures et ou
jours rglementaires.
Le/La Contractant (e) sabstiendra de communiquer toute personne, toute entit ou tout
organisme tranger la Primature et au service daffectation, les documents et les informations
dont il/elle aurait eu connaissance dans le cadre de lexcution de ses tches conformment au
prsent contrat.
Le/La Contractant (e) est tenu (e) lobligation de rserve, lobligation de discrtion
professionnelle et au respect du principe hirarchique. Il/elle Contractant (e) doit se conformer
lhoraire de travail en vigueur et ne doit se livrer aucune activit incompatible avec la mission
de la Primature ou nuisible laccomplissement des tches dfinies dans le prsent contrat.
Le /la Contractant (e) reconnait que le matriel mis sa disposition pour les besoins du service
reste et demeure la proprit de la Primature et quil /elle doit le grer en bon chef de famille.
Le/La Contractant (e) reconnait que le manquement ses obligations en vertu du prsent
contrat constitue une faute disciplinaire qui lexpose une sanction disciplinaire sans prjudice
des rparations lies sa responsabilit civile et des peines prvues par les dispositions du Code
Pnal conscutives une infraction de droit commun.
79
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Les sanctions disciplinaires auxquelles est expos le/la Contractant (e) sont subordonnes au
principe de proportionnalit par rapport la gravit de la faute. Elles peuvent tre notamment
lavertissement, le blme, la retenue de un cinq trentimes de salaire, la suspension dune
semaine, la rsiliation.
Le/la Contractant (e) a droit a un cong rgulier pay de15 jours ouvrables pour une anne de
service. Ce cong pourra tre obtenu sur demande adresse au responsable du service
daffectation. Toutefois, le cong nest d quaprs 6 mois de service.
De mme ce contrat prend automatiquement fin et sans aucune responsabilit pour aucune des
parties :
Tout diffrend relatif linterprtation ou lapplication du prsent contrat qui ne pourra tre
rsolu lamiable sera tranch par la Cour Suprieure des Comptes et du Contentieux
Administratif.
Pour tout ce qui nest pas stipul dans le prsent contrat, les parties devront se rfrer aux lois
de la Rpublique.
_________________ _____________
80
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
__________________
Vu par :
et du Contentieux Administratif
81
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
CONTRAT DE SERVICE
Entre
Et
Madame XXX, identifie par sa XXX et son XXX, demeurant et domicilie au XXX, ci-aprs
dnomme la Contractante ,
LEmployeur engage la Contractante qui laccepte, titre d XXX lOffice de Management et des
Ressources Humaines (OMRH).
La Contractante sengage accomplir ses tches avec comptence, loyaut et dvouement au bon
fonctionnement de lOMRH telles que dfinies dans ses termes de rfrence. Elle sengage
prsenter rgulirement au Responsable du Service daffectation des rapports de ses activits et un
rapport global la fin du contrat.
La Contractante est un agent contractuel. Elle ne sera pas considre quelque fin que ce soit,
comme fonctionnaire de ltat et ne sera donc pas couverte par le Statut Gnral de la Fonction
82
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Publique. Elle ne peut en aucun cas prtendre des droits autres que ceux contenus dans le
prsent contrat.
La Contractante reconnait quelle est astreinte au respect de la loi dans tous ses agissements sous
peine de voir la responsabilit de lAdministration ou la sienne propre engage et dattirer sur elle
des sanctions disciplinaires ou pnales.
La Contractante ne peut user de sa qualit, de son emploi ou des attributs de sa fonction en vue
dobtenir ou de tenter dobtenir loctroi dun avantage de quelque nature que ce soit. De mme, elle
ne peut user de sa qualit pour entreprendre des dmarches ayant pour objet une faveur
personnelle, ou exercer une pression quelconque sur des tiers des fins personnelles.
La Contractante est tenue une obligation de rserve et doit notamment sabstenir, mme en
dehors du service, de tout acte incompatible avec la dignit de la fonction quil occupe.
Elle est lie par lobligation de discrtion professionnelle pour tout ce qui concerne les faits, les
informations et les documents dont elle a connaissance dans lexercice ou loccasion de sa fonction.
LEtat Hatien versera mensuellement la Contractante, aprs service fait, le montant de XXX &
00/100 (XXX) Gourdes en prlevant les retenues exiges par la loi.
La Contractante sengage travailler huit heures par jour, du lundi au vendredi. Cependant elle peut
tre appele en cas de besoin, travailler au-del des heures et ou jours rglementaires.
Le contrat est conclu pour une dure de Douze (12) mois dbutant le 1e octobre 2014 et prenant fin
le 30 septembre 2015.
83
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Les droits de proprit, droits dauteur et tous autres droits de quelque nature que ce soit sur toute
tude ou toute uvre produite en application des dispositions du prsent contrat restent la proprit
exclusive de la Primature.
La Contractante reconnait que le matriel mis sa disposition pour les besoins du service reste et
demeure la proprit de la Primature et quelle doit le grer en bon chef de famille.
Elle engage sa responsabilit en cas de vol, perte, dtrioration ou dgradation, ou toute autre cause
pouvant affecter le bon fonctionnement ou la valeur du matriel pour laquelle elle ne peut pas se
dgager de sa responsabilit directe.
Les sanctions disciplinaires auxquelles est expos la Contractante sont subordonnes au principe de
proportionnalit par rapport la gravit de la faute. Elles peuvent tre notamment lavertissement, le
blme, la retenue de un cinq trentimes de salaire, la suspension dune semaine, la rsiliation.
La Contractante a droit un cong rgulier pay de Quinze (15) jours ouvrables pour une anne de
service. Ce cong pourra tre obtenu sur demande adresse au responsable du service daffectation.
Toutefois, le cong nest d quaprs Six (6) mois de service.
De mme ce contrat prend automatiquement fin et sans aucune responsabilit pour aucune des
parties :
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Tout diffrend relatif linterprtation ou lapplication du prsent contrat qui ne pourra tre rsolu
lamiable sera tranch par la Cour Suprieure des Comptes et du Contentieux Administratif.
Pour tout ce qui nest pas stipul dans le prsent contrat, les parties devront se rfrer aux lois de la
Rpublique.
______________________ ________________________________
Premier Ministre
Contractante
Vu par : ________________________________
et du Contentieux Administratif
85
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
III. RECRUTEMENT
RI/VII ACCUEIL ET INTGRATION
DU PERSONNEL
OBJET
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Faciliter lintgration de lagent par une information sur les diffrents services
Evaluer les potentialits de lagent pendant et en fin de priode probatoire sil y a lieu
ACTIVITS / TCHES
Accueillir le nouveau recrut, lui communiquer tous renseignements utiles (remise du livret daccueil) et
lui indiquer la localisation des principaux services.
Au terme du stage, prononcer lopportunit ou non de la titularisation, sur rapport du tuteur de stage.
Le service Protection sociale et Service aux personnels est charg de procder laccueil et lintgration du
nouvel agent.
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Un livret daccueil et dintgration est remis chaque personnel lors de son intgration au Ministre ( crer)
tape I Le DRH reoit lagent et linforme de sa situation, lui remet le Lagent signe son procs-verbal
livret daccueil, lui donne toutes les informations ncessaires dinstallation
tape II Le directeur du service dans lequel est nomm lagent le reoit, Lagent se prsente dans son
signe le procs-verbal dinstallation, le fait parvenir au DRH service
tape IV Une sance dorientation est organise chaque mois pour les Lagent assiste la sance. Un
nouveaux agents publics agent accompagnateur peut si
ncessaire lui tre dsign.
87
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
La Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourdhui une fonction part entire, avec des outils reconnus.
Aux cts de la direction gnrale, elle assure la dotation de ladministration en ressources humaines comptentes,
leur formation continue, la gestion de leur carrire, le dialogue social, etc. Elle gre les effectifs, les qualifications et
les comptences court, moyen et long termes.
Ses orientations stratgiques se dclinent, sur le plan oprationnel, en processus de gestion du personnel, dans le
cadre rglementaire de la fonction publique et de la protection des donnes personnelles.
La gestion administrative des RH assure la collecte, la mmorisation, le traitement et la diffusion des informations
relatives aux agents publics, dans tous les processus de leur gestion, du recrutement jusquau dpart.
Dans une organisation, la Direction des RH peut dcentraliser certaines procdures de GRH. Les managers en sont
alors responsables pour le seul personnel de leur quipe et doivent assurer la charge de certaines activits
administratives relatives aux processus concerns.
Le manager devient un interlocuteur de la DRH, dans le cadre du Systme dInformation de gestion des ressources
humaines (SIGRH) de lorganisation et de ses procdures de gestion administrative des RH. La direction RH doit
assurer la gestion administrative et la paye des agents des administrations et tablissements publics de ltat. Grer
les ressources humaines, cest sassurer de dtenir les bonnes informations sur les collaborateurs et la bonne livraison
oprationnelle des dcisions stratgiques prises.
Administrer, cest disposer dune base de rfrences et de connaissances, la plus complte possible, sur la relation
professionnelle et les lments signaltiques des agents publics. Bien souvent, lensemble de ces donnes est
conserv dans un systme dinformations ad hoc.
Administrer, cest aussi produire les documents obligatoires communiquer aux agents publics et reporter aux
autorits comptentes dans lapplication des textes rglementaires, conventionnels et lgaux, et du calendrier qui
rythme chacune de ces activits.
Une part significative de la gestion administrative des ressources humaines consiste assurer le suivi de la
nomination de lagent, de sa cration la rmunration des individus. Rmunrer les collaborateurs est un acte
essentiel de la fonction ressources humaines. La masse salariale reprsente une part significative du budget des
ressources humaines, du budget de ltat. La matrise de la masse salariale dans un contexte dmographique et
conomique en plein bouleversement est devenue un des enjeux majeurs de la fonction RH.
La gestion administrative est compose de quatre pratiques cls qui sont : la gestion du dossier administratif, la
gestion des temps de travail, la paie, et le contrat de travail pour lagent contractuel.
La lettre majuscule indique la partie thmatique du manuel concerne : A pour Administration du personnel
Le chiffre romain indique lordre numrique de la fiche dans le manuel : A/I, A/II, A/III, etc.
Suivi du numro dordre de la fiche outil ou procdure : A/I 01, A/I 02, etc.
Ce systme de rfrence permet de laisser le Manuel de Procdures ouvert de faon le complter au fur et mesure
de lextension des comptences, des moyens et des objectifs de GRH.
88
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
GESTION
A/I GESTION DES DOSSIERS INDIVIDUELS ADMINISTRATIVE
DU PERSONNEL
OBJET
TEXTES DE RFRENCE
Article 68. II sera tenu, en double exemplaire, un dossier individuel de chaque fonctionnaire dont lun est
destin lOMRH et lautre, linstitution d'affectation du fonctionnaire.
Article 69. Le dossier individuel de chaque fonctionnaire doit contenir toutes les pices intressant la situation
administrative du fonctionnaire. Les pices sont enregistres, numrotes et classes sans discontinuit. Ne
pourra figurer au dossier aucune mention faisant tat des opinions politiques, philosophiques ou religieuses du
fonctionnaire.
PROCDURES
Collecter et conserver toutes les pices officielles et documents justificatifs de la situation personnelle et
professionnelle de chaque agent : actes dtat-civil, dossier de candidature (CV, copie des diplmes et
certificats), lettre dengagement, contrat de travail, courriers changs avec lAdministration, actes relatifs
la gestion du personnel, fiches dvaluation et bulletins de notation, attestations de stages de formation,
dcisions daffectation, davancement, de mutation, de promotion, etc.
Rechercher des informations concernant un agent dont les relations contractuelles ont t rompues (dpart
dfinitif).
Conserver les informations sous la forme papier et la forme numrise (base de donnes).
ACTIVITS / TCHES
Affecter des meubles de rangement adapts et tiqueter les dossiers / disposer dun logiciel de traitement de
la base de donnes et des comptences requises
Dfinir une procdure de mise jour des dossiers en fonction des vnements
Le service Administration du personnel excute les tches qui accompagnent les vnements suivants :
89
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Les dossiers du personnel sont classs dans des meubles de rangement fermant cls et situs dans le bureau du
gestionnaire charg du suivi de ces dossiers.
Le service Administration du personnel transmet les informations au service Dotation et Recrutement qui les
enregistre dans la base de donnes.
OUTILS
A/I - 02 : Le dossier-type
A/I - 07 : La paie
Le classement des dossiers des personnels est effectu selon les principes suivants :
I. Dossiers actifs :
b. dans chaque entit, le classement distingue les catgories de personnel (A, B, C, D) par une
couleur didentification diffrente (couleur de chemise ou donglet)
I. Le dossier de lagent est class dans une chemise plastifie, suffisamment large pour contenir
lensemble dune carrire, et comportant un onglet de lecture.
II. A lintrieur du dossier plastifi, des sous-chemises plastifies organisent les thmatiques suivantes
constitutives de lhistorique de lagent au ministre :
90
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
1. Carrire : dossier individuel, actes dtat civil, nominations (lettres) et fiches de postes
correspondantes, missions spcifiques (lettres de mission), promotions et ajustements de salaire
5. Congs et autorisations de dpart : tous documents relatifs aux diffrents types de congs et
autorisations dabsences sollicits, obtenus ou refuss
6. Divers : Attestations de service pour servir ce que de droit, incidents de carrire, rapports et
courriers de lintress sur tous sujets hors les thmatiques prcdentes
7. Assurances et prestations sociales : tous documents relatifs aux prises en charge sociales
91
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
10.- Tel--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Primaire
Secondaire
Professionnelle
Universitaire
Autres
Crole
Franais
Anglais
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Espagnol
Autres
1)
2)
3)
Je certifie, par la prsente, que tous les renseignements ci-dessus mentionns sont exacts.
______________________________ _________________________________
Date Signature du candidat
Titre du Poste Code du Poste Lieu daffect. Date Salaires Primes et Total
avantages
sociaux
93
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
94
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Dans le cas des contractuels de la fonction publique, il faut respecter les tapes suivantes pour
ltablissement du contrat :
b) laboration de la description des tches : Qui ? le RRH avec le responsable hirarchique ; Quand ?
avant la signature du contrat ; Comment ? liste des diffrentes tches que la personne va assumer ;
O ? on ajoute en annexe au contrat les 3 documents (C.I.N., N.I.F., plus la description des tches)
c) le contrat sign par le contractant et lemployeur est approuv par la Cour Suprieure des Comptes
et du Contentieux Administratif (CSCCA), aprs accord de lOMRH.
L'horaire de travail dans la fonction publique est tabli par arrt du Premier Ministre (art. 70). Les
modalits dapplication de cet arrt sont tablir au sein de chaque ministre.
A/I 07 : La paie
Le processus de paie est gr par les directions de ressources humaines (DRH) des ministres et organismes
concerns qui envoient aprs vrification de la prsence des agents public les documents ncessaires au
versement des salaires par le MEF (Ministre de lEconomie et des Finances).
95
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
GESTION
A/II RMUNRATION ET MOUVEMENT DU PERSONNEL ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
OBJET
La rmunration reprsente la contrepartie de la prestation de lagent. Elle se compose du traitement de base, des
indemnits familiales et de toutes autres indemnits et primes institues par les textes lgislatifs ou
rglementaires.
TEXTES de REFERENCE
Article 33. Les dcisions portant recrutement, nominations, promotions et mises la retraite doivent faire lobjet
dune publication par lOffice de management et des Ressources Humaines (OMRH).
Article 34. Les Directions ou Services des Ressources Humaines communiquent systmatiquement la liste des
emplois vacants lensemble du personnel de ladministration concerne et en font rapport lOMRH via les
voies hirarchiques.
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Assurer le suivi de la situation comptable des personnels en intgrant les diffrents vnements susceptibles
daffecter la rmunration : promotion, primes exceptionnelles, etc.
Le service Administration des personnels effectue toutes les oprations administratives permettant
ltablissement des rmunrations mensuelles des agents publics.
Le MEF (Ministre de lconomie et des Finances) assure le paiement des rmunrations des agents publics
partir des informations fournies par linstitution qui bnficie des prestations de lagent concern.
Le service Protection sociale transmet au service Rmunration et Avantages sociaux les lments de
rmunration quil sert (remboursements de lassurance, primes dassistance exceptionnelles, etc.)
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
MINISTERE XYZ
OBJET :
INTEGRATION : AFFECTATION
REINTEGRATION : TRANSFERT
DEMISSION : STAGE
AUTRE
Nom / Prnom : ..
DIRECTION------------------------------------------- DEPARTEMENT-------------------------------------
SERVICE----------------------------------------------- DISTRICT---------------------------------------------
SECTION----------------------------------------------- PROJET------------------------------------------------
SALAIRE : ---------------------------------------------
98
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
MOTIF------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DATE-----------------------------------------------------
DIRECTION GENERALE
99
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le--------------------------
Monsieur /Madame..
Direction : -------------------------------------
Service : ----------------------------------------
Fonction : ..
Monsieur, Madame,
La Direction Gnrale du Ministre XYZ se rfrant au diplme qui vous a t dlivr par --------------------
---------------------------------------------------- reconnat vos capacits travailler comme -------------------------
---------------------------------------------
Il demeure entendu que lajustement de salaire subsquent ce changement de statut seffectuera au gr des
disponibilits budgtaires du Ministre.
Le Directeur Gnral :
Le Ministre :
100
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
C.C :
101
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Nomination
Port-au-Prince, le...
Monsieur /Madame
Direction :
Service :
Fonction :
Monsieur, Madame,
Jai lavantage de vous informer que vous avez t dsign pour occuper le poste
de. ce Ministre.
Vous voudrez bien noter que vous margez l'article........... du budget de l'exercice en cours avec des
appointements de ............................... gourdes.
Jespre que par votre travail et par votre discipline, vous justifierez la confiance place en vous.
Signature du Ministre
C.C :
102
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
103
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
Monsieur/Madame.
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
Jai lavantage de vous informer quil a t dcid de confirmer votre nomination effective depuis
le ..au poste de au Ministre
Vous voudrez bien noter que vous margerez larticle .. du Budget de lexercice
en cours avec des appointements de .. GOURDES (G).
Le Ministre,
Signature du Ministre
C.C :
104
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
105
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Promotion
Port-au-Prince, le...
Monsieur/Madame.
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
Jai lavantage de vous informer que vous tes promu compter de ce jour au grade de
, la Direction ...
Jespre que par votre travail, vos comptences et par votre discipline, vous justifierez la confiance place
en vous.
Ds rception de la prsente, vous voudrez bien entrer en contact avec le Directeur de votre Direction
daffectation pour les suites ncessaire.
Le Directeur Gnral,
Le Ministre,
C.C :
106
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
107
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification daffectation
Port-au-Prince, le...
Monsieur / Madame
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
La Direction des Ressources Humaines du Ministre XYZ vous informe que vous tes affect(e) la
Direction .. Service, titre
de
Ds rception de la prsente, vous voudrez bien prendre contact avec votre Directeur pour les suites
ncessaires.
C.C :
108
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
109
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Rintgration
Port-au-Prince, le...
Monsieur / Madame
Madame, Monsieur,
Jai lavantage de vous informer quil a t dcid de vous rintgrer ce Ministre titre de
..
Vous voudrez bien noter que vous margerez larticle du Budget de lexercice en cours
avec des appointements de GOURDES (G..).
Jespre que par votre travail et par votre discipline, vous justifierez la confiance place en vous.
_____________________________
Signature du Ministre
C.C :
110
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
En foi de quoi, la prsente lui est dlivre pour servir et valoir ce que de droit.
C.C :
111
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
112
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Transfert
Port-au-Prince, le...
Monsieur / Madame .
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
La Direction des Ressources Humaines du Ministre XYZ vous informe que vous tes transfr de
votre poste actuel (Direction.) au poste de , de la Direction
. titre de ...
C.C :
113
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
114
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Dtachement
Port-au-Prince, le...
Monsieur /Madame
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
Jai lavantage de vous informer quil a t dcid de vous placer en dtachement auprs de
lOrganisme de . conformment la demande
de et suivant l'article ............................... portant rvision du statut
gnral de la fonction publique.
