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C'---_A_nexos )

1.- CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA EVALUACiN


TCNICA

"'-l1li...... s.iiIIn ............. 1........ llIi.i.terio d.Salud -OIGEIIID


Anexo 1
CONSIDERACIONES GENERALES PARA
LA EVALUACiN TCNICA

1. REGISTRO SANITARIO:

Definicin:

El Registro Sanitario es la autorizacin que emite el MINSA para que los


medicamentos e insumas puedan ser comercializados a nivel nacional, a travs
de l se transfiere responsabilidad al titular sobre las acciones o consecuencias
que deriven de su uso.

Caractersticas:

El Registro Sanitario es temporal y renovable cada cinco aos (Articulo 54


de la Ley).

Es emitida por la Direccin General de Medicamentos, Insumas y Drogas


(DIGEMID) del Ministerio de Salud.

El Registro Sanitario se otorga por cada forma farmacutica, concentracin,


dosis posolgica y por fabricante. Para los productos medicinales
homeopticos se otorga por producto, grado de dilucin, forma
farmacutica y por fabricante.

2. EVALUACION DE MUESTRAS:

Envases:

Los materiales de envases de los medicamentos e insumas deben ser


inocuos y adecuados para garantizar al usuario que el producto mantiene,
durante su vida til, la composicin, calidad y cantidad declaradas por el
fabricante.

Los cierres de los envases deben ser hermticos y resistentes a la


manipulacin, dependiendo de la forma farmacutica, no deben tener
aristas cortantes y facilitar la apertura al momento de su uso.

Rotulado:

Es la leyenda o escrito, inserto o prospecto que se imprime o adhiere en


los envases del producto, que se le adjunta o lo acompaa, y que contiene
la informacin tcnica que obra en el Registro Sanitario del mismo.

I'I1uso. d.1 Sim d. Su.inistn d. Mttli....n1... 1...... u ti MioislIrit .. SaW 11S11IlI


La informacin de los rotulados deber expresarse en idioma espaol con
caracteres indelebles, fcilmente legibles y visibles. Podrn emplearse otros
idiomas, adems del espaol, siempre que dicha informacin corresponda
a la que obra en el Registro Sanitario del mismo.

Todos los productos farmacuticos y dems productos comprendidos en


el Reglamento, que por su naturaleza lo requieran, debern consignar en
su rotulado fecha de expiracin o vencimiento, la cual en ningn caso podr
ser superior a cinco (5) aos contados desde la fecha de su elaboracin o
fabricacin.

3. PROTOCOLO DE ANLISIS O CERTIFICADO DE ANLISIS:

Es un informe tcnico emitido por el laboratorio de control de calidad del


fabricante, suscrito por el o los profesionales responsables, en el que se
seala los anlisis realizados en todos sus componentes, los lmites y los
resultados obtenidos en dichos anlisis, de acuerdo a las exigencias
contempladas en la farmacopea o metodologia utilizada.

Mediante el protocolo de anlisis se garantiza la calidad del producto.

El protocolo de anlisis debe consignar:

a) El nombre del laboratorio qu emite el protocolo de anlisis.

b) El nmero del protocolo.

c) El nombre del producto.


d) La forma de farmacutica o cosmtica, cuando corresponda.

el La forma de presentacin.
f) La obra actualizada, farmacopea o suplemento de referencia al que se
acoge el fabricante.
g) La metodologa analtica o norma tcnica a la que se acoge el fabricante,
para los productos que no se encuentran comprendidos en farmacopeas.
h) La fecha de vencimiento.

i) El nmero de lote.

j) La fecha de anlisis.

k) Los anlisis fisico-quimicos, microbiolgicos, farmacolgicos y/o


biolgicos realizados, sealando las especificaciones, lmites de
aceptacin y resultados obtenidos.

1) Firma del jefe de control de calidad y dems firmas autorizadas.


m) Las dems especificaciones particulares para cada tipo de producto.

1'nI..... del .Ie..ede Su..ini.tro de Medicamentos .lnlumos.n.1 Mini.l.". d. Salud OIGEMIO


4. PROSPECTO:

El prospecto o inserto que acompaa al producto farmacutico deber


consignar informacin en relacin a lo siguiente:

a) Nombre del producto farmacutico.

b) D.C.I (Denominacin Comn Internacional). En el caso de un producto


medicinal homeoptico. se deber consignar el nombre cientifico del
recurso o recursos utilizados.

c) Forma farmacutica.

d) Composicin.

e) Accin farmacolgica.

f) Indicaciones.

g) Infracciones con otros medicamentos y con alimentos.

h) Contraindicaciones.

i) Precauciones.

j) Incompatibilidades.

k) Reacciones adversas.

1) Advertencias.

m) Dosis y via de administracin.

n) Tratamiento en caso de sobredosis.

o) Informacin sobre algunos excipientes. cuyo conocimiento sea


necesario para un correcto uso del producto.

p) Nombre y direccin del laboratorio fabricante si es de produccin


nacional o del importador.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos 8R el Ministerio de Salud 0I6EllIO


5. CRITERIOS21 DE EVALUACiN TCNICA:

Definicin:

Conjunto de caractersticas enunciadas a las cuales se otorgar puntaje, afn


de obtener de una manera estndar, equitativa y transparente, un puntaje total
que servir para definir la propuesta ganadora.

La Direccin General de Medicamentos, Insumos y Drogas del MINSA, define


los criterios de evaluacin tcnica a ser considerados en las Bases
Administrativas de Licitacin Publica y Adjudicacin Directa para la adquisicin
de medicamentos e insumos medico quirrgicos, que efecta el Ministerio de
Salud. DISA, Instituto Especializado y Hospital (numeral 7.4.11 Directiva
SISMEDj.

