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MANUAL - SISTEMA DE

GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN


DIRECTOR DEL MINISTERO JOVEN

MINISTERIO JOVEN
DIVISIN SUDAMERICANA

Versin 1.0

1
1 LOGIN 6
2 ACTUALIZACIN DEL REGISTRO 6
3 SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN (SGMJ) 7
4 - Mdulo CONTACTOS 10
C104 - Sub-Mdulo Contactos 10

5 - Mdulo HERRAMIENTAS 10
C083 - Sub-Mdulo Newsletter 10

6 Mdulo GESTIN 14
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos 14

7 - Mdulo INSCRIPCIONES 14
7.1 Inscripciones en eventos 15
7.1.1 Inscripciones en eventos con los pagos anticipado 15
7.1.2 Inscripciones en Eventos con pre-inscripcin 19

7.2 Inscripcin en Seguro Campers 22


C014 - Sub-Mdulo Inscripcin 22

7.3 Inscripcin en venta de productos 25

C017 - Sub-mdulo Pagos 26

8 - Mdulo PATRIMONIO 28
C111 - Sub-Mdulo Prstamo 28

C109 - Sub-Mdulo Patrimonio 29

9 Mdulo INFORMES 32
C091 Sub-Mdulo Informe Online 32

10 Mdulo Secretaria 34
C121 - Sub-Mdulo Agenda 34

C012 Sub-Mdulo Clases 36

C108 Sub-Mdulo Documentos 37

C021 Sub-Mdulo Equipos 39

C007 Sub-Mdulo Miembros 41

2
C020 Sub-Mdulo Miembros-Equipos 45

C008 Sub-Mdulo Transferencia 47

11 Seguro Anual 48
C132 Sub-Mdulo Seguro anual 48

12 Mdulo Tesorera 55
C078 Sub-Mdulo A Pagar 55

C079 Sub-Mdulo A Recibir 57

C080 Sub-Mdulo Balance General 60

13 Mdulo ADICIONALES 62
13.1 Sub-mdulo Cambiar mi clave 62

13.2 Sub-mdulo Cambiar mi registro 62

13.3 Sub-mdulo Sugerencias SGMJ 63

13.4 Sub-mdulo Datos de mi Ministerio Joven 64

13.5 Sub-mdulo Pgina inicial 64

13.6 Sub-mdulo Salir del Sistema 64

14 EQUIPO DE SOPORTE 65

3
Presentacin

Este es el SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN, una herramienta on-


line de uso exclusivo del Ministerio Joven de la Iglesia Adventista del Sptimo
Da. Esta herramienta es desarrollada y mantenida por la RDORVAL SOLUCIONES
EN TECNOLOGA (www.rdorval.com) en conjunto con la Divisin Sudamericana.

El proyecto tuvo inicio en 2006 por la iniciativa del Pr. James Lima (departamental
de la Asociacin Sur-Matogrossense UCOB) y fue expandido para la Asociacin
Matogrossense UCOB en 2007 a travs del Pr. Odair Almeida.

En 2009, el Pr. Odair Almeida (ya en la En la Misin Sergipe-Alagoas Unin


Nordeste Brasilea de la IASD) implant la herramienta y as la herramienta que
hasta entonces era un proyecto voluntario se hizo un producto comercial cuando
fue disponible para toda la UNEB, a travs del Pr. Elmar Borges (en la poca,
departamental del Ministerio Joven de la UNEB).

En 2010 varias revisiones y servicios fueron aadidos y con eso fue adquirido
tambin oficialmente por toda la UCOB a travs del Pr. Nelson Milanelli
(departamental del Ministerio Joven de la UCOB).

A partir de 2012, las uniones UNOB y USEB pasaron a integrar el proyecto, que
hoy cuenta con 32 asociaciones integradas.

La herramienta crece, y desde 2012, la UNOB, USEB, y UNB pasan a formar parte
del proyecto. En 2013, la USB se une al grupo, y tambin colabora en el desarrollo
de nuevas caractersticas, a partir de un sistema desarrollado internamente
dentro de su territorio en el sur de Brasil.

En 2014, el Ministerio Joven fue separado de los Ministerios de Conquistadores y


Aventureros, pues, fue desarrollada una herramienta llamada Sistema de Gestin
de Clubes solamente para esos Ministerios. Y en 2015, la Divisin aprob el
desarrollo de una herramienta solamente para el Ministerio Jove

En 2016, la herramienta se adopt como la herramienta oficial del Ministerio


Joven de la Divisin Sudamericana, con su implantacin definitiva final en otros
pases de Sudamrica que forman parte de su territorio.

Su desarrollo desde el principio est en PHP y la base de datos MySQL, y ahora


cuenta con un equipo de programadores y analistas especializados, que conocen
la realidad de la obra de estos ministerios de la IASD.

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En cuanto soporte, la herramienta se basa en la asistencia a travs de correo
electrnico, online y chat para los usuarios, adems de una central telefnica, y
los telfonos internos (VOIP) como contacto directo con las Uniones, Asociaciones
y Misiones. Adems, el equipo ofrece un manual completo y detallado, y una base
de datos de preguntas y respuestas.

El personal de apoyo y desarrollo adopta la poltica de responder a todo por


gravedad de error, con los plazos para la resolucin de errores y caractersticas.

