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Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ingeniera
Escuela de Ingeniera Mecnica Industrial

ESTRATEGIA DE MEJORA CONTINUA PARA LA REDUCCIN


DE COSTOS DEL REA ADMINISTRATIVA EN UNA
EMPRESA PRIVADA

Alejandro Jos Grajeda Mariscal


Asesorado por el Ing. Philip Jurez-Paz Ghephart

Guatemala, junio de 2007


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

ESTRATEGIA DE MEJORA CONTINUA PARA LA REDUCCIN


DE COSTOS DEL REA ADMINISTRATIVA EN
UNA EMPRESA PRIVADA

TRABAJO DE GRADUACIN

PRESENTADO A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA


FACULTAD DE INGENIERA

POR
ALEJANDRO JOSE GRAJEDA MARISCAL
ASESORADO POR EL ING. PHILIP JUAREZ-PAZ GHEPHART

AL CONFERRSELE EL TTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL

GUATEMALA, JUNIO DE 2007


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE INGENIERA

NMINA DE JUNTA DIRECTIVA

DECANO: Ing.Murphy Olympo Paiz Recinos


VOCAL I: Inga.Glenda Patricia Garca Soria
VOCAL II: Inga. Alba Maritza Guerrero de Lpez
VOCAL III: Ing. Miguel ngel Dvila Caldern
VOCAL IV: Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz
VOCAL V: Br. Elisa Yazminda Vides Leiva
SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas

TRIBUNAL QUE PRACTICO EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

DECANO: Ing.Murphy Olympo Paiz Recinos


EXAMINADORA: Inga. Rossana Margarita Castillo Rodriguez
EXAMINADOR: Ing. Sergio Antonio Torres Mndez
EXAMINADOR: Ing. Jorge Armando Martnez Quinto
SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas
HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR

Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San


Carlos de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin
titulado:

Estrategia de mejora continua para la reduccin de costos


del rea administrativa en una empresa privada,

tema que me fuera asignado por la Direccin de la Escuela de Mecnica


Industrial, el 5 de marzo de 2007.

Alejandro Jos Grajeda Mariscal


ACTO QUE DEDICO A:

DIOS: Por darme la oportunidad de vivir y de


regalarme una familia maravillosa.

MIS PADRES: Jose Guillermo Grajeda Guadron y Eva Mariscal


Andrade de Grajeda, por ser los formadores de
vidas exitosas y creer en m plasmando su amor
en ayuda efectiva para culminar mis estudios.

MI ESPOSA: Marcela Alvarado, por ser mi razn de vivir


siendo la motivacin constante que me ha
servido para ser una mejor persona da a da.

MIS HERMANOS: Willy y Mauricio, por estar siempre all y confiar


en que todo esto poda ser posible.

MI FAMILIA: Por formar parte de mi alegra, mostrndome lo


maravilloso que es la vida.

MIS AMIGOS: Por brindarme su apoyo y permitir que ingrese


en sus vidas.

A ti, que an no has nacido pero que ya eres parte de mi vida,


cuando lo leas comprenders el amor que te tengo.
NDICE GENERAL

NDICE DE ILUSTRACIONES V
GLOSARIO VII
RESUMEN XI
OBJETIVOS XIII
INTRODUCCIN XV

1. ANTECEDENTES GENERALES
1.1. La empresa 1
1.2. Ubicacin 1
1.3. Visin 1
1.4. Misin 2
1.5. Valor 2
1.6. Organizacin 2
1.7. Organigrama 2
1.8. Marco legal 3
1.9. Alcances y lmites 3
1.10. Situacin actual 3

2. ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACIN
2.1. Generalidades 5
2.1.1. Enfoque tradicional 5
2.1.2. Misin 7
2.1.3. Metas 7
2.1.4. Anlisis externo e interno 7
2.1.5. Seleccin estratgica 8
2.1.6. Estructura organizacional 9
2.1.7. Seleccin de una estrategia 9
2.1.7.1. Ventajas y desventajas 10
2.1.8. Comercio internacional 11

I
2.8.1.1 Principios de las ventajas del
comercio internacional 12
2.8.1.2 Principio de las ventajas comparativas 12
2.8.1.3 Ventaja absoluta 13
2.8.1.4 Beneficios derivados del comercio
Internacional 13
2.8.1.5 Argumentos a favor y en contra del
establecimiento de aranceles 15
2.8.1.6 Trminos comerciales internacional
Incoterms 16
2.1.9. Acceso a mercados 35

3. PROPUESTA DE MEJORA CONTINUA


3.1. Calidad y satisfaccin del cliente 43
3.2. La mejora continua 45
3.2.1. Elementos culturales 46
3.2.2. El proceso 49
3.2.3. Planificacin 55

4. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE MEJORA


CONTINUA
4.1. Identificacin de los servicios a entregar 59
4.1.1. Inventario de servicios 59
4.1.2. Usuarios 63
4. 2. Procesos 64
4.2.1. Gestin 65
4.2.2. Concepto 66
4.2.3. Elementos 68
4.2.4. Clasificacin 70
4.2.5. Identificacin 72
4.2.6. Seleccin 74
4.2.7 Descripcin y documentacin de un proceso 76

II
5. SEGUIMIENTO A LA MEJORA CONTINUA
5.1. Control 79
5.2. Indicadores 83
5.2.1 Tipos de indicadores 85
5.2.2 Definicin 88
5.3. Cuadros de mando 89
5.4. Estndares de calidad. 90
5.5. Objetivos operativos 92

CONCLUSIONES 95
RECOMENDACIONES 97
BIBLIOGRAFA 99
ANEXOS 101

III
IV
NDICE DE ILUSTRACIONES

FIGURAS

1. Organigrama 3
2. Frmula de servicio al cliente 44
3. Seguimiento y medicin 54
4. Perspectivas en prestacin de servicios 64
5. El proceso 67
6. Esquema general de entrega de un servicio a un usuario y
la ejecucin de proceso correspondiente. 67
7. Elementos de un proceso 68
8. Elementos de un proceso 2 69
9. Elementos de un proceso concreto 69
10. Los procesos 71
11. Clasificacin de los procesos 73
12. Criterios de los procesos 75
13. Documentacin de un proceso 76
14. Sistema integrado de gestin 80
15. Condiciones de funcionamiento 82
16. Niveles de control 82
17. Controles 83
18. Indicadores 85
19. Tipos de indicadores 88
20. Documentacin bsica 88
21. Grfica Agexpront 101
22. Mapa de procesos unidad organizativa 102
23. Descomposicin de procesos 103
24. Documentacin de procesos 104
25. Condiciones de inicio de proceso 105
26. Matriz de seleccin de procesos 106

V
VI
GLOSARIO

Alta direccin: Equipo directivo de la organizacin, integrado por el


director general y aquellas personas que le reportan
directamente.

Alto desempeo: Es la actuacin capaz de generar el mayor valor,


conocimiento y aprendizaje posibles, a travs del
ejercicio y mejoramiento de los sistemas de trabajo y de
los hbitos de mejora continua.

Auditoria: Consiste en la verificacin del cumplimiento de las


normas, metodologa y procedimientos de los sistemas y
procesos.

Benchmarking: Metodologa utilizada por equipos de mejora para


identificar y analizar prcticas ejemplares de otras
organizaciones y adaptarlas a las condiciones de su
propio entorno.

Cadena de valor: Se refieren al conjunto de procesos que se combinan


para transformar insumos en productos y/o servicios con
el propsito de maximizar el valor para los clientes
externos.

Ciclo de
operacin: Perodo de tiempo que transcurre desde que inicia hasta
que termina una operacin.

VII
Competitividad: Capacidad para igualar al menos o superar a las
organizaciones del mismo ramo en la calidad de sus
productos o servicios; en sus costos de produccin y
distribucin.

Cultura
Organizacional: Conjunto de creencias, valores, polticas, sistemas,
procesos, normas, comportamientos, mitos, lenguaje,
smbolos y conductas, que representan la forma de ser
de una organizacin.

FODA: Debilidades - Amenazas - Fortalezas Oportunidades;


reas de identificacin y anlisis en las etapas de
planificacin estratgica las cuales describen el entorno
que influye a la organizacin y su propia capacidad.

Desarrollo
Sostenido: Es el resultado del esfuerzo permanente de una
organizacin por crear valor a sus clientes y usuarios,
personal, comunidad, medio ambiente, accionistas y
organizacin, por la mejora continua de sus productos,
procesos y sistemas de trabajo.

Efectividad: Se refiere a la capacidad para entregar los resultados


planeados.

Eficiencia: Es el aprovechamiento de los recursos disponibles. Es


sinnimo de productividad.

Enfoque: Se refiere a la filosofa de diseo de sistemas y procesos


de la organizacin para lograr los propsitos y
estrategias definidos en funcin de su visin y misin.

VIII
Estandarizacin: Es la accin de instalar o implantar procesos o sistemas,
nuevos o modificados, y un sistema de medicin para
lograr un desempeo consistente, controlado, con
caractersticas similares, independientemente de las
personas que lo operen:

Estructura
Sistmica: Es la manera en la que los elementos de un sistema
estn organizados para interrelacionarse de forma
ptima.

Evaluacin: Proceso utilizado para verificar y medir el impacto de


procesos en base al cumplimiento de objetivos pre-
establecidos y las caractersticas de productos y
servicios.

Facultamiento: Es la accin de asumir y promover propiedades poder y


compromiso personal, (ejercido en forma individual o
grupal), para elegir qu hacer y cmo hacerlo.

Indicador: Es un signo o medicin de un fenmeno.

Informacin
significativa: Se refiere a los datos e informacin cualitativa y
cuantitativa con representacin estadstica.

ISO 9000: Conjunto de normas que certifican que una organizacin


dispone de un sistema de calidad acorde a una serie de
requerimientos y recomendaciones definidas por la
misma.

IX
Liderazgo: Se refiere a los comportamientos y acciones que toma la
mxima autoridad, para inspirar, convencer o impulsar al
personal hacia el logro de la visin y misin de la
organizacin.

Mejora
continua: Actitud y disciplina que resulta del concepto de que todo
se puede mejorar y que este trabajo nunca termina.

Nivel: Grado alcanzado por una magnitud en comparacin con


un valor que se toma como referencia.

Pensamiento
sistmico: Escuela de pensamiento que se enfoca a reconocer las
interconexiones entre las partes de un sistema y las
sintetiza en la visin unificada de un todo.

Proactivo: Capacidad de tomar la iniciativa para anticiparse a los


hechos con acciones preventivas e innovadoras y con
base en informacin prospectiva confiable.

Proceso: Es un conjunto de actividades que suceden de forma


ordenada a partir de la combinacin de materiales,
maquinaria, gente, mtodos y medio ambiente, para
convertir insumos en productos o servicios con valor
agregado.

Reingeniera: Rediseo de forma radical de procesos para aumentar la


calidad y velocidad del servicio, a la vez que se reducen
los costes.

X
RESUMEN

A lo largo de la historia han existido lderes que aplicaban soluciones


que hoy podran ser perfectamente aceptadas. Sin embargo la complejidad
del mundo actual ha llevado a expertos en las ramas ms diversas a definir
teoras, tcnicas, mtodos o conceptos que puedan llevar al xito a la
gestin empresarial.

Las empresas guatemaltecas tienen la imperiosa necesidad de


obtener una produccin cada vez mayor y con una eficiencia relevante como
va de solucin a su situacin actual y a la insercin en el mercado
internacional, para lo cual se requiere de un alto grado de competitividad, lo
que exige la implantacin de un proceso de mejoramiento continuo. Un plan
de mejora requiere que se desarrolle en la empresa un sistema que permita
contar con empleados habilidosos, entrenados para hacer el trabajo bien,
para controlar los defectos, errores y realizar diferentes tareas u
operaciones. As mismo, contar con empleados motivados que pongan
empeo en su trabajo, que busquen realizar las operaciones de manera
optima y sugieran mejoras y contar con empleados con disposicin al
cambio, capaces y dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones en la
organizacin.

El verdadero progreso en la empresa solo se ha logrado cuando el


ejecutivo de ms alta jerarqua decide que l personalmente liderar el
cambio. En este sentido existen diferentes procedimientos encaminados a
centrar la atencin en las exigencias que se imponen al proceso o funcin y
lograr convertir los requerimientos en especificaciones tcnicas, y estas en
un proceso de trabajo definido, algunos de estos procedimientos sern
descritos en el presente trabajo.

XI
XII
OBJETIVOS

GENERAL
Brindar las herramientas para comprender cmo se debe de realizar una
actividad empresarial adecuada aplicando una estrategia de mejora
continua.

ESPECFICOS

1. Demostrar que la mejora continua significa que el indicador ms


fiable de la mejora de la calidad de un servicio sea el incremento
continuo y cuantificable de la satisfaccin del cliente.

2. La creacin de una cultura de mejora continua en una organizacin.

3. Reflejar la necesidad que tiene un administrador de conocer ms


sobre el tema de importaciones y aplicar ciertas estrategias para la
cumplir con los objetivos econmicos trazados por las organizaciones.

4. Describir la importancia de la correcta interpretacin de los beneficios


econmicos que puede obtener la empresa al conocer la informacin
bsica que contienen convenios internacionales.

5. Establecer qu tipos de trminos de negociacin existen en el


mercado, que pueden ayudar a la reduccin de costos en las compras
internacionales.

6. Identificar los factores que pueden apoyar al departamento


administrativo a controlar los costos del departamento de
importaciones.

XIII
7. Aportar una gua de pasos a seguir en determinadas situaciones
aplicando la mejora continua.

XIV
INTRODUCCIN

En la actualidad y ante las amenazas constantes del medio ambiente


econmico, es necesario planificar las actividades que se desarrollan en las
empresas. Y de suma importancia es planificar todas aquellas actividades
financieras que repercutan gastos en dlares para las organizaciones como
las importaciones.

En Guatemala la mayora de las actividades de la Balanza de Pagos


la representan las importaciones, por lo cual es de suma importancia velar
porque se reduzcan los costos fijos que stas representan.

Se detalla tambin un resumen sobre la importancia de los diversos


factores que pueden intervenir directamente en los costos de las compras
internacionales. Algunos de ellos son los pases con los que Guatemala
tiene un Acuerdo Comercial que son en su mayora bilaterales, es decir que
benefician a ambas naciones negociadoras.

Se ha enfocado esta investigacin con un anlisis cualitativo de los


aspectos observables en el ambiente econmico actual, por lo que se ha
consultado fuentes bibliogrficas referenciales para el desarrollo del marco
terico, fundamentando la investigacin de tipo descriptiva.

Los ciudadanos cada da demandan a la administracin pblica y


privada servicios de mayor calidad. Quieren servicios ms rpidos, ms
fiables, con horarios ms amplios, servidos por funcionarios que les tratan
con cortesa y respeto en ventanillas nicas. Al mismo tiempo exigen que la
administracin reduzca su dficit y que los servicios que reciben estn en
consonancia con los impuestos que pagan.

XV
Estas demandas de los ciudadanos no son nuevas, pero las crticas
por la baja calidad de los servicios que presta la administracin son cada da
ms frecuentes y, por tanto, la necesidad de cambio se hace ms
apremiante. Esto obliga a la administracin entregar a los ciudadanos
servicios de calidad, adaptados a sus necesidades y expectativas.

Aunque se pueden dar muchas definiciones de calidad y de


servicios de calidad, el factor clave para lograr un alto nivel de calidad en el
servicio es igualar o sobrepasar las expectativas que el cliente tiene respecto
al servicio. Los juicios sobre la alta o baja calidad del servicio dependen de
cmo perciben los clientes la realizacin del servicio en contraste con sus
expectativas.

Por lo anteriormente expuesto, la presente investigacin persigue no


solamente el anlisis de la situacin de una empresa existente, sino que
tales antecedentes sean de inters general a todos los involucrados en el
segmento empresarial que persigan el objetivo de mejora e implementar la
misma como una estrategia administrativa,

XVI
1. ANTECEDENTES GENERALES

1.1 La empresa

La empresa analizada en el presente trabajo y tomada como modelo


bsico de la investigacin, limita la divulgacin de sus datos propios, as como
la identificacin. Sus caractersticas en determinado momento son comunes a
otros sectores empresariales que requieren de la estrategia de mejora continua
y su debida implementacin. El objetivo era seleccionar aquellos productos que
no haba, considerando en especial la calidad y tecnologa, unido a ventajosos
precios. Nace bajo conceptos innovadores de comercializacin, distribucin y
promocin de artculos de oficina, papelera, escolar y hogar, teniendo como
objetivo principal ofrecer un servicio personalizado, profesional y tico.

1.2 Ubicacin

Las oficinas administrativas se encuentran ubicadas en la zona 10 y las


bodegas en la zona13 de la ciudad capital de Guatemala, estando registrada
debidamente conforme lo estipula las leyes guatemaltecas. Su actividad
principal se enfoca a la importacin y exportacin en general.

1.3 Visin

Prestacin de un servicio eficiente y dinmico al cliente y que pueda


satisfacer todos sus requerimientos sin ninguna limitacin. Consolidando
nuestra posicin como distribuidor de alta calidad y con una rentabilidad

1
sostenible. Llenamos las necesidades de cada mercado con servicios y
productos diferenciados de calidad.

1.4 Misin

Contribuir al desarrollo de Guatemala a travs de los servicios que se


prestan de forma permanente, como una corporacin que ofrece soluciones
proveyendo de artculos de la ms alta calidad, precios razonables y
competitivos.

1.5 Valor

Ser una entidad eminentemente nacional sin vnculos ni dependencia de


ninguna naturaleza, con fines trazados a largo plazo.

1.6 Organizacin

La empresa se conforma como una sociedad annima y todas las


disposiciones emanan del Gerente general. Las mismas son avaladas por la
Junta Directiva, conformada por los socios accionistas.

1.7 Organigrama

Se hace notar que la empresa utiliza un organigrama de tipo vertical (tipo


clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las
unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin
jerrquica descendente.

2
Figura 1. Organigrama

1.8 Marco legal

La empresa se encuentra inscrita en el Registro Mercantil de Guatemala,


como una Sociedad Annima. Su contabilidad y registros financieros son
supervisados y fiscalizados por la Superintendencia de Administracin tributaria
SAT, y cumple en la actualidad con todos los requisitos establecidos por las
leyes del pas.

1.9 Alcances y lmites

Se persigue la prestacin de un servicio eficiente y dinmico al cliente y


que pueda satisfacer todos sus requerimientos sin ninguna limitacin, en todo el
territorio nacional y Centro Amrica sin ninguna restriccin. Sin embargo debido
a la legislacin existente en otras reas fuera de lo mencionado, no es posible
por el momento expandir los servicios actuales a nivel geogrfico.

