MEJORA CONTINUA

Cdigo: D.GM.PD.03 Revis: G.S.G.C.

Elabor: G.S.G.C. Aprob: Comit de Calidad Fecha: 30-Abril-2012

PROCESO: Gestin de Mejoramiento

OBJETIVO: Establecer el procedimiento a seguir para la Mejora Continua de la Gestin de la Asociacin Colombiana de Psiquiatra.

Este procedimiento aplica a los procesos gerenciales, operativos y de soporte definIdos por la Asociacin para su sistema de gestin de calidad y
ALCANCE: va desde el control del producto no conforme hasta el cierre de las oportunidades de mejora y la elaboracin del informe de gestin sobre este
proceso.

SGC: Sistema de gestin de calidad

Correccin: Accin inmediata para eliminar una no conformidad detectada (reprocesar, reemplazar, devolver, diligenciar, actualizar)
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir con los requisitos.

Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada o una situacin indeseable. Se enfoca hacia las causas
DEFINICIONES:
de un problema ya ocurrido.

Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Apunta
hacia la reduccin de los riesgos relacionados con una no conformidad o un problema potencial.
Acciones de mejora: conjunto de acciones correctivas y preventivas o aquellas que generan mayor valor, ms eficiencia e incremento de la
satisfaccin del cliente
Problemas sistemticos: desviaciones, fallas o incumplimientos repetitivos o frecuentes
Los grupos de mejora se establecen a criterio del responsable principal del proceso a mejorar, dependiendo de la magnitud y alcance de la no
CONDICIONES GENERALES:
conformidad.
En el cuadro para el control del Mejoramiento, se consignan las No Conformidades reales y potenciales, con su tratamiento, anlisis y planes de
accin as como su seguimiento hasta su cierre, consignando la informacin en las columnas correspondientes siguiendo las instrucciones
consignadas en los comentarios de cada una de estas columnas
REQUISITOS LEGALES O
REGLAMENTARIOS: N. A.

REQUISITOS NORMA
ISO 9001:2000 8.3 Control de producto no conforme - 8.4 Anlisis de datos - 8.5 Mejora continua

