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2017

$399.00
Sistema Computarizado de
Gestin del Mantenimiento

Estudio de
Mejores Prcticas de
CMMS

Reliabilityweb.com Mapa de Confiabilidad


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Tabla de
Contenidos
Sumario Ejecutivo................. 6
Informacin General.............9

Implementacin............... 14

Uso del CMMS.................. 25

Sostenibilidad................... 36

Resumen.......................... 47

Sobre los Autores ............ 50

4
Figuras
Ejecutivo

Figura 1: Participantes de la Encuesta Cantidad por Tamao de Planta de la Compaa......................8
Figura 2: Participantes de la Encuesta Porcentaje por Tamao de Planta de la Compaa...................8

General
Figura 3: Participantes de la Encuesta por Tipo de CMMS.......................................................................9


Figura 4: Participantes de la Encuesta por Tipo de CMMS y Nivel de Satisfaccin..................................10
Figura 5: Calendario de Implementacin del CMMS...............................................................................11


Figura 6: Integracin del CMMS con Otras Aplicaciones.........................................................................12
Figura 7: Ubicacin Donde se Aloja el CMMS vs. Nivel de Satisfaccin del CMMS.................................13

Implementacin
Figura 8: Costo de Instalar vs. Nivel de Satisfaccin por Porcentaje de Encuestados..............................15
Figura 9: Costo de Instalar vs. Nivel de Satisfaccin para Sitios nicos y 100 o Ms Sitios ....................16
Figura 10: ROI Alcanzado por Cantidad de Encuestados.........................................................................18
Figura 11: Recursos Usados para la Implementacin por Cantidad de Encuestados...............................19
Figura 12: Funciones Crticas para Implementar 50% Superior............................................................20
Figura 13: Funciones Crticas para Implementar 50% Inferior .............................................................20
Figura 14: Personalizacin del Flujo de Trabajo del CMMS (2005 vs. 2011)............................................22
Figura 15: Personalizacin del Software de CMMS (2005 vs. 2011)........................................................23
Figura 16: Entrenamiento de Pre Implementacin por Nivel de Satisfaccin.......................................24
Uso de CMMS
Figura 17: Caractersticas de Importancia El 50% Superior...................................................................26
Figura 18: Caractersticas de Importancia El 50% Inferior....................................................................26


Figura 19: Excelente Nivel de Desempeo Caractersticas en el 50% Superior.....................................28
Figura 20: Excelente Nivel de Desempeo Caractersticas en el 50% Inferior......................................28
Figura 21: Las 10 Mejores Caractersticas vs. Nivel de Satisfaccin del CMMS .....................................30


Figura 22: rdenes de Trabajo Seguidas en CMMS por Porcentaje........................................................31
Figura 23: Cantidad de rdenes de Trabajo por Mes y por Tipo.............................................................32
Figura 24: Repuestos Seguidos en CMMS por Porcentaje.......................................................................33
Figura 25: Grado de Uso de CMMS por Tipo de Trabajo..........................................................................34

Sostenibilidad
Figura 26: Gasto Anual en Software, Hardware y Capacitacin...............................................................37
Figura 27: Versin de CMMS vs. Nivel de Satisfaccin de CMMS............................................................38
Figura 28: Planes de Integracin de CMMS.............................................................................................39
Figura 29: Planes de Complementos de CMMS vs. Nivel de Satisfaccin................................................40
Figura 30: Capacitacin de Nuevos Empleados Formal/Sin Entrenamiento vs. Satisfaccin................41
Figura 31: Capacitacin Posterior a la Implementacin por Tipo por Nivel de Satisfaccin....................42
Figura 32: Capacitacin Posterior a la Implementacin (Sin Entrenamiento y Con Entrenamiento
en el Trabajo)..........................................................................................................................44
Figura 33: Das de Gestin de CMMS y Horas de Capacitacin por Ao..................................................45
Figura 34: Das de Capacitacin en CMMS vs. Nivel de Satisfaccin........................................................46

5
El objetivo principal
de este informe
es proporcionar
a la comunidad
de usuarios
con una amplia
comprensin de
cmo son empleados
los sistemas
computarizados
de gestin del
mantenimiento y
dnde existen las

Sumario Ejecutivo oportunidades.

Atrs quedaron los das cuando la mayora de la informacin que


usamos a diario en el negocio del mantenimiento y la confiabilidad
se obtena manualmente. De hecho, muchos de lo que leen este
informe pueden no haber vivido este fenmeno en sus carreras. No
obstante era un hecho de la vida y afortunadamente ha sido reem-
plazado por los sistemas computarizados de gestin del manten-
imiento (CMMS) actualmente en uso.

Otro nombre comn para el software de gestin del mantenimiento


es Gestin de Activos Empresariales (EAM). Para el propsito de este
informe, los acrnimos CMMS y EAM sern sinnimos.

Con los sistemas computarizados de gestin del mantenimiento


como eje de nuestros procesos de trabajo, es importante compren-
der el valor que estos sistemas aportan, as tambin como las reas
para el crecimiento futuro y las mejoras. Obtener ese nivel de com-
prensin universal es el propsito detrs de este estudio. El objetivo
principal es proporcionar a la comunidad de usuarios una amplia
comprensin de cmo son empleados los sistemas computarizados
de gestin del mantenimiento y dnde existen las oportunidades.

El informe aborda esta cuestin en varias partes. La primera es una


seccin general que cubre informacin bsica de CMMS que brinda
conocimientos interesantes sobre tiempos de instalacin, integracin
con otras aplicaciones y dnde los encuestados alojan sus CMMS. La
segunda seccin aborda el proceso de implementacin de los CMMS.
Si bien la comunidad de usuarios no implementa nuevos CMMS to-
dos los das, hay algunos conocimientos valiosos en esta seccin para
alcanzar un mayor nivel de satisfaccin con la aplicacin la prxima
vez que se lleve a cabo una implementacin o una actualizacin.

6
La tercera seccin aborda el uso y el desempeo. Parte de la infor-
macin con valor agregado en esta seccin puede alentarlo a repensar
cmo usa su CMMS y posiblemente cmo puede mejorar sus benefi- An la
implementacin ms
cios para la organizacin. La ltima seccin aborda la sostenibilidad.
pequea de CMMS
Si bien esta es la ltima seccin en el informe, es probablemente la es extremadamente
ms importante. An la implementacin ms pequea de CMMS es costosa y nadie
extremadamente costosa y nadie quiere ver esta inversin degradarse quiere ver esta
o fallar en la entrega del valor buscado cuando est instalada. La sec- inversin degradarse
cin de sostenibilidad le da una visin de las acciones que deberan o fallar en la
tomarse para prevenir la degradacin. entrega del valor
buscado cuando est
Reliabilityweb.com condujo una encuesta de CMMS en el 2005 y instalada.
obtuvo 600 respuestas. En ese momento, la encuesta de CMMS fue
reconocida como el estudio ms grande de su clase a la fecha. El es-
tudio del 2011 excede por 100 encuestados adicionales los resultados
del estudio del 2005. Adems, muchos de ellos respondieron como
representantes de usuarios de CMMS multi-planta, haciendo que el
nmero sea an mayor.

Debera tenerse en cuenta que el total de respuestas en muchos de


los grficos no suman el total de 700. En muchos casos, hubo espacios
en blanco (sin respuesta) que disminuyeron el total. Algunos grficos
suman ms de 700 porque se solicit a los encuestados que hicieran
mltiples selecciones para las preguntas efectuadas.

7
Figura 1: Participantes de la Encuesta Cantidad por Tamao de
Planta de la Compaa
Es interesante
observar que hay un
porcentaje mayor
de respuestas en
el rango de 2 a
10 plantas vs. la
categora de planta
individual. Tambin
es destacable que el
23% de las respuestas
venga de compaas
con 11 a 99 sitios
de planta. Mientras
ms grande sea
la poblacin ms
La figura 1 muestra el nmero de encuestados (701) y cmo estn distribui- grande es el valor
dos por el nmero de complejos industriales que el encuestado representa. de la informacin
Un estudio de localizaciones de plantas individuales es impresionante en s presentada ms
mismo, ni hablar el gran nmero de respuestas de plantas mltiples inclu- adelante en este
idas en este estudio. Como era de esperarse, el nmero de encuestados se estudio.
reduce a medida que el nmero de plantas representadas aumenta.

Figura 2: Participantes de la Encuesta


Porcentaje por Tamao de Planta de la Compaa

Esta figura tambin proporciona informacin sobre los encuestados, con las
categoras de las respuestas mostradas como porcentajes. Es interesante
observar que hay un porcentaje mayor de respuestas en el rango de 2 a 10
plantas vs. la categora de planta individual. Tambin es notable que el 23%
de las respuestas venga de compaas con 11 a 99 sitios de planta. Mien-
tras ms grande sea la poblacin ms grande es el valor de la informacin
presentada ms adelante en este estudio ya que representa un nmero de
sitios mucho mayor a las 701 respuestas.