Le Ministre,
C.C :
115
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
Monsieur / Madame :
Direction :
Service :
Madame, Monsieur,
C.C. :
OU
Le Ministre XYZ a le regret de vous informer qu'il a t dcid de vous mettre en disponibilit pour
abandon de poste depuis..............................................................
116
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
117
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Notification de Rvocation
Port-au-Prince, le...
Monsieur /Madame :
Direction :
Service :
Fonction :
Madame, Monsieur,
Le Ministre,
Le Premier Ministre,
118
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
C.C :
119
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
La Direction des Ressources Humaines du Ministre XYZ certifie que Monsieur / Madame
.. travaille dans ce Ministre depuis le..
En foi de quoi, la prsente attestation lui est dlivre pour servir et valoir ce que de droit.
120
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Port-au-Prince, le...
La Direction des Ressources Humaines du Ministre XYZ certifie que Monsieur / Madame
.......................... a travaill dans ce Ministre du au au titre de
....................................
En foi de quoi, la prsente attestation lui est dlivre pour servir et valoir ce que de droit.
121
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
GESTION
A/III GESTION DES CONGS ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
OBJET
Un agent bnficie de droits congs spciaux, congs ordinaires, congs maladie ou maternit.
TEXTES DE RFRENCE
Articles 107 126 : cong annuel, de formation, de maladie, de maternit et paternit, de prsence parentale
PROCDURES
Appliquer les rgles de gestion du personnel attaches chacune des positions et chacun des droits
ouverts
ACTIVITS
Attribuer les congs conformment aux rgles fixes par le dcret, et conformment lintrt de
service
Il transmet au service Dotation, qui enregistre dans la base de donnes les informations
OUTILS
122
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
123
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Le planning des dparts en cong spcial est un document rempli par chaque direction ou unit et transmis
la DRH (service administratif) dans les dlais prescrits.
DIRECTION ou UNITE :
124
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Date : ................................
Fonction :
Direction / Service :
Du -------------------------- au------------------------------------
Motif : ...
Justificatif joint : ..
Avis du Directeur
Date et signature :
Contrle de la DRH
Date et signature :
125
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Vu la DRH :
126
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
127
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Le planning prvisionnel des dparts en cong annuel est un document rempli par chaque direction ou unit
et transmis la DRH (service administratif) dans les dlais prescrits.
DIRECTION ou UNITE :
128
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Date : ...........................................
Nom /Prnom : ..
Fonction :
Direction / Service :
Conformment aux articles 107 110 du Dcret portant rvision du statut gnral de la Fonction publique
(2005),
Avis du Directeur
DRH :
Contrle des droits : nombre de jours autoriss : (.) Nombre de jours restants : (.)
129
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
130
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
131
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
DIRECTION ou UNITE :
132
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Date : .........................................
Fonction :
Direction / Service :
Je, soussign (e) sollicite un cong de maladie / maternit (rayez la mention inutile) :
Du -------------------------- au------------------------------------
133
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
134
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Direction / service :
Nom /prnom :
Fonction :
Exercice fiscal :
Motif
Dates dbut et fin Dure en jours (Cong annuel, de formation, de maladie, de maternit et
paternit, de prsence parentale, de maladie de longue dure)
135
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Date :__________________________
Nombre d'annes:
Balance de 2014 :
Motif ( ) ---------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------
Approuv par :
__________________________________
Directeur Gnral
N.B. Article 64 - LAgent de la Fonction Publique qui ne se prsente pas son poste la fin de cong est
mis en disponibilit (dcret portant rvision du statut gnral de la Fonction Publique).
La Direction se rserve le droit d'chelonner les congs annuels et/ou en autoriser le fractionnement.
136
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
La demande de cong rgulier doit tre soumise la Direction des Ressources Humaines au moins 1 mois
avant la date.
137
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
GESTION
A/IV GESTION DES PRSENCES AU POSTE ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
OBJET
Le contrle des prsences au poste est le premier acte de GRH permettant de contribuer lefficience des
prestations dues
TEXTES DE RFRENCE
Article 167. le fonctionnaire doit consacrer au service de ladministration la totalit des heures rglementaires
dactivits
Article 182. Le fonctionnaire qui ne respecte pas ses obligations fait l'objet de poursuites
disciplinaires.
Article 183. L'action disciplinaire est engage suite une faute constitue par le manquement du
fonctionnaire.
PROCDURES
Mettre en uvre le contrle des prsences au poste et appliquer les sanctions qui simposent en cas de
manquement.
ACTIVITS / TCHES
Le service Administration du personnel assure le contrle des prsences en relation avec les responsables du
personnel de chaque entit.
Il enregistre les sanctions prononces par les chefs de service et veille leur application
Il tablit des bilans rguliers, analyse les situations problmatiques et propose des stratgies damlioration pour
les services en difficults.
OUTILS
A/IV 03 : Procdure de contrle des prsences dans les Directions et Units centrales
138
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Direction ou Unit :
Service :
Contrl par :
Date :
Signature :
Approuv par :
Date :
Signature :
Retard motiv : RM
Absence motive : AM
Cong : CO
Maladie : MA
Mission : MI
139
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Il est prvu que le SIGRH fournisse des rapports de prsence hebdomadaire, partir desquels il sera ais
dtablir les rapports mensuels.
A/IV 03 : Procdure de contrle des prsences dans les Directions et units centrales
Dbut de semaine suivante Bilan de semaine prcdente par DRH (Service administratif)
service et Direction
140
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Prparer les textes lgislatifs absents permettant de grer les conditions de travail, les rclamations, les
instances de rgulation.
Le climat social qui prvaut au sein dun organisme public est un facteur de contribution la qualit du
service rendu lusager. Lorsque les instances de reprsentations du personnel sont prsentes, la conduite
des relations sociales au quotidien, en proposant des solutions adaptes la prvention et la rsolution des
conflits, devient une pratique permanente.
La prparation et lanimation de rencontres avec les reprsentants du personnel deviendront, au-del des
tapes rglementaires, des moments dchanges forts qui permettent danalyser le climat social.
Des outils ddis peuvent, par ailleurs, tre mis en uvre pour mieux observer le corps social, recueillir des
lments factuels sur les pistes damlioration des conditions de vie professionnelle, mais aussi sanitaire et
sociale, mettre en place.
Une politique de gestion des relations sociales doit tre dfinie autour des deux pratiques cls qui sont le
dialogue social et lenvironnement du travail.
Le dialogue social
Une politique de dialogue social doit permettre de mettre en uvre et dvelopper les relations sociales avec
les partenaires sociaux dune administration ou dun tablissement public de ltat.
Un systme de reprsentation des salaris doit tre construit progressivement, avec la mise en place de
plusieurs institutions complmentaires capables dassurer les trois fonctions de base des relations sociales :
la rclamation, lexpression collective et la ngociation.
Conseil aux cadres de la filire RH et aux managers sur le plan des relations sociales
Veille sociale et rglementaire sur lvolution des rgles relatives lorganisation du dialogue
social.
Lenvironnement de travail
141
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Voici des questions reprsentatives de six thmes qui structurent les enqutes sociales. Les rponses
proposes sont toujours identiques, soit oui, toujours , oui, parfois , non, rarement et non, pas du
tout .
Management : la qualit du management mesure la satisfaction que les salaris ont de leur suprieur
hirarchique direct et de lensemble de la ligne hirarchique.
Questions : Votre suprieur hirarchique vous donne-t-il les moyens de progresser ? Votre mission et votre
activit sont-elles clairement explicites ?
Motivation : expression de lengagement des salaris lorsquils sont satisfaits de leur travail, des
conditions de leur activit et des diffrentes rtributions quils peroivent en change de leur travail. Cela
permet de mesurer lattraction de lorganisation et de la reprsentation quont les salaris de son projet.
Questions : Avez-vous le sentiment dtre reconnu(e) par rapport au travail que vous ralisez ? Connaissez-
vous les valeurs de lorganisation ?
Communication : les questions de ce thme ont pour objectif dvaluer la performance des dispositifs de
communication et de voir si ces derniers jouent pleinement leur rle de coordination.
Les changements : il sagit de mesurer la connaissance et ladhsion des salaris aux grands projets de
changement que lorganisation vit ou a vcu.
Questions : Selon vous, les grands projets de lentreprise sont-ils pertinents ? Les projets de changements
crent-ils des problmes nfastes au fonctionnement de lorganisation?
Questions : Selon vous, lorganisation a-t-elle une stratgie claire pour lavenir ? Parlez-vous de la stratgie
de lorganisation avec vos collgues ?
142
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Lenvironnement de travail : ce thme vise interroger les salaris sur leurs conditions de travail tant
matrielles quen termes de rmunrations.
Questions : Pensez-vous travailler dans de bonnes conditions matrielles ? Votre rmunration vous
semble-t-elle juste ?
GESTION
A/V POLICE DASSURANCE VIE ET SANT ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
OBJET
Il existe un service dassurance aux fonctionnaires charg dassurer des prestations en matire de sant
TEXTES DE RFRENCE
Article 153. L'tat garantit la protection sociale des fonctionnaires. Les fonctionnaires bnficient d'un systme
d'assurance instaur par I Etat et qui donne droit au remboursement des dpenses occasionnes par les maladies
et les accidents. Ces assurances couvrent galement les cas de dcs.
PROCDURES
Mettre en uvre le service de lassurance et veiller la rgularit de lattribution des prestations tous les
personnels.
ACTIVITS / TCHES
Grer les oprations permettant le versement des prestations lagent (rclamation des indemnits)
Le service Protection sociale met en uvre les dispositifs dadhsion, de cotisation, de liquidation des prestations
OUTILS
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A intgrer
A intgrer
A intgrer
Certificat dassurance
Port-au-Prince, le -------------------------------------
La Direction des Ressources Humaines du Ministre XYZ certifie que Melle/Mme M---------------------
Est couvert(e) par lAssurance Collective Sant-Vie de ltat Hatien effective depuis
le..
Date de naissance :.
Vu et Approuv :
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DRH : _______________________________________
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GESTION
GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL ET
A/VI ADMINISTRATIVE DU
PRVENTION
PERSONNEL
OBJET
La DRH est charge de veiller aux bonnes conditions de travail des personnels.
Elle doit assurer la prvention des accidents et grer les cas qui surviennent.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Rduire le risque daccidents du travail et de trajet, afin de protger la vie des agents et limiter
labsentisme.
ACTIVITS / TCHES
Formation la scurit des nouveaux agents exposs des risques (exemple : conducteurs automobiles et
engins, magasiniers, etc.)
Mise en uvre des procdures de mise aux normes des locaux et quipements
OUTILS
A/VI 01 : Modle de rapport dinspection des normes de scurit dun mtier risques
A/VI 03 : Modle de rapport dinspection des normes en matire dergonomie et de conditions de travail
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A/VI 01 : Modle de rapport dinspection des normes de scurit dun mtier risque
Service inspect :
Lieu de linspection :
Personnel prsent :
Nom prnom :
Fonction :
Service :
Direction :
Observations :
150
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Dans le mois Mise en uvre dune procdure DRH (Service protection sociale)
de concertation afin de rsoudre + Directeur + chef de service
les difficults constates
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Service inspect :
Lieu de linspection :
Personnel prsent :
Nom prnom :
Fonction :
Observations :
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Direction / service :
Lieu de laccident :
Circonstances de laccident :
Causes de laccident :
Responsabilits ventuelles :
Date :
Signature du dclarant2 :
1
Rayez la mention inutile
2
Si le dclarant nest pas laccident : Nom/prnom, Direction / Service, Fonction
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GESTION
A/VII GESTION DES LITIGES, CRISES, CONFLITS ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
OBJET
La DRH est charge dassurer veille, prvention et assistance en cas de litige, crise ou conflit
TEXTES DE RFRENCE
Dcret portant rvision du statut gnral de la fonction publique (2005) sur le rgime des sanctions
PROCDURES
Mettre en uvre toutes les procdures facilitant, prvenant ou rtablissant les conditions optimales de relations
au travail
ACTIVITS / TCHES
Le service Protection sociale est charg de mettre en uvre ces diffrentes activits. Il dispose dun agent form
la gestion des conflits.
OUTILS
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La fonction de dveloppement des ressources humaines pilote lvolution des diffrentes populations de
lentreprise par le biais de la gestion de lemploi et des comptences, des carrires, de la formation, et le
pilotage des rgles de rmunrations et de promotion.
Dans cette partie, nous nous attarderons un peu sur la fonction de lvaluation des comptences qui nous
amnera celle de la formation du personnel pour finir avec la gestion des carrires.
NB : A noter la publication dans le journal officiel Le Moniteur du 19 Septembre 2014 des arrts
suivants, en annexes:
2) Arrt fixant la procdure doctroi et de gestion des bourses dtudes au bnfice des
fonctionnaires.
Mettre en place lentretien annuel professionnel pour lensemble des agents pour intgrer laspect
valuation dans le cadre de la dmarche de gestion prvisionnelle des ressources humaines, afin de mieux
apprhender les dimensions comptences, mtier et mobilit.
Les fonctionnaires sont valus une fois par an sur la base de critres pralablement dfinir dans les
statuts particuliers, notamment en fonction de la nature des emplois et des objectifs qui leur ont t assigns
dans le cadre des objectifs gnraux du service ou de l'administration (art. 71).
Les valeurs et les apprciations gnrales concernant le fonctionnaire tiennent compte de ses connaissances
professionnelles, de son efficacit, du sens de l'organisation et de la mthode dans le travail, ainsi que des
qualits dont il fait preuve dans l'excution du service (art. 72).
Lobjectif est de faire de lentretien annuel, non seulement un instrument dapprciation, mais aussi un
vritable outil de management qui puisse sinscrire dans une dmarche dynamique, de dialogue et de
dveloppement personnel et professionnel, dans un milieu aux volutions constantes et souvent
imprvisibles. La ralisation des diffrents outils et llaboration dune mthodologie, amnent mettre en
place une dmarche participative et transversale qui peut ncessiter plus dun an de travail afin de respecter
chaque tape du projet.
Lentretien dvaluation des agents constitue un vritable pilier de la gestion des ressources humaines. En
effet, il reprsente un outil de management qui permet lagent de mieux se situer et de faire connatre ses
attentes. Cest aussi un moment dchanges et de dialogue privilgi entre lagent et sa hirarchie.
Lvaluation de la performance des agents dans une organisation recouvre en fait deux dmarches qui sont
souvent confondues :
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
lexpression traditionnelle.
Cette notion dsigne le produit de lactivit du service public et de ses agents. Elle ne comporte pas lide
de lexploit, comme le sous-entend souvent le vocabulaire sportif.
Mais ladministration doit veiller amliorer ses activits, dlivrer le meilleur produit ou la meilleure
prestation pour rpondre aux priorits fixes par le gouvernement et aux attentes du public. Cela passe par
lvaluation systmatique de la performance individuelle et collective du service public.
2) Lvaluation de la performance
- Par la mesure de lefficacit, on veut sassurer que les priorits politiques du gouvernement,
traduites en objectifs atteindre par les administrations, ont t mises en uvre et quelles ont
obtenu les rsultats attendus.
- Par la mesure de lefficience, on veut sassurer que la performance a t ralise de faon
optimale, en termes dutilisation des moyens, en particulier les moyens budgtaires et humains,
ainsi quen termes dimpact. En ce sens, lefficience, cest lefficacit au moindre cot.
Lvaluation de la performance doit tre aussi objective que possible. Elle repose sur lexamen de faits, de
rsultats quantifis, et dindicateurs dfinis de faon rigoureuse.
Cest pourquoi lvaluation de la performance doit tre place dans un cadre mthodologique strict,
dcrivant le plus prcisment possible le contexte de la performance :
La rponse ces questions est videmment variable selon ltendue des responsabilits confies lagent.
Elle sera brve, rapide et simple formuler quand il sagit dun agent dexcution ; elle sera beaucoup plus
complexe et ncessitera un travail prparatoire approfondi et document pour lvaluation de la
performance dun cadre, a fortiori dun cadre suprieur de ladministration.
Plus lagent valuer est charg de responsabilits, et plus sa performance doit tre apprcie dans son
contexte. Ce qui signifie que lvaluation de la performance dun agent est loccasion dune rflexion sur la
partie de linstitution o elle se droule : buts, organisation, modes de fonctionnement, moyens disponibles.
De ce point de vue, lvaluation de la performance dun agent est aussi, dune certaine manire,
lvaluation de la performance du couple hirarchique suprieur - subordonn. Cette valuation se fait au
regard de la mission qui les runit, lun fixant les objectifs et les contrlant, lautre les ralisant et rendant
compte. Sans cette relation indissociable, la mission ne serait pas excute. Cette simple vidence montre
que lexercice dvaluation de la performance place, jusqu un certain point, le subordonn et le suprieur
hirarchique dans un rapport dgalit, chacun tant indispensable lautre pour laccomplissement de la
tche.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Pour le subordonn valu, cela peut amener une meilleure comprhension de sa mission, des objectifs
atteindre et des tches accomplir, ainsi qu une meilleure apprciation de sa contribution personnelle la
performance, par son comportement, ses qualits professionnelles et humaines, mais aussi ses insuffisances
et ses dfauts. Sil a lui-mme des responsabilits dencadrement, il pourra en tenir compte dans
lvaluation de la performance de ses subordonns.
De mme, lvaluation peut conduire aussi une nouvelle rflexion du suprieur sur sa propre faon
dapprhender sa mission et dexercer son autorit. son tour, il pourra tirer profit de lvaluation de ses
subordonns pour prparer lvaluation de sa propre performance par son suprieur hirarchique.
Cest ainsi que, de proche en proche, cest toute linstitution qui tendra lamlioration de sa performance
collective travers lvaluation des performances individuelles, tout en renforant la cohrence de son
activit.
Au plan pratique, on voit bien que lvaluation de la performance relve en premier lieu des directions
mtiers : cest elles que sont assigns les objectifs gnraux de leur mission, elles qui en grent les
moyens juridiques, administratifs et financiers, elles enfin qui emploient les agents. Cest aux services
mtiers quil appartient de runir toutes les informations du dossier de base de lvaluation de la
performance.
- Dune part, elle doit dboucher sur la reconnaissance de la performance accomplie par lagent,
dans un systme dincitations ou de sanctions, afin dentretenir la motivation de lagent
- Dautre part, elle permet de proposer lagent un parcours de carrire lui permettant dexprimer
tout son potentiel professionnel, tout en recherchant pour le bien de linstitution laffectation
optimale des agents, l o ils rendront les meilleurs services tout au long de leur carrire.
Autrement dit, une performance mdiocre ne signifie pas forcment que lagent est mdiocre : des facteurs
extra professionnels ont pu affecter sa performance, la maladie, la situation familiale etc..; linverse, une
performance brillante ne conduit pas forcment une nouvelle affectation ou laccs de plus hautes
responsabilits : lagent a peut-tre tout simplement trouv le poste qui correspond le mieux ses capacits,
sans espoir de les faire voluer etc.. Parfois, le rapport subjectif entre lagent et son suprieur hirarchique
peut constituer un facteur inhibant, ou au contraire stimulant.
Dans tous les cas, lvaluation de la performance doit trouver une forme de reconnaissance immdiate,
proportionne, objective, selon des rgles connues et annonces lavance : cest lobjet du systme des
primes et indemnits et des avancements dchelon qui ont une incidence directe sur le revenu de lagent.
La direction de la ressource humaine sattachera, en la matire, laborer les rgles de concordance entre la
performance et le rgime indemnitaire des agents, en liaison avec les directions mtiers.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Mais lvaluation de la valeur professionnelle doit viser, sur le plus long terme, dtecter le potentiel
dvolution de la carrire dun agent, sa vocation accder des responsabilits plus leve, son aptitude
la mobilit professionnelle, tant fonctionnelle que gographique. Lvaluation priodique de la valeur
professionnelle dun agent permet de faire le point chaque tape de son parcours, denvisager ltape
suivante, et ainsi de tracer progressivement sa carrire. Ceci constitue un processus dapprentissage par
lequel lagent est prpar laccs de nouvelles responsabilits par acquisition de nouvelles comptences
et savoir-faire, accumulation dexpriences, et suivi de formations professionnelles qualifiantes.
