Manual de Usuario

Gestion Empresarial INTEVEP S.A Nomina

Preparado por: Urdaneta Jose Patricia Yepez

Gestion Empresarial INTEVEP S.A

Diciembre, 2013
TABLA DE CONTENIDO

CAPTULO I

II. Introduccinx

III. Informacin General de la Aplicacin......x

CAPTULO II

1. Descripcin Tcnica de la Aplicacin.....x

1.1. Periodos de la Nmina .....x

1.2. Estatus del Registro de Gestin x

1.3. Estatus de la Nmina ..x

1.4. Ejecucion Calculo de Nomina ..x

1.5. Diagrama Ejecucion de la Nomina x

1.6. Periodos de Nomina x

1.7. Ejecucion Calculo de Nomina x

1.8. Adelanto quincenal .x

2. Nmina Regular .x

2.1. Ajuste regular Correccin .............x

2.2. Adelanto de Utilidades ........x

2.3. Ajustes de Utilidades ................x

2.4. Adelanto Regular - Vacaciones ..........x

2.5. Nmina Guardera ..........x

2.6. Nmina Adelanto de Prestaciones ..........x

2.7. Proceso general de Calculo de Nomina ..........x

2.8. Estructura del Modulo de Clculo de la Nmina ..........x

2.9. Visualizacion del Clculo de Nmina ..........x

3. Tablas y registros de Nmina ..........x

4. Cuadros Informacion Tecnica

5. Diagramas de casos de usos

Tabla de Figuras.

Fig 1. Entrada al Sistema

Fig 2. Sap Easy Access.

Fig 3. Transaccion PPOME.

Fig 4. Menu Medidas de Personal.

Captulo I
GENERALIDADES

1. CONTROL DE VERSIONES Y DE CAMBIOS

El versionamiento y los cambios producidos de este documento, as como las

fechas y responsables de los mismos, se reflejan en la siguiente tabla:

Responsable Fecha Estado Cambios

efectuados
Nombre del Da/mes/ao En desarrollo, en Versin Original
responsable revisin
 II. Introduccin

El presente manual de sistema ha sido preparado como herramienta de

aplicacion para el personal de XXXXX XXXX XXX. El mismo tiene como
funcin conocer y comprender el proceso de clculo de la Nmina describiendo
las principales relaciones con otros mdulos del sistema y sus efectos en dicho
clculo en el ambiente SAP-HCM.

El manual permite introducir al usuario bajo el programa estandar (SAP),

especificamente en el area de Nomina, as como tambin describir: todas las
etapas que se encuentran presentes en el calculo de la misma, cumpliendo con
el propsito de facilitar el aprendizaje de analisis usuario- aplicacin SAP HR,
para as lograr que las actividades llevadas a cabo en lo referente al calculo de
Nomina Administrativa sean eficientes y productivos, permitiendo reducir el
tiempo de respuesta y la adaptacion al cambio.

III. Informacin General de la aplicacin

La aplicacin (SAP, Sistemas Aplicaciones y productos en procesamiento de

datos). El nombre de SAP es al mismo tiempo el nombre de la Empresa y el
del sistema informtico. Este sistema comprende muchos mdulos
completamente integrados, que abarca prcticamente todos los aspectos de la
administracin empresarial. Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero
esta diseado para trabajar con otros mdulos.

La integracin total de los mdulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las

funciones de una empresa. Esta es la caracterstica ms importante del
sistema SAP y significa que la informacin se comparte entre todos los
mdulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se
comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las reas.

El mdulo HCM SAP, permite una gestin eficiente de la informacin y

procesos tanto cualitativos como cuantitativos del personal de una
organizacin, e integra toda esta informacin y procesos tanto con los dems
mdulos de SAP como con posibles aplicaciones externas.
Entendemos como organizacin una empresa individual que cuenta con
diferentes departamentos como Recursos Humanos, Finanzas, I+D, CO entre
otros. Para cualquier organizacin, los recursos humanos, son considerados
como el activo ms importante. Luego, para mantener los datos relacionados
con los empleados requeriremos de un sistema que garantice la consistencia y
fiabilidad de los mismos dentro de la organizacin.
Captulo II

1. Descripcin Tcnica de la Aplicacin

El sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estndares en el rea de

software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estndares para
las necesidades enteras de informacin de una compaa.