8
Informacin General Mientras que es
evidente que Maximo
Figura 3: Participantes de la Encuesta por Tipo de CMMS y SAP representan
una gran parte del
180 168 169 mercado, tambin es
160 149
Ms Popular Otros evidente que hay un
nmero considerable
Nmero de Encuestados

140
120
de compaas usando
otras aplicaciones
100
76
para responder a
80
sus necesidades
60 de CMMS.
40 53
25 21
20 14 13 12 11

0
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am ng p
& rn i Po
te N s
in M
i do
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o ns
C
La figura 3 describe las aplicaciones CMMS empleadas por los encuestados.
Como era de esperar, SAP y Maximo dan cuenta del 24% y 21%, respectiva-
mente o 45% del total de las compaas que respondieron. Tambin hay
varios otros tems de inters:

Setenta y seis o el 11% de las compaas que respondieron usan


aplicaciones nicas. Esto parece ser un nmero muy alto para
aplicaciones individuales. Algunas pueden haber sido contadas como
aplicaciones individuales debido a diferencias en el deletreo ya que se le
pidi a los encuestados identificar su aplicacin si no estaba listada.
24% de las compaas, mientras que sus aplicaciones CMMS no son una
de las Ms Populares, estn usando aplicaciones compartidas por 10 o
menos de los otros encuestados.
Las aplicaciones CMMS creadas internamente clasifican cuartas en la
lista de las Ms Populares o el 4%.
Los encuestados sin CMMS clasificaron octavos en la lista de los
Ms Populares.
Esta informacin apunta a un examen ms profundo sobre cmo estas apli-
caciones estn calificadas por nivel de satisfaccin dentro de la comunidad
de usuarios. Mientras que es evidente que Maximo y SAP representan una
gran parte del mercado, tambin es evidente que hay un nmero consider-
able de compaas usando otras aplicaciones para responder a sus necesi-
dades de CMMS.

9
Figura 4: Participantes de la Encuesta por Tipo de CMMS
y Nivel de Satisfaccin
Un pequeo
porcentaje de
los encuestados
califica su nivel de
satisfaccin CMMS
como excelente,
sin importar el
CMMS que tenan
establecido en sus
instalaciones.

En la figura 4, profundizamos en las aplicaciones en uso y el nivel de satisfac-


cin reportada con las distintas categoras de CMMS identificadas en este
grfico. Observe que la suma de los porcentajes para cada tipo de aplicacin
asciende al 100%.

Los siguientes puntos son de inters:

Un pequeo porcentaje de los encuestados califica su nivel de


satisfaccin CMMS como excelente, sin importar el CMMS que tenan
establecido en sus instalaciones.
SAP, Maximo e Infor EAM reciben una clasificacin de bueno de casi
el 50% de los que respondieron Maximo/SAP/Infor EAM, lo cual debera
esperarse de estas aplicaciones de vanguardia.
Los usuarios de CMMS hechos internamente califican su nivel de
satisfaccin uniformemente a travs de las categoras razonable y
bueno. Sin embargo, las estadsticas de las aplicaciones internas tienen
un bajo nivel como indicadores ya que menos del 2% de la poblacin del
estudio encaja en esa categora.
Las aplicaciones nicas y que no estn entre las ms populares
tambin fueron calificadas mejor de lo que uno esperara de
aplicaciones CMMS que tienen muy pocas instalaciones a lo largo de la
informacin de los encuestados en el estudio.

10
Figura 5: Calendario de Implementacin del CMMS

Esto habla bien del


reconocimiento a
CMMS en el apoyo
a la efectividad
y eficiencia de
la funcin de
mantenimiento.

Este grfico describe el perodo en el cual las aplicaciones CMMS cubiertas


en el estudio fueron instaladas. La informacin muestra a las dos aplicacio-
nes ms grandes en el estudio, Maximo y SAP, y a todas las otras como un
nmero individual. Las barras de datos separadas muestran cada aplicacin
dentro de un rango de fechas. A partir de la informacin puede concluirse
que a pesar de que los rangos de fecha son ms bien amplios, prcticamente
todas las organizaciones han actualizado su CMMS desde la aplicacin en s
o una versin que tenan antes de 1990. Esto habla bien del reconocimiento
a CMMS en el apoyo a la efectividad y eficiencia de la funcin de mante
nimiento. Tambin es interesante ver el gran nmero de instalaciones de
Maximo y SAP suministrado por el estudio mayor a un tercio del total
entre 1990 y 2010 y 100% de crecimiento entre la dcada de los 90 y el
perodo del 2001 al 2010.

11
Figura 6: Integracin del CMMS con Otras Aplicaciones

A medida que una


organizacin madura
y cambia de prcticas
reactivas de trabajo a
prcticas proactivas,
deberamos esperar
que el nmero de
sistemas integrados
se incremente en
el futuro.

Cuando se les pregunt sobre la integracin del CMMS de los encuesta-


dos con otros sistemas de gestin de salud de activos y de desempeo de
activos, slo 111 o el 16% de la poblacin del estudio indic que su CMMS
estaba de hecho integrado.

Hay muchas razones posibles para esto:

Mientras hay reconocimiento del valor que un sistema de gestin de la


salud de los activos puede suministrar si se lo integra, las organizaciones
no integradas pueden no haber madurado hasta el nivel en que pueda
justificarse la compra del software y el llevar a cabo la conexin.
La actual aplicacin CMMS est suministrando el nivel apropiado de
soporte para la gestin de la salud de los activos y est atendiendo a las
necesidades del negocio as que se cree que no hay necesidad
de integrar.
La prctica de la gestin de la salud de los activos no ha sido reconocida
an y en consecuencia no hay inters en moverse en esa
direccin actualmente.
De todos modos, a medida que una organizacin madura y cambia de prc-
ticas reactivas de trabajo a prcticas proactivas, deberamos esperar que el
nmero de sistemas integrados se incremente en el futuro.

12
Figura 7: Ubicacin Donde se Aloja el CMMS vs. Nivel
de Satisfaccin del CMMS
Un Sistema
Computarizado
de Gestin del
Mantenimiento es
un facilitador clave
de mejores prcticas,
permitiendo controlar
el proceso de gestin
del trabajo mientras
provee una manera
efectiva de iniciar,
planear y programar
grandes volmenes
de trabajo.

La figura 7 mira donde est alojado el CMMS del encuestado. Para obtener
una comprensin ms profunda de este tema, la informacin ha sido orde-
nada por el nivel de satisfaccin con el CMMS expresada. Esto fue hecho
para observar si se perciba que alguna estrategia de alojamiento en particu-
lar suministra ms valor que otras. La informacin muestra que el porcentaje
asociado con cada opcin de alojamiento es prcticamente el mismo sin
importar el nivel de satisfaccin que los encuestados expresaron sobre
su CMMS.

Adems, la mayora de los encuestados (aproximadamente 60%) alojan su


CMMS en un servidor corporativo. Esto es un enfoque mucho ms eficiente
que alojarlo en servidores de planta locales debido a problemas de consis-
tencia en el funcionamiento y cuestiones de las actualizaciones
de software.

Aunque bajo, hoy en da, debera esperarse que el alojamiento de parte del
proveedor (aproximadamente 6%) aumente en el futuro a medida que las
compaas comiencen a ver este enfoque como una solucin ms econmi-
ca a sus problemas y actualizaciones de CMMS.

Hay organizaciones que gastan cientos de miles de dlares (y en


algunos casos millones de dlares) para adquirir e implementar un
Sistema Computarizado de Gestin del Mantenimiento (CMMS) y
estn muy insatisfechos con el mismo. Hay otras organizaciones que
estn satisfechas con su CMMS pero estn fallando en utilizar las
prestaciones que podran crear mucho ms valor.

Un Sistema Computarizado de Gestin del Mantenimiento es un


facilitador clave de mejores prcticas, permitiendo controlar el
proceso de gestin del trabajo mientras provee una manera efectiva
de iniciar, planear y programar grandes volmenes de trabajo.

13
Implementacin Cita de la respuestas
de CMMS
La clave para una
implementacin y
capacitacin exitosas
es el uso de ambos
recursos internos y del
proveedor para dar
a la capacitacin la
profundidad tcnica
y la perspectiva de
empresa apropiadas.