Au plan pratique, lapprciation de la valeur professionnelle est plus directement place sous le contrle de
la Direction des Ressources humaines, qui a la charge de grer les carrires et la politique de formation
professionnelle et de perfectionnement des agents.
4) Lentretien dvaluation :
La mthode privilgie de lvaluation est lentretien, par lequel lagent valu dialogue avec son suprieur,
en face face.
La difficult de lvaluation de la valeur professionnelle dun agent est quelle va au-del de lvaluation de
la performance. Celle-ci se fonde dabord sur des faits, des indicateurs de rsultats concrets et chiffrs,
tandis que celle-l comporte invitablement une part de subjectivit. Cest pourquoi lvaluation de la
valeur professionnelle doit suivre une procdure stricte, tendant rduire le plus possible cette part de
subjectivit.
Dans lidal, compte tenu de ce qui prcde, lvaluation de la performance et lapprciation de la valeur
professionnelle ne devraient pas tre conduites par les mmes personnes, pour assurer lobjectivit du
processus. Trois formules sont possibles :
- Lvaluation est mene par un organisme tiers, tel quune inspection gnrale, ou un expert
indpendant ;
- Lvaluation de la performance est effectue par le suprieur hirarchique immdiat, tandis que
lapprciation de la valeur professionnelle est faite par lautorit hirarchique, cest--dire au-
dessus du suprieur hirarchique direct (chef de service, directeur). Ainsi le recul de cette autorit
lui assure une plus grande objectivit de jugement ;
La premire formule a linconvnient de dpossder la hirarchie dune prrogative importante, qui est un
attribut de lautorit. En outre elle prive le couple suprieur - subordonn de ce rendez-vous priodique,
moment dchange privilgi.
La seconde constitue une procdure lourde, en imposant lagent et sa hirarchie deux valuations qui,
pour bien faire, demandent du temps et sont difficiles inscrire dans le calendrier administratif.
La dernire, dans ces conditions, est ici prfre bien que ce soit la plus expose au risque de subjectivit.
Lintervention de lautorit hirarchique suprieure est l pour temprer ce risque.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Lentretien dvaluation se termine en principe par le constat de points daccord entre lagent valu et son
suprieur hirarchique. A la base, les deux devraient normalement tomber daccord sur la description de la
performance ralise, puisquelle repose sur des lments factuels et/ou quantifis. Sur cette base, ils
peuvent partager lanalyse et le diagnostic de la situation, montrant quils ont une commune comprhension
de la performance. Enfin, ils doivent convenir dun accord sur les objectifs nouveaux atteindre et les
moyens mettre en uvre : ce point est crucial, car cet accord servira, lors de lvaluation suivante,
dterminer les responsabilits respectives dans laccomplissement de la performance.
Lobjectif est de parvenir un quilibre entre les missions ou les tches assignes lagent, les moyens mis
sa disposition et les efforts fournir. Les suites, en termes de reconnaissance de la performance et
dvolution de la carrire, doivent galement tre claires. Ces lments devraient normalement, au terme de
la ngociation, faire lobjet dun consensus entre lagent et son suprieur. En cas de dsaccord partiel,
lagent peut faire valoir ses rserves ou en appeler larbitrage de lautorit hirarchique (chef de service,
etc), mais en dernier ressort, cest la dcision du suprieur hirarchique qui simpose. Lors de
lvaluation suivante, les rserves formules en dbut de priode seront prises en compte, selon leur
pertinence, et pourront venir en attnuation de la responsabilit de lagent. Elles pourront galement
engager la responsabilit du suprieur hirarchique qui aura pass outre les observations de son subordonn
et impos une performance irraliste, ou impossible atteindre avec les moyens accords.
Cest en cela que la fiche annuelle dvaluation de lagent constitue un quasi-contrat objectifs-moyens
entre lagent et ladministration.
Les fiches de procdures qui suivent doivent tre comprises et appliques en tenant compte de ces
proccupations.
161
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
OBJET
Lapprciation rgulire du personnel sur la base dune procdure et de critres quitables contribue
lamlioration de la performance et de la motivation des agents, ainsi qu lefficience du service public.
Elle permet de prvoir les formations, les mouvements de personnels, les volutions de carrire ainsi que les
sanctions ou rcompenses.
Elle permet la fois un bilan et une prospective (objectifs atteints / nouveaux objectifs fixs) pour lagent et pour
le service
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Lvaluation doit se pratiquer intervalles de temps rguliers. Une valuation optimale seffectue
annuellement.
Lvaluation est effectue par le responsable hirarchique direct de lagent, celui qui est en mesure
dobserver son travail.
Lapprciation seffectue au cours dun entretien prpar qui sappuie sur plusieurs documents : la fiche
individuelle dvaluation, le guide dentretien, la fiche de lentretien prcdent, la fiche de poste de lagent,
les objectifs prcdemment fixs lagent, tous lments permettant dapprcier la contribution de lagent
la performance du service.
Les performances obtenues par rapport des critres sont traduites sous forme dune notation inscrite dans
le dossier de lagent et dterminant la progression de carrire ainsi que loctroi ventuel de primes.
ACTIVITS / TCHES:
Prparation de la procdure et des outils dapprciation et de diffusion dans les entits du ministre et
organisme,
Exploitation des rsultats : vrification de lapplication des rgles et des critres dapprciation, contrle
du calcul des notations, synthse des lments exprims en terme de proposition davancement, de
promotion, de mutation, de formation, dorganisation de service, dobjectifs fixs lagent, etc.
162
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Le service valuation et Formation transmet aux Directions le dispositif et les outils dvaluation, ainsi
quun planning prvisionnel de la prparation et de la tenue des entretiens
Les Directions laborent un calendrier dorganisation des entretiens (convocations et conduite des
entretiens)
Le service valuation et Formation effectue les vrifications nonces ci-dessus et exploite et transmet les
rsultats des valuations la DG
OUTILS
E/III-02 : Lentretien annuel dvaluation mthodologie : comment mettre en place lentretien annuel
dvaluation ?
E/III -10 : Lentretien dvaluation est un face face : des outils et savoir-faire ncessaires
E/III -15 : Modle de Fiche individuelle dvaluation comportant une grille de critres, un bilan global,
les nouveaux objectifs fixs, les propositions (formation, promotion, mutation, sanction, rcompense, )
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Lentretien est donc un dialogue construit, qui reprend et analyse les faits de lanne coule (n-1), compte
tenu des objectifs fixs, des moyens et des attentes de chacune des parties (agent /responsable
hirarchique). Il aboutit une sorte de contrat entre lagent et son responsable.
L'entretien annuel a pour premier objectif de vrifier la manire dont le collaborateur assure la tenue
rgulire de son poste de travail et sa contribution la bonne marche de ltablissement.
En tant que tel, il n'a aucune incidence directe sur la rmunration du collaborateur. Il peut, en revanche,
permettre de mieux apprhender les volutions possibles dans le poste ou au sein de ltablissement.
Il permet, par ailleurs, d'engranger un certain nombre d'informations, pouvant ultrieurement contribuer
mieux grer l'volution du personnel et faciliter un suivi rgulier de ses comptences actuelles et
potentielles.
En effet, les objectifs de cet entretien sont multiples, aussi bien pour lagent que pour la hirarchie.
164
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Est loccasion dvoquer les difficults rencontres et de donner des pistes damlioration.
Permettre de motiver et guider lagent dans son Permettre ltablissement de justifier et dtayer
dveloppement personnel de savoir-faire et de des dcisions et des actions dans le domaine des
comptences, daccepter de faon concerte des ressources humaines (promotions, mutations,
nouveaux objectifs de performance ou de plan formation,)
dactions
Une telle dmarche doit tre prcde dune sensibilisation des cadres, dune formation lvaluation et
la manire de conduire un entretien, dune campagne de communication.
Il faut ensuite attacher une attention trs particulire lentretien lui-mme. Il est essentiel dcouter les
souhaits des agents, de fixer des objectifs ralistes et prcis partir dun formulaire, de responsabiliser les
collaborateurs au suivi et lexploitation des entretiens.
Le dialogue instaur permet de mettre en lumire, au-del du recueil des besoins de formation et des
souhaits de mobilit, la ncessit dun change pour aboutir des accords stables et des engagements
mutuels entre les agents et leur hirarchie.
Mettre en place lentretien individuel dvaluation qui consiste en un entretien entre lagent qui fait lobjet
de lvaluation et son suprieur hirarchique direct.
Ce nouveau mode de dialogue ncessite de formaliser dans un document intitul fiche dentretien
dvaluation lentretien qui accompagnait jusqualors la notation annuelle.
Cet entretien annuel doit tre pour le suprieur hirarchique et son collaborateur un moment privilgi
dcoute, de dialogue et de concertation.
165
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Il doit permettre de :
faire ensemble le bilan du travail de lanne coule et lanalyse des conditions dans lesquelles il
est ralis
de dterminer si les conditions sont remplies en termes de valeur professionnelle pour les
avancements dchelon et de grade et la promotion interne
Les fiches dentretien dvaluation accompagnes des profils de poste sont transmises aux directions.
Des formations lentretien dvaluation sont prvues pour les valuateurs et les agents valus.
166
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
Pour donner sa pleine efficacit lentretien annuel, il convient de faire vivre cette procdure en la reliant
aux autres procdures de gestion des Ressources Humaine
Lentretien sinscrit dans une dmarche en mode projet, cest pourquoi un certain nombre dtapes doivent
tre respectes :
1. Mettre en place un groupe projet, un comit de pilotage, qui formalisera les rgles, une mthodologie
suivre, avant de lancer une campagne dinformation et de communication.
Runir dans ce groupe des reprsentants des directions, les chefs de services. Il est prfrable que le groupe
de travail soit constitu sur la base du volontariat.
Ce groupe a en charge la formalisation des rgles mettre en place pour cet entretien.
Dans ce but, il doit rassembler sur un document crit un certain nombre dindications :
167
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
les moyens qui seront mis en uvre : la formation des valuateurs, les recours en cas de
dsaccord, la prise en compte des attentes de chacun par un dialogue vritable ;
la priodicit de lentretien, sa date, sa dure moyenne, les circonstances dans lesquelles il devra
avoir lieu (calme, temps choisi au maximum, priode de prparation prvue pour une attitude
constructive), lindication de la personne qui valuera (qui value qui ?) ;
une fiche dentretien comprenant un lexique et un guide afin que tous les termes soient compris
de faon commune.
3. Communiquer auprs des agents sur les objectifs, la mthode, les chances.
Une trame mthodologique est propose en exemple, qui est indicative et non un modle exhaustif.
Mthodologie du groupe projet tat des lieux sur les pratiques existantes
(perception du management)
Prparation de la communication
168
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines OMRH
- 1 pour lvaluateur,
- 1 archiv la DRH
Analyse des entretiens et actions mettre en Synthse par service, par filire, pour
uvre lensemble de lorganisation des
informations recueillies (plan de
formation, mobilit, moyens humains et
matriels)
La fiche dentretien doit faire l'objet d'une utilisation rigoureuse et cohrente, dans lintrt de l'agent lui-mme et de
ladministration.
Afin de vous faciliter la rdaction de cette fiche dentretien, nous vous proposons den dcouvrir les rubriques
successives, avec des cls de lecture.
169
Nom, Prnom : Grade :
Date de lentretien :
1. Mission :
Connaissances Connaissances
professionnelles
Maintien et
dveloppement du
savoir faire
Organisation Autonomie
personnelle
Ractivit
Relations Ecoute
humaines
Sociabilit
Management Animation
gestion dquipe
Dlgation
1. Souhaits de lagent :
a. Orientation de carrire :
c. Formation(s) souhaite(s) :
******************************************************************************
******************************************************************************
Afin de rendre l'change le plus constructif possible, il est important que les deux parties se mettent d'accord sur une
vision commune du poste. Ce peut tre aussi l'occasion de mettre jour, chaque anne, la liste des principales
activits du poste.
Pour ce faire, il faudra procder en deux temps : le responsable hirarchique et l'agent auront rflchi, chacun de leur
ct, avant l'entretien, la faon de remplir ces rubriques.
Ce n'est que lors de l'entretien qu'ils rempliront ensemble et de faon dfinitive, les rubriques concernes.
La mission (1/1) doit tre rdige en une phrase simple. C'est la rponse la question : pourquoi le poste existe-t-il
? ou encore quoi sert le poste ?.
Les principales activits du poste (1/2) doivent dcrire les principales composantes du poste dans son activit
rgulire. Elles doivent tre exprimes en quelques lignes et rpondre la question qu'est-ce que je fais
principalement? .
On s'efforcera ici d'tre synthtique, en n'encombrant pas la liste de dtails trop prcis. L'objectif vis est de partager
une vision claire du poste, permettant ensuite aux deux parties de disposer d'une base commune actualise, pour
valuer la contribution de l'agent lors de l'anne coule.
Les relations professionnelles (1/3) de l'agent dans son poste devront tre numres aussi bien en interne qu'en
externe, afin de prciser dans quel environnement professionnel travaille l'agent.
On prcisera aussi les moyens mis en uvre dans le poste (1/4) : budget allou, matriel utilis ainsi que les
actions d'animation de personnel (1/5) ncessaires la tenue du poste, notamment pour les cadres.
Les faits marquants de lanne coule (1/6), sont les vnements qui dpassent le cadre de la mission permanente
ou une contribution particulire tels, que cela mrite den faire rfrence.
On veillera bien entendu prparer suffisamment l'avance cette partie de l'entretien pour ne pas consacrer trop de
temps ce qui ne devrait constituer, hormis la premire anne ventuellement, qu'un simple rappel ou une mise
jour.
Il s'agit ici, au vu de ce qui a t rappel et consign dans le chapitre 1 (Renseignements sur le poste occup), de
regarder avec objectivit et sincrit la faon dont lagent sacquitte de son poste de travail travers ses activits
principales, ses relations professionnelles et, sil occupe un poste dencadrement, ses tches danimation.
Lvaluateur prendra note dune part de ce qui va bien (acquis), dans la premire colonne, en prcisant les
activits dont il y a lieu d'tre satisfait. Dans la deuxime colonne, il prcisera ce qui pourrait aller mieux (en
cours dacquisition), en numrant les pistes de perfectionnement et les actions de progrs mettre en place.
Ainsi, pourront tre arrtes de commun accord avec lagent, des actions de progrs lui permettant damliorer la
tenue et la matrise de son poste de travail.
Lobjectif poursuivi ntant pas dattribuer une note administrative mais plutt dexaminer en commun :
dune part, quel est le degr dadaptation au poste et de matrise de ses activits,
dautre part, quelles actions de progrs peuvent lui permettre de se perfectionner afin damliorer durablement
cette matrise et donc, sa propre efficacit professionnelle.
Les deux interlocuteurs prendront bien garde ici de n'voquer que des faits concrets et des situations observables,
ce qui sera dautant plus facile quils auront pris le soin de prparer leur entretien au pralable.
La qualit du dialogue durant cette phase de lentretien, comme durant lensemble de lentretien, sera tout fait
primordiale.
Il s'agit l de noter les centres dintrts, les expriences professionnelles ponctuelles non contenues dans les
activits principales du poste ou encore les activits extra-professionnelles que lagent souhaiterait porter la
connaissance de la collectivit, afin de mieux se faire connatre.
Cette rubrique est libre et facultative et na dautre objectif que damliorer la connaissance de lagent. Bien
entendu, lexploitation ultrieure de ces donnes ne pourra tre ralise quen fonction des besoins rels de
ltablissement.
Durant l'entretien on commencera, bien entendu, par valuer les rsultats atteints sur les objectifs de l'anne coule
avant de fixer de nouveaux objectifs sur l'anne venir. Evidemment pour le premier entretien, cette rubrique restera
vide (4.1).
On rappellera ici brivement les objectifs fixs lors du prcdent entretien en restant scrupuleusement fidle ce
qui avait t convenu alors.
Dans un souci d'efficacit, leur nombre est au maximum de 3. Ce sont des objectifs de progrs qui, en tant que tels se
distinguent des objectifs permanents du poste.
Un objectif de progrs est une situation prvisionnelle que l'on cherche atteindre. Il doit contribuer faire
progresser la performance de l'agent ou du service. Il doit donc tre exprim en verbes d'action et tre prcis tout en
tant succinct.
Par exemple, pour un poste de comptable, procder la ralisation du bilan comptable annuel constitue un objectif
permanent du poste ; par contre, diminuer les dlais de ralisation de ce bilan de 15 jours peut constituer un objectif
de progrs.
La pertinence d'un objectif dpend, par ailleurs, de son niveau de ralisme et de la prise en compte par les deux
parties des difficults qu'il reprsente.
Pour cela il doit faire l'objet d'une discussion afin d'tre accept et valid par les deux parties.
Les dlais :
Chaque fois que l'objectif envisag constitue une action ponctuelle s'insrant dans un plan d'action plus global, il est
prfrable de fixer un dlai prcis pour viter tout drapage qui pourrait gnrer un litige sur l'apprciation des
rsultats.
Enfin, un pilotage rgulier des objectifs permettra de garantir, dans la plupart des cas, le respect des dlais.
Pour faciliter le choix des modalits de mesure, posez-vous la question : A quoi verra-t-on que l'objectif a t
atteint ?
Par exemple :
un objectif de qualit peut tre mesur par l'absence de toute rclamation (zro rclamation) ou par la
diminution du nombre de ces rclamations
Selon la nature des objectifs d'autres modalits de mesure pourront tre dfinies :
Si un dlai prcis est fix, on peut convenir ds le dpart d'un dlai minimum correspondant un objectif atteint
100 % et d'un dlai maximum au del duquel on considrera que l'objectif n'a pas t atteint.
S'il s'agit d'une action entreprendre ou mener terme : on tablira un chancier au dpart de l'opration et
on mesurera le niveau d'avancement de l'action par rapport cet chancier.
Chaque fois qu'il s'agira d'objectifs quantitatifs on prendra bien garde formuler de faon prcise la nature du
rsultat attendu.
En tout tat de cause, les modalits de mesure devront tre fixes imprativement lors de la formulation des objectifs
et dfinies de faon explicite et concerte.
Les moyens :
Ce sont les lments qui pourront faciliter si ncessaire l'atteinte des objectifs.
Ils doivent dcouler d'une relle discussion entre lagent et sa hirarchie au moment de la formulation des objectifs.
Si l'objectif ne ncessite pas la mise disposition de moyens spcifiques, il est prfrable de ne pas chercher
remplir la rubrique, puisque devront y figurer uniquement des actions ou des objets concrets : attribution d'un budget,
inscription une formation, quipement supplmentaire, mise disposition de personnel, assistance hirarchique
prcise, etc.
des aptitudes quil semble manifester dans certains domaines, mme si elles sont dune importance relative
pour la tenue de son poste de travail.
Diffrentes comptences et aptitudes sont listes et regroupes en quatre catgories (dtails donns dans le lexique) :
les connaissances
lorganisation personnelle
Dans chaque catgorie, le responsable de ple prcisera avant tout si les comptences et aptitudes voques sont
essentielles , importantes , secondaires dans le poste occup par l'valu ou encore si elles ne concernent
pas le poste .
On valuera ensuite le positionnement de l'agent par rapport ces critres selon cinq niveaux :
excellent : la qualit du travail fourni est excellente, donne entire satisfaction, lagent dpasse de beaucoup les
attentes signifies.
bon : la qualit du travail fourni est trs bonne, lagent dpasse les attentes signifies.
satisfaisant: la qualit du travail fourni donne satisfaction, bon travail. Lagent rempli les attentes signifies.
amliorer : la qualit du travail fourni peut tre amliore. Travail convenable mais les rsultats ne sont pas
suffisants.
insuffisant : la qualit du travail fourni laisse apparatre des difficults et des carences. Les rsultats sont
nettement insuffisants.
Cette valuation devra se faire en comparant lavis de lagent et celui de lvaluateur. Lobjectif tant, une fois de
plus, de rechercher les pistes de perfectionnement souhaitables afin de mettre en cohrence la prestation de lagent et
la prestation attendue par son responsable hirarchique.
Cette partie doit constituer la conclusion logique de lensemble de lentretien. Il doit tre la concrtisation des
changes fructueux entre lagent et son responsable hirarchique.