1.10 Situacin actual

Actualmente la empresa cuenta con un nmero de cuentas muy amplio


que le permite obtener utilidades de acuerdo a lo planificado. A pesar de ello se
ha observado bastante inconformidad por parte de sus clientes, quienes

3
manifiestan no obtener la atencin deseada a sus requerimientos. Esto hace
que la empresa se interese por una mejora continua para poder mermar la
insatisfaccin y superar esos obstculos que antes no se haban presentado.

Aconsejado por grandes distribuidores, se decidi dar inicio a una


distribucin mayorista, con el propsito de atender mejor a los clientes
nacionales. La empresa cuenta hoy con 12 empleados y con 1.000 m2 de
bodega. La tradicin de la empresa comenz en 2001, la idea generadora fue
crear una casa comercial especializada en artculos para oficina, arte, dibujo
tcnico, papeles y productos de diferentes pases del mundo. Se apoya en un
equipo de profesionales dinmico que contribuyen al logro de Desarrollo de
Relaciones Comerciales Productivas y duraderas.

4
2. ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACIN

2.1 Generalidades

A lo largo de la historia, las personas han desarrollado mtodos e


instrumentos para establecer y mejorar las normas de actuacin de sus
organizaciones e individuos. Desde los antiguos egipcios se desarrollaron
mtodos con el deseo de mejorar sus sistemas.

El mejoramiento continuo ms que un enfoque o concepto es una


estrategia, y como tal constituye una serie de programas generales de accin y
despliegue de recursos para lograr objetivos completos, pues el proceso debe
ser progresivo. No es posible pasar de la oscuridad a la luz de un solo brinco.
En la actualidad el Sistema Empresarial se encuentra en un proceso de
perfeccionamiento que en s constituye un programa de mejora, pero en la
medida en que este se apoye en enfoques utilizados en la prctica mundial se
obtendrn mejores resultados.

2.1.1 Enfoque tradicional

Estrategia en su enfoque tradicional, se define como la determinacin de


las metas y objetivos bsicos a largo plazo en una empresa, junto con la
adopcin de cursos de accin y la distribucin de recursos necesarios para
lograr estos propsitos, el modelo o plan que integra las principales metas,
polticas y cadenas de acciones de una organizacin dentro de una totalidad

5
coherente, un plan unificado, amplio e integrado, diseado para asegurar que
se logren los objetivos bsicos de la empresa11.

Este es el enfoque en el que se basa la investigacin actual, ya que un


administrador debe contar con estrategias planificadas, que repercutan en la
consecucin de las metas y objetivos de la empresa. Apoyando de esta forma
la visin econmica de la misma. Para cumplir con la visin econmica de la
empresa, se debe crear un modelo del proceso de administracin estratgica,
utilizando como base los cinco componentes de la misma:
1. La seleccin de la misin y las principales metas corporativas
2. El anlisis del ambiente competitivo externo de la organizacin para
identificar las oportunidades y amenazas
3. El anlisis del ambiente operativo interno de la organizacin para
identificar las fortalezas y debilidades de la organizacin
4. La seleccin de estrategias fundamentadas en las fortalezas de la
organizacin y que corrijan sus debilidades con el fin de tomar ventaja de
oportunidades externas y contrarrestar las amenazas externas.
5. La implementacin de la estrategia. La tarea de analizar el ambiente
interno y externo de la organizacin para luego seleccionar una
estrategia apropiada, por lo general, se llama formulacin de estrategias.
En contraste, la implementacin de estrategias en forma tpica involucra
el diseo de estructuras organizacionales apropiadas y sistemas de
control a fin de poner en accin la estrategia escogida por una
organizacin.

1 Charles W. L. Hill / Gareth R. Jones, III Edicin, Administracin Estratgica, Un Enfoque Integrado, Editorial
Mc Graw Hill, Captulo I, Pg. 5

6
2.1.2 Misin

La misin de la empresa, expondr la existencia de la organizacin y el


qu debe hacer.

2.1.3 Metas

Las metas principales especifican lo que la organizacin espera cumplir


de mediano a largo plazo. La mayora de las organizaciones con nimo de
lucro operan con base en una jerarqua de metas en cuya cima se encuentra la
maximizacin de la ganancia del accionista. Las metas secundarias son
objetivos que la compaa juzga necesarios si pretende maximizar la ganancia
del accionista.

En base a lo anterior, si dentro de las metas principales de la


organizacin est maximizar la ganancia de los accionistas, por ende se deben
de reducir los costos mediante el anlisis de costo beneficio, el cual es un
estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar los objetivos o de
obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversin realizada.22

2.1.4. Anlisis externo e interno

El anlisis externo es el ambiente operativo externo de la organizacin.


Su objetivo consiste en identificar las oportunidades y amenazas estratgicas
en el ambiente operativo de la organizacin. En esta etapa se deben examinar
tres ambientes interrelacionados: el inmediato, o de la industria, el ambiente
nacional y el macro ambiente econmico.

2
2 Auditora Administrativa, Benjamn Franklin F., Editorial Mc Graw Hill, Captulo III, Pg. 75

7
El anlisis interno posibilita fijar con exactitud las fortalezas y debilidades
de la organizacin. Tal anlisis comprende la identificacin de la cantidad y
calidad de recursos disponibles para la organizacin. En esta parte se observa
cmo las compaas logran una ventaja competitiva, adems se analiza el rol
de las habilidades distintivas, los recursos y capacidades en la formacin y
sostenimiento de la ventaja competitiva de una firma.

2.1.5 Seleccin estratgica

El siguiente componente involucra la generacin de una serie de


alternativas estratgicas, dadas las fortalezas y debilidades internas de la
compaa junto con sus oportunidades y amenazas externas.

El proceso de seleccin estratgica requiere identificar el conjunto


respectivo de estrategias que mejor le permitan a una organizacin sobrevivir y
prosperar en el ambiente competitivo mundial. Cuatro estrategias que un
administrador debe tomar en cuenta para la reduccin de costos en las
importaciones:
Estrategia a nivel funcional: La ventaja competitiva proviene de la
capacidad de una compaa para lograr un nivel superior de eficiencia,
calidad, innovacin y capacidad de conformidad del cliente.
Estrategia a nivel de negocios: Comprende el tema competitivo general
seleccionado por una compaa para hacerle nfasis a la forma como
sta se posiciona en el mercado para ganar una ventaja competitiva.
Estrategias globales: En el mundo actual de mercados y competencia
globales, lograr una ventaja competitiva y maximizar el desempeo exige
cada vez ms que una compaa expanda sus operaciones ms all de
su pas.

8
Estrategia a nivel corporativo: Esta estrategia debe resolver la pregunta
En qu negocios debemos ubicarnos para maximizar la utilidad a largo
plazo de la organizacin? Para la mayora de organizaciones competir
en forma exitosa con frecuencia involucra integracin vertical,
diversificacin, alianzas estratgicas, adquisiciones y nuevas
operaciones o reestructurar su portafolio de negocios con el fin de
mejorar su desempeo.

2.1.6 Estructura organizacional

Para lograr el funcionamiento de una estrategia, la empresa necesita


disear una estructura, lo cual implica asignar responsabilidad de tareas y
autoridad para la toma de decisiones. As tambin debe de disearse un
sistema de control organizacional. El propsito de la misma es evaluar de la
mejor forma el desempeo y controlar las acciones del departamento de
Importaciones.

2.1.7 Seleccin de una estrategia

Las compaas siguen una estrategia a nivel de negocios para lograr una
ventaja competitiva que les permita superar el desempeo de los rivales y
obtener rendimientos superiores al promedio. Pueden escoger entre tres
enfoques genricos competitivos: liderazgo en costos, diferenciacin y
concentracin. Estas estrategias se denominan genricas porque todos los
negocios o industrias pueden seguirlas independientemente de si son
compaas manufactureras o de servicios.

La meta de una compaa en la bsqueda de una estrategia de liderazgo


en costos o de bajo costo es superar el desempeo de los competidores al

9
hacer lo posible para generar bienes o servicios a un costo inferior que el de
aquellos.3 Dos ventajas resultan de esta estrategia. En segundo lugar, si
aumenta la rivalidad industrial y las compaas empiezan a competir en precios,
el lder en costos podr resistir mejor la competitividad que otras empresas
gracias a sus costos menores. Por estas razones, los lderes en costos
probablemente obtengan utilidades superiores al promedio. Pero cmo lograr
obtener costos inferiores? El desconocimiento de medios de pago, trminos de
negociacin y una planeacin estratgica adecuada para la internacin de las
mercancas realizadas en las compras internacionales.

El lder en costos al desarrollar habilidades distintivas, la meta


predominante del lder en costos debe ser desarrollar habilidades que le
permitan aumentar su eficiencia y disminuir costos comparados con los de sus
rivales. El desarrollo de habilidades distintivas en importaciones y
administracin de materiales es esencial para lograr esta meta. A su vez, esto
posibilita que la fabricacin realice prolongadas jornadas de produccin y as
obtener economas de escala y reducir costos. Una estrategia de bajo costo, a
menudo implica estrictos controles de produccin y un uso riguroso de
presupuestos para controlar los gastos fijos de la empresa.

2.1.7.1 Ventajas y desventajas

Enfocndose en el Modelo de Cinco Fuerzas, una industria se define


como un grupo de compaas oferentes de productos o servicios que son

3
Ventajas y Desventajas de la Estrategia a Nivel de Negocios, Liderazgo en Costos, Charles W. L. Hill /
Gareth R. Jones, Administracin Estratgica, Un enfoque Integrado, III Edicin, Editorial Mc Graw Hill 1996, Captulo 6,
Pag. 175

10
4
sustitutos cercanos entre s. Los sustitutos cercanos son productos o
servicios que satisfacen las mismas necesidades bsicas del consumidor.

El desafo para los gerentes consiste en analizar las fuerzas competitivas


de un ambiente industrial a fin de identificar las oportunidades y amenazas que
enfrenta una organizacin. Porter desarroll un marco terico para auxiliar a los
gerentes en la realizacin de este anlisis. Las cinco fuerzas que generan la
competencia dentro de una industria son:
1. El riesgo por el nuevo ingreso de potenciales competidores
2. El grado de rivalidad entre compaas establecidas dentro de una
industria
3. El poder de negociacin de los compradores
4. El poder de negociacin de los proveedores

2.1.8. Comercio internacional

Los pases participan en el comercio internacional porque les resulta


provechoso5, y ello puede deberse a varias razones:
Diversidad en las condiciones de produccin entre las distintas regiones
y rea: Las diferencias en las condiciones de produccin en cuanto a
clima, dotacin de recursos naturales, de capital fsico y humano y
tecnologa son algunas de ellas. En estas circunstancias, el comercio es
el resultado lgico de la diversidad en las posibilidades de produccin de
los distintos pases.
Diferencias en los gustos y en los patrones de consumo de los
individuos: Aunque las condiciones de produccin entre los pases sean

4
Modelo de Cinco Fuerzas, segn Michael Porter de Harvard School Business Administration, Ref. Charles
W. L. Hill / Gareth R. Jones, Administracin Estratgica, Un Enfoque Integrado, III Edicin, Editorial Mc Graw Hill, 1996
Captulo 6 Pg. 175.
5
Comercio Exterior y Crdito Documentario, Villegas, Carlos Gilberto / Editorial Astrea 1,993, Cap.I, Pg. 7

11
similares, existen diferencias en los gustos de los consumidores que
pueden justificar la aparicin del comercio internacional.
Existencia de economas de escala: En determinadas actividades
manufacturadas existen economas de escala, esto es, los costos medios
decrecen conforme aumenta la produccin. En estas industrias, el
comercio internacional aparece como una va para permitir la produccin
en masa y, de esta forma, lograr apreciables reducciones en los costos.
La especializacin hace posible la aparicin de las economas de escala
y el comercio internacional se presenta como instrumento idneo para
resolver el problema de excedentes de cada pas.

2.8.1.1 Principios de las ventajas del comercio


internacional

Generalmente los pases debido a su macro ambiente, encuentran


mayores ventajas para producir determinados productos6, ya sea por obtener
mano de obra ms econmica, alta tecnologa o el medio ambiente que influya
en el desarrollo de ciertos cultivos.

2.8.1.2. Principio de las ventajas comparativas

Adems de estas razones, hay un principio que resalta en todo tipo de


comercio, y es el de las ventajas comparativas. Segn este principio, los pases
tienden a especializarse en la produccin y exportacin de aquellas mercancas
en las que poseen mayores ventajas comparativas frente a otros pases. El
resultado de esta especializacin es que la produccin mundial, y en
consecuencia su capacidad para satisfacer los deseos de los consumidores,
ser mayor que si cada pas intentase ser lo ms autosuficiente posible.

6
Comercio Exterior y Crdito Documentario, Villegas, Carlos Gilberto / Edit. Astrea 1,993 Captulo I Pg. 13

12
2.8.1.3 Ventaja absoluta

Un pas posee ventaja absoluta sobre otros pases en la produccin de


un bien cuando puede producir ms cantidad de dicho bien con los mismos
recursos que sus competidores.

2.8.1.4 Beneficios derivados del comercio internacional

Cuando cada pas se especializa en la produccin de aquellos bienes en


los que se tienen ventajas comparativas, todos se ven beneficiados. Los
trabajadores de los dos pases obtienen una mayor cantidad de bienes
empleando el mismo nmero de horas de trabajo que cuando no se abren al
comercio.

Desde el punto de vista de su eficacia econmica, no hay dudas sobre


las ventajas de comercio exterior no intervenido, es decir, del librecambio. Pero
existen una serie de hechos que aconsejan o justifican, segn los casos, cierto
grado de intervencionismo o proteccionismo. Un rgimen comercial
internacional de perfecto librecambio, es decir, una situacin en la que exista
libre circulacin de bienes y servicios entre pases sin ningn tipo de
condiciones, no se ha dado nunca en la historia econmica. Ha habido
momentos de mayor o menor grado de liberalizacin en las relaciones
econmicas internacionales, pero siempre han existido algunas dificultades
impuestas por los pases en contra de la libre circulacin de mercancas. Este
tipo de disposiciones se denominan medidas proteccionistas. En ocasiones, lo
que se pretende es proteger a una industria que se considera estratgica para
la seguridad nacional. Otras veces se adoptan estas disposiciones para
fomentar la industrializacin mediante un proceso de sustitucin de
importaciones por productos fabricados en el propio pas. Otro argumento

13
utilizado es el de hacer posible el desarrollo de industrias nacientes esto es,
industrias que no podran competir con las de otros pases que se han
desarrollado con anterioridad.

La poltica comercial influye sobre el comercio internacional mediante


aranceles, contingentes a la importacin, barreras no arancelarias y
subvenciones a las exportaciones. De las medidas que integran la poltica
comercial, las ms difundidas son los aranceles. Un arancel es un impuesto o
derecho que el gobierno exige a los productos extranjeros con el objeto de
elevar su precio de venta en el mercado interno, y as proteger los productos
nacionales para que no sufran la competencia de bienes ms baratos.

Un arancel tiende a elevar el precio, a reducir las cantidades consumidas


e importadas y a incrementar la produccin nacional. Los ingresos arancelarios
suponen una transferencia al Estado por parte de los consumidores, ya que
stos no reciben nada a cambio de aqul, pero no representan un costo para la
sociedad, ya que el Estado los utiliza en su presupuesto de gastos.

Otra parte de los pagos que realizan los consumidores se canaliza hacia
las empresas nacionales productoras de los bienes arancelados en forma de
mayores beneficios. Las empresas nacionales venden ahora su produccin a un
precio mayor y obtienen como beneficio la diferencia entre el nuevo precio
vigente en el mercado y el costo del producto.

Adems, los consumidores incurren en otro costo representando por la


prdida de excedente, originado por la disminucin del consumo. En definitiva,
los aranceles originan ineficiencia econmica, pues la prdida ocasionada a los
consumidores excede la suma de los ingresos arancelarios que obtiene el

14
Estado y los beneficios extra que reciben los productores nacionales. El
establecimiento de un arancel, en resumen, tiene cuatro efectos fundamentales:
1. Anima a determinadas empresas ineficientes a producir.
2. Induce a los consumidores a reducir sus compras del bien sobre el que
se impone el arancel por debajo del nivel eficiente.
3. Eleva los ingresos del Estado.
4. Permite que la produccin nacional aumente.

2.8.1.5 Argumentos a favor y en contra del


establecimiento de aranceles

Defensa de la industria nacional: Quienes defienden este argumento,


sostienen que evitar el despilfarro no es el nico objetivo de una sociedad. El
arancel, al proteger la industria nacional, fomenta la creacin de empleo. Para
compensar que la mano de obra de otros pases es ms barata: Se puede
formular dos objeciones a este razonamiento. En primer lugar, es probable que
los trabajadores extranjeros sean menos productivos. En segundo lugar, debe
recordarse que uno de los factores que explica el comercio internacional es la
existencia de diferencias internacionales en las dotaciones de factores.

El comercio aparece como una va para explotar las peculiares


condiciones de produccin de cada pas y para aprovechar las ventajas
comparativas, exportando aquellos productos que podemos elaborar a un costo
relativamente menor e importando los productos en los que otros pases tienen
ventajas comparativas. Defensa ante las preferencias de otros pases: La
validez de esta argumentacin depende de si la preferencia se establece con
carcter temporal o permanente. Si es permanente, se justifica el
establecimiento de aranceles, si no lo es, sern los productores nacionales los
que se vern afectados por la medida. Esto se debe a que, inicialmente, ante la

15
entrada de productos extranjeros baratos, los productores nacionales tendrn
que reducir la actividad y posteriormente, cuando desaparezca la preferencia,
debern aumentarla.

2.8.1.6 Trminos comerciales internacionales


Incoterms

Los INCOTERMS son los trminos comerciales internacionales o reglas


internacionales uniformes que definen y reparten claramente las obligaciones,
los gastos y los riesgos del transporte internacional y del seguro, tanto entre el
exportador y el importador.7 Por lo tanto determinan el alcance de las
clusulas comerciales incluidas en un contrato de compra-venta internacional,
solucionando problemas derivados de las diversas interpretaciones que pueden
darse segn los pases involucrados y reduciendo las incertidumbres derivadas
de las mltiples legislaciones, usos y costumbres. Estos trminos son
reconocidos como estndares internacionales por las autoridades aduaneras y
las cortes de todos los pases.

Cuando los comerciantes entran en un contrato de compra y la venta de


mercancas, estn libres de negociar trminos especficos en su contrato.
Estos trminos incluyen el precio, la cantidad, y las caractersticas de las
mercancas. Cada contrato internacional contiene lo qu se refiere como
INCOTERMS (reglas internacionales para la interpretacin de trminos
comerciales). El INCOTERM seleccionado por los comerciantes de la
transaccin, determinada quin pagar el costo de cada segmento del
transporte, quin es responsable de cargar y descargar la mercanca, y quin
lleva el riesgo de la prdida en un momento dado durante el envo internacional.
INCOTERMS tambin influencian el valor de la mercanca importada a travs

7
INCOTERMS, fuente Agexpront, Guatemala 2006

16
de una aduana. Los INCOTERMS son supervisados y administrados por la
Cmara de Comercio Internacional en Pars y son incluidos por las principales
naciones comerciales del mundo. Actualmente hay 13 INCOTERMS en uso, y
pueden ser considerados en trminos de la base citada arriba. Todos los
INCOTERMS actuales estn descritos a continuacin. Cabe decir que EXW,
FOB, CIF y DDP son los INCOTERMS usados ms frecuentes.

Referencia histrica de los INCOTERMS


Las leyes propias de cada pas o unin de pases proporcionan cobertura
jurdica dentro del territorio en el que han sido aprobadas, no pudiendo, no
obstante, ser aplicables fuera de su dominio. Esta situacin supone la dificultad
de decidir cul es la reglamentacin aplicable en un contrato de compra-venta
entre dos pases con legislaciones diferentes.

A comienzos del siglo XX se estableci la necesidad de solventar dicha


problemtica para reducir el riesgo de complicaciones legales y de sta forma
facilitar el intercambio en el comercio internacional. En el marco de la Cmara
de Comercio Internacional (CCI), los exportadores mundiales y el resto de los
sectores comerciales aprobaron una primera normativa que posteriormente ha
sido objeto de distintas revisiones: son los INCOTERMS, acrnimos de los
trminos ingleses Internacional Commercial Terms (Trminos de Comercio
Internacional).

Desde su creacin en 1936, los INCOTERMS han sufrido diversas


actualizaciones con el objetivo de mejorar y dar mayor apoyo a los
comerciantes. Se han incluido constantes modificaciones para adaptarlos a las
presentes prcticas comerciales y adecuarlos al desarrollo del Comercio
Internacional hasta el 2000.

17
Importancia de los INCOTERMS en las transacciones internacionales
La globalizacin de los mercados internacionales ha impulsado de
manera dinmica la venta de mercancas en ms pases y en mayores
cantidades, es as como a medida que aumenta el volumen y la complejidad de
las ventas, tambin crecen las posibilidades de malentendidos y litigios
costosos cuando no se especifican de forma clara y precisa las obligaciones y
riesgos de las partes. Carecen de toda fuerza normativa o legal, obteniendo su
reconocimiento de su cotidiano y constante uso mundial, por lo que para que
sean de aplicacin a un contrato determinado, ste deber especificarlo as.

Los INCOTERMS regulan:


La distribucin de documentos.
Las condiciones de entrega de la mercanca.
La distribucin de los costes de la operacin.
La distribucin de riesgos de la operacin.
Pero no regulan:
La legislacin aplicable a los puntos no reflejados en los INCOTERMS.
La forma de pago de la operacin.
Son marca registrada de ICC Publishing, Inc.

Por ello, el adecuado uso y aplicacin de los INCOTERMS, en las


transacciones internacionales propenden en gran medida por: facilitar la gestin
de toda operacin en comercio internacional, delimitar claramente las
obligaciones de las partes disminuir el riesgo por complicaciones legales, y
establecer unas reglas internacionales para la interpretacin de los trminos
comerciales ms utilizados. La idea de lograr un lenguaje internacional para los
trminos comerciales, naci en 1919. Se han modificado en la medida que el
comercio y el transporte han evolucionado. En el curso de su historia la Cmara
de Comercio Internacional ha efectuado siete ajustes, el ltimo de ellos en el

18
ao 2000. En estos ya se contemplan las transacciones comerciales a travs de
la comunicacin electrnica. De esta forma, en caso de conflicto quedan
claramente establecidas las responsabilidades y obligaciones de las partes que
intervienen en la operacin. Estas reglas son de aceptacin voluntaria por cada
una de las partes y pueden ser incluidas en el contrato de compraventa
internacional.

Propsito y clasificacin de los INCOTERMS


El propsito de los " INCOTERMS " es el de establecer un conjunto de
reglas internacionales uniformes para el uso y la interpretacin de los trminos
ms usados en el comercio internacional. De esta manera el nmero de
malentendidos o interpretaciones errneas pueden ser reducido. Es comn que
las diferentes partes de un contrato internacional no estn al tanto de las
diversas prcticas comerciales de los otros pases, esto puede llevar a
malentendidos y disputas entre el proveedor y el cliente y a incurrir en gastos
demasiado elevados si no se toma la decisin ms acertada en cuanto a costos
se refiere. Adems delimitan con presin los siguientes trminos del contrato:
Reparto de gastos entre exportador e importador.
Lugar de entrega de la mercanca.
Documentos que el exportador debe proporcionar al importador.
Transferencia de riesgos entre exportador e importador en el transporte
de la mercanca.

Para tratar de reducir la incidencia de este tipo de problema, la Cmara


de Comercio Internacional ha establecido en 1936 una serie de reglas para la
interpretacin de los trminos comerciales conocidos como los "INCOTERMS
1936". Estos han sido cambiados 5 veces, la ltima revisin se produjo en
2000.

19
Los INCOTERMS contienen un total de 13 posiciones o tipos de
contratos diferentes y se clasifican en dos grupos:
Grupo llegada
Grupo salida

A continuacin se presenta un listado que contiene los tipos de


INCOTERMS clasificados en sus grupos respectivos:

1. Grupo salida:
Grupo E
EXW: Ex Works (En fabrica)
Grupo F
FCA: Free Carrier (Franco transportista)
FAS: Free Alongside Ship (Franco al costado del buque)
FOB: Free On Board (Franco a bordo)
Grupo C
CFR: Cost and Freight (Coste y flete)
CIF: Cost, Insurance and Freight (Coste, seguro y flete)
CPT: Carriage Paid To (Transporte pagado hasta)
CIP: Carriage and Insurance Paid to (Transporte y seguro pagados
hasta)

2. Grupo llegada:
Grupo D
DAF: Delivered At Frontier (Entregado en frontera)
DES: Delivered Ex Ship (Entregado sobre el buque)
DEQ: Delivered Ex Quay (Entregado en muelle)
DDU: Delivered Duty Unpaid (Entregado sin pago de derechos)
DDP: Delivered Duty Paid (Entregado con pago de derechos)

20
EXW - Ex Works: En Fbrica
Se aplica en operaciones en las que el vendedor (exportador) cumple con la
responsabilidad de entrega cuando ha puesto la mercanca, en su
establecimiento (fbrica, taller, almacn, etc.), a disposicin del comprador
(importador), sin despacharla para la exportacin ni efectuar la carga en el
vehculo proporcionado por el comprador, concluyendo sus obligaciones.
Entonces el comprador (importador) debe soportar todos los gastos y riesgos
de tomar la mercanca en el domicilio del vendedor (exportador) hasta el
destino deseado.
Este trmino, es el nico en el que los trmites aduaneros de exportacin
corren por cuenta del comprador (importador), es decir, el comprador ejerce la
funcin tcnica de vendedor puesto que adems de efectuar la compra en el
pas de origen se encarga de los trmites documentarios necesarios para la
exportacin. Es el de menor obligacin para el vendedor.
La responsabilidad del vendedor (exportador) se reduce a proporcionar la
mercanca convenientemente empacada y embalada, en ese momento tiene
lugar la entrega de la mercanca y por lo tanto la transmisin de los costos y
riesgos al comprador (importador).
Este trmino no debera usarse cuando el comprador no pueda llevar a cabo
directa o indirectamente las formalidades de exportacin. En tal circunstancia,
debera utilizarse el trmino FCA.

FCA - Free Carrier: Franco Transportista (...Lugar Convenido)


Significa que el vendedor cumple con su obligacin de entrega de la
mercanca cuando la pone a disposicin del transportista principal contratado
por el comprador en el punto acordado. El exportador de efectuar el despacho
de exportacin de la mercanca.

21
Si la entrega se produce en el local del vendedor, ste es responsable de la
carga de la mercanca en el vehculo del importador en ese momento se
produce la transmisin de costos y riesgos.
Si la entrega ocurre en cualquier otro lugar, el vendedor no es responsable de
la descarga.
Este trmino puede usarse en cualquier modo de transporte incluido el
multimodal.

FAS - Free Alongside Ship: Franco al Costado del Buque (Free Alongside Ship)
(Puerto de Carga Convenido)
El vendedor asume los costos y riesgos de transporte hasta que la mercanca
es colocada al costado del buque en el puerto de embarque convenido. Por
tanto si se produce un problema durante la carga es el importador quien debe
asumir la responsabilidad.
El vendedor se encarga de despachar la mercanca de aduana de exportacin,
si las partes acuerdan que el comprador efecte este trmite deber
especificarse en el contrato de compraventa.
Este trmino slo puede utilizarse en transporte martimo o fluvial. Nombrado
por el comprador en el lugar convenido.

FOB - Free on Borrad: Franco a Bordo (Free on Board) (Puerto de Carga


Convenido)
El vendedor cumple su responsabilidad de entregar la mercanca hasta cuando
esta sobrepasa la borda del buque, en el puerto de embarque convenido y sin
el pago del flete.
El vendedor esta obligado a despachar la mercanca en aduana de
exportacin.
Este trmino solo puede usarse para transporte por mar o por vas navegables
interiores.

22
CFR - Cost and Freight: Costo y Flete (Puerto de Destino Convenido)
El vendedor cumple con su obligacin cuando la mercanca sobrepasa la
borda del buque, en el puerto de embarque.
El vendedor es responsable de todos los gastos de exportacin, despacho
aduanero, flete y costos necesarios para llevar la mercanca al puerto de
destino convenido, sin incluir seguros.
Los costos de descargue en el puerto de destino corren por cuenta del
comprador.
Este trmino solo puede usarse para transporte por mar o por vas de
navegacin interior. (Ver anexo grfica)

CIF - Cost, Insurance and Freight: Coste, Seguro y Flete (Puerto de Destino
convenido)
El vendedor cumple con su obligacin cuando la mercanca sobrepasa la
borda del buque en el puerto de embarque convenido.
El vendedor debe pagar todos los costos de flete, seguro, gastos de
exportacin, despacho aduanero y todos los costos necesarios para llevar la
mercanca al puerto de destino convenido.
El vendedor slo est obligado a conseguir un seguro con cobertura mnima, a
favor del comprador hasta el puerto de destino convenido.
En cuanto a los riesgos son responsabilidad del importador en el momento en
que la mercanca traspase la borda del buque, no obstante los riesgos de
transporte estn cubiertos por una pliza de seguros que habr contratado el
exportador a beneficio del importador, quien como asegurado en caso de
prdida o deterioro de la mercanca reclamar directamente a la compaa
aseguradora.
Este trmino solo puede usarse para transporte martimo o fluvial.

23
CPT - Carriage Paid To: Transporte Pagado Hasta... (...Lugar de Destino
Convenido).
El vendedor debe pagar los costos de flete del transporte requerido para llevar
la mercanca al sitio convenido con el comprador, incluyendo gastos y
permisos de exportacin, excepto los gastos de seguro.
Puede usarse en cualquier modo de transporte incluido el multimodal, en este
ltimo caso quiere decir que el riesgo se transmite del vendedor al comprador
cuando es entregado al primer transportista.

CIP - Carriage and insurance paid: Transporte y Seguro Pagados Hasta...


(...Lugar de Destino Convenido)
El vendedor debe pagar los costos de flete del transporte requerido para llevar
la mercanca al sitio convenido con el comprador, adicionalmente deber
tomar y pagar un seguro contra el riesgo que pueda tener el comprador por la
prdida o dao de la mercanca, siendo responsable solamente por una pliza
con cobertura mnima, en caso que el vendedor quiera una cobertura mayor,
deber concertarlo con el vendedor o tomar un seguro complementario.
Puede usarse en cualquier modo de transporte incluido el multimodal, en este
ltimo caso quiere decir que el riesgo se transmite del vendedor al comprador
cuando es entregado al primer transportista.

DAF - Delivery at frontier: Entregada en Frontera (...Lugar Convenido)


El vendedor realiza la entrega en el lugar de la frontera acordado, pero antes
de la aduana fronteriza, y pone la mercanca a disposicin del comprador en el
medio de transporte utilizado sin realizar la descarga.
El trmino frontera incluye la del pas exportador, por tanto deber
especificarse este trmino. Puede adems utilizarse en cualquier modo de
transporte cuando la frontera sea terrestre, si la entrega es en puerto, muelle o
a bordo del buque, deben usarse los trminos DES o DEQ.

24
DES - Delivery ex slip: Entregada Sobre Buque (...Puerto de Destino
Convenido)
El vendedor entrega la mercanca cuando se encuentra a bordo del buque en
el puerto de destino acordado y a disposicin del comprador, sin efectuar
despacho en la aduana de importacin, ni asumir los costos y riesgos de
descarga del producto.
Este trmino puede utilizarse en transporte martimo, fluvial o multimodal
donde su ltimo modo de transporte sea martimo o fluvial

DEQ - Delivery ex quay: Entregada en Muelle (...Puerto de Destino Convenido)


El vendedor realiza la entrega cuando la mercanca es puesta en el muelle del
puerto de destino convenido a disposicin del importador, sin despacharla en
la aduana de importacin.
Este trmino puede ser usado en transporte martimo, fluvial y multimodal
donde su ltimo modo de transporte sea martimo o fluvial.

DDU - Delivery duty unpaid: Entregada Derechos no Pagados (...Lugar de


Destino Convenido)
El vendedor cumple con su obligacin cuando realiza la entrega de la
mercanca en el lugar de destino convenido pero sin incluir los gastos de
aduana y el descargue del medio de transporte.
El vendedor asume los costos y riesgos de llevar la mercanca hasta este sitio.
La obligacin de pagar los derechos de importacin recaer sobre el
comprador, al igual que los riesgos y costos por no despachar a tiempo la
mercanca para la importacin, en caso que el comprador quiera que esta
operacin se realice por parte del vendedor deber especificarse en el contrato
de compraventa. Este trmino se puede usar en cualquier modo de
transporte.

25
DDP - Delivery duty paid: Entregada Derechos Pagados (...Lugar de Destino
Convenido)
El vendedor realiza la entrega de la mercanca al comprador, ya despachada
de exportacin e importacin con todos los costos pagos pero sin efectuar la
descarga de los medios de transporte en el lugar de destino acordado en el
pas importador.
Adicionalmente el vendedor debe cubrir con todos los costos y riesgos
incluyendo los impuestos del pas importador, este trmino es usado en
cualquier modo de transporte.

Preguntas frecuentes respecto a los INCOTERMS:


Los INCOTERMS son leyes?: con frecuencia la naturaleza jurdica de
los INCOTERMS se interpreta incorrectamente. Los INCOTERMS pertenecen a
la contratacin y no a la legislacin. Se aplican al contrato cuando puede
demostrarse que sta era la intencin de las partes contratantes. Si no se
incluyen en el contrato de compraventa, es posible que no puedan invocarse si
surge un conflicto; en su lugar se aplicar, posiblemente, la legislacin del pas.

Por qu los empresarios deben conocer los INCOTERMS con detalle?:


desgraciadamente muchos empresarios tienen slo una idea general de las
diferencias entre INCOTERMS como EXW, FOB, CIF o DDP. Como
consecuencia, no estn preparados ante los imprevistos que pueden surgir
relativos a la transmisin del riesgo, carga y descarga, despacho de aduanas,
seguro y gastos que repercuten cada una de estas actividades. Por ejemplo,
una de las dudas ms comunes en la compraventa internacional consiste en
saber quin es el responsable de cargar (o descargar) la mercanca. El
conocimiento de los INCOTERMS permite resolver esta cuestin.

26
Los INCOTERMS omiten algn aspecto importante?: los INCOTERMS
no cubren todos los aspectos jurdicos o relativos al transporte que pueden
surgir en una compraventa internacional.

Los INCOTERMS son como notas taquigrficas contractuales, que


permiten especificar con sencillez:
El costo del transporte que asume el vendedor.
El lugar en el que el riesgo de prdida se transmite de vendedor a
comprador.
Quin asume las formalidades aduaneras y quin paga sus derechos.
En condiciones CIF y CIP, la obligacin del vendedor de proveer la
cobertura del seguro. Ya que en caso de que el comprador cuente con
pliza de seguro completa, este trmino no es el ms aconsejable, pues
estara pagando por seguro una prima ms alta de la que debera
estimarse segn la prima con la que la empresa cuenta.
Evitar prdida de tiempo y dinero por desconocimiento de
responsabilidades y hasta una posible prdida de la mercanca.

Hay otros detalles que deben tratarse de forma explcita en el contrato.


No debe esperarse que los INCOTERMS suplan las imprecisiones del contrato.
En muchos casos es aconsejable que el contrato incluya instrucciones precisas
referentes al mtodo y lugar exacto de entrega, gastos de carga y descarga,
amplitud del seguro y tipo de transporte.

Medios de pago para compras internacionales


Existe una amplia variedad de medios de pagos internacionales. La
eleccin de uno u otro medio de pago se determinan por los riesgos que se
asumen y por los costos.8 Tambin la confianza que se tenga en la otra parte.

8
Comercio Exterior y Crdito Documentario, Villegas, Carlos / Editorial Astrea 1,993, Captulo IV, Pg. 73

27
Giro bancario internacional: es un cheque emitido por un banco contra
sus propios fondos, a solicitud del importador. El banco responde l mismo de
su pago. Previamente, el importador habr abonado al banco el importe del
mismo. Es un medio de pago que exige plena confianza en el importador. Hay
que dar por hecho que el importador va a atender el pago, por lo que no es
necesario exigirle garantas adicionales. Este medio de pago se caracteriza por
su simplicidad y por su bajo coste. Por motivos de seguridad el cheque bancario
debe ser siempre nominativo. El exportador enva la mercanca y la
documentacin necesaria para que sta pueda ser recibida por el importador. El
importador, una vez que ha recibido dicha mercanca, solicita a su banco la
emisin de un cheque bancario a favor del exportador que le hace seguir.
Podra ocurrir que el importador, una vez que ha recibido la mercanca, no
proceda al envo del cheque bancario, por lo que el exportador se queda sin
cobrar y sin mercanca.

La orden de pago simple: la orden de pago simple es otro medio de pago


muy utilizado en el comercio internacional. Al igual que el cheque bancario
exige que exista una gran confianza en el importador, ya que el nivel de
seguridad que ofrece es bajo. Y su coste es tambin bajo. El exportador enva
la mercanca y la documentacin necesaria para que sta pueda ser recibida
por el importador. El importador, una vez que ha recibido todo ello, solicita a su
banco que pague mediante transferencia bancaria al exportador. Al igual que
ocurre con el cheque bancario, puede suceder que el importador, una vez que
ha recibido la mercanca, no solicite a su banco el envo de la transferencia o se
retrase en su solicitud. Exige cierto nivel de confianza en el importador, ya que
su nivel de seguridad es reducido.

Remesa simple: el exportador enva la mercanca y la documentacin


necesaria para que sta pueda ser recibida por el importador. Asimismo, emite

28
un documento financiero (letra de cambio o pagar). El banco del exportador
enva este documento al banco del importador, quien se lo presenta a su cliente
para su pago o aceptacin. La aceptacin es el acto por el que el importador
reconoce que dicho documento financiero recoge una deuda efectiva que tiene
con el exportador y se compromete a su pago a la fecha de vencimiento de
dicho documento.

El importador, una vez que ha recibido la mercanca, se puede negar al


pago o a la aceptacin de la letra de cambio. Por tanto este medio de pago
tambin supone un riesgo importante. Antes era el importador quien decida
cuando solicitar el cheque o transferencia, mientras que ahora es el exportador
quien inicia el procedimiento con el envo de la letra de cambio.

Orden de pago documentaria: se trata de una orden dada por el


importador a su banco para que realice una transferencia a favor del exportador
en el momento en que dicho banco reciba la documentacin acreditativa de la
mercanca enviada. Esta documentacin es la que va a permitir al importador
retirar la mercanca de la aduana o del almacn del transportista. Su coste es
elevado.

El importador ordena a su banco que proceda a realizar una


transferencia a favor del exportador cuando reciba la documentacin. El
exportador enva la mercanca al importador, pero no as la documentacin
acreditativa, por lo que ste no podr por el momento recibirla. Paralelamente,
el exportador enva la documentacin a su banco para que la haga seguir al
banco del importador. El banco del importador revisa la documentacin recibida
y si es correcta procede a realizar la transferencia. La orden de pago suele ser
revocable (anulable por el importador) antes del pago, por lo que la seguridad
de cobro que le ofrece al exportador es limitada. No obstante, en este caso el

29
exportador se quedara sin cobrar la venta pero al menos no perdera la
propiedad de la mercanca, ya que no entregara al importador la
documentacin para poder retirarla. En todo caso, el exportador quedara con
una mercanca situada en algn puerto.

Remesa documentaria. Exige tener cierta confianza en el importador, ya


que el nivel de garanta que ofrece no es total. Tiene un coste elevado. El
exportador enva la mercanca al importador, no as la documentacin necesaria
para poder retirarla de la aduana o del depsito del transportista. Paralelamente
enva a travs de su banco al banco del importador los documentos
acreditativos de la propiedad de la mercanca, junto a un documento financiero
(letra de cambio o pagars). El banco del importador presenta el documento
financiero a su cliente para que proceda a su pago (venta al contado) o a su
aceptacin (venta con pago aplazado). En el momento en que el importador
paga o acepta el efecto recibe la documentacin para poder retirar la
mercanca. Con este sistema el exportador se garantiza que no va a entregar la
propiedad de la mercanca hasta que el importador pague o acepte el efecto.
Puede suceder que el importador acepte la letra de cambio, pero que llegado el
momento de su vencimiento no proceda a su pago.

Crdito documentario : (Carta de Crdito o Letter of Credit L/C). El crdito


documentario es el medio de pago que ofrece un mayor nivel de seguridad en
las ventas internacionales, asegurando al exportador el cobro de su operacin.
El crdito documentario es una orden que el importador da a su banco para que
proceda al pago de la operacin en el momento en que el banco del exportador
le presente la documentacin acreditativa de que la mercanca ha sido enviada
de la manera convenida. El banco del importador paga si la documentacin est
en regla, con independencia de que en ese momento el importador tenga saldo
o no. Es decir, el banco del importador garantiza la operacin.

30
La documentacin debe ser muy precisa e incluir todos los documentos
que se han especificado en el crdito documentario. No puede haber ningn
tipo de error, ni de fondo ni de forma. Cualquier fallo en este sentido puede
llevar al banco emisor a no proceder al pago, a la espera de que los errores
sean subsanados. El procedimiento comienza cuando el importador instruye a
su banco para aperturar un crdito documentario y se lo comunica al
exportador, indicndole la documentacin que debe remitir. Acto seguido, el
exportador procede al envo de la mercanca al lugar convenido y,
paralelamente, a travs de su banco, remite al banco del importador la
documentacin acreditativa de que la mercanca ha sido enviada en las
condiciones acordadas. El banco del importador recibe esta documentacin,
comprueba que est todo en regla y procede al pago.

Tipos de crditos documentarios:


Revocable o irrevocable:
o Revocable: es aqul que despus de su apertura y antes de haber
procedido al pago, el importador puede anularlo en cualquier
momento a su libre voluntad, por lo que la seguridad que ofrece es
muy reducida.
o Irrevocable: es aqul que una vez abierto ya no se puede
cancelar, lo que garantiza al exportador que si la documentacin
presentada es correcta, va a cobrar su venta.
Confirmado: en este caso un tercer banco (normalmente un banco
internacional de primera fila) garantiza el cumplimiento del pago en el
supuesto de que el banco del importador no lo hiciera.
A la vista o a plazo
o A la vista: el pago de la operacin es al contado, por lo que en el
momento de presentar la documentacin el banco del importador
procede al pago.

31
o A plazo: el pago de la operacin es aplazado, por lo que una vez
entregada la documentacin hay que esperar al transcurso del
plazo acordado para recibir el importe de la venta.

Tratados Comerciales Internacionales de Guatemala


Cabe la importancia de conocer cules son los Tratados y qu tipo de
Tratados de Comercio Internacional tiene Guatemala con algunos pases, pues
stos incluyen polticas en beneficio para el pas, lo cual puede servir de
herramienta para la disminucin de costos en las compras internacionales al
realizarlas con los pases con quien Guatemala ha firmado estos tratados.

Qu es un Tratado de Libre Comercio? es un acuerdo entre dos o ms


pases cuyo objetivo principal es establecer reglas comunes para normar la
relacin comercial entre ellos".9 , busca crear una zona de libre comercio entre
los pases que son parte del mismo. Los tratados de libre comercio son
instrumentos bilaterales o multilaterales de poltica exterior que los pases
utilizan para consolidar y ampliar el acceso de sus productos y eliminar barreras
arancelarias y no arancelarias, as como establecer mecanismos de
cooperacin entre las partes contratantes. El objetivo principal de este tipo de
acuerdos es liberalizar la totalidad de productos y servicios que e comercian
entre las partes contratantes.

Quien negocia los Tratados de Libre Comercio?: los Tratados de Libre


Comercio por ser acuerdos entre estados, son negociados por el Gobierno en
representacin de sus habitantes. En el caso de Guatemala, el Ministerio de
Economa es la institucin encargada de representar al Organismo Ejecutivo en
la negociacin de Tratados de Libre Comercio. Esta tarea la realiza en conjunto
con otras entidades gubernamentales, del sector privado y de la sociedad civil.
9
Tratados Comerciales Internacionales, Fuente SIECA, Secretara de Integracin Econmica Centro
Americana

32
Quin administra los Tratados de Libre Comercio?: compete al
Ministerio de Economa administrar los Tratados de Libre Comercio a travs de
la Direccin de Administracin de Tratados, que se encarga de darle
seguimiento a los Comits que se forman dentro del Tratado, as como a los
compromisos adquiridos por los Gobiernos. En las negociaciones de los
Tratados de Libre Comercio participan funcionarios pblicos, tanto del Ministerio
de Economa como de otros ministerios e instituciones del Estado, entre ellas:
Ministerio de Economa
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin
Ministerio de Finanzas Pblicas
Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales
Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ministerio de trabajo y Previsin Social
Ministerio de Energa y Minas
Contralora General de la Nacin
Banco de Guatemala
Secretara General de Planificacin Econmica
Superintendencia de Administracin Tributaria
Superintendencia de Telecomunicaciones

La representacin del sector privado/empresarial en las negociaciones se


organiza a travs de la Comisin Empresarial de Negociaciones Comerciales
Internacionales (CENCIT).

Cmo se negocia un Tratado de Libre Comercio?: un TLC es


negociado por los Gobiernos de los pases interesados. Previo a las reuniones
de negociacin, se llevan a cabo acercamientos informales que buscan un
intercambio de informacin entre los pases que iniciarn las negociaciones. A

33
nivel nacional, antes de tomar la decisin de negociar un TLC, el Gobierno
consulta con los distintos sectores sociales para determinar si existe inters en
iniciar negociaciones y se empieza, as una etapa de investigacin y evaluacin
de la conveniencia de suscribir un Tratado. Una vez acordado el inicio de
negociaciones, los pases lleva a cabo reuniones que reciben el nombre de
Rondas de Negociacin, en las que se discute y acuerda el texto que
contendr el TLC. La duracin de la etapa de negociaciones depende de la
capacidad de los pases para encontrar acuerdos, por lo que puede durar desde
uno hasta tres o cuatro aos. Cuando inician las negociaciones, los pases
acuerdan qu temas se negociarn, de qu forma y en cunto tiempo
aproximadamente.

En el caso de Centroamrica, cuando negocian los cinco pases juntos,


se escoge a un pas para que acte como Secretara del proceso. Una
negociacin se inicia conociendo la propuesta de una de las Partes y luego la
contrapropuesta de la otra Parte. Esto permite conocer y dar forma al texto del
Tratado. Cuando se concluye la negociacin, usualmente cada pas lleva a
cabo una revisin legal, es decir, una revisin del texto del Tratado para
uniformar el lenguaje de acuerdo a los trminos jurdicos pertinentes.
Adicionalmente, se revisa que el texto est de acuerdo con la legislacin
interna. Al concluir la revisin legal, se suscribe el Tratado. Luego de suscrito, el
presidente de Guatemala, a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores,
enva al Congreso de la Repblica al Acuerdo y ste debe ratificarlo o
rechazarlo.

Entre los principales temas de negociacin de los Tratados de Libre


Comercio, estn:
Acceso a Mercados
Servicios

34
Inversin
Propiedad Intelectual
Compras de Gobierno
Telecomunicaciones
Medidas Ambientales
Medidas Laborales
Solucin de Controversias
Medidas de Defensa
Procedimientos Aduaneros, entre otros.

2.1.9 Acceso a mercados


Se le llama acceso a mercados a la capacidad que tiene el proveedor de
un pas de ingresar sus productos a un mercado extranjero. En ese sentido los
Tratados de Libre Comercio buscan ampliar y consolidar el acceso a mercados
de los principales productos de exportacin de un pas. Ante la ausencia de un
Tratados de Libre Comercio entre pases, el acceso a un mercado se puede ver
restringido por barreras arancelarias y no arancelarias.

Qu se entiende por Barrera Comercial?: se refiere a cualquiera de los


mecanismos proteccionistas que utilizan los gobiernos para reducir los
incentivos para importar. Entre ellos, se pueden citar los siguientes: precios
de referencia, reglamentos tcnicos, medias sanitarias y fitosanitarias, entre
otros.

Qu se entiende por Barreras Arancelarias?: son restricciones al


comercio exterior que se traducen en un alza en los derechos arancelarios o en
otro tipo de limitaciones de carcter cuantitativo. Su objetivo es impedir la
importacin de ciertas mercancas, ya sea para equilibrar la balanza comercial

35
del pas, para proteger la produccin nacional o para incrementar el intercambio
entre un grupo de pases.

Qu se entiende por Barreras no Arancelarias?: son dificultades u


obstculos a la comercializacin de un producto. Pueden ser de dos clases:
Barreras Directas: restricciones cuantitativas a la importacin, (cuotas),
licencias automticas, contingentes a la importacin, licencias
discrecionales, precios mnimos, precios tope, entre otras.
Barreras Indirectas: medidas de proteccin a la industria nacional que
constituyen obstculos al comercio internacional ayudando a la
produccin nacional o a la exportacin, medidas de proteccin a la
produccin y a la exportacin nacional.

Qu se entiende por Cuotas, Cupos o Contingentes?: constituyen


determinadas cantidades de mercancas, las cuales gozan de acceso
preferencial a cierto pas. En ocasiones crecern durante el perodo de
transicin del Tratado de Libre Comercio. Una vez vencido el plazo de
transicin, el arancel llega a cero y ya no existirn lmites para su importacin.
Contingente arancelario: acuerdo por el cual se aplica una tarifa a una
determinada cantidad de importaciones y otra tarifa ms elevada para las
importaciones que excedan a dicho contingente.
Cuota de exportacin: cantidad determinada de un producto que fija la
autoridad para ser enviada al exterior en un plazo establecido por
disposicin legal.

Qu es un Perodo de Transicin?: los perodos de transicin son los


diferentes plazos establecidos para rebajar los aranceles hasta que stos
lleguen a 0%. Estos perodos de transicin permiten que los sectores
productivos se vayan preparando para el libre comercio.

36
Qu se entiende por Salvaguardia?: una salvaguardia es un mecanismo
de excepcin, que se utiliza para limitar las importaciones de una mercanca
determinada cuando sta se vea amenazada por importaciones masivas,
independientemente del pas de donde procedan. La medida consiste en un
incremento del porcentaje del arancel hasta los niveles pactados en el acuerdo
o tratado que aplique.

En la Organizacin Mundial del Comercio (OMC), existe una salvaguardia


general, que se aplica cuando un pas lo requiere y no est sujeta a ningn
plazo de desgravacin. Es decir, que puede aplicarse en cualquier momento
tanto a pases con los que se tienen acuerdos o tratados comerciales como con
aquellos con los que no se tienen y son miembros de la OMC. En el caso de las
mercancas cuyos aranceles sean Nacin Ms Favorecida (NMF) estn en cero
por ciento, pueden utilizar este mecanismo, sujeto a compensacin. La
salvaguardia general puede ser aplicada por un perodo de cuatro aos
prorrogables, no pudiendo exceder de un mximo de ocho aos.

Qu significa Dumping? dumping es vender un producto en el extranjero


ms barato de lo que se vende en el pas de produccin. El propsito de esta
prctica es desplazar la competencia y apropiarse del mercado objetivo. Las
medidas antidumping son un mecanismo de defensa comercial, que consisten
en aplicar un derecho de importacin adicional a un determinado producto, para
eliminar la prctica desleal.

En qu consisten las reglas de origen?: son un conjunto de


regulaciones que nos permiten establecer dnde se ha producido una
mercanca nacionalidad, para que sta pueda tener derecho a venderse libre
de impuestos de importacin dentro de una zona de libre comercio. Con el
establecimiento de estas normas se evita la triangulacin de las mercancas; es

37
decir, que pases ajenos al Tratado de Libre Comercio gocen de los beneficios
acordados entre las Partes. La existencia de un captulo de Reglas de Origen
dentro de los Tratados de Libre Comercio, tiene como objetivo establecer las
disposiciones normativas necesarias para determinar el origen de las
mercancas que tendrn derecho a gozar del trato arancelario preferencial
acordado.

Qu es y para qu sirve el Certificado de Origen?: el Certificado de


Origen es el documento mediante el cual se declara ante la autoridad del pas
importador que la mercanca es originaria, con el propsito de poder gozar de
las preferencias arancelarias o del libre comercio. No existe un formato
preestablecido, puede emitirse en forma escrita o electrnica y no requiere de la
aprobacin o aval de alguna entidad o autoridad certificadora. Dicha
certificacin la puede emitir el importador, el exportador o el productor. La
informacin mnima que debe contener el certificado de origen es la siguiente:
a. El nombre de la persona que emite el certificado de origen, incluyendo,
cuando sea necesario, informacin de contactos u otra informacin de
identificacin.
b. Cdigo arancelario del Sistema Armonizado y la descripcin de la
mercanca.
c. Informacin que demuestre que la mercanca es originaria.
d. La fecha de la certificacin.

Qu son Medidas Sanitarias y Fitosanitarias?: si bien es cierto que un


Tratado de Libre Comercio tiene como objetivo fundamental facilitar el
intercambio comercial, tambin dentro de su negociacin se abordan temas
relacionados con la proteccin de la salud de las personas, los animales y las
plantas. En este sentido, dentro de los acuerdos comerciales se negocian
Medidas Sanitarias y Fitosanitarias. Una Medida Sanitaria o Fitosanitaria busca

38
que los productos exportados o importados cumplan con determinadas
caractersticas o requisitos para proteger la salud humana, animal y vegetal, as
como evitar que a travs del intercambio comercial se puedan transmitir plagas
o enfermedades, entre otras.

Tratados Comerciales
+ Mxico: Este acuerdo comercial fue suscrito por Guatemala, Honduras y El
Salvador con Mxico y entr en vigencia el 15 de marzo de 2001,
convirtindose en el primer instrumento en su clase suscrito por Guatemala.
Este acuerdo permitir a la industria, el agro y al comercio de Guatemala
exportar ms mercancas hacia Mxico con aranceles ms bajos a los
actuales. Adems har ms atractiva la inversin extranjera en nuestro pas
para exportar al mercado mexicano.

+ Repblica Dominicana: Guatemala, junto a Honduras, El Salvador, Nicaragua


y Costa Rica, suscribi con Repblica: Dominicana un TLC el 16 de abril de
1998, el cual entr en vigencia el 15 de octubre de 2001. Mediante este
Tratado se crea una Zona de Libre Comercio integrada por 40 millones de
personas aproximadamente. Entre los objetivos ms importantes que se
pretenden alcanzar, entre otros, estn los siguientes: estimular la expansin y
diversificacin del comercio de bienes y servicios entre las partes; promover
condiciones de libre competencia dentro de la Zona de Libre Comercio, eliminar
recprocamente las barreras al comercio de bienes y servicios originarios de las
partes; promover y proteger las inversiones orientadas a aprovechar
intensivamente las ventajas que ofrecen los mercados de las partes; y crear
procedimientos eficaces para la aplicacin y cumplimiento de este Tratado,
para su administracin conjunta y para la solucin de controversias.

39
+ Panam: con la negociacin de este TLC se pretende crear un instrumento
que actualice los acuerdos preferenciales bilaterales vigentes en materia de
liberalizacin comercial e incluya accesos en comercio de servicios y
oportunidades de inversiones. La parte normativa fue suscrita el 16 de mayo del
2001 en ciudad de Panam, y se espera en el corto plazo negociar los anexos,
los cuales entre otros aspectos, incluyen las listas de desgravacin arancelaria
y las reservas del sector servicios.

+ Canad: la relacin comercial con Canad es relativamente reducida, sin


embargo y dadas las respectivas estructuras productivas, se puede afirmar que
ambos mercados son complementarios y no competidores directos, por lo que
el potencial comercia es importante, razn por la cual se desarrollar un
proceso de negociacin de un Tratado de Libre Comercio en forma conjunta
con El Salvador, Honduras y Nicaragua. A la fecha se han sostenido tres
reuniones informales a fin de delimitar aspectos generales de la negociacin.
Se espera que las negociaciones formales se inicien en la primera quincena de
diciembre de 2001.

+ Chile: con ocasin de la II Cumbre de las Amricas celebrada en Santiago de


Chile se reunieron el 17 de abril de 1998 los Presidentes de las Repblicas de
Chile, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras y Nicaragua, donde
acordaron contribuir a acelerar el proceso de integracin del Hemisferio
mediante negociaciones directas para celebrar un Tratado de Libre Comercio
entre estos pases; por lo que en la ciudad de Managua, Nicaragua, el 17 de
agosto de 1998, se dieron por iniciadas las negociaciones en una reunin de
Viceministros de Relaciones Exteriores de Centroamrica y Chile. Finalmente,
el 18 de octubre de 1999, en ciudad de Guatemala, los Presidentes de Costa
Rica, El Salvador, Honduras, Guatemala, Nicaragua y Chile suscribieron el texto

40
definitivo del Tratado de Libre Comercio entre Chile y Centroamrica. A la
fecha an estn pendientes de negociar los anexos.

Acuerdos de Alcance Parcial


+ Cuba: El Acuerdo de Alcance Parcial entre Guatemala y Cuba fue suscrito en
la ciudad de La Habana el 29 de enero de 1999 y entr en vigencia el 18 de
mayo de 2001. Tiene como objetivo otorgar preferencias arancelarias y eliminar
las restricciones no arancelarias que permitan facilitar, expandir, diversificar y
promover el comercio entre Guatemala y Cuba; as como adoptar las medidas y
desarrollar las acciones que correspondan para dinamizar el proceso de
integracin de Amrica Latina.

+ Venezuela y Colombia: durante 1984 y 1985 Guatemala suscribi Acuerdos


de Alcance Parcial con Colombia y Venezuela. Aunque se han tomado las
iniciativas para renegociar dichos acuerdos que buscan incrementar la relacin
comercial.

Sistema Multilateral de Comercio


+ Adhesin de Guatemala al GATT (OMC): Guatemala se adhiri al Acuerdo
General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio de 1947, el 10 de octubre de
1991 cuando ya se encontraba en proceso de negociacin la Ronda Uruguay.
Este importante paso para Guatemala marc una nueva era de apertura
comercial que cambi la poltica de sustitucin de importaciones de los aos
setenta y ochenta, por una poltica exterior abierta y de fomento de las
exportaciones, lo cual fue coincidente con el inicio de un rgimen
presidencialista democrtico, y el nuevo entorno econmico y poltico que se
vislumbraba en los aos noventa a nivel internacional y que, conjuntamente,
con la conclusin del conflicto armado, cual cre mejores condiciones para
impulsar el desarrollo econmico del pas.

41
+ Participacin en la Ronda Uruguay y Suscripcin de la OMC: Guatemala
durante la negociacin de la Ronda Uruguay reconoce la necesidad de un
sistema jurdico internacional que regule el intercambio comercial entre los
pases otorgando certidumbre y transparencia en la aplicacin de sus
legislaciones internas y de buscar una mayor apertura de los mercados
protegidos y cautivos para promover las exportaciones de productos
tradicionales y no tradicionales.

Para Guatemala la adhesin a la Organizacin Mundial de Comercio tuvo


como objetivo participar en un comercio disciplinado que establezca techos
arancelarios, compromisos de reduccin y legislacin de los subsidios y las
subvenciones, la arancelizacin de barreras no arancelarias y contar con un
marco de comercio internacional que constituya la base para mejorar las
condiciones actuales del comercio agropecuario.

42
3. PROPUESTA DE MEJORA CONTINUA

3.1. Calidad y satisfaccin del cliente

Los ciudadanos cada da demandan a la administracin servicios de


mayor calidad. Quieren servicios ms rpidos, ms fiables, con horarios ms
amplios, servidos por funcionarios que les tratan con cortesa y respeto en
ventanillas nicas. Al mismo tiempo exigen que la Administracin reduzca sus
dficits y que los servicios que reciben estn en consonancia con los
impuestos que pagan. Pero lo anterior no es en la actualidad nicamente un
reto a la administracin pblica. La empresa privada tambin tiene que
responder a esas exigencias de sus clientes.

Estas demandas no son nuevas, pero las crticas por la baja calidad de
los servicios que se prestan la son cada da ms frecuentes y, por tanto, la
necesidad de cambio se hace ms apremiante. Esto obliga a la administracin
de la empresa privada entregar a los clientes servicios de calidad, adaptados a
sus necesidades y expectativas.

Aunque se pueden dar muchas definiciones de calidad y de servicios


de calidad, el factor clave para lograr un alto nivel de calidad en el servicio es
igualar o sobrepasar las expectativas que el cliente tiene respecto al servicio.
Los juicios sobre la alta o baja calidad del servicio dependen de cmo perciben
los clientes la realizacin del servicio en contraste con sus expectativas. Por
este motivo, los principios que rigen la Calidad Total confieren una especial
importancia a la relacin con los clientes. Los elementos bsicos que perfilan la
calidad total son:

43
El enfoque al cliente, segn el cual ste es quin juzga la calidad de los
productos y servicios que recibe.
El inters por conocer y entender sus necesidades y expectativas.
La necesidad de medir la satisfaccin del cliente con los productos y
servicios que se le entregan.

Para poder entregar a los clientes servicios de calidad es necesario


adoptar una forma de gestin basada en la calidad del servicio que ponga el
acento en la satisfaccin de los clientes: calidad es satisfacer al cliente. Esto no
es fcil de conseguir en el sector pblico, donde se encuentran las
Organizaciones ms voluminosas y, sobre todo, ms complejas de toda la
sociedad, en el contexto actual de desconfianza de los ciudadanos,
restricciones presupuestarias y contencin (o reduccin) del personal. La
satisfaccin del cliente se puede definir como la relacin o la diferencia (en
general, la comparacin) entre la calidad percibida por el cliente en el servicio o
producto entregado y las expectativas que tiene dicho cliente con el servicio o
producto:
Figura 2. Frmula de servicio al cliente

Hoy en da existen muchas experiencias tanto en el sector pblico como,


sobre todo, en el sector privado que permiten comprobar que es posible mejorar
la calidad de los servicios y la satisfaccin de los clientes, reduciendo los costes
a medio plazo. En los ltimos aos, la Administracin en general y la
Administracin en particular, han aportado mejoras notables en la prestacin de
los servicios a los ciudadanos y el desafo consiste en proseguir en la va de las
mejoras. Para ello es preciso adoptar una estrategia de mejora continua en los

44
servicios que se proporcionan a los ciudadanos como piedra angular de la
calidad y, por tanto, de la satisfaccin de los mismos.

3.2. La mejora continua

La mejora continua significa que el indicador ms fiable de la mejora de


la calidad de un servicio sea el incremento continuo y cuantificable de la
satisfaccin del cliente. Esto exige a la organizacin adoptar una aproximacin
centrada en los resultados en materia de incremento continuo de la satisfaccin
del cliente, integrado en el ciclo anual de planificacin de actividades de la
organizacin.

La creacin de una cultura de mejora continua en una organizacin no es


algo que se pueda hacer de un da para otro, y esto es cierto tanto para el
sector pblico, como para el sector privado. Cambiar la mentalidad, los hbitos,
las tcnicas y los conocimientos del ser humano no constituye en reto pequeo.
No existen frmulas mgicas, soluciones simples, ni decisiones rpidas para
conseguirlo. Lograr progresos apreciables de la noche a la maana en materia
de calidad del servicio pertenece ms a la ficcin que a la realidad de las
organizaciones. El xito en la creacin de esta cultura de mejora continua exige
un liderazgo firme y sostenido que apoye la iniciativa y la adhesin a sus
principios, la asignacin de recursos suficientes y la participacin activa en el
proyecto. La mejora de la calidad no puede obtenerse mediante un programa.
Se trata del resultado de un proceso de mejora continuo y permanente.

Este liderazgo necesario (imprescindible) para la implantacin en el seno


de la organizacin de la cultura de la mejora continua, tiene que producirse
tanto en los niveles polticos como en la alta direccin de la Organizacin: no
pueden delegar la responsabilidad, es necesario que asuman la direccin de los

45
trabajos o nada suceder. Es crucial que los esfuerzos orientados a la mejora
del servicio provengan de los directivos de lnea y no slo de los departamentos
staff o asesores, y esto por razones de credibilidad, influencia y sentido de
copropiedad organizativa. Estos directivos de lnea deben ejercer el liderazgo y
constituirse en los propietarios y conductores del proceso de mejora continua,
aunque exista un departamento staff que tenga como cometido operativo la
mejora de la calidad de los servicios. Vemos pues la importancia que tiene
poner en los puestos de direccin a personas con capacidad de liderazgo, en
situacin de poder ejercerlo con efectividad.

La mejor forma de afrontar los retos que conlleva la implantacin de una


cultura de mejora continua en la calidad del servicio es implicar a la mayor
cantidad de gente posible. La forma ms adecuada de conseguir una
participacin efectiva del personal (y como consecuencia dar pasos en la
creacin de una cultura de la mejora continua en la organizacin), es por medio
de la creacin de equipos de trabajo, sobre todo si se tiene en cuenta que, en
muchas ocasiones, la entrega de un servicio implica una cadena de actividades
y empleados interrelacionados entre s. Muy raras veces un servicio de calidad
es el resultado de una accin individual aislada. Para conseguir de forma
sostenida a lo largo del tiempo este incremento en la satisfaccin de los
clientes, es necesario fijar objetivos de mejora continua en el cuadro del
proceso de planificacin anual de actividades y objetivos de la Organizacin y
que estos planes anuales estn basados en las necesidades y expectativas de
los clientes en la prestacin del servicio considerado.

3.2.1. Elementos culturales

En el reto de implantar en la organizacin una cultura de mejora continua


como medio para conseguir el fin ltimo de la satisfaccin del cliente, es

46
necesario tener en cuenta una serie de aspectos que son imprescindibles para
tener xito en el objetivo propuesto. Son los principios de gestin de calidad que
deben ser utilizados para liderar la organizacin hacia la mejora del desempeo
y as lo contemplan los diferentes Modelos de Auto evaluacin. Las
organizaciones dependen de sus clientes y, por tanto, deben comprender sus
necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en
exceder sus expectativas.

Un servicio centrado en los clientes (o en los clientes internos de la


organizacin) tiene en cuenta las preocupaciones de los clientes, sus
necesidades y expectativas en cada una de las etapas de concepcin y
prestacin del servicio. Esto significa que las necesidades y expectativas de los
ciudadanos son el principio fundamental alrededor del cual se define el inters
pblico y se articula la planificacin y prestacin del servicio y, por tanto, que es
imprescindible determinar y satisfacer las necesidades y expectativas de los
usuarios de un servicio.

Liderazgo
Como se ha dicho en el prrafo anterior, la mejora continua de los
servicios y el incremento constante de la satisfaccin de los clientes, debe ser
una prioridad de la alta direccin (poltica y administrativa). Para tener xito en
las iniciativas que se tomen en los planes de mejora continua, se debe ejercer
un liderazgo visible por los directivos, participando de forma activa en todas las
iniciativas, proponiendo a los empleados una visin clara de la orientacin de la
Organizacin hacia la calidad, la mejora continua y la satisfaccin de los
clientes y estableciendo objetivos de mejora precisos.

El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin, y su


total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio

47
de la misma; es el activo ms importante de cualquier organizacin. La
contratacin, la participacin, el aprendizaje constante, la innovacin, la
delegacin de funciones, el reconocimiento del mrito y las recompensas por
los progresos alcanzados en el incremento de la satisfaccin de los clientes,
son aspectos esenciales para que los empleados puedan desarrollar todo su
potencial. El personal de la organizacin est constituido por todos los
empleados que trabajen en ella y otras personas que presten servicios directa o
indirectamente a los clientes. Este concepto engloba por tanto a todos los
grupos de empleados y voluntarios, algunos de los cuales pueden necesitar una
ayuda especial para alcanzar su pleno potencial en el trabajo.

Las organizaciones pueden, al evaluar su rendimiento, tener en cuenta


cualquier restriccin en su libertad de accin que se derive de las polticas
generales de personal, de retribuciones, etc., e indicar cmo operan con esas
restricciones para optimizar el potencial de su personal. Si resulta apropiado,
tambin debern tomar en consideracin cmo tratan de ampliar su margen de
maniobra para la gestin de los recursos humanos, en beneficio de la
organizacin y de su personal. En cuanto a resultados en las personas se trata
de los resultados que est alcanzando la organizacin en relacin con la
satisfaccin de las personas que la componen. Las personas de la
organizacin son todos los empleados de la misma y aquellas otras que directa
o indirectamente estn al servicio de los clientes / ciudadanos. Este criterio
debe referirse a la satisfaccin de todas las personas de la organizacin y debe
enlazarse con el criterio de gestin de recursos humanos.

Las organizaciones disponen de una amplia variedad de indicadores


internos que les permiten medir los resultados alcanzados en relacin con las
personas de la organizacin, a su satisfaccin, su rendimiento o desempeo, al
desarrollo de sus capacidades, a su motivacin ya su grado de compromiso con

48
la organizacin. Es imprescindible la participacin del personal de cualquier
nivel en todo el ciclo de desarrollo y prestacin del servicio y en el
establecimiento de los planes anuales de mejora. Sin la participacin de los
empleados es poco probable que las iniciativas de mejora continua tengan
xito. Los empleados son los que mejor conocen a los clientes y los aspectos
en el servicio que entregan, dado el conocimiento que tienen del mismo. Es
necesario implantar en la organizacin una cultura de trabajo basada en la
confianza, en la responsabilidad, en la motivacin, en la capacidad para la toma
de decisiones y en el aprecio de las personas que forman parte de la
organizacin, con unas comunicaciones abiertas y fluidas.

3.2.2 El Proceso

Adoptar un planteamiento de Gestin por Procesos: un resultado


deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos
relacionados se gestionan como un Proceso. Por esto, la aplicacin de los
principios de la Calidad Total y de Gestin de la Calidad exige adoptar en la
organizacin una Gestin por Procesos. Todos los productos y servicios
proporcionados a los clientes por una organizacin son el resultado de la
ejecucin de uno o varios procesos, de donde se deduce la importancia de los
mismos dentro de una estrategia de satisfaccin de los clientes.

La concepcin, el anlisis, el examen y la mejora constante de los


procesos de una organizacin son esenciales en cualquier estrategia de calidad
de los servicios. En este sentido el Modelo CAF (Common Assestment
Framework) en su criterio de Gestin de los Procesos y del Cambio define este
en Cmo la organizacin gestiona, mejora y desarrolla sus procesos para
introducir innovaciones, apoyar su poltica y estrategia y satisfacer plenamente
a sus clientes y otros grupos de inters, generando cada vez mayor valor. Los

49
procesos crticos en el sector pblico estn relacionados con la prestacin de
servicios clave y los procesos de apoyo esenciales para el funcionamiento de la
organizacin. Un elemento crucial para la identificacin, la evaluacin- y la
mejora de los procesos deberan ser su contribucin y eficacia- en relacin con
la misin de la organizacin.

La naturaleza de los procesos en las organizaciones pblicas puede


variar mucho, desde actividades relativamente abstractas como el apoyo al
desarrollo de polticas o la regulacin de las actividades econmicas, hasta
actividades muy concretas relacionadas con la prestacin de servicios. En todos
los casos, la organizacin debera ser capaz de identificar los procesos clave
que realiza para obtener los productos y resultados esperados.

Enfoque de sistema para la gestin


Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un
sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una Organizacin en el logro de
sus objetivos.

Planes de mejora continua


Como ya se ha indicado, los objetivos de mejora continua se deben
integrar dentro del proceso general de planificacin de actividades y objetivos
de la organizacin. La mejora de los servicios que proporciona una organizacin
debe planificarse anualmente basndose en las necesidades, quejas y
expectativas de los clientes.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisin


Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la
informacin. Establecer una cultura de la mejora continua requiere, ante todo,
medir, por lo que es necesario implantar en la organizacin una cultura de la

50
medicin en su sentido ms amplio. Es una realidad incuestionable que slo se
puede mejorar aquello que se puede medir. Pero, por supuesto, no basta slo
con medir. Adems, las decisiones que se tomen deben estar basadas en los
datos obtenidos en estas mediciones: lo que esperan los clientes, la percepcin
que tienen los clientes sobre el servicio, lo que se logra en la satisfaccin de las
expectativas de los clientes. En el caso de la calidad del servicio, nada puede
sustituir al hecho de conocer lo que est sucediendo.

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores


Una organizacin y sus proveedores son interdependientes y una
relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear
valor til para los clientes de la organizacin. A la hora de gestionar sus
recursos financieros, a menudo las organizaciones del sector pblico estn
sujetas a limitaciones y presiones mayores que las del sector privado. La
capacidad de las organizaciones pblicas para generar recursos financieros
adicionales puede ser limitada, al igual que su libertad para asignar o reasignar
sus fondos a los servicios que desee prestar. Las organizaciones del sector
pblico deben gestionar complejas relaciones con otras organizaciones tanto
del propio sector pblico como del privado, y con los clientes / ciudadanos
considerados como asociados El xito en la gestin de dichas relaciones puede
resultar crucial para lograr los objetivos de la organizacin.

La innovacin y la creatividad comportan el riesgo de equivocarse. Slo


se puede favorecer la innovacin si se asume el riesgo que conlleva. La
innovacin es rara en climas de crtica y represin, pues los potenciales
innovadores no harn nada si actan con miedo a las consecuencias que se
puedan derivar de un error. Esto se produce con excesiva frecuencia en la
Administracin, con la consiguiente paralizacin que de ello se deriva. La
innovacin, por su propia naturaleza, no siempre acierta. Es fruto de una serie

51
de prueba y error. Es necesario comprender y aceptar que el error o el fracaso
de una iniciativa son, a veces, inevitables y forman parte del necesario
aprendizaje.

Una organizacin (o cualquier Unidad organizativa de la misma)


proporciona una serie de servicios (o productos) que consume un cliente
externo o interno de la organizacin. Para entregar el servicio (o el producto) a
sus clientes, las organizaciones (o las unidades Organizativas) ejecutan un
Proceso. Aunque, en general, el resultado de la ejecucin de un proceso puede
ser la entrega al cliente de un servicio o de un producto, nos referiremos a partir
de ahora a la entrega de servicios, dado que, en la mayora de los casos, ste
es el resultado de los procesos que se ejecutan en las distintas unidades
organizativas de la administracin en general. Muchos de los conceptos que se
van a manejar se pueden aplicar indistintamente a servicios o a productos.

Asimismo, en muchas ocasiones, en lugar de emplear el trmino


cliente, nos referiremos con el trmino usuario a la persona (fsica o jurdica)
a la que se le entrega el servicio o el producto, ya sea un ciudadano o un
usuario interno de la administracin. De acuerdo con este esquema general
tenemos las dos entidades sobre las que es preciso actuar para mejorar la
prestacin de los servicios y la satisfaccin de los usuarios que los reciben. El
Proceso de realizacin y entrega al usuario de dicho servicio o producto. Las
actuaciones necesarias para la entrega de un servicio a un usuario comprenden
tres grandes procesos:
1. Diseo del servicio a entregar y del proceso correspondiente.
2. Ejecucin del proceso y entrega del servicio correspondiente.
3. Seguimiento y medicin del servicio y del proceso respecto a los
objetivos establecidos.

52
Adoptando un enfoque de Mejora Contina en todos los procesos, de
acuerdo con la metodologa PDCA (rueda de Deming). La metodologa PDCA
comprende los cuatro pasos siguientes:
1. Plan (Planificar): Diseo de los servicios a entregar, de los procesos
correspondientes y establecimiento de los objetivos necesarios para
conseguir.
2. Do (Hacer): Implantar y ejecutar los procesos diseados para la entrega
de los servicios.
3. Check (Verificar): Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y
los servicios entregados al usuario y su comprobacin respecto al diseo
de los mismos y los objetivos establecidos.
4. Act (Actuar): De acuerdo con los resultados obtenidos en el proceso de
seguimiento y medicin de los procesos tomar las acciones necesarias
para mejorar continuamente el desempeo de los procesos y los
servicios entregados a los usuarios.

Se trata de aplicar principios y mtodos de Gestin de la Calidad al


proceso completo descrito de diseo, implantacin y entrega de servicios a los
usuarios de los mismos. El objetivo a alcanzar es la realizacin de una gestin
centrada en los resultados de los procesos, dentro de una estrategia de mejora
continua, entendida sta como el incremento continuo y cuantificable de la
satisfaccin del usuario, en base a una actividad constante de aplicacin de
pequeos pasos de mejora, integrada en el ciclo anual de planificacin de las
actividades de la Organizacin.

Dejando aparte la Ejecucin de los Procesos, los procesos generales


de Diseo del Servicio y del Proceso correspondiente y Seguimiento y
Medicin de los mismos conllevan la realizacin de una serie de actividades y
la aplicacin de herramientas y tcnicas de Gestin de la Calidad.

53
El esquema siguiente refleja grficamente todo el proceso anteriormente
descrito.

Figura 3. Seguimiento y Medicin

Aunque los procesos y actividades se presentan como una serie de


elementos discretos con unas interfases bien definidas, esto solo es as
metodolgicamente y a efectos de clarificar su desarrollo.

54
En la prctica, se pueden solapar e interaccionar de formas no detalladas
aqu. El desarrollo de cada actividad puede involucrar el esfuerzo de uno o ms
individuos o grupos, dependiendo de las necesidades.

3.2.3. Planificacin

La mejora continua de los procesos para aumentar el desempeo debe


ser un objetivo estratgico de la organizacin. Como se ha dicho anteriormente,
hay dos formas fundamentales para llevar a cabo la mejora continua de los
procesos de una organizacin:
1. Actividades de mejora continua escalonada o progresiva realizadas por
el personal en procesos ya existentes. El objetivo que se persigue es
mejorar los resultados conseguidos en los procesos repetitivos de la
organizacin sin cuestionarse la organizacin, la estructura, los propios
procesos, etc. Que intervienen en la consecucin de los resultados, en
base a una actividad constante de aplicacin de pequeos pasos de
mejora. Estos objetivos de mejora continua escalonada pueden
denominarse Objetivos Operativos (tambin funcionales o de
resultados). Es la filosofa del Kaizen japons. El conjunto de los
trabajadores de una organizacin aplicando esta filosofa de mejora
continua de pequeos pasos, tiene una potencialidad enorme para la
entrega de productos/servicios de alta calidad.
2. Proyectos de avance significativo, que conducen a la renovacin y
mejora de los procesos existentes o a la implementacin de nuevos
procesos. El objetivo que se persigue es conseguir cambios profundos
que permitan mejora la situacin de la organizacin. Estos objetivos se
pueden denominar

55
Objetivos de Innovacin (tambin de cambio o de mejora).
Cuando la estrategia de mejora por pequeos pasos ha llegado a su
lmite y se desean mejorar los resultados de un determinado proceso puede ser
necesario realizar un cambio en profundidad de los elementos (organizacin,
estructura, sistema de informacin, proceso, etc.) que intervienen en la entrega
de un producto o servicio. Este es el concepto del Kairyo japons en
contraposicin del Kaizen y por el que se obtienen incrementos grandes de la
productividad o de cualquier caracterstica de un producto o servicio. Un
ejemplo puede ayudar a establecer con claridad la distincin entre estas dos
clases de objetivos. Entregar las Licencias de Apertura en un plazo mximo de
30 das desde la fecha de peticin por el interesado es un Objetivo Operativo. Si
por cualquier motivo se considera que este plazo de entrega es inaceptable y
no se pueden conseguir mejoras a travs del proceso normal de entrega de
Licencias de Apertura, es preciso establecer un Objetivo de Innovacin que
permita reducir el tiempo de tramitacin a los plazos deseados (reorganizacin
profunda de los departamentos que intervienen, reingeniera del proceso,
implantar un nuevo sistema informatizado, etc.).

Lo que es comn a todos los Objetivos Operativos es que la organizacin


para cada uno de ellos es ms o menos permanente, se lleva a cabo con la
estructura establecida de la organizacin y forma parte de la misin y funciones
de las unidades responsables de llevarlos a cabo. Adems, cada uno de los
objetivos se intenta alcanzar mediante un Proceso. Los Objetivos Operativos se
relacionan con la marcha normal de la actividad de la organizacin y los
equipos que han de conseguirlos son permanentes. Es decir, una vez que se
han establecido los resultados a conseguir (y se han organizado los equipos
orientados a conseguir esos resultados y estos se encuentran ya funcionando),
todo lo que hay que hacer es supervisar los resultados que se estn
alcanzando en la realidad y compararlos con las metas establecidas, adoptando

56
las acciones oportunas y revisando peridicamente con realismo los resultados
a alcanzar en una estrategia de mejora continua por pequeos saltos.

Para llevar a cabo actividades no repetitivas se han utilizado


tradicionalmente dos estrategias organizativas:
Utilizando la estructura organizativa pero proveyndola de apndices
(director de producto, responsable de proyecto, etc.).
Creando organizaciones separadas, denominadas equipos de proyecto,
que funcionan al margen de la estructura organizativa y que perviven
hasta que el proyecto de innovacin finaliza definitivamente.

Los conceptos de proyecto y gestin de proyectos surgen por la falta de


capacidad que padecen la estructura organizativa tradicional y sus apndices
para efectuar cambios profundos en la organizacin y/o en sus distintos
sistemas o procesos. La gestin de proyectos lleva a cabo el cambio o la
innovacin por medio de equipos independientes formados por personas
procedentes de la estructura organizativa y/o empresas externas a la
organizacin. Los miembros del equipo de proyecto pueden trabajar en el
proyecto a jornada completa o parcial.

Vemos que el proceso de mejora continua se puede (se debe) integrar en


el ciclo anual de planificacin de actividades de la organizacin, bien como
Objetivos de Innovacin para conseguir cambios profundos que permitan
mejorar la situacin de la organizacin, bien como Objetivos Operativos en base
a una actividad constante de aplicacin de pequeos pasos de mejora.

57
58
4. DISEO E IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE MEJORA
CONTINUA

4.1. Identificacin de los servicios a entregar

Lo primero que tiene que establecer una organizacin o unidad


organizativa son las actividades que desarrolla en funcin de la misin que
tenga encomendada. Para conseguir una mejora en los servicios que presta,
una unidad organizativa debe conocer con detalle los servicios que ofrece y
quines son los usuarios (ciudadanos o clientes internos) que consumen
dichos servicios. Esto le permitir delimitar claramente los distintos tipos de
usuario y asociarles y/o disearles los servicios correspondientes de forma que
satisfagan sus necesidades y expectativas.

4.1.1. Inventario de servicios


Aunque pueda parecer obvio, es necesario que una organizacin (o
unidad organizativa) realice una perfecta identificacin, formalmente
establecida, de los servicios que entrega a sus usuarios. En muchas ocasiones
se trata de identificar la necesidad o demanda del servicio a prestar y/o suscitar
su demanda. Los servicios que una organizacin o unidad organizativa
proporcionan, forman parte de la misin y funciones de la misma y se llevan a
cabo con la estructura establecida de forma permanente para realizar las tareas
rutinarias de cada da. Aunque, desde un punto de vista terico, se deben
identificar los servicios a entregar (y los procesos correspondientes) basndose
en la misin de la organizacin, haciendo abstraccin de la estructura de la
misma, en general es ms conveniente identificar los servicios que se prestan
dentro de un rea de responsabilidad, funcin organizativa o departamento para

59
no alterar las zonas de influencia establecidas. No obstante, aunque se pueda
seguir esta forma de trabajo hay que tener siempre presente que puede haber
servicios que no tiene sentido seguir proporcionando, otros que no se prestan y
se deberan prestar y algunos que para prestarles de una forma adecuada es
necesario cambiar la estructura de la organizacin o prestarles desde otra
unidad o con intervencin de otras unidades.

Lo primero que debe quedar claro es qu se entiende por servicio. Un


servicio se crea cada vez que un usuario (ciudadano o cliente interno) realiza
una transaccin o una interaccin con una unidad organizativa. En cada una de
las interacciones con sus usuarios, la unidad organizativa correspondiente
suministra un servicio.

La norma ISO 9004-2:1991- Gestin de calidad y elementos del sistema


de la calidad - Parte 2: Gua para los servicios define servicio como los
resultados generados por las actividades en la interaccin entre el cliente y el
suministrador y por las actividades internas de ste para satisfacer las
necesidades del cliente. Asimismo define la prestacin del servicio como
aquellas actividades del suministrador necesarias para realizar el servicio. En
la administracin se pueden distinguir varios tipos de servicio:
a) Servicios normales: en este tipo de servicios se pueden incluir todos
aquellos que significan la concesin de un beneficio a un usuario
concreto. Son servicios directos entregados a un usuario bien sea un
cliente o un cliente interno: concesin de una subvencin, entrada a una
piscina, uso del transporte pblico, etc. En este caso se puede aplicar
bastante bien el concepto de cliente del sector privado, si bien no hay
que olvidar que en el sector pblico siempre hay otras dimensiones a
tener en cuenta adems de la satisfaccin del usuario de que se trate,
como criterios de igualdad y de justicia.

60
En numerosas ocasiones, es preciso separar el servicio como tal del
resultado. Por ejemplo, una persona que pide una subvencin puede recibir un
buen servicio en cuanto a la admisin y examen de la peticin, pero es posible
que no reciba la subvencin (el resultado) y, en consecuencia, estime que ha
recibido un mal servicio.

b) Servicios reglamentados: este tipo de servicios se derivan de las


atribuciones reglamentarias de la Administracin Pblica. En virtud de las
leyes, para proteger el inters pblico se imponen determinadas
limitaciones, deberes y obligaciones a los ciudadanos y a las entidades.
Un intercambio de tipo reglamentado no comporta una ventaja o un
beneficio a un usuario particular sino que, al contrario, a menudo se trata
de la eliminacin de un privilegio o la imposicin de una sancin. A
diferencia de lo que ocurre en el caso de los servicios normales, en este
caso el beneficiario no es aquel que recibe directamente el servicio. La
razn de ser de este tipo de servicios es el inters pblico. Sin
embargo, la transaccin de servicio como tal, presenta la mayor parte de
las caractersticas de los servicios normales. En este caso es ms
importante la distincin que establecimos anteriormente entre la
interaccin del servicio y el resultado del servicio. As, se proporciona
buen servicio reglamentado cuando:
Se cumple e interpreta la ley correctamente.
Se da importancia tanto a los derechos individuales como a los
derechos colectivos.
La prestacin del servicio es flexible.
Se respetan los derechos de las personas.
Se da un trato equitativo a las personas.

61
c) Servicios de compras: las administraciones pblicas compran una
cantidad considerable de bienes y de servicios al sector privado. A
primera vista se puede pensar que en este caso el cliente es la
administracin y no el sector privado, y as es de alguna manera. Sin
embargo, debido a su poder de compra, a la necesidad que tienen las
administraciones de ser percibidas como equitativas a la hora de realizar
una adquisicin y del precio y otras condiciones a que deben ajustarse
los eventuales proveedores para responder a las exigencias de la
administracin, las compras de la administracin tienen un aspecto de
servicio pblico nada despreciable. De hecho, los servicios de
compras comportan a la vez aspectos propios de una transaccin de
servicios reglamentados y de una transaccin de servicios normales.

d) Servicios internos: los servicios normales, los servicios reglamentados y


los servicios de compras son todos ellos servicios proporcionados a un
usuario externo (ya sea un ciudadano o una persona jurdica). Adems,
las administraciones pblicas proporcionan servicios a sus empleados y
de unas unidades organizativas a otras. Estos servicios internos en
muchas ocasiones tienen una incidencia directa sobre los empleados y
unidades organizativas que trabajan en primera lnea para proporcionar
servicios a los usuarios externos. Para una Unidad organizativa puede
ser muy difcil (incluso imposible) entregar servicios de calidad a los
usuarios externos si los servicios internos que reciben no responden
tambin a unos criterios de calidad. En consecuencia, cuando se hace el
inventario de los servicios que ofrece una unidad organizativa, es preciso
antes que nada, precisar los distintos tipos de interaccin o relacin que
tiene con sus usuarios (ciudadanos, empresas, otras unidades
organizativas, etc.).

62
Cada vez con ms frecuencia los servicios se prestan con otra
administracin y/o con el sector privado. En estos casos es preciso identificar y
conocer con precisin los socios en la prestacin del servicio, los roles que
desempean y acordar con ellos las normas de prestacin y de rendimiento del
servicio. Los servicios a prestar por una unidad organizativa se deben planificar
en funcin de los presupuestos actuales y futuros previsibles de la organizacin.

4.1.2. Usuarios

Tan importante o ms que la propia identificacin del servicio


proporcionado es la identificacin del cliente: usuario externo (ciudadano) o
interno que consume el servicio. El punto de partida de la Gestin de la
Calidad es la identificacin del cliente al que hemos de satisfacer. Conocerle
supone saber lo que aprecia para as poder ajustar convenientemente el diseo
de los servicios y productos que se le entregan. Si el usuario es externo, esto es
un ciudadano, es importante identificar claramente su posicin frente al servicio
que se le proporciona (consumidor, beneficiario, comprador, contribuyente, etc.)
as como sus caractersticas utilizando, si se considera necesario, tcnicas de
anlisis de segmentacin de mercado. Asimismo, puede ser til realizar un
anlisis del valor percibido por los usuarios del servicio que se le presta, esto
es, para qu utiliza el servicio que se le presta, qu ventajas obtiene, etc..

En ocasiones puede ser til la realizacin de encuestas para obtener


informacin sobre estas caractersticas del usuario y del valor que representa
para ellos el servicio proporcionado. Podemos identificar en la administracin, al
menos, tres tipos de clientes:
1. El que recibe directamente el servicio (usuario/cliente).
2. El gran pblico que disfruta colectivamente de los servicios ofrecidos por
la administracin.

63
3. El contribuyente que con sus impuestos financia la mayor parte de los
servicios ofrecidos por la administracin.

La figura siguiente muestra estas tres perspectivas a tener en cuenta en


la prestacin de servicios:

Figura 4. Perspectivas en prestacin de servicios.

4. 2. Procesos

En esta actividad se debe examinar el modo de organizacin del trabajo


en apoyo de la orientacin estratgica de la organizacin y poniendo el acento,
particularmente, en los procesos esenciales y en la mejora contina. La
aplicacin de principios de calidad total y de gestin de la calidad exige adoptar
en la organizacin una gestin por procesos.

La norma ISO 9001:2000 -Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos


promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se
desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de Gestin de
Calidad. Por enfoque basado en procesos, la norma entiende la aplicacin de
un sistema de procesos dentro de la Organizacin, junto con la identificacin e
interacciones de estos procesos, as como su gestin.

64
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de
gestin de la calidad, enfatiza la importancia de:
La comprensin y el cumplimiento de los requisitos y de su resultado.
La necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor.
La obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso.
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Como ya se ha sealado, se trata de ver la organizacin como un


conjunto de procesos en lugar de cmo una serie de departamentos con
funciones especializadas. Hemos de partir del principio de que el Proceso es la
forma natural de organizacin del trabajo: primero son los procesos y despus
la organizacin que los sustenta para hacerlos operativos.

4.2.1. Gestin

Cuando un cliente se dirige a una empresa no le importa como est


organizada internamente, slo le interesa recibir el producto o servicio de
acuerdo a sus necesidades. Esto hace que las organizaciones tengan que
analizar sus procesos para ver de qu manera se orientan al cliente. As se
empieza a hablar de gestin de procesos y gestin por procesos.

Como dijimos anteriormente, la aplicacin de un sistema de procesos


dentro de una organizacin junto con la identificacin e interacciones de estos
procesos, as como su gestin, es lo que se denomina enfoque basado en
procesos. La gestin de los procesos se debe aplicar a todas las actividades
de la organizacin, en particular a los procesos esenciales para el xito y que
tienen normalmente una mayor incidencia sobre la satisfaccin de las
necesidades del usuario, externo (ciudadano) o interno.

65
La gestin por procesos constituye un sistema de trabajo enfocado a
perseguir la mejora continua en el funcionamiento de las actividades de una
organizacin, mediante la identificacin y seleccin de procesos y la
descripcin, documentacin y mejora de los mismos. Tiene las siguientes
caractersticas:
Reconoce las limitaciones de la organizacin funcional vertical para
mejorar la competitividad de una Organizacin.
Reconoce la existencia de procesos internos.
Identifica las necesidades del usuario externo (ciudadano) y orienta la
Organizacin hacia su satisfaccin.
Organiza la realizacin de las actividades del proceso as como los
puntos de toma de decisiones.
Entiende las diferencias de alcance entre la mejora orientada a los
procesos (qu y para quin se hacen las cosas) y aquella enfocada a los
departamentos o a las funciones (cmo se hacen las cosas).
Mantiene los procesos bajo control, reduciendo su variabilidad.
Mejora de forma continua su funcionamiento global.

Para llevar a cabo una Gestin por Procesos, es preciso un cambio de


comportamiento del enfoque funcional propio de la divisin de tareas. Esto
implica una serie de diferencias entre una Gestin por Procesos y la
organizacin funcional tradicional.

4.2.2Concepto

Para que una organizacin funcione de manera eficaz y eficiente tiene


que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre si. Una
actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la
transformacin de elementos de entrada en resultados, se puede considerar

66
como un proceso. Las unidades organizativas proporcionan una serie de
servicios (o productos) que consume el usuario externo (ciudadano) o interno
de la organizacin. Para entregar el servicio (o el producto) a sus usuarios, las
unidades ejecutan un proceso.
Figura 5. El Proceso

El proceso es la forma natural de organizacin del trabajo. La visin


procesos es una visin global de la organizacin y se puede aplicar a todos
los niveles de la misma, analizando en cada caso quin es el cliente y cules
son los procesos utilizados. En cualquier organizacin existir una red de
procesos, todos los cuales necesitan ser controlados y mejorados. Son ms
importantes los procesos, que la organizacin que los sustenta para hacerlos
operativos.

La figura siguiente muestra el esquema general de entrega de un


Servicio a un usuario y la ejecucin de Proceso correspondiente.

Figura 6. Esquema general de entrega de un servicio a un usuario y la


ejecucin de proceso correspondiente.

67
4.2.3. Elementos

De la definicin general de proceso vista anteriormente, podemos


obtener los elementos del mismo:

Figura 7. Elementos del proceso


ENTRADAS (INPUTS)
Las entradas son los elementos que sufren transformacin o la
permiten. Las entradas a un proceso se pueden establecer como
demandas de servicios a proveedores externos o internos de una
Organizacin. Pueden ser las salidas de otro proceso (o subproceso)
realizado por el proveedor.

SALIDAS (OUTPUTS)
Son el resultado de la ejecucin del proceso (servicio o producto) que
se entrega al usuario (ciudadano o usuario interno). El servicio
proporcionado. Debe tener la calidad y el valor necesario para
satisfacer al usuario.

PROVEEDORES
Los proveedores son las personas u organizaciones que proporcionan
las entradas.

68
Figura 8. Elementos de un proceso 2

REFERENCIAS

RECURSOS

Figura 9. Elementos de un proceso concreto (simplificado) de Registro y


Atencin al Ciudadano.

69
Cliente: es el destinatario del producto o servicio generado por el
proceso.
Propietario: responsable del proceso es la persona que asume la
responsabilidad global del desarrollo, control y mejora del proceso.
Recursos: medios utilizados para transformar las entradas al proceso en
el servicio que se entrega al usuario. Comprenden el personal
(incluyendo las habilidades, conocimientos, destrezas, etc.), las finanzas
(recursos econmicos), las instalaciones, los equipos, las tcnicas y los
mtodos.
Referencias: informacin que se tiene presente para la ejecucin del
proceso y la obtencin del servicio.
Acciones: conjunto de actividades a realizar para llevar a cabo la
ejecucin del proceso y la obtencin del servicio.
Fase es un conjunto de actividades que puede desarrollarse con una
cierta independencia de las dems y es asignable a personas o grupo.
Actividad es un conjunto de tareas que produce un resultado concreto.
Tarea es una operacin concreta necesaria para el trabajo. Es el menor
nivel de esfuerzo en un proceso y es una unidad de ejecucin no
fraccionable.

4.2.4. Clasificacin

La clasificacin de los distintos procesos de una organizacin o unidad


organizativa permite decidir el tratamiento que vamos a dar a cada uno de ellos.
Desde luego, existen muchas maneras de clasificar los procesos. Una
clasificacin de los procesos por la importancia de los mismos para una
organizacin, permite distinguir entre:

70
Procesos estrategicos: aportan referencias y guas para desarrollar los
procesos operativos. Fijan los objetivos, pautas y guas del resto toma de
decisiones y despliegue de planes y polticas de la organizacin, como
pueden ser la poltica de la calidad, el establecimiento de objetivos, los
recursos, la mejora continua, las auditorias, los Indicadores, etc.
Procesos operativos: llamados tambin procesos de negocio componen
el saber hacer de la organizacin. Afectan de un modo directo a la
realizacin del producto. Trasladan al exterior la misin de la
organizacin; es aquello que el usuario externo ve. Ejemplos son el
desarrollo, produccin y entrega de servicios o productos, etc.
Procesos de soporte: llamados tambin procesos de apoyo. Aportan al
resto de los procesos los recursos necesarios para que puedan
desarrollarse. Ejemplos de estos procesos son el sistema de informacin
y comunicacin, la gestin de recursos humanos, la contabilidad, etc.

La figura siguiente ilustra el hecho de que existe un nico macro-proceso


clave u operativo que da valor para el cliente, dividido en subprocesos y una
serie de procesos estratgicos y otros de apoyo.

Figura 10. Los procesos

PROCESOS OPERATIVOS

71
Esta clasificacin es genrica y es necesario adaptarla a los esquemas
de funcionamiento de cada Organizacin. Un mismo proceso para una
Organizacin puede ser Operativo y para otra Estratgico. Tambin se
puede hablar de Procesos y Subprocesos. As la Gestin de Proveedores
puede considerarse un proceso que puede subdividirse, por ejemplo, en los
subprocesos Homologacin de Proveedores, Suministro de Materiales,
Seguimiento de la Calidad y Pago a Proveedores.

4.2.5. Identificacin

La Identificacin de los Procesos es el elemento desencadenante del


ciclo para poder gestionarlos. Una vez identificados se deben documentar para
constituir un Manual de Procesos. No siempre estn claramente identificados
los procesos en una organizacin puesto que, a menudo, se identifican ms con
las personas o las unidades organizativas que con el flujo de las actividades.
Aunque lo lgico sera identificar los procesos basndose en la misin de la
organizacin, haciendo abstraccin de la estructura de la misma, en general, es
conveniente identificar procesos dentro de un rea de responsabilidad, funcin
organizativa o departamento para no alterar las zonas de influencia
establecidas. La Identificacin de los Procesos se realiza as a partir del estudio
de las distintas unidades organizativas y sus interrelaciones y un anlisis de los
servicios prestados.

Conviene realizar un primer anlisis de identificacin de las principales


reas de actividad de la organizacin a las que podemos denominar
Macroprocesos y con los que se puede construir un mapa global de procesos
a nivel de la organizacin. Esto nos puede servir para identificar los procesos
que se incluyen en los referidos macroprocesos, al realizar un desdoblamiento
de las grandes reas en otras relacionadas entre s.

72
No obstante, no existe una forma nica de identificar los procesos en una
organizacin. En funcin del punto de partida para el anlisis, se puede
establecer la siguiente clasificacin:

Figura 11 Clasificacin de los procesos


Objetivos Corporativos Estratgicos: Identificacin de los procesos desde el
punto de vista de su contribucin a la consecucin de dichos objetivos.
Procesos Operativos de la Organizacin: Basndose en la entrega del
producto o servicio al usuario externo (cliente).
Anlisis de la cadena de valor: Secuencia del desarrollo de la actividad global
Atributos de calidad del usuario del proceso: El punto de comienzo para
identificar procesos pasa por identificar las expectativas que tienen los usuarios
relacionados con el proceso.
Obtencin de ventajas competitivas: Consiste en conocer qu procesos
influyen en las actividades de costes o de diferenciacin que proporcionan
ventajas competitivas a la Organizacin.
Criterios de los diferentes Modelos de Auto evaluacin.

Como resultado obtenemos un inventario de los procesos de la


organizacin. Este inventario slo debe contener datos generales del proceso,
lo ms breves y concisos posibles, de forma que pueda servir de inicio a la
documentacin formal del proceso, como pueden ser:
Nombre del proceso.
Descripcin: misin o finalidad del proceso.
Propietario o responsable del proceso.
Clasificacin provisional. Alguna clase de clasificacin provisional del
proceso segn la importancia o valoracin.
Flujograma del proceso o principales actividades.

73
4.2.6. Seleccin

Los factores o criterios a considerar para seleccionar o dar prioridades en


la seleccin de los procesos a mejorar, son los siguientes:

Factores en la seleccin de procesos:


Procesos con un fuerte impacto en la satisfaccin del usuario.
Procesos cuyos resultados no satisfacen las necesidades y
expectativas de los usuarios.

Procesos que tienen relacin con los objetivos estratgicos.


Procesos cuya mejora aporta una clara ventaja competitiva a la
organizacin.
Procesos con un fuerte impacto en las personas o en bienes de
terceros.
Procesos con un alto consumo de recursos internos.
Procesos que originan la mayor cantidad de sugerencias y/o
reclamaciones de los usuarios o del propio personal.

Procesos con cambios en el entorno que afectan a sus resultados.


Procesos de larga duracin o que incluyen numerosos pases laterales.
Procesos para los que existen nuevas tecnologas emergentes
aplicables a la mejora.
Procesos en los que el cambio es asumible por el personal.

Todos estos criterios (y cualquier otro que se estime adecuado), pueden


ser considerados asignando ponderaciones o pesos a cada uno de ellos para
hacer una seleccin de los criterios a considerar para su mejora. La figura
muestra una forma de aplicacin de esta tcnica (Matriz de Seleccin).

74
La puntuacin de los procesos en cada uno de los criterios
seleccionados, se puede hacer de acuerdo a la escala siguiente:
Correlacin fuerte: 9 puntos
Correlacin media: 3 puntos
Correlacin dbil: 1 punto

Obtenindose la puntuacin total de cada proceso, como la suma de los


productos de la puntuacin obtenida en cada criterio, multiplicada por el peso
correspondiente del criterio. En el ejemplo mostrado, el orden para seleccionar
los procesos para su mejora sera Proceso 3, Proceso 1 y Proceso 2.

Figura 12. Criterios de los procesos

75
4.2.7 Descripcin y documentacin de un proceso

El xito de la gestin de un proceso depende, en gran medida, de la


rigurosidad con que se lleve a cabo la documentacin del mismo, tanto en lo
que se refiere a la recogida de todos los datos necesarios para su gestin. La
documentacin de los procesos consiste en la descripcin de sus aspectos
relevantes como medio para generar y transmitir el conocimiento de los mismos
a todas las partes interesadas. El primer paso es identificar y establecer los
procesos en sus distintos niveles: macroprocesos, procesos y subprocesos y la
interrelacin entre ellos. El segundo paso ser documentar en detalle los
procesos del nivel ms bajo que en cada caso se establezca. La informacin a
recoger para documentar un proceso puede ser:

Figura 13. Documentacin de un proceso


Cdigo y denominacin del proceso, que identifican de forma nica al proceso
Descripcin del proceso: breve explicacin de la misin y los objetivos del proceso,
redactada en trminos entendibles para las personas que intervienen en el mismo.
Proceso de Primer Nivel: Cdigo del proceso de nivel superior del que depende el
proceso.
Responsable del proceso: Persona de la Organizacin a la que se le asigna la
direccin de todas las actividades relativas a la gestin del proceso: es el que toma
decisiones respecto al proceso. Tambin se le conoce como el Propietario del
proceso.
Las tareas que tiene el responsable de un proceso son:
-Asumir la responsabilidad global del proceso y de sus resultados, asegurando su
control, eficacia, eficiencia de forma estable y permanente.
-Facultar y delegar en los empleados para que asuman la propiedad de los trabajos
para que por si mismos puedan tomar las decisiones e iniciativas necesarias.
-Mantener la interrelacin necesaria con otros procesos de la organizacin
-Asegurar que el proceso est adecuadamente documentado en cada momento.

76
Dependiendo del proceso, puede ser necesario que cada fase, actividad
o tarea se considere como un subproceso en el que sea necesario especificar:
Misin
Responsable
Agentes que intervienen
Referencias
Entradas y proveedores
Salidas y usuarios
Condiciones de inicio
Realizacin de la accin
Recursos utilizados

Asimismo puede ser necesario una representacin grfica del proceso


mediante el correspondiente Diagrama de Flujo o Flujgrama y/o especificar en
detalle todas las acciones del proceso mediante el correspondiente
procedimiento, norma o instruccin tcnica detallada.

77
78
5. SEGUIMIENTO A LA MEJORA CONTINUA

5.1. Control

A pesar de las prevenciones y rechazos que provoca la palabra control


hay que entender ste en el sentido en que lo define A. Zerilli como un proceso
de carcter permanente, dirigido a la medicin y a la valoracin de cualquier
actividad o prestacin sobre la base de criterios y de puntos de referencia
fijados, y a la correccin de las posibles desviaciones que se produzcan
respecto a tales criterios y puntos de referencia de tal manera que controlar
consiste en verificar, mediante la confrontacin con estndares y parmetros
oportunamente fijados si los resultados que se van obteniendo corresponden a
los previstos..., en recoger datos que permitan efectuar acciones correctivas...
que, como vemos, coincide con el concepto de verificacin de las normas ISO.

Vemos que la accin de controlar despus de obtener informacin sobre


el sistema, comporta emprender actuaciones correctoras en el caso de que se
produzcan desviaciones respecto a los objetivos.

Es preciso sealar que aqu hacemos referencia ms al control de la


gestin que se centra en el anlisis de los resultados de la gestin (control de la
ejecucin) que a la evaluacin de las polticas pblicas que se refiere al impacto
de los resultados en la poblacin. De acuerdo con I. Meny y J. C. Thoenig, el
control se ocupa de la eficiencia interna.

La evaluacin trata de la eficacia externa de la accin pblica, aunque


es preciso contemplar ambas perspectivas en un sistema integrado de control

79
de la gestin, sistema que tambin debera contemplar el control estratgico
sobre aquellos factores externos que inciden significativamente sobre objetivos
y actividades de la organizacin.

La figura muestra una perspectiva completa de un tal Sistema Integrado


de Gestin.

Figura 14. Sistema integrado de gestin

Aqu nos centraremos, fundamentalmente, en el control de la ejecucin,


es decir tratamos de asegurarnos que se entrega el servicio y se realizan todas
las actividades contempladas en el proceso de entrega de acuerdo con los
objetivos previstos, basndonos en la informacin directa aportada por un
sistema de indicadores definidos para los servicios (o productos) que ofrece una
unidad organizativa y los procesos correspondientes establecidos para la
entrega del servicio.

80
El sistema de control tiene que contemplar cuatro elementos bsicos:

1. Fijacin de criterios (y estndares)


Son los estndares variables a definir que sirven para valorar los
resultados y la ejecucin del proceso. Hay que tener en cuenta que aunque
todo es controlable, no se puede (debe) controlar todo.

En la fijacin de estos criterios y su cuantificacin (los estndares) debe


predominar el consenso entre la direccin y los responsables de la ejecucin de
las actividades.

2. Medida de los resultados


Presupone que se conozca qu es lo que se debe medir y cmo se debe
medir (mtodo y unidad de medida a emplear).

3. Comparacin y valoracin de los resultados


Una vez obtenidos los datos por la medicin, stos deben contrastarse
con los estndares predeterminados y valorarlos. La finalidad de esta
comparacin es poder identificar desviaciones que permitan, despus de ser
analizadas, emprender acciones correctoras, que es la clave del proceso de
mejora continua.

4. Acciones correctoras
Todo el control debe estar orientado a emprender, si es necesario,
acciones correctoras para corregir las desviaciones.

Existen una serie de condiciones para un adecuado funcionamiento del


sistema de control:

81
Figura 15. Condiciones de funcionamiento
Orientacin a los puntos importantes o claves. No es preciso controlar todo,
sino solamente aquello que tiene un impacto importante.
Rpida retroalimentacin. La informacin debe llegar al lugar adecuado con la
mxima rapidez para poder emprender acciones correctoras adecuadas
. Utilidad y flexibilidad. El sistema de control tiene que estar al servicio de las
necesidades ejecutivas y nunca al revs.
Atencin al factor humano. La implantacin de un sistema de control no
pretende buscar culpables, sino indagar causas y corregir errores
Adaptacin a la organizacin y a los recursos existentes. La aplicacin del
sistema de control no debe generar importantes modificaciones en los nuevas
estructuras esquemas organizativos de la entidad.
Auto-control. Se debe evitar implantar sistemas de control centralizados
estimulando el autocontrol

Como vemos, el mejor sistema de control es aquel que consume


recursos extras. Las caractersticas que debe cumplir son:

Figura 16. Niveles de control


Oportuno: En el momento adecuado.
Sencillo: Fcil de interpretar.
Simple: Fcil de ejecutar.
Econmico: Fcil de obtener.
Sensible: Mide todo lo importante.
Especfico: Slo mide lo importante.
Flexible: Adaptable a las modificaciones del entorno.
Inequvoco: Slo permite una interpretacin.
til: Permite tomar decisiones.
Aceptado: Consensuado y asumido por todos.

82
El sistema de control puede desarrollarse a tres niveles diferentes:

Figura 17. Controles


Control de resultados
El control de la gestin centrado en los resultados solamente controla los
resultados finales obtenidos. Se centra en los resultados obtenidos por las
diferentes actividades en la medida que ellos tienen un impacto en la poblacin
.

Control del proceso o de la ejecucin


Controlando el proceso o la ejecucin, se tiene informacin del desarrollo de la
actividad para comparar lo que se est haciendo con lo previsto.
Control de la estructura
Por estructura se entiende el conjunto de recursos humanos, tecnolgicos.
.
La cuestin es dnde situar los mecanismos de control: en los
resultados, en los procesos (actividades) o en la estructura? Existe una relacin
funcional entre los tres elementos: las caractersticas estructurales influyen en
la ejecucin de los procesos y la ejecucin de los procesos en los resultados
obtenidos. No obstante hay que tener en cuenta que una buena estructura y un
buen proceso no garantiza totalmente buenos resultados y que slo se obtienen
buenos resultados con una buena estructura y una buena ejecucin del
proceso.

5.2. Indicadores

Como dijimos anteriormente, un indicador es una magnitud asociada a


una caracterstica (del resultado, del proceso, de las actividades, de la
estructura, etc.) que permite a travs de su medicin en periodos sucesivos y
por comparacin con el estndar establecido, evaluar peridicamente dicha

83
caracterstica y verificar el cumplimiento de los objetivos (estndares)
establecidos. El sistema de indicadores objetivos establecido para las
caractersticas de un servicio determinado y su proceso correspondiente, debe
estar formado por indicadores fiables y medibles que permitan la mejora
continua del servicio (y del proceso correspondiente) ligada a la satisfaccin del
cliente basndose en datos (Gestin por hechos).

Los indicadores deben reunir una serie de cualidades:


Pertinencia: El indicador expresa un concepto y mantiene con claridad
esta significacin a lo largo del tiempo, esto es, el indicador es adecuado para
lo que se quiere medir.
Objetividad: A partir de las magnitudes observadas, no es ambiguo.
Unvoco: Las modificaciones expresadas por el indicador, no permiten
interpretaciones equvocas.
Sensibilidad: La medida del indicador es suficientemente eficaz para
identificar variaciones pequeas.
Precisin: El margen de error del indicador es aceptable.
Fidelidad: Las cualidades del indicador se mantienen con el tiempo.
Accesibilidad: Su obtencin tiene un coste aceptable, es fcil de calcular.

Los indicadores ideales son los numricos y se debe expresar, siempre


que se pueda, las tolerancias o desviaciones aceptables. En comparacin con
los estndares permiten obtener informacin de cantidad, calidad, tiempo y
coste. Encontrar indicadores no es una tarea fcil.

Para facilitar esta tarea es necesario seguir la secuencia siguiente:


1. Saber lo que se quiere medir.
2. Determinar la informacin necesaria.
3. Seleccionar los indicadores ms adecuados.

84
4. Definir los estndares o valores a alcanzar.
5. Disear el procedimiento de recogida de datos.
6. Recoger los datos.
7. Comparar los resultados obtenidos con los estndares.

5.2.1 Tipos de indicadores

Los indicadores giran alrededor de unos pocos conceptos. En la figura


siguiente se resumen los tipos de indicadores existentes, en funcin de los
conceptos que relacionan.

Figura 18. Indicadores

a) Indicadores de economa Expresan la relacin entre los inputs actuales


utilizados (recursos) frente a los previstos, como puede ser los costes reales
frente a los costes previstos.
b) Indicadores de eficiencia Miden si es adecuada la relacin existente entre
la prestacin de los servicios efectuados (resultados obtenidos) y los recursos
utilizados para su produccin, como puede ser por ejemplo, la relacin entre los
servicios proporcionados y los costes reales de la prestacin del servicio.

85
c) Indicadores de eficacia Miden la relacin entre los resultados obtenidos y
los resultados previstos. Hacen referencia al grado en que una Organizacin
alcanza los objetivos previstos.
d) Indicadores de efectividad Miden el impacto final en el conjunto de la
poblacin (lo que se denomina el outcome) frente al impacto previsto.

Adems de estos cuatro tipos conceptuales de indicadores, existen otros


que relacionan de manera diferente los conceptos expresados en la figura
anterior. Segn la naturaleza del objeto a medir, se pueden distinguir los
siguientes tipos de indicadores:

Indicadores de resultados: Miden directamente el grado de eficacia o el


impacto sobre la poblacin (Resultados, Outputs finales o Outcomes). Son
indicadores de eficiencia, eficacia o efectividad. Son los ms relacionados con
las finalidades y las misiones de las polticas pblicas. Otros nombres con que
se conocen los indicadores de resultados son:
- Indicadores de Objetivos.
- Indicadores de Impacto.
- Indicadores de Efectividad.
- Indicadores de Satisfaccin.
- Indicadores de Outputs finales (outcomes).

En general miden resultados finales concretos e impactos finales en la


poblacin. Ejemplos de indicadores de resultados son:
-Nmero de asistentes a exposiciones en funcin del nmero de
habitantes.
-% de casos resueltos al mes.
-Grado de cobertura vacunal de los escolares.

86
-Grado de satisfaccin de los resultados de los ciudadanos con un
servicio determinado.

Indicadores de proceso: Valoran aspectos relacionados con las actividades.


Se usan cuando no es posible utilizar directamente los indicadores de
resultados. Otros nombres con que se conocen los indicadores de proceso son:
-Indicadores de Actividades.
-Indicadores de Eficacia.
-Indicadores del Sistema.
-Indicadores de Outputs intermedios.

Indicadores de estructura: Miden aspectos relacionados con el coste y la


utilizacin de recursos. Otros nombres con que se conocen los indicadores de
estructura son:
-Indicadores de Recursos.
-Indicadores de Medios.
-Indicadores de Inputs del proceso.
-Indicadores de Oferta del servicio.
-Indicadores de Coste.

- Indicadores Econmicos. En general miden la disponibilidad o consumo de


indicadores de estructura pueden ser:
-Nmero de empleados
-Horas de atencin semanales
-Gasto mensual
-Coste de material fungible anual
-Gasto de inversiones anual.
-Coste medio por empleado.

87
En la figura siguiente podemos ver la relacin existente entre los distintos
tipos de indicadores:
Figura 19. Tipos de indicadores

Como hemos dicho, se deben utilizar, siempre que sea posible,


indicadores de resultados. Si esto no es posible, hay que utilizar indicadores de
proceso o, en su defecto, indicadores de estructura

5.2.2 Definicin
Todo indicador necesita para su completa definicin una serie de datos e
informacin general sobre la caracterstica que va a controlar. La informacin a
recoger para documentar un indicador puede ser:

Figura 20. Documentacin bsica


Cdigo y denominacin de proceso.
Denominacin del indicador: Nombre que identifica al indicador de forma
clara y sin ambigedades.
Descripcin del indicador: Caracterstica, actividad o aspecto al que est
asociado el indicador (lo que mide el indicador).
Unidad de medida: Especifica la unidad de medida a utilizar. Se debe
procurar utilizar unidades estndares y normalizadas que faciliten su uso.
Forma de calcular el indicador: Especifica las operaciones matemticas,
estadsticas, lgicas, etc. para realizar el clculo y obtener el valor asociado.

88
5.3. Cuadros de Mando

Los Cuadros de Mando son documentos donde se recogen los


indicadores ms relevantes para realizar el control de la gestin al nivel que se
desee, bien sea a nivel de una Unidad Organizativa, un rea o toda la
Organizacin. Los Cuadros de Mando son muy tiles para controlar procesos
regulares con un flujo de informacin continuo. Permiten agrupar la informacin
ms relevante (esto es, til para tomar decisiones) necesaria para tener un
conocimiento permanente de la situacin de la gestin y su evolucin en el
tiempo.

Los Cuadros de Mando son informes para el Control de la Gestin cuyo


contenido est orientado, normalmente, a la Direccin (al nivel de mando
correspondiente) y responde a un anlisis de las necesidades de informacin de
la misma para identificar las desviaciones transcendentales en las distintas
lneas de actuacin de la Organizacin y sus causas, que permita realizar las
acciones de correccin que sean necesarias para alcanzar los objetivos
previstos.

En la actualidad se est imponiendo como herramienta de gestin el


Cuadro de Mando Integral (Balanced ScoreCard -BSC) que ayuda a las
Organizaciones a transformar la estrategia en objetivos operativos. Se pueden
implementar estos Balanced ScoreCard a nivel de Unidades Organizativas o
de rea donde se refleje la estrategia de la Unidad correspondiente o bien a
nivel de toda la organizacin. Los Cuadros de Mando Integrales recogen
informacin desde distintas perspectivas de la organizacin: financiera, de
clientes, de procesos internos y de infraestructuras (personas, tecnologa,
activos, etc.). Proporcionan a la direccin un amplio marco que traduce la visin
y estrategia de una Organizacin en un conjunto coherente de indicadores.

89
5.4 Estndares de calidad

Como dijimos en el apartado anterior, definidas las caractersticas de un


servicio (o de un producto) y del proceso establecido para la prestacin del
mismo, se debe identificar y asignar el nivel estndar que hay que alcanzar en
cada una de estas caractersticas para que respondan a las necesidades y
expectativas de los clientes. Para llevar esto a cabo, cada caracterstica de un
servicio (o de un producto) y del proceso de entrega correspondiente, debe
tener definido uno o varios indicadores objetivos como vimos en el apartado
anterior, en cada uno de los cuales se debe establecer el nivel estndar o
compromiso a alcanzar.

Se entiende por estndar el valor que se espera que alcance una


determinada variable y es el valor que sirve de referencia para medir la
evolucin de un determinado indicador. El objetivo de esta actividad es la
identificacin del nivel estndar deseable del servicio proporcionado mediante
un proceso de establecimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (S.L.A.:
Service Level Agreements) peridicamente realizado, que fije los valores a
alcanzar en cada uno de los indicadores establecidos para el servicio y el
proceso correspondiente.

De esta forma, las unidades organizativas establecen con sus clientes,


acuerdos escritos que describen el nivel de servicio a proporcionar en
trminos cualitativos y, sobre todo, cuantitativos, estableciendo
responsabilidades, tanto por parte de las propias unidades, como de los
usuarios de las mismas. Para establecer unos estndares de calidad
adecuados, no basta con conocer las expectativas de los clientes del servicio.
Es necesario evaluar tambin la capacidad de la organizacin para satisfacer
esas expectativas y la forma como hasta ahora se ha entregado el servicio.

90
Los estndares reflejan el punto de encuentro entre las expectativas de
los clientes y la capacidad de la organizacin para satisfacerles. Para esto
ltimo es necesario conocer el nivel de servicio actual y, por tanto, es
imprescindible contar con un sistema de indicadores de gestin que nos permita
hacer un seguimiento y evaluacin del rendimiento (Control de la Gestin).

Pero los estndares de calidad que se establezcan no deben ser


simplemente un reflejo de la situacin actual, sino que deberan ser lo
suficientemente exigentes para que los valores establecidos signifiquen un reto.
Las consultas al personal encargado de la prestacin del servicio a la hora de
establecer los estndares, son muy tiles por estar ms directamente afectadas
por la prestacin del servicio.

El proceso de establecimiento anual de estndares de calidad, esto es de


los compromisos u objetivos a alcanzar en las caractersticas del servicio y su
proceso de entrega, debe integrarse en el cuadro del proceso de planificacin
anual de los Objetivos de la organizacin en forma de Objetivos Operativos tal y
como se definieron stos en el apartado 5 (La mejora continua y la
planificacin de objetivos de la organizacin) de la parte primera de este
documento.

As, durante los ltimos meses de cada ao, las unidades organizativas
deben realizar el proceso para establecer los estndares o compromisos a
alcanzar (Objetivos Operativos) en los indicadores definidos en cada una de
las caractersticas de los servicios y sus procesos correspondientes. Como
hemos dicho, en este proceso deben participar los empleados de la Unidad
responsables del cumplimiento de los compromisos establecidos.

91
5.5. Objetivos operativos

Se integran dentro de la planificacin de objetivos de cada rea y de toda


la organizacin para el ao siguiente. Se debe realizar una comunicacin
dirigida a los empleados de la unidad organizativa sobre los contenidos del
Plan de Objetivos Operativos de la unidad y lo que significan para la unidad y
la entidad los compromisos en l asumidos.

Teniendo en cuenta que los empleados son los principales responsables


de la ejecucin de las actividades contempladas en el Plan y de alcanzar los
compromisos establecidos en el mismo, su implicacin resulta clave para el
xito en el desarrollo del Plan. En consecuencia, es preciso informales y
conseguir su implicacin antes de comenzar el desarrollo del Plan. En este
sentido, los responsables de las unidades organizativas deben asegurar la
participacin del personal a su cargo en el establecimiento de los Objetivos
Operativos, desde el inicio mismo del proceso.

Una causa de la baja percepcin de la calidad de un servicio son las


discrepancias que pueden existir entre lo que promete una organizacin sobre
sus servicios y lo que realmente hace. Por esto, una comunicacin precisa y
apropiada de los compromisos establecidos constituye un elemento esencial
para la prestacin de servicios que los clientes perciban como de alta calidad.
Si la publicidad o cualquier otra comunicacin externa establecen expectativas
no realistas entre los clientes, la realidad de la prestacin les decepcionar.
Tambin se produce una decepcin entre los clientes cuando una organizacin
no informa a sus clientes sobre los esfuerzos que realiza (pero que no son
visibles para los clientes) para asegurar la calidad del servicio. Los clientes no
siempre son conscientes de todo lo que se hace detrs del escenario para
servirles bien. Lograr que los clientes se conciencien sobre los esfuerzos o las

92
normas estndar que se implantan para mejorar el servicio, sobre todo en
aquellos casos en que dichos esfuerzos no pueden ser percibidos con facilidad
por los clientes, puede mejorar la percepcin de calidad en el servicio. Los
clientes que son conscientes de que una organizacin est dando pasos
concretos para servirles mejor, asumen una actitud ms favorable ante la
prestacin del servicio.

En cada unidad organizativa responsable de Objetivos Operativos se


debe asegurar la revisin continua del grado de cumplimiento de los
compromisos establecidos y, a travs de ello, de la satisfaccin de los usuarios
de los servicios. Deben realizar la revisin de los resultados expresados con los
indicadores establecidos en cada objetivo, que permita identificar las posibles
desviaciones respecto a los estndares o compromisos de servicio
establecidos, tomando, en su caso, las acciones correctoras necesarias.

Es necesario que cada unidad organizativa de a conocer los resultados


obtenidos en sus indicadores a sus usuarios y al personal de la unidad.

93
94
CONCLUSIONES

1. La aplicacin de las Normas ISO permitir una ejecucin adecuada de


los proyectos de la empresa a largo plazo.

2. Es total responsabilidad de la gerencia administrativa responder por el


control de los costos fijos de la empresa y por lo tanto, los lderes de este
departamento deben tener la informacin precisa para facilitar la toma de
decisiones e influir en que stas sean asertadas.

3. La informacin del trabajo de graduacin apoyar a los administradores


en la supervisin de las compras internacionales y en la planificacin de
las mismas, con el fin de reducir los costos al mximo, mediante la
estrategia de liderazgo en costos.

4. La importancia para que una organizacin pueda representar la


economa internacional es responsabilidad de los administradores, ya
que ellos son los que deben velar por el cumplimiento de los objetivos
econmicos de las empresas que representan.

5. La aplicacin de lo expuesto en el presente trabajo, es de utilidad, tanto


para el sector privado, como para el sector pblico.

6. La puesta en prctica de lo sugerido, lograr en el sector empresarial


cumplir con el objetivo de una mejora.

95
96
RECOMENDACIONES

1. Utilizar como gua este documento que les apoyar en la toma de decisiones
asertivas, ya que una supervisin no se puede realizar si no se puede emitir
un juicio por desconocer de un tema de una importancia tan relevante para
las finanzas de las empresas.

2. Es aconsejable aplicar los conocimientos aprendidos con esta investigacin


descriptiva, pues se tendr informacin bsica para emprender estrategias
de Liderazgo en Costos, mediante el conocimiento de las formas de
negociacin, medios de pago, acuerdos y convenios internacionales,
conociendo y aplicando las ventajas que la Organizacin Mundial del
Comercio (OMC) otorga a Guatemala.

3. Las importaciones reflejan un costo fijo ms bajo que si se hicieran


exportaciones. Sin embargo las utilidades que las exportaciones en un
ambiente normal representan, son de mayor beneficio para las
organizaciones. Segn la balanza de pagos para que un pas se desarrolle,
ste debe ser en su mayora productor y no comprador, es decir debe de
exportar ms del 50% e importar menos de esta cuota.

4. Por lo anterior, se puede aprovechar las preferencias de los acuerdos y


convenios internacionales para importar materia prima de pases, cuya
ventaja comparativa es mayor a la de Guatemala y modificarla agregndole
valor por medio de transformacin dentro del pas, para que de esta forma
puedan exportarse productos terminados, lo cual generara ms empleos,

97
un aumento en la balanza de pagos y mayores beneficios econmicos para
las organizaciones.

5. Poner en prctica las normas de mejora continua plasmadas en este


documento, permitirn cumplir adecuadamente con los objetivos de la
empresa.

98
BIBLIOGRAFA

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2. Benjamn Franklin F. Auditora Administrativa, Editorial Mc Graw Hill.


s.a

3. Charles W. L. Hill/Gareth R. Jones. Administracin Estratgica, Un


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Gestin de la Calidad en la Administracin Pblica. Ediciones
Gestin 2000. 1995.

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11. Robert S. Kaplan y David P. Norton. Cuadro de Mando Integral.


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99
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9001. Diciembre 2000. AENOR.

14. Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del


desempeo.

15. Norma UNE-EN ISO 9004. Diciembre 2000. AENOR.

16. Valerie A. Zeithaml, A. Calidad Total en la Gestin de los Servicios.


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17. W. B. Lawrence. Contabilidad de Costos I, Teora y Enunciados de 6-


Problemas y Ejercicios, UTEHA Unin Tipogrfica Editorial Hispano-
Americana, Mxico, D. F. 1,964.

18. Zadi, A. Despliegue de la funcin de Calidad.. Edit. Daz de Santos.


1993.

100
ANEXOS

Figura 21. Grfica Agexpront

101
Figura 22. Mapa de procesos unidad organizativa
REA:
UNIDAD ORGANIZATIVA:
PROCESOS DE PRIMER NIVEL
PROCESOS ESTRATGICOS
CDIGO DENOMINACIN

PROCESOS OPERATIVOS
CDIGO DENOMINACIN

PROCESOS DE SOPORTE
CDIGO DENOMINACIN

Seccin Tcnica de Procesos de Mejora y Sistemas de Medicin de la Comisin de


Modernizacin y Calidad de la FEMP
ANEXO DOCUMENTAL: PROCESOS DE MEJORA CONTINUA: DTSPM_001_01 Septiembre
de 2003

102
Figura 23. Descomposicin de procesos
REA:
UNIDAD ORGANIZATIVA:
DESCOMPOSICIN DE PROCESOS: PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL

SUBPROCESOS
CODIGO DENOMINACIN

Seccin Tcnica de Procesos de Mejora y Sistemas de Medicin de la Comisin de


Modernizacin y Calidad de la FEMP
ANEXO DOCUMENTAL: PROCESOS DE MEJORA CONTINUA: DTSPM_001_01 Septiembre
de 2003

103
Figura 24. Documentacin de procesos
REA:
UNIDAD ORGANIZATIVA:
DOCUMENTACIN DE PROCESOS
PROCESO
CDIGO DENOMINACIN

PROCESO DE PRIMER NIVEL


CDIGO DENOMINACIN

ENTRADAS PROVEEDOR

SALIDAS USUARIO

Seccin Tcnica de Procesos de Mejora y Sistemas de Medicin de la Comisin de


Modernizacin y Calidad de la FEMP
ANEXO DOCUMENTAL: PROCESOS DE MEJORA CONTINUA: DTSPM_001_01 Septiembre
de 2003

104
Figura 25. Condiciones de inicio del proceso

RECURSOS CANTIDAD PROVEEDOR

AGENTES
ACCIONES

R = Responsable, E = Ejecutor, C = Consultado, I = Informado

Seccin Tcnica de Procesos de Mejora y Sistemas de Medicin de la Comisin de


Modernizacin y Calidad de la FEMP

105
Figura 26. Matriz de seleccin de procesos

Correlacin fuerte = 9 puntos Correlacin media = 3 puntos Correlacin dbil = 1 punto


Seccin Tcnica de Procesos de Mejora y Sistemas de Medicin de la Comisin de
Modernizacin y Calidad de la FEMP

106