CRITERIOS DE EVALUACION

Evaluacin Tcnica :
1. Evaluacin de la muestra Verificacin Hasta 50 puntos.
de las Especificaciones Tcnicas.
2. Evaluacin del postor.
3. Plazo de Entrega.

50 puntos
Evaluacin econmica (oferta econmica de menor costo).

La suma de los puntajes obtenidos en la


Evaluacin Final evaluacin tcnica y econmica.

Solo pasarn a la evaluacin Econmica las ofertas de los postores que en la


Evaluacin Tcnica obtengan el puntaje mnimo definido por el Comit Especial.

28Criterio: Norma para conocer la verdad, juicio o discernimiento.

PruceSOI del Sistema de Suministro de Medicamentos Blnsumos 8n 81 Ministerio de ScIlud DIGEUIO


PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

Mdulo Mdulo M6duIo Mdulo M6duIo


I 11 IV V VI


Seleccin Estimacin A1macena- Gestin Sistema
de y Programa- miento de de
Medica- cin de Me- y Distribu- Stock Infonnacin
mentos dicamentos cin de
e Insumos Medica-
mentos
e Insumos

""'cm. d.1 Si.t d. Su..inistlO d.lltdi..... m In..... In .1 Ministeri. d. Solud -DIGIMID


El Almacenamiento y la Distribucin son fundamentales en todo sistema de
suministro de medicamentos e insumas, para asegurar su disponibilidad en
forma oportuna sin afectar la calidad y eficacia teraputica.

El Proceso de Almacenamiento tiene una importancia crucial para la proteccin


de los productos. No basta encontrar un local donde guardar los medicamentos
e insumas; adems se debe utilizar un sistema organizado que permita saber
el tipo, la cantidad y la localizacin de las provisiones existentes en dicho lugar,
as como la previsin de stock de seguridad para cubrir las necesidades. Toda
organizacin de un Almacn Especializado de Medicamentos debe tener en
cuenta las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo
de la seguridad de los productos.

Teniendo en cuenta que el objetivo de todo sistema de suministro es garantizar


la calidad y oportunidad de los medicamentos e insumas, es necesario el
cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento y una adecuada
red de distribucin a fin de lograr mayor eficiencia administrativa y tcnica
del suministro de medicamentos e insumas en los establecimientos.

Una inadecuada gestin de almacenes y distribucin puede llevar al fracaso


todo el ciclo previo de Seleccin, Estimacin - Programacin y Adquisicin.
Cuando este proceso no se desarrolla adecuadamente trae consigo:

Incremento del gasto por vencimiento, deterioro, entre otros.

l> Problemas de disponibilidad en los establecimientos de salud: desabaste-


cimiento, sobrestock, medicamentos e insumas sin rotacin, entre otros.

En razn de lo tratado hasta aqui es que se releva la importancia de este proceso


dentro del Sistema de Suministro de Medicamentos e Insumas. En ese sentido,
es preocupacin permanente del Ministerio de Salud, que el personal
encargado de realizar este proceso, desarrolle las capacidades bsicas que
permitan aplicar los criterios tcnicos y administrativos orientados al
mejoramiento del almacenamiento y distribucin de medicamentos e insumas.
En razn de ello, se presentan aspectos fundamentales vinculados a la
aplicacin de las Buenas Prcticas de Almacenamiento.

El mdulo est dividido en cinco capitulas. En el capitulo I se desarrollan las


consideraciones generales del Almacn, teniendo como herramienta
bsica las Buenas Prcticas de Almacenamiento y relevando los criterios
fundamentales para la seleccin y el equipamiento de almacn, asf como las
reas correspondientes.

En el captulo 11 se aborda todo lo relacionado con el Almacenamiento,


detallando objetivos, actividades y desarrollando el procedimiento para cada
una de las etapas. Asimismo, se releva la importancia de la Supervisin al
Personal, Autoinspeccin y Saneamiento e Higiene.

Pr"".. d.1 Sist.ma d. Suminis~. d. M.diumonl... lnSllm.. on.1 Minist.n. d. Salud DIGEMID
El capitulo 111 aborda la Distribucin y se desarrollan los elementos
principales de la red de distribucin. como tambin los criterios tcnicos y
administrativos de un proceso de distribucin de medicamentos e insumas.
Se presenta las consideraciones para la implementacin de un nuevo nivel de
almacenamiento (subalmacn) y se releva la importancia del transporte de
medicamentos e insumas en el proceso de almacenamiento y distribucin.

En el captulo IV se precisan aspectos bsicos de la gestin


administrativa. tales como: disposiciones generales. funciones de las
instancias involucradas en almacenamiento y distribucin de medicamentos
e insumas. pautas a considerar en la gestin administrativa y documentos que
se manejan en el Proceso de Almacenamiento y Distribucin de medicamentos
e insumas. atencin a quejas o reclamos y retiro de productos del mercado.
Finalmente. en el captulo V se presentan los indicadores de evaluacin
de todo el proceso.

Procesos dal Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos 8n el Ministerio da Salud OIGEMID


Ley N 27444. Ley de Procedimientos Administrativos Generales. Del
11/04/2001.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Decreto Ley N 22056. Ley que crea el Sistema de Abastecimiento


Corresponde al sistema de abastecimiento asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos tcnicos. Del 29
Diciembre 1977
www.elperuano.gob.pe

Ley N 26842. Ley General de Salud y su Reglamento, Del 20/07/1997.


www.minsa.gob.pe/portal/13consu Itas/busca rnorma .asp

Decreto Supremo N 005-2004-SA. Modifica el Reglamento para el


Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y
Afines. Del 16/07/2001.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Decreto Supremo N 021-2001-PCM. Aprueban Reglamento de


Establecimientos Farmacuticos. Del 16/07/2001.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Decreto Supremo N 020-2001-SA. Modifica el Reglamento para el


Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y
Afines. Del 16/07/2001.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Decreto Supremo N 010-97-SA. Reglamento para el Registro, Control


y Vigilancia Sanitaria de productos farmacuticos y afines. Del 24/12/1997.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolucin Ministerial N 134-2006-MINSA. Aprueban Reglamento


para la Autorizacin Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines de
uso por el MINSA no destinados a la comercializacin. Del 08/02/2006
www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

Resolucin Ministerial N 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva


del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos
Mdico- Quirrgico SISMED. Del 19/05/2005.
www.minsa.gob.pe/po rta 1/13consu Itas/busca rnorma .asp

Resolucin Ministerial N 283-2003-SA/DM. Reglamento de Altas,


Bajas y Enajenaciones del MINSA - Sede Central. Del 13/03/2003
www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM. Aprueban Directiva


del SISMED. Del 10/11/2002.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamenlos eInsumos on el Ministerio de Salud DIGEMtD


Resolucin Ministerial N 097-2000-SA/DM. Aprueban gua de
inspeccin para establecimientos que almacenan, comercializan y
distribuyen productos farmacuticos y afines. Del 26/03/2000.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolucin Ministerial N 585-99-SNDM. Aprueban el Manual de


Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y
Afines. Del 04/12/1999.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolucin de Contraloria N 123-2000-CG. Modifica diversas


normas tcnicas de control interno para el sector pblico.
Del 23/06/2000.
www.contraloria.gob.pe

Resolucin de Contraloria N 072-98-CG. Se aprueban normas


tcnicas de control interno para el sector pblico. Norma 300-02. Unidad
de Almacn. 02/07/1998.
www.contraloria.gob.pe

Resolucin Jefatural N" 335-90-INAP/DNA: Se aprueba el Manual


de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional. Del
25/07/1990
www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_m uebles/legislacio n_BMI
Legislacion_BM2002bb.htm

Resolucin Jefatural N" 11880-INAP/DNA: Se aprueban normas


generales del Sistema de Abastecimiento (octubre 1980). SA.05: Unidad
en el Ingreso Fisico y Custodia Temporal de Bienes. Del 17/08/1980
www.sbn.gob.pe/sbn1/wbienes_muebles/legislacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm

PrOC"Dl del Si.tem. de Sumini.uo de MedicamenlDlelnsumo. en el Mini.teri, de S.lud DIGEMID


Objetivo general:

Conocer y aplicar criterios tcnicos y administrativos para lograr un adecuado


almacenamiento y distribucin de medicamentos e insumas.

Objetivos especficos:

1. Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prcticas de


Almacenamiento (BPA) para contribuir con el mantenimiento de la calidad
de los medicamentos e insumos.

2. Aplicar criterios tcnicos y administrativos para lograr un adecuado


almacenamiento de medicamentos e insumos.

3. Reconocer la importancia del uso del Manual de Procedimientos Operativos


para el desempeo del personal que labora en el Almacn Especializado.

4. Conocer y aplicar los criterios tcnico-administrativos para definir el


Sistema de Distribucin de Medicamentos e Insumas del MINSA.

5. Mejorar los mecanismos de coordinacin y comunicacin entre los actores


involucrados en el proceso de almacenamiento y distribucin de
medicamentos e insumos.

"El personal responsable


conoce y aplica criterios
tcnicos y administrativos
para lograr un adecuado
almacenamiento y
distribucin de
medicamentos ti insumosn

Procesos
, del Sislema de S,minimo de Medicamenlos elnsumos en el Minislerio de Salud DIGEMIO
Lea con atencin los siguientes casos:

Caso N 01

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas seleccion y alquil un local


para el funcionamiento del Almacn Especializado de una DIRESA de la Regin
Norte del pas, cuyas condciones ambientales son: temperatura promedio de
32" C. y humedad mayor al 70%.
,
El local alqulado est ubicado muy cerca de la DIRESA, pensando en las
t ventajas que tendra para el control. Se design como responsable del almacn
a un personal administrativo.

I
Este local tiene ventanas de madera y una sola puerta de entrada por el cual
I
ingresan los medicamentos e insumas; por la misma se atiende a los
responsables de los establecimientos de salud que van a recoger sus
medicamentos e insumas. Cabe precisar que las ventanas y la puerta carecen
de rejas protectoras que brinden seguridad al local.

I Respecto a la implementacin con el mobiliario y equipamiento bsico, no


consideraron tener termmetro ambiental n higrmetro.

Luego de ses meses de funcionamiento, la Direccin de Logstica realiz un


inventara y encontr medicamentos colocados directamente sobre el piso,
empolvados, deteriorados por la temperatura y humedad de la zona, sin ningn
ordenamiento; asimismo, hall productos vencidos, por lo que tuvo que darles
de baja, por un importe de S/. 35. 000,00. Esto llev a una accin de control
administrativo.

Reflexionemos sobre el caso presentado:

)lo Qu opina sobre la situacin presentada? Le ha sucedido algo parecido


o tiene conocimiento de algn caso similar?

)lo Considera que el Director utiliz alguna herramienta que le brindara pautas
sobre condiciones de almacenamiento? Cules? Por qu?

)lo Cree que la eleccin del Responsable del Almacn fue adecuada? Por qu?

)lo Cmo deberia garantizarse el buen funcionamiento del Almacn


Especializado?.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud OIGEMID


Caso N 02

La Jefa de un Centro de Salud se queja ante su Director Regional porque los


pedidos de medicamentos e insumos que solicita al Almacn Especializado no
llegan oportunamente a su establecimiento y en varias oportunidades, las cajas
que contenan los productos llegaron abiertas o con los frascos y ampollas
rotos, o con etiquetas manchadas.