On notera ici les souhaits, suggestions ou attentes de lagent concernant son poste ou sa vie dans lorganisation, quil
sagisse dun simple enrichissement des tches ou de laccession de nouvelles responsabilits.
De la qualit des changes durant lensemble de lentretien dpendra la pertinence des suggestions et des souhaits
exprims.
A la rubrique Mobilit seront nots les souhaits ou les disponibilits de lagent pour telle ou telle exprience
mettant en jeu une mobilit professionnelle.
On prcisera en outre sil sagit dune mobilit ponctuelle (remplacement momentan, tche occasionnelle, ),
fonctionnelle (sur un autre poste, un nouveau mtier) ou gographique (sur un nouveau lieu de travail).
Dans ces cas, il sera utile de motiver les souhaits de lintress et de prciser compter de quelle date ils peuvent tre
pris en considration.
Lvaluateur prcisera, la fin de lentretien (6.2 du tableau), son avis sur les attentes de l'agent, exprimes en 6.1, et
rappellera, si ncessaire, ses propres attentes envers lagent (pistes de perfectionnement, actions de progrs mises en
place, etc.).
La dernire rubrique, " Besoins en formation constats par l'valuateur " (6.3), permettra l'valuateur soit de
reprendre les souhaits exprims par l'agent en 6.1, s'il les considre comme utiles et pertinents dans le dveloppement
professionnel de l'agent, soit de dfinir des besoins en formation mme d'amliorer la matrise du poste occup par
l'agent.
Enfin, une dernire relecture de l'ensemble du formulaire par les interlocuteurs permettra de vrifier qu'aucune
rubrique n'aura t oublie et que les conclusions de l'entretien et les rsolutions adoptes apparaissent clairement
pour les deux parties.
E/III - 04 : Lentretien annuel dvaluation (mthodologie) les tapes de lentretien dvaluation
Prparation de Les deux parties Se remmorer les faits Les deux protagonistes doivent remplir
lentretien marquants de lanne coule chacun de leur ct la fiche dentretien.
Lvaluateur peut saider dune fiche de
Noter les russites ou points poste et du plan de formation de lanne
forts et les checs ou difficults coule.
Remplir la fiche dentretien Se souvenir que toute survaluation ou
sous-valuation sera dommageable
terme.
La ralisation Les deux parties Respecter date, heure et S'appuyer sur des faits concrets,
de lentretien conditions matrielles dcoute et
dattention. Accueillir positivement les suggestions,
La conclusion Les deux parties Relecture deux de la fiche Chaque rubrique doit tre correctement
de lentretien dentretien remplie
A la diffrence du contrle qui est rtrospectif (recherche de la conformit une norme) : lvaluation est une
recherche et une construction collectives et partages du sens des pratiques professionnelles et une recherche de leur
plus grande pertinence.
dure du temps de prparation par lvaluateur et lvalu avant la tenue de lentretien dvaluation
dure annuelle o le temps fort ritualis de lentretien sarticule sur dautres moments de rgulation qui
constituent des tapes intermdiaires dvaluation : lvaluation est un continuum
dure pluriannuelle o chaque entretien annuel dvaluation sert de base et de rfrence lentretien suivant
6. Lvaluation suppose quil existe tous les niveaux hirarchiques un pouvoir daction et de
transformation (espace de jeu) de lactivit professionnelle (objectifs, moyens humains, matriels,
organisation...).
La question de lespace de jeu ncessaire rend problmatique larticulation valuation / notation dans le domaine
de lvolution de carrire lorsque celle-ci est dtermine davantage par les prquations nationales de la notation que
par les performances de lagent valides lors de lvaluation.
Il faut alors distinguer la procdure de notation qui a un impact sur la carrire de lagent, du processus dvaluation
qui vise lamlioration de la qualit du service rendu par lagent.
E/III - 06 : Le processus dvaluation et ses rsultats
Objectif n 1, Objectif n2
Diagnostic de service
Objectif n1
Cf. Missions / ActivitsObjectif
du posten2, n3, etc
OBJECTIFS DE LAGENT
NOUVEAUX BESOINS
ENTRETIEN
OBJECTIFS EN FORMATION
DVALUATION
de lagent
Qualits et
aptitudes Comptences managriales et
Comptences Comptences dquipe
techniques relationnelles
PLAN DE FORMATION
NOTATION
E/III - 07 : Les acteurs et les objectifs de lvaluation
Pour lvalu +/- Pour lvaluateur +/- Pour le service +/- Pour la direction +/-
N.B. Les colonnes +/- servent indiquer ce qui vous parat le plus important (+) et le moins important (-) selon vous,
ou selon le contexte du ministre.
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..
..
EVALUER EVOLUER
OBJECTIFS
F dactivits et
de tches
I
H OBJECTIFS
E de
comptences
D (comptences
techniques,
E managriales,
etc. )
P
S OBJECTIFS
T dvolution
professionnelle
E
(mutation,
formation,
etc. )
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Les conditions de ralisation de lentretien dvaluation doivent faire lobjet dune rflexion collective qui conduit :
Rgles du jeu, savoir-faire et outils sont susceptibles dvoluer et dtre modifis au fur et mesure de
lappropriation de la dmarche dvaluation par lorganisation et de lvolution des besoins.
N.B. Les colonnes oui/non permettent didentifier ce qui selon vous existe (oui) ou manque (non)
Ces rgles existent-elles dans non Ces savoir-faire sont-ils non Ces outils existent-ils ? non
le ministre ? matriss ?
Il existe un plan de
formation continue ?
Lvaluation prcdente
?
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Ces rgles existent-elles dans non Ces savoir-faire sont-ils non Ces outils existent-ils ? non
le ministre ? matriss ?
Matrise du temps de
lentretien (pour
lvaluateur) : savoir
organiser, squencer
lentretien
E/III - 10 : Lentretien dvaluation est un face face : des outils et savoir-faire ncessaires
Lentretien dvaluation est considr comme un change exploratoire et constructif, destin produire une vision
partage, et un double engagement damlioration.
1. Lentretien dvaluation est dabord pour lvaluateur un exercice dcoute, de prise dinformation, et
pour lvalu un temps dexpression et de communication. On peut estimer la rpartition des temps de
parole 80% pour lvalu, 20 % pour lvaluateur (proportion indicative et non normative bien sr). Il
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convient de prciser cependant que lvaluateur demeure en situation de conduire lentretien et que son
coute est une coute active et oriente en fonction des objectifs professionnels de lentretien. Lcoute est
une coute empathique (daccueil et de respect), qui facilite notamment lexpression et lexploration des
difficults professionnelles rencontres.
3. Evaluateur et valu ont prpar lentretien : ils disposent de leurs notes de prparation ; ils prennent des
notes au cours de lentretien.
4. Lvaluateur, en cours dentretien, analyse, synthtise, classe les lments recueillis auprs de lvalu : il
effectue une intervention dorganisation des matriaux recueillis.
5. La technique de reformulation est une technique de base de lentretien : elle soutient la dmarche coute /
parole. Elle assure la comprhension partage des lments communiqus, elle instaure respect et
confiance ; elle permet dapprofondir lchange en suscitant rectifications et complments. Il existe
plusieurs modalits de reformulation : la reprise des termes de linterlocuteur sous une forme diffrente, la
synthse, le prolongement de la rflexion... La pratique de la reformulation se substitue au questionnement
direct (lentretien nest ni un interrogatoire, ni un interview journalistique).
- des propositions,
187
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Lentretien ne peut tre en principe infrieur 1h ni excder 2h. La dure optimale sera dtermine en fonction du
contexte et des pratiques fixes par le ministre.
Phase IV 10-15 mn Conclusion synthtique globale Si possible partage, sinon nonant les
verbalise et rdige. points daccord et divergences.
188
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189
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Rappel de la Fiche de poste Rappel des objectifs du service Nouveaux objectifs de lagent et
moyens daccompagnement
(cf. Tableaux ABC)
Amliorer le fonctionnement de
lquipe Moyens sollicits pour
Position hirarchique : lamlioration professionnelle de
lagent :
Sous lautorit du responsable
de lunit oprationnelle Formation la gestion de conflit
Encadre 2 adjoints Formation aux outils de gestion
administratifs informatiques
Activits :
Gestion technique de la
ventilation des budgets des deux
tablissements
Gestion du compte de
commerce (dpenses de cantines
et rmunrations des dtenus)
190
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191
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Cohrent avec la fonction de lvalu, ses comptences, ses moyens (cf. Fiche de poste)
Ngoci et accept
Lier les objectifs individuels aux objectifs du service tablir des objectifs trop partiels
Etablir les objectifs conjointement, et indiquer quils sont Remettre une copie des objectifs sans les avoir
rvisables en fonction des volutions ngocis et faits valider
Rcolter le maximum dinformations pour fixer les objectifs Fixer des objectifs trop modestes ou trop exigeants
au niveau de pertinence et difficult appropri
Fixer un nombre dobjectifs raliste, et hirarchiss par Fixer trop ou trop peu dobjectifs
ordre dimportance
Fixer des objectifs dont la ralisation est observable et Fixer des objectifs vagues ou trop gnraux
ventuellement mesurable
Prvoir et ngocier les moyens ncessaires Fixer des objectifs complexes sans ngocier les
moyens mis en uvre et les plans daction
Co-laborer les plans dactions permettant de raliser les Ignorer les contraintes lies la ralisation
objectifs
Prvoir un calendrier ngoci de suivi et de rgulation valuer la mise en uvre seulement lors de
lentretien annuel
Ngocier les critres dvaluation et de suivi de latteinte des Supposer que les critres vont de soi
objectifs
Fixer les objectifs en tenant compte du potentiel de tre trop critique sur le pass
performance du collaborateur, du service
Fixer les objectifs en tenant compte des besoins exprims Ignorer les besoins de dveloppement du
par le collaborateur collaborateur
192
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Obtenir ladhsion de lagent aux objectifs Accepter des objectifs non pertinents par rapport au
service
193
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Respect des rgles professionnelles Excellent Trs Moyen Insuffisant Trs insuffisant
Bon
Comptences techniques (12-13- (1-2-3-4-5)
(15-16- 14)
Qualits et aptitudes personnelles (18-19- 17) (9-10-11)
20)
Qualits et capacits relationnelles
Comptences techniques
La notation est obtenue en combinant les rsultats des deux tableaux (niveau de comptence acquis / progression par
rapport lvaluation prcdente)
194
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La fiche comporte : une grille de critres, un bilan global, les nouveaux objectifs fixs, les propositions (formation,
promotion, mutation, sanction, rcompense, )
NOM - Prnom :
EMPLOI (Titre) :
Catgorie :
Niveau :
DIRECTION :
SERVICE :
Intitul du poste :
195
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Activit n1
Activit n2
Activit n3
Activit n4
Activit n5
Activit n6
Activit n7
Activit n8
Objectif n 1 :
Objectif n 2 :
Objectif n 3 :
196
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Ponctualit
Respect des
consignes
Comptences
techniques
Comptences
techniques
principales du poste
Adaptation aux
difficults
Souci de
perfectionnement
Matrise des
nouvelles
technologies
Qualits et
aptitudes
personnelles
Sens du service
public
Fiabilit et
conscience
professionnelle
Esprit dinitiative et
dynamisme
Adaptation aux
197
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
changements
Capacit de travail
Qualits et
capacits
relationnelles
Travail en quipe
Sociabilit
Qualits et
capacits
managriales
Organisation du
service
Gestion des RH
Capacit valuer
et contrler le
travail
APPRCIATION
GLOBALE
Objectifs dvolution ou damlioration des comptences relatives au service (cf. fiche de formation ci-
aprs) :
198
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
concours, carrire) :
Note propose ( partir des dominantes constates dans la grille dapprciation et dvolution) :
Date et Signature :
Observations de lagent :
Note dfinitive (confirmation ou modration de la note propose par lvaluateur en fonction des prquations et
contraintes budgtaires) :
Date et signature :
Avis du Directeur :
199
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Note dfinitive (confirmation ou modration de la note propose par lvaluateur en fonction des prquations et
contraintes budgtaires) :.
Date et signature :
200
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
DATE
Signature de lagent : _______________________________
201
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
202
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
203
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
en matire de GRH
204
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Dcrire les politiques et les procdures de formation du personnel afin de permettre ladministration
publique dassurer la formation initiale des fonctionnaires (art. 35) ainsi que la formation continue et le
perfectionnement3 des fonctionnaires en cours de carrire en fonction de l'volution d'une filire
professionnelle et des nouvelles technologies appliquer dans l'administration publique (art.40).
assurer la meilleure adquation possible entre la comptence des personnes et lvolution des
besoins de lorganisation;
assurer que le cadre lgal et normatif en matire de formation et de dveloppement des ressources
humaines est respect.
Chaque individu tant responsable de sa formation et de son dveloppement personnel, cette politique se
veut un outil mis sa disposition afin de laider dans sa dmarche et de situer dans quel cadre il doit
rechercher latteinte de ses objectifs et ceux de lorganisation.
La prsente politique vise galement faciliter la prise de dcision des gestionnaires impliqus dans le
processus en dterminant la ligne de conduite de ltablissement en matire de formation et de
dveloppement des ressources humaines. Elle dcrit galement les principes, les modalits, les
responsabilits et les ressources ncessaires pour sa bonne mise en uvre.
La politique de formation a pour but dtablir une vision claire et un cadre stratgique, permettant de
transformer la formation du service public en un instrument dynamique et bas sur la satisfaction des
besoins dans le processus de la rforme de ltat.
3
Le perfectionnement entend l'amlioration des connaissances et des techniques dans une spcialit
dj acquise (art.43).
205
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
- Les programmes de formation sont conus de sorte quils soient directement applicables et servent
amliorer les comptences.
La politique de formation est la composante 3 du Plan Cadre de la Rforme de ltat. Cette composante
liste les objectifs viss et les activits entreprendre dans ce cadre.
Formation initiale
Formation continue
- Amliorer la performance des agents dans leurs tches quotidiennes et les prparer lexcution
des tches qui leur seront confies dans lavenir (adaptation et prparation au changement)
- Satisfaire le besoin des agents de progresser dans leur carrire en senrichissant de nouveaux
savoir-faire.
Les lettres majuscules indiquent la partie thmatique du manuel concerne : F pour FORMATION
Le chiffre romain indique lordre numrique de la fiche dans le manuel : F/I, F/II, F/III, etc.
Suivie du numro dordre de la fiche outil ou procdure : F/I-01, F/I-02, F/I 03 etc. ; F/II-01, F/II
03, F/II-04, etc.
206
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
La dfinition des besoins de formation procde la fois des missions et activits prennes du Ministre et des
orientations politiques fixes par ltat.
Lanalyse des demandes de formation vise comprendre les besoins rels des diffrentes units du Ministre.
La DRH doit dterminer quelle est la meilleure rponse aux besoins manifests par les demandes exprimes :
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre I - Section III - Des organes de formation : Articles 35 45, et particulirement article 45
PROCDURES
valuer la pertinence de laction de formation en rponse au besoin de lunit qui en formule la demande
Rechercher ladquation entre les pr requis pour suivre la formation et le niveau des agents concerns,
ACTIVITS / TCHES
Synthtiser les demandes indiques dans les fiches dvaluation
Conduire des entretiens avec les services et les agents demandeurs pour dterminer la pertinence de la
formation demande et dfinir les contenus, les mthodes, les modalits les plus adapts
En fonction des besoins de formation identifis, dfinir les publics et les pr requis pour le suivi de la
formation
Le cas chant concevoir des tests permettant de vrifier les pr requis
SERVICE OU PERSONNEL RESPONSABLE
Le service valuation et Formation synthtise les demandes de formation portes dans les fiches dvaluation
des personnels, il collecte galement toutes les demandes de formation manant des directions en dehors des
valuations.
Le service valuation et Formation conduit les entretiens avec les responsables de service et les agents
demandeurs.
Il analyse les demandes et rdige ses conclusions : il redfinit certaines demandes et retient les formations
ncessaires, en concertation avec les directions.
Il labore, en collaboration troite avec les Directions, les tests permettant de vrifier les pr requis
OUTILS
207
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
F/I-08 : valuation des besoins en formation demande individuelle de participation une activit de formation
208
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
- Les entretiens dvaluation des personnels, qui permettent didentifier les besoins des individus
en relation avec leur travail actuel et futur,
- Les enqutes de besoins exprims par les employs, qui dterminent leurs besoins dans le cadre
de leurs aspirations de carrire.
Dans le cas o les entretiens dvaluation nont pas t mis en place, il faudra interroger les responsables
dunits (chefs de service, chefs de bureau), afin de recenser les domaines sur lesquels ils estiment que
leurs quipes devraient progresser.
On utilise pour cela les fiches de postes, lorsquelles existent, ou les analyses fonctionnelles, ou les cadres
organiques, lorsquils dcrivent aussi les fonctions de lunit.
On procde donc une analyse des fonctions et on cherche identifier les tches qui posent problme,
celles o lefficacit nest pas la meilleure.
Il ne sagit pas l de pointer les erreurs ou linefficacit des uns ou des autres, mais bien de reprer les
comptences qui peuvent tre amliores afin de maximiser les performances.
En gnral, il vaut mieux viter de demander directement aux employs, ou leur superviseur, quelles
formations ils souhaitent suivre, car le rsultat est une liste sans rapport avec les fonctions de lunit et de
lemploy. En effet, la formation demande est souvent plus en rapport avec les souhaits dvolution de
carrire quavec les besoins immdiats de lunit.
Lvaluation des besoins de formation se fait idalement chaque anne, afin de concevoir un plan de
formation annuel qui corresponde aux besoins les plus actuels. Le plan de formation doit tre financ et
inclus au budget du Ministre.
Dans un deuxime temps, on doit chercher savoir si la formation est le meilleur outil pour amliorer la
situation.
La faible performance peut avoir de multiples causes, et toutes ne sont pas traitables par la formation. Il est
important de vrifier que la cause est bien lie un manque de comptence, avant didentifier un besoin en
formation.
Dans le cas o la performance est faible mais que les agents sont comptents, la cause peut tre le manque
de motivation, la mauvaise organisation, ou dautres causes.
En effet, la formation permet dacqurir des savoir-faire, de faire voluer des savoir tre, mais ne saurait
remotiver des employs dmotivs, par exemple. On ne peut pas tout rgler avec la formation !
Il est donc important de bien identifier les besoins rels en formation, et dliminer les cas o la formation
naura aucun impact.
Il faut noter aussi que la formation peut tre effectue au bnfice collectif dune quipe : lorsque la
performance mesure dune unit est infrieure aux objectifs, la formation ne doit pas concerner des
individus mais lquipe en tant que telle. Ainsi, une quipe peut tre invite participer une action de
formation destine spcifiquement la faire progresser.
Cela peut aussi tre le cas lorsque cette quipe doit mettre en uvre un changement de mthode, une
nouvelle technologie ou sintgrer dans une nouvelle organisation.
Dans ce contexte, il est souvent trs efficace de monter une formation action : le formateur intervient dans
lunit sur le lieu de travail et agit avec lunit sur les cas rels de la vie de lunit. Le formateur travaille
avec lunit et aide amliorer les mthodes de travail.
209
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Mthodes de collecte
Entretiens: rencontre avec les responsables de chaque service, en se concentrant sur lanalyse des
fonctions et des tches et en cherchant identifier les problmes defficacit, de savoir faire, ou de
savoir tre dans lunit en question.
Questionnaires auto administrs: envoi limit aux responsables dunits, en posant des questions
fermes autant que possible, et en identifiant lunit concerne.
Mixte: lutilisation dun questionnaire peut aussi tre limite la quantification des besoins sur
des thmes de formation dj identifis. Aprs avoir interrog les responsables hirarchiques sur
les besoins de leur organisation, il suffit de valider le nombre demploys former sur chaque
thme par un questionnaire ferm.
DRH
tape III Le service valuation et Formation conduit les Service valuation et formation
entretiens avec les responsables de service et les
agents demandeurs afin de dterminer lcart Directeurs
entre les comptences existantes et les
Cadres responsables de services
comptences attendues (cf. les orientations
politiques). Agents
Le service valuation et Formation reoit les
autres demandes des cadres et agents
DG
210
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
211
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
2. Quelles difficults rencontrez-vous au quotidien pour accomplir les missions prescrites (dordre
organisationnel, matriel, humain, etc..) ?
