CONTABILIDAD AGROPECUARIA

La contabilidad agropecuaria es el punto de partida para obtener

la informacin confiable sobre el entorno que involucra al proceso de
la produccin, estableciendo adecuados controles y reuniendo una adecuada
informacin que sirva a ste para la toma de decisiones. Todo sector
agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que sea la
importancia de su explotacin, ya que as obtendra una mayor comprensin del
resultado econmico y a la vez tiene un mejor conocimiento para determinar si
debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra.
La contabilidad agropecuaria se aplica tambin a otros fines tales como obtener
informacin necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago
del impuesto de la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la
infraestructura de su finca, con lo que ste tendr mayor conocimiento sobre
la gestin empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios
obtenidos en la explotacin. Asimismo, obtiene la informacin necesaria para
hacer comparaciones entre periodos y determinar si ha habido errores que en el
futuro pueden ser corregidos de acuerdo a las experiencias vividas, brindar la
informacin necesaria para reunir los requisitos solicitados por los entes
financieros para el trmite de crditos.
Las dificultades de la Contabilidad Agropecuaria
La aplicacin de los principios de contabilidad a las actividades agropecuarias
plantea una serie de dificultades especificas a este tipo de actividad econmica:
El crecimiento normal de los animales que se poseen, lo cual implica cambios
de valor, adems debe considerarse el destino que se le d a los animales.
Segn el destino, pueden ser considerados como factores de produccin o
como productos. Si una ternera se vende para produccin de carne, es
un producto, si se mantiene para convertirse en vaca lechera es un factor de
produccin. Pero tambin puede cambiar de destino en funcin de su
crecimiento. Por ejemplo, despus de una vida til como vaca lechera, se puede
convertir en un producto como animal de desecho.
Dificultad para identificar los gastos e ingresos familiares de los gastos e
ingresos de la empresa.
La actividad agropecuaria depende de ciertos factores difcilmente controlados
por el hombre, entre ellos los climticos.
La valoracin del costo de produccin de los cultivos en tierra o en proceso
dependen de la etapa de desarrollo del cultivo.
El consumo directo de producto y la no remuneracin monetaria
del trabajo diario.
 La combinacin de la agricultura y la ganadera que dificulta la determinacin
del costo de las actividades.
Existencia de mano de obra familiar.
Actividad agrcola
La actividad agrcola sigue siendo la ms importante de la economa nacional,
por la contribucin al producto interno bruto, como generador de divisas y como
principal fuente de trabajo.
Objetivo de la contabilidad agrcola
La Administracin en una empresa agropecuaria busca respuestas a las
siguientes problemticas:
Qu producir?
Cmo producir?
Cundo producir?
Para tener un panorama respecto a esas tres interrogantes los empresarios
necesitan de informacin correcta y oportuna, de cmo se estn moviendo
los mercados internos y externos para proyectarse sobre qu se va a producir y
a que costos.
El Administrador obtiene esta informacin atravs del sistema de contabilidad
agropecuaria, la que pone a disposicin del empresario para que se tomen las
decisiones ms acertadas y oportunas.
Debido a que en la agricultura los cambios en el mercado son frecuentes, el
productor debe contar con tcnicas de investigacin y proyecciones que le
faciliten hacer con frecuencia, modificaciones en los procesos de produccin. El
conocer cules son los propios costos de produccin, la proyeccin y
diversificacin de nuevos cultivos, le ayuda a tomar mejores decisiones a la hora
de determinar que les es ms rentable producir.
Factores de la produccin agrcola
La actividad agrcola cuenta con cuatro factores fundamentales para la
produccin
A- Tierra
B- Trabajo
C- Capital
D- Empresario
A- Tierra
Trozo de globo terrqueo que tiene un valor determinado; es el factor
fundamental de la actividad agropecuaria, ya que sobre ella descansan todos los
dems factores de la produccin, animales, materiales y minerales.
B- Trabajo
Mano de obra (contratada o familiar)
Trabajo del animal
Labor mecanizada
Labor de investigacin y tcnicas
C- Capital
Lo constituyen los recursos econmicos y financieros con que cuenta el
productor para llevar a cabo el proceso de produccin. Ej. Dinero, propiedades,
maquinaria, etc.
D- Empresario agropecuario
Es la persona que pone sus recursos financieros, de infraestructura y tcnicos
para producir la tierra, con una nueva visin de la actividad agropecuaria, en
busca de lograr mejores resultados.
Costos agropecuarios
Toda empresa agropecuaria necesita el recurso financiero para adquirir los
insumos y medios de produccin, tales como semillas, herbicidas, fertilizantes,
insecticidas, animales y el alimento de stos, maquinaria y equipo, instalaciones
y construcciones, mano de obra contratada, etc.
Los costos de las empresas agropecuarias se pueden agrupar de acuerdo a
su naturaleza en:
A) Relaciones con la tierra
Costo por agotamiento o arrendamiento (cuando no se es dueo); la carga
financiera; el costo de oportunidad, cuando se ha invertido capital propio
B) Por remuneraciones al trabajo
Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de la mano de obra
brindada por stos y su familia.
C) Medios de produccin duraderos
Maquinaria y equipo de trabajo
Instalaciones y construcciones
D) Medios de produccin consumidos
Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas.
E) Servicios contratados externamente
Molida y mezcla de granos
Transporte de granos y animales
Servicios mecanizados
D) Gastos de operacin
Electricidad y comunicaciones (telfono, radio, localizador).
Combustible y lubricantes
Materiales (reacondicionamiento de caminos)
Es de suma importancia distinguir o hacer una separacin de lo que son gastos