En constante evolucin, a medida que lee este manual, se est preparando una
nueva versin del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN, as como una
versin actualizada de cada manual. Y las ventajas de este diseo no se detienen
all:

1. La gestin de informacin, de contenidos y gestin de la configuracin se


realiza mediante el propio Campo, si est entrenado adecuadamente, tiene plena
libertad de utilizar la herramienta para administrar sus ministerios joven;

2. Herramienta de mejora continua, a travs de sugerencias de todos los


involucrados, y aprobadas por la Divisin Sudamericana;

3. Disponibilidad del equipo de entrenamiento, para capacitar al personal in


situ (secretarias, regionales y directores departamentales);

4. Mantenimiento y monitoreo constante del SISTEMA DE GESTIN DEL


MINISTERIO JOVEN, as como el Backup, disponibilidad, seguridad y rendimiento.

Sea muy bienvenido a esta herramienta que le puede dar la posibilidad de tener
un control total de su Ministerio Joven.

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1 LOGIN

Esta es la pantalla de entrada del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO


JOVEN.

Su login Donde usted escribe el nombre de usuario. Ej.: javier.venancio

Su sea - La sea debe contener letras maysculas, minsculas, nmeros y


letras especiales (@!$;). Ex: JV@1520!
Recuerde que para mejor seguridad de los datos de la contrasea son encriptados
y no pueden ser secuenciales (123456) o iniciar con el nmero cero (0).

NOTA: El login y contrasea sern otorgados por la Asociacin/Misin.

Perdiste tu contrasea? Cuando se olvide de la contrasea, utilice este link


(resaltado en rojo) para recibir en su correo electrnico otro link para restablecer
tu contrasea.

2 ACTUALIZACIN DEL REGISTRO

6
Esta pantalla es para actualizar su registro, que estar abierta solo en su primer
acceso para poner todos sus datos actualizados Despus del primer acceso a esta
pantalla no se mostrar ms en el prximo login, sino aparecer la pantalla inicial
del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN.

3 SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN (SGMJ)

En la pantalla principal, en la parte superior izquierda usted visualiza sus datos y


a la derecha las opciones "Inicio" (que vuelven a la pgina de inicio cada vez
que hace clic) y "Salir" (cuando termina su acceso al SISTEMA DE GESTIN
DEL MINISTERIO JOVEN).

A la izquierda estn los Mdulos. En el medio los mensajes que estarn en su


Bandeja de entrada. Entre estos puede haber informaciones importantes de su
campo, por eso la importancia de leer su bandeja de correos con regularidad.

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Tambin se pueden ver los temas del Foro y las opciones de soporte por chat,
correo electrnico (Helpdesk), los manuales y las preguntas frecuentes.
Ms abajo estn los principales downloads disponibles de su campo local, su
Unin y de la Divisin Sudamericana.

Para participar en el Foro, simplemente haga clic en "Nuevo post" y crear una
nueva pregunta.

Recuerde que el Foro no es una herramienta de apoyo, sino de interaccin entre


usted y los dems oficiales, regionales, secretarios de todas las
Asociaciones/Misiones de la Unin.

Una vez que haga clic en "Nuevo post" y aparecer el mensaje siguiente: Antes
de crear un tema, utilice la bsqueda por tema, solo si no lo encuentra,
abra uno nuevo.

Haga clic en "OK" y realice la bsqueda del tema con el que desea interactuar
en el Foro.

Si el resultado de la bsqueda de "Sin registros", puede crear un nuevo tema


haciendo clic en "Nuevo tema", de lo contrario interacte sobre el tema que
aparece si est relacionado con el de su inters. Atencin a la informacin al crear
su pregunta:

8
En el ltimo mdulo de Adicionales aparecern los sub-mdulos siguientes:
cambiar mi contrasea, cambiar mi registro, Datos de mi club, pgina inicial y
salir del sistema. Cuyas funciones son las siguientes:

Cambiar mi contrasea Como su nombre indica, sirve para cambiar su


Contrasea.

Cambiar mi registro Tambin como su nombre indica, sirve para modificar


los datos de su registro personal.

Datos de mi Ministerio Joven Es la informacin general de su Ministerio


Joven, que contiene datos como el nmero de asegurados, nmero de miembros,
liderazgo, etc.

Proveedores oficiales Es la informacin general de proveedores de la


divisin.

Pgina inicial Esta opcin muestra la pantalla de inicio, muestra avisos


importantes y las ltimas noticias del campo.

Salir del sistema Sale del SISTEMA DE GESTIN DEL MINISTERIO JOVEN.

Para ponerse en contacto con su Asociacin, usted recibir su nombre de usuario


y contrasea, y los accesos personalizados.

9
4 - Mdulo CONTACTOS

C104 - Sub-Mdulo Contactos

En este sub-mdulo usted tendr acceso a todos los directores registrados en


toda Divisin Sudamericana!

En la primera pantalla, como normalizada, aparecer los contactos de director de


su Asociacin/Misin. Para investigar un director de otros campos, seleccionar el
campo y la funcin que desea investigar, y clic en Buscar:

5 - Mdulo HERRAMIENTAS

C083 - Sub-Mdulo Newsletter

Para el envo de Newsletter es necesario crear una o ms listas, y se pueden


enviar a listas ilimitadas.

De forma predeterminada, una vez que se hace clic en el sub-mdulo, aparece el


siguiente mensaje:

Lea y haga clic en OK.

10
Para el envo de correos electrnicos clic Crear Lista:

Puedes realizar un filtrado en las opciones Por equipo, Por funcin (Puede
seleccionar todo) y Por nombre y haga clic en Filtrar datos, el resultado de
la bsqueda aparecer en la lista abajo.

El sistema busca todos los miembros que poseen email registrados (por eso la
importancia de los registros de miembros sean lo ms completos posible),
despus de realizar el filtro clic en Incluir lista:

Espere el mensaje de confirmacin y haga clic en Cerrar:

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Tenga en cuenta que la lista creada aparece en la pantalla principal del mdulo.
Despus de todo este proceso clic en Enviar emails:

Aparecer la pantalla para configuracin y personalizacin de su email:

Llene el ttulo del email, escriba su mensaje y escoja la opcin se desea o no


recibir la confirmacin de lectura.

Lo ms interesante de esta herramienta es que tiene cmo personalizar los emails


que sern enviados para cada persona con los datos de ella! Para eso, usted debe
usar las hashtags, que llamamos de campos de fusin. Mire el ejemplo abajo
de cmo utilizar correctamente esos campos:

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Cuando el miembro recibir ese mensaje, en el lugar de las palabras con
hashtags l va a recibir la informacin contenida en ella, O sea, va a visualizar
el mensaje as: Hola Usuario de Prueba! Nosotros estamos contentes con su
participacin de Director en nuestro Ministerio Joven Teste.

IMPORTANTE! Observe que en los campos de fusin no son usados acentos y


ni puntajes junto con la palabra.
Ejemplo:
#funcin#! -> Incorrecto;
#funcin# -> Incorrecto;
#funcion# -> Cierto.

Despus de completar el ttulo y la configuracin de correo electrnico y elegir si


desea o no recibir una confirmacin de lectura:

Recuerde que si hace clic en Recibir confirmacin de lectura cada persona


que lea el e-mail se enviar otro correo electrnico de retorno para usted!

Por ltimo, haga clic en Enviar y espere hasta que ha disparado todos los e-
mails (no salen de la pantalla mientras aparece el mensaje al final, al igual que
la imagen de abajo):

Posteriormente usted puede consultar todos los mensajes enviados, y los


destinatarios de cada mensaje clicando en el botn Historial en la pantalla
inicial de este sub-mdulo.

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6 Mdulo GESTIN
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos

En este informe hay el control de cumpleaos conforme los registros de su Club.

A travs de las opciones de filtros es posible visualizar el listado por mes, y


exportar esos datos como quiera. Basta seleccionar el mes que desea investigar
y clicar en Filtrar Datos.

7 - Mdulo INSCRIPCIONES

En este mdulo de Inscripciones es posible inscribir el Ministerio Joven para


los eventos registrados por la Divisin, Unin o Campo Local. Quede ATENTO en
cuanto a la interrogacin de las fechas lmites de pagos e inscripciones, pues
despus de las fechas, el sistema bloquea automticamente el acceso al evento.

Tenemos dos posibilidades de inscripciones: con Pago anticipado o por Pre-


inscripcin. La institucin organizadora del evento es quien define cual tipo de
inscripcin usar para el evento y avisa los director para realizar las inscripciones.

Vamos a ensear ahora, como hacer inscripcin en cualquier tipo de evento:

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7.1 Inscripciones en eventos
7.1.1 Inscripciones en eventos con los pagos anticipado

En eventos con Pago anticipado, antes de registrar los participantes del evento,
debe ser realizado el pago en el sub-mdulo Pagos.
C017 Sub-mdulo Pagos

Acceda a INSCRIPCIONES -> C017 Pagos:

Despus clic en el icono de Pagos.

Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pago (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para visualizacin.

Despus de clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted generar el recibo
en el caso de pago del evento. En esta pantalla usted podr colocar la cantidad
de personas que desean inscribir en el evento llenando el campo de Cantidad de
cupos que desea comprar y entonces clicar en la opcin Grabar.

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Automticamente el Sistema ir a generar la orden para pago de las
inscripciones, ms abajo en la pantalla tiene botn Pagar para efectuar el
pago; Enviar link para enviar el link de pago por email a la alguien; y el botn
Imprimir para imprimir la orden de pago.

Notas importantes acerca de los pagos:

1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail de


la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de diferencia,
la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos quedar
bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su Asociacin/Misin
para lo desbloqueo.

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4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las respectivas
inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la devolucin de
dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones establecidos del
evento, como fecha de vencimiento y valores).

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin

Despus de la confirmacin del pago (usted recibir una confirmacin en su


email) usted debe entrar nuevamente en el Sistema de Gestin del Ministerio
Joven para inscribir los participantes.

Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014


Inscripcin:

Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer un icono


localizado en la columna Inscripciones en el lado derecho en la lnea del
evento.

Despus de clicar en Inscripciones la pantalla Miembros inscritos en el


evento ser abierta y bastar slo el usuario clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para lo registro del participante.

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En la pantalla de Inscripcin de eventos usted seleccionar en Miembro
(nombre de la persona que ir a participar del evento) y el Tipo de Inscripcin
(si ella es libre o pagador).

Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el


mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
Cuando insertar un participante en el evento, quede atento a las reglas de
edades, exenciones y cargos, pues todo eso el sistema valida en el momento del
registro. Otro detalle es acerca de la fecha de nacimiento, que debe estar
correctamente registrada para el proceso funcionar correctamente.

Despus de seleccionar el miembro y el tipo de inscripcin clic en Inscribir.

Aguarde la confirmacin del siguiente mensaje:

Despus de concluir la inscripcin la cantidad de personas que usted pag, quede


tranquilo. Aqu los miembros de su Ministerio Joven estarn inscritos.

IMPORTANTE! Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha
lmite de actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del
evento. Hasta esta fecha es posible excluir una persona e incluir otra en el lugar.
Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan
bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo, se desea
alterar hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero lo excluyes del
evento.