4. Quelles sont les situations de travail les plus complexes et qui requirent, de votre point de vue, le plus
de comptences ?
5. Y a-t-il des postes qui sont appels voluer court terme ? Lesquels ?
6. tablissez un ordre de priorit entre les diffrents besoins que vous avez noncs
DIRECTION OU UNIT :
212
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
On prendra soin de classer les rponses par thme et par catgorie de personnel, afin dobtenir une table
listant les quantits de personnes former par thme, et les niveaux des formations organiser pour
chaque thme.
La liste des besoins doit comporter en effet, les effectifs prvisionnels former pour chaque thme, et doit
si possible mentionner les affectations des personnels.
Ainsi, lorsquil sagira dtablir un plan, on pourra dcider si lon doit former ensemble des agents
appartenant un mme service, ou au contraire en les mlant dautres, en fonction des ncessits du
service et des spcificits du thme par rapport leur fonction. (Par exemple, une formation en RH est plus
spcialise lorsquelle est destine aux personnels de la DRH que pour les managers de proximit).
En outre, lun des bnfices accessoires de la formation est la rencontre inter services qui permet aux agents
de se rendre compte que leurs besoins sont les mmes que ceux de leurs collgues.
213
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
F/I - 08 : valuation des besoins en formation demande individuelle de participation une activit
de formation
3. ANALYSE DE BESOIN
3.1. Quels aspects de votre travail visez-vous amliorer par votre participation cette activit ?
Oui Non
Commentaires :
3.3. Expliquez comment les autres membres de votre service pourront tirer profit de cette
activit, cest--dire les moyens que vous utiliserez pour transfrer les connaissances ou
apprentissages acquis par cette formation :
216
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Accept Refus
Cette grille constitue un outil la disposition de tous les gestionnaires pour alimenter leur rflexion quant
aux besoins de formation dun groupe demploys.
Direction :
Service Gestionnaire
1.1. Indiquer les objectifs les plus frquents que doivent rencontrer vos employs ?
2.1. Indiquer tout besoin de formation reli un groupe spcifique. (ex. : personnel administratif,
technique et de soutien)
2.2. Ressortir tout besoin qui aurait t identifi dans dautres dmarches. (ex. : difficults
particulires rencontres en runion de service, etc.).
217
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
3.1. Quelles sont les comptences ou connaissances que vos agents doivent acqurir pour rencontrer
les priorits organisationnelles ou de direction ?
3.2. Dcrire ltat dune situation propre au fonctionnement actuel dans votre groupe pour laquelle
une activit en formation serait ncessaire. (ex. : climat organisationnel, continuit et/ou
amlioration des soins et services)
3.3. Indiquer les objectifs ou les rsultats escompts la suite dune activit de formation visant
rpondre cette situation dcrite ci-dessus.
4. Synthse
4.1 Au niveau des besoins de formation que vous avez identifis, veuillez effectuer une
priorisation et prciser les motifs qui justifient limportance que vous leur accordez ? (au besoin,
joindre une page additionnelle)
5. Signatures et approbation
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
Le plan de formation prvoit et organise chance donne les formations mettre en uvre
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre I - Section III - Des organes de formation : Articles 35 45, et particulirement article 45
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES :
A partir des besoins identifis, dfinir les formations mettre en uvre en dterminant les modalits
(formation initiale, continue, dure)
219
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Le service valuation et Formation tablit la liste des formations et des publics bnficiaires.
Il tablit son budget formation dans le cadre des dotations budgtaires annuelles. Il recherche ventuellement
dautres sources de financement (bailleurs).
Il tablit le cahier de charges de chaque formation (TDR : objectifs, public, contenus, mthodes, lieu, dates).
Il recherche les formateurs susceptibles dintervenir et leur soumet les cahiers de charges.
Il value les propositions des formateurs et statue sur les formations mettre en uvre.
Il tablit le plan de formation en dfinissant les diffrentes modalits (formation initiale ou continue, public,
dure, type de formateur, lieux et locaux)
OUTILS
F/II-04 : TDR dun module de formation (cahier de charges dun module de formation)
220
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Justification et mthode
A partir des besoins recenss, le plan de formation tablit une priorit, et organise les formations, attribuant des
moyens chaque objectif.
Pour passer de la liste des besoins en formation un plan de formation, il sagit dtablir des priorits, en fonction de
la stratgie de linstitution.
Il faut en effet que la formation permette damliorer les savoir-faire dans les mtiers dont lorganisation a besoin
dans limmdiat, avec la plus grande performance possible (perfectionnement), mais aussi, dorienter les personnels
vers les savoir-faire qui seront indispensables pour atteindre les objectifs stratgiques (adaptation).
Cest cette orientation stratgique qui fait la diffrence entre une liste de formations et un plan de formation.
Pour tablir les priorits stratgiques en matire de formation, il faut se reporter aux documents stratgiques du
Ministre, ou de linstitution.
La formation doit servir faire merger les comptences ncessaires aux fonctions futures, et peut faciliter le
changement.
Aussi, un plan de formation comporte une premire partie qui dcrit les axes principaux qui prsident aux choix.
Dans un deuxime temps, le plan de formation liste les actions de formation par cible, et quantifie les moyens
investir pour chaque objectif.
Lcriture du plan de formation consistera donc concevoir avec les formateurs, ou les prestataires externes, des
modules de formation qui puissent sarticuler entre eux et concourir atteindre les objectifs.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Dans le domaine de lamlioration des comptences existantes, le choix des cibles prioritaires se fait en fonction des
besoins stratgiques et des besoins exprims.
Ainsi, une unit dont la performance est moyenne mais dont limportance est capitale sera prioritaire dans
lattribution de moyens de formation.
Le plan de formation est un outil du management pour conduire le changement et introduire des mthodes de travail,
des instruments nouveaux.
En premier lieu, la formation dans le domaine des techniques nouvelles peut prendre la forme de sminaires de
sensibilisation, dinformation, pour permettre au management de faire accepter la nouveaut.
Par la suite, les formations seront plus techniques et accompagnes de sessions de coaching.
Le cours : le formateur parle, les stagiaires coutent. Adapt seulement la dcouverte de nouveauts et sur une
priode courte.
Le cours suivi de travail individuel : permet la rflexion et la mise en uvre des acquis, puis la vrification par le
formateur
Le cours suivi de travail de groupe / le travail de groupe, suivi de cours : permet aux stagiaires dchanger et de
concevoir ensemble des solutions aux exercices proposs
On distingue les formations techniques, spcifiques certains mtiers, ou fonctions, et les formations transversales,
gnriques.
Les formations techniques sont destines perfectionner les spcialistes dun mtier dans lexercice de leurs
fonctions. Les formations transversales sont utilisables par tous (selon leur grade, leur position hirarchique).
Gnralement, les formations destines changer les savoir tre sont transversales, elles comprennent les
comptences relationnelles, managriales, et de manire gnrale, toute les comptences qui ne sont pas lies un
mtier spcifique.
Ce sont aussi les comptences qui doivent tre suivies et dveloppes pour les agents qui aspirent accder des
postes de responsabilit.
Dans le cas o il nexiste pas de structure de formation interne (cole au sein du Ministre, par exemple), il est
indispensable de slectionner les prestataires extrieurs sur des critres de qualit plutt que sur de simples critres
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
financiers. Les critres les plus importants sont la connaissance et la capacit employer des mthodes de formation
adaptes aux objectifs. Les mthodes actives, qui mettent les participants en situation seront toujours prfres, car
elles sont la garantie que les comptences acquises seront mises en uvre.
Les critres dexprience, de capacit mobiliser des formateurs, de disponibilit de locaux et de services logistiques
(impression des supports de cours, disponibilit de matriels informatiques, par exemple) seront pris en compte
aussi.
Linstitution se contente habituellement dassurer la formation continue de ses agents, afin de maintenir le niveau de
comptence et de permettre le passage des comptences lies des activits dvelopper.
Il arrive que des agents souhaitent acqurir des savoirs (formation initiale) nouveaux. Dans ce cas, il importe soit de
prparer leur rintgration un nouveau poste (formation aux frais de lagent), soit de planifier cette formation, en
termes de gestion de carrire et en termes de mise en uvre des savoirs nouveaux, et comptences dveloppes.
Cette acquisition de nouvelles comptences ou savoirs ne peut tre planifie ni intgre au plan de formation. Cela
relve de la politique de formation.
Comme tout plan daction, le plan de formation doit comporter ses propres indicateurs. Les indicateurs sont choisis
en fonction du rsultat souhait.
Nombre de participants, impact de la formation sur le changement, satisfaction des responsables hirarchiques Ces
indicateurs sont ensuite utiliss au moment dvaluer les actions de formation :
En calculant les taux de satisfaction, en analysant les changements mesurs, on pourra valuer lefficacit de la
formation (voir la fiche - outil n5 avec un exemple de plan de formation type la fin de cette section).
tape I Le service valuation et Formation tablit la liste des Service valuation et formation
formations et des publics bnficiaires.
DRH
DG
tape II Il tablit son budget formation dans le cadre des dotations Service valuation
budgtaires annuelles. Il recherche ventuellement dautres
sources de financement (bailleurs). DRH
DG
DAAB
tape III Il tablit le cahier de charges de chaque formation (TDR : Service valuation et formation
objectifs, public, contenus, mthodes, lieu, dates).
tape IV Il recense les participants la formation et constitue les listes Service valuation et Formation
de stagiaires par module de formation en collaboration avec le
service Dotation et Recrutement (utilisation de la base de
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tape V Il recherche les formateurs susceptibles dintervenir et leur Service valuation et Formation
soumet les cahiers de charges.
OMRH
ENA
Directions
Partenaires
Formateurs potentiels
tape VI Il value les propositions des formateurs et statue sur les Service valuation et Formation
formateurs retenir et les formations mettre en uvre.
Formateurs retenus
tape Il tablit le plan de formation en dfinissant les diffrentes Service valuation et Formation
VII modalits (formation initiale ou continue, public, dure, type
de formateur, lieux et locaux) Formateurs
Partenaires dorganisation et de
logistique
tape IX Il diffuse le plan de formation dans les directions. Service valuation et Formation
Directions
Directions
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Justification et mthode
Pour assurer que les contenus sont adapts aux besoins des participants, il est important de regrouper les participants
par niveau, ou selon tout critre pertinent.
Ce qui amne deux types de remarques et de points sur lesquels le service formation devra tre vigilant :
Il arrive que la formation soit utilise comme rcompense par des managers, pour accorder une faveur des
membres de leurs quipes, en dpit du fait que tel ou tel membre de lquipe peut avoir plus besoin dune formation
que celui qui est slectionn.
Dans ces cas-l, il est vital que le responsable de la formation fixe les critres de participation la formation, et que
ces critres soient appliqus au final.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Les critres de slection sont induits par les objectifs du plan de formation. Toutefois, il est utile de dlimiter la
population cible par une recherche dans le fichier des fonctionnaires. Cela permet de quantifier la population cible et
de dterminer dans le cahier de charges de la formation, quelle est la population vise et quels pr - requis sont
pertinents.
Il est parfois ncessaire de faire passer un test dadmission aux participants, pour dterminer leur niveau et valider
leur besoin, et filtrer les participants qui ne remplissent pas les critres.
En effet, accepter des participants qui ne sont pas concerns, cest exclure des participants qui la formation serait
utile. Il est important dtre strict sur ce point.
Pour slectionner les participants sur des critres pertinents, il est important de rdiger des termes de rfrence prcis
pour la session de formation, en dcrivant le groupe cible, tant en matire de position hirarchique que de besoin de
formation, de pr requis technique ou pdagogique
Le responsable se fera remettre la liste des participants prvus par les responsables hirarchiques et vrifiera quils
satisfont aux critres prvus pour ladmission.
La composition des groupes de participants peut avoir une influence sur la russite dune session de formation ; il est
donc important dy prter attention.
Lhomognit est un atout : on cherchera composer des groupes de niveau hirarchique homogne, pour favoriser
les changes et la libert de parole. (La prsence de suprieurs hirarchiques peut limiter la prise de parole ou inhiber
certains participants).
On composera aussi des groupes de mme niveau de connaissances, mais si possible de ministres diffrents, pour
permettre des changes dexprience (dans le cas de formations interministrielles).
Lorsque tous les participants sont issus du mme ministre, on peut mlanger les services et les directions, afin de
permettre le brassage et les changes.
On tablit la taille des groupes en fonction de la mthode pdagogique retenue par le formateur : pour une
confrence, on peut runir jusqu 100 personnes, alors que pour une formation incluant des travaux de groupes et
des restitutions, il faut limiter le nombre de participants une vingtaine.
Une fois dcid le cahier de charges, le responsable de la formation travaille avec le formateur pour laborer une
action mme de rpondre aux objectifs.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
F/II - 04 : TDR dun module de formation (cahier des charges dun module de formation)
Pour tablir le cahier de charges dun module de formation (TDR), il faut prciser les points suivants :
2. Les objectifs gnraux du module : objectifs dacquisition dune comptence complexe. Par exemple :
Accompagner les agriculteurs dans la gestion commerciale de leurs production
6. Les mthodes : expos, tudes de cas, visites de terrain, entretien avec des experts
8. Le type dvaluation des acquis prvu : par questionnaire, par exprimentation, en cours de formation, la
fin de la formation, diffre
12. Le lieu
13. Le budget allou la formation, et lorigine des fonds (dotation annuelle, subvention, bailleurs)
14. ventuellement les conditions de prise en charge des stagiaires : frais de dplacement, per diem
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Titre de Groupe Objectif Sujet de Niveau Dates Dure Formateur Cot global
cours cible pdagogique cours prvisionn (Intgrant le
elles cot du
formateur et
les cots
logistiques)
Formation Fonctions, Ce que doit savoir Aperu Dans le cas En jour, Nom du
XXX ou statuts faire le participant du o plusieurs ou en formateur,
la fin de la contenu niveaux sont heures ou
formation prvus prestataire
(initiation,
perfectionne
ment)
OBJET
La programmation et la budgtisation des formations doit sinscrire dans un cadre de rflexion raliste prenant
en compte:
Le budget de chaque formation : rmunration des intervenants, dfraiement des participants, cot
pdagogique (documents, locaux, matriel)
TEXTES DE RFRENCE
Documents budgtaires
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Identifier les sources budgtaires potentielles (budget annuel de formation du ministre, bailleurs) et
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
laborer le budget prvisionnel intgrant tous les cots (pdagogiques, dplacements, hbergement, per
diem)
Organiser la formation afin quelle corresponde aux financements existants : regroupement de formations,
chelonnement sur plusieurs exercices budgtaires, rduction du plan de formation aux priorits
OUTILS
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Justification et mthode
Le budget de formation slabore partir du plan de formation, en agrgeant les cots des diffrentes actions de
formation.
Pour cela, il est ncessaire de consulter les organismes externes et internes, afin de vrifier loffre disponible et son
cot.
Selon que lon part dun budget maximum, ou quon doive ajuster le budget prvisionnel lenveloppe disponible
aprs avoir additionn tous les cots ncessaires la ralisation du plan, il faudra revenir sur le plan.
Il sera alors ncessaire de vrifier les priorits et de dgager les axes les plus importants, si le budget imparti ne
permet pas de raliser la totalit du plan.
Une fois les ajustements ventuels effectus, le plan est mis en uvre en appliquant les rgles des marchs publics.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Totaux
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OBJET
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre I - Section III - Des organes de formation : Articles 35 45, et particulirement article 45
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES :
laborer et tenir un tableau de bord des formations (rpartition des stagiaires par units, par thmes de
formation, par sexe, par statut, par catgorie, etc..).
- Avant la formation, prparer et diffuser les feuilles de prsence, les documents dvaluation des
formations (cf. F/V)
- Aprs la formation, collecter les feuilles de prsence et les valuations des stagiaires
- Prparer les attestations de formation et les remettre aux stagiaires lissue de la formation
- Assurer le traitement des feuilles de prsence et rdiger une synthse pour chaque formation (cf.
F/V)
- Assurer lencadrement pdagogique des formateurs (respect du cahier des charges de formation)
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Le service valuation et Formation travaille en lien avec la DAAB pour les aspects financiers.
Il travaille en lien avec le service Dotation et Recrutement pour le suivi du tableau de bord des formations
qui est intgr la base de donnes de la DRH.
Il communique au service Administration du personnel les formations suivies par les personnels afin
quelles soient enregistres dans leur dossier.
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
Lvaluation de la formation vise vrifier que les objectifs de formation sont atteints :
- pour les oprateurs de formation (service valuation et Formation, formateurs, organismes de formation,
bailleurs )
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre I - Section III - Des organes de formation : Articles 35 45, et particulirement article 45
PROCDURES
Lvaluation se compose dune valuation pdagogique (valuation du formateur, des stagiaires, des contenus et
mthodes, des apprentissages) et dune valuation administrative et logistique (qualit des locaux et
quipements, qualit de lorganisation, qualit de la gestion administrative et financire)
- Avant la formation : les objectifs de formation sont constitus en critres dvaluation et dcomposs en
indicateurs de russite.
- Pendant la formation, lvaluation vrifie lacquisition progressive des connaissances et savoirfaire viss par les
objectifs de formation.
- Aprs la formation, lvaluation mesure les acquisitions en fin de formation, et, distance, les capacits de
rinvestissement des apprentissages par les stagiaires en situation professionnelle.
ACTIVITS / TCHES
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Rgulation des procdures de mise en uvre des formations suite aux valuations
Le service valuation et Formation conoit les procdures et les outils dvaluation de la formation et les met en
uvre. Il travaille en concertation avec les Directions et services demandeurs pour les modules qui les
concernent.
Il communique au service Dotation et recrutement les lments enregistrer dans la base de donnes.
Il communique au service Administration du personnel les lments relatifs aux personnels et devant tre port
dans leur dossier.
OUTILS
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Justification et mthode
Lorsquon parle dvaluation de la formation, il faut distinguer deux types dvaluation, portant sur deux types de
rsultats et donc deux mthodes diffrentes :
Pour chaque type dvaluation, on posera des questions diffrentes, visant collecter des informations spcifiques.
En outre, on questionnera des interlocuteurs diffrents selon linformation recherche.
Les deux ont leur utilit respective et ne peuvent se substituer lune lautre.
valuation du processus
Cest lvaluation qui est faite la fin de la session, et qui porte sur les aspects matriels et immatriels de la session.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
En valuant le processus, on vrifie que la session a t bien organise, que les conditions taient optimales et que les
participants sont satisfaits.
On interroge donc les participants sur leur satisfaction quant au droulement de la session :
- prestation du formateur,
On distribue un questionnaire chaque participant, la fin de la session. Pour faciliter linterprtation, on prfre
gnralement les questions fermes. On laisse une question ouverte, en fin de questionnaire, pour permettre de
recueillir des impressions libres.
Cette valuation permet au formateur dajuster en temps rel son module de formation, ses mthodes pdagogiques
et, si ncessaire, damliorer la qualit des prestations matrielles.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Titre du
sminaire
Date
Nom du
formateur
Structure du sminaire
Dure du sminaire
Environnement de la
formation
Contenu du sminaire
Coordination et
organisation
Question 2 Le formateur 1 2 3 4
Connaissance du sujet
Le formateur a su garder
une ambiance studieuse
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Mthodologie de
prsentation
Disponibilit et aide
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Module
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Cette valuation est ralise plusieurs semaines aprs la fin de la session, et a pour objectif de mesurer le
changement induit par la formation : mise en uvre des savoir-faire ou savoir-tre acquis ou dvelopps pendant la
session, utilisation des techniques ou technologies, amlioration des performances sur certains types de tches
On considre en effet que lefficacit de la formation se mesure par lampleur des changements dans le travail ou
lattitude des stagiaires. (Meilleure ralisation des tches, amlioration du savoir - tre).
La mesure de la russite de la formation portera donc sur le changement attendu de la formation. Le questionnaire
sera conu par rapport lobjectif de la formation
Le changement attendu sinstalle dans le temps. Pour mesurer ce changement de faon raliste, il faut laisser du
temps aux stagiaires pour exprimenter et utiliser les outils auxquels ils ont t exposs en formation.