y costos. Los costos son los recursos utilizados directamente en el proceso de
produccin, mientras que los gastos son desembolsos que pueden aplicarse a
uno o ms perodos de produccin y an pueden darse, no habiendo produccin.
Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente caso:
Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y equipo de trabajo e
instalaciones, est invirtiendo a largo plazo y por lo tanto, se involucra a varios
perodos de operacin. Hay salida de dinero al adquirir esos bienes en el perodo
de compra, y en los dems perodos que se utilizan, no hay ms desembolsos,
sin embargo en cada perodo de operacin debe asignarse una parte del valor
del bien con base en la vida til de ste, para determinar de una forma razonable,
cuales han sido las ganancias o prdidas en el proceso de produccin.
En la mayora de los casos y especficamente en la explotacin agrcola de
pequeos agricultores no se tiene establecido el pago de salarios a los miembros
de sus familias, que colaboran en el trabajo de las fincas, ni tampoco cobran
su salario. Si la finca no contara con esa mano de obra, tendra que pagar
jornales o peones para llevar a cabo dichas labores, por lo tanto el finquero ante
esta realidad y, para tener un costo real de la produccin, debera considerar
esos salarios no remunerados, de lo contraro, el resultado del costo de la
explotacin sera engaoso.
Clasificacin de los costos
Para tener un conocimiento razonable de la rentabilidad de una empresa, es
indispensable identificar y conocer el comportamiento de cada uno de los costos
involucrados en sus actividades.
Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los podemos clasificar como:
Costos fijos y variables
Costos directos e indirectos
Costos totales y unitarios
Costos fijos y variables
Costos fijos:
Son aquellos que no varan en relacin con el volumen de la produccin.
Ejemplo: Depreciacin
Costos variables:
 Son aquellos que estn directamente relacionados con los volmenes de
produccin, significa que aumentan en la medida en que aumenta la produccin.
Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de Obra
Costos directos e indirectos
Costos directos:
Es cuando el costo est directamente relacionado con la produccin de un
producto determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del fertilizante, ste est
directamente relacionado con la produccin.
Costos indirectos:
Son los que no tienen ninguna relacin con la produccin en un producto
determinado, son necesarios para la produccin pero no se pueden identificar
con un costo especfico de algn producto, por ejemplo los costos de
la electricidad, no necesarios para la empresa pero se hace difcil saber cunto
corresponde a cada uno de los productos.
Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o variables, as mismo stos
pueden ser directos o indirectos.
Costos totales y unitarios
Los costos totales de produccin de por ejemplo una hectrea de maz no son
suficientes para evaluar la eficiencia de la produccin mientras no se tome en
cuenta el rendimiento por hectrea. Los costos totales por kilos de maz
producidos se consideran tanto los costos como el rendimiento, lo que resulta en
un mejor dato para la comparacin de la eficiencia de la produccin.
A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los costos por unidad de un
producto determinado. Ejemplo:
Un agricultor produjo 4.000.00 Kg. de maz con un costo de 2.500.00. Si
dividimos 2.500.00 entre las unidades producidas obtenemos un costo unitario
de 0.625, que es lo mismo que decir que cada kilo de maz nos costo 0.625.
El costo unitario tiene suma importancia como base para distintos anlisis o
comparaciones, segn se indica a continuacin:
Fijar el precio de venta
Para comparar el costo anual con el de perodos anteriores
Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas agropecuarias que tienen
el mismo tipo de explotacin.
Clculo de los costos
La metodologa para el clculo de los costos de produccin en las empresas
agrcolas o ganaderas difiere una de la otra, dependiendo de la clase de
producto de que se trate.
Para efectos de ese clculo, se pueden agrupar las diferentes actividades
agropecuarias en cuatro grandes grupos:
1. Cultivos anuales
2. Cultivos permanentes
3. Ganadera
4. Otras actividades pecuarias
1.Cultivos anuales
Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo ao. Los cultivos
anuales se clasifican en costos monetarios y costos imputados.
Los monetarios representan gastos en efectivo del agricultor y pueden ser:
Semillas
Fertilizantes
Insecticidas
Mano de obra (asalariada)
Direccin Tcnica
Intereses (en el caso de capital ajeno)
Renta de la Tierra (en el caso de arrendamiento)
Los costos imputados no representan desembolsos en efectivo y que pueden ser
costos diferidos (depreciaciones de capital fijo) o costos estimados, de acuerdo
a clculos matemticos. Estos costos pueden ser depreciacin de activo fijo y
mano de obra (en el caso de trabajo familiar)
2.Cultivos permanentes
Son cultivos que no agotan su vida productiva en el primer ao de cosecha, sino
que duran por varios aos.
Una caracterstica importante de estos cultivos es que antes de recoger su
primera cosecha, habr transcurrido un perodo significativo en el cual es
necesario que el empresario realice una gran inversin, sin percibir ingreso
alguno.
En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa son: adquisicin o
produccin de semilla, preparacin del rea de siembra del almcigo, deshierbar,
abonamientos, y previsin o control de plagas hasta que el almcigo sea
transplantado.
Una vez efectuado el transplante y hasta su desarrollo normal para iniciar el ciclo
de produccin debe drsele un mantenimiento semejante al indicado para el
almcigo, en un lapso que va de uno a cuatro aos; segn el tipo de cultivo de
que se trate. Algunos ejemplos de cultivos permanentes son: caf, caa
de azcar, banano, cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, nuez,
moscada, ctricos y otros frutales como papaya, mango, guanbana, durazno,