Durante la definicin de un modelo de Clculo de nmina apoyado en la

funcionalidad de SAP (SAP HCM PY), una de las actividades de ms
relevancia e importancia es la creacin de los conceptos claves de nmina
(CC-Nminas) que sern los custodios de la informacin generada durante el
proceso. Posterior a un anlisis exhaustivo de las diferentes asignaciones,
deducciones, acumulados, beneficios, prstamos, reportes de gastos,
acumulados, promedios, retroactividades y conceptos provenientes de tiempos,
la creacin de cada una de dichas interpretaciones a la manera de CC-
Nminas es la actividad ms importante.

El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemn, creado por

SAP. Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los
procesos que se llevan a cabo en una empresa, a travs de mdulos.

Las aplicaciones o mdulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes reas:

Financiera, logstica y de Recursos Humanos. Estos tres grupos no son
independientes unos de otros. Adems de stos, existen otros componentes,
llamados Cross Aplications, que son vlidos para todas las aplicaciones.

Los principales mdulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de

negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones
de gestin e informacin.

Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que

existe una conexin implcita entre los procesos financieros y logsticos, y
tambin con los humanos.
Los diferentes mdulos que componen el sistema R/3 son:

Finanzas:
FI (Gestin financiera)
CO (Controlling o Contabilidad de costes)
EC (Controlling Corporativo)
IM (Gestin de inversiones)
TR (Tesorera)
Logstica:
LO (Logstica general)
SD (Ventas y Distribucin)
MM (Gestin de Materiales)
PP (Planeamiento de la produccin)
PM (Mantenimiento)
QM (Control de calidad)
PS (Sistema de control de proyectos)
WM (Gestin de almacenes)
Recursos Humanos:
PA (Administracin de personal)
PD (Desarrollo y planificacin personal)
IS (Solucin vertical para industrias)

Adems de estas soluciones estndares, el ambiente de desarrollo de SAP y

su sistema de informacin, proveen a los clientes con poderosas herramientas
para desarrollo y adaptacin del sistema a los requerimientos individuales
(personalizacin). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los
usuarios su propio lenguaje de programacin de cuarta generacin (ABAP/4),
creado especialmente para las necesidades comerciales.

El amplio rango de servicios que ofrece el sistema, sin embargo, es solamente

una de las causas del xito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de
sistema abierto, construccin de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales
estndares.
1.1. Periodos de la Nmina

Determina el perodo para el que se crea un resultado del clculo de la nmina.

La duracin de los perodos de clculo de nmina pueden diferir; por ejemplo,
un perodo de clculo de nmina puede ser un mes, una semana.

1.2. Estatus del Registro de Gestin:

El proceso de clculo de los diferentes tipo de nminas en un periodo

estn determinados por los estatus del registro de gestin.

1 Libre para el clculo

Permite el bloqueo de los datos para pasado y presente, para realizar el clculo
de la Nmina Regular.
2 Libre para correccin
Permite la modificacin de los datos del pasado y presente, para hacer
correcciones.
Registro de Gestin: Controla las etapas individuales del clculo de nmina.

Men Sap Easy: Recursos Humanos > Calculo De Nmina > America >
Venezuela > Herramientas > Registro de Gestin o Transaccin PA03.

1.3. Estatus de la Nmina

3 Verificar resultados de Nmina

Congela el estado de la Nmina para la emisin de reportes y la verificacin de
resultados. Bloquea los datos de infotipos en el pasado y presente.
4 Finalizada
Cierra el periodo de Nmina y da comienzo a otro periodo.
Antes de poder visualizar el estatus de Nomina accedemos a la PA20 atraves
del menu SAP Easy Acces.