Ante esta situacin, el Director Regional solicita informe al Director de


Medicamentos, Insumos y Drogas, indicando ste que el Establecimiento de
Salud queda bastante alejado del Almacn Especializado, y el transporte hacia
esa zona es poco frecuente. Asimismo, indic el director de DIREMID que el
personal encargado del despacho es inexperto, lo que est generando
deficiencias en el embalaje.

Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ Qu opinas sobre la situacin presentada?


Te ha sucedido algo parecido o tienes conocimiento
de algn caso similar?

~ Si estuvieras en el lugar del Director de DIREMID, qu haras frente a esta


situacin?

~ Cmo se hubiera evitado esa situacin en el Centro de Salud?

Se espera que la informacin seleccionada para este mdulo de capacitacin


sea de utilidad para prevenir o resolver situaciones problemticas como las
presentadas en los casos.

Procesos d.1 Sist8m. d. SuminiStI1l d. M.dicamenIDl.lnsumOl en.1 Minist.rio d. Salud OIGEMID


Qu entendemos por Almacenamiento y Distribucin de
Medicamentos e Insumas?

El Almacenamiento es un proceso tcnico-administrativo que consiste en


ubicar en el almacn o farmacia los medicamentos e insumos, segn las Buenas
Prcticas de Almacenamiento, que garantice el mantenimiento de la calidad y
el resguardo de la seguridad, hasta su distribucin o utilizacin.

La Distribucin es un proceso que comprende el movimiento y traslado de


medicamentos e insumos desde el Almacn Especializado al subalmacn o
hacia los Establecimientos de Salud, a fin de garantizar un stock que permita
satisfacer las necesidades de la poblacin que busca atencin de salud.

En qu se fundamenta un adecuado Almacenamiento de


Medicamentos e Insumas?

El mantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad de los


medicamentos e insumos se fundamenta en la aplicacin de las Buenas
Prcticas de Almacenamiento (BPA). asi como en la aplicacin de
procedimientos operativos de carcter tcnico-administrativo.

Procesos del Sistema dI Suministro de Medicamentos ,Insumos en el Minisleo de Salud OIGEMID


. ,

1. EL ALMACN .
. .

El almacn es el lugar o espacio fsico destinado para la conservacin, manejo,


seguridad y control de productos. En tal sentido, en este captulo relevamos la
importancia del cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento,
desarrollamos las consideraciones bsicas para la seleccin y el equipamiento
de un almacn de medicamentos e insumos, y presentamos las reas de un
almacn.

1.1. Buenas Prcticas de Almacenamiento(BPA):

Las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA) constituyen un conjunto


de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los
establecimientos que se dedican a la importacin, distribucin, dispensacin
y expendio de productos farmacuticos y afines, respecto de las instalaciones,
equipamiento y procedimientos operativos destinados a garantizar el
mantenimiento de las caractersticas y propiedades de los medicamentos e
insumos.

El cumplimiento de estas normas permite garantizar la calidad de los


medicamentos e insumos en almacenamiento, a fin de coadyuvar a la
recuperacin y el mantenimiento de la salud de los usuarios.

Dichas normas son de uso obligatorio en los Almacenes Especializados y


Subalmacenes de las Direcciones Regionales / Subregionales de Salud, asi
como en las farmacias de Institutos Especializados, Hospitales, Centros y
Puestos de Salud.

El Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento fue aprobado con la RM


N 585-99-SAlDM y comprende las consideraciones generales, referidas a:

Recepcin: Documentacin y actividades de verificacin.



Almacenamiento: Caractersticas de las reas, aspectos a considerar en el
diseo de almacenes, ordenamiento, ubicacin, clasificacin de productos
y control de existencias, y registro de informacin.

Distribucin: Verificaciones y sistema de rotacin de productos.

Documentacin: Importancia, archivo, entre otros.

Reclamos: Importancia y registro.

Retiro del mercado: Importancia, acciones a tomar, registro y notificacin.

Personal: Perfil, actividades, adiestramiento, capacitacin, etc.

ProcBSOS del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsurnos en el Ministerio de Salud -D1GEMIO


1.2. Seleccin y Equipamiento de un Almacn de
Medicamentos e Insumos30 :

Para lograr mantener y conservar las caractersticas y propiedades de los


medicamentos e insumas es indispensable que el almacn cumpla con el
conjunto de recomendaciones respecto a localizacin, infraestructura y
equipamiento.

a. Zona:

Segura, limpia y de fcil acceso, que cuente con iluminacin y ventilacin


adecuada para evitar la descomposicin o alteracin de los medicamentos.

b. Tamao:

El espacio fsico destinado al almacn depende de:

Frecuencia en las entregas.

Volmenes y cantidad de medicamentos e insumas a almacenar.

Caractersticas de los medicamentos e insumas: termo lbiles, fotosensibles,


etc.

Intervalos de las entregas por los proveedores.

Nmero de personas atendidas (que acudirn al almacn por medicamentos


e insumas).

c. Seguridad:

El local debe garantizar su inviolabilidad. Debe contar con las chapas o


cerraduras de puertas y ventanas en buen estado y no tener lunas rotas o
maderas apolilladas que faciliten la sustraccin de los productos.

Prohibir el ingreso a personas que no trabajan en el almacn, a travs de


avisos, carteles, etc.

d. Atencin a los usuarios:

Contar con un espacio adecuado para la comunicacin entre el que atiende


y el solicitante de los medicamentos.

JO Documento de trabajo Manual de Procedimientos Operativos - S/SMED- Suba/macenes- Huanuco.

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamentos eInsumas en el MinistBo de Salud D1GEMIO


e. Paredes

De material que facilite la limpieza.

f. Techo

De material que no permita el paso de los rayos solares ni acumulacin de


calor.

g. Pisos:

De material preferentemente de concreto, de superficie lisa y lo


suficientemente nivelados, que facilite la limpieza.

h. Equipamiento:

Contar con anaqueles, estantes o vitrinas, dependiendo de la cantidad de


medicamentos e insumos a manejar. Deben estar dispuestos de tal forma
que permita ganar espacio (en hileras), pero que facilite el desplazamiento
de las personas y los productos para la atencin.