etc.
2.1Cultivos permanentes:
Son todos aquellos cultivos arbreos cuyo ciclo vegetativo puede dividirse en
cuatro fases.
1. Establecimiento
2. Incremento
3. Madurez
4. Decremento
Clculo de los costos relacionados con los cultivos permanentes:
2.1.1. Establecimiento
Esta fase comienza en el ao en que se siembra la plantacin y termina en el
ao en el que el valor de la produccin obtenida supera los costos anuales de
explotacin. En los ltimos aos esta fase se obtiene las primeras producciones,
pero el valor de ellas no alcanza a cubrir los costos anuales de produccin y
normalmente los ingresos percibidos por esa produccin se descuentan de los
costos para establecer el costo neto de cada uno de los aos.
El perodo de duracin de esta fase oscila entre los tres aos como mnimo y un
mximo de siete aos, dependiendo del cultivo de que se trate o de las
condiciones climticas en que se desarrolle.
Se calculan por separado y posteriormente deben ser distribuidos entre todo el
perodo de produccin de la plantacin, sumndoselos a los costos de
explotacin anual.
Estos costos se pueden agrupar en:
Semillas o plantulas, dependiendo del sistema de siembra, si dividimos el costo
total de vivero ms acarreos entre el nmero de plantulas producidas obtenemos
el costo de cada una.
El tiempo que permanece la plantula en el vivero no se cuenta para efectos de
la fase de establecimiento.
Cuando la siembra es directa solo se cargar el valor de la semilla.
2.1.2. Incremento
Esta fase se caracteriza en que la produccin aumenta en funcin de la edad de
la planta en forma ininterrumpida. El ultimo ao de esta fase es aquel en que la
produccin cesa de crecer y se vuelve constante; su tiempo de duracin oscila
entre los cuatro y seis aos.
2.1.3. Madurez
La caracterstica de esta fase es que la produccin se vuelve constante en
funcin de la edad de la planta y solo vara en funcin del clima o de las
condiciones naturales. Hay algunos productos como el caf, que su produccin
varia en esta fase por condiciones particulares de este cultivo, la cual es que solo
produce en madera nueva, es decir, que ni produce dos veces en la misma rama
y por lo tanto necesita ciertas labores de poda, lo cual hace variar su produccin
en ciclos bianuales.
Esta fase termina en el ao en que la produccin entra en una franca declinacin.
La duracin de la fase de madurez varia entre los diez y veinte aos.
2.1.4.Decremento
En esta fase, la produccin decrece en funcin directa de la edad de la planta,
su duracin se mide en funcin puramente econmica y llega el ao en que los
costos de produccin superan a los ingresos.
La plantacin puede seguir produciendo por muchos aos ms, pero para el
productor rentable establecer una nueva plantacin, que seguir explotando esta
con producciones deficitarias.
Costos de la fase de establecimiento
Estos costos se clasifican por separado, ya que despus deben ser distribuidos
entre todo el perodo de produccin de la plantacin, sumados a los costos de
explotacin anual. Dichos costos se pueden agrupar en semillas o plantas,
insumos, mano de obra, administracin y direccin tcnica, depreciaciones,
otros gastos, alquileres, seguros, mantenimiento de activo, electricidad,
combustible y lubricantes, intereses y transporte interno.
Insumos
Se refieren a los gastos de insecticidas, fertilizantes, fungicidas que se aplican a
los cultivos. El costo se le carga a la explotacin.
Mano de Obra
Incluye los trabajos en la preparacin del terreno, siembra, recoleccin y corta
de cosechas. Deben diferenciarse los jornales estimados para mano de obra
familiar, cuyo costo no representa desembolsos de dinero.
Administracin y Direccin Tcnica
Los clculos se hacen basndose en estimaciones de cifras absolutas y de
acuerdo con la experiencia o sobre el costo total.
Depreciaciones
El clculo se hace con base en la vida til estimada de cada activo.
Otros gastos
En este rubro se agrupan aquellos gastos cuyo valor es tan reducido que no vale
la pena detallarlo, como por ejemplo compra de ciertos utensilios o materiales
para la cosecha como sacos redes, cestas, canastas, bolsas, etc.
Alquileres
Si la empresa no es propietaria de la maquinaria otros medios de traccin debe
cargar a este rubro las sumas anuales que pagara por su arrendamiento.
Seguros
Este rubro se refiere a las primas anuales por concepto de seguro sobre
algunos activos como maquinaria, agrcola, instalaciones, etc. y estos activos
son utilizados en diferentes cultivos, deber estimarse la parte proporcional que
se cargara a cada uno de acuerdo que se le indique al bien o al uso que deben
tener.
Mantenimiento de activos
En este rubro se incluyen aquellos gastos por reparacin y mantenimiento de
instalaciones, estructuras, maquinaria, equipo etc. para mantenerlos en buenas
condiciones de uso. Normalmente estos costos se calculan a base de un
porcentaje sobre su valor inicial, o de acuerdo a la experiencia que se tenga de
ellos.
Electricidad, combustible y lubricantes
Los gastos por esos conceptos debern ser cargados al precio que les resulte
puestos a la finca. En lo referente a combustible y lubricante, se cargara lo
utilizado del ejercicio que se trate.
Intereses
Los nicos interese que deben ser considerados en los costos de produccin son
los que se pagan sobre crditos obtenidos para financiar el proyecto. Al capital
aportado por el agricultor no se le deber pagar intereses para ser incluidos en
los costos, pues estos formaran parte de la rentabilidad de su inversin si se
incluyeran estos intereses dentro de los costos, (lo mismo que la renta imputada
a la tierra propia), entonces la rentabilidad resultante del proyecto estara
disminuida en esa proporcin y no representara una base de comparacin entre
diferentes tipos de inversin.
Transporte interno
Los gastos relativos al acarreo dentro de la plantacin, debern agruparse en
este rubro ya sea que se utilicen medios propios o alquilados. En el caso de este
acarreo sea hecho por personas sin utilizar ningn vehculo de
traccin mecnica o animal, esta labor deber ser detallada en el rubro de la
mano de obra.
Costos de las fases de incremento, madurez y decremento
 A los costos de estas tres fases se les llaman comnmente costos de explotacin
y pueden calcularse en un solo cuadro ya que incluyen los mismos rubros
excepto la fase de incremento que debe detallarse ao por ao, ya que cambian
todos los aos con o sin los costos variables (mano de obra) combustibles y
lubricantes, electricidad, intereses, etc.
Costos de produccin
Se incluyen aqu tanto las inversiones iniciales de la fase de establecimiento,
como los costos de explotacin incurridos. Para determinar el costo de
produccin anual se suma al costo de explotacin una cuota anual de recargo
por las inversiones iniciales.
Para establecer el costo de produccin anual, se le suma al costo de produccin
anual de recargo por las inversiones iniciales. El caso de los cultivos
permanentes todos los costos en los que se incurren en la fase de
establecimiento se consideran como partes integrantes de las inversiones
iniciales debido a que esta fase en que se forma la estructura productiva de esta
plantacin. Consecuentemente, estos costo deben ser distribuidos en todos los
aos de las fases de produccin.
Para calcular la cuota anual de recargo por las inversiones iniciales, se debe
proceder de la siguiente manera: acumulando todos los costos de la fase
establecimiento menos la produccin obtenida en esos aos, y dividindolos
entre el nmero de aos de la produccin.
3.Ganadera
Correlacin entre la agricultura y ganadera porque los animales se alimentan de
forrajes y productos de la agricultura y se aprovecha el servicio, fuerza y traccin
de los animales.
Tipos de ganado sujeto a explotacin:
1. Vacuno o bovino (reses)
2. Equino (caballos) procreacin, crecimiento y venta.
3. Porcino (cerdos)
4. Ovino a lanar (ovejas) lana de trasquila la principal explotacin.
5. Caprino (cabras)
Formas de explotacin del ganado bovino
1. Ganado para carne.
2. Ganado reproductor de registro.
3. Ganado de lidia.
4. Ganado lechero.
5. Animales de trabajo.
Para cada tipo existen caractersticas y problemas peculiares para el
registro, control y valuacin.
La actividad ganadera podra dividirse en tres grupos:
Produccin de leche
Crianza de ganado
Engorde de ganado
Produccin lechera
Sector que se dedica a la produccin de leche en escala comercial en la que es
indispensable la rotacin de potreros. Por lo que se requiere una superficie
mnima para desarrollar esa actividad, que va de acuerdo con el tipo de ganado
y las condiciones climticas de las zonas donde se desarrolla la explotacin de
la actividad lechera. Una vez establecida la superficie ptima, el clculo de los
costos de produccin se efecta basndose en la explotacin en su conjunto y
no basndose en las hectreas o manzanas, como en el caso de los cultivos
permanentes.
En vista de que en la produccin de leche existen fases de incremento y de plena
produccin, los gastos se pueden agrupar en fijos y variables. Entre los gastos
fijos tenemos:
Depreciacin
Mano de obra permanente
Administracin
Electricidad, combustibles y lubricantes
Insumos y productos veterinarios
Inseminacin artificial
Riego
Forrajes, concentrados y melaza
Seguros
Crianza de ganado
En esta etapa se incluyen los mismos costos de produccin que se aplican a la
actividad lechera, con la diferencia de que en los primeros aos los costos
superan a los ingresos, ese perodo se considera la fase de establecimiento y
los, gastos se distribuyen entre los aos, conforme el mtodo utilizando para los
cultivos permanentes.
Ganado de engorde
El clculo de los costos de produccin sern los mismos empleados en la
explotacin lechera, excepto la depreciacin por toros reproductores y la
 inseminacin artificial, ya que todos los animales sern comprados a tierna edad
y durante la explotacin no habr reproduccin.
El valor de la compra de los animales y transporte se incluir en los costos
variables.
4.Otras actividades pecuarias
El clculo de costos de produccin puede ser usado en otras actividades, como
avicultura apicultura y otras.
AVIOS
Conjunto de costos variables necesarios para llevar a cabo el proceso productivo
de determinados productos agrcolas. Son parmetros de medicin que permiten
comparar los costos variables reales de la produccin agrcola contra los costos
establecidos por instituciones bancarias para propsitos de financiamiento.
Elaboracin y aplicacin
a. Elaborados y aplicados:
Antes del inicio de cada cosecha respectiva por la "Comisin Interbancaria de
Avos" conformada por:
Un representante (ingeniero) de cada banco comercial
del estado (cuatro bancos).
Un representante del INS (para efectos del seguro de cosechas cuando aplica).
Tcnicos y profesionales independientes relacionados con la actividad.
Productores o empresas privadas interesadas dedicadas al cultivo.
En ciertos casos representantes del IDA (Instituto de Desarrollo Agrario).
En ciertos casos por representantes del Banco Popular.
b. Aplicacin
Limitada al nivel de entidad bancaria para uso interno solamente aunque algunas
instituciones los utilizan como parmetro o punto de comparacin.
Hay aproximadamente 90 avos de los cuales 20 son de inters nacional por ser
productos con precios fijados por ley, ejemplos; guanbana, para, frijol, palma
aceitera, naranja, banano, caa, maz, arroz, coliflor, etc.
Propsitos
1. Financiamiento Bancario
Para el cultivo en particular representa los rubros variables mximos sujetos a
financiamiento, los que no necesariamente representan la totalidad de los costos
de produccin porque excluye costos o gastos de administracin, financieros,
costos fijos propios de cada finca como amortizacin de mejoras riesgo,
drenajes, nivelaciones, destronque, depreciaciones, etc.
 2. Instrumento de comparacin
O estndar para el agrnomo o tcnico de la empresa o perito bancario para el
seguimiento del crdito otorgado o recibido.
3. Flexibilidad
No son inflexibles se pueden variar y en caso de circunstancias especiales y a
juicio del tcnico bancario se pueden incluir otras actividades como:
Uso de otro tipo de semilla (o variedad) no contemplada originalmente.
Ciertas labores no generalizadas o muy especficas del cultivo o zona del mismo.
Otras actividades a financiar mediante operaciones especiales como:
destronque, nivelacin, obras de riego, drenaje, construccin y mantenimiento
de caminos.
Financiamiento de la prima de seguro de cosechas segn clculos del INS.
Financiamiento de asistencia tcnica para el combate de plagas
y enfermedades.
4. Cobertura del crdito (Mediano plazo 5 aos)
a. Ajustado lo ms posible a las necesidades del cultivo (financiacin por
hectrea).
b. Para establecer o renovar plantacin.
c. Erogaciones a efectuar durante la vida econmica del cultivo (perodo
vegetativo).
d. Se da asistencia para cortar la cosecha y pagar con el producto de la misma.
Establecido tomando en consideracin factores tales como:
1. Tipo o caractersticas del cultivo:
Incluyendo la cantidad de (Kg) de semilla por hectrea. Requiere uso de semilla
certificada (exigido por el INS) excepto que no exista posibilidad en la zona o
lugares vecinos segn opinin del perito del banco por lo que podra ser un rubro
a financiar (se ajustar con base en el precio real de la semilla usada de acuerdo
al clima y suelo de cada regin).
Certificada : resistente o tolerante a enfermedades que afecten seriamente el
cultivo.
2.Proceso productivo
Toma en cuenta la tecnologa e infraestructura en el proceso productivo, que es
la forma en que se realizarn las labores de explotacin; manual, mecnica o
semimecnica, dependiendo de la topografa del terreno, cultivo y rea cultivada.
3. Tipo de terreno
Topografa, tamao.
 4. Zona geogrfica o de cultivo:
Que incluye en los costos de flete, riego, mano de obra cuyos salarios varan
segn la regin.
5. Momento dado (fecha de actualizacin):
Debido a la inflacin y devaluacin de los costos de los insumos y mano de obra
vara constantemente por lo que se actualizan por lo menos una vez al ao toma
en cuenta las variaciones en la tcnica y precios de los insumos.
Contenido
a. Nombre del cultivo
b. Nombre cientfico
c. Regin o zona de cultivo (Chorotega, Huetar, Brunca, Central, Atlntica)
d. Ao agrcola
e. Fecha de actualizacin
f. Fecha de aprobacin (integrantes, nmero sesin y fecha)
g. Tipo de cambio
h. Rango de rendimiento o produccin promedio esperada: de tantos a tantos Kg
por hectrea, toneladas mtricas por ao, de tanto a tantos sacos de X peso en
Kg (seco limpio).
i. Tamao del rea (10.000 m)
j. Poblacin por hectrea: nmero de unidades (matas) por hectrea (en
promedio)
k. Elementos del costo: mano de obra, cargas sociales, maquinaria o equipo, etc.
Registros contables en la agricultura
1. Objetivos de los registros contables
Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una empresa
agropecuaria se enfrenta da a da, ao tras ao, a la toma de decisiones. Y
el xito o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte, de la cantidad
y calidad de las informaciones que tenga a su alcance en el momento oportuno,
porque el hecho de posponer una decisin hasta tanto se renan
los datos necesarios, implica tomar una decisin. Se hace entonces
indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y la principal
informacin para tal fin se logra atravs de los registros contables.
Significa lo anterior que el objetivo ms importante de los registros contables es
obtener los datos necesarios para desarrollar una eficaz administracin de la
empresa.
Aparte del objetivo antes sealado, los registros contables sirven para, entre
otros, los siguientes fines:
a. Ayudar a obtener crdito (sea en el sistema bancario nacional como en
otras fuentes de financiacin)
b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. sobre declaracin de renta
c. Permitir la comparacin de los resultados de la empresa de perodo con otro
d. Medir los logros alcanzados en un perodo determinado.
2. Caractersticas de los registros
Independiente del mayor o menor numero de registros contables que decidamos
llevar, todos ellos deben tener las siguientes caractersticas:
a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u
omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que existir el mecanismo
que permita fcilmente de localizarlos y corregirlos.
b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se quieren
alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que sean entendibles
y puedan ser llevados fcilmente por quien tiene esa responsabilidad y adems
deben poderse interpretar rpidamente. Si el sistema es complicado, en vez de
facilitar la obtencin de datos complicar las cosas en forma tal que exigir un
tiempo y esfuerzo que no se justifica.
c) Deben ser completos y brindar la informacin que se pretende. Si omitimos
contabilizar algn dato necesario, los registros prcticamente pierden valor, ya
que la informacin que proporcionan no ser de utilidad para la toma de
decisiones, o pueden inducirnos a errar la conduccin de la empresa.
d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben
planificarse, para evitar la duplicacin de la informacin y facilitar su agrupacin
total y tambin probarse, para estar seguros de que se alcanzarn los fines que
se persiguen.
3. Factores que intervienen en su elaboracin
La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o elaborada
(dicho en otros trminos, sea por partida simple o por partida doble) siempre se
compone de un conjunto de libros o registros contables.
Despus de lo expuesto, resulta evidente que para obtener los datos necesarios
para el buen manejo administrativo de una empresa es indispensable contar con
registros contables adecuados.
Para elaborar dichos registros contables dependemos fundamentalmente de una
serie de factores, todos ellos importantsimos, de los que vale la pena destacar:
- Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo de las
empresas.
 - Inters de los propietarios de las fincas en informacin til y confiable para la
toma de decisiones.
- Tamao de la finca y organizacin que se ha previsto para ella.
- En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del tipo de informacin, que
es necesaria para la conduccin de la finca.
Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a las interrogantes
planteadas lneas arriba, los tipos de registro a utilizar van a ir desde los ms
sencillos (contabilidad por partida simple) a los ms complejos (contabilidad por
partida doble).
4. Clasificacin de los registros
Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros contables
en. funcin de los factores anteriormente sealados, hay una serie de
operaciones que siempre deben realizarse en cada perodo contable:
- Inventarios al comienzo y al final de cada perodo
- Anotacin de las operaciones realizadas durante el perodo
- Preparacin de los estados financieros (Balance General y Estado de
Resultados).
Evidentemente, los registros contables que llevemos pueden ser clasificados en
concordancia con las operaciones que anotemos en cada uno de ellos.
A simple ttulo de ilustracin seguidamente damos la clasificacin de los
registros mnimos que de acuerdo con la actividad a que se dedique la empresa,
creemos son necesarios para una adecuada informacin para control y toma de
decisiones.
a) Ganadera de carne. Para este tipo de actividad se hace necesario llevar, por
lo menos, los siguientes registros:
1) Movimiento de animales: existencia anterior (al inicio del periodo contable)
clasificada por edades y sexos: altas (entradas por nacimientos, por compra o
por cambios de edades; bajas (salidas) por muerte, por venta o por cambio de
edades; existencia al fin del periodo clasificado por edades y sexos.
2) Registro de animales: identificacin; historia clnica (vacunaciones,
enfermedades, montas, partos, etc.)
3) Control de peso de los animales: peso al inicio del perodo, peso al final del
perodo, diferencia entre ambos perodos
4) Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de concentrados, etc.
5) Registro de ingresos y gastos: concepto y fecha de los ingresos; concepto y
fecha de los gastos.
b) Ganadera de leche. Las necesidades mininas de registros son:
 1) Movimiento de animales: existencia al comienzo del perodo clasificado por
edades; altas por nacimientos compras o cambios de edades; bajas por
muerte, ventas o cambio de edades.
2) Registro de animales: historia de los servicios, informe de reproduccin,
produccin de leche (diario, semanal, mensual, etc.), historia clnica.
3) Control de alimentos: cantidad y costo de concentrados, melazas, etc.
4) Registro de ingresos y gastos: fecha y cantidad de leche vendida y su precio;
detalle de otros ingresos con indicacin de fecha y concepto; informacin sobre
los gastos, detallando fecha, concepto y monto.
c) Explotacin avcola. Los registros bsicos en este tipo de labor son:
1) Movimiento de aves: existencia al inicio, clasificada por actividad (aves de
postura, aves de reemplazo, pollos de engorde, etc.); altas por nacimientos, por
compra por cambios de destino; bajas por muerte por venta o por cambios de
destino; existencia al final del perodo clasificada por actividad.
2) Registro de animales por destino: historia clnica (vacunaciones,
enfermedades, etc.).
3) Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de las raciones, etc.
d) Explotacin de cerdos. En esta actividad se hace necesario, como mnimo,
llevar los siguientes registros:
1) Movimiento de animales: existencia anterior clasificada por edades y sexos;
altas por nacimientos, compra o cambio de edades; bajas por muerte, venta o
cambio de edades; existencia final clasificada por edades y sexos.
2) Registro de animales: identificacin, historia clnica (vacunaciones,
enfermedades, montas, partos, etc.)
3.) Control de peso de los animales: al nacer, al destete, aumento de
peso peridico, etc.
4) Control de alimentacin: cantidad y costo de los alimentos y concentrados que
se proporcionan.
e) Cultivos. En esta actividad se distinguen los cultivos anuales y cultivos
denominados permanentes. Sin embargo, en trminos generales, las
necesidades mininas de registro
son:
1) Movimientos de cultivos: identificacin del cultivo, hectreas dedicadas al
mismo, costo de semillas, valor de los jornales, valor de las horas de la
maquinaria utilizada, cantidad y costo de fertilizantes, hierbicidas y fungicidas
utilizados, produccin obtenida (en kilos y en valor).
2) Registro de cultivos: detalle de labores realizadas, fecha en que se realiza,
materiales utilizados (indicando clase, cantidad y valor).
 5. Modelos de registros y explicacin sobre su uso
Seguidamente se brindan algunos modelos de los formularios de aplicacin ms
comn en empresas agrcolas o ganaderas, con explicacin del uso que se le da
a cada columna.
Es un nmero pequeo de formularios, presentados al solo efecto de ilustracin.
Conociendo las necesidades de informacin de una empresa y tomando como
base estos modelos, la confeccin de formularios para registros contables no es
una labor difcil. Tan solo debe recordarse cules son los fines que se persiguen
con esos registros y no perder de vista que si son muy complicados traer ms
dificultades que beneficios.
En sntesis, para la elaboracin de los registros se deben seguir los siguientes
pasos:
- Identificar las necesidades de informacin
- Planear la forma, es decir, tamao, columnas, filas, etc. que llevara el registro
Efectuar una prueba, para estar seguros de que ser sencillo de llevar y que con
el alcanzaremos los objetivos previstos.
Registros contables
Actividad ganadera engorde con procreadores para renovacin de hatos
Las cuentas de costos diferidos y gastos de mantenimiento deben de contar con
subcuentas para la mano de obra, transporte, etc.
Nota:
Las cuentas de otros gastos e ingresos, brindan informacin interesante sobre
los efectos los resultados, especialmente lo que podra denominarse factores
externos al giro normal del negocio o la eficiencia en la administracin y custodia
de los inventarios.
Ganadera Lechera
Procreacin
Activo fijo - Procreadores en desarrollo
Compaa Agropecuaria XY, S.A.

Balance General al 19XX

Activo

Circulante: (1)

Caja y bancos XX

Inversiones XX

Cuentas por cobrar comerciales neto de

estima-

cin para incobrables XX

Otras cuentas por cobrar XX

Ganado para la venta XX

Inventario de productos agrcolas XX

Inventario de materiales y suministros XX

Semifijo: (2)

Animales pie de cra en desarrollo XX

Animales pie de cra en produccin, neto de

Depreciacin acumulada XX

Animales de trabajo XX

Cultivos en desarrollo XX

Cultivos en produccin, neto

de amortizacin acu-

Mulada XX

Maquinaria, equipo (campo y oficina) e

implemen-

tos, neto de depreciacin acumulada XX

Cercas y mangas de manejo, neto de

depreciacin

Acumulada XX

Fijo: (3)

Terrenos XX

Edificios, construcciones e instalaciones, neto

de

Depreciacin acumulada XX

Otros activos:

Costo de explotacin (de finca o cosecha)

XX
diferidos

Pagos anticipados XX

TOTAL ACTIVOS XXX

Cuentas de orden -DEBE XX

PASIVO

Circulante:

Porcin corriente - documentos por pagar XX

Cuentas por pagar - proveedores XX

Gastos acumulados y retenciones por pagar XX

Acreedores diversos XX

Largo Plazo:

Documentos por pagar XX

TOTAL PASIVO XXX

CAPITAL CONTABLE

Capital social XX

Reserva Legal XX

Utilidades acumuladas XX

XXX

Cuentas de orden -HABER XX

NOTAS:

(1) Activo circulantes:

Liquidables dentro del perodo de 1 ao.

(2) Activo semifijo:

Vida probable productiva mayor 1o pero

menor de 7 10aos.

(3) Activo fijo:

Bienes para utilizarlos y no venderlos. Permanecen durante toda la

vida

til (ms de 7 10 aos).

COMPAA AGROPECUARIA XY, S.A.

ESTADO DE RESULTADOS

Por el perodo de 12 meses al 19XX

Ingresos por venta productos

XX
agrcolas

Ingresos por venta de ganado

XX
(o leche)

Menos:

Costo de produccin o explotacin

(ganado ven-

dido u operacin de lechera

o costo de cosecha

Vendida) (1) (XX)

Utilidad bruta XXX

Menos:

Gastos de venta (2) (XX)

Gastos de administracin (3) (XX)

Gastos de mantenimiento finca (6) (XX)

Gastos financieros (XX)

Utilidad de operacin XXX

Ms:

Otros ingresos (4) XX

Menos:

Otros gastos (5) (XX)

Utilidad neta antes ISR XXX

Impuesto sobre la Renta (XX)

UTILIDAD NETA XXX

NOTAS:

(1) Costos de produccin o

explotacin:

(Erogaciones realizadas en la elaboracin de

los bienes que vende)

- Alimentos, concentrados y forrajes (semillas,

fertilizantes, fungicidas, etc.)

- Insumo animal (depreciacin pie

de cra)

- Sueldos y cargas sociales

- Veterinario, vacunas y medicinas

- Inseminacin artificial

- Combustibles y lubricantes

- Reparacin y mantenimientos de locales, y equipo de la

explotacin

- Depreciacin de edificio, maquinaria, equipo,

etc.

- Electricidad, agua, telfono

- Desinfectantes y tiles de
limpieza

- Alquileres de equipo

- Varios

- Imprevistos

(2) Gastos de venta:

(Erogaciones realizadas directamente para

efectuar las ventas)

- Sueldos y comisiones de ventas

- Seguros de transporte

- Publicidad
- Fletes y acarreos

- Envases (lechera), sacos, etc.

- Impuestos y derechos

- Permisos y licencias

- Otros

(3) Gastos de administracin:

(Erogaciones para el funcionamiento de

la empresa)

- Sueldos personal administrativo

- Seguros de oficina

- Depreciacin equipo de oficina

- Telfono, correo, etc.

- Papelera y tiles de oficina

- Imprevistos

(4) Otro ingresos:

Venta de estircol par abono, venta de ganado de

desecho, venta de

Terneros, ganancia en venta de activos depreciados o

fuera de uso.

(5) Otros gastos:

(Robos, muertes de animales)

(6) Gastos de mantenimiento:

No asociados directamente a la produccin de los bienes

para la venta.

Depende del giro de la empresa y de su importancia

relativa la utilizacin de ms o menos subcuentas.
Compaa ____________________________

Balance General

Al 30 de junio 1999

Activo

Activo circulante

Cajas y bancos xxxxx

Cuentas por cobrar xxxxx

Documentos por cobrar xxxxx

Inventario cultivos en bodega xxxxx

Existencias de Fertilizantes y
xxxxx
abonos

Existencias de fungicidas xxxxx

Existencias de hierbicidas xxxxx

Existencias de insecticidas xxxxx

Gastos pagados por anticipado xxxxx

Total activo circulante xxxxx

Activo fijo

Terrenos xxxxx

Animales de trabajo xxxxx

Herramientas xxxxx

Depreciacin acumulada
xxxxx xxxxx
herramientas

Vehculos xxxxx

Depreciacin acumulada vehculos xxxxx xxxxx

Maquinaria xxxxx
 Depreciacin acumulada
xxxxx xxxxx
maquinaria

Edificios e instalaciones xxxxx

Depreciacin acumulada edificios e

xxxxx xxxxx
instalaciones

Total activo fijo neto xxxxx

Total Activo xxxxx

Pasivo y patrimonio

Pasivo circulante

Cuentas por pagar proveedores xxxxx

Salarios y jornales por pagar xxxxx

Impuestos por pagar xxxxx

Total pasivo circulante xxxxx

Pasivo a largo plazo

Hipotecas por pagar xxxxx

Patrimonio

Capital xxxxx

Utilidades no distribuidas xxxxx

Utilidad del periodo xxxxx

Total patrimonio xxxxx

Total pasivo y patrimonio xxxxx

Caso Prctico
Preparacin del lote (1mes pero depende de la extensin)
Preparacin del terreno
Este proceso involucra las siguientes tareas:
1-Tractor El lote se deja descansar
1.a Tractor 8 meses para que desaparezca
1.b Tractor botando rboles posibles plagas y se retroalimente
2- Chapulin
2.a Chapulinista Arando
2.a Chapulinista Rastreando.
2.a Chapulinista Subsolando(Carbonato Calcio)
2.c Chapulinista Afinando
2.b Chapulinista Encamando
Estas actividades se realizan con el objetivo de limpiar el terreno y dejarlo apto
para la siembra.
Compra de hijo o semilla
Si se compra sin curar se debe curar con qumicos que funcionan como una
vacuna (aliette, diazinn, afungil)
Curado de hijo
En este proceso de eligen los hijos que se van a sembrar; luego se le aplica una
formula compuesta por diferentes fertilizantes e hiervicidas para protegerlo de
contagios con plagas.
Sembrado
En est etapa el hijo curado se siembra para que empiece a crecer.
Cuidado del cultivo
En este momento los cultivos son regados con una frmula denominada
foleares(sustancia especial para el producto de pia(Etileno,carbonato,sulfato
de hierro y magnesio,etc)); se da tambin un control de malezas y de deshierva.
Cosecha
En esta etapa despus de 12 a 14 meses el Ingeniero da un informe en el cual
notifica si la Pia esta lista para ser extrada o si necesita ms tiempo
Asientos
Recomendacin
La empresa que visitamos es de origen familiar como la mayora de las
compaas agrcolas; est compuesta por siete socios.
Esta empresa es auditada dos veces al ao, por lo cual no se localizo ninguna
deficiencia, ya que su administracin, la cual cuenta con un departamento
de Finanzas y un departamento de Costos acata oportunamente todas las
observaciones que los consultores les hacen ver.
Por lo contrario que se espera en el comn de las empresas familiares, est
empresa se encuentra con una muy buena administracin la cual vela por el
cumplimiento de los principios contables en todos sus registros
Conclusin
Los que se dedican a estudiar y escribir sobre contabilidad no se han podido
poner de acuerdo sobre cual mtodo es el mas adecuado para registrar
las operaciones que se origina en una explotacin agrcola, aunque se
comparten la idea de que es imprescindible tener informacin completa y
actualizada acerca de la gestin de la empresa y de los factores que la afectan.
La actual situacin del mercado tanto de productos agrcolas como de factores
de produccin para el sector, llevan a la conclusin de que la gestin de
empresas agrcolas ha dejado de ser una cuestin de rutina y de costumbre
(incluso de intuicin y valores personales innatos) para convertirse en
una ciencia en donde se empleas mtodos y tcnicas muy precisos.
La clave del xito en la agricultura actual reside en el conocimiento del negocio
agrcola y en la utilizacin de adecuados mtodos para el desarrollo del mismo.
La agricultura es una actividad competitiva y esta competencia ira en aumento.
Los agricultores que no sean capaces de aplicar mtodos de trabajo y
de direccin eficientes no tendrn xito en el futuro.
Podemos decir, que la agricultura de nuestro tiempo va eliminando a los
empresarios que utilizan mtodos poco eficientes, ya que en la actualidad la
agricultura se ha convertido en una industria de hombres de negocios.
La contabilidad agrcola es el punto de partida para obtener unos datos fiables
acerca de la naturaleza y magnitud de los fenmenos que ocurren en el proceso
de produccin.
Unicamente sern rentables el negocio agrcola para aquellas personas que
lleven controles y renan informacin que les sirva de base en la toma de
decisiones.
La contabilidad, bien establecida muestra con claridad y bastante aproximacin
los resultados econmicos de los negocios. Su importancia, innegable en
cualquier asusto comercial o industrial, es evidente en la explotacin agrcola, en
la cual concurren muchos factores y es necesario analizar por separado la
influencia de cada uno en el resultado final, para asegurar en el porvenir el mejor
xito econmico.
Todos los agricultores deben hacer uso de la contabilidad, cualquiera que sea la
importancia de su explotacin, toda vez que el resultado econmico (que la
contabilidad expresara claramente) ser lo que le ayudara a decidir si debe
persistir en su cultivo, cambiarlo, arrendar las tierras, o cualquier otra decisin
que se pueda tomar.

Autor:
Leonel Barrera