Aprs une priode de temps de lordre de un trois mois, on envoie un questionnaire aux stagiaires, pour leur
demander dvaluer leur utilisation de ce qui a t enseign en formation.
Les questions portent sur la mise en uvre des comptences exposes, sur lvolution constate dans lexcution des
tches.
Ce questionnaire doit tre rempli par le participant. Il est complt par un questionnaire envoy aux responsables
hirarchiques de chaque participant, afin de pondrer les informations transmises par ce dernier.
On demandera ainsi aux responsables hirarchiques danalyser limpact de la formation sur la pratique et sur
lattitude du participant et dindiquer sil envisage denvoyer dautres membres de son quipe suivre la mme
formation.
Cette phase de lvaluation permet de donner au formateur un retour sur ses mthodes pdagogiques et sur les points
les plus efficaces de la formation.
Elle permet aux organisateurs de la formation et aux concepteurs du plan de formation, de mesurer la ralisation de
leurs objectifs.
Ces fiches dvaluation du processus de formation et de limpact sont ensuite synthtises en rapport dvaluation.
Ce rapport devient une pice du dispositif de conception du plan de formation de lanne suivante (voir fiche outil
n6 avec un exemple de questionnaire dvaluation type).
242
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Module 1 Savoirs :
Savoir-faire :
Savoirs comportementaux :
Module 2 Savoirs :
Savoir-faire :
Savoirs comportementaux :
Module 3 Savoirs :
Savoir-faire :
Savoirs comportementaux :
Afin de dfinir, mettre en uvre et valuer les actions de formation intgres aux plans de formation des
administrations de ltat et de ses tablissements publics, les DRH et lOMRH doivent dvelopper
243
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
progressivement des comptences et des techniques permettant de faire voluer le systme de formation au
sein de la fonction publique hatienne.
Les connaissances et / ou procdures faire voluer moyen / long terme concernent les points suivants :
laborer des cahiers de charges, dfinir et appliquer des principes en matire dachat de
prestations de formation
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Rdaction des textes dfinissant les modalits des concours et examens professionnels
(programme, preuves) et portant organisation des concours et examens professionnels, dfinir et
appliquer les procdures juridiques et organisationnelles du domaine
Prvention des contentieux : droit des concours et rgles du contentieux administratif en matire
de ressources humaines
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La fonction publique hatienne est organise selon le rgime de la carrire. Les fonctionnaires
n'appartiennent pas un service public dtermin mais la fonction publique qui les met la disposition
des divers organismes de l'tat (art. 76, 77).
Le rgime de la carrire implique que tous les fonctionnaires soient titulariss dans un grade de la
hirarchie administrative. LOMRH doit dfinir un cadre rglementaire permettant une politique de
recrutement, de rmunration, de mobilit et de promotion, dans la logique des textes du dcret de 2005
ayant dcid que la fonction publique hatienne est organise selon le rgime de la carrire.
- fixer la dnomination des filires professionnelles et dterminer pour chacune d'elles des corps
d'emploi (art. 82). La filire est un regroupement de professions dans l'administration publique (art.
84). Les filires sont transversales ou sectorielles, selon qu'elles concernent des professions communes
l'administration ou des professions spcifiques lies la vocation des institutions (art. 85).
- dterminer les statuts particuliers pour l'ensemble des corps d'emplois de la filire (art. 83). Il sagit
de la ncessit de dfinir des statuts particuliers (art. 78) contenant des dispositions spcifiques sur la
situation statutaire des fonctionnaires appartenant aux diffrents corps demplois de la fonction
publique hatienne : les fonctionnaires soumis aux mmes statuts particuliers et qui ont vocation aux
mmes grades appartiennent des corps d'emploi dtermins partir des grandes filires
professionnelles transversales ou sectorielles ncessaires la ralisation des grandes missions de
l'tat (art. 79).
- dterminer des rgles communes pour chaque corps demplois, qui doivent permettre la gestion de
carrire des fonctionnaires au sein des diffrents corps d'emploi (art. 80). Le corps d'emploi est la
dnomination du regroupement des emplois occups par les fonctionnaires soumis aux mmes
conditions de recrutement et d'exigences acadmiques ou professionnelles (art. 86). Il sagit
notamment de dfinir des rgles concernant les points suivants :
- Etablir un tableau prvisionnel qui dtermine le nombre et la qualit des emplois ncessaires la
ralisation des missions de chaque administration ou institution, ainsi que l'volution des effectifs
moyen terme (art. 87). Chaque emploi doit tre identifi par une appellation normalise, sa localisation
dans la structure administrative et le profil professionnel y correspondant (art. 88). Le tableau
prvisionnel des effectifs est propos par les RRH (aprs validation par les Ministres et les
responsables des institutions concernes) l'Office du Management et des Ressources Humaines.
- Dfinir, pour chaque emploi, la catgorie demplois ncessaire pour sa ralisation. Le dcret de
2005 prvoit que les fonctionnaires sont regroups en quatre (4) catgories d'emplois dsignes par
ordre dcroissant partir des quatre premires lettres de l'alphabet franais. Il s'agit des corps de
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
catgories A, B, C et D (art. 89). L'appartenance des fonctionnaires une catgorie d'emploi dpend de
leur niveau de recrutement (art. 90).
Les emplois de catgorie A sont occups par des fonctionnaires qui effectuent un travail de conception,
d'analyse, de synthse, d'laboration, de coordination et de direction. L'accs cette catgorie est
ouvert aux dtenteurs d'un titre universitaire correspondant au moins la licence (art. 91).
Les emplois de catgorie B sont occups par des fonctionnaires qui effectuent un travail d'application
avec un recrutement exigeant au moins une formation de niveau universitaire sanctionn par un
certificat attestant la scolarit complte dans un cycle d'tudes d'une dure minimale de trois (3) ans
(art. 92).
Les emplois de catgorie C regroupent des fonctionnaires qui effectuent un travail d'excution avec un
recrutement exigeant au minimum le niveau du troisime cycle de l'cole fondamentale (art. 93).
Les emplois de catgorie D regroupent des fonctionnaires qui effectuent un travail d'excution avec un
recrutement exigeant au minimum le niveau du premier cycle de l'cole fondamentale (art. 94).
Dfinir, pour chaque catgorie d'emplois, une subdivision en niveaux, avec des grades et des chelons
pour chaque niveau (art. 95). Le grade est un titre personnel confr aux fonctionnaires et leur donne
vocation occuper, par ordre de prsance et de mrite, une succession de postes dans la hirarchie des
emplois permanents des services publics (art. 96). Chaque emploi correspond un titre de poste.
L'chelon facilite la classification personnelle de chaque fonctionnaire correspondant une
diffrenciation du point de vue de l'anciennet et facilite le calcul de la rmunration l'intrieur de
chaque classe d'emploi (art. 97).
Prvoir les modalits de mobilit et de progression de carrire des fonctionnaires au sein des
diffrents corps demploi, avec des rgles de passage d'un emploi d'une catgorie infrieure un autre
emploi de catgorie suprieure, par concours selon la rglementation en vigueur (art. 99), ainsi que des
rgles dfinissant clairement les modalits permettant de changer de corps d'emploi (art. 98) dans les
conditions de formation acadmique et d'exigences professionnelles prvues explicitement par les
statuts particuliers.
La dfinition du cadre statutaire de la fonction publique prvu par le dcret de 2005, avec la prcision des
aspects rglementaires lists ci-dessus est indispensable pour aboutir ensuite une vraie politique de
gestion de carrire avec des modalits claires en ce qui concerne la gestion de carrire des fonctionnaires
hatiens. Dans labsence de ce corpus rglementaire , il est illusoire de chercher dfinir des normes ou
des procdures prcises, ce vide juridique est un handicap fort quil faut surmonter de faon prioritaire
pour avancer ensuite dans la rforme administrative de ltat hatien.
Une fois le cadre rglementaire du statut de la fonction publique consolid avec des rgles de gestion RH
dfinies clairement, une vraie politique de gestion de carrire et de mobilit RH pourra tre mise en place.
La DRH pourra remplir sa mission de conseil et daccompagnement pour les personnels des administrations
et tablissements publics de ltat dans leurs projets et parcours professionnels, tout comme le conseil et
laccompagnement des services et des autres directions dans le domaine des ressources humaines. Des
dispositifs daccompagnement de la mobilit pourront tre mis en place dans le respect des orientations des
politiques publiques RH.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
GESTION DES
GRH/I NOTATION, AVANCEMENT, PROMOTION RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
La note est le rsultat de lvaluation. Elle permet de positionner lagent afin quil puisse prtendre un
avancement de grade.
TEXTES DE RFRENCE
Article 80
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Le service valuation et Formation communique aux directions les prvisions budgtaires que lui a transmises la
DAAB.
Il contrle les propositions davancement et vrifie leur concordance avec les contraintes des prvisions
budgtaires.
Aprs dcision de la DG, il prpare les projets darrts de nomination pour les agents promus.
OUTILS
248
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
249
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Priode
Personnel dEncadrement %
en fonction du titre
Inspecteurs % Cap-Haitien -
BD : Hommes -
Femmes -
Personnel -
Contractuel
Membres de Cabinets -
Consultants -
Conseillers -
Coordonnateur -
Charg de Mission -
Charg de Projet -
Personnel de Bureau -
& Soutien
PC : Hommes -
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Femmes -
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GESTION DES
GRH/II MUTATION INTERNE RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
La mutation interne est un changement daffectation de poste et/ou de service au sein du Ministre et de ses
organismes sous tutelle.
TEXTES DE RFRENCE
Articles 26, 33
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Le service Administration du personnel instruit la demande en concertation avec les directions concernes
(dpart / affectation), le service Dotation et Recrutement et la DG.
OUTILS
253
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
GESTION DES
GRH/III DETACHEMENT RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
Un dtachement est la position du fonctionnaire plac hors de son administration dorigine, pour occuper un
emploi public ne relevant pas de la Fonction publique.
TEXTES DE RFRENCE
Section II : Du dtachement
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Le service Administration du personnel instruit la demande en concertation avec la direction concerne (dpart)
et le service extrieur (affectation externe) et la transmet pour dcision la DG.
Il transmet la nouvelle situation au service Dotation et Recrutement pour enregistrement dans la base de donnes.
OUTILS
254
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
255
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
GESTION DES
GRH/IV RETRAITE RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
Lge dligibilit la retraite est fix 55 ans. La procdure de mise la retraite sengage partir de la
demande exprime par lagent.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Anticiper sur les dparts en retraite des agents afin dassurer la continuit du service public
ACTIVITS / TCHES
tablir, au dbut du 4me trimestre de lanne et pour lanne venir, une liste des agents ligibles la
retraite
Analyser la liste des prvisions de dpart en retraite et proposer des mesures de comblement de ces
dparts : recrutements, mutations internes, formation.
En lien avec le service Dotation et Recrutement, le service Administration du personnel tablit le prvisionnel
annuel des agents ligibles la retraite. Et le transmet la DG et aux directions concernes.
Pour les agents ayant effectu leur demande, il met en uvre la procdure de mise la retraite.
Lorsque les mises la retraite sont effectives, il transmet les informations au service Dotation et Recrutement
pour enregistrement dans la base de donnes.
OUTILS
256
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
257
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
tape II Aviser les agents ligibles DRH : Service Administration Demande de mise la
du personnel retraite
tape III Pour les agents ayant effectu DRH : Service Administration
leur demande, mettre en du personnel
uvre la procdure de mise
la retraite.
258
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
GESTION DES
GRH/V SANCTIONS DISCIPLINAIRES RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre IV : De la discipline
PROCDURES
Lapplication des sanctions disciplinaires obit des rgles strictes inscrites dans les textes de rfrence.
Il existe une chelle des sanctions disciplinaires classes par ordre dimportance correspondant la gravit de la
faute professionnelle commise.
ACTIVITS / TCHES
Les sanctions sont appliques aprs examen contradictoire des faits incrimins et conformment aux gradations
inscrites dans la loi.
Lorsque la suspension de salaire est requise, le service Administration du personnel transmet la DAAB larrt
de suspension.
OUTILS
GESTION DES
GRH/VI RFRENTIEL DES EMPLOIS ET DES COMPTENCES RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
Le rfrentiel des emplois et des comptences regroupe lensemble des descriptions demplois permanents. Il
comprend deux parties :
259
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Un rpertoire des emplois et des comptences regroups par corps demploi : classement et liste codifie de
tous les emplois
N.B. Un emploi rpertori devient un poste de travail lorsquil est pourvu ou pourvoir dans un service. Les
fiches descriptives demploi sont alors dnommes Fiches de poste .
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre III : De la structure de gestion et de la classification des fonctionnaires et des emplois : Articles 78, 79,
80, 82 86 Articles 88 100
PROCDURES
Grer les ressources humaines : slection et affectation, recensement des besoins de formation, valuation
des performances, gestion des carrires,
Assurer une meilleure adquation entre les besoins des services et les ressources existantes
ACTIVITS / TCHES
Constituer et tenir jour le rpertoire des emplois : les emplois sont codifis et regroups par corps demploi.
Elaborer les fiches descriptives de chaque emploi en les regroupant selon les cadres demploi et les tenir jour.
Une fiche demploi doit tre suffisamment gnrique pour navoir pas besoin dtre remise jour frquemment
La rdaction des fiches emploi et la mise jour de ces fiches sont partages entre les responsables hirarchiques
des directions techniques et le service Administration du personnel.
Le rpertoire des emplois est labor conjointement par le service Administration du personnel, le service
Dotation et Recrutement, le service valuation et Formation et les directions techniques du ministre. Ses
rvisions sont concertes.
Toute demande de cration dun emploi doit tre prcde de la rdaction dune nouvelle fiche dfinissant les
activits et comptences du futur titulaire du poste.
OUTILS
260
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
261
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Certains ministres ont entrepris dtablir un rfrentiel ou rpertoire des emplois, notamment le ministre de la
Sant publique et de la Population
Ce classeur est disponible au service Administration du personnel. Il est galement diffus auprs des Directions
techniques
En se fondant, entre autres, sur les informations recueillies lors du recensement gnral des agents publics de 2014,
lOMRH a le projet dlaborer un Rpertoire gnral des Mtiers du secteur public administratif.
262
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Les fiches descriptives des emplois et des comptences prsentent le profil complet de chaque emploi partir de
diffrentes rubriques qui ont le souci de rpondre plusieurs objectifs : i) permettre une prsentation claire et
cohrente de chaque emploi et de sa place dans lconomie gnrale des ressources humaines, ii) tablir un
prvisionnel des recrutements, iii) servir de rfrentiel de recrutement et faciliter le choix entre plusieurs candidats,
iv) mettre en place une valuation rgulire des performances du personnel en poste au regard de ce qui en est
attendu, iv) laborer un plan de formation interne afin de renforcer les capacits du personnel recrut.
Lidentit de lemploi regroupe les rubriques qui dfinissent lemploi dans son positionnement institutionnel :
Lintitul de lemploi indique la dnomination attribue au poste. Lintitul doit reflter le plus clairement
possible la mission essentielle de lemploi, ainsi que son positionnement hirarchique dans
lorganisation. Lintitul exprime de manire condense la lgitimit de lemploi qui est confre au
personnel recrut lors de sa nomination.
Le statut et la catgorie prcisent les conditions statutaires de recrutement. Elles sont impratives et
encadrent le niveau de recrutement du personnel : elles en constituent les conditions sine qua non.
Les responsabilits exerces dlimitent les attributions de lemploi. Elles correspondent aux missions
dvolues lemploi, dont elles reprennent parfois les termes
La situation hirarchique prcise dans quelle position de subordination est plac lemploi, et quel type
dautorit hirarchique il doit exercer. La position hirarchique est imprative, et doit tre nettement
identifie. Toute position hirarchique imprcise gnre incertitudes, difficults exercer les responsabilits
confies, et crises potentielles.
La situation fonctionnelle indique les types de relations professionnelles qui sont impliques par lexercice
des responsabilits. Moins contraignante que la situation hirarchique, elle nest pas prsente de faon
exhaustive et est susceptible dvoluer en fonction du contexte professionnel et/ou de linterprtation quen
fait le titulaire du poste ou son suprieur hirarchique.
Le positionnement dans la structure est prciser lorsque lemploi peut tre exerc soit au sige, soit dans
un autre lieu.
Les contenus de lemploi prcisent ce qui est attendu de lemploi en terme de missions et dactivits. Les contenus
prsentent le cur du mtier exercer.
Les missions dlimitent les responsabilits et champs dintervention du poste. Elles dfinissent les
finalits du poste, sa raison dtre.
Les activits listent les oprations que lemploi doit accomplir. Chaque activit englobe plusieurs
tches qui la constituent. La fiche emploi ne prsente pas les diffrentes tches constitutives des
activits lorsquil sagit demploi de responsabilit (et non dexcution), afin i) dviter de figer
lactivit et de lempcher ainsi dvoluer en fonction des circonstances, des besoins, des
interprtations du titulaire du poste ou de son responsable hirarchique, ii) de favoriser lautonomie
et la prise de responsabilit du titulaire dans linterprtation des tches constitutives de son activit.
N.B. Pour les emplois de direction, les activits incluent la fois les activits exerces en direct, et les activits
exerces par lintermdiaire des subordonns (pour lesquels lencadrement exerce une responsabilit dimpulsion, de
coordination, de contrle et supervision).
Les conditions daccs au poste / emploi rassemblent les rubriques qui permettent didentifier les acquis du
personnel susceptible doccuper le poste et son potentiel dadaptation au poste.
La formation et le niveau de qualification requis permettent lors du recrutement de slectionner les seuls
candidats disposant du niveau requis. En cas de recrutement par dfaut dun personnel dun niveau infrieur
263
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
ou dune formation partiellement adapte, cette rubrique permet de fixer un objectif de formation
complmentaire pour satisfaire aux exigences du poste.
Les comptences requises : les comptences regroupent les connaissances, les mthodes et les savoir-faire
observables et ventuellement mesurables dont doit disposer le titulaire du poste. Elles sont le fruit combin
des formations et des expriences.
Les qualits et aptitudes ciblent la complexit de la personnalit. Elles relvent plutt dune approche
qualitative dapprciation du potentiel du personnel.
Les expriences requises identifient les expriences ncessaires parce quelles permettent de comprendre les
comptences, qualits et aptitudes dont le candidat au poste a d faire preuve lors de ces expriences, et que
le poste exige.
La formation complmentaire dadaptation au poste permet de retenir un profil de candidat qui ne dispose
pas de la totalit des comptences, aptitudes ou expriences requises mais dont le potentiel est suffisant pour
estimer quavec une formation complmentaire il sera mme doccuper le poste. Cette rubrique impose la
mise en place dune procdure daccompagnement en renforcement des capacits (aprs recrutement)
permettant de satisfaire toutes les exigences du poste.
Les types et modalits de recrutement compltent les conditions daccs au poste en prcisant les stratgies
de recrutement mises en place afin de slectionner les candidats les plus comptents et potentiellement les
plus performants.
Les spcificits du poste regroupent deux rubriques qui prcisent certaines conditions annexes de tenue du poste,
dont le candidat particulirement doit tre inform :
Les contraintes et conditions particulires dexercice indiquent notamment les obligations du poste ou les
rgles particulires auxquelles il doit satisfaire.
Lvolution probable ou possible du poste annonce les modifications que le poste est susceptible de subir :
augmentation ou diminution de charge, ajout de nouvelles missions, dlocalisation, modification du
primtre de responsabilit du poste, etc.