Contar con tarimas o parihuelas, en caso se almacene medicamentos e


insumos en grandes cantidades o de gran volumen, como los sueros.

Contar con termmetro ambiental e higrmetro o termohigrmetro.

Contar con ventilacin natural o artificial (ventiladores), que permita una


adecuada circulacin interna de aire.

Contar con una refrigeradora si se van a manejar medicamentos e insumos


que requieren ser conservados en refrigeracin, como vacunas, sueros y
antitoxinas, de preferencia con termmetro externo para evitar oscilaciones
internas.

Si el local cuenta con ventanas transparentes, es importante opacarlas para


proteger la entrada del sol.

Contar preferentemente con mesas para facilitar la manipulacin de los


medicamentos e insumos.

Procesos del Sistema de SUllinislro da Uedicamlnlos elnsumos en el Ministerio de Salud OIGE"'IO


1.3. reas bsicas:

Todo almacn, en concordancia con el Artculo 14 del Manual de Buenas


Prcticas de Almacenamiento (BPAI, debe contar con cuatro reas definidas:

rea de recepcin: su objetivo es verificar que los medicamentos e


insumos que se reciban en el Almacn Especializado cumplan los requisitos
estipulados en los documentos de compra o transferencias, PECOSA o guas
de remisin, en cuanto a identidad, cantidad, calidad y condiciones de
entrega establecidas.

rea de embalaje y despacho: su objetivo es organizar los


medicamentos e insumos que salen del Almacn Especializado para los
establecimientos o servicio de farmacia, en los empaques ms convenientes
y seguros. A esta rea tambin se la llama rea de distribucin.

rea administrativa: su objetivo es promover la existencia de


mecanismos de control y registros que permitan mejorar el funcionamiento
del Almacn Especializado.

rea de almacenamiento: su objetivo es garantizar la preservaclon de


la calidad y el almacenamiento ordenado y eficiente de los medicamentos
e insumos bajo custodia, basndose en el Manual de Buenas Prcticas de
Almacenamiento. Cuenta con las reas internas de Devolucin, Rechazo y
Vencimiento y de Cuarentena.

El Director de Medicamentos, Insumas y Drogas,


del caso N 01 presentado al inicio, deberia haber
tomado en cuenta las consideraciones bsicas
para seleccionar el local y el equipamiento del
Almacn Especializado, de tal manera de
garantizar el mantenimiento de la calidad y la
seguridad de los medicamentos e insumas.

Procesos del Si'teme de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Mini'terio de Salud OIGEMID


11, ALMACENAMIENTO

El Proceso de Almacenamiento tiene como objetivo conservar las caractersticas


de los medicamentos e insumos durante su permanencia dentro del almacn,
con el fin de que stos lleguen al usuario en condiciones ptimas para su uso,
y puedan ejercer la accin teraputica esperada. JI En razn de ello es que
presentamos un flujograma del proceso de almacenamiento, desarrollamos
ampliamente las etapas del proceso de almacenamento definiendo los
objetivos, las actividades y los pasos en cada una de ellas. Asimismo, se hace
referencia a la necesidad de la supervisin al personal del Almacn
Especializado, la autoinspeccin y el saneamiento e higiene.

El proceso de almacenamiento tiene como objetivo conservar las


caractersticas de los medicamentos e insumos durante su
permanencia dentro del almacn, con el fin de que estos lleguen al
usuario en condiciones ptimas para su uso, y puedan ejercer la
accin teraputica esperada

31 Ministerio de Salud Pblica Honduras. Manual nacional de suministros para centros hospitalarios.
Tegucigalpa; 983.

Procesos d.1 Sistema d. Suministro d. M.dicamBRlos.lnsumosBR.1 Ministerio d. Salud OIGEMID


2.1. Flujograma del Proceso de Almacenamiento de
Medicamentos e Insumos:

B sitIo para el almacn


de medicamentos seleccionado
rene los requisitos estab'ecidos. ..
NO

SI.

B rea es apl'opiada
segn las C8lBCteristicaS de
almacenamiento y
distbuci6n establecidas.
..
NO

UIIicIr' .....
*-.zt,zw=,.",,,, , .

Se dispone de los equipos


y mobiliarios para el buen
funcionamiento del almacn. ..
NO
Impl." con 11 ~ Y
_ _o

lIar.a.1it
.... cuoIqain
=do"-'
.............

Realiza inventarlo. Registra


movimiento en el krdex
de existencias.
..
NO
11,. . . . . un ..... di concraI de
_ibiOi, "'IIII-"" 10-'

Tan.-"':: I _ .....tiIb_

Adaptado de Gerencia y Administracin de Sistemas de Suministros de Medicamentos


Esenciales. Cooperativa de Hospitales de Antioquia. Tomo 11.

Pro,esos d.1 Sist.m. d. Suminim. d. lI.dicamontos. Insumos on.1 Minist.n. d. S.lud OIGEMIO
2.2. Etapas del Proceso de Almacenamiento:

El proceso de almacenamiento consta de cuatro etapas:

Etapa de recepcin.
Etapa de almacenamiento.
Etapa de control de stock.
Etapa de embalaje.

2.2.1. Etapa de recepcin: ingreso fsico

Los objetivos principales de esta etapa son:

Verificar las caractersticas fsicas y los documentos de los medicamentos


e insumos que ingresan al Almacn Especialzado.
Oficializar el ingreso de los medicamentos e insumos recibidos.
Iniciar las responsabilidades y los derechos sobre los bienes que ingresan
a la institucin.