En el esquema de las cosas, el siguiente aspecto ms importante del


uso de un CMMS dentro de los sitios de las plantas es el proceso de
implementacin. El cmo est implementado el CMMS tiene efectos
de largo alcance en la organizacin muy a futuro. Una buena imple-
mentacin provee una base fuerte sobre la cual construir procesos
con valor agregado, procedimientos y un sistema de informacin de
activos sobre el cual se pueden tomar decisiones de negocio firmes
por todos los niveles de la direccin. Por otro lado, una implemen-
tacin pobre tiene impactos negativos severos sobre la organizacin y
una vez reconocida ser extremadamente costosa y larga de corregir.

14
Figura 8: Costo de Instalar vs. Nivel de Satisfaccin por
Porcentaje de Encuestados
Una conclusin que
puede ser obtenida
de esta informacin
es que la cantidad
de dinero gastada
no est demasiado
relacionada con el
nivel de satisfaccin
CMMS.

La figura 8 examina el costo de la implementacin del CMMS con una


referencia a los niveles de satisfaccin expresada por los encuestados.
Inicialmente uno sospechara que mientras ms dinero se gaste ms alto
ser el nivel de satisfaccin con la instalacin. Basndonos en el grfico de
arriba, ese no parece ser el caso. La diferencia en aquellos satisfechos o
insatisfechos con su CMMS en las distintas categoras de gastos no es
significativamente diferente una de la otra. Una conclusin que puede ser
obtenida de esta informacin es que la cantidad de dinero gastada no est
demasiado relacionada con el nivel de satisfaccin CMMS. Como veremos
en otros grficos dentro de esta seccin, hay otros aspectos del proceso de
instalacin que los encuestados sintieron que eran mucho ms importantes.

Costo Directo de un CMMS Consideraciones de Costos Adicionales

Licencias de software Mantenimiento de software


Servicios de consultora Actualizaciones de hardware
Hardware/Redes Apoyo de la mano de obra
Servicios de implementacin Soporte de datos
Recursos internos Servicio de catlogo MRO
Depuracin de datos Informes personalizados
Entrada de datos Conferencias y grupos de
Capacitacin usuarios relacionados
Servicio de ayuda Capacitacin continua

15
Figura 9: Costo de Instalar vs. Nivel de Satisfaccin para Sitios nicos
y 100 o Ms Sitios
El cmo est
implementado el
CMMS tiene efectos
de largo alcance en la
organizacin muy
a futuro.

Para explorar ms a fondo el aspecto del costo de la instalacin de un


CMMS, se desarrollaron los grficos de arriba. El primer grfico de arriba
muestra el nivel de gastos para aquellos encuestados que representan
compaas con 100+ sitios de plantas y el segundo grfico representa sitios
individuales. Ambos estn divididos por nivel de satisfaccin ya sea razon-
able a pobre o bueno a excelente.

Como se esperaba, la mayora de las instalaciones en sitios individuales


costaron menos de $100.000. Esto ocurri en casi 60% de los casos, con
los costos ms grandes siendo relativamente los mismos en los niveles de

16
gastos de implementacin ms altos. Ya que aproximadamente un tercio de
los encuestados representan compaas de sitio individual, esto es espe-
rado. Tambin se esperan niveles ms altos de gasto para instalaciones ms Como se esperaba,
sofisticadas tales como Maximo y SAP. la mayora de las
La informacin de los 100 o ms sitios proporciona una visin ms clara so- instalaciones en sitios
bre las respuestas de estas compaas ms grandes de la siguiente manera: individuales costaron
menos de $100.000.
Aquellos que gastaron menos de $100.000 tuvieron un nivel ms alto
de insatisfaccin con su CMMS. Para los encuestados representando
compaas con 100 o ms sitios, esto tiene mucho sentido.
Aquellos que gastaron ms de $5 millones tuvieron un mayor ndice
de satisfaccin pero no significativamente mayor. Esto apoya an ms
la conclusin sacada de la figura 8 que los costos mayores no son un
impulsor importante de la satisfaccin.
Aquellos que gastaron entre $100.000 y $5 millones cuando se los suma
juntos representan el 53% con niveles de satisfaccin razonable a
pobre y el 55% con bueno a excelente. De nuevo, el gasto parece no
ser un diferenciador entre niveles de satisfaccin.

17
Figura 10: ROI Alcanzado por Cantidad de Encuestados

La instalacin y
uso exitosos del
CMMS son muy
dependientes del
proceso de trabajo
y otras cuestiones
de la planta que van
mucho ms all que
la funcionalidad del
software.

De observar la figura 10 uno concluira que el retorno de la inversin (ROI)


no es un componente clave de la decisin de la direccin de instalar un
CMMS en la compaa. Sin embargo, cuando usted considera la Figura 5, casi
dos tercios de los CMMS han sido instalados en los ltimos 10 aos. Esto
llevara a uno a suponer que la razn por la que no se cre ROI fue que las
aplicaciones estaban siendo mejoradas vs. aquellas que seran consideradas
instalaciones nuevas.

Los encuestados que informaron sobre ROI pudieron responder por aquellas
empresas que estaban instalando nuevas aplicaciones CMMS o estaban ac-
tualizando a partir de un sistema simple a uno de los ms grandes Maximo
o SAP. Si este es el caso, es interesante observar que ms encuestados infor-
maron que el ROI no fue alcanzado comparado con los que lo alcanzaron.
Puede haber una razn para esto, aunque no fue capturada dentro de la
informacin del estudio.

La instalacin y uso exitosos del CMMS son muy dependientes del proceso
de trabajo y otras cuestiones de la planta que van mucho ms all que la
funcionalidad del software. De hecho, el software es ms un facilitador de
procesos mejorados que un beneficio de costo autnomo para una com-
paa. No obstante, la alta direccin a menudo requiere que un ROI para el
software sea creado. Esto se hace para que la adquisicin pueda ser justifica-
da y financiada como un proyecto. El problema es que este ROI a menudo
dista mucho de poder ser medido y consecuentemente puede explicar los
190 encuestados que expresaron que su ROI no fue alcanzado.

Beneficios de Costo Del Uso Efectivo del CMMS

Produccin incrementada debido Conformidad regulatoria


al tiempo de funcionamiento del Mejor gestin de proyectos
activo. de capital
Uso reducido de materiales Ahorros de energa
Valor reducido del inventario Proceso de mejoras continuas
Mano de obra reducida en marcha
Cumplimiento normas de seguridad Ahorros de papel
y medio ambiente mejorado

18
Figura 11: Recursos Usados para la Implementacin por Cantidad de
Encuestados Cita de las respuestas
de CMMS
Usted debe desarrollar
a sus propios expertos
internos para obtener
lo que desea de su
CMMS. Un consultor
nunca comprende
completamente sus
necesidades tan
bien como usted y su
equipo. Conseguir a la
gente apropiada para
la implementacin es
muy importante.

Nota Muchos encuestados usaron mltiples fuentes y como resultado el total de todas las respuestas
en este grfico supera al total de la poblacin del estudio.

Bastante a menudo las compaas no tienen recursos internos de mantenimiento


disponibles para manejar una implementacin de CMMS. Una razn clave es que
el trabajo de esta naturaleza es un trabajo de tiempo completo que puede durar
por muchos aos. Por esto, las compaas han confiado en que sus proveedores
de CMMS o consultores externos apoyen sus esfuerzos de implementacin de
CMMS. Como se muestra en la Figura 11, el departamento de IT juega a menudo
un papel importante bajo la suposicin de que un CMMS es una responsabilidad
de IT.

Hay una necesidad de un enfoque mezclado ya que cada uno de los 4 grupos ms
importantes identificados en el grfico puede suministrar uno de muchos compo-
nentes crticos de una instalacin exitosa.

La organizacin de mantenimiento realmente necesita aduearse del


esfuerzo ya que ellos sern los principales usuarios y necesitan ser parte de la
implementacin.
El proveedor del CMMS comprende su aplicacin mejor que la compaa
que lo est comprando y puede suministrar, basado en su experiencia,
informacin valiosa sobre su desarrollo y configuracin.
El departamento de IT necesita aduearse de la parte de sistemas del
esfuerzo y por lo tanto necesita ser parte de la instalacin. El otro papel
crtico que juegan es el de la migracin sin problemas de datos desde el
sistema anterior al nuevo.
Los proveedores externos, a menudo consultores, tambin tienen una gran
cantidad de experiencia en la instalacin de CMMS en una amplia variedad
de compaas. Como resultado, pueden sumar su valor nico al esfuerzo.
Los resultados en el grfico de arriba indican que en una gran cantidad de instala-
ciones, se tom este enfoque multifactico.

Es interesante tambin observar el nmero de respuestas basadas en


Internet y en CD-ROM. Estos son enfoques emergentes para entregar in-
formacin al usuario a medida que la tecnologa para este tipo de entrega
mejora. Sin embargo, esto debera usarse para complementar, no reempla-
zar la participacin individual y de los equipos.
19
Figura 12: Funciones Crticas para Implementar 50% Superior

El apoyo de la alta
gerencia es un factor
de xito crtico. La
alta administracin
debe estar
involucrada y dada
plenamente en su
apoyo al esfuerzo.