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7.1.2 Inscripciones en Eventos con pre-inscripcin

En eventos con Pre-inscripcin, primero usted tendr que registrar los nombres
de las personas que usted desea llevar, slo entonces, podr generar lo pago.

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin

Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014


Inscripcin:

Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer la


cantidad de inscritos en el evento, para registrar, basta slo clicar en el icono
localizado en la columna Inscripciones:

Despus de clicar en Inscripciones la pantalla Miembros inscritos en el


evento ser abierta y bastar slo el usuario clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.

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En la pantalla Inscripcin de eventos usted selecciona el Miembro (nombre
de la persona que ir a participar del evento) y clic en Inscribir:

Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el


mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).

Cuando insertar un participante en el evento, quede atento a las reglas de


edades, exenciones y cargos, pues todo eso el sistema valida en el momento del
registro. Otro detalle es acerca de la fecha de nacimiento, que debe estar
correctamente registrada para el proceso funcionar correctamente.

Despus de la inscripcin, aguarde la confirmacin de la siguiente mensaje:

Usted har ese proceso hasta que sea llenada todas las vacantes que su Ministerio
Joven desea llevar o que recibi.

Entonces ahora, usted ir a finalizar y generar el pago. Para esto, basta clicar en
la opcin de Finalizar en la pantalla principal de inscripcin de miembros:

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Va a abrir lo resumo de inscritos con la opcin de Emitir para generar lo pago:

Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla


con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el
link de pago a la alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.

Ahora es slo realizar el pago que los inscritos estarn confirmados en el evento!

IMPORTANTE! Slo sern insertadas las vacantes para su Ministerio Joven si el


pago fue realizado y confirmado en el sistema!
Podrn ser hechas las alteraciones en los nombres hasta la fecha lmite de
actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del evento.
Hasta esta fecha es posible intercambiar una persona y colocar otra en el lugar.

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Funciones como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan
bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo, se desea
hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero, intercambiarlo del evento.

Notas importantes acerca de los pagos:

1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail de


la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de diferencia,
la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos quedar
bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su Asociacin/Misin
para lo desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las respectivas
inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la devolucin de
dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones establecidos del
evento, como fecha de vencimiento y valores).

7.2 Inscripcin en Seguro Campers

En el sistema existe la posibilidad de comprar el seguro campers para el evento.


Basta la Institucin Organizadora del evento configurar el seguro campers en el
sistema. Con eso, cuando los directores sean inscribir los nombres de los
miembros que van al evento, abrir una pantalla de incluir el seguro excursin
para los miembros que no son adeptos en el seguro anual.

La instruccin siguiente sirve slo para eventos con Pago Anticipado (tem 7.1
de este manual). En eventos con Pre-inscripcin el valor del seguro excursin
vendr junto con el valor de la inscripcin.

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin

Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014


Inscripcin:

Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer la


cantidad de inscritos en el evento, para registrar, basta slo clicar en el icono
localizado en la columna Inscripciones:

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Despus de clicar en Inscripciones la pantalla Miembros inscritos en el
evento ser abierta y bastar slo el usuario clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.

En la pantalla INSCRIPCIN DE EVENTOS usted ver la opcin de Efectuar


seguro campers para los miembros que no entran en el seguro anual:

Al clicar para efectuar el seguro excursin aparecer la opcin para seleccionar


el miembro y el botn Inscribir:

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Aguarde el mensaje de confirmacin:

Inscriba los nombres hasta aparecer el mensaje de que no hay ms miembros


disponibles para hacer el seguro excursin:

Aparecer la pantalla para confirmacin de la compraventa del seguro excursin.


Confirme los datos y clic en Emitir:

Ser generado el pago que fue configurado por la Institucin Organizadora del
evento:

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IMPORTANTE! Ese pago es SLO para el seguro excursin! NO incluye el pago
del seguro anual y tambin no incluye el valor de las inscripciones para el evento.

Despus de realizar el seguro excursin de los miembros que no tiene cobertura


en el seguro anual, el nombre de ellos aparecer en el listado para hacer la
inscripcin en el evento:

7.3 Inscripcin en venta de productos

En venta de materiales es necesario solamente que usted haga el pedido y el


pago en el sub-mdulo Pagos.

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C017 - Sub-mdulo Pagos

Acceda a INSCRIPCIONES -> C017 Pagos:

Despus clic en el icono de Pagos.

Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pago (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para su visualizacin.

Despus de clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted aada productos
y generar el Pago (o el recibo en el caso de otras formas de pago) del evento.
Puede clicar en la opcin Adicionar tem:

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Seleccione el producto deseado, la cantidad de aquel producto y clic en
Grabar:

Incluya todos los tems que desea y clic en Emitir:

27
8 - Mdulo PATRIMONIO

C111 - Sub-Mdulo Prstamo

En este sub-mdulo de prstamos usted puede registrar los bienes de su


Ministerio Joven que fueron prestados. Y as, ir a aparecer todos sus bienes
prestados con el nombre de la persona que cogi, la fecha que cogi, la fecha
prevista para entrega, y las opciones de entregue y no devuelto para usted clicar
as que llegar la fecha prevista para entrega.

Para realizar un prstamo es muy simple, basta ir en la opcin Prestar (al lado
derecho en la parte de cima de la pantalla):

En la pantalla de alta de prstamo, seleccionar el tem que fue previamente


registrado en el sub-mdulo C109 - Patrimonio (Ex: Bandera del Ministerio
Joven), en el campo prestado en seleccionar la fecha por el cual el tem fue
prestado, en el campo devolver en seleccionar la fecha de devolucin, en
observaciones llene para cul o quin fue ese prestado ese tem y clic en
Grabar:

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Tras registro en la pantalla de gestin de prstamos usted puede visualizar la
descripcin del que fue prestado tambin la fecha de prstamo y devolucin
pudiendo ver los datos del tem prestado:

Si el tem de prstamo ya haya sido devuelto con antecedencia usted puede


realizar la devolucin de l clicando en Devuelto.

Si acaso el tem no fue devuelto en el plazo clicar en No devuelto (X rojo).

C109 - Sub-Mdulo Patrimonio

En este sub-mdulo de control de patrimonio usted puede registrar los bienes de


su Ministerio Joven.

Para registrar es simple, basta ir en la opcin Nuevo (al lado derecho en la


parte de cima de la pantalla).

Despus de clicar en Nuevo abrir una pantalla para registro del tem, basta
slo llenar todos los campos y clicar en Grabar.

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Despus de grabar aparecer la opcin para incluir una imagen del tem:

Acordando que la imagen tiene que tener dimensin 500 x 500 pxeles.

Clic en Insertar foto y abrir una ventana, clic en Seleccionar Archivo:

Seleccione la foto e clic en Cargar una Foto:

30
Aguarde cargar la imagen, clic en Grabar:

Por fin, clic en la opcin Cerrar para volver al tem registrado:

Confirme las alteraciones clicando en Grabar:

Cada tem dado de alta, se puede ver las funcionalidades para Ver, Alterar
y Borrar (que significa inactivar el patrimonio) adems de las opciones para
filtros de los tems activo e inactivo.

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Al excluir un patrimonio, es solicitado que usted justifique el motivo, y l SIEMPRE
quedar en el histrico del Ministerio Joven como un tem inactivo, juntamente
con la descripcin del motivo. Describa el motivo por el cual est excluyendo el
patrimonio y clic en Grabar:

9 Mdulo INFORMES

C091 Sub-Mdulo Informe Online

En el Sistema de Gestin del Ministerio Joven usted tiene la opcin de visualizar


y llenar todos los informes de su Campo local, acordando que solamente los
informes que estn dentro del plazo podrn ser llenados. Los informes que estn
fuera del plazo sern slo visualizados.

Para llenar o visualizar basta encontrar en el listado de informes la opcin de que


desea y clicar en el icono de la columna Completar.

Despus de clicar en la opcin Completar una ventana pop-up ser abierta, y


usted podr completar su informe conforme la respuesta adecuada.

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Despus de clicar en la respuesta deseada aparecer otra pantalla para
confirmacin de su respuesta, con las observaciones (caso necesario) y las
opciones adicionales que la Asociacin/Misin insert:

Coloque las opciones adicionales (si haya) y clic en Confirmar:

IMPORTANTE! Cuando se trata de archivo, el sistema acepta slo los formatos:


doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, jpg, jpeg y zip. Y el archivo tiene que ser ms
pequeo que 2MB de tamao.

Despus de llenar, usted puede visualizar el informe llenado en la opcin


Completados:

Conforme las reglas establecidas en su Asociacin/Misin, los requisitos llenados


por usted podrn ser validados por su regional, y slo entonces sus puntos sern
debidamente computados.

33
10 Mdulo Secretaria

Este Mdulo es el corazn de todo el Sistema de Gestin del Ministerio


Joven, no hay como iniciar el uso de la herramienta sin antes alimentar los datos
de los miembros y datos del Ministerio Joven dentro de sus sub-mdulos. La gran
ventaja es de poder consultar los datos de los miembros a cualquier momento,
adems de exportar las informaciones registradas y an poder insertar, alterar,
excluir y filtrar los miembros activos e inactivos.
En todo el Sistema, donde haya listado de usuario con la opcin Ver ser
posible visualizar Datos Completos, adems de la Ficha Mdica, del histrico de
Clases, Eventos, Transferencias (se haya), Accesos e Histrico del Ministerio
Joven, cargos y equipos.

C121 - Sub-Mdulo Agenda

A partir de ahora usted tiene la disposicin el sub-mdulo Agenda para registrar


los eventos y actividad de su Ministerio Joven. Adems de permitir el control de
esa agenda, el mdulo permite registrar un recordatorio en cada tem, para ser
enviado en la fecha deseada en el email dado de alta.

Usted puede investigar por el mes y ao que desea visualizar y clicar en Buscar
para aparecer los eventos, adems de la posibilidad de visualizar lo Calendario
Completo:

34
Para registrar un tem en la Agenda, seleccionar el Mes, el Ao y haga la
Bsqueda. Despus seleccione el da deseado:

Llene las opciones y clic en Grabar:

La parte ms interesante de ese mdulo es que usted puede recibir un


recordatorio de esta fecha que usted est dando de alta! Basta seleccionar la
opcin Le gustara recibir un recordatorio por correo electrnico esta
actividad?. Al seleccionar la opcin, automticamente abrir los campos para
configurar el recordatorio con la fecha, email y texto del alerta:

35
Despus de llenar todos los campos deseados, clic en Grabar.

Aparecer la fecha en suya agenda:

C012 Sub-Mdulo Clases

Al acceder a ese mdulo, usted podr visualizar las clases.

36
Para ver los miembros que tiene una clase, clic en ver, y aparecer los nombres
de los miembros que tiene aquella clase.

Es importante resaltar que quin da de alta las clases del Ministerio Joven es la
secretaria de su Asociacin/Misin, usted slo puede visualizar.

C108 Sub-Mdulo Documentos

En este sub-mdulo es posible crear plantillas de cartas, documentos,


autorizaciones y otros tipos de documentos que su Ministerio Joven necesita.