2.2.1.1. Actividades fundamentales en la recepcin

En esta etapa se realizan tres actividades fundamentales, que se basan


principalmente en el cumplimiento de los contratos de aprovisionamiento o
requerimientos en cuanto a:

a. Verificacin de especificaciones administrativas.


b. Verificacin de especificaciones tcnicas.
c. Inspeccin a los medicamentos e insumos.

a. Verificacin de especificaciones administrativas:

Las principales son:

~ Nombre genrico del medicamento e insumo solicitado versus el producto


atendido.
~ Cantidad solicitada versus cantidad atendida.
}> Precios unitarios y totales acordados.
~ Fechas y formas de entrega.
~ Presentacin de certificado de calidad o protocolo de anlisis.
}> Presentacin de resultados de controles de calidad solicitados.

b. Verificacin de especificaciones tcnicas:

Las principales son:

~ Nombre genrico del producto solicitado versus el despachado.


~ Forma farmacutica igual a la requerida.
}> Concentracin.

Procesos del Sistema de Suministro de MBdicamBntos IIlnsumos en el Ministerio de Salud OIGEUlD


Fecha de vencimiento.
.. Registro sanitario.
.. Nmero de lote.
.. Caractersticas fsicas y organolpticas del medicamento e insumo.
.. Condiciones de almacenamiento.
.. Caractersticas relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje
y forma farmacutica.
}> Certificado de calidad o protocolo de anlisis de cada lote recibido.
}> Resultado de control de calidad solicitado.

C. Inspeccin a los medicamentos e insumas:

Considerar lo siguiente:

}> Embalaje: los medicamentos e insumas deben estar empaquetados en


cajas o bolsas limpias, resistentes al peso de los medicamentos contenidos,
y estar rotulados con el nombre del destinatario. Asimismo, debe incluirse
alguna observacin que sea indispensable para su traslado (<<frgih., no
apoyarse, etc.).

.. Envase mediato: que la identificacin del rotulado corresponda al


medicamento e insumo. Que el envase est limpio, no arrugado, quebrado
o hmedo que indique deterioro del medicamento e insumo, y que no se
encuentre abierto.

}> Envase inmediato: que no se presenten grietas, rajaduras, roturas o


perforaciones. Que el cierre o sello sea seguro. Que no se encuentren
deformados. Que corresponda a los requerimientos del medicamento e
insumo en caso de condiciones especiales.

Los envases tipo blisten. o folios no deben estar rotos, vacios, mal
llenados o presentar perforaciones.

Los envases de tubo no deben presentar perforaciones, grietas o roturas,


ni estar deformes, y deben tener el cierre hermtico.

Los envases de plstico y frascos no deben estar vacios o incompletos, ni


presentar grietas o hendiduras. De tener tapa con banda de seguridad,
deber estar intacta.

Los envases de vidrio no deben tener manchas, ni grietas en ninguna parte


del recipiente. El cierre debe ser hermtico y tener banda de seguridad
intacta.

Si los envases se presentan de esta forma, deben ser


RECHAZADOS

Proc"os d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dcamonlos. Insumos on.1 MinillOn. d. Salud OIGEMIO
Rotulados o etiquetas. Debe indicarse: Nombre del medicamento e
insumo. Concentracin. Forma Farmacutica. Forma de Presentacin.
Nmero de Lote. Fecha de Vencimiento. Registro Sanitario. Identificacin
del fabricante y del importador, cuando corresponda. Condiciones de
almacenamiento.

Cantidad '-..... _ - ---


Nombre ~ ........ ~ -' f):::=::tl
Genrico-.............'
~
rI -:.-c>
~r~

~~ I~:'-
~ .... ~,~ -"~ .:\moxitilina

Forma /_ ;< '" ;11""


Farmacutica '-7""" ,,<' }f'
." '" J ~ ""
/ '" (,0'-
Concentracin

Fecha de vencimiento

Contenido: la modificacin en la apariencia de un medicamento


es un signo de inestabilidad fsica o alteracin.

liquidas no estriles (Jarabes, elixires, suspensiones,


emulsiones, soluciones y gotas). Se debe observar:

>- Homogeneidad del medicamento


>- Uniformidad en el contenido.
Presencia de gas y otros signos que podrian indicar
contaminacin del medicamento e insumo.

liquidas estriles (Inyectables de pequeo volumen,


de gran volumen y oftlmicos). Se debe observar:

Ausencia de partculas extraas detectables visualmente.


Ausencia de turbidez en la solucin.
Cambio de color.
Uniformidad en el contenido.

Slidos no estriles (Tabletas, polvos, grnulos, grageas,


tabletas vaginales, comprimidos, cpsulas).
Se debe observar:

Uniformidad en las caractersticas especificas del (::::====::


medicamento.
Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad, otros. ~

Procesas del Sistom. de Suministro de Medicamentos.lnsumos en el Ministeri. de S.lud D1GEMID


~ Existencia de cpsulas vacas, rotas o abiertas.
~ Que los polvos para reconstituir no estn apelmazados.
~ Que las tabletas sensibles a la humedad estn en envases muy bien
cerrados o que contengan agentes adsorbentes del agua como el gel de
silica.
~ Que al abrirse un envase sellado "NO" debe presentar olor diferente al
caracterstico.

Semi slidos (Cremas, pomadas, ungentos, vulos y


supositorios). Se debe observar:

~ Envases hermticamente cerrados y sin deformaciones.


~ Que no haya formacin de aglomerados y de contextura
arenosa.
~ Que no haya reduccin de volumen por evaporacin de agua.

Un muestreo del empaque y embalaje debe demostrar el cumplimiento de las


exigencias antes anotadas y el estado de las diferentes formas farmacuticas
en sus caractersticas ms visibles (organolptica). De all puede pasarse a la
verificacin de los resultados de las pruebas de laboratorio. Estas pruebas
pueden ser parte de un programa de calidad del sistema de salud o de la
institucin.

2.2.1.2 Pasos recomendados para la recepcin:

a. Recibir documentos de adquisicin o envos:

El almacn debe tener conocimiento anticipado de los


medicamentos e insumos que se van a recepcionar.

El rea de Adquisiciones remite copia de orden de


compra al almacn, con la debida anticipacin.

El personal responsable de recibir los documentos es


el Jefe del Almacn General y deber coordinar con
el responsable tcnico.

Procesos del Sistema d8 Suministro da Uedicamlntos elnsumos en el Ministerio de Salud OIGEMIO


b. Recibir los bienes:

Recibir documentos de proveedor: guias de


remisin, protocolos de anlisis, facturas, que
acompaan a los medicamentos e insumas que sern
internados.

Descargar los medicamentos e insumos y trasladarlos


al rea de recepcin.

Verificar el nmero de paquetes recibidos y dar


conformidad al transportista.

El responsable de esta actividad es el Jefe del


Almacn Especializado o un personal administrativo.

c. Inspeccionar y verificar:

Cotejar documentacin.

Verificar aspectos administrativos: nombre,


unidades, precios, etc.

Verificar aspectos tcnicos: control organolptico de


una muestra de productos, protocolos de anlisis,
registro sanitario, fecha de vencimiento, lote, etc.

Registrar en un formato los resultados de la


evaluacin tcnica realizada.

El responsable de esta actividad es el personal


tcnico o administrativo, segn corresponda.

d. Suscribir documentos:

Elaborar y dar conformidad al acta de recepcin en


la que consta la verificacin cualicuantitativa.

Enviar al rea de Adquisiciones para el trmite de


pago y para que proceda a emitir las guias de
internamiento o notas de entrada, segn
corresponda.

El responsable de esta actividad es el personal


tcnico o administrativo, segn corresponda.

Proces.s del SislOma de Suministro de Medicamentos elnsum.s en el MinislOn. de Salud -OIGEMID


5. Registrar los datos de los ingresos:

Registrar en kardex/Tarjeta de Control Visible

FLUJOGRAMA DE LA ETAPA DE RECEPCiN

NO

1UIIGUIl_ _
NO SI

=:--

Procesos del SislBma de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud OIGEMIO


En toda recepclon debe verificarse la correcta
identidad, cantidad y calidad de los medicamentos e
insumos. Asimismo, debe realizarse una inspeccin de las
caractersticas externas del medicamento e insumo
recibidos (rtulos, estado del envase, contenido,
caractersticas organolpticas, entre otros).

La recepcin fsica de medicamentos insumos debe


ser confrontada con la gua de remisin, factura y el
requerimiento del establecimiento, segn corresponda. En
caso de conformidad, proceder a firmar la gua de remisin
o elaborar el acta de recepcin y conformidad, estos
documentos tambin deben ser suscritos por el Jefe del
Almacn General.

La elaboracin de esta acta es importante porque all


firman las partes -proveedor/institucin- si hay
conformidad entre lo adquirido o solicitado y lo entregado.

Los medicamentos e insumos que no cumplan con


las especificaciones tcnicas o administrativas deben ser
almacenados en el rea de Cuarentena hasta su
regularizacin por parte del proveedor.

Adaptado del Documento de Trabajo Manual de Procedimientos


Operativos del SISMED - Hunuco.

ProCOlOS del Si.tema de Sumini.tro de MedicamenlOl'In.umOlen el Mini.terio de Salud DIGfMIO


2.2.2. Etapa de Almacenamiento:

Esta etapa se denomina tambin custodia temporal. El almacenamiento de los


medicamentos e insumos, ya sea en los Almacenes Especializados o en las
farmacias, tiene una gran importancia para mantener su estabilidad y calidad.
Una adecuada gestin permite aumentar la eficiencia a travs del control de
prdidas, evitar deterioros y sustracciones de medicamentos e insumos.

Los objetivos principales de esta etapa son:

Conservar los medicamentos e insumos en las condiciones adecuadas.


Aplicar las Buenas Prcticas de Almacenamiento.

Disponer de existencias para atender con oportunidad las necesidades


de medicamentos e insumos.

2.2.2.1. Ubicacin de los medicamentos e insumos:

Para la ubicacin de los medicamentos e insumos en el almacn o farmacia se


debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicacin y distribucin
de los medicamentos e insumos, tales como: 32

a. Fijo: sistema por el cual cada medicamento e insumo es colocado en un


lugar especfico.

b. Fluido: sistema por el cual el almacn es dividido en varias zonas, a las


que se les asigna una identificacin, por lo que diferentes lotes de un
medicamento o insumo particular pueden guardarse en lugares distintos.

c. Semifluido: es una combinacin de los dos anteriores.

Se recomienda colocar los medicamentos e insumos ms antiguos o los que


vencen primero en la primera fila, con el fin de despacharlos primero. La rotacin
de existencias, utilizando el procedimiento de "primero que expira/primero
que sale, ayudar a asegurar que las existencias con fecha de vencimiento
ms prxima se utilicen primero.

2.2.2.2. Ordenamiento de los medicamentos e insumos:

El ordenamiento de los medicamentos e insumos dentro del Almacn


Especializado, Subalmacn de Medicamentos de DIRESAS, as como en las
farmacias de Hospitales, Centros y Puestos de Salud, permite hallarlos
fcilmente. Esto contribuye a agilizar el despacho y la toma de inventario, as
como a optimizar el espacio disponible para almacenar.

Existen varios mtodos de ordenamiento; algunos de ellos proporcionan


mayores ventajas que otros. Se recomienda combinar los mtodos para el
mejor ordenamiento de los medicamentos e insumos.