Figura 13: Funciones Crticas para Implementar 50% Inferior

Las Figuras 12 y 13 identifican caractersticas que los encuestados sintieron


que eran crticas para una buena implementacin y la entrega con valor
agregado definitiva del CMMS. De las 10 mejores respuestas, est claro que
los encuestados en el estudio son profesionales del mantenimiento y la
confiabilidad. Si las respuestas hubieran venido de la alta gerencia, gestin
de materiales o IT, uno sospechara que los resultados pueden ser un tanto
distintos. No obstante, ya que la organizacin de mantenimiento es el
principal usuario, estas respuestas son muy reveladoras:
En el pasado, no todo el software era amigable con el usuario y
fcil de usar. Esto supona un problema ya que las organizaciones
de mantenimiento forcejeaban para usar el CMMS suministrado. A
menudo esto llevaba a desarrollos nicos en Excel o Access para que
aquellos dentro de la organizacin de mantenimiento pudieran ejecutar
sus trabajos de manera efectiva y eficiente. Esto condujo a otros
problemas asociados con las bases de datos personales y la inhabilidad
de hacer que la informacin est disponible a travs del sistema.
Afortunadamente esto est mejorando.
El apoyo de la gerencia es un factor de xito crtico. La alta
administracin debe estar involucrada y dada plenamente en su apoyo
al esfuerzo. Adems del dinero, tienen que suministrar recursos, tiempo
20
y comprensin de que las instalaciones de CMMS estn lejos de ser
tareas simples y requieren mucho trabajo. Sin este nivel de apoyo, el
resultado es la falla, o mnimamente, la inhabilidad de alcanzar el valor Cita de las respuestas
que puede proporcionar una buena implementacin. de CMMS
Tener un proceso de trabajo bien desarrollado es tambin muy El software es slo el
importante. Instalar un CMMS enfocado en el trabajo planeado y 25% de la solucin;
programado dentro de un ambiente de trabajo reactivo es intil ya que sin buenos procesos
el proceso y el CMMS estarn en contradiccin uno con el otro desde
el comienzo y el proceso va a triunfar volviendo al CMMS algo de poca
de negocio, gente
utilidad. Los profesionales del mantenimiento reconocen esto y en capacitada y buena
consecuencia lo han identificado como un tem de alta prioridad. informacin no
lograr su objetivo.
Los 10 tems inferiores muestran la tendencia hacia el mantenimiento
ya que abordan costos, el aporte de otros fuera del mbito del
mantenimiento y la informacin del proveedor del software que
normalmente sera importante a aquellos que estn organizando el
proceso de licitacin. Sin embargo, a pesar de que no estn entre los 10
ms importantes, son importantes y no deberan ser pasados por alto.

21
Figura 14: Personalizacin del Flujo de Trabajo del CMMS
(2005 vs. 2011) Cita de las respuestas
de CMMS
Cualquier
personalizacin que
usted paga deber ser
pagada nuevamente
cuando usted la
actualice. Mantngalo
lo ms posible de la
manera original.

La Figura 14 da una mirada a si los encuestados personalizaron su flujo de


trabajo cuando instalaron su CMMS. Adems, hay disponible informacin
del estudio del 2005 para comparar. Esta informacin es interesante ya que
el grado de personalizacin es prcticamente el mismo an despus de 10
aos. Hay dos posibles razones para el alto grado de personalizacin.

La primera razn es que las compaas han personalizado sus flujos de tra-
bajo para alejarse de un enfoque reactivo respecto al mantenimiento a uno
que es ms proactivo. Esto apoyara la personalizacin del flujo de trabajo, el
cual antes de la instalacin del CMMS era reactivo en naturaleza e incompa
tible con aplicaciones CMMS que estn enfocadas a la planeacin y la pro-
gramacin. La personalizacin de este tipo es valor agregado al proceso de
trabajo de mantenimiento.

La otra razn menos deseable es que las compaas personalizaron el flujo


de trabajo, as aunque estuvieran trabajando en un entorno de trabajo pla-
neado y programado, el flujo de trabajo rediseado se ajustara al software
que se est comprando. Este no es un enfoque recomendado ya que reduce
la eficacia de lo que podra haber sido una forma muy eficiente de llevar a
cabo el mantenimiento. Con la flexibilidad de las aplicaciones CMMS de hoy
en da, hay suficientes campos definidos por el usuario que eliminan la nece-
sidad de alterar un flujo de trabajo viable para ajustarse al software.

22
Figura 15: Personalizacin del Software de CMMS (2005 vs. 2011)

Tener un proceso
de trabajo bien
desarrollado es
tambin muy
importante.
Instalar un CMMS
enfocado en el
trabajo planeado y
programado dentro
de un ambiente de
trabajo reactivo
es intil.

La Figura 15 examina la personalizacin del software. Se espera que los que


respondieron a esta pregunta la hayan respondido en referencia a la per-
sonalizacin de los campos definidos por el usuario y no la personalizacin
de cdigo del programa de CMMS. La primera es la manera en que las
aplicaciones CMMS actuales son diseadas, la segunda es peligrosa porque
el cdigo modificado requiere que cada vez que la compaa cliente quiere
aceptar una actualizacin desarrollada por el proveedor, tenga que rehacer
las modificaciones propias lo cual toma mucho trabajo.

La creencia, ausente de informacin adicional, es que la pregunta fue con-


testada en referencia a los campos definidos por el usuario. La razn para
esta suposicin es que el nivel de personalizacin ha aumentado entre el
2005 (62%) y el estudio actual del 2011 (70%). Este cambio parece alinearse
con el incremento en los campos definidos por el usuario que suministran
los proveedores de software de hoy.

23
Figura 16: Entrenamiento de Pre Implementacin por Nivel
de Satisfaccin
La capacitacin
formal en CMMS
manejada por la
organizacin de
mantenimiento
interna llevo al
nivel ms alto de
satisfaccin.

Nota Ya que el proceso de capacitacin a


menudo incluye ms de un enfoque, los
porcentajes presentados exceden el nmero
de encuestados.

Otro importante aspecto del proceso de implementacin es la capacitacin.


Un programa de capacitacin inadecuado que falla en abordar
apropiadamente la funcionalidad del software y el proceso de trabajo de
mantenimiento que lo apoya tiene el potencial de causar serios problemas
an antes de la fase de entrada en funcionamiento real de la aplicacin.

El grfico de la Figura 16 muestra cada enfoque de capacitacin identificado


en el estudio y el porcentaje de respuestas en cada categora por nivel de
satisfaccin con el CMMS. Dado a que hay muchas alternativas para capaci-
tar a la fuerza laboral en ambos, el software y el proceso de trabajo asocia-
do, es importante reconocer la mejor opcin que los encuestados sintieron
que proporcionaba el nivel ms alto de satisfaccin. Claramente este es el
enfoque manejado por la organizacin de mantenimiento interno, con las
capacitaciones llevadas a cabo por el proveedor siguindolo de cerca. El
problema con lo ltimo es que en general el proveedor del CMMS conoce
su software pero no el flujo de trabajo especfico al sitio en el cual se est
instalando la aplicacin. Esto es apoyado por el hecho de que aquellos que
empleaban las capacitaciones suministradas por el proveedor tenan un
porcentaje bajo en la categora excelente.

El otro tem a destacar es el alto nivel de insatisfaccin con CMMS de


aquellos que usaron un enfoque de capacitacin en CD-ROM o basado en
Internet. No es para decir que este enfoque no tiene mrito, pero no de-
bera reemplazar a los otros mtodos que puntuaron ms alto para educar a
la comunidad de usuarios.

24
Uso de CMMS

Una vez que el CMMS est instalado correctamente, el prximo


aspecto importante es la forma en que se utiliza, incluyendo el
valor que proporciona a la comunidad de usuarios. Una instalacin
realmente buena tiene muy poco valor si el CMMS no es usado
apropiadamente para impulsar las mejoras en la
efectividad y la eficiencia del mantenimiento.

Impulsores del Negocio para un Uso Ms Efectivo del CMMS

Tiempo elevado sin usar los equipos


Alto porcentaje de trabajo de mantenimiento reactivo
Alto costo del trabajo de mantenimiento
Programa preventivo (PM) pobre
Baja confiabilidad/MTBF
Malas relaciones entre Operaciones y Mantenimiento
Inventario de MRO y control de compras bajos
Registros e historial de mantenimiento escasos
Gestin de la seguridad para el personal de mantenimiento carente
Cantidad de horas extra y niveles de dotacin de personal altos

25
Figura 17: Caractersticas de Importancia El 50% Superior

La gestin de rdenes
de trabajo es citada
por el 91% de los
encuestados como
la caracterstica ms
importante de
un CMMS.

Figura 18: Caractersticas de Importancia El 50% Inferior

Las Figuras 17 y 18 describen el 50% superior y 50% inferior de caracter-


sticas relacionadas con CMMS y su importancia en relacin con aquellos
que respondieron la encuesta. Como se esperaba, las 5 primeras posiciones
corresponden a los pasos importantes del proceso de mantenimiento y a
obtener informes para confirmar si el proceso de trabajo est avanzando de
acuerdo a lo planeado.

26
Las siguientes seis caractersticas ubicadas en el 50% superior, abordan
procesos de soporte: KPIs, presupuesto, gestin de documentacin y otras
que uno esperara que deberan tener un porcentaje ms alto de respuestas Los usuarios
relacionadas con la importancia. Entre ellas: de CMMS no
Monitoreo de condiciones (39%) es una caracterstica relacionada con la estn esperando
confiabilidad. Puede tener un puntaje bajo debido a las formas menos funcionalidad
que ptimas en que se aborda a menudo esta caracterstica. Usted integrada para la
observar que en la Figura 20, el monitoreo de condiciones est en el gestin de la salud de
lugar 20 de 22, muy cerca del fondo de las caractersticas de excelencia los activos.
CMMS, lo cual puede apoyar esta conclusin.
RCM (36%) es tambin una caracterstica relacionada con la
confiabilidad asociada con la identificacin de las causas de fallas
del equipo. Puede tener una calificacin baja no porque el CMMS
tenga malas prestaciones en esta rea, sino porque ingresar estos
cdigos no es una parte funcional del proceso de trabajo. Otra razn
puede referirse al desarrollo de estos cdigos durante la fase de
implementacin. Si se hace mal o no se hace para nada puede estar
correlacionado al bajo puntaje en esta caracterstica.
Tambin es interesante observar que la productividad de los
trabajadores (34%) est en el lugar 11 de 22 posibles en el puntaje de
desempeo de caractersticas. Esto puede ser explicado por la dificultad
de un CMMS para rastrear la productividad con exactitud (el tiempo
estimado/el tiempo usado realmente) en una orden de trabajo ya que
la entrada es a menudo incorrecta. A falta de estudios de productividad
laboral, esta informacin no est altamente puntuada en importancia
por su imprecisin.
Las caractersticas situadas en el 50% inferior son a menudo tems que
no se usan bien en un CMMS, o el CMMS no provee tpicamente la
funcionalidad adecuada.

27
Figura 19: Excelente Nivel de Desempeo Caractersticas en
el 50% Superior

Slo el 34% calific


la gestin de rdenes
de trabajo como
excelente en su
CMMS actual.

Figura 20: Excelente Nivel de Desempeo Caractersticas en


el 50% Inferior

Las Figuras 19 y 20 dan una mirada distinta a las caractersticas del CMMS. Es-
tos grficos representan el nivel de desempeo indicado de cada componente
de funcionalidad CMMS segmentado en 50% superior e inferior. De los cuatro
niveles de desempeo en el estudio (pobre, razonable, bueno, excelente),
hemos elegido la categora excelente para este anlisis. Despus de todo,
siendo el CMMS el eje del sistema de mantenimiento, uno esperara que los
distintos componentes listados en el estudio estuvieran altamente puntuados
en trminos de entrega de caractersticas y funcionalidad.

Es alentador observar que las caractersticas de rendimiento superiores


son aquellas que esencialmente representan al proceso de trabajo de
mantenimiento. Sin embargo, no es muy alentador observar que los
encuestados sintieron que estas caractersticas no se desempearon en un
nivel de porcentaje mayor.

28
Importancia para los Encuestados Nivel de Desempeo Excelente
Gestin de rdenes de Trabajo 91% Gestin de rdenes de Trabajo 34%
Los usuarios dieron
Gestin de Repuestos 73% Gestin de Repuestos 20%
un puntaje bajo a
Funcin de Planificacin 72% Funcin de Planificacin 19% su habilidad para
Funcin de Programacin 71% Funcin de Programacin 18% usar su CMMS para
KPIs 59% KPIs 13% planear y programar
Presupuesto/Anlisis de Costos 48% Presupuesto/Anlisis de Costos 9% el mantenimiento.
Gestin de Documentacin 43% Gestin de Documentacin 10%
Monitoreo de Condiciones (PdM) 39% Monitoreo de Condiciones (PdM) 6%
RCM 36% RCM 6%

Para dar una mirada ms detallada a las 10 caractersticas ms importantes


para los encuestados, la tabla de arriba las compara lado a lado con los
puntajes en porcentajes en la categora de desempeo excelente. Esta tabla
es muy reveladora y algo desalentadora. La gestin de rdenes de trabajo
y repuestos, junto con la planeacin y la programacin, son componentes
crticos de un proceso de gestin del mantenimiento efectivo y eficiente
como es evidente por su puntaje alto en la columna izquierda mostrando
importancia. Sin embargo cuando las emparejamos con la opinin de
los encuestados respecto a si proporcionan excelencia en las respectivas
caractersticas o no, los puntajes en porcentajes son bajos con la gestin de
rdenes de trabajo como la ms alta con 34%.

A pesar de que este estudio no puede sacar conclusiones apoyadas por


informacin altamente precisa; las respuestas son opiniones de aquellos que
respondieron, as que esta informacin debera ser evaluada seriamente por
los distintos proveedores de software para determinar la causa raz de
este desajuste.

29
Figura 21: Las 10 Mejores Caractersticas vs. Nivel de Satisfaccin
del CMMS
Hay una desconexin
importante
entre el nivel de
necesidad de la
caracterstica/funcin
y la satisfaccin
del usuario. Esto
indicara grandes
oportunidades para
los profesionales
emprendedores
de la ingeniera de
software y los de la
industria editorial.

La Figura 21 lleva este anlisis un paso ms all de los grficos y la tabla


anteriores. Este grfico mira a las 10 mejores caractersticas de importancia
para los encuestados y las compara con los niveles de satisfaccin de los en-
cuestados en trminos del CMMS que lleva a cabo estas funciones. Ms que
usar porcentajes, se sinti que el conteo de encuestados reales seran ms
reveladores. Tambin observe que la funcin de informes no tiene asociado
un nivel de satisfaccin ya que no fue un elemento distintivo en la pregunta
que suministr esta informacin.

La funcin de gestin del trabajo, la cual los encuestados sintieron que


era muy necesaria, tiene un nivel asociado de satisfaccin CMMS que uno
esperara observar. Mirando al grfico, 687 de los aproximadamente 700
encuestados sintieron que una funcin de gestin de rdenes de trabajo era
altamente importante y 580 sintieron que su entrega apoyaba un muy alto
nivel de satisfaccin CMMS.

Desafortunadamente el nivel de satisfaccin con el CMMS relacionado a


otras caractersticas disminuye y cuando alcanzamos el elemento de los KPIs,
el nivel de insatisfaccin con el CMMS general es ms alto que el nivel de
satisfaccin. De nuevo, como en la tabla, esta informacin muestra que los
proveedores de software necesitan llevar a cabo ms anlisis para determi-
nar la causa raz de las discrepancias en la informacin de arriba.

30
Figura 22: rdenes de Trabajo Seguidas en CMMS por Porcentaje

Para que un CMMS


proporcione el
valor ptimo, es
importante seguir
todas las rdenes de
trabajo dentro
del sistema.

Para que un CMMS proporcione el valor ptimo, es importante seguir to-


das las rdenes de trabajo dentro del sistema. De no hacerlo eso deja a la
compaa abierta a perder informacin y una habilidad cohibida para tomar
decisiones basadas en el valor impulsado por datos. En el grfico de arriba,
slo 23% de los consultados rastrean todas sus rdenes de trabajo en su
CMMS. Esto deja 77% a aquellos que respondieron con menos del 100%
de sus rdenes de trabajo en su CMMS, y en distintos grados, brechas en la
informacin que no pueden ser sorteadas fcilmente. Hay todo tipo de ex-
plicaciones posibles para estos datos, pero cualquiera sea la razn, 100% de
las rdenes de trabajo en el CMMS debera ser la regla. Donde esto no est
ocurriendo, deberan implementarse planes para cerrar las brechas.

31
Figura 23: Cantidad de rdenes de Trabajo por Mes y por Tipo

Es alentador ver
el alto nmero de
rdenes de trabajo
de mantenimiento
preventivo y
planificado, indicando
an ms un cambio
de una cultura de
trabajo reactiva a
una proactiva.

El grfico de arriba que muestra la cantidad de rdenes de trabajo por tipo y


mes es tambin muy revelador.