1/4
 ENTRADAS
Producto comprado o servcio
contratado a terceros
Producto no conforme
Servicio no conforme
Producto no conforme alma-
cenado e identificado
Producto no conforme alma-
cenado, reportado y registra-
do.
Instructivo Tratamiento de Producto
No Conforme
Producto no conforme de-
vuelto del cliente
Producto no conforme devuel-
to del cliente almacenado en
zona de no conformes
Producto o servicio no conforme
devuelto del cliente reportado y re-
gistrado.
Datos de producto no conforme
devoluciones
del cliente, resultados de auditoras
internas y del desempeo de los
procesos
Inicio/ Fin
DIAGRAMA DE FLUJO DETALLE DE ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RIESGOS CONTROLES
INICIO Se realizan los procesos especficos
Responsable de la
de compra o contratacin y auditoras
compra o contratacin
internas de calidad y los dems G.S.G.C.
Desarrollo procesos de direccin, operativos y de Otros responsables
Compras y
Procesos Auditoras
Subcontrata-
cin de directivos, internas de soporte identificados en el sistema de Directos de los procesos
operativos y calidad
Servicios
de soporte
gestin de calidad
Detectar producto o servicio no
conforme al recibo de producto Durante el proceso de compra o Responsable de Producto no conforme comprado
comprado o servicio contratacin, se detectan productos no compra o llevado a cabo por terceros
subcontratado
conformes derivados del recibo de pro-
ducto o la prestacin de un servcio por
Almacenar producto no
terceros.
conforme identificado
como no conforme El producto no conforme se almacena Responsable de Producto no conforme
identificado como tal. compra identificado como no
conforme
Se reporta a involucrados en el Producto no conforme alma-
Reportar y registrar
producto no conforme proceso, el producto no conforme cenado, reportado y registra-
do.
Definir y ejecutar
disposicin del producto
no conforme Se define y ejecuta disposicin del pro- Responsable de compra Producto no conforme dado Demora en la definicin de la Presentar informe mensual sobre
ducto no conforme, escogiendo una de baja o entregado al cliente disposicin del producto no productos no conformes pendien-
Productos para
dar de baja o cualquiera de las siguientes alternativas
devolver bajo concesin especial conforme tes por definir disposicin.
utilizando como gua el instructivo
* Liberar y entregar al cliente bajo su autoriza- Producto no conforme devuelto
cin escrita. para su correccin o reposicin
* Dar de baja o definir disposicin
* Devolver al proveedor para su correccin o
reposicin
Inspeccionar y aceptar Para su liberacin el producto corregido o Responsable compra Remisin con evidencia de
producto corregido o
cambiado cambiado debe ser inspeccionado y aceptacin
aceptado
no
Devolucin
cliente?
si
Si se presentan devoluciones del cliente Responsable compra Producto no conforme devuel-
Almacenar producto no se almacenan identificados como no to del cliente almacenado en
conforme identificado conformes zona de no conformes
como no conforme
Se reporta la devolucin del cliente a la Responsable compra Producto no conforme devuel-
Reportar y registrar Direccin Administrativa y se registra to del cliente reportado y re-
devolucin del cliente
el ingreso gistrado.
Devolucin de
clientes
Se coordina con el cliente su reposicin Directora Administrativa Reposicin del producto al Demora en la reposicin al Seguimiento permanente por parte
en caso de que haya existencia disponible cliente cliente de la Direccin Administrativa
Reponer producto al
cliente Dar de baja y Adicionalmente Direccin Administrativa
definir disposicin
autoriza su baja, define la
responsabilidad para tomar acciones
Analizar datos de producto
no conforme, desempeo
procesos, quejas de clientes Se analizan los datos de entrada y se Responsables directos Datos resultantes analizados
y resultados auditorias
internas
verifica si existen fallas reales o de los procesos y verificados
potenciales, sistemticas o que afectan
A seriamente la satisfaccin del cliente y/o
o la efectividad del SGC
Conector
Formato/registro Instructivo Proceso pgina- Letras Conector
Actividad Decisin Manual asociado actividad -
nmeros
2/4
 ENTRADAS DIAGRAMA DE FLUJO DETALLE DE ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RIESGOS CONTROLES
A

Problemas reales o
no
potenciales sistemticas
o con una alta repercusin
sobre la satisfaccin del
3
cliente?

si
2
Oportunidad de mejora diligenciada
Datos resultantes analizados Si se detectan fallas Responsables directos
Expedir e informar No
y verificados Conformidad u se expide y remite al G.S.G.C. de los procesos en las columnas correspondien
Oportunidad de mejora una oportunidad de Mejora. tes en "Mejoramiento"

Oportunidad de
mejora

No Conformidad u Oportunidad de Registrar e informar no Se registra la no conformidad u

Oportunidad de mejora regis-
mejora diligenciada conformidad u oportunidad de G.S.G.C
oportunidad de mejora
mejora y se remite al responsable del trada, e informada
proceso a mejorar
No conformidad
Mejoramiento Oportunidad de
mejora

si
Requiere Si se requiere apoyo en un grupo de mejora in- Responsable principal Grupo de mejora definido y convo-
Oportunidad de mejora regis- grupo de terdisciplinario, se definen sus integran- del proceso a mejorar cado si se requiere.
mejora?
trada, y remitida tes y se citan a reunin.
Definir y convocar
no grupo de mejora
1
Grupo de mejora definido y convo- Utilizando tcnicas de solucin de pro- Responsable principal Causas reales de la no con- No definicin de causas reales Utilizar tcnicas de solucin de
cado si se requiere. Definir y registrar causas reales blemas, si se requiere, se definen y re- del proceso a mejorar formidad real o problema po- de la no conformidad o proble- problemas y grupos de mejora
de la no conformidad o problema
potencial
Oportunidad de mejora regis- gistran las causas de la no conformidad real Grupo de mejora si tencial registradas en formato ma potencial o confundir con dependiendo de naturaleza y com-
trada, y remitida o problema potencial. aplica de Mejoramiento consecuencias de la misma plejidad de la no conformidad o
Oportunidad de
mejora problema potencial.

Causas reales de la no con-
formidad real o problema po-
tencial registradas en formato
de Mejoramiento
Con basen en el anlisis de causas Responsable principal Planes de accin correctivos
Definir, registrar y difundir
planes de accin
correctivos o preventivos se define y registra el plan de accin co- del proceso a mejorar o preventivos registrados en
rrectivo o preventivo a aplicar y se di- el formato de Mejoramiento
Oportunidad de funde entre el personal involucrado y difundidos al personal
mejora
involucrado.

Planes de accin correctivos Implementar planes de Se implementan los planes de accin Personal responsable Plan de accin implementado No implementar los planes de Seguimiento a la implementacin
accin correctivos o
o preventivos registrados en preventivos correctivos o preventivos dentro del de implementar el plan accin dentro del plazo esta- del plan de mejora por parte de
el formato de Mejoramiento plazo estipulado y bajo el liderazgo y de accin blecido responsable principal del proceso
y difundidos al personal seguimiento del responsable principal a mejorar.
involucrado. Verificar implementacin del proceso a mejorar
planes de accin correctivos
o preventivos
Se verifica la correcta e integral aplica- G.S.G.C Plan de accin con verifica-

no cin del plan de accin correctivo o cin implementada.

preventivo.
Implemen-
tados? Si no se ha aplicado debidamente, el
proceso se devuelve a la definicin de
si las causas o definicin del plan de
accin segn corresponda.
B
Conector
Actividad Formato/registro Instructivo Proceso
Inicio/ Fin Decisin asociado
pgina- Letras Conector
actividad -
Manual nmeros

3/4
 ENTRADAS DIAGRAMA DE FLUJO DETALLE DE ACTIVIDADES RESPONSABLE(S) SALIDAS RIESGOS CONTROLES
Periodicamente se verifica la efectividad G.S.G.C. Planes de accin verificados Planes de accin no efectivos Anlisis de causas adecuado
B
de los planes de accin correctivos y en trminos de efectividad. y planes de accin difundidos y
Plan de accin con verifica- preventivos sobre los criterios de no con tiempos factibles de ejecucin
cin implementada. Verificar efectividad repetitividad de la no conformidad o por- y recursos disponibles.
planes de accin
correctivos o preventivos Levantar nuevamente la no
blema potencial y cumplimiento del objetivo conformidad para cumplir con todo el
propuesto a travs procedimiento nuevamente
de indicadores de gestin.

no

Cuadro de control de
Efectivos? 1 Mejorqamiento con No
Si los planes han sido efectivos, se G.S.G.C. Conformidades y
cierra la oportunidad de mejora, dejan- Oportunidad de mejora cerradas
si do evidencia en el registro correspon-
Planes de accin verificados diente.
en trminos de efectividad. Si los planes no han sido efectivos, el
proceso se puede devolver al anlisis
Cerrar oportunidad de de causas o definicin de planes de
mejora
accin segn corresponda.

Oportunidad de mejora cerrada Se prepara informe de gestin G.S.G.C. Informe de gestin

Preparar informe de
gestin sobre teniendo en cuenta el cierre de las
oportunidades de mejora oportunidades de mejora
el cual alimenta el proceso de Revisin por
3 la direccin

Gestin de Direccin
Informe de Gestin Revisin por la
direccin

Informes de gestin y medi- no

cin de procesos Se cumplen Si con base en el estudio de los infor- Comit de calidad Oportunidades de mejora
metas? 2
mes de gestin de los procesos, se por metas no cumplidas
registran incumplimiento de objetivos y
si metas establecidas, el proceso inicia
desde la expedicin de la oportunidad
Registrar en acta de mejora
conclusiones sobre mejora
del sistema de gestin de
calidad Se registran en acta del comit de cali-
dad las conclusiones y recomendacio-
nes de mejora para problemas potenciales,
FIN finalizando el proceso.

Conector
Actividad Formato/registro Instructivo Proceso pgina- Letras Conector
Inicio/ Fin Decisin Manual asociado actividad -
nmeros

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