Posteriormente de haber elegido el numero de personal, indicamos el numero

de Infotipo en este caso es el 003 para visualizar el estatus de Nomina

Infotipo 0003: Visualizacion Estatus de la Nmina

1.4. Ejecucion Calculo de Nomina.

A continuacion se muestra el acceso a la transaccion ejecucion de

Nomina.

Fig. Transaccion PC00_M17_CALC, Ejecutar Nomina.

1.5. Diagrama Ejecucion de la Nomina.

El calculo de la nomina pasa a traves de ciertas etapas hasta su

posterior finalizacion, como lo son la simulacion, la Liberacion, inicio de calculo,
correcciones y posterior finalizacion. A continuacion se muestra su
diagramacion:
Fig. Diagrama Proceso de Nomina.

1.6. Periodos de Nomina.

La Nomina puede estar establecida en distintos periodos de tiempo de
acuerdo a las politicas o acuerdos de cada sociedad.

Fig. Periodos de las Nominas

1.7. Ejecucion Calculo de Nomina.

Por medio de la transaccion PC00_M17_CALC, se genera el programa

de calculo de nomina.

Fig. Programa de calculo de Nomina.

1.8. Adelanto quincenal.

Corresponde a la nmina que se calcula y paga durante los quince

primeros das del mes. Posee las siguientes caractersticas:

1 Se cancela 40% del salario bsico sin deducciones.

2 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
3 Motivo de Nmina Especial A001.
4 Variante recibo de pago INTEVEP.
2. Nmina Regular.

Se emplea para cancelar el pago a los trabajadores. Posee las

siguientes caractersticas:

1 Cancela el porcentaje (%) del salario bsico que corresponde al

trabajador.
2 Refleja los pagos adicionales realizados.
3 Refleja las Deducciones Legales y/o voluntarias.
4 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
5 Variante recibo de pago: INTEVEP.

2.1. Ajuste regular Correccin.

Esta nmina se utiliza para realizar reclculos debido a que debe

cancelarse algn retroactivo, por concepto de pagos o deducciones registrados
tardamente (fuera del periodo actual), a uno o varios trabajadores.
1 Debe especificar la fecha de ejecucin.
2 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
3 Con Liquidacin Especial B (Nmina Correccin).
4 Variante recibo de pago INTEVEP..

2.2. Adelanto de Utilidades.

Esta Nmina se utiliza para cancelar las utilidades acumuladas por los
trabajadores al mes de Octubre.

1 Se cancelan dentro de la nmina regular bajo el concepto /710 Adelanto

de Utilidades.
2 Los periodos en que se ejecuta son los siguientes:
Empleados Mensuales, periodo 10
3 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
4 Variante recibo de pago INTEVEP
2.3. Ajustes de Utilidades

Esta Nmina se utiliza para cancelar las utilidades acumuladas en los

meses de noviembre y diciembre.

1 Se cancelan dentro de la nmina regular bajo el concepto /711 Ajuste de

Utilidades.
2 Se cancela en el mes de diciembre
Empleados Mensuales, periodo 12
3 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
4 Variante recibo de pago ZAGR RECIBO INTEVEP.
2.4. Adelanto Regular - Vacaciones
Nmina de adelanto regular con motivo de nmina especial ZVAC y se
utiliza para cancelar las vacaciones y bono vacacional a los trabajadores.

1 Se cargan por el infotipo 9020

2 Debe especificar la fecha de ejecucin.
3 Aplica para todas las reas de nmina (excepto Jubilados).
4 Se ejecuta bajo la transaccin ZVX.
5 Variante recibo de pago INTEVEP.

2.5. Nmina Guardera

Esta nmina especial se utiliza para cancelar el pago de guardera

a los trabajadores.
1 Debe especificar la fecha de ejecucin.
2 Aplica para todas las reas de nmina.
3 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
4 Motivo especial ZGUA.
5 Variante recibo de pago RECIBO INTEVEP.

2.6. Nmina Adelanto de Prestaciones

Esta nmina especial se utiliza para cancelar el adelanto de prestaciones a los
trabajadores.

1 Debe especificar la fecha de ejecucin.

2 Aplica para todas las reas de nmina.
3 Se ejecuta bajo la transaccin PC00_M17_CALC.
4 Motivo especial SN01.
5 Variante recibo de pago ZAGR RECIBO INTEVEP.
2.7. Proceso general de Calculo de Nomina

2.7.1 Proceso general clculo de la Nmina

2 Clasificacion de Insumos:
2.7.2 Proceso general de Calculo de Nomina.
3 Infotipos requeridos para la Nmina
Los insumos requeridos para el clculo de la nmina son almacenados en
las tablas (Infotipos), los cuales permiten llevar un registro histrico de los
datos ingresados o modificados por cada trabajador y que repercuten en el
clculo de la nmina.

2.8 Estructura del Modulo de Clculo de la Nmina

-Infotipos requeridos para la Nmina.
2.8.1 Estructura del Modulo de Clculo de la Nmina.
-Informacin requerida para el pago de la Nmina.

2.8.2 Integracin con otros mdulos de SAP_HCM

2.8.3 Infotipos de Nmina

(INFOTIPO 0014).
En el infotipo 0014 Devengos/deducciones peridicas, se puede
introducir montos o cantidad/unidad de un CC-Nmina (claves concepto de
nmina) que se pagan o descuentan peridicamente. Los devengos y
deducciones peridicas son elementos de remuneracin adicionales que
pueden ser registrados en cualquier perodo de clculo de nmina.

(INFOTIPO 0015).
El infotipo Pagos Complementarios (0015) permite registrar un importe
y/o un valor y una unidad de medida bajo un concepto de nmina, el cul
permite realizar pagos o deducciones adicionales en un periodo determinado.
Estos se realizan de forma irregular y siempre deben registrarse en el momento
de su origen, ellos no tiene vigencia para periodos subsiguientes.

(INFOTIPO 0267).
En el Infotipo Pagos complementarios nmina especial (0267) es posible
almacenar CC-nminas que pueden cancelarse bajo nminas regulares
nminas especiales.
Ejemplos: Pago de prstamo Nuevo empleado, Computador Personal
(Inicial y adicional), Personal, Gasto de registro, Pago de Guardera.

(INFOTIPO 0399).
El Infotipo Impuesto sobre la renta (0399) es obligatorio para cada
empleado, permite calcular el porcentaje de retencin que debe ser deducido
de los ingresos del empleado, de acuerdo a la informacin suministrada a
travs de la forma Agente de Retencin de Impuestos AR-I.
2.9 Visualizacion del Clculo de Nmina
Clster de Nmina: permite visualizar los resultados detallados del clculo
de la nmina.

La ruta de Men SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la nmina /

Amrica / Venezuela / Herramientas / PC_PAYRESULT.

3. Tablas y registros de Nmina.

Algunas tablas almacenadas en el clster de la nmina son:

RT: Es la tabla de resultados de la nmina, en ella se almacenan los
registros de los cc-nminas que han sido procesados
completamente.
 WPBP: Tabla que contiene la informacin bsica del empleado,
como ejemplo: rea de nmina, rea de personal, sociedad, grupo de
personal, subdivisin, entre otros.

BT: Contiene la informacin para el pago de la nmina.

 SI: Contiene la informacin bsica para el seguro social (IT0400).

1 SI_EVAL: Contiene la informacin de los aportes al seguro social.

1 TAX: Contiene la informacin bsica para el Impuesto sobre la
renta (IT0399).

1 TAX_EVAL: Contiene la informacin de las retenciones realizadas.

PS_EVAL: Contiene la informacin de las utilidades acumuladas

y canceladas.
 INCE_EVAL: Contiene la informacin de los aportes realizados
al INCE.