(NB. les cases peuvent tre tendues autant que de besoins pour porter toutes les informations ncessaires)
1. Identit de lemploi
Intitul
Statut et
catgorie
Responsabilits
exerces
Situation
hirarchique
Situation
fonctionnelle
Positionnement
dans la structure
264
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
2. Contenus de lemploi
Missions
Activits
Formation et
niveau de
qualification
Comptences Savoirs :
requises
Savoir faire :
Qualits et
aptitudes
Expriences
requises
Formation
complmentaire
dadaptation au
poste
Type et
modalits de
recrutement
4. Spcificits du poste
Contraintes et
conditions
particulires
dexercice
volution
probable ou
possible du poste
265
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
GESTION DES
GRH/VII DFINITION DU POSTE ET DE SON PROFIL RESSOURCES
HUMAINES
OBJET
Le poste est lemploi occup par un fonctionnaire nomm. Tous les emplois font lobjet de la rdaction dune
fiche de poste. La dfinition prcise et complte du poste et de son profil est un outil de GRH important puisquil
permet dexercer plusieurs fonctions de GRH :
1. tablir un prvisionnel des recrutements (gestion prvisionnelle des emplois et des comptences) ;
3. mettre en place une valuation rgulire des performances du personnel en poste au regard de ce qui en est
attendu (procdures dvaluation et gestion de carrire) ;
4. laborer un plan de formation interne afin de renforcer les capacits du personnel recrut (dispositif et
programmation des formations).
La DRH accompagne les services dans llaboration de leurs fiches de poste, partir du modle de description
de lemploi. La fiche de poste fixe les caractristiques prcises dexercice du poste qui sont indiques de faon
plus gnrique dans la fiche descriptive des emplois et des comptences.
TEXTES DE RFRENCE
Chapitre III : De la structure de gestion et de la classification des fonctionnaires et des emplois : Articles 78, 79,
80, 82 86 Articles 88 100
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Rdiger la fiche de poste partir de la fiche descriptive de lemploi et des comptences et des pratiques
connues du poste pourvu ou pourvoir
Rviser la fiche demploi et la fiche de poste pour les actualiser lorsque lemploi ou le poste voluent.
La fiche de poste est conue conjointement par le service Administration du personnel, le Directeur de
lentit et le responsable hirarchique direct, en associant lagent titulaire du poste (sil existe dj)
A partir de la fiche de poste, le service valuation et Formation construira une fiche dvaluation de lagent.
OUTILS :
266
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
267
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La fiche de poste suit le modle de la fiche descriptive de lemploi, mais sera plus prcise en ce qui concerne les
conditions dexercice puisque faisant rfrence un poste prcis.
1. Identit de lemploi
Intitul
Statut et
catgorie
Responsabilits
exerces
Situation
hirarchique
Situation
fonctionnelle
Positionnement
dans la structure
2. Contenus de lemploi
Missions
Activits
Formation et
niveau de
qualification
Comptences Savoirs :
requises
Savoir faire :
Qualits et
aptitudes
Expriences
requises
Formation
complmentaire
dadaptation au
poste
Type et
modalits de
recrutement
268
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
4. Spcificits du poste
Contraintes et
conditions
particulires
dexercice
Evolution
probable ou
possible du poste
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La rdaction de la fiche de poste est participative : elle associe un cadre de la DRH (service Administration du
personnel), le Directeur de lentit et le responsable hirarchique direct, ainsi que lagent titulaire du poste (sil existe
dj).
1. Intitul du poste : dnomination officielle, usuelle, ou titre de la situation de travail (par exemple tire du
rfrentiel mtier si lemploi y est identifi). Lintitul doit tre succinct, explicite, comprhensible par tous.
2. Localisation du poste : ncessaire surtout lorsque le poste nest pas situ au sige du service
Cette phase peut avoir dj t mise en uvre lors de la rdaction du rfrentiel de lemploi.
Recueil des 10% 90% (ne seront pas reprises dans la fiche
informations de fonction, mais dans la fiche
dorganisation du travail)
N.B. Lordre de progression du travail (Tches / Activits / Missions) est inverse de lordre de prsentation de la
fiche de poste (Missions / Activits), lnonc des tches disparaissant ensuite de la rdaction proprement dite de la
fiche de fonction.
270
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
271
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Dcrire les politiques et les procdures de mobilisation et de dveloppement des ressources humaines afin de
permettre ladministration hatienne dattirer, dintgrer et de responsabiliser ses ressources humaines.
Sur lactivit dveloppement RH, il apparat ncessaire de mettre en uvre des actions visant fdrer les agents et
les collaborateurs ayant faire face une situation difficile. Des actions formelles et informelles de communication
(interne et externe) et de motivation doivent tre mises en uvre avec une implication forte de tous les niveaux
dencadrement pour faire merger et laisser sexprimer les difficults vcues, fdrer les collaborateurs travers de
petits vnements et crer une nouvelle histoire, autour dun certain nombre de valeurs identitaires fortes.
Lobjectif des plans de communication interne et externe mis en place par la DRH, cest :
La DRH se doit daccompagner physiquement tous les collaborateurs de la fonction RH et leur apporter son savoir-
faire, dans les activits pour lesquelles ils sont les moins expriments, et confirmer aux quipes la mobilisation de la
DRH dans la dmarche de dcentralisation.
Pour pouvoir attirer et retenir les meilleurs, lensemble de la ligne hirarchique doit dsormais tre mobilis et
impliqu. Enfin, assurer le dveloppement des ressources humaines, cest contribuer la transformation de
ladministration et mener des projets qui influent sur lvolution de la socit et ses changements.
Enfin, dans une socit en qute de sens, les candidats et collaborateurs doivent pouvoir sidentifier aux valeurs et
aux positions prises par leur administration publique sur les enjeux de socit et sur sa responsabilit sociale,
conomique et environnementale.
Pour un meilleur dveloppement des RH, les deux proccupations majeures sont lies la communication interne et
aux moyens de redynamisation du management.
Lindividualisation comme levier pour soutenir lengagement des personnels et oprer la rtention de certaines
catgories
Cela passe par des outils comme les entretiens annuels ou l'individualisation des parcours. Ce dernier outil permet
deffectuer un bilan de comptences rgulier de lagent, dcouter ses attentes (lors de l'entretien d'valuation) et de
lui donner des perspectives d'volution (soit au travers de parcours formaliss dans une approche collective ou soit
au travers d'un accompagnement individuel de conseil en mobilit.)
En outre, pour soutenir lengagement des personnels, il faut connatre les ressorts profonds de la motivation des
agents. Or, ces motivations ne sont pas gnriques. Elles varient en fonction de lespace, du temps, de la socit
Cest pourquoi les professionnels des RH dveloppent des systmes dcoute des besoins et des mcontentements de
leurs agents (baromtre social, enqute de satisfaction, groupes dexpression, ).
Les politiques RH les plus dveloppes, permettant de mesurer et daccrotre les niveaux dengagement ou de
motivation des personnels, concernent les personnels dont la comptence est stratgique et rare ou qui relvent de
hauts potentiels. Suite ces mesures, des actions peuvent tre mises en place pour attirer, fidliser et optimiser
lengagement des profils les plus recherchs.
272
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Des formations spcifiques au management doivent tre prvues, avec une prsentation des fondamentaux autour des
notions de management par objectifs, de lanimation dquipe (communication, ngociation, motivation, gestion des
conflits), dvaluation des performances individuelles et collectives.
o rduire la paperasse
Ladministration publique hatienne se doit de devenir plus efficiente, plus transparente et oriente vers lusager.
273
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
La communication institutionnelle des services de la DRH auprs des personnels doit tre fluide, constante,
pertinente et exacte. De leur ct, les Directions et services doivent faire remonter en temps et en heure les
informations utiles pour une bonne gestion des ressources humaines.
Une gestion efficace des ressources humaines ne se conoit pas sans lefficacit de la communication rciproque
entre la DRH et les services, entre la DRH et les agents.
Le choix des supports de communication doit tre adapt la fois au contexte institutionnel et aux informations
transmettre.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
La DRH dispose dans chaque direction dun personnel en charge des ressources humaines qui est son
correspondant direct, transmet et fait remonter les informations relatives au RH dans les services.
La communication de la DRH passe par le relais ncessaire de ces personnels dans les directions.
ACTIVITS / TCHES
Rdaction des correspondances en rponse aux requtes des agents et des courriers manant des autres
Services de ltat.
Production de supports dinformation crits tels que : notes de service, rapports, comptes rendus de
runions, livret daccueil des nouveaux embauchs, lettre dinformation priodique, guides et procdures,
etc.
Utilisation de toutes formes de communication orale telles que : runions priodiques des units, groupes de
rflexion et groupes projet, entretiens professionnels (de slection du personnel, dapprciation des
performances, daide, etc.), sminaires, etc.
Tous les services de la DRH sont en charge de la communication aux services et aux agents dans leur domaine
de comptence.
Les personnels en charge des ressources humaines dans les directions transmettent aux services concerns de la
DRH les informations relatives au personnel (besoins en recrutement, formation, mobilit, problmatiques
sociales et de sant, etc.).
OUTILS
274
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Note de service
Rapport
Compte rendu
Procs verbal
Convocation
Lettre
Bulletin
dinformation
Manuel de
procdure
Livret daccueil
Affichage
Consultation
Runion
Groupe de travail
Sminaire, atelier
Entretien
Tlphone
Fax
Courriel
Internet
Presse
Radio
Tlvision
Reportage vido
275
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Actions de
communication
Modalits Acteurs Modalits Acteurs Modalits Acteurs Modalits Acteurs
Faire adhrer le
personnel au
changement
organisationnel
Informer et
sensibiliser pour
faire voluer les
comportements
Amliorer les
mthodes et les
outils de travail
Mobiliser les
agents autour des
objectifs du
Ministre
276
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
La DRH occupe une fonction transversale par rapport aux autres directions du Ministre.
Elle exerce ses activits en lien constant avec les directions et doit dvelopper des relations fondes sur le respect
rciproque des missions et des comptences. Les temps de runions et de concertation sont donc indispensables
pour dvelopper une culture commune de la gestion des ressources humaines applique aux spcificits des
services oprationnels.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
La DRH doit mettre en uvre diffrentes actions de communication pour mener bien ses missions de GRH.
Elle doit :
Informer / sinformer
Ngocier
Former
ACTIVITS / TCHES
OUTILS
277
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Lanimateur de Il est reconnu Il est reconnu comme Il est reconnu Il est reconnu comme
runion comme lgitime par lgitime par lassistance. comme lgitime par lgitime par lassistance
lassistance Il dtient la lassistance pour sa comptence
connaissance du stimuler la crativit du
Il dtient la message, de Il ne dispose pas groupe
connaissance du linformation dune connaissance
message, de transmettre. Il dispose du problme Il ne dispose pas dune
linformation dune connaissance et suprieure celle connaissance de la
transmettre dune comptence des participants problmatique suprieure
suprieure lassistance celle des participants
Il dispose dune en ce qui concerne le Il dispose dune
connaissance et comptence
message dlivrer.
dune comptence technique et
suprieure Il souhaite obtenir une reconnue la
lassistance en ce adhsion plus engage conduite de runion
qui concerne le
message dlivrer
278
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La disposition Type salle de Type salle de Petite salle Petite salle. Avec ou sans
de la salle spectacle spectacle table, les participants
Les participants situs de faon
En cas de participation occupent les quatre quivalente les uns par
rduite, une table de cts dune table rapport aux autres
runion dont les carre sans
participants occupent distinction
trois cts, et particulire de
lanimateur le quatrime place pour
lanimateur
Les attitudes de
blocage
COMMUNICATION ET MOTIVATION DU
CI/III COMMUNICATION
PERSONNEL
OBJET
279
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
La communication, outre sa fonction informative, permet de construire une culture commune et de renforcer le
sentiment dappartenance. Elle doit tre conduite de faon apaiser le climat social, et motiver les agents.
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
Elle doit aussi se dvelopper de faon stratgique et rflchie en fonction des buts atteindre.
ACTIVITS / TCHES
Identifier et satisfaire les besoins des individus dans leur cadre professionnel
OUTILS
280
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
OBJET
Une runion efficace est productive pour tous les participants et introduit un climat de confiance
TEXTES DE RFRENCE
PROCDURES
ACTIVITS / TCHES
Gestion du temps
coute et reformulation
Synthses
OUTILS
281
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
A A A A A A
RLE
ANIMATEUR /
PARTICPANTS P P P
P P P
OBJECTIFS Transmettre Faire Obtenir des Obtenir des Progresser Aider les
comprendre connaissances connaissances ensemble + participants
+ Comprendre Agir y voir plus
clair
EXEMPLES Rendre compte Faire passer Obtenir des Se faire une Trouver Favoriser
de dcisions des consignes, informations ide ou une ensemble une lexpression
prises Expliquer une prcises, opinion sur un solution un dune
note des objectives, sujet ou un problme, difficult ou
collaborateurs, quantifiables, problme Produire des dun conflit,
Faire le point ides, des Proposer une
Expliquer un sur une suggestions, valuation
refus, une question, un des du
impossibilit projet, un propositions, fonctionnem
programme Dfinir ent, dun
collectivement projet, dune
un objectif, un action
projet
282
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
VI - ANNEXES
Arrt fixant les procdures et les modalits dorganisation des concours de recrutement donnant accs aux
emplois de la Fonction publique.
ARRT
PREMIER MINISTRE
Vu les articles 17.1, 136, 160, 171, 234, 234.1, 235, 236, 236.1, 236.2, 237 et 240 de la Constitution ;
Vu lArrt du 13 octobre 1983 fixant les procdures et les modalits de nomination des Agents de la Fonction
Publique;
Vu lArrt du 15 fvrier 2008 portant organisation et fonctionnement du Conseil Suprieur de
lAdministration et de la Fonction Publique ;
Considrant le principe dgal accs aux emplois publics bas sur le mrite ;
Considrant quil importe de garantir le libre accs de tous les citoyens et de toutes les Citoyennes aux emplois
283
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Considrant quil convient daccorder une attention spciale aux femmes et aux personnes handicapes dans la
Fonction Publique ;
Considrant quil appartient aux pouvoirs publics de doter lAdministration Publique de ressources humaines
qualifies aptes servir la population et laborer des politiques publiques ;
Considrant quil est ncessaire dadopter des textes rglementaires pour la mise en uvre des grands axes de
la rforme de ltat ;
Considrant quil est impratif de dterminer les conditions dorganisation des concours daccs la Fonction
Publique en prcisant les modalits dapplication des dispositions du Statut Gnral de la Fonction Publique
relatives au processus de recrutement ;
Sur le rapport du Conseil Suprieur de lAdministration et de la Fonction Publique,
ARRTE
Article 3.- Les emplois de la Fonction Publique sont normalement occups par des Fonctionnaires. Toutefois,
des Agents non titulaires peuvent tre recruts par contrat dure dtermine (CDD) ou sur une
plus longue priode, dans les cas prvus par le prsent Arrt.
Article 4.- Les personnes nommes aux emplois permanents des ministres, de leurs services dconcentrs ou
des organismes autonomes caractre administratif, culturel ou scientifique en dpendant ont la
qualit de Fonctionnaire tel que dfini par le Dcret du 17 mai 2005 portant rvision du Statut
Gnral de la Fonction Publique.
284
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
aux trangers ;
b) Aucune condition de nationalit nest exige des Agents contractuels pour accder un
emploi public. Ils doivent tre en situation rgulire sur le territoire national ;
f) Le quota rserv par la Constitution et par la loi aux femmes et aux personnes handicapes.
Article 7.- Lappel candidatures est lacte administratif par lequel lAdministration Publique informe les
citoyens sur les emplois vacants ou disponibles et invite les intresss sinscrire en vue de
participer aux preuves de qualification, de slection et dintgration des candidats.
Article 8.- Le but du recrutement est de doter la Fonction Publique dAgents publics comptents dans les
emplois permanents de lAdministration prvus au Budget de la Rpublique et dans ceux
temporaires dans lesquels sont recruts des Agents contractuels, sans aucune discrimination
fonde sur la couleur, lappartenance sociale, la race, le genre, les dficiences physiques et les
opinions politiques ou religieuses.
Article 9.- Les dispositions du prsent Arrt sappliquent aux recrutements externe et interne des Agents
permanents et contractuels de la Fonction Publique.
Article 9.1.- Le recrutement externe est celui dans lequel peuvent participer les citoyens et citoyennes rsidant
en Hati qui postulent, pour la premire fois, un emploi dans la Fonction Publique ainsi que les
Agents publics contractuels en poste et dsireux dtre titulariss.
Article 9.2.- Le recrutement interne est ouvert aux Fonctionnaires dj en poste qui souhaitent postuler une
promotion dans leur Administration dorigine ou dans une autre institution appartenant la
Fonction Publique. Les conditions suivantes doivent tre respectes :
a) Le recrutement interne est utilis lorsque les qualifications recherches dans un poste et les
conditions dexprience sont disponibles parmi les membres du personnel de lAdministration
concerne. Dans ce cas, un processus de mise en concurrence linterne est ouvert aux
Fonctionnaires intresss et les oprations de recrutement se droulent dans les mmes
conditions de transparence et de rigueur prvues larticle 9 du prsent Arrt.
c) Nanmoins, des Agents contractuels peuvent, exceptionnellement aprs avis de lOMRH,
participer au recrutement interne lorsque la nature des fonctions ou les besoins du service le
justifient ou lorsque les Fonctionnaires de lAdministration concerne ne disposent pas des
comptences exiges pour exercer la fonction.
Article 10.- Les personnes occupant des emplois ou charges politiques prvues larticle 11 du Dcret du 17
mai 2005 portant rvision du Statut Gnral de la Fonction Publique ne peuvent postuler un
concours de recrutement pendant la dure de leurs fonctions.
285
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
combls par des professionnels expriments, dispenss de lvaluation crite mais assujettis une
entrevue obligatoire avant leur engagement.
Les concours sur preuves sont destins aux candidats dont la rvlation daptitudes et de
comptences exercer lemploi implique ladministration dun test dvaluation suivi dentrevue.
Article 14.- Aux fins de satisfaire leurs besoins en ressources humaines et de pourvoir aux emplois publics
vacants, chaque Institution communique lOMRH, par lintermdiaire de leur Direction des
Ressources Humaines (DRH) ou Service des Ressources Humaines (SRH) la liste de leurs besoins
en personnels, les Termes de Rfrence (TDR) des emplois pourvoir et les provisions
budgtaires correspondantes pour tre autorise lancer le processus de recrutement.
Article 15.- Le concours daccs aux emplois de la Fonction Publique est organis par le Ministre ou
lOrganisme recruteur, sous la supervision de lOMRH, avec pour objectif de garantir le respect
du cadre normatif et rglementaire tabli.
Article 16.- Les dcisions relatives la prparation de la documentation et de la conception des outils
techniques de lvaluation sont prises sur directives de lOMRH et celles relatives aux moyens
logistiques par le Ministre ou lOrganisme public recruteur.
Article 17.- Les rsultats du concours de recrutement externe sont publis :
286
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 21.- LOMRH assiste les Ministres et Organismes recruteurs dans la prparation des examens, dans la
phase de correction, la publication des rsultats, le stage probatoire, la nomination et la titularisation.
Article 22.- La liste de qualification et la liste dattente, dans chaque concours, ont une dure minimale dun an
suivant la date de leur mission. Toutefois, elles peuvent tre prolonges par lOMRH, selon les besoins mais
ne peuvent gnralement excder un an et demi.
Article 23.- L'OMRH, une fois les vrifications de conformit effectues, transmet au Premier Ministre pour
autorisation les noms des candidats et candidates retenus(es) et habilits effectuer le stage probatoire.
A la fin du stage, linstitution soumet un rapport de stage lOMRH sur la base duquel la nomination du
stagiaire sera propose lAutorit comptente.
Article 25.- Pour participer un concours daccs la Fonction Publique, les candidats ou candidates doivent
runir, conformment au Dcret du 17 mai 2005 portant rvision du Statut Gnral de la Fonction Publique, les
conditions suivantes :
a) tre de nationalit hatienne ;
Article 27.- Les dispositions pour lorganisation du recrutement sont prises trois (3) mois au moins avant la
date prvue pour ladmission en stage des candidats aprs leur slection dans les conditions prvues au
Chapitre III du prsent Arrt.
Article 28.- Pour participer au recrutement, le candidat ou la candidate doit fournir la preuve quil ou quelle
remplit, pour ladmission en stage aprs la slection, les conditions prvues au Dcret du 17 mai 2005 portant
rvision du Statut Gnral de la Fonction Publique ainsi que celles exiges pour lemploi postul et prcises
dans lavis dAppel candidatures.