Mientras que las rdenes de trabajo de emergencia son esperadas, la


mayora de los consultados indicaron que esta cantidad slo oscila de 0
a 100 por mes. En una cultura de trabajo reactiva, este nmero podra
muy fcilmente ser mucho mayor. Sin ninguna informacin adicional,
es posible que las compaas estn volvindose ms proactivas y en
consecuencia el nmero de emergencias est decreciendo.
Es alentador ver el alto nmero de rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo y planificado, indicando an ms un cambio
de una cultura de trabajo reactiva a una proactiva.
En la categora predictiva, una cantidad alta en el grupo de 0 a 100
rdenes de trabajo por mes tambin es alentadora. Si las organizaciones
estn realmente volvindose ms proactivas, entonces estn
identificando problemas con el equipo antes de que se vuelvan serios.
En estos casos, uno no esperara un alto nmero de rdenes de trabajo
cada mes y esto es lo que est mostrando el grfico.
Las rdenes de trabajo de capital son creadas tpicamente para seguir
los costos de varios proyectos de capital activos en la planta. Estas
rdenes de trabajo usualmente cubren aspectos especficos de cada
proyecto y el nmero alto de rdenes de trabajo en el rango de 0 a 100
parece validar esta suposicin.

32
Figura 24: Repuestos Seguidos en CMMS por Porcentaje

Sin 100% de
seguimiento, hay
brechas importantes
en la comprensin de
los costos asociados
con los materiales
requeridos para
mantener la planta.

La informacin sobre los repuestos rastreada en las aplicaciones CMMS de


los encuestados parece tener el mismo tipo de problema como se identific
en el grfico que representa las rdenes de trabajo seguidas en el CMMS.
Sin 100% de seguimiento, hay brechas importantes en la comprensin de
los costos asociados con los materiales requeridos para mantener la planta.
Adicionalmente, hay otros aspectos importantes faltantes que incluyen:

Falta de informacin sobre las partes de repuesto


Incapacidad de rastrear el uso y el costo
Incapacidad de optimizar la compra de materiales
Seguimiento de rdenes y entregas
Informacin del proveedor
Seguimiento de calidad (QA/QC)
Elusin de la duplicacin
Como con el seguimiento de rdenes de trabajo, rastrear menos del 100%
de los repuestos es un serio problema y una iniciativa debera ser estableci-
da para cerrar la brecha.

33
Figura 25: Grado de Uso de CMMS por Tipo de Trabajo

Si 100% de las
Planificacin y Ejecucin del Mantenimiento rdenes de trabajo y
los repuestos no son
rastreados, entonces
sera razonable que
la organizacin de
mantenimiento no
estara totalmente
comprometida con
su CMMS.

En el rea de planeacin y ejecucin del mantenimiento, uno esperara un


alto porcentaje de uso por los planificadores y la organizacin de gestin
del mantenimiento. Considerando este hecho, parece que 69% y 62%,
respectivamente para estas dos funciones laborales es un poco bajo. Ya que
estos dos grupos son los principales usuarios, un porcentaje en el rango de
90% a 100% sera ms apropiado. Las funciones de supervisores y gestin
de materiales tambin parecen ser un tanto bajas. Una posible explicacin
podra ser aclarada por las Figuras 22 y 24 que proporcionan informacin
del nmero de rdenes de trabajo y repuestos rastreados por el CMMS. Si
100% de las rdenes de trabajo y los repuestos no son rastreados, entonces
sera razonable que la organizacin de mantenimiento no estara totalmente
comprometida con su CMMS. El bajo porcentaje de uso por la fuerza laboral
sera esperado y slo sera ms alto si la fuerza laboral fuera ms autnoma
que en el modelo estndar.

Otros Departamentos Relacionados con el Mantenimiento

Esta informacin es lo que uno esperara de estos departamentos. Tpica-


mente las aplicaciones CMMS no han abordado estas reas de una manera
muy amplia en el pasado y consecuentemente estas organizaciones han
adoptado su propio software para manejar su fase del trabajo. A medida
que las aplicaciones CMMS se vuelven ms hbiles en estas tareas ms bien
selectivas, las organizaciones necesitaran decidir si migrar su informacin al
CMMS, integrar o interconectar su sistema al CMMS, o en el peor caso, man-
tener un sistema independiente con los problemas asociados de integridad
de la informacin de activos.

34
Departamentos No Relacionados con el Mantenimiento

Cita de las respuestas


CMMS
No obtendr el
beneficio total de un
CMMS a menos que
los planificadores,
direccin de la planta
y otros comprendan
lo que el CMMS puede
hacer por ustedes, se
pongan de acuerdo
sobre el proceso
Es lgico pensar que lo que se conoce aqu como departamentos de no- de mantenimiento
mantenimiento tambin tendran un nivel de uso bajo del CMMS ya que el estandarizado, se guen
CMMS est ms dirigido hacia la gestin de las funciones de mantenimiento por este proceso, midan
relacionadas con el trabajo planeado y programado. ese proceso y luego
todos rindan cuentas
por el desempeo.

35
Sostenibilidad Toda persona que
trabaja en el mbito
del mantenimiento
y la confiabilidad
puede recordar
iniciativas que
fueron comenzadas
exitosamente pero
al pasar el tiempo se
degradaron al punto
de ser de bajo valor
o completamente
intiles.

La sostenibilidad es el tercer paso del proceso relacionado al CMMS de una


compaa. Es verdad que una buena implementacin es importante porque
prepara el terreno para el uso ptimo y es el segundo elemento en la
obtencin del ms grande beneficio de su CMMS. Sin embargo, cmo usted
mantiene el esfuerzo es crtico para el xito y los beneficios a largo plazo.
Toda persona que trabaja en el mbito del mantenimiento y la confiabilidad
puede recordar iniciativas que fueron comenzadas exitosamente
pero al pasar el tiempo se degradaron al punto de ser de bajo valor o
completamente intiles. Eso es lo que ocurre con la falta de sostenibilidad.
Adems, cuando un problema se reconoce realmente, es usualmente
muy tarde para salvar la iniciativa si no se toman medidas costosas y que
consumen tiempo.

Esta seccin trata el concepto de la sostenibilidad y profundiza dentro de


las respuestas para determinar si los encuestados han atendido este tema
crtico relacionado con su CMMS.

36
Figura 26: Gasto Anual en Software, Hardware y Capacitacin

El uso sostenible y
eficaz del CMMS
requiere de previsin
y presupuesto para:
Actualizacin de
Software
Actualizacin del
Mantenimiento
Actualizacin del
hardware
Capacitacin
dedicada

La Figura 26 examina tres reas clave de la sostenibilidad: actualizaciones


de software, mantenimiento de software y capacitacin de los empleados
desde la perspectiva del gasto anual. La mayora de los encuestados
indicaron que sus compaas gastan menos de $5.000 por ao en cualquiera
de las tres categoras. De hecho, como se muestra en el grfico, el nivel
de gasto para cada una de estas categoras es prcticamente el mismo
para cada nivel de gasto anual. Una parte clave de cualquier esfuerzo de
sostenibilidad es invertir en el CMMS en el que usted gast una considerable
cantidad de tiempo y dinero instalndolo en la planta. Los bajos niveles de
gasto reportados, sin ninguna informacin adicional, exponen algn nivel de
preocupacin por la sostenibilidad a largo plazo de los CMMS.

37
Figura 27: Versin de CMMS vs. Nivel de Satisfaccin de CMMS

Es de inters observar
que por parte
de aquellos que
expresan un nivel de
satisfaccin pobre
con su CMMS, 57%
no estn usando la
versin reciente. Al
contrario, 73% de
los que calificaron
su CMMS como
excelente estn
usando la versin
reciente.

El grfico examina las versiones instaladas del CMMS comparadas con el


nivel general de satisfaccin con el CMMS. Cada una de las categoras de
satisfaccin en el eje x muestran el porcentaje de encuestados usando la
versin actual y el porcentaje que est usando una versin anterior. Juntas,
cada una de estas categoras totaliza el 100%. Es de inters observar que por
parte de aquellos que expresan un nivel de satisfaccin pobre con su CMMS,
57% no estn usando la versin reciente. Al contrario, 73% de los que calific-
aron su CMMS como excelente estn usando la versin reciente comparada
al 22% que no. Las dos categoras del medio tambin muestran resultados
similares. Se puede sacar como conclusin que usar la versin reciente suma
al nivel de satisfaccin, lo cual a su vez promueve el uso y la sostenibilidad
del CMMS.

38
Figura 28: Planes de Integracin de CMMS

La mayora de los
encuestados no
tienen planes futuros
de integrar sus CMMS
con herramientas de
gestin de la salud de
los activos.

