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INFORME SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS SEGUIDOS EN LA SELECCIN DE

LAS VARIABLES PARA GENERAR INDICADORES

ALUMNO:

JENNY MARIBEL DEVIA OROZCO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


TECNOLOGA EN NEGOCIACIN INTERNACIONAL
Villavicencio
2017
Un INDICADOR es una expresin cualitativa o cuantitativa observable que permite
describir caractersticas, comportamientos de la realidad a travs de la evolucin
de una variable o el establecimiento de una relacin entre variables, la que
comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso,
permite evaluar el desempeo y su evolucin en el tiempo.

La caracterstica de un indicador es la incidencia sobre la satisfaccin del cliente


externo se revisa un proceso, proyectos o programas que son liderados por
personas responsables de la planeacin, lo hacen basados en filosofas
comparativas de las empresas como misin, visin, objetivos, polticas y
estrategias.

La planeaccion se hace sobre reas de exio, sobre necesidades de los clientes,


agrega valor al cumplimiento de la misin de la organizacin a estas reas o
unidades estratgicas de negocios que se convierten en procesos o en
subprocesos que soportan cada uno de los objetivos.

Los indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misin,


objetivos, metas, programas o polticas de un determinado proceso o estrategia,
por esto podemos decir que son ante todo, la informacin que agrega valor y no
simplemente un dato, ya que los datos corresponden a unidades de informacin
que pueden incluir nmeros, observaciones o cifras, pero si no estn ligadas a
contextos para su anlisis carecen de sentido. Por su parte la informacin es un
conjunto organizado de datos, que al ser procesados, pueden mostrar un
fenmeno y dan sentido a una situacin en particular.

Es necesario crear los mecanismos que garanticen que se van a lograr las metas
que se establecen, el monitoreo constante a travs de mediciones para determinar
la efectividad de la implementacin del plan. Estos controles se realizan con una
periodicidad establecida por la empresa de acuerdo con sus polticas. As se
puede verificar si se estn cumpliendo las metas.

Cada organizacin, maneja un conjunto de indicadores que generan impacto


positivo o negativo. Los resultados de la gestin, se miden a travs del anlisis de
las unidades estratgicas y las unidades operativas.

Toda empresa, puede construir o seleccionar los indicadores que requiera dadas
sus caractersticas, sean indicadores econmicos, financieros, de mercadeo o
indicadores por unidad funcional.

Todo lo que se hace se puede medir.

Slo si se mide, se puede controlar.


Slo si se controla, se puede dirigir.

Slo si se dirige, se puede mejorar.

TIPOS DE INDICADORES: por variacin participacin evolucin y crecimiento se


calculan para periodos establecidos ya sean a corto, mediano o largo plazo.

Standares: son los resultados de mediciones que se convierten en patrones y


referentes modelos y normas.

Indicadores de eficiencia: miden el cumplimiento de las metas especificas


relacionada con el uso de recursos. (produccin, inversin, productividad,
utilidades.)
Indicadores de Eficacia: Miden el grado en que se alcanzan los objetivos y
metas de la organizacin. (ndice de participacin en el mercado, ndices de
rotacin, ndice de crecimiento).
Indicadores de impacto: miden el impacto del xito del negocio y las
potencialidades para mantener la competitividad. (ndice de rentabilidad,
satisfaccin del cliente, ndice de competitivad).
Indicadores de Actividad: facilitan la coordinacin y aseguran el seguimiento
de las decisiones gerenciales.

Las siguientes son actividades propuestas para lograr estructurar un sistema de


indicadores dentro de la organizacin:

a) Identificacin y/o revisin de: Misin, Objetivos Estratgicos; Usuarios o


Beneficiarios, Productos o Servicios.
b) Establecer medidas de desempeo claves
c) Asignar Responsabilidades (De acuerdo a cada nivel de la organizacin)
d) Establecer referentes comparativos
e) Construir frmulas
f) Validar los indicadores
g) Comunicar e Informar

Qu puede ser controlado con los indicadores?

Procesos
Productos
Resultados intermedios
Resultados finales y su impacto
Preguntas a tener en cuenta para realizar indicadores.

Qu se hace?
Qu se desea medir?
Quin utilizar la informacin?
Cada cunto se debe medir?
Con qu se compara?

Cules son los productos estratgicos y objetivos que sern evaluados?:

Este ser el punto de partida para asegurar la coherencia de los indicadores que
se pretende construir, su anlisis definir el tipo de medicin y los esfuerzos
necesarios para obtener la informacin.

Es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos objetivos; una


meta se define como la expresin concreta y cuantificable de los logros que la
organizacin planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a
los objetivos estratgicos previamente definidos; para su identificacin se debe
tener en cuenta:

Cuntos indicadores construir?:

El nmero y tipo de indicadores depender de los objetivos determinados para la


evaluacin de las caractersticas de la entidad y del nivel de la organizacin que
se pretendan desarrollar. En general, los criterios para decidir el nmero de
indicadores tienen que ver con los siguientes aspectos:

El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo


esencial, que permita captar el inters de los diferentes usuarios a los cuales va
dirigido.

Que cubran los diferentes procesos de la organizacin: estratgicos, misionales y


de apoyo.

Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia,


eficacia, efectividad y economa.

Que permitan conocer el desempeo de los procesos resultados intermedios,


donde a travs del monitoreo o seguimiento se trata de verificar si lo que se est
realizando es conforme con el plan de accin establecido con anterioridad, con el
fin de identificar debilidades, demoras, etc.
Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir
indicadores de calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la
oportunidad del producto final.

Se establecen las metas asociadas a los objetivos que se pretenden medir, por lo
que un primer referente lo constituye lo planeado por la entidad; sin embargo,
tambin es posible establecer un referente respecto de otras entidades similares o
comparables o respecto de datos histricos, todo depender de las necesidades
planteadas desde los objetivos iniciales.

La construccin de la frmula debe asegurar que su clculo obtenga informacin


de las variables que se estn tratando de medir, es decir el resultado del indicador.

Se sugiere la siguiente estructura bsica para el indicador y la respectiva hoja


metodolgica:

Estructura Bsica de un Indicador

Objetivo. Sealar el para qu se establece el indicador y qu mide.

Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems solo una caracterstica.

Responsabilidad. Indica el proceso dueo del indicador y, por lo tanto, los


responsables de las acciones que se deriven del mismo.

Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros.

Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin.

Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos histricos, un estndar establecido,


un requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por
consenso en el grupo de trabajo.

Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la


medicin, al inicio, en una etapa intermedia o al final del proceso.

La etapa de validacin, es muy importante, ya que deben permitir asegurar su


transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una
herramienta para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas. Para poder
realizarla a continuacin se determina un conjunto de criterios, sobre los cuales se
deben examinar los indicadores para analizar su coherencia y la capacidad de
cumplir los fines para los cuales fueron construidos.
Cuadro 1. Criterios de validacin para la construccin de indicadores

CRITERIO DESCRIPCIN
Pertinencia Debe referirse a los procesos y productos esenciales que
desarrolla cada institucin para reflejar el grado de
cumplimiento de sus objetivos institucionales. La medicin de
todos los productos o actividades que realiza la institucin
genera una saturacin de informacin, tanto en la organizacin
como fuera de esta.
Relevancia Asegurarse de que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo
estratgico. Cuando se trata de organizaciones que tienen ms
de un producto o servicio, es conveniente desarrollar un
conjunto de indicadores globales que represente su accionar
estratgico vinculado a su misin.
Homogeneidad Este criterio implica preguntarse cul es la unidad de producto
(atenciones mdicas, asesoras legales, visitas inspectivas,
etc.) y, ms importante, procurar que dichas unidades de
producto sean equivalentes entre s en trminos de los
recursos institucionales que consumen (horas hombre,
cantidad de insumos materiales, etc.). Si no se da la
equivalencia para alcanzar las metas se tender a ejecutar
solo las acciones que demandan relativamente menos
recursos, postergando o anulando las ms costosas o
complejas, que a menudo son las que tienen un mayor impacto
sobre la gestin institucional.
Independencia Los indicadores deben responder en lo fundamental a las
acciones que desarrolla y controla la institucin o a las
variables del entorno que se vean afectadas directamente por
esas acciones. No puede estar condicionado a factores
externos, tales como la situacin general del pas, la labor
legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros
(pblicos o privados).
Costo La obtencin de la informacin para la elaboracin del
indicador debe ser a costos que tengan correlacin con los
recursos que se invierten en la actividad.
Confiabilidad Digno de confianza, independiente de quien realice la
medicin. En principio la base estadstica de los indicadores
debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades
de la institucin y examinada por observadores externos.
Simplicidad y Existe una tensin entre ambos criterios: se deben cubrir los
Comprensividad aspectos ms significativos del desempeo, pero la cantidad
de indicadores no puede exceder la capacidad de anlisis de
los usuarios, tanto internos como externos. Los indicadores
deben ser de fcil comprensin, libre de complejidades.
Oportunidad Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del
tipo de indicador y de la necesidad de su medicin y difusin.
Focalizado en Focalizado en reas susceptibles de corregir en el desempeo
reas de los organismos pblicos, generando a la vez
controlables responsabilidades directas en los funcionarios y el personal.
Participacin Su elaboracin debe involucrar en el proceso a todos los
actores relevantes, con el fin de asegurar la legitimidad y
reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores
resultantes. Esto implica adems que el indicador y el objetivo
que pretende evaluar sea lo ms consensual posible dentro de
la organizacin.
No redundancia Debe ser nico y no repetitivo

Fuente: Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico. Comisin Econmica


para Amrica Latina y el Caribe (Cepal). Santiago de Chile. Noviembre de 2005.

Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para diferentes
propsitos, dependiendo del objetivo de la evaluacin, el mbito en que se realiza
y los usuarios a los que se dirige, por lo que para la comunicacin de los
resultados es necesario tener en cuenta que los indicadores no siempre podrn
dar cuenta en forma integral del desempeo institucional, requirindose de otros
antecedentes complementarios para esto, lo que refuerza un uso prudente de esta
informacin, razn por la cual se hace necesario trabajar bateras de indicadores,
que permitan desde diferentes puntos de vista realizar el anlisis de la situacin y
las medidas correctivas de ser necesario.

As mismo es necesario enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados, si


los resultados estn orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su
presentacin exige en lo posible un componente educativo, un lenguaje sencillo y
entendible, para que puedan cumplirse con las expectativas de dichos usuarios
frente a la informacin suministrada.

Por su parte, los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una
periodicidad frente a la presentacin de informes, de modo tal que pueda dar una
lnea base para el anlisis o una continuidad de los procesos para efectos de una
acertada toma de decisiones.