Article 29.- Le processus de recrutement aux emplois de la Fonction Publique contient les tapes suivantes :
a) LAppel candidatures ;
c) Le processus de slection ;
d) Le stage probatoire ;
e) La nomination ;
287
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
f) La titularisation.
Article 34.- LOMRH sassure de la qualification et de la moralit des membres du Jury de slection choisis
par linstitution, qui lui sont communiqus, afin de participer au processus de lvaluation des comptences
requises pour lemploi ou les emplois faisant lobjet du concours.
Article 35.- Les personnes occupant des emplois ou charges politiques ne peuvent tre membres de Jury de
slection. Le Jury sige linstitution sollicitant le recrutement. Il est assist dun secrtariat muni de la
logistique approprie pour lexcution des oprations toutes les tapes du processus de recrutement.
Article 36.- Le Jury sassure de la coordination et de lexcution des oprations de recrutement, notamment de
la prparation et de ladministration des preuves selon les conditions prvues dans le prsent Arrt.
Article 37.- Les dossiers de candidatures sont reus et examins par le Jury. Ladmission au concours est
prononce par le Jury aprs avoir vrifi la conformit des candidatures reues en lien avec les exigences
requises pour les emplois mentionns dans lAppel candidatures. Seules les candidatures qui satisfont aux
conditions de larticle 25 du prsent Arrt et fournissent les preuves appropries dans les dlais indiqus sont
admises au concours.
Article 38.- Les candidatures doivent tre soumises par crit et comporter, pour la vrification de
ladmissibilit, les renseignements et documents requis dans lAppel candidatures. Les candidatures dposes
en retard, comportant des pices fausses ou incompltes sont limines du concours, aprs procs-verbal sign
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 49.- Le stage se droule sous la supervision de lAdministration o sera affect le stagiaire. Le stage est
organis suivant les spcificits de lemploi pourvoir et conformment aux statuts particuliers. A la fin du
stage, la Direction ou le Service des Ressources Humaines du Ministre ou de lOrganisme Public recruteur
289
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
adresse un rapport dvaluation lOMRH, dont copie est communique au stagiaire. Ce rapport peut proposer
soit la nomination du stagiaire, soit la prolongation du stage pour un temps dtermin, soit le renvoi pour
insuffisance de performance.
Article 50.- En cas de renvoi dun stagiaire, lOMRH propose au Ministre ou lOrganisme Public recruteur
la prochaine personne candidate sur la liste dattente pour tre admise en stage probatoire suivant les
dispositions du prsent Arrt.
Article 52.- La nomination des stagiaires agrs par le Premier Ministre ou par le Ministre concern par
dlgation du Premier Ministre est sujette lavis de conformit de lOMRH relatif aux dossiers de recrutement
soumis par le Ministre ou lOrganisme recruteur suite au contrle et la validation de lensemble du
processus.
Article 53.- La nomination est un acte administratif par lequel lautorit comptente confre au stagiaire agre
la qualit de Fonctionnaire, appel collaborer de manire permanente et titre professionnel laction de
lAdministration, conformment aux prescrits du Dcret du 17 mai 2005 portant rvision du Statut Gnral de
la Fonction publique.
Article 54.- Lacte de nomination, sign par le Premier Ministre ou le Ministre concern par dlgation du
Premier Ministre, indique le titre du poste, lAdministration daccueil, le lieu daffectation, la dpendance
hirarchique du Fonctionnaire ainsi que le traitement mensuel de base.
Article 55.- La Direction ou le Service des Ressources Humaines remet loriginal de lacte de nomination la
personne concerne, transmet la copie de lacte de nomination et le procs-verbal de prise de fonction de
lAgent nomm lOMRH ainsi quune copie de lacte de nomination et du procs-verbal au Ministre de
lconomie et des Finances pour les suites ncessaires.
Article 56.- Aucune nomination ne peut tre faite sans les provisions budgtaires correspondantes. Le paiement
des Agents de la Fonction Publique pour services fournis est effectu par tranches de douzimes mensuelles
partir de la date dentre en fonction.
Article 57.- La Direction ou le Service des Ressources Humaines est charg (e) dassurer laccueil et
lorientation du nouveau Fonctionnaire dans son administration dappartenance notamment en le prsentant aux
membres du personnel des diffrentes structures administratives et en lui communiquant toutes les informations
relatives ses droits et obligations, aux structures organisationnelles, aux modalits de fonctionnement, aux
missions et aux procdures de gestion en vigueur dans cette institution.
290
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
inform des rsultats de lapplication de ces nouvelles dispositions ainsi que des mesures adopter en vue de
renforcer le processus de recrutement.
Article 60.- Les Agents publics actuels occupant des emplois permanents la date dadoption du prsent
Arrt continuent dexercer les fonctions dvolues dans ces emplois jusqu la mise en place du systme de
classification.
291
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
ARRT
PREMIER MINISTRE
Considrant la volont du Gouvernement de poser les bases dune gestion proactive et moderne des ressources
humaines en vue de les rendre plus efficaces et plus productives ;
Considrant que, parmi les valeurs lies la rforme administrative, celle de la performance implique que la
gestion publique doit passer dune logique de moyens une logique de rsultats par lapprciation du travail
des agents publics chargs de la mise en uvre de laction publique ;
Considrant quil importe que ladministration publique dispose de ressources humaines bien gres, valorises
et motives, entre autres par la mise en place des modalits dapplication du Statut Gnral de la Fonction
Publique en ce qui a trait au systme dvaluation des agents de la Fonction Publique ;
Considrant qu cet effet, il y a lieu dtablir le cadre rglementaire de lvaluation de la performance des
fonctionnaires;
ARRTE
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 2.- Lvaluation de la performance des agents publics contractuels se fera selon les objectifs de
performance fixs dans leur contrat.
Section 2.- Dfinitions
Article 7.- Le fonctionnaire dont les rsultats de lvaluation de performance ne sont pas satisfaisants sur une
priode de trois annes conscutives, peut tre soit reclass, soit licenci.
293
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
observs dans laccomplissement des tches qui lui sont dvolues par lintermdiaire de critres
pralablement tablis.
Article 10.- Lvaluation de la performance des fonctionnaires met en prsence le suprieur hirarchique
immdiat et le fonctionnaire faisant lobjet de lvaluation de performance sur les rsultats obtenus compte tenu
des objectifs pralablement fixs.
Article 13.- Lvaluation de la performance des fonctionnaires est sanctionne par une note chiffre
correspondant chaque critre, arrte suivant une chelle de 1 5 telle que prcise dans la fiche de
planification et dvaluations de la performance. La note 3 est la note minimale pour tre considre comme
avoir atteint lobjectif ou avoir le comportement requis.
Article 14.- La note chiffre finale reflte lvaluation globale de la performance du fonctionnaire qui lui est
communique lissue de lentretien dvaluation.
La prime defficacit et defficience ne peut tre considre que si la note chiffre finale est au moins gale 4.
Article 15.- Lentretien dvaluation de la performance porte sur les aspects suivants :
294
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 17.- Les rsultats de lvaluation de la performance de chaque fonctionnaire lui sont communiqus
avant dtre verss son dossier individuel et enregistrs au Fichier Central ou Systme Interministriel de
Gestion des Ressources Humaines.
Article 18.- Le fonctionnaire qui reoit exceptionnellement une promotion, au cours de lanne fiscale, nest
valu que sil exerce sa nouvelle fonction depuis six mois au moins.
Article 19.- Suite une affectation en cours danne, le fonctionnaire qui na pas encore t valu pour
lexercice fiscal vis, est valu en fonction de sa performance au poste o il a pass plus de six mois.
Article 20.- Le fonctionnaire en cong de formation de longue dure ou de maladie de longue dure au cours
de lexercice fiscal vis ne peut tre valu. Cette priode nest pas prise en compte pour lavancement
dchelon ou changement de grade, de classe ou de catgorie demploi.
Article 21.- Le fonctionnaire qui est mis disposition est valu en fonction de sa performance
ladministration daccueil sil y a travaill pour une priode suprieure six mois au cours de lexercice fiscal
vis.
Article 22.- Le fonctionnaire mis en disponibilit ou en position hors cadre nest pas valu pendant le temps
que durent ces positions.
2. Superviser, adapter et mettre en uvre les outils de lvaluation de la performance dans un souci de
cohrence et, le cas chant, dharmonisation ;
3. Offrir aux Directions des Ressources Humaines un accompagnement visant le respect des valeurs et
des principes gnraux sur lesquels sont fondes lvaluation et lapplication des rgles spcifiques
adaptes la nature du travail accomplir ;
4. Sassurer que les rsultats de lvaluation de la performance des fonctionnaires, qui leur sont
communiqus par les Directions des Ressources Humaines, sont conformes la procdure dfinie dans
le prsent Arrt et pris en compte dans lavancement de leur carrire.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 27.- Le suprieur hirarchique immdiat finalise, aprs entretien et change avec son suprieur
hirarchique, la fiche dvaluation et communique, au cours dune rencontre, la version finale lintress pour
sa signature attestant quil a pris connaissance des conclusions de ses suprieurs hirarchiques quant aux
rsultats de lvaluation. En cas de dsaccord, le fonctionnaire concern peut inscrire ses rserves avant de
signer et peut exercer un recours hirarchique.
La version finale de la fiche de planification et dvaluation de performance signe en double original par le
fonctionnaire concern, le suprieur hirarchique immdiat et lautorit hirarchique du suprieur hirarchique
immdiat, tient lieu de procs-verbal de lentretien.
Au cas o le fonctionnaire ne veut pas signer la version finale, son suprieur hirarchique immdiat note ce
refus et en informe son suprieur hirarchique et la Direction des Ressources Humaines de linstitution
laquelle il appartient.
Article 28.- Le fonctionnaire insatisfait de lvaluation de performance peut exercer un recours hirarchique
devant le suprieur hirarchique de lautorit par son suprieur hirarchique immdiat qui aprs laudition de
lintress et consultation de ses suprieurs hirarchiques en vue dune mdiation, lui communique la dcision
arrte.
DE LVALUATION DE LA PERFORMANCE
Article 29.- Il est institu une fiche de planification et dvaluation de la performance par lOMRH adapter
suivant les catgories demploi dcrites dans le Dcret portant rvision du Statut Gnral de la Fonction
Publique.
Une copie de la fiche de planification et dvaluation de la performance est communique chaque
fonctionnaire concern par son suprieur hirarchique immdiat, quinze jours avant la date de lentretien
annuel. Cette communication doit lui permettre de prparer son auto-valuation en vue dchanger avec son
suprieur hirarchique immdiat lors de la rencontre dentretien final dont une copie est annexe au rapport
final communiqu la Direction des Ressources Humaines.
Article 30.- Les fiches de planification et dvaluation de la performance des fonctionnaires sont transmises par
les suprieurs hirarchiques immdiats aux Directions des Ressources Humaines dans un dlai de quinze jours
maximum, compter de la date de communication de la version finale de la fiche dvaluation de la
performance du fonctionnaire.
Article 31.- Signe par le superviseur hirarchique immdiat, le superviseur du suprieur hirarchique
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
2. Dun rappel des objectifs pralablement fixs ainsi que des facteurs dapprciation tablis en
fonction du niveau de responsabilits et des exigences professionnelles, selon le cas ;
3. De lauto-valuation du fonctionnaire annexe lvaluation de son suprieur hirarchique immdiat
selon la fiche tablie ;
4. Des mesures daccompagnement prvues pour la nouvelle priode aprs changes entre eux lors de
lentretien final dvaluation ;
1. La transmission du calendrier des activits raliser qui est communiqu par lOMRH aux
Directions des Ressources Humaines ;
2. La prparation de lvaluation par les diffrents intervenants au processus ;
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 37.- Pour la mise en uvre et lapplication du prsent Arrt, un calendrier des activits raliser dans
le cadre du processus de lvaluation de la performance est communiqu par lOMRH aux Responsables des
Directions des Ressources Humaines de toutes les institutions vises, par la voie hirarchique, trois mois avant
la fin de lexercice fiscal.
Ce calendrier fixe notamment la date de lancement et le suivi du processus de lvaluation de la performance en
tenant compte de la ncessit de :
1. Prciser les objectifs de performance atteindre par chaque fonctionnaire, selon lemploi occup, un
an avant la mise en uvre du processus dvaluation ;
2. Permettre lAdministration de faire des prvisions budgtaires en vue de respecter les obligations
dcoulant des rsultats de lvaluation prvue par le prsent Arrt.
Article 38.- Le prsent Arrt sera imprim, publi et excut aux fins de droit.
Donn la Primature, Port-au-Prince, le 10 septembre 2014, An 211 de lIndpendance.
298
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
ARRT
PREMIER MINISTRE
Vu le Dcret du 17 aot 1987 sur lorganisation et le fonctionnement du Ministre des Affaires trangres ;
Vu le Dcret du 8 mai 1989 adoptant les structures organisationnelles du Ministre de lducation Nationale, de la
Jeunesse et des Sports aux nouvelles ralits sociopolitiques ;
Vu lArrt du 25 mai 2009 portant organisation et fonctionnement de lOffice de Management et des Ressources
Humaines ;
Vu lArrt du 2 avril 2013 fixant les procdures et les modalits dorganisation des concours de recrutement
donnant accs aux emplois la Fonction Publique ;
Considrant quil revient ltat de garantir aux fonctionnaires laccs une meilleure formation dans le sens dune
meilleure promotion de la justice sociale et de lgalit des chances ;
Considrant quil est ncessaire dtablir une politique doctroi et de gestion des bourses dtudes au bnfice des
fonctionnaires ;
Considrant quil y a lieu de rformer en profondeur le Systme de Gestion et dAttribution des Bourses dtudes
dans le sens dune gestion plus transparente, plus rigoureuse, avec des critres dattribution connues de tous ;
Considrant qu cet effet, il y a lieu de mettre en place une structure de coordination sur le mode doctroi et de
gestion des bourses dtudes ;
ARRTE
299
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Article 1er.- Le prsent Arrt fixe la procdure doctroi et de gestion des bourses dtudes au bnfice des
fonctionnaires.
Article 2.- Au sens du prsent Arrt la bourse dtudes est un moyen de financer la formation et le
perfectionnement des ressources humaines de ltat. Elle constitue aussi une forme de participation et daide des
organisations nationales et internationales la formation et au perfectionnement des ressources humaines de la
Fonction Publique Hatienne.
1. En formation initiale ;
2. En cycle de perfectionnement ;
Article 5.- La bourse dtudes est non remboursable, sauf en cas de non-respect des obligations prvues lalina 3
de larticle 20 du prsent Arrt. Elle permet au fonctionnaire bnficiaire dentreprendre, de poursuivre ou de
terminer une formation. Elle est accorde et renouvele chaque anne, sur demande de lintress (e) pendant la
dure prvue pour les tudes.
Article 6.- Les administrations veilleront ce que le quota de 30% rserv aux femmes, le principe de discrimination
positive en faveur des personnes handicapes et le partage de linformation avec les services dconcentrs et les
services techniquement dcentraliss soient respects dans le cadre des procdures dattribution des bourses
dtudes.
Article 7.- Les ministres et organismes viss sont tenus dinformer la Commission de Gestion de Bourses dtudes
(CGBE) de tous dons pour loctroi de bourses dtudes fournis par une institution non tatique.
Article 8.- Tout octroi de bourses dtudes un fonctionnaire fait lobjet dun protocole sign entre le bnficiaire, le
ministre de rattachement et lOMRH.
Article 9.- Il est cr une Commission de Gestion des Bourses dtudes (CGBE) compose :
Une fois dsigne par leur institution respective, la Commission est constitue par lettre administrative du Premier
300
Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
Ministre.
3. Veiller au respect des modalits doctroi des bourses dtudes aux fonctionnaires par les ministres et
organismes tatiques ;
Article 11.- LOMRH, par lintermdiaire des Directions des Ressources Humaines (DRH), est charg dinformer
les fonctionnaires dans tous les dpartements du pays sur la possibilit dobtenir de ltat des bourses dtudes et de
perfectionnement.
Article 12.- Une base de donnes comprenant les dossiers de tous les fonctionnaires boursiers sera constitue
lOMRH et gre par la Commission de Gestion des Bourses dtudes.
Article 13.- La bourse dtude est octroye au fonctionnaire disposant au moins de deux annes danciennet et
ayant satisfait aux deux conditions suivantes :
2. Avoir obtenu lors des deux dernires priodes dvaluation de la performance, dans lexercice de son activit
professionnelle, une note finale au moins gale quatre.
De plus, il doit avoir les aptitudes requises et, au besoin, les diplmes ncessaires pour accder la formation
demande.
Article 14.- Toute demande initiale ou de renouvellement de bourses dtudes produites par un fonctionnaire doit tre
adresse par crit la Commission de Gestion des Bourses dtudes par lintermdiaire de lOMRH qui assure le
secrtariat.
Cette demande doit tre accompagne de tous les documents requis et comporter toutes les indications ncessaires
son examen et la fixation du montant de la bourse. Le bnficiaire informera son ministre de rattachement de cette
demande par la mme occasion.
Article 15.- La dcision doctroi ou de refus est communique au demandeur. Dans le cas dun refus, la CGBE doit
indiquer les motifs du refus.
Article 16.- Tout changement dans la situation du bnficiaire au cours de la dure de la bourse dtudes doit tre
annonc la Commission de Gestion des Bourses dtudes, notamment en cas :
2. Dune maladie de longue dure ne permettant pas la poursuite de la formation dans le dlai fix ;
3. De changement de domicile.
Article 17.- La Commission de Gestion des Bourses dtudes doit tre informe priodiquement de la performance
du bnficiaire de la bourse dans le cadre de la formation convenue.
Article 18.- La bourse dtudes peut tre refuse, suspendue ou non renouvele dans les circonstances suivantes:
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
1. En cas de fraudes commises dans les renseignements fournis la Commission de Gestion des Bourses
dtudes ;
2. En cas de non-prsentation des informations fournir par le rcipiendaire prvu larticle prcdent ;
Article 19.- Labus de confiance et lescroquerie au prjudice de ltat seront punis conformment la Loi.
Article 20.- Le fonctionnaire boursier sengage Presses Nationales dHati - 61, rue Goulard, Ption-Ville, Hati
Tl.: (509) 2941-1076 / 2941-7909 E-mail : moniteur@pressesnationales.ht
3. Prter ses services ltat pendant une dure de trois (3) ans lorsquil y a financement dune activit
donnant droit lobtention dun diplme.
Article 21.- Le fonctionnaire boursier qui na pas excut lobligation prvue lalina 3 de larticle 20, doit
rembourser ltat le cot total de la formation ou des tudes, qui sera tabli par le Coordonnateur Gnral de
lOMRH avec la collaboration de lorganisme dispensateur de lenseignement ou de la formation.
Au cas o il ne prte ses services que pour au moins deux (2) ans, il sera tenu de rembourser lquivalent dune
anne de formation.
Ltat exigera, le cas chant, le remboursement intgral des valeurs dpenses devant les Tribunaux, conformment
larticle 2 de la Loi du 17 aot 1955 relative aux obligations des boursiers de ltat.
Article 22.- Un protocole daccord sera conclu entre lOMRH et le centre denseignement, de formation ou
luniversit qui dispense les cours en Hati ou ltranger afin que le diplme ou le certificat sanctionnant le cycle
dtudes ou de formation soit remis lOMRH.
Article 23.- Pour que lOMRH dlivre le diplme ou le certificat sanctionnant le cycle dtudes ou de formation
lex-boursier, ce dernier doit remplir lune des conditions suivantes :
1. Avoir travaill pendant les trois (3) annes prvues au profit de lAdministration Publique Hatienne ;
2. Avoir restitu la somme correspondant au cot total des tudes supportes par ltat Hatien, dans le cas
o il naura pas prt ses services pour la dure prvue conformment aux dispositions de larticle 20 alina
3 du prsent Arrt.
Article 24.- Ltat sengage, lissue de la formation du fonctionnaire boursier, le replacer son poste ou un
poste quivalent.
Article 25.- Le prsent Arrt sera imprim, publi et excut aux fins de droit.
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Manuel de politiques, normes et procdures de Gestion des Ressources Humaines - OMRH
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