PROCEDIMIENTO

CONTROL DE ACTIVOS - ALMACEN PRODUCTOS

TERMINADOS
OBJETIVO
Este procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud,
manejo y control de todos los activos a ser despachado y recepcionado por el personal
asignado a los proceso de Despacho T3 y Recepcin T3 respectivamente, adems de
establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso en
Gate House y Operaciones garantizando una gestin eficaz y eficiente de los activos de
APT.

PERSONAL QUE INTERVIENEN

- Asistente / Supervisor APT (Operaciones) asignado al Proceso despacho T3
- Asistente / Supervisor APT (Gate House) asignado al Procesos control T3
- Personal de Reparto (Distribucin)
- Asistente / Supervisor APT (Operaciones) asignado al Proceso Recepcin T3
(Liquidacin)
DOCUMENTOS UTILIZADOS
- Gua de remisin manual
- Kardex manual en el cual se registra las entradas y salidas del strech film
- Cuaderno de control en el cual se registra los despacho de strech film
- Alistamiento de carga
- Formato de control de activos:
\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\Area Comun\005 T-3
(recepcin y despacho)\Control de activos\Control de Activos 2013.xls)
ACTIVOS A CONTROLAR:
- Strech film - CPV
- Canastillas - Balones de C02
- Parihuelas RC - Vasos
- Parihuelas Backus - Separadores plsticos
- Racks ( 07 Litros y 21 Litros)
LINEAMIENTOS EN LA SOLICITUD

1. Toda solicitud de activos (Strech Film, Balones de CO2, Canastillas, PH RC, PH

Backus, Separadores plsticos, Rack); por parte del personal de reparto deber
tramitarse nicamente con gua de remisin manual, esta gua de remisin deber
 ser realizada por ellos y validada (Sellada) por el asistente asignado al proceso
Control T3.
2. El asistente asignado al proceso control T3 es el responsable de validar el correcto
llenado de la G/R manual realizado por los repartos, solicitando el alistamiento de
carga para el sellado respectivo.
3. El asistente asignado al proceso de control T3 del primer turno en funcin a las G/R
manuales validadas, procede a crear el archivo de activos del da en la siguiente
ruta:
\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\Area
Comun\005 T-3 (recepcin y despacho)\Control de activos\Control de Activos
2013.xls
El archivo de activos generado en el primer turno es alimentado con nuevos registros
por el asistente de control T3 del segundo turno ya que tambin valida G/R
manuales.
En ambos casos registra Fecha, BK, Nro. De transporte, Placa, Numero de
documento de salida (G/R).

LINEAMIENTOS EN EL DESPACHO

4. El asistente asignado al despacho T3 debe validar que en el campo de la G/R

manual elaborado por tenga la firma y sello del asistente asignado a control T3 para
proceder con el despacho respectivo, si es que no lo tuviese derivar al reparto a G/H
oficina control T3 para que realice el validado de la G/R manual.
5. Todo despacho de activos deber ser validado por el asistente asignado al proceso
de despacho T3, verificando cantidades fsicas versus G/R manual.
 6. La G/R manual de solicitud de activos que estn con enmendaduras, datos errneos,
borrones, rotas, arrugadas. se anularan y sern devueltas al personal de reparto
para que vuelvan a realizar una G/R con las caractersticas apropiadas para
proceder con el despacho de activos.
7. El asistente asignado al proceso de despacho T3 es el responsable de coordinar con
el supervisor de operaciones la reposicin de strech film segn inventario; as como
la recepcin, resguardo y la buena distribucin a las unidades solicitantes (Repartos)
para el desarrollo de la operacin.
8. Toda solicitud de strech film por parte del personal de reparto deber ser registrada
en el cuaderno de control de despachos, detallando turno, fecha, placa, chofer,
transporte (empresa), destino, rollos entregados, firma reparto.
9. El asistente asignado al despacho T3 es el responsable de registrar toda salida y/o
ingreso de strech film en el Kardex manual detallando: fecha, turno, proceso, stock
inicial, salida/ingreso rollos, stock final y firma del asistente.
10. El asistente asignado al despacho T3 es el responsable de validar el buen llenado de
todos los campos en el cuaderno de control de despachos de strech film por los
repartos.
11. Los despachos de activos sern atendidas en funcin al orden de llegada del
personal de reparto.

LINEAMIENTOS EN LA RECEPCIN

1. Toda Liquidacin de G/R manual (Recepcin de activos) deber ser realizada solo
por el Asistente/Supervisor APT asignado al proceso de Recepcin T3, verificando
cantidades fsicas versus G/R manual, de haber diferencia se comunica al reparto de
la diferencia y se reporta al supervisor de operaciones APT realizando informe va
correo; en el formato de control de activos se coloca las cantidades recepcionadas y
estatus como pendiente.
2. Con respecto a la liquidacin de Strech Film se solicitan los conos (Pueden estar
vacos, usados o llenos) debe de coincidir con la cantidad que figura en la G/R, si
 hubiera alguna inconsistencia (Por ejemplo conos de diferente tamao) se comunica
al reparto de la inconsistencia y se reporta al supervisor de operaciones APT
realizando informe va correo; en el formato de control de activos se coloca las
cantidades recepcionadas y estatus como pendiente.
3. El asistente de recepcin T3 del primer y segundo turno coordinaran con el asistente
de control T3 el envo de las G/R manuales sin diferencias en tres cortes; 14:00 pm,
20:00 pm y 22:00 pm.
4. El asistente de recepcin T3 del primer y segundo turno realizara el registro de G/R
con diferencias en el archivo de activos del da en la siguiente ruta
\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\\\pelis009\VP_Manufactura\Apt_ate\Area
Comun\005 T-3 (recepcin y despacho)\Control de activos\Control de Activos
2013.xls y realizara el envo de estas G/R en dos cortes; 14:00 pm y 22:00 pm.
Ejemplo de registro de G/R manual con diferencia.

5. El asistente de Recepcin T3 del tercer turno coordinara con el asistente de control

T3 del tercer turno el envo de G/R manuales de las unidades que ingresen desde las
22:00 pm hasta el cierre de operaciones del da del proceso de recepcin T3.
6. El asistente de Recepcin T3 del tercer turno finalizado el proceso de recepcin T3
del da, realizara el registro de G/R con diferencias en el archivo de activos del da
(Recepcionadas desde las 22:00 pm hasta el cierre del proceso).
7. El asistente de Recepcin T3 del tercer turno informara a las reas de operaciones y
Gate House va correo el reporte de las G/R manuales con diferencia del da.

8. El asistente de control T3 realizara el seguimiento al reporte de las G/R manuales

con diferencia del dia coordinando con el area de distribucin para su regularizacin
en un plazo mximo de 24 horas, caso contrario se procede al descuento respectivo
al empresario.

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVOS APT

RESPONSABLE ACCIN
1. Solicita G/R manual al asistente
Reparto de control T3 Gate House y
realiza el llenado respectivo
solicitando activos procede a
entregar G/R manual.
2. Valida los datos de la G/R manual
si hubiera alguna inconsistencia
Asistente control T3 devuelve al reparto para que
genere una nueva G/R manual, en
caso contario firma, sella y se
queda como cargo el remitente de
la G/R manual (Color verde) ,
procede a entregar G/R a reparto.
3. Entrega G/R manual al asistente
Reparto de despacho T3 solicitando
 activos.

4. Recibe gua de remisin manual y

Asistente del rea de despacho T3
Asistente del rea de despacho T3
5. Traslada su unidad T3 hasta baha
Reparto (Salida de Planta)
verifica todos los datos registrados
en la misma adems no debe
tener borrones ni enmendaduras
en caso los registros estn
incorrectos devuelve al reparto
para la correccin mediante nueva
G/R manual, en caso contrario
procede a despachar en funcin a
las cantidades detalladas en G/R,
procede a firmar y sellar validando
la entrega.
de control en Gate House y
entrega G/R de activos al agente
de Prosegur.

6. Realiza el match entre fsico vs

G/R manual si hay diferencia
informa al supervisor de Gate
House y devuelve G/R manual al
Agente de Prosegur reparto para su correccin
mediante nueva G/R caso
contrario firma, sella, registra hora
de revisin de salida y entrega al
reparto G/R manual de activos.
 7. Ingresa por puerta 3 y traslada su
unidad T3 hasta baha de control
Reparto (Ingreso a Planta) en Gate House y entrega G/R de
activos. al agente de Prosegur.

8. Realiza el match entre fsico vs

G/R manual si hay diferencia
informa al supervisor de Gate
House y registra diferencia en el
campo de observaciones de la
G/R manual procede a firmar,
sellar, registra hora de revisin
ingreso a planta y desglosa
control administrativo de G/R
manual (Copia amarilla) la cual
queda como cargo y entrega
restante de G/R manual al reparto.
Agente de Prosegur Si no hay diferencia; procede a
firmar, sellar, registra hora de
revisin ingreso a planta y
desglosa control administrativo de
G/R manual (Copia amarilla) la
cual queda como cargo y entrega
restante de G/R manual al reparto.
En ambos casos el agente de
Prosegur entrega la copia de
control administrativo al asistente
de control T3.
Asistente del rea de despacho T3 9.
 10.

Asistente del rea de despacho T3 11. Si esta correcta la informacin,

indica al reparto llenar los campos
del cuaderno de control de
despacho de strech film.

Reparto 12. Detalla en el cuaderno de control

de despachos: Turno, Fecha,
Placa, Chofer, Transporte
(Empresa a la que pertenece),
Destino, Rollos recibidos, Firma
del reparto.
Asistente del rea de despacho T3 13. Valida los datos colocados por el
reparto en el cuaderno de control
de despachos, en caso de estar
incorrectos indica al reparto la
modificacin.
RESPONSABLE ACCIN
Reparto 14. Solicita activos con gua de
remisin manual. er en
consideracin que puede
utilizar la misma G/R para
solicitar CO2, separadores,
paletas RC, Paletas Backus )
Asistente del rea de despacho T3
Asistente del rea de despacho T3
Reparto
Asistente del rea de despacho T3
Asistente del rea de despacho T3
15. Recibe gua de remisin manual y
verifica todos los datos registrados
en la misma, en caso de estar
incorrectos devuelve al reparto
para su modificacin.
16. Si esta correcta la informacin,
indica al reparto llenar los campos
del cuaderno de control de
despacho de strech film.
17. Detalla en el cuaderno de control
de despachos: Turno, Fecha,
Placa, Chofer, Transporte
(Empresa a la que pertenece),
Destino, Rollos recibidos, Firma
del reparto.
18. Valida los datos colocados por el
reparto en el cuaderno de control
de despachos, en caso de estar
incorrectos indica al reparto la
modificacin.
19. Si esta correcta la informacin,
Firma y sella el cuaderno de
control de despachos, Autoriza la
solicitud e indica al auxiliar de
corpasur la extraccin y entrega
de la cantidad solicitada de rollos
de strech film al reparto. (En su
defecto el mismo asistente del
rea de despacho T3 entregara
los rollos de strech film).
Asistente del rea de despacho T3 20. Actualiza Kardex manualmente.

Asistente del rea de despacho T3 21. Firma y sella la G/R y entrega al

reparto.
Reparto 22. Recibe G/R y se retira de Puerta
D.

Asistente del rea de recepcin T3 23. En la recepcin de los camiones:

Recibe del reparto o auxiliar los
cargos de la G/R manual
Transportista (Color Azul) y
Control administrativo (Color
amarillo).
Asistente del rea de recepcin T3 24. Indica al reparto o auxiliar
entregar los conos y/o saldos de
strech film. Segn cantidad
detallada en la G/R.
Reparto 25. Entrega conos o saldos de strech
film segn sea el caso.

Asistente del rea de recepcin T3 26. Valida cantidad recibida y procede

a firmar y sellar las copias
transportista y control
administrativo.
Asistente del rea de recepcin T3 27. Entrega copia transportista al
reparto.
Reparto 28. Recibe copia transportista y se
retira.

Asistente del rea de recepcin T3 29. Archiva copia control

administrativo de G/R

Asistente del rea de recepcin T3
conjuntamente con el chek-in y el
inventario de camin.
30. Enva al Gate House toda la
documentacin generada en el
proceso de recepcin T3.

Link control de activos: Y:\Area Comun\005 T-3 (recepcin y despacho)\Control

de activos
FLUJOGRAMAS
ANEXOS
ANEXOS
Control Diario entradas y salidas del Strech Film (Kardex)
Hoja control despacho Rollos Strech Film T3 - Reparto
Gua de Remisin Manual