VII.

-FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La empresa se enfrenta a un entorno que cambia con rapidez, por lo que es

necesario detectar estos cambios y adaptarse a ellos.

La planificacin estratgica tiene como finalidad adaptar la empresa a los cambios

del entorno.

7.1 LA PLANIFICACIN

Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en
corazonadas.

La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,

estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo
debe hacerse?).

La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se

minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.

Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben

a dnde va la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo,
pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.

Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos

encontrados e impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de
manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Adems son gua para:

Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para

alcanzar sus objetivos.

Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y

procedimientos escogidos.

Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido,

para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A

continuacin se establecen metas para cada una de las subunidades de la
organizacin. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas
de manera sistemtica.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la

planificacin. La planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
etc.

Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de
la organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

7.2 CLASES DE PLANES

A grandes trazos, planificar es definir en un documento cules son los objetivos de

la empresa, las lneas bsicas de actuacin y los recursos que se emplearn para
alcanzar esos objetivos. Cuando se planifica hay que dar respuesta a preguntas
como:

Qu se va a hacer?
 Por qu se va a hacer?

Cmo se va a llevar a cabo?

De qu forma se organizar la empresa para conseguirlo?

Qu recursos y medios va a utilizar?

Cundo y en qu momento se realizarn las distintas actuaciones?

Qu controles se establecern para conocer si se alcanzan los objetivos o

se hace de la manera prevista?

Hace tiempo que las empresas descubrieron la importancia de la planificacin

como medio indispensable en la consecucin del xito. Algunos tericos han
acudido, incluso, a las elaboraciones de estrategas militares, para su traslado al
mundo de los negocios; Ello ha hecho posible el redescubrimiento de obras
como El arte de la guerra, de Sun Tzu, fue un general, estratega militar y filsofo
de la antigua China. El nombre por el que lo conocemos es en realidad un ttulo
honorfico que significa Maestro Sun. Su nombre de nacimiento era Sun Wu y
fuera de su familia era conocido por su nombre de cortesa, Changqing.

En cualquier caso, tcnicamente podemos definir la planificacin como el proceso

racional de toma de decisiones que incluye la determinacin de los objetivos y la
seleccin de las acciones que debe seguir la organizacin para alcanzarlos.

Para la empresa la planificacin puede reportarle ventajas tanto internas como

externas:

Las ventajas internas se refieren a los beneficios que ocasiona en la propia

administracin de la empresa. Los planes constituyen la base o los
cimientos para una correcta gestin, puesto que son esenciales tanto para
la organizacin de la empresa (cunta gente se necesitar, quin va a
 hacer cada cosa, cmo se agruparn los distintos trabajos), como para la
direccin (qu estilo de direccin necesita, que clase de lder), y por
supuesto para el control. Los planes, pues, permiten marcar el rumbo de la
empresa y mejorar el conocimiento de su potencial.

Las ventajas externas estn marcadas al poder comunicar a otros agentes,

a travs de los planes, cules son el rumbo y el potencial de la empresa.
Generalmente dicha comunicacin persigue obtener recursos o apoyos
externos (financiacin); para ello se elaboran los planes de empresas o
planes de negocio.

Existen diferentes tipos de planes y los criterios ms comunes para distinguirlos se

refieren al tiempo y al mbito:

a) Tiempo. Segn el horizonte temporal que abarcan, se distingue entre planes a

corto, a medio y a largo plazo:

A largo plazo: aquellos que se contemplan en un periodo superior a cinco

aos. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la empresa,
relativos a una expansin futura, como nuevas inversiones en maquinaria.

A medio plazo, los que se han de conseguir en un periodo superior a un

ao e inferior a cinco. Estos planes muestran la actividad que han de
desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa. Por
ejemplo, el volumen de produccin, el volumen de ventas,

A corto plazo, los que tienen como lmite el ejercicio econmico,

normalmente un ao. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por
departamentos, y que pueden servir de canal para conseguir los otros
objetivos, por ejemplo, cumplir los presupuestos previamente marcados.

b) mbito. Segn el rea funcional que cubran cabe distinguir entre:

 Planes globales, cuando abarcan a toda la empresa

Planes funcionales, cuando se refieren slo a una parte de la empresa

(Planes comerciales, de produccin, financieros, de personal,)

Entre los planes ms frecuentes se encuentran:

1. Planes estratgicos: son planes a medio o largo plazo, y de mbito global,

en los que se integran de forma coherente los objetivos, la lnea de
actuacin y las normas bsicas de la organizacin. Se aplican a toda la
empresa y tratan de servir de orientacin a toda la organizacin situando a
la empresa en medio de su ambiente. En resumidas cuentas orienta de un
modo claro hacia dnde va la organizacin y el modo en que se debe
actuar.

2. Planes tcticos: Mientras la estrategia marca una orientacin que

normalmente abarca varios aos, los planes tcticos define, en periodos
ms cortos, cmo se va avanzar en la lnea de alcanzar los objetivos
estratgicos.

3. Programas: son planes que determinan cul es la secuencia de acciones

que se van a emprender para satisfacer un objetivo concreto. Definen con
claridad los recursos a emplear, en qu orden, de qu manera y en qu
tiempo. Los programas llevan siempre un calendario con las actuaciones.

4. Proyectos: Se realizan para actividades complejas que tiene un fin en s

mismas y afectan a diversas reas funcionales de la empresa (p.ej.; la
construccin de un edificio para el traslado de la sede social y las oficinas
de la empresa)

5. Presupuestos: son los planes que se refieren fundamentales a la definicin

de los recursos econmicos y financieros en un periodo y el modo en que
 estos se asignan. Los presupuestos recogen los gastos e ingresos, as
como los flujos de fondos.

VII.- ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN

El proceso de planificacin consta de una serie de etapas que se han de ir

cubriendo durante la elaboracin de los planes. Estas etapas son las siguientes:

1. Anlisis de la situacin de partida, esto es, se analiza la situacin actual de

la empresa y de su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades
existentes para poder aprovecharlas.

2. Fijacin de los recursos. Se marcan los objetivos, tanto generales como los
sub objetivos, es decir, se concretan las metas a las que se quiere llegar.

3. Creacin de las alternativas, marcando los diferentes caminos que lleven a

la empresa hacia los objetivos propuestos.

4. Evaluacin de las alternativas.

5. Eleccin de una de las alternativas. En esta etapa se decide qu plan se

ejecutar.

6. Control y determinacin de las desviaciones. Aunque se haya elegido una

alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad
evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se
esperaba; entonces, se debe volver a las alternativas anteriores y hacer las
modificaciones pertinentes. Por tanto, hay que hacer un seguimiento
peridico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.