Para registrar un documento clic en Nuevo.

Al abrir lo registro de Documentos, teclee y formatee el texto como desear. Pero


atencin! Evite copiar y pegar textos del Microsoft Word o directo de la Internet
por ejemplo, debido diferencias de formato, puede haber conflictos y no salir la
plantilla del modo que desea.

Para registrar una plantilla de documento, hay dos opciones: Correo directo y
Limitado.

Correo directo = Permite crear un documento para cada miembro registro


en su Ministerio Joven (miembros registrados en el mdulo Secretara -
37
> C007 Miembros), como autorizaciones de salida, entrada, reuniones,
etc.

Limitado = Si usted dejarlo como restricto slo usted ir a visualizar el


documento. Su regional y su campo NO visualizarn. Si acaso quisiera que
su documento sea visto por lo campo y por el regional, esa opcin no debe
ser seleccionada.

Vamos a los ejemplos:

Para registrar un documento para todos los miembros (estilo correo directo)
seleccione la opcin Correo Directo. Enseguida use las palabras-plantilla que
inician y terminan con hashtags para insertar los datos de los miembros
registrados y activos de su Ministerio Joven:

38
Observe que no usamos letras maysculas, acentos o puntajes junto con las
hashtags. Por tanto:

#Direccin#, -> INCORRECTO


#direccin# -> INCORRECTO
#Direccion#! -> INCORRECTO
#direccion# -> CIERTO!

Despus de ajustar simplemente haga clic en Grabar.

Aparecer la pantalla con el ID y nombre del documento, el autor, la opcin


Emitir, si el documento es restricto o no, y se es dinmico o no, las opciones
Alterar y Borrar. Para generar el documento, clic en Emitir:

Ser hecho el download del documento en su ordenador, dependiendo del


navegador que usted usa (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer,
Safari, etc.), ir a exhibir una ventana para confirmar el download:

Al abrir el documento, observe que las opciones donde haba hashtags fueron
sustituidas por las informaciones del miembro:

Y saldr una hoja para cada miembro del Ministerio Joven dado de alta en el
sistema, en el mdulo Secretara -> C007 Miembros.

C021 Sub-Mdulo Equipos

Las unidades usadas en el sub-mdulo C020 - Miembros-Equipos son


registradas en este sub-mdulo:

39
Para registrar una equipo clic en Nuevo (lado derecho en la parte superior de
la pantalla):

De entre las opciones del registro, estn: Nombre de la equipo, Histrico y


Objetivo, pero slo el nombre de la equipo es un campo obligatorio llenar, tras
llenar clic en Grabar.

Listo! Equipo registrado.

40
Usted visualizar las equipos registradas dentro de su Ministerio Joven, con los
respectivos nmeros de miembros dentro de la equipo y con las opciones de
alterar y excluir equipos (slo podr excluir si no hubiera miembros dentro de la
equipo).

C007 Sub-Mdulo Miembros

Este sub-mdulo es el corazn del mdulo Secretara. En l es posible registrar


miembros, inactivar/reactivar miembros, incluir ficha mdica, retirar informes y
alterar cualquier dato del miembro.

Si usted sea director o secretario de un Ministerio Joven que ya exista en el


sistema, siempre, antes de registrar un miembro, verifique si l ya tiene registro
como inactivo. Para eso utilice los filtros de bsqueda, investigue por el Estatus
Deshabilitados y clic en Filtrar Datos:

Aparecer el nombre de los miembros inactivo en rojo. Para activar clic en el


icono de correcto llamado Inactivar:

41
Usted an puede seleccionar ms de un miembro y clicar en el botn Habilitar
seleccionados o Desactivar seleccionados.

Aparecer un mensaje de confirmacin. Lea atentamente y clic en Ok:

Para registrar un nuevo miembro clic en la opcin Nuevo, en la pantalla de


Lista de Miembros activos:

Enseguida abrir una pantalla para registro de usuario del Ministerio Joven, llene
todos los campos con bastante atencin.

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Observe que si el miembro del Ministerio Joven an no posee CPF, podr dejar el
campo vaco, pues no es un campo obligatorio, este es un campo que debe ser
llenado slo por brasileos.

Es importante que llene los campos donde constan email y telfono de los
responsables para un posible contacto. Ponga las informaciones y clic en la opcin
Grabar.

Despus de lo registro del miembro, la ficha mdica debe ser debidamente


llenada:

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Con esa funcion disponible, es posible que en algunos eventos de su
Asociacin/Misin (o eventos de Unin o Divisin) exijan estos datos actualizados
como requisitos de inscripcin de eventos.

La ficha mdica queda siempre agregada y visible al perfil del miembro,


permitiendo la consulta rpida de forma fcil. Y destacado en rojo, siempre la
ltima actualizacin que fue realizada en la ficha mdica.

Usted debe tener atencin al llenar la ficha mdica, pues algunas interrogaciones
slo sern necesarias llene si el miembro tuvo aquel tipo de enfermedad. Despus
de llenar todos los datos, usted debe confirmar la veracidad de las informaciones
y clicar en Confirmar:

Listo! Registro completo!

Usted tambin tiene la opcin de insertar foto en el registro del miembro, desde
que sea en el formato JPG. Para esto, clic en Ver en el registro del miembro:

Abrir una ventana con todos los datos del usuario y la opcin para Cargar una
Foto:

44
Una vez seleccionada la foto y enviada, la opcin de recortar el rea de la foto
ser presentada:

Clic en cualquier parte de la foto (lado izquierdo) y un cuadrado ir a aparecer


(ser posible visualizar el resultado). Clic en Grabar y por fin, clic en Cerrar.

C020 Sub-Mdulo Miembros-Equipos

Los Conquistadores y Aventureros trabajan con la idea de unidades. En este sub-


mdulo es posible alocar cada miembro en una unidad o equipo para el Ministerio
Joven:

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Acordando que las EQUIPOS deben estar previamente registradas en el sub-
mdulo C021 - Equipos. Para registrar un miembro en una equipo basta clicar
en Nuevo.

Aparecer una pantalla donde usted debe seleccionar el miembro y el equipo a la


cual pertenece. Por fin, haga clic en Grabar.

Cuando el miembro desea salir de un equipo para ir a otro equipo del mismo
Ministerio Joven, ser necesario borrar el miembro del equipo antiguo e incluirlo
en el equipo nuevo.

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Para borrar un miembro de un equipo, basta clicar en la opcin Borrar (X rojo).

C008 Sub-Mdulo Transferencia

En este sub-mdulo es posible transferir y recibir miembros de otros ministerios


joven de cualquier Ministerio Joven de la Divisin Sudamericana.

Para hacer la transferencia clic en la opcin Transferir:

Abrir una nueva pantalla con los nombres de los miembros. Seleccione el
miembro que ser transferido. Seleccione la opcin Campo (Asociacin/Misin)
para donde l va, seleccione el campo ser habilitado la opcin Club de
destino y coloque el motivo de la transferencia. Despus de llenar clic en
Grabar.

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Listo! Miembro transferido.

La solicitud quedar pendiente en Miembros enviados hasta que el otro


Ministerio Joven confirme la transferencia:

Mientras que el otro Ministerio Joven no aceptase la transferencia, usted tiene la


opcin de visualizar el registro del miembro, por el icono Ver. Y an, tiene la
opcin de excluir la transferencia por el icono Cancelar.
Pero si el otro Ministerio Joven aceptase al miembro, esas opciones sern
deshabilitadas de su Ministerio Joven.

11 Seguro Anual

C132 Sub-Mdulo Seguro anual

En este sub-mdulo usted podr contratar el Seguro anual de los miembros de


su Ministerio Joven durante el ao!

Ahora la Asociacin/Misin podr optar por hacer el seguro anual tambin a


travs de evento o podr ser como era normalmente. Iremos a mostrar cmo
contratar el seguro de las dos maneras.
1 Para contratar el seguro, basta clicar en Nuevo:

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Seleccione el plan y haga clic en Avanzar:

Aparecer la pantalla con los trminos del seguro, las informaciones adicionales
y la opcin de colocar la cantidad a ser contratada para el seguro. Confiera las
informaciones clic en Grabar para generar la remesa y finalizar lo seguro:

Si el Ministerio Joven ya tiene seguro anual finalizado ya puede incluir los


nombres de sus miembros en el seguro. En el mdulo Seguro anual ir exhibir
todas las remisiones que el Ministerio Joven hizo, y del lado derecho la opcin
Gestionar. Haga clic en Gestionar:

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Despus, haga clic en Incluir asegurado:

Y por fin, seleccione el nombre y haga clic en Grabar:

Hace lo mismo para todos los miembros.

IMPORTANTE! Ahora las funciones que NO tiene cobertura en el SEGURO


ANUAL son:

Ministerio Joven:

Apoyo
Nios de 0 a 9 aos
Nios de 10 a 15 aos

Acordando que estarn asegurados, con el Seguro anual, slo los nombres
inscriptos en el sub-mdulo C132 - Seguro Anual.

Pero atencin! En este sub-mdulo NO ser generada ninguna orden de pago.


El pago de ese seguro cada Asociacin/Misin decidir la manera que ser
cobrado de los ministerios joven. Por tanto, realice el seguro en el sub-mdulo
C132 Seguro anual y entre en contacto con su Asociacin/Misin para realizar
el pago.

Quede atento a nuestros comunicados enviados por el sistema! Pues en esos


comunicados podr haber informaciones adicionales relacionadas al Seguro. Esos
comunicados estarn siempre en la pgina inicial, en el espacio Mensajes para
usted. Clic en el link que informa la cantidad de mensajes que existe en su caja
de Mensajes:

50
Y despus clic en Leer aviso:

2 Manera para contratar seguro, clic +Nuevo:

Clic en OK en las dos pantallas que aparecern. En la prxima pantalla clic en


+Generar Pago:

Va a abrir lo resumo de inscritos, teclee la cantidad de vidas que quiere comprar


y clic en Grabar para generar lo pago:

51
Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla
con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el
link de pago a la alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.

Despus de la confirmacin del pago (usted recibir una confirmacin en su


email) usted debe entrar nuevamente en el Sistema de Gestin del Ministerio
Joven, para aadir los nombres en el seguro anual.

Vaya en Seguro Anual -> C132 Seguro anual clic en el botn nuevo, como en
la figura abajo:

Observe que ahora aparece la cantidad de vidas compradas y el saldo que el


director compr.

Escoja el plan y clic en Avanzar:

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Si haya alguno doy de alta irregular, aparecer en rojo como muestra la figura
abajo. Usted debe regularizar lo doy de alta del miembro, en secretara ->
miembros, o usted puede inactivar, pero si el miembro sea un miembro activo
esa opcin no es recomendada.

Tras regularizar los miembros, usted podr finalizar. Clic en finalizar si todo
est correcto.

