Audit Mutu Internal ISO 9001

April 23, 2015 sertifikat-iso Artikel, Internal Audit, ISO 9001

Pengertian Audit

audit adalah membandingkan antara Kriteria Audit dengan kondisi actual,

Menurut Wikipedia Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu
organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten,
objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan
verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar,
regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.
kondisi actual adalah apa yang terjadi di lapangan misalnya kita bisa melihat laporan-laporan,
demonstrasi karyawan dalam melakukan pekerjaan, dll

sedangkan kriteria audit adalah standard yang diajadikan acuan, misalnya kita akan
menjalankan audit internal untuk standard ISO 9001:2008 jadi yang menjadi acuan adalah
ISO 9001:2008 requirement (Klausal-klausal yang sesuai dengan ISO 9001:2008 termasuk
didalamnya prosedur ISO 9001, Instruksi Kerja ISO 9001, Policy, UU, Surat Edaran, dll yang
berlaku di perusahaan tersebut.

Tujuan Audit Mutu Internal

Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi actual dan apa yang tertlis di
dokumen, kondisi actual itu bisa berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan
melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/ pekerjaannya apakah sesuai dengan
yang tertulis dalam Prosedur/ Instruksi Kerja.

Audit Juga bertujuan untuk melihat potensi improvement (effektifitas & Effisiensi) dari suatu
proses.

Audit juga bisa dijadikan sarana pembelajaran baik bagi auditor maupun auditee sendiri,
karena mereka bisa mempelajari proses dari bagian lain, dan sekaligus bisa menularkan
pengetahuannya ke bagian yang di audit.

yang terutama audit ini bertujuan sebagai alat untuk memonitor implementasi system
manajemen yang diterapkan perusahaan apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau
masih perlu ditingkatkan lagi, sekaligus memetakan mana departemen atau bagian yang
sudah baik implementasi dan performancenya dan mana bagian yang belum begitu bagus,
sehingga langkah-langkah perbaikan bisa diambill segera.

Siklus Audit Mutu Internal ISO 9001

Audit internal adalah siklus berulang yang dimulai dari perencanaan audit yang meliputi
pembuatan Pelatihan Audit, Pembentukan Tim Audit Internal, Pembuatan Audit KIT untuk
Auditor. (Pembuatan Cek List Audit),Pembuatan Jadwal audit sampai dengan pemberitahuan
Pelaksanaan Internal Audit,
selanjutnya Pelaksanaan Audit yang meliputi Opening Meeting, Pelaksanaan Audit,
Interview, Observasi, Review Dokumen, sampai dengan Closing Meeting
siklus selanjutnya adalah Pelaporan Audit yang meliputi penulisan laporan (PLOR), Grading
Ketidaksesuaian, Root Cause Analisis sampai Corrective Action/ Preventive Action plan.
Tindak Lanjut Audit dimulai dari Verivikasi Audit sampai dengan Laporan Hasil Audit Ke
Top Management dan kembali lagi ke perencanaan audit.

demikian sekilas sharing mengenai Audit Mutu Internal

bagi anda yang memerlukan training Audit Mutu Internal ISO 9001/ 14001 atau OHSAS
18001, kontak kami di

HP : 0813 16410129

email: budi_wibowo_bb@yahoo.com
Mustofa Kamal Teknik Pen
yusunan
PKA
1
Teknik
P
enyusunan
P
rogram
K
erja
A
udit
(PKA)
Oleh: Mustofa Kamal *)
A.
Pengertian PKA
Dalam setiap penugasan audit
, auditor harus menyusun rencana audit.
Rencana audit
dimaksudkan untuk menjamin bahwa tujuan audit tercapai secara
berkualitas, ekonomi
s,
efisien dan efektif. Dalam merencanakan auditnya, auditor
menetapkan sasaran, ruang
lingkup, metodologi, dan alokasi sumber daya.
Salah satu dokumen perencanaan audit
adalah program kerja audit.
Program Kerja Audit (PKA)
merupakan
rancangan prosedur dan
teknik audit yang
disusun secara sistematis
yang harus diikuti/dilaksanakan oleh auditor dalam kegiatan audit
untuk mencapai tujuan audit. PKA disusun setelah auditor
memperoleh pemahaman yang
cukup tentang tujuan audit.
PKA akan menjadi
guidance
bagi aud
itor.
B. Tujuan dan Manfaat PKA
Penyusunan PKA mempunyai t
ujuan dan manfaat sebagai berikut:

1.
Sarana pemberian tugas kepada tim audit.
2.
Sarana pengawasan
pelaksanaan audit secara berjenjang mulai dari ketua tim sampai
dengan pengendali mutu.
3.
Pedoman kerja/p
egangan bagi auditor.
4.
Landasan untuk membuat ikhtisar/ringkasan hasil audit.
5.
Sarana untuk mengawasi mutu audit
Agar tujuan dan manfaat tersebut tercapai secara optimal maka
PKA perlu disusun
dengan format normatif sebagai berikut:
Mustofa Kamal Teknik Pen
yusunan
PKA
2
A.
....................................
.
B.
....................................
.
C.
Langkah Kerja Audit
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
Pendahuluan
Tujuan Audit
No
.
KKA
:
...............
.
No
.
PKA
:
...............
.
Dikerjakan oleh
Waktu yang diperlukan
Uraian
Nama Auditi
:
...............
..
Tahun Yang diaudit
:
..................
..................
.
(
Nama Instansi Auditor)
Program Kerja Audit
Audit Kinerja atas .................................
.
No.
No.KKA
Catatan
......
..
,
...............
.
2012
Disusun oleh:
NIP .....................
.
..........................................
NIP ..................
......
..
,
...............
.
2012
Direviu oleh:
Pengendali Teknis
..........................................
..
Ketua Tim
.........
,
............
..
2012
Disetujui oleh:
Pengendali Mutu
..........................................
.
NIP .....................
..
G
ambar 1. Format P
KA
Penyusunan PKA sesuai format tersebut dilakukan dengan
memperhatikan
sasaran, ruang
lingkup, metodologi, dan alokasi sumber daya.
Pengisian item
-
itemnya tidaklah sulit. Bagian
yang krusial dalam
pengisian item tersebut
adalah langkah kerja audit di ko
lom uraian.
C.
Prosedur pe
nyusun
an
Langkah Kerja Audit
1.
Identifikasi Kegiatan/program Yang Akan Diaudit
Kegiatan/program yang akan diaudit merupakan adalah bagian
nyata dari objek audit
sesuai jenis auditnya dan biasanya terurai di dokumen anggaran
(DIPA/DPA)
. Sebagai
contoh: Audit Kinerja atas Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah. Kegiatannya sesuai
dokumen DIPA adalah Pengadaan Komputer.
2.
Identifikasi
T
ujuan
Audit
Tujuan audit yang akan diidentifikasi harus sesuai denga
n jenis auditnya. Sesuai
contoh
yang digunakan adalah
audi
t kiner
j
a atas Pengadaan Komputer
.
Audit kinerja
Mustofa Kamal Teknik Pen
yusunan
PKA
3
merupakan
audit atas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah yang
terdiri atas
audit aspek ekonomi, efisiensi, dan audit aspek efektifitas
(3E)
.
Sehingga tujuan audit
kinerja adalah
meyakini
pemenuhan aspek 3E
.
Auditor harus mengidentifikasi bukti/dokumen terkait dengan proses
kegiatan
Pengadaan computer yang menjadi ejawantah dari pemenuhan 3E.
Untuk mendukung hal
itu, dapat digunakan visualisasi posisi 3E dalam PBJ sebagai
berikut:
Gambar 2. Posisi 3E dalam
PBJ
Dari gambar tersebut dapat diungkap bahwa
aspek
3E terkait dengan
4 (empat)
unsur, yaitu
mone
y
, input, output dan outcome.
Auditor harus mencermati apakah
keempat unsure itu merupakan
hal yang
given
dari poses PBJ ataukah merupakan hasil
dari suatu pr
oses sekuel sebelum/dalam proses PBJ atau bahkan gabungan
dari hal yang
given
dan proses sekuel.
Sebagai contoh: aspek ekonomis merupakan perbandingan dari
unsure money
dengan input. Input yang akan dikeluarkan/dibayar harus diperoleh
dari pilihan money
se
banyak mungkin. Pilihan
money
ini dapat diperoleh
dari banyak calon penyedia dengan
driver point
-
nya adalah
paket yang diumumkan,
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan
persyaratan penyedia BJ
untuk ikut lelang. Semakin
banyak rekanan yang bisa mendaftar
maka semakin kemungkinan dapat harga (
money
) barang/
jasa yang murah.
Dari ini dapat diungkap bahwa unsure
money
diperoleh dari
penyusunan paket
pengadaan, penyusunan HPS dan penetapan
persyaratan penyedia barang dan jasa. Jika
ada
penyusunan paket/HPS yang tidak sesuai prosedur dan penentuan
persyaratan
pen
yedia
yang diskriminatif, berarti membatasi penyedia dan berarti pula
menutup
potensi perolehan harga (
money
) termurah.
3.
Identifikasi
Langkah Kerja Audit
1.
Identifkasi
Bukti Audit
yang akan
dikumpulkan dari auditi dan atau disusun oleh
auditor.
Mustofa Kamal Teknik Pen
yusunan
PKA
4
Dengan contoh
tersebut, auditor dapat mulai meny
usun langkah kerja audit dengan
tujuan
pemenuhan
aspek ekonomi
.
a.
Bukti
dikumpulkan dari auditi
1)
Dokumen pengumuman perencanaan umum pengadaan (RUP)
, Berita Acara
Kaji Ulang RUP
, HPS
dan pengumuman lelang
2)
Dokumen pengadaan
(terutama terkait persyaratan penyedia BJ)
b.
Bukti yang
di
susun
oleh auditor
1)
Perbandingan
antara item dalam RUP, HPS, persyaratan penyedia
dengan
ketentuan di Perpres 54/2010
2)
Wawancara dengan pihak pelaku PBJ
2.
Identifikasi
Pihak
Y
ang
A
kan
D
ihubungi
U
ntu
k
M
emperoleh
B
ukti
Audit:
Pelaku PBJ yang terkait dengan pemenuhan aspek ekonomi adalah
PA/KPA, PPK
dan ULP
3.
Identifikasi
T
eknik
A
udit
Y
ang
A
kan
D
ig
unakan
Teknik audit yang akan digunakan untuk memperoleh dan atau
menyusun bukti audit
tersebut adalah:
a.
Pemband
ingan
b.
Analisis
c.
Permintaan keterangan
4.
Gab
ung dan susun
yang ada di langkah 1, 2 da 3 dalam kalimat perintah .
Setelah langkah 1, 2 dan 3 dapat dipenuhi, auditor harus meramu
dan menyusunnya
dalam kalimat perintah sebagai berikut:
a.
Minta
dokumen RUP dan BA k
aji ulang RUP ke PA/KPA
b.
Minta dokumen HPS ke PPK
c.
Minta dokumen pengadaan ke ULP
d.
Lakukan pembandingan item
-
item yang ada dalam paket pengadaan, HPS dan
dokumen pengadaan
(terkait persyaratan penyedia BJ)
dengan ketentuan Perpres
54/2010
e.
Lakukan analisis perbedaan dari hasil pembandingan
f.
La
kukan wawancara kepada PA/KPA, PPK dan ULP
g.
Simpulkan hasil langkah kerja audit diatas.
Mustofa Kamal Teknik Pen
yusunan
PKA
5
D.
Pengisian format PKA
Jika
asumsi
yang di
gunakan
sebagai berikut:

A
uditor
dari Instpektorat Jenderal Kementrian Abdi Nega
ra akan melakukan audit kinerja
atas pengadaan
computer
di unit balai diklat tahun anggaran 2011
.

N
ama
auditornya adalah
Ya
n Isak sebagai peng
endali
mutu
, Sari Dewi sebagai
pengendali teknis, Bagus sebagai ketua tim dan Camelia sebagai
anggota tim.

M
ereka
akan me
ngaudit aspek ekonomis selama 3 (tiga) hari kerja.

B
eberapa langkah kerja aud
it yang telah diidentifikasi diatas,
maka PKA dapat disusun sebagai berikut:
A.
B.
meyakini keekonomisan
C.
Langkah Kerja Audit
Rencana
Realisasi
Rencana
Realisasi
1
Minta dokumen RUP dan BA kaji ulang RUP ke
PA/KPA
2
Minta dokumen HPS ke PPK
3
Minta dokumen pengadaan ke ULP
4
Lakukan pembandingan item-item yang ada dalam
paket pengadaan, HPS dan dokumen pengadaan
(terkait persyaratan penyedia BJ) dengan
ketentuan Perpres 54/2010
5
Lakukan analisis perbedaan dari hasil
pembandingan
Camelia
1 hari
6
Lakukan wawancara kepada PA/KPA, PPK dan
ULP
Bagus
7
Simpulkan hasil langkah kerja audit diatas
Bagus dan
Camelia
1 hari
Program Kerja Audit
Bagus dan
Camelia
1 hari
Inspektorat Jenderal Kementrian Abdi Negara
No. KKA : ................
No. PKA : 1/ekonomis
Nama Auditi : Balai Diklat
Tahun Yang diaudit : 2011
Audit Kinerja atas Pengadaan Komputer
Pendahuluan
Tujuan Audit
No.
Uraian
Dikerjakan oleh
Waktu yang diperlukan
No.KKA
Catatan
Pengendali Mutu
Yan Isak
NIP 1960 ....
Audit kinerja adalah audit atas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah yang terdiri atas audit
aspek ekonomi,
efisiensi, dan audit aspek efektifitas (3E)
Sari Dewi
Bagus
NIP 1969 .......
NIP 19720806 .....
Jakarta, 3 Januari 2012
Disetujui oleh:
Jakarta, 3 Januari 2012
Jakarta, 2 Januari 2012
Direviu oleh:
Disusun oleh:
Pengendali Teknis
Ketua Tim
G
ambar
3 Hasil Penyusunan PKA sesuai format