LPH_EVAL: Contiene la informacin de los aportes realizados al

FAOV.
3.2. Recibo de Pago
3.2. Transferencia Bancaria

La funcin de Report crea automticamente una fecha de ejecucin de

programa y una caracterstica de Identificacin. Estos datos se utilizan para
crear las transferencias bancarias y generar los cheques pertinentes
Men SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la Nmina / Amrica /
Venezuela / Nomina / PC00_M17_CDTA0 - Programa. ant. ISM : Transferencia
Fecha y Hora de la transferencia. Al visualizar el resultado cuando presiona el
campo Lista, recuerde almacenar la fecha de ejecucin y cdigo para uso
posterior. Ejemplo 20.06.2012, 17361P.

Men SAP EASY: Recursos Humanos / Clculo de la Nmina / Amrica /

Venezuela / Nmina / PC00_M17_FFOT - Crear ISM
 Al ejecutar el reporte aparecer la ventana que se muestra a
continuacin. Presione sobre el cdigo resaltado pasando as a la siguiente
pantalla.

En la siguiente pantalla se presentan las columnas de informacin tales como

la fecha de ejecucin, el identificador, el monto total de la transferencia
bancaria, el tipo de moneda, el usuarios que ejecuta el reporte. La clave del
receptor, el formato del banco elegido.

Seleccionar el registro y presionar el botn Download resaltado en la imagen.

Aparece una ventana. Presione Match Code para buscar la ubicacin donde
almacenar el archivo a ser transferido.

Presione el botn aceptar. Si los datos son satisfactorios debe aparecer el

siguiente mensaje en la parte inferior.
Se genera un archivo txt con los datos necesarios para realizar la transferencia.
Cada banco define las estructura del archivo.

3.3. Contabilizacion de Nomina (Pasos):

Men SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la nmina / Amrica /
Venezuela / actividades siguientes / por periodos de nmina / evaluacin /
transferencia FI/CO / PC00_M99_CIPE - Preparar asientos.

3.3.1 Log Ejecucin Contabilizacin:

En el log se visualizan los nmeros de personal tratados y una estadstica; si

fuera necesario, puede desglosarse el rbol para visualizar informacin
detallada.
3.4. Anlisis de Documentos

Men SAP EASY: Recursos Humanos / Calculo de la Nmina / Amrica /

Venezuela / Actividades Siguientes / Por Periodos de Nmina / Evaluacin /
transferencia FI/CO PCP0 - Tratar FI/CO

3.4.1. Resumen del Documento

Puede llevar a cabo las siguientes actividades:

1 Visualizar el documento
2 Liberar el documento
3 Visualizar documentos de Finanzas (Slo despus de contabilizados).
3.5. Comprobante de Contabilizacin

2 Liberar Documento:
3 Contabilizar Documento:
3.6 Reportes SAP HCM Estandar:

3.6.1 Dentro de los reportes estandar tenemos:

1 Altas y bajas
2 Lista de empleados
3 Lista de cumpleaos
4 Aniversarios Servicio

3.6.2 Vinculados a Nomina:

1 Transaccin PC00_M99_CWTR
2 Transaccin PC00_M17_CLJN

3.6.2 Reportes SAP HCM Adhoc-Query S_PH0_48000510:

1 Se utiliza para realizar informes sobre datos HR que no estn incluidos
en los estndar.
4. Cuadros Informacion Tecnica:
4.1. Version de software

Software Versin
SAP R/5 ERP 6.0 HR y ABAP

4.2. Ambiente

Recurso Versin
Modulo SAP HR 720

4.3. Servidores

Servidor Direccin IP
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx
Xxxxxxxxxxx xxx.xx.xx.xx

4.4. Personal responsable

Nombre y Apellido Cargo Indicador Telfonos

Xxxxxx xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxx
Xxxxxx xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxx