FORMATO ACTA DE REUNION

F-16-9501-001/06-09 Versin 1

Proceso: Gestin Documental Modelo de

Procedimiento: Control Documento y Registros Mejora Continua

OBJETO: Realizar la Revisin por la Direccin del PARTICIPANTES:

sistema de mejora continua del Complejo Tecnolgico
para la Gestin Agroempresarial, en el periodo 2009. Sergio de Jesus Santa Botero.
Silvia Elena Ramirez Molina.
LUGAR: Complejo Tecnolgico Para la Gestin
Agroempresarial Sede principal Caucasia y Subsede INVITADOS
Santa Rosa de Osos.
Erika Marcel Aguirre Parra
FECHA: marzo 26 de 2010 Gloria Elena Diaz Rios
Lina Marcela Isaza Lopez
Guillermo Len Pelaez Henao
Victor Arley Rojas Iriarte

TEMAS A TRATAR:

Estado del sistema de Calidad en el Complejo Tecnolgico Para la Gestin Agroempresarial.

1. Revisin de Poltica y objetivos de calidad.
2. Revisin Resultados de auditoras internas.
3. Revisin de Desempeo de los procesos.
4. Revisin de Acciones correctivas y preventivas.
5. Revisin de Acciones de seguimiento de revisiones previas.
6. Revisin de Cambios que puedan afectar el sistema
7. Recomendaciones para la mejora.

DESARRROLLO:
El da 12 de marzo fue enviado a travs del correo electrnico la programacin para la revisin por la direccin a
todos los lderes de proceso:

PROCESO LIDER DEL LUGAR Y HORA RESPONSABLE

PROCESO
Gestin para el Lyney Durango Caucasia Silvia Elena
empleo 15/03/2010, 7:00 Ramirez Erika
a.m Aguirre

Ejecucin de Lyney Durango Caucasia Silvia Elena

Servicios 15/03/2010, Ramirez Erika
complementarios 10:00 a.m Aguirre

Convenios y Ruth Montes Caucasia Lina Marcela Isaza

alianzas 15/03/2010, 2:00 Lpez Silvia
a.m Elena Ramirez

Certificacin de Fabio Pulgarin Santa Rosa Gloria Elena Diaz

competencias 15/03/2010, 8:00 - Guillermo
laborales a.m - 12:00 m Pelez

Gestin Tirso Nel Caucasia Erika Aguirre

administrativa Coronado 16/03/2010, 8:00 Victor Rojas
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Proceso: Gestin Documental Modelo de

Procedimiento: Control Documento y Registros Mejora Continua

a.m

Planeacin Tirso Nel Caucasia Silvia Elena

Estratgica Coronado 16/03/2010, Ramirez Victor
10:00 a.m Rojas

Gestin de los Tirso Nel Caucasia Lina Marcela Isaza

recursos Coronado 16/03/2010, 2:00 Lpez- Erika
financieros p.m Aguirre Victor
Rojas

Gestin del Eva Matilde Caucasia Lina Marcela Isaza

talento humano Negrette 16/03/2010, 4:00 Lpez Erika
a.m Aguirre victor
rojas

Comunicaciones Lyney Durango Caucasia Lina Marcela Isaza

institucionales 17/03/2010, 8:00 Lpez- Silvia
a.m Elena Ramirez
Victor Rojas

Gestin Silvia Ramrez Caucasia Lina Marcela Isaza

Documental 17/03/2010, Lpez Erika
10:00 a.m Aguirre Victor
Rojas

Mejora Continua Silvia Ramirez Caucasia Lina Marcela Isaza

17/03/2010, 4:00 Lpez Erika
a.m Aguirre Victor
Rojas

Normalizacin de NO APLICA PARA Santa Rosa Gloria Elena Diaz

Competencias EL COMPLEJO 15/03/2010 2:00 y Guillermo
laborales p.m a 6:00 p.m Pelez

Administracin Erika Agudelo Santa Rosa Gloria Elena Diaz

Educativa ( quien esta 16/03/2010 2:00 y Guillermo
designe) p.m a 6:00 p.m Pelez

Diseo curricular Claudia Caucasia Silvia Ramirez

Bohorquez 18/03/2010, 8:00 Victor Rojas
a.m

Ejecucin de la Claudia Caucasia Silvia Ramirez

formacin Bohorquez 18/03/2010, Victor Rojas
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Proceso: Gestin Documental Modelo de

Procedimiento: Control Documento y Registros Mejora Continua

10:00 a.m

Inteligencia Claudia Caucasia Lina Marcela Isaza

organizacional Bohorquez 18/03/2010, 2:00 Lpez
p.m

Gestin n.a
Informtica
Gestin Jurdica n.a

1. Revisin de Poltica y Objetivos de Calidad

Poltica y objetivos de calidad
2. Revisin de Resultados de Auditoras Internas
Resultados de auditoras internas NC: No se evidenciaron auditoras internas realizadas al Sistema de
1) Planeacin estratgica
2) Convenios y alianzas
3) Inteligencia organizacional
4) Normalizacin competencias NO APLICA
laborales
5) Diseo curricular
6) Administracin educativa
La poltica de calidad es establecida directamente desde la Direccin
Nacional, a travs de las jornadas de sensibilizacin se imparte su
conocimiento a funcionarios y contratistas. Para el ao 2010 se
estableci la participacin del sistema de mejora continua incluyendo la
poltica de calidad en la induccin tanto de aprendices como de
funcionarios.
Mejora Continua (sin embargo para algunos procesos se presentan
auditorias de entes gubernamentales y an as no se tiene evidencia de
ello)
3. Revisin del Desempeo de los procesos
OBSERVACIONES: No es claro cmo se desarrolla dentro del sistema
de mejora continua, el lder conoce sus funciones, sin embargo, no las
articula dentro del sistema. No se evidencia registro de indicadores, el
lder tiene una batera para 2008 y no encontr la de 2009.
OBSERVACIONES: El proceso es llevado en forma ordenada, sin
embargo, el responsable del proceso considera que no puede tomar
ningn tipo de decisin nicamente realiza seguimiento pedaggico.
OBS: No se est registrando acciones de mejora directas dentro del
proceso.
OBSERVACIONES: No se cuenta con empoderamiento del proceso,
debe revisarse para asignar su responsabilidad a otra persona.
NO APLICA
Con respecto a la revisin por la direccin 2008, no se han establecido
mejoras en el sistema. Continan las mismas deficiencias en el mismo.
En el proceso de administracin educativa, se encontr que la persona
encargada no conoce el Manual de Procesos y Procedimientos, ni el
proceso de administracin educativa, desconoce los indicadores del
proceso.

Se evidenci que a pesar de tener muchos datos, la informacin no est

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Proceso: Gestin Documental
Procedimiento: Control Documento y Registros
7) Ejecucin de la formacin
8) Gestin para el empleo
9) Ejecucin de servicios
complementarios
10) Evaluacin y certificacin de
competencias laborales
11) Gestin talento humano
12) Gestin administrativa
13) Gestin jurdica
14) Gestin de los
financieros
15) Gestin documental
16) Comunicaciones
institucionales
17) Gestin informtica
18) Mejora Continua
Acciones correctivas
preventivas
Modelo de
Mejora Continua
consolidada y se dificulta establecer con certeza la informacin bsica
que requiere el proceso.
La persona encargada no conoce los formatos vigentes, slo los que se
definen desde la Direccin Regional.
OBSERVACIONES: Se evidencia mejora en el proceso de ejecucin de
la formacin, se tiene evidencia de retroalimentacin con el cliente y
seguimiento de acciones, falta mejorar la trazabilidad para estas porque
se encuentran en actas.
OBSERVACIONES: Se evidencio mejora en el proceso, sin embargo
son acciones directamente desde la regional. Se estn llevando
encuestas, pero no se tiene anlisis ni acciones derivadas de las
mismas.
NC: No se evidencia anlisis de encuestas de satisfaccin que faciliten
el mejoramiento del sistema.
Se evidenci mayor conocimiento de la lder con respecto al sistema de
mejora continua.
OBSERVACIONES: El lder del proceso no tiene acceso a la
informacin del mismo, por lo tanto no identifica y no relaciona las
actividades con el sistema.
NC: El responsable no conoce el proceso y sus objetivos. El
responsable no identifica los objetivos de calidad. (no ha mejorado es la
misma no conformidad evidenciada en la RG 2008)
OBSERVACIONES: No se evidencia mejora en el proceso, no hay
seguimiento de indicadores, el nico elementos de planeacin es el plan
de compras anual.
NO APLICA
recursos OBSERVACIONES: Se evidencia conocimiento del proceso pero hay
graves falencias en planeacin y seguimiento del proceso, las mejoras
se identifican sin embargo no se registran como tal.
NC: Dentro de la revisin realizada por la direccin se evidencio, la
existencia de tablas de retencin documental, desconocidas por el
personal, existen directrices para el manejo y control de documentos
desconocidas, un sistema de radicacin y seguimiento electrnico de
documentos externos.
En la mayor parte los procesos los documentos y registros no son
controlados, (igual que la revisin del 2008)
Se evidencia mejora en el proceso y toma de acciones correctivas y
preventivas, sin embargo no son registradas y no son identificadas como
tal por los responsables del proceso. (run run)
NO APLICA
NC:
4. Revisin de Acciones Correctivas y preventivas
y NC: No se evidencia el registro de acciones correctivas o preventivas
que ayuden al mejoramiento del sistema de mejora continua
5. Revisin de Acciones de seguimiento de revisiones previas.
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Proceso: Gestin Documental Modelo de

Procedimiento: Control Documento y Registros Mejora Continua

Acciones de seguimiento de
NC: No se realiz socializacin con los lderes de proceso
revisiones previas OBSERVACIONES:
6. Revisin de Cambios que puedan afectar el sistema.
Cambios que pueden afectar el NC: Se identifican cambios que pueden afectar el desempeo de los
sistema procesos, sin embargo no se registran y por lo tanto no se elabora plan
de accin al respecto.

7. Recomendaciones para la mejora.

Recomendaciones generales - Continuar con las jornadas de capacitacin programadas para
empleados y contratistas.
- Programar y ejecutar el ciclo completo de auditoras al sistema
de mejora continua.
- Aplicar visitas con lista de chequeo a las diferentes sub cedes
para evidenciar el cumplimiento del sistema a nivel interno y
externo
- Realizar retroalimentacin de la revisin por la direccin con
todos los lderes de proceso
-
CONCLUSIONES GENERALES

Podemos concluir que el Sistema de Mejora Continua es conveniente porque permite identificar todos y cada
uno de los elementos de la norma tcnica, facilita la individualizacin de riesgo, indicadores y actividades de
cada unos de los procesos. Es adecuado, porque cubre todos los requisitos que tiene el SENA en su misin
y de elementos para el alcance de su visin. No es eficaz, porque no se cumplen con los resultados
esperados, no se lleva control de indicadores de gestin ni anlisis de los mismos.

PLAN DE ACCIN
Para: mejoras en el sistema mejoras en los procesos Recursos destinados para la actividad.
ACTIVIDAD (MEJORA) RESPONSABLE FECHA RECURSOS
EJECUCION DESTINADOS ($)

Para constancia se firma por los que en ella intervinieron

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Nombre Nombre
Cargo: Cargo:

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Nombre Nombre
Cargo: Cargo:

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Nombre Nombre
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Cargo: Cargo:

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Nombre Nombre

Cargo: Cargo: