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Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data
e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, alm de
estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica etc.
Um evento geralmente provoca fortes emoes para os participantes, para os promotores e
organizadores e, enfim, para todos que convivem com o turbilho de atividades que compem seu
universo. Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade, competncia e
resultados. Para quem participa, significa congraamento e integrao, gerando e consolidando
vnculos e relaes de carter profissional e pessoal.
Organizar um evento com eficincia significa demonstrar arte e competncia para corresponder a
todos esses anseios com a prestao de servios eficientes que superem a expectativa dos
participantes.
1.2 Congresso
Congresso um encontro solene de grande porte com nmero elevado de participantes, podendo ter
carter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo a apresentao e debate de assuntos de
atualidade e de interesse especfico de determinada categoria ou ramo profissional, tambm podem
ter carter profissional, tcnico, cultural, artstico, poltico, histrico etc.
O fator de maior relevncia de um congresso a difuso de novas teorias e conceitos pela integrao
dos participantes em torno das matrias abordadas. A programao de um congresso poder distribuir
as atividades do evento em mesas-redondas, sesses plenrias, reunies etc.
A estrutura operacional de um congresso em geral compe-se de mestre-de-cerimnias, oradores,
painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. No decorrer dos congressos, tradicional a
realizao de intensa programao complementar constante de atividades sociais, gastronmicas,
passeios e comemoraes.
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1.3 Conveno
1.4 Coquetel
Coquetel uma recepo gastronmica de breve durao para promover ou comemorar atos e datas
significativas e importantes, tais como, recepo de pessoas, posse em cargos, inaugurao,
homenagens, abertura e encerramento de eventos principais.
1.6 Frum
E um evento organizado por entidade oficial para discusso e debate, de forma mais ampla e simples.
O frum consiste em uma apresentao breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas,
comentrios e recomendaes. A expresso Frum de Debates significa ampla discusso sobre
assunto atual e de interesse geral. O frum dirigido por um coordenador que comanda o grupo de
debatedores. Em geral, ao final o coordenador da mesa colhe opinies e apresenta as concluses em
funo da maioria. O frum poder ter a durao de um a vrios dias.
1.7 Painel
1.8 Palestra
Consiste na apresentao de um tema preestabelecido e de interesse especfico de um grupo
homogneo de pessoas, com limitaes do tempo de durao. A palestra pode ser proferida sob a
forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos
professores ou especialistas para a abordagem de vrios assuntos. So admitidas perguntas dos
presentes.
1.10 Workshop
Workshop, tambm chamado de oficina ou laboratrio, significa debater e obter solues para casos
prticos apresentados por participantes do evento, com o auxlio de especialistas ou tcnicos. Os
workshops podero tambm ter caractersticas de contatos comerciais de curta durao, vedados ao
pblico, com a participao de fornecedores, compradores potenciais ou clientes para a apresentao
de produtos e servios. A rigor, workshop objetiva a gerao de negcios, ampliando conhecimentos
e ativando operaes comerciais. O workshop pode ter caractersticas de evento complementar a
outros de maior porte.
O aspecto fundamental de sua promoo consiste na definio, de forma clara, dos objetivos e forma
de atingi-los, ou seja:
Estimular as vendas; Promover contatos;
Fazer pesquisa de mercado.
E recomendvel a realizao de reunies preliminares para a orientao e troca de informaes entre
empresrios locais com o objetivo de uniformizar os critrios bsicos de atuao. Como atividades
complementares do workshop, podero ser promovidas palestras tcnicas por especialistas,
abordando temas especficos, tais como legislao, marketing, tendncias, investimentos, etc. Na
programao geral tambm devero ser includas outras atividades de lazer e descontrao, como
passeios, espetculos, sorteios, distribuio de brindes.
2 - PLANEAMENTO DE UM EVENTO
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Instituir canais de comunicao geis e eficientes entre todas as reas de operao e servios,
a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais deficincias ou falhas no decorrer do
evento;
Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos necessrios para
a operacionalizao dos eventos;
Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos;
Implantar sistema de controle e acompanhamento das providncias e decises
tomadas no curso do evento.
A concepo e planeamento de um evento devero ser precedidos de estudo de viabilidade
para anlise das condies e capacidade da entidade promotora para sua realizao. Alm
disso, h necessidade de realizar previamente ampla pesquisa tcnica para conhecer a opinio
do pblico-alvo, objetivos, sistemtica, locais, datas, horrios, participantes, convidados. Com
base nessa verificao, ser definida a estratgia de marketing para promover o evento, bem
como os veculos de comunicao e divulgao:
Planeamento, coordenao e controle; Secretaria executiva;
Recepo e atendimento; Marketing e vendas;
Publicidade e comunicao;
Servios de manuteno das instalaes e equipamentos.
Participar da elaborao dos cerimoniais das solenidades oficiais; Processar as inscries dos
participantes dos eventos;
Prestar suporte tcnico e operacional aos servios de recepo e atendimento; Providenciar a
confeco de formulrios e impressos, tais como ficha de
inscrio, convites, ingressos, certificados de participao em cursos, apostilas, material
didtico, contratos pr-impressos etc.;
Elaborar e controlar as listas de presena nos eventos, quando exigveis;
Preparar os conjuntos de materiais para distribuio aos participantes (pastas, formulrios,
folha de perguntas, relatrio de avaliao, material promocional, canetas etc.);
Providenciar a confeco e distribuio de adesivos, crachs, diplomas, certificados, apostilas,
pastas, credenciais e outros objetos etc.;
Acompanhar as reunies e encontros controlando o fornecimento de gua e refrigerante para a
mesa principal, limpeza e decorao do local, coffee break etc.;
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Recolher o material tcnico de estudo ou leitura que ser distribudo aos participantes e
providenciar a reproduo de documentos, apostilas e materiais dos cursos e palestras;
Distribuir os convites e materiais publicitrios e tcnicos, tais como folders, boletins etc.;
Coordenar os servios relacionados com as reservas, transporte, recepo e hospedagem dos
participantes especiais dos eventos (palestrantes, autoridades, homenageados etc.);
Controlar as datas e horrios das companhias areas e rodovirias para o acompanhamento
das viagens dos convidados especiais;
Acompanhar a programao de passeios ou tours e especialmente de participantes;
Controlar o cumprimento dos convnios firmados com estabelecimentos comerciais,
restaurantes e pontos-de-venda includos nos roteiros tursticos;
Verificar as condies dos veculos de viagem e traslados, incluindo equipamentos, ambiente,
conforto e, principalmente, a atitude dos motoristas e auxiliares;
Instalar, acompanhar e manter atualizado o quadro e a agenda da programao de eventos,
tais como conferncias, debates, reunies etc., indicando as datas, horrios, locais, temrio e
palestrantes;
Divulgar as alteraes da programao;
Providenciar os equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes, assessorando
ou orientando o uso adequado e guarda;
Providenciar a colocao de faixas promocionais no local do evento;
Providenciar a colocao de placas indicadoras de circulao, avisos e proibies nos locais
de fluxo e movimentao de pessoas;
Manter contato com entidades, homenageados, convidados especiais, patrocinadores etc. Para
confirmar as datas de promoes especiais constantes do programa do evento;
Manter contatos diretos e permanentes com os promotores e patrocinadores dos eventos para
prestar informaes sobre o andamento dos servios e coordenar providncias;
Providenciar e encaminhar para o mestre-de-cerimnias o material para a apresentao
pblica dos palestrantes e oradores, destacando os aspectos de maior expresso ou
relevncia de carter pessoal profissional, tais como a formao tcnica, trabalhos publicados
e funes desempenhadas;
Implantar/organizar sistema de informaes de interesse geral, tais como:
Locais e telefones de urgncia para assistncia mdica, sinistros, polcia etc.;
Informaes tursticas (locais de lazer, visitas, viagens etc.);
Servios de terceiros (meios de transporte, fornecedores de produtos, locadoras etc.);
Nomes/ endereos/ telefones de entidades, autoridades, participantes/ convidados;
Preparar as dependncias e reas de circulao e ocupao dos eventos ou reunies, e em
especial, os seguintes locais:
Sala de recepo dos convidados;
reas de estacionamento;
Sanitrios e banheiros;
Portarias auxiliares;
Auditrio;
Sala de imprensa;
reas de lazer e entretenimento.
Coordenar a aplicao das normas estabelecidas quanto aos horrios de funcionamento das
diversas unidades de servios;
Disciplinar e fiscalizar a movimentao das pessoas e veculos para observncia das normas
estabelecidas;
Controlar os servios de portaria e vigilncia;
Organizar e controlar a manuteno de stock de medicamentos de emergncia e pequenos
socorros;
Organizar e controlar a documentao e o arquivo do evento; Controlar o movimento de caixa
e bancos;
Controlar a conduta, apresentao e vesturio do pessoal envolvido na recepo e
atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos servios contratados com terceiros.
Recepcionista da secretaria
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Recepcionar os participantes e convidados e realizar os servios de inscrio e
credenciamento dos participantes;
Entregar ao mestre-de-cerimnias antes do incio das sesses a relao de autoridades e
convidados especiais;
Inspecionar as instalaes, mveis e utenslios dos locais de recepo e atendimento dos
participantes;
Assumir, quando necessrio, as funes de mestre-de-cerimnias nos eventos culturais e
sociais na abertura das sesses e apresentao da constituio da mesa e palestrantes;
Participar das sesses como coadjuvante do mestre-de-cerimnias, colocando-se em locais
estratgicos, tais como na entrada ou ao lado do plenrio e nas proximidades da mesa diretora
para o atendimento de eventuais pedidos de providncias;
Observar os casos que exigem atendimento especial, tais como convidados, homenageados,
autoridades etc.;
Auxiliar no plenrio a distribuio e recolhimento das perguntas dos participantes aos
apresentantes de temas;
Dispor de todas as informaes referentes ao evento (servios, locais, horrios, preos,
telefones, datas, responsveis pelas operaes etc.);
Controlar o fluxo de movimentao de pessoal e servios e a observncia das placas
indicadoras instaladas no local;
Distribuir material didtico ou publicitrio aos participantes de reunies e palestras;
Auxiliar no controle dos servios de coffee break nas reunies, verificando, em cada intervalo,
a temperatura das bebidas para a reposio, se for o caso (caf, gua, sucos etc.);
Supervisionar as condies de funcionamento dos sistemas de iluminao, som e ventilao;
Controlar o material e os equipamentos utilizados nas reunies;
Zelar pelo atendimento eficiente da mesa principal das reunies e em especial o suprimento de
gua, sucos e caf;
Auxiliar nos trabalhos de entrega dos certificados de participao nos cursos, quando
necessrio;
Verificar e controlar a programao estabelecida para os acompanhantes dos participantes de
eventos;
Controlar a aplicao das normas relativas ao fornecimento e uso dos crachs de identificao
pelos participantes.
Recepcionista do Aeroporto
Planear os servios de recepo, registrando as caractersticas pessoais dos visitantes
(origem, nacionalidade, idade, modalidade de participao no evento, acompanhantes, idioma
etc.);
Recepcionar os visitantes e convidados, acompanhando o desembarao de bagagens e outros
procedimentos de transporte at o local de destino;
Providenciar os utenslios, instrumentos e informaes relacionados com a recepo de
passageiros, tais como as planilhas dos vos, crachs de identificao pessoal e do evento,
placa de identificao com nome do visitante ou evento, dados sobre o local de hospedagem e
itinerrios;
Apresentar informaes ao visitante sobre a localidade, telefones e endereos de locais de
interesse, mapas, endereos e telefones de contato com os organizadores do evento e material
de divulgao com informaes tursticas e histricas da cidade;
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Requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas imprevistas de pequeno
porte.
Recepcionista do Hotel
Acolher os visitantes, conferindo o registro das reservas com as dependncias colocadas
disposio pelo hotel;
Providenciar e controlar o transporte das bagagens;
Verificar as condies das instalaes de hospedagem, orientando e recomendando o visitante
quanto aos servios e benefcios oferecidos pelo hotel;
Solicitar e transmitir aos participantes informaes sobre empresas de transporte, aeroporto,
programao noturna e turstica, telefones teis e endereos especiais;
Verificar o atendimento de convidados caracterizados ou recomendados como clientes vip.
Coordenar a divulgao dos eventos ativando os agentes de distribuio de imagem, tais como
imprensa, publicidade, relaes pblicas e mala direta;
Elaborar o texto dos anncios, releases, mala direta, folhetos, folders, notcias, boletins,
convites, faixas, cartazes, outdoors etc.;
Estudar e sugerir programa de integrao com a imprensa (releases, entrevistas coletivas, sala
de imprensa, coquetel de lanamento, credenciais a jornalistas etc.);
Providenciar o encaminhamento de material promocional e informativo aos rgos de
divulgao, agncias de publicidade, turismo e viagens;
Realizar a reviso dos anais dos eventos, a fim de garantir a qualidade da publicao;
Desenvolver programas de telemarketing;
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Manter contatos permanentes com jornais, revistas, rdio, tv e outros veculos de
comunicao;
Coordenar iniciativas com os rgos de divulgao, principalmente a realizao de entrevistas;
Sugerir a distribuio de credenciais e crachs a jornalistas e a outras pessoas relacionadas
com o evento;
Organizar a sala de imprensa, abrangendo:
Mesa de reunies e cadeiras para entrevistas;
Condies ambientais favorveis (ventilao, som, iluminao);
Mveis e equipamentos para trabalhos de informtica;
Copiadora;
Equipamentos audiovisuais;
Telefax;
Material de expediente (laudas, lpis, canetas, blocos etc.);
Press-kit com materiais sobre o evento, fotos, programas, folhetos, briefing, currculos dos
participantes especiais ou dados pessoais, relao de autoridades, palestrantes e convidados
vip.
Analisar o desempenho e os resultados das campanhas publicitrias;
Estudar e sugerir peas ou material publicitrio personalizado identificado com o evento, tais
como marcas, brindes, smbolos, placas, crachs, impressos, logotipos, decalques etc.;
Providenciar a compra ou negociar o patrocnio de brindes, placas, trofus, medalhas, pastas;
Coordenar e dirigir a publicao de jornais ou boletins publicitrios dos eventos que abrangem:
Pauta das edies;
Laudas das matrias;
Reportagem e entrevistas;
Oramento de custos;
Comercializao da publicidade no jornal;
Acompanhamento da impresso;
Execuo e controle da distribuio.
Providenciar a expedio da correspondncia de agradecimento aos participantes especiais;
Coordenar com a secretaria geral a expedio da correspondncia, convites, folders, boletins
publicitrios, malas diretas etc.;
Providenciar os equipamentos audiovisuais para as sesses, incluindo a gravao de
palestras;
Organizar o cadastro de clientes ou mailing list;
Promover contatos ou acompanhar a confirmao da presena de autoridades, palestrantes,
homenageados, convidados, participantes e outros;
Acompanhar e confirmar a presena de convidados e participantes;
Coordenar as providncias e o cerimonial de recepo aos visitantes especiais, convidados e
homenageados;
Representar a coordenao do evento em coquetis, jantares e outras promoes;
Sugerir e colaborar na seleo e contratao de servios de lazer e diverso (orquestras,
bandas, conjuntos, artistas, shows etc.);
Participar na seleo e licitao de equipamentos e materiais a serem usados nos eventos,
principalmente sistemas audiovisuais;
Coordenar o cerimonial e protocolo;
Providenciar a instalao de bandeiras nas cerimonias.
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3 - ORGANIZAO OPERACIONALIZAO DE UM EVENTO: ROTEIRO BSICO
Depois de definidas as caractersticas gerais do evento, dever ser elaborado um plano de operaes
ou roteiro detalhado de atividades a serem desenvolvidas.
b) Objetivo/ tema
Negcios/ workshop; Congresso;
Exposio/ feira;
Palestra/ conferncia; Reunio de trabalho.
c) Promotora do evento
Empresa/ entidade; Nome/ razo social; Endereo;
Telefone/ fax.
g) Participantes especiais
Diretores;
Homenageados; Convidados vip;
Coordenadores/ mediadores.
h) Servios de suporte
Transporte de passageiros; Traslados;
Passeios/ tours;
Recreao para adultos.
3.2 Hospedagem
Apartamento single; Apartamento double;
Apartamento triplo; Sute;
Cortesias;
Hospedagem para o pessoal de servio e apoio.
b) Coffee break
N 1:
Caf;
Ch;
gua mineral com gs e sem gs;
Amanteigados e salgadinhos;
Sumo de laranja.
N 2:
Caf;
Ch;
Leite;
gua mineral com gs e sem gs;
Refrigerante;
Vitamina de frutas;
Sumo de laranja e uva;
Amanteigados e salgadinhos;
Bolo de laranja;
Sanduche frio;
Gelias;
Mel;
Cesta de frutas;
Chocolate quente.
Dentre muitas outras opes de coffee break e outros tipos de alimentos, classificam-se esses como
sendo os principais.
b) Premios e trofus
Taas; Placas;
Medalhas; Diplomas; Brindes.
c) Mveis e utenslios
Cadeiras; Mesas; Escadas;
Mesa da diretoria;
Poltronas para mesa da diretoria; Vasos;
Lixeiras.
d) Material publicitrio
Logotipos;
Decalques promocionais; Boletins;
Adesivos para carros; Fita de inaugurao; Cartes de visita;
Folders;
Bandeiras;
Faixas;
Galhardetes;
Fichas de inscrio; Convites;
Placas;
Outdoors.
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O cronograma de trabalho compreende a descrio detalhada das atividades do evento, indicao dos
responsveis pela execuo e a data estimada de incio e trmino de cada tarefa, que um fator
importante principalmente em relao a tarefas que dependem de servios de terceiros.
O cronograma poder ser estruturado com a seguinte configurao ou apresentao, destacando os
perodos de execuo:
NO MS ANTERIOR AO EVENTO
Respons
Data/Perodo vel Atividades
3.5 Revisar a situao das atividades programadas e
debater os problemas existentes.
3.6 Verificar as inscries realizadas e tomar
providncias para aumentar o volume dos participantes.
3.7 Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a
recepo e hospedagem dos participantes.
3.8 Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.
3.9 Confirmar a execuo e contratao de servios
de terceiros.
3.10 Instalar os servios de apoio (secretaria,
telefonia, limpeza, estacionamento, lavanderia etc.).
3.11 Preparar os locais das reunies, sales,
recepo, sala de imprensa etc.
3.12 Estabelecer contatos com os rgos de imprensa
para confirmar a programao estabelecida.
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3.13 Revisar a relao de convidados, autoridades,
patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a
presena.
3.14 Emitir normas de servios disciplinando
procedimentos e prticas a serem adotados no decorrer
do evento.
3.15 Preparar as cartas de agradecimento que sero
expedidas logo aps o trmino do evento.
5 - ORAMENTO DE UM EVENTO
O oramento dever ser expresso em vrias alternativas para estudo e avaliao pelo interessado das
opes e deciso final, e serve de base para o contrato de servios. conveniente tambm uma visita
s reas ou dependncias onde ser realizado o evento, incluindo portarias de entrada e sada e
reas de circulao e estacionamento.
Aps a definio dos detalhes do evento, para a formalizao das condies e compromissos
acertados, ser firmado um contrato de prestao de servios ou utilizado o prprio formulrio do
oramento aprovado, com assinaturas. Segue modelo de planilha para Oramento de um evento:
V.
DESCRIO UNIDADE QUANT V. TOTAL
UNIT.
SERVIO DE COORDENAO / PESSOAL
Empresa Organizadora diria
Mestre Cerimnia diria
Tenores/Cantores/instrumental unidade
Apresentao Grupo Folclrico unidade
Recepcionistas dirias
Assessoria de Imprensa unidade
Subtotal -
COMUNICAO / SUPORTE GRFICO
Folders A4 - 4x4 - 2 dobras couch
unidade
brilho 120
Divulgao servios
Criao do material (site, logomarca,
painis, folders, pastas, blocos, painel, servios
convites, crachs, canetas, etc...)
Painel de fundo para palco/cenrio unidade
Banner em trao 0.90x1.80 unidade
Subtotal
ESTRUTURA DE APOIO
Equipe tcnica
Equipamentos secretaria
Sala VIP unidade
Sala de Imprensa unidade
Bandeiras, Mastros, Plpito e Panplia unidade
Som, Luz e Imagem servios
Limpeza servios
Decorao (teatro, salas e pavilho
servios
com teto rebaixado)
Subtotal -
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MATERIAL DO PARTICIPANTE
Blocos para anotao (10 folhas A5) unidade
Canetas personalizadas unidade
Crachs unidade
Pastas unidade
Subtotal -
PALESTRANTES
Passagem palestrantes nacionais unidade
Cach Palestrantes unidade
Hospedagem palestrantes dirias
Presentes palestrantes (Tpicos) unidade
Traslado palestrantes (Vans - IN /
unidade
OUT)
Subtotal -
EVENTOS SOCIAIS / ALIMENTAO
Local do Evento
Bebidas (Sala VIP, Sala de Imprensa) servios
Abertura
Coquetel servios
Bebidas - Previso unidade
Jantar para Convidados
Jantar (abertura do evento) servios
Participantes
Almoo servios
Jantar servios
Coffee Break servios
Garons (coquetel e jantar) servios
Lembranas unidade
Subtotal -
ESPAO FSICO
Aluguel Teatro e salas na SCAR dirias
Subtotal -
ATIVIDADES PR-EVENTO
Correios para envio de cartas servios
Material de Escritrio Pr-Evento servios
Subtotal -
DIVERSOS
100 Fotografias + arquivos digitais e
servios
Filmagem digital
Banda (+ alimentao e hospedagem) servios
Material de Escritrio evento material
Placas Homenagem unidade
Servio de Tele-Entrega servios
Ligaes telefnicas servios
Subtotal -
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MARGEM DE SEGURANA (% sobre subtotal) 15% -
TOTAL ESTIMADO -
Contribuio financeira;
Doao de brindes para distribuio gratuita ou venda (toalhas, canetas, chaveiros, avental,
material de escritrio, copos e taas, camisetas etc.);
Emprstimo de equipamentos, utenslios, mveis etc.; Prestao de servios tcnicos;
Cesso de locais ou dependncias; Instalao de pontos-de-venda;
Servios de transporte;
Fornecimento gratuito de produtos para venda (consignao);
Hospedagem e transporte para os convidados e participantes especiais do evento
(conferencistas, msicos, estilistas etc.).
O apoio promocional poder proporcionar os seguintes benefcios imediatos aos
patrocinadores:
Inscrio da logomarca na mdia especializada do evento;
Divulgao da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa da promotora do
evento;
Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitrios, mala direta, boletins,
convites, release de imprensa, painis, murais publicitrios etc.;
Utilizao do mailing list da promotora para divulgao de produtos e servios da
patrocinadora;
Divulgao institucional em mdia eletrnica e imprensa;
Inscrio do nome marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vesturio, utenslios etc.;
Prezados Senhores,
Tendo em vista a tradicional participao e apoio desta empresa em outras iniciativas, vimos
oferecer o patrocnio publicitrio, exclusivo ou em co-participao, de evento a ser realizado em
__/__/____, conforme programa que lhe encaminhamos anexo, cujo xito podemos antecipar
com segurana, fundamentados em nossa experincia e tradio nesta atividade.
A colaborao ou patrocnio poder ser feita por meio de donativos, em moeda corrente,
materiais, servios, ou outra modalidade, a se critrio.
O patrocnio ou apoio promocional ser amplamente divulgado e dever proporcionar breve
retorno e benefcios, tais como:
projeo da imagem da empresa num universo seletivo de participantes;
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associao ou vinculao ao evento do nome, marca e logomarca da empresa; possibilidade
de acesso mdia eletrnica e imprensa
presena marcante da empresa na comunidade que participa direta ou indiretamente no evento
e que se constitui em um mercado potencialmente promissor.
_____________
Ao trmino das negociaes para a obteno do patrocnio, dever ser firmado um contrato de
parceria que estabelece as responsabilidades recprocas das empresas promotora e patrocinadora
relacionadas a aspectos operacionais, financeiros e jurdicos.
A responsabilidade da promotora consiste basicamente em atuar de forma eficiente e ampla para
melhor difuso promocional da imagem da empresa patrocinadora.
As atividades expressas no contrato devero ter o acompanhamento permanente dos interessados
para a verificao de problemas, decises, providncias e principalmente avaliao do material
promocional e ss efeitos.
CONTRATO DE PATROCNIO
___
Valores:_______________________________________________________
Outros:________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
No decorrer do evento, ser facultado o acesso s dependncias do evento de pessoas indicadas pela
patrocinadora, com caractersticas de assistentes ou participantes.
___________________ ________________________
Promotora Patrocinadora
No decorrer de cada evento e no seu trmino, devero ser realizadas pesquisas sobre as
atividades e servios com os participantes, expositores, locadores de stands, conferencistas
etc. A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinio do pblico e participantes,
observar o cumprimento dos objetivos traados, a situao atual e as deficincias que devem
ser corrigidas.
Os expositores devero tambm ser previamente instrudos, para fornecer dados estatsticos e
outras informaes, tais como:
Nmero de visitantes recepcionados no stand;
Perfil, qualificao, origem, nacionalidade dos visitantes; Operaes realizadas;
Material de divulgao e promoo utilizado.
Para a avaliao de desempenho final, sero juntados os dados estatsticos operacionais e as
pesquisas de opinio realizadas sobre os servios oferecidos, instalaes, produtos etc. por
meio de entrevistas, telefonemas ou questionrios. As pesquisas devem ser aplicadas
utilizando roteiros padronizados, de forma clara e objetiva, permitindo a anlise tcnica e
concluses sobre os resultados e desempenho. A opinio do pblico importante e valiosa,
pois dever influenciar futuras decises sobre os produtos e servios e, principalmente, quanto
viabilidade de realizao de eventos similares.
A seguir apresenta-se modelo de pesquisa aplicada em congressos e outros tipos de eventos:
Prezado participante!
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Hospedagem
Transporte
Alimentao
Palestras
Palestrante
Tempo de durao
Material
Agradecemos sua participao e o feliz convvio e amizade que esse encontro nos
proporcionou. Esperamos muito breve nos reencontrar.
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9 - CERIMNIAS CVICAS E OFICIAIS
Discursos
Em atos oficiais, os discursos so proferidos pelos titulares dos cargos na ordem inversa da hierarquia
dos presentes. Assim, a autoridade superior presente dever ser a ltima a proferir discurso, ou seja,
entidades particulares a ordem dos discursos segue habitualmente o mesmo critrio do cerimonial
pblico. Nesse caso, o anfitrio ou presidente da entidade promotora realiza a abertura do evento e a
pessoa de maior importncia hierrquica ou o homenageado formaliza o encerramento. Para
referncia, previamente a um discurso, os oradores e principalmente a autoridade que participa de um
evento como representante oficial devero receber uma relao de ordem de procedncia com os
nomes e cargos das autoridades que iro participar da mesa principal ou de honra.
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Colocar placas de sinalizao orientando os fluxos de circulao e cartazes com avisos,
principalmente quanto proibio de fumar, uso de telefones celulares e filmagens;
Providenciar o material para descerramento de placas e fitas na abertura inaugural;
Confirmar a participao dos fotgrafos;
Providenciar o traslado das autoridades e convidados no final do evento;
Colocar faixas de reserva dos locais para as autoridades nas primeiras filas para o deslocamento das
pessoas no caso de projees nas telas laterais, oferecendo melhor visualizao na ocasio;
Revisar o cerimonial de apresentao de hinos e msica no evento (banda, cantos, sistema de som,
incio e trmino da apresentao);
Verificar o cerimonial de entrega de medalhas ou insgnias;
Revisar a cerimnia de encerramento do evento (agradecimentos, retirada das autoridades e pessoas
presentes);
Recolher os utenslios, instrumentos e materiais, ao trmino do evento.
Bandeiras
As bandeiras sero dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal. Para se orientar quanto
ao posicionamento das bandeiras, adota-se como referncia que as pessoas estejam colocadas de
costas para o pavilho ou palco onde as bandeiras esto instaladas e de frente para o pblico ou para
a rua. No caso de um nmero mpar de bandeiras, em um conjunto frontal, a bandeira do Estado
anfitrio ou prioritrio ficar direita da bandeira nacional.
No caso de um nmero par de bandeiras, a que tiver prioridade ficar esquerda da bandeira
nacional, a segunda direita, e assim sucessivamente. A bandeira do pas estrangeiro ter
precedncia sobre a bandeira do Estado anfitrio. A bandeira nacional ser colocada no centro e as
dos demais pases estrangeiros sero dispostas, por ordem alfabtica, direita e esquerda
sucessivamente, de acordo com o idioma do pas anfitrio. direita da bandeira do pas anfitrio
poder ser colocada bandeira do pas estrangeiro que for considerado de maior expresso ou
importncia na cerimnia em relao aos demais pases, permanecendo as demais bandeiras em
ordem alfabtica. Em uma embaixada ou consulado poder ser hasteada somente a bandeira do pas.
Nenhuma bandeira de outro pas poder ser usada sem que a bandeira nacional esteja ao seu lado
direito e seja de igual tamanho, exceto nas sedes das embaixadas e consulados do respectivo pas.
Hinos nacionais
Trajes Masculinos
Desporto
O traje desporto compreende cala e camisa sem palet e sem gravata. Poder ser constitudo de
cala de brim, veludo, l ou sarja cqui, camisa lisa e plo, suter de malha, de l ou moletom e
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jaqueta. Pode-se usar jeans, dispensando a gravata, mas no o blazer e a camisa. usado em
ocasies informais e ambientes descontrados, como almoos, churrascos, batizados, festas de
criana.
Passeio
Conhecido tambm como desporto fino ou tenue de ville (traje de cidade).
Traje composto de cala social, camisa clara, palet desporto ou blazer (pode ser diferente da cala) e
gravata. O blazer poder ser diferente da cala. Os sapatos sero pretos. Usado em festas na
empresa, casamento simples durante o dia ou no civil, conferncias, teatro, concertos, formaturas,
cerimnias de lanamento de produtos e aniversrios informais. O blazer poder substituir um terno
noite com o uso de gravata. Nesse caso, dever ser de cor cinza, chumbo ou azul, em tonalidade
escura.
Passeio completo
Tambm chamado de traje social, alto desporto, recepo ou coquetel. Traje de uma cor (bege, cinza-
claro, marrom, azul, verde etc.) em tons mais escuros (preto ou marinho) de acordo com a evoluo
do horrio do dia. um traje formal usado com gravata de estampas discretas e meias escuras, com
camisa listrada ou de cor branca ou azul muito claro. Usado em casamentos requintados, jantar solene
e encontros com autoridades, coquetis, peras e comemoraes importantes realizadas quase
sempre noite. Nas recepes ou coquetis requintados usa-se terno escuro, camisa branca, gravata
sbria e opcionalmente colete, sapatos e meias pretas.
Alto desporto
Terno completo liso ou cala mescla, palet escuro, camisa branca e gravata requintada.
Recepo
Terno escuro, gravata de seda pura. Usado em festa noite.
Summer
Traje com palet branco com lapelas de cetim, gravata borboleta branca, cala preta ou bord, usado
em cerimoniais noite, no vero, substituindo o smoking preto.
Fraque
Traje ajustado ao tronco, curto na frente e com abas longas atrs, com gravata borboleta (de
plastrom), colete branco, cala listrada, chapu-coco e luvas. usado em casamentos e outros
eventos de maior requinte.
Casaca (gala)
Traje a rigor usado em recepes de gala e noite. Curto na frente altura da cintura, com abas
compridas atrs, de cor preta. Gravata borboleta branca e camisa de colarinho alto com as pontas
viradas.
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Trajes Femininos
Os convites indicam sempre traje masculino, cabendo mulher ajustar-se de acordo com a roupa
recomendada e com a moda praticada na estao.
Nas recepes informais com traje desporto poder ser usada uma cala comprida e camisetas ou
ainda vestidos estampados ou lisos, terninho, malhas de tric, duas peas, bolsa esportiva e sandlia
ou sapato baixo.
Nas cerimnias realizadas tarde, quando o traje exigido desporto completo, a roupa feminina
poder ser um vestido curto, pantalonas e tnicas, tailleur preto fosco e sem bordados. A bolsa e o
sapato podem ser esportivos. As jias devem ser discretas.
No caso de passeio completo ou traje social, quando o traje masculino for terno ou blazer, camisa de
cor ou listrada e gravata, o vesturio feminino poder ser uma saia ou traje um pouco formal em l,
tussor de seda pura ou sinttica.
Se o traje masculino for escuro, o feminino dever ser brilhante com tecidos mais sofisticados, de
alas ou decotados, conjunto de saia e cala em seda (com rendas e tafets), saias curtas ou na
altura mdia da perna. As jias e bijuterias sero colocadas em destaque. Deve-se usar bolsas e
sapatos sociais.
Quando o traje masculino for smoking (black-tie), o traje feminino poder ser recepo, pantalona ou
longo, de gala em estilo discreto, que cubra o salto do sapato social. O vestido ter decotes, fendas e
bordados. Se o traje masculino for summer, recomenda-se vestido longo de gala. Se o traje masculino
for fraque ou casaca, recomenda-se vestido longo, bordado.
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ANEXO A
MODELO
1. Planeamento
Para que estes eventos sejam nicos, temos que fazer um planeamento com os
seguintes passos:
Definir o objetivo;
Verificar e analisar o oramento disponvel;
Definir o local;
Definir a data;
Definir a programao social, cultural e turstica;
Servios de transporte;
Hospedagem dos participantes e convidados;
Convites s autoridades municipais, estaduais e federais.
2. Objetivo
O objetivo das ROs e REs reunir os dirigentes dos grupos de Jovens Empresrios estaduais para
discutir assuntos referentes a Conaje. As reunies tambm devem ser aproveitadas para a realizao
de encontros polticos e entre empresrios.
Cada Estado participante ter direito a palavra livre no final das discusses da pauta para
apresentao de aes desenvolvidas nos seus estados, mediante inscrio junto mesa diretora.
3. Responsabilidade
A Presidncia da Conaje responsvel pelo envio da convocao da Reunio aos estados com a
pauta determinada, no mnimo 30 (trinta) dias antes da sua realizao. O Estado que se candidatar a
realizar o evento ser responsvel pela escolha do local apropriado para a reunio, negociao de
tarifas de hotis, traslado e etc, destacando
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uma sala onde funcionar a Secretaria do Evento, com um microcomputador ligado internet, impressora e
material de escritrio. Esta sala ser o apoio da Diretoria da Conaje.
Os custos, inclusive a recepo das autoridades, sero por conta do estado anfitrio.
4. Oramento Disponvel
O Estado anfitrio dever elaborar Previso Oramentria, buscando patrocinadores e colaboradores para
cobrir os custos (despesas).
5. Local
As Reunies devero ser mantidas preferencialmente nos hotis onde esto hospedados os participantes,
convidados e autoridades, onde o anfitrio dever recepcionar os visitantes e aloj-los de acordo com as
reservas:
Definio da sala: a disposio do auditrio dever ser em U para cerca de 40 cadeiras, sendo que a mesa
da diretoria dever ser para 6 pessoas (Presidente, Autoridade, Anfitrio, Vice-Presidente e Diretor Executivo).
Importante que tenha atrs da mesa da diretora, no lado direito, as bandeiras do Brasil, Estado, Municpio e
Conaje, na seguinte disposio:
6. Data
A programao dever ser encaminha aos estados com 15 dias de antecedncia, levando em conta as
seguintes observaes:
O Hino Nacional dever ser cantado na abertura da RO ou RE. A platia deve ficar de frente para as
bandeiras conforme o item 4 (quatro) deste manual.
O planto de relacionamento com a diretoria ser durante o coffee break da tarde da RO ou RE; dever ser
fora da sala da Reunio.
A primeira reunio da diretoria da Conaje ser na quinta-feira pela manh. Portanto, o Presidente da Conaje
no poder participar de outros compromissos neste perodo;
A segunda reunio da diretoria ser na sexta-feira aps RO ou RE. Portanto, no marcar jantar social,
somente programao aps as 23h.
O Estado anfitrio dever elaborar a programao junto aos empresrios e autoridades locais, na qual os
convidados possam aprimorar os seus conhecimentos. Sempre visando alcanar os trs pilares do movimento
de jovens empresrios: capacitao, relacionamento e representatividade.
Modelo do formulrio:
Modelo do formulrio:
Aps todo o planeamento definido, isto , confirmada a data, local, hora e pauta da reunio,
preparar os convites e lista de convidados.
Prezado Conselheiro,
Observaes:
c. Sugesto de agncias:
Favor acusar o mais breve possvel o recebimento desta, confirmando sua presena,
com dia, horrio de chegada e de partida, nome da Cia. Area e n dos vos pelo
telefone (48) 3028-2268, com a Srta. Jane Borges, ou por meio do e-mail:
conaje@conaje.com.br.
Um forte abrao,
Fulano de Tal
Cargo
Senhor Prefeito,
A Conaje, entidade que atualmente congrega cerca de 20 mil jovens, em 24 Estados do nosso Pas e
no Distrito Federal, tem o objetivo de formar novas lideranas empresariais, alm de capacitar, criar
vnculos associativos e difundir valores que fortaleam o carter do jovem empresrio. Ns realizamos
esta tarefa atravs do fomento integrao e troca de experincias entre os vrios movimentos de
jovens do Brasil e do mundo. Este exerccio tem sido responsvel pelo crescimento do nosso
movimento, alm de incentivar a criao de novos ncleos em estados e cidades.
Na certeza de podermos contar com a sua presena, aguardamos a confirmao, reiterando protestos
de estima e considerao.
Atenciosamente,
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Fulano de Tal
Cargo
Tratamento
Nome
Cargo
Estado DF
ANEXO B
Msica ou vdeo.......
MC - Mestre Cerimnia
No Brasil, a Conaje congrega e atende quase 7 mil jovens empresrios, atravs das 11 AJEs
estaduais que rene. O grande volume de empreendedores que dela participam e o largo histrico de
realizaes em um perodo relativamente curto de vida institucional (a Conaje foi fundada em 1998)
credenciam a entidade a representar este segmento.
Frum de formao de lideranas empresariais, a Confederao Nacional dos Jovens Empresrios
tem como misso representar, aglutinar e informar as entidades de jovens empresrios,
comprometidas com a tica, a cidadania e a livre iniciativa, buscando o aprimoramento contnuo da
nossa sociedade. Pretende tambm reunir empreendedores de diversos estados brasileiros com o
objetivo de articular e divulgar prticas que fortaleam a disseminao de novos e slidos negcios no
pas.
Ser o canal de interlocuo e defesa da idia de que o Brasil precisa preparar seus jovens para o
primeiro negcio, e no apenas para o primeiro emprego, uma vez que o mercado de trabalho no
comporta mais a tradicional relao empregador/empregado;
Apoiar todas as iniciativas que visem acabar com a excluso empresarial, o que passa por medidas de
simplificao nas reas trabalhista, tributria e previdenciria;
Insistir junto aos governos e aos agentes privados no sentido de fortalecer a educao, a capacitao
profissional e o treinamento, como forma de orientar o esprito empreendedor;
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Ser uma fonte confivel de informaes sobre as experincias bem-sucedidas e os obstculos
enfrentados pelos jovens empreendedores dos Estados brasileiros;
Quebrar a falsa oposio entre o pequeno e o grande negcio e introduzir o conceito do negcio
integrado: o bom negcio multiplica oportunidades e distribui renda;
Utilizar o Conselho de Desenvolvimento Econmico e Social como vetor poltico para consolidar nas
reas pblica e privada o conceito do empreendedorismo;
Vamos agora formar nossa mesa de autoridades para darmos incio ao evento.
Sua Excelncia o Senhor Governador do Estado de Santa Catarina Dr. Luiz Henrique da Silveira.
Convidamos o Presidente da Conaje Confederao Nacional de Jovens Empresrios Doreni Isaias
Caramori Jnior.
Convidamos a Excelentssima Sra. ngela Amim, Prefeita Municipal de Florianpolis.
Convidamos o jovem que ser empossado nesta cerimnia o Presidente Eleito da AJE/SC Marcia
Alberton.
Excelentssimo Senhor Deputado Federal Paulo Bauer.
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Passamos palavra a Presidente da AJE/SC Marcia Alberton. (no momento do discurso
empossar os demais membros da diretoria).
Sr. Antnio Rebelatto Presidente da FACISC Sr. Jos Xavier Faraco Presidente da FIESC
Sra. Prefeita de Florianpolis ngela Amim
Sr. Deputado Estadual Dionei Walter da Silva Sr. Deputado Federal Paulo Bauer
Pela dedicao de toda equipe, e a todos aqueles que acreditam neste desafio de criar um
conselho de jovem no estado de Santa Catarina, o nosso muito obrigado. Gostaramos de
agradecer nossos patrocinadores e apoiadores..........
Agradecemos as autoridades presentes e neste momento damos por encerrada esta sesso
solene de Posse da Diretoria da AJE/SC Associao do Jovem Empreendedor de Santa
Catarina.
Observaes importantes:
Se convidar Deputados para compor a mesa deve ser convidados todos (federais e estaduais) os
presentes caso tenha mais que um, ou no convida nenhum e somente nominal a presena, o mesmo
no uso da palavra ou fala todos ou nenhum;
Se vier um ministro deve compor mesa e fazer uso da palavra;
Se vier juiz, reitor de universidade deve ser convidado para compor mesa caso haja lugar e achar
realmente importante, depende muito do apoio que o grupo teve dos mesmos;
A composio da mesa tambm varia muito dos incentivos e apoio que o grupo teve localmente;
Este roteiro serve de modelo para um cerimonial de fundao e posse da AJE, cada Estado dever
alterar os nomes e nomenclaturas definies locais.
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