Ahora los miembros activos de su Ministerio Joven estn con el seguro anual. Clic
en OK

53
Despus de realizado el seguro, usted podr intercambiar miembros si algn
miembro desea salir de su Ministerio Joven y entrar otro miembro. Clic en
Gestionar:

En la pantalla que abrir clic en Cambiar en el miembro que desea cambiar.

Seleccione el miembro y clic en Grabar

54
12 Mdulo Tesorera

En este mdulo el usuario puede controlar el cajero de su Ministerio Joven, a


travs del registro de cuentas a pagar y a recibir. Este mdulo puede ser
ampliamente usado para gestionar mensualidades, excursiones, campamentos,
deudas y donaciones, etc. El balance general exhibe los datos de recetas y gastos
de forma diferenciada, adems del saldo y saldo acumulado (saldo anterior al
periodo exhibido).

C078 Sub-Mdulo A Pagar

Las cuentas por pagar son todos los gastos de su Ministerio Joven que fueron
pagados o estn abiertos.

Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:

Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:


Cuenta: Tipo de Cuenta a pagar;
Miembro: si quiera vincular ese tem a uno miembro;
Fecha de vencimiento;
Fecha de pago (si an no fue pagado, deje en blanco);
Descripcin: Descripcin del tem a ser pagado;
Valor;
Y observacin.
Despus de llenar todos los campos clic en Grabar:

55
Si existir algn tipo de cuenta a pagar para registrar para varios miembros, como
reembolso, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link destacado
en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada a los varios
miembros. Basta clicar en clic aqu:

Abrir la pantalla para registro de la cuenta con las mismas opciones, sin embargo
con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:

56
Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.

Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.

Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de un
golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:

Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como


pagado, por tanto, el da de hoy.

Usted an puede seleccionar varias cuentas y excluirlas, todas de un golpe. Basta


seleccionar las cuentas y clicar en el botn Borrar seleccionados:

Acordando que sern excluidas inmediatamente y el valor no constar ms en


suya Tesorera.

C079 Sub-Mdulo A Recibir

Cuentas a recibir son todas las recetas de su Ministerio Joven que fueron recibidas
(donaciones, etc.), o estn en abierto.

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Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:

Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:

Cuenta: Tipo de Cuenta a recibir;


Miembro: si quiera vincular ese tem a uno miembro;
Fecha de vencimiento;
Fecha de pago (si an no fue pagado, deje en blanco);
Descripcin: Descripcin del tem a recibir;
Valor;
Y observacin.

Despus de llenar todos los campos clic en Grabar:

58
Si existir algn tipo de cuenta a recibir para registrar para varios miembros, como
pago mensual, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link destacado
en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada a los varios
miembros. Basta clicar en clic aqu:

Abrir la pantalla para registrar de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:

Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.

Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.

Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de un
golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:

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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.

Usted an puede seleccionar varias cuentas y excluirlas, todas de un golpe. Basta


seleccionar las cuentas y clicar en el botn Borrar seleccionados:

Acordando que sern excluidas inmediatamente y el valor no constar ms en


suya Tesorera.

C080 Sub-Mdulo Balance General

Con todas las cuentas A pagar y A recibir registradas correctamente, es posible


tener un balance de las finanzas de su Ministerio Joven listo, de forma organizada.

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En el Balance general aparecern todas las cuentas pagadas en la columna gastos
y recibidas en la columna receta, excepto aquellas que an estn fuera del
periodo de vencimiento o que no fueron pagadas.

En este Balance general tambin el usuario puede visualizar en la columna ver el


tipo de cuenta pagada o recibida por el Ministerio Joven y an saber el saldo
acumulado (saldo anterior al periodo investigado), saldo del periodo y saldo,
adems de filtrar (al lado izquierdo en la parte superior de la pantalla) los datos
de todas las cuentas pagadas y tambin recibidas dentro de un determinado
periodo.

Usted tambin podr visualizar un balancete detallado por cuentas, clicando en


Por cuentas

Aparecer una ventana con todas las cuentas separadas por tipo de cuenta.

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13 Mdulo ADICIONALES

13.1 Sub-mdulo Cambiar mi clave

Cambia solamente la contrasea.

Despus de insertado la nueva contrasea haga clic en Grabar.

13.2 Sub-mdulo Cambiar mi registro

Cambia solamente el registro.

Despus de cambiar, haga clic en Actualizar:

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13.3 Sub-mdulo Sugerencias SGMJ
Este sub-mdulo es para mandar sugerencias para el SGMJ.

Abrir una ventana donde usted ir a teclear su sugerencia, despus de clicar


en Enviar:

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13.4 Sub-mdulo Datos de mi Ministerio Joven
Son los datos generales del Ministerio Joven.

13.5 Sub-mdulo Pgina inicial

Vuelve a la pgina principal.

13.6 Sub-mdulo Salir del Sistema

Salir del sistema.

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14 EQUIPO DE SOPORTE

Av. Eduardo Elias Zahran 374 - Sala 02


Campo Grande, MS - Brasil| CEP 79050-000
Canales de atencin:
Telfono 1: +55 (67) 3211-6006
Telfono 2: +55 (67) 3204-0007
Celular 1: +55 (67) 8161-4192 VIVO
Celular 2: +55 (67) 9940-4516 - VIVO
Voip 1: (*5) 0201578
Voip 2: (*5) 0652509
contato@rdorval.com
www.rdorval.com

SERVICIO Y SOPORTE
Las Jara Gasparetto
Geisiane Martini
Analistas de Soporte

DESARROLLO
Renn Maldonado
Analista de Sistemas y Desarrollo

GESTIN Y FORMACIN
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas

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