Los sistemas
CMMS/EAM son
slo una parte del
sistema de apoyo
a las decisiones
para crear una
organizacin de alta
confiabilidad. Un
sistema integrado de
gestin de salud de
Haciendo referencia a la Figura 6, el cual muestra el bajo nmero de en- activos o de gestin
cuestados cuyo CMMS est integrado a sistemas de gestin de la salud del desempeo
de los activos, este grfico muestra que la mayora de los encuestados no de activos est
tienen planes futuros de integrar sus CMMS con herramientas de gestin de
establecido
la salud de los activos o cualquier otra. Es comprensible que en la economa
en muchas
actual esos fondos puedan no estar disponibles para este tipo de esfuerzo.
No obstante, cuando uno piensa sobre sostenibilidad, la integracin es
organizaciones de
sumamente importante para eliminar las bases de datos duplicadas de infor- alta confiabilidad.
macin relacionada con los activos y los problemas asociados con la toma de
decisiones impulsadas por los datos que puedan causar.

La informacin de arriba lo lleva a uno a creer que la duplicacin del es-


fuerzo y de la informacin relacionada con los activos es algo que no va a
desaparecer pronto.

39
Figura 29: Planes de Complementos de CMMS vs. Nivel
de Satisfaccin
El proveedor de
software crea
complementos
para permitir a
la comunidad de
usuarios expandir
el uso de la
herramienta.

La Figura 29 observa la funcionalidad de los complementos. En todos los


niveles de satisfaccin CMMS, los resultados son los mismos en todos los
mbitos; dos tercios no tienen planes para ninguna funcionalidad con com-
plementos. Al igual que con el grfico de integracin, la insuficiencia para
hacer crecer al CMMS a travs de funcionalidad extra y capacidades CMMS
tiene el potencial de causar problemas de sostenibilidad. El proveedor de
software crea complementos para permitir a la comunidad de usuarios
expandir el uso de la herramienta. El no hacerlo crea el potencial para el
estancamiento y el desarrollo de aplicaciones alternativas no conectadas
desarrolladas por los usuarios que son perjudiciales para el xito del proceso
de trabajo mejorado y el uso del CMMS.

40
Figura 30: Capacitacin de Nuevos Empleados Formal/Sin
Entrenamiento vs. Satisfaccin
El entrenamiento de
nuevos empleados
es otra clave para
la sostenibilidad.

El entrenamiento de nuevos empleados es otra clave para la sostenibilidad.


Si los nuevos empleados estn correctamente entrenados en cmo usar el
CMMS, hay una alta probabilidad de que lo vayan a usar apropiadamente y
expresen satisfaccin con la herramienta en apoyo a las actividades
de mantenimiento.

Para aquellos que calificaron su CMMS en la categora bueno a excelente,


hay casi un nmero exacto de encuestados que proporcionaron y que no
proporcionaron entrenamiento formal a los empleados nuevos. No hay una
razn clara por la cual los encuestados que no proporcionaron entrenamien-
to formal igualmente sintieron un alto nivel de satisfaccin con el software.
Es posible que en muchos casos el entrenamiento informal fue tal que los
nuevos empleados fueron educados en el uso apropiado del CMMS.

Sin embargo, cuando usted observa el nmero de los que sintieron que
el CMMS se desempe de manera ya sea razonable o mala, hay un
nmero mucho ms alto de encuestados cuyos nuevos empleados no fueron
formalmente capacitados (217) vs. aquellos que recibieron capacitacin
formal (95). Esto confirma que una falta de entrenamiento formal para los
nuevos empleados tiene una alta probabilidad de conducir a un desempeo
pobre del CMMS a lo largo del tiempo ya que estos empleados luchan por
maximizar el uso de una herramienta para la cual no han sido adecuada-
mente entrenados.

41
Figura 31: Capacitacin Posterior a la Implementacin por Tipo
por Nivel de Satisfaccin
Si usted quiere que el
CMMS sea mantenido
y mejorado, necesita
instructores a tiempo
completo en la
fase posterior a la
implementacin que
conozcan el software
y el proceso de
mantenimiento.

Nota Los porcentajes para cada nivel de satisfaccin con el entrenamiento a lo largo de los ocho grfi-
cos cada uno suma 100%. Los grficos estn diseados para mostrar cmo cada nivel de satisfaccin est
dividido a travs de las metodologas de entrenamiento.

Los grficos representados en la Figura 31 muestran las distintas


metodologas empleadas en la capacitacin post implementacin y correla-
ciona estos mtodos con el nivel de satisfaccin expresado con el CMMS.
Hay muchos fragmentos de informacin interesante contenidos en
estos grficos.

42
Un gran porcentaje de entrenamiento posterior a la implementacin,
sin importar el nivel de satisfaccin, fue manejado por personal
de mantenimiento interno. Ya que hay una categora separada de En las categoras
entrenamiento en el trabajo puede asumirse que el personal en esta
categora son instructores dedicados. Este es un punto importante en
de entrenamiento
el rea de la sostenibilidad. Si usted quiere que el CMMS se mantenga y en el trabajo y sin
mejore, necesita entrenadores de tiempo completo en la fase posterior entrenamiento, los
a la implementacin que conozcan el software y el proceso grficos muestran
de mantenimiento. que aquellos que
El entrenamiento de los proveedores de CMMS y de terceros recibi emplearon estas
bajas puntuaciones de porcentajes a travs de todos los niveles de tcnicas tuvieron
satisfaccin. La razn detrs de este bajo porcentaje de uso es muy niveles ms altos de
probablemente el costo asociado con traer a estas compaas externas insatisfaccin con sus
para conducir una capacitacin intermitente en vez de una enfocada en CMMS.
entrar en funcionamiento lo antes posible.
Tambin es interesante observar que la capacitacin posterior a la
implementacin de IT tuvo un porcentaje ms alto de insatisfaccin. Una
razn probable para esto es que mientras IT comprende cmo funciona
el software, ellos no pueden tener una comprensin firme del proceso
de mantenimiento y como es aplicado el software.
Tambin parece que el entrenamiento basado en la red y los CD-ROMs
tienen algo de valor emergente ya que un porcentaje mayor de los
encuestados expresaron un alto nivel de satisfaccin CMMS asociado
con su uso.
En las categoras de entrenamiento en el trabajo y sin
entrenamiento, los grficos muestran que aquellos que emplearon
estas tcnicas tuvieron niveles ms altos de insatisfaccin con sus
CMMS. Esto es lgico ya que el entrenamiento de la organizacin en el
mundo de la implementacin posterior es seriamente deficiente.

43
Figura 32: Capacitacin Posterior a la Implementacin
(Sin Entrenamiento y Con Entrenamiento en el Trabajo)
El entrenamiento
continuo relacionado
con un CMMS debe
ser continuo y no
puede ser dejado
al azar.

Mirando ms a los entrenamientos en el trabajo o sin entrenamiento


posterior a la implementacin, la Figura 32 muestra estos dos aspectos vs. el
nivel de satisfaccin expresada con el CMMS. El resultado revela que 21% de
aquellos que expresaron un nivel de satisfaccin pobre con su CMMS y 19%
de aquellos que le dieron un puntaje razonable recibieron entrenamiento
en el trabajo. Los porcentajes para sin entrenamiento son algo bajos pero
indican un punto muy importante cuando se discute la sostenibilidad.

El entrenamiento continuo relacionado con un CMMS debe ser continuo y


no puede ser dejado al azar. El entrenamiento continuo es tambin necesa-
rio para las personas que no usan el software diariamente pero que todava
tienen necesidad de usarlo. Los usuarios constantes tambin necesitan en-
trenamiento ya que el proceso de trabajo mejora y el software se actualiza.
Estos tipos de capacitacin formales permiten que el CMMS y el proceso
de trabajo mejoren continuamente. El entrenamiento en el trabajo o el no
tener entrenamiento divide el ciclo de mejora continua y termina en un
CMMS que es mal usado, incomprendido o completamente sin usar.

44
Figura 33: Das de Gestin de CMMS y Horas de Capacitacin Sin un
por Ao entrenamiento
continuo como puede
esperar usted alguna
vez que el CMMS y el
proceso de trabajo
sean empleados
ptimamente dentro
de su compaa?

Profundicemos ms dentro del muy importante tema del entrenamiento


posterior a la implementacin implementacin o de sostenibilidad. El gr-
fico anterior muestra que para la direccin y los empleados por horas, dos
tercios de los encuestados indican que hay entre un da y un ao de tiempo
sin que se les proporcione entrenamiento de CMMS. Para estas firmas, la
pregunta que ruega ser respondida es, Sin un entrenamiento continuo
como puede esperar usted alguna vez que el CMMS y el proceso de trabajo
sean empleados ptimamente dentro de su compaa? Los resultados en
este grfico son apoyados por la Figura 26, la cual muestra que este mismo
porcentaje gasta menos de $5.000 por ao en capacitacin.

Por otro lado, el resto del grupo de encuestados hacen entrenamiento pos-
terior a la implementacin implementacin con un reconocimiento claro del
valor que este entrenamiento agrega al esfuerzo de mantenimiento.

45
Figura 34: Das de Capacitacin en CMMS vs. Nivel de Satisfaccin

Este hallazgo del


estudio debera ser
de gran valor para
aquellos que no
aplican recursos o
no habilitan a su
organizacin para el
entrenamiento post
implementacin,
o lo que podra
ser referido como
entrenamiento de
sostenibilidad.

Observe que todos los porcentajes para gerencia y por hora cada uno suma hasta 100%

La Figura 34 examina el esfuerzo de entrenamiento posterior a la implemen-


tacin implementacin de una forma adicional comparando el nmero de
das de entrenamiento con el nivel expresado de satisfaccin con el CMMS.
Uno esperara que el nivel de entrenamiento en el entorno posterior a la
implementacin fuera reflejado en satisfaccin a lo largo del tiempo para la
direccin y la fuerza laboral por hora; y este es el caso.

Para la gerencia y para los que trabajan por hora, el nivel de satisfaccin
CMMS crece junto con el nmero de das por ao para el entrenamiento
posterior a la implementacin. Este hallazgo del estudio debera ser de gran
valor para aquellos que no aplican recursos o no habilitan a su organizacin
para el entrenamiento posterior a la implementacin, o lo que podra ser
referido como entrenamiento de sostenibilidad.

46
Resumen Asignar grandes
sumas de dinero a
Al comienzo de este informe, se dijo que el CMMS es el eje del proceso una implementacin
de mantenimiento, y los hallazgos reportados indican fortalezas y reas no garantiza la
de oportunidad para mejorar el uso de esta herramienta extremada- satisfaccin con
mente valiosa. lo que se entrega
Hubo 700 encuestados en el estudio, representando un nmero por mucho y contrariamente,
mayor de sitios de plantas. Algunas de las fortalezas identificadas incluyen: el no proporcionar
suficientes fondos
El gran nmero de compaas que han actualizado sus CMMS durante puede llevar a
los ltimos 10 aos. problemas a
El hecho de que casi el 50% de las compaas que actualizaron en el largo plazo.
perodo del 2001 al 2010 lo han hecho movindose hacia SAP o Maximo,
ambos sistemas de vanguardia.
Un gran porcentaje de compaas han alojado su CMMS en un servidor
corporativo, haciendo que las actualizaciones, cambios de software y la
gestin sean mucho ms fciles que alojarlo localmente.
El hecho de que un gran nmero de encuestado ni siquiera intent
forzar una implementacin/actualizacin de CMMS a travs del proceso
de ROI, indicando el reconocimiento de que un CMMS es un facilitador
del proceso de trabajo y de las mejoras de confiabilidad, no un
generador de ganancias.
El uso de personal de mantenimiento para la implementacin y
la capacitacin reconoce que aquellos que van a estar usando
la herramienta para impulsar procesos mejorados son mejores
transmitiendo esta informacin a sus pares.
El hecho de que la mayora de los encuestados reconoci que las
caractersticas crticas asociadas con el CMMS fueron aquellas
relacionadas a la funcin de mantenimiento, no otras funciones que no
tienen un inters tan grande en la herramienta.
El reconocimiento de que asignar grandes sumas de dinero a una
implementacin no garantiza la satisfaccin con lo que se entrega y
contrariamente, el no proporcionar suficientes fondos puede llevar a
problema a largo plazo.
La indicacin de que lo realmente importante es la usabilidad, apoyo al
proceso de trabajo y el compromiso del alto liderazgo con el xito del
esfuerzo.
Reconocimiento como es mostrado por la cantidad de rdenes de
trabajo por tipo por semana que el trabajo preventivo/predictivo es
mucho mas beneficioso que el trabajo de emergencia.
La comprensin de que niveles ms altos de satisfaccin CMMS pueden
ser obtenidos por medio de mantenerse actualizado con las nuevas
versiones que lanza el proveedor de software.

47
Junto con las fortalezas vienen reas donde los encuestados y otros que leen
este informe pueden recolectar mejoras no slo con el CMMS, sino con el
valor que entrega al proceso de trabajo de mantenimiento. Estos incluyen: Como puede
El nivel de integracin con sistemas de gestin de la salud de los activos observar, hay
es baja sin ninguna indicacin de que habr movimiento en esta fortalezas y reas
direccin en el futuro inmediato. para mejoras
potenciales que
El nivel de complementos previstos en el futuro es bajo, limitando a
los usuarios de beneficiarse con cualquier aplicacin complementaria surgen de este
ofrecida por el proveedor. estudio.
El hecho de slo 23% de los encuestados siguen el 100% de sus rdenes
de trabajo en sus CMMS y slo 22% de sus repuestos. El objetivo debera
ser 100%, ya que sin este nivel de uso, el CMMS no puede entregar su
valor real.
Los encuestados parecen no proporcionar fondos suficientes para
capacitacin posterior a la implementacin. Esto es expresado en la
Figura 26, lo cual indica que un gran nmero gasta menos de $5.000 por
ao en capacitaciones. Esta informacin es apoyada tambin por el bajo
nmero de das usados para entrenamiento como se muestra en los
otros grficos.
El hecho de que mientras la gestin de rdenes de trabajo est
calificada por 91% de los encuestados como altamente importante, la
calificacin de excelencia para esta funcin es de slo el 34%. Esta
misma desconexin existe para el seguimiento de los repuestos 73%
de importancia con slo un 20% en la calificacin de excelencia. Esta
disparidad es algo que necesita ser comprendido y corregido.
El bajo nivel de uso por los planificadores (69%), por la gerencia de
mantenimiento (62%), por los supervisores (48%), y por la gerencia de
materiales (45%). Cada uno son partes muy importantes del proceso
de trabajo de mantenimiento y uno esperara que su nivel de uso fuera
mucho ms alto.
Como puede observar, hay fortalezas y reas para mejoras potenciales que
surgen de este estudio. Se espera que los resultados contenidos aqu hayan
aumentado la consciencia as pueden obtenerse beneficios adicionales de
las fortalezas y pueden implementarse iniciativas para abordar
las debilidades.

48
Si usted est interesado en conocer ms sobre el Estudio de Mejores Prc-
ticas de CMMS, por favor sintase libre de enviar un correo electrnico a
Terrence OHanlon a la direccin de abajo.
Reliabilityweb.com PO Box 60075 Fort Myers FL 33906 USA
terrence@reliabilityweb.com www.reliabilityweb.com

Informes Relacionados:
SAP Plant Maintenance Best Practices 2010
CMMS Best Practices 2005

Recursos adicionales de CMMS

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miento que incluye artculos, consejos, videos, tutoriales, noticias, etc.
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49
Autores
Este informe fue redactado por Steve Thomas con ideas
adicionales de Terrence OHanlon, CMRP

Steve Thomas tiene 40 aos de experiencia trabajando en la


industria petroqumica. Durante este tiempo, a travs de la intervencin
personal en todos los niveles del proceso de trabajo de mantenimiento
y confiabilidad, ha ganado una vasta experiencia en todas las fases
del negocio. Junto con una licenciatura en Ingeniera Elctrica de la
Universidad de Drexel y maestras en Ingeniera en Sistemas y Dinmicas
Organizacionales de la Universidad de Pennsylvania, esta experiencia le
ha permitido agregar un valor significativo a los numerosos proyectos en
los cuales ha trabajado. Adems, ha publicado seis libros sobre ste y otros temas a travs
de Industrial Press, Inc. y Reliabilityweb.com: siendo los ms recientes Asset Data Integrity
is Serious Business (La integridad de los datos de activos es un asunto serio) y Measuring
Maintenance Workforce Productivity Made Simple (Medicin de la productividad del personal
de manteninimento sin complicaciones), ambos publicados en octubre de 2010.

Terrence OHanlon es el Editor de Reliabilityweb.com


y la Revista Uptime. Es un Profesional Certificado en Mantenimiento
y Confiabilidad (CMRP) y es el Director Ejecutivo de la Asociacin de
Profesionales de Gestin de Activos (AMP). El seor OHanlon es tambin
miembro de la Asociacin Americana de Ingenieros Mecnicos, la
Asociacin de Ingenieros de Instalaciones, la Sociedad de Profesionales del
Mantenimiento y la Confiabilidad, y la Sociedad de Tribologa e Ingeniera
de Lubricacin. Reliabilityweb.com es una comunidad en lnea creada en
1999 y cuenta con ms de 55.000 profesionales del mantenimiento y la confiabilidad de todo el
mundo. Un boletn informativo semanal gratuito con tutoriales, artculos, consejos y ms est
disponible en: http://www.reliabilityweb.com.

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