32 Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos .Insumos en el Mini'Ie"' de Salud OIGIMIO


Los mtodos ms usuales son los siguientes:

a. Por grupo farmacolgico (Categora teraputica):


Consiste en ordenarlos de acuerdo con su valor teraputico principal, por
ejemplo: antibiticos, antiespasmdicos, anestsicos, analgsicos,
antiinflamatorios antipirticos, etc. Este mtodo puede ser eficaz para
organizar los medicamentos en farmacias y botiquines pequeos. El
almacenero o responsable es, al mismo tiempo, el prestador de la atencin
sanitaria.

b. Por orden alfabtico:


Consiste en ordenar los medicamentos e insumas en orden alfabtico de
la "AIl a la "ZIl, segn los nombres genricos. Es utilizado con frecuencia
en los Almacenes Especializados y Farmacias.

c. Por forma farmacutica:


Consiste en el ordenamiento segn la forma de presentacin de los
medicamentos, por ejemplo, ampollas, tabletas, frascos, etc. La principal
ventaja es que las formas se reconocen fcilmente cuando se reciben los
medicamentos y, por lo tanto, permite un aprovechamiento ptimo del
almacn.

Del sistema de ordenamiento:

Los medicamentos e insumas debern ordenarse en los


estantes o vitrinas, evitando ponerlos en contacto con la
pared y el piso, con los siguientes criterios:
Por forma farmacutica (tabletas, ampollas, jarabes, etc.),
teniendo en cuenta que los frascos y las ampollas se
ubiquen en zonas bajas.
Por orden alfabtico, de acuerdo con la primera letra o
letras del nombre genrico.
Los medicamentos con fecha de vencimiento ms corta
deben ir en primera fila, de manera que se utilicen antes
de su vencimiento (Metodologia PEPE: .Primero en
Expirar, Primero en Entregarll).
Debe mantenerse un archivo de toda la documentacin

Adaptado del Documento de trabajo Manual de Procedimientos


Operativos del SISMED -Hunuco.

Procesos d.1 Si.l.ma d. Sumini.lro d. M.dcam.nlos Insumo. ".1 Mini."rio d. Salud -DIGEMID
2.2.2.3. Conservacin de medicamentos e insumos durante el
almacenamiento:

Las sustancias que forman parte de cualquier medicamento son de naturaleza


qumica y biolgica, por ello pueden ser afectadas por diferentes agentes
externos como:

Luz: el local debe evitar el paso de la luz natural o artificial directa sobre
los medicamentos. La luz intensa puede daar los medicamentos. De
preferencia, los vidrios de las ventanas deben estar opacados.

Temperatura: el local debe garantzar la temperatura adecuada entre los


15 C y 25 C, para lo cual deber mantenerse bien ventilado, pues el calor
afecta a muchos medicamentos, especialmente a los ungentos, cremas y
supositorios.

Humedad: el local debe garantizar la humedad entre el rango especificado


(hasta 70%), tapar bien los frascos y hacer uso de deshumedecedores de
ambiente, sobre todo en climas demasiado hmedos.

Contaminacin: debe evitarse el polvo, la suciedad, el humo y los insectos.

2.2.2.4. Formas de reconocer los medicamentos e insumos


alterados:

Los medicamentos e insumas alterados se reconocen de la siguiente manera:

Olor:
Algunos medicamentos, cuando han sido
afectados por el calor y la humedad, tienen un olor
diferente al habitual. Ejemplo: el cido Acetil
Salicilico huele a vinagre cuando ha sido afectado.

Color:
Algunos medicamentos cambian de color o se
cubren de manchas. Ejemplo: la Tetraciclina se
vuelve marrn, el Sulfato Ferroso se puede oxidar
y presentar manchas marrones, el Etambutol se
oscurece.

Fraccionamiento:
Cuando las tabletas estn hmedas se desecan, se
fraccionan o se pegan unas con otras.

Desecamiento:
Algunos medicamentos se resecan y se ven como
tierra seca. Ejemplo: los anticidos, como el
Hidrxido de Aluminio.

Procesos del Sislema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministeri, de Salud OIGEMIO


Humedecimiento:
Se reconoce que un medicamento est humedecido cuando su forma y su
consistencia han variado. Ejemplo: las Sales de Rehidratacin Oral no
deben usarse cuando tienen un color oscuro, cuando estn pegajosas o no
se disuelven. Esto significa que las sellaron malo fueron afectadas por la
luz, la humedad y el calor.

Transparencia:
Si en los medicamentos inyectables se observan particulas, turbidez o stos
no tienen su color habitual, no se deben inyectar.

2.2.2.5. Control regular de la temperatura durante el


almacenamiento:

Las sustancias qumicas que componen los medicamentos o que son parte de
los medicamentos e insumas, generalmente conservan su estabilidad entre
los 15 e y 25 e, por ello es recomendable llevar un control diario de
temperatura con su correspondiente registro, a fin de mantenerla estable y
garantizar la conservacin y calidad de los medicamentos e insumas
almacenados.

2.2.2.6.Productos con condiciones especiales de conservacin


durante el almacenamiento:

Existen medicamentos e insumas sujetos a medidas especiales de


almacenamiento por las caracteristicas de sus componentes como: narcticos,
material radioactiva, productos inflamables, gases presurizados, sustancias
altamente txicas o medicamentos e insumas que requieren condiciones
especiales de temperatura o humedad. Estos se deben identificar
inmediatamente y almacenar segn instrucciones escritas, y de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes".

a. Almacenamiento a temperatura y humedad controladas:

En los climas calurosos es necesario conservar muchos medicamentos e


insumas en reas provistas de aire acondicionado o ventilacin.

En los climas hmedos los deshumedecedores resultan tiles para impedir


los daos ocasionados por la humedad.

En los climas frias puede ser necesario que los almacenes dispongan de
sistemas de calefaccin para proteger, durant el invierno, los
medicamentos insumos que pueden ser daados por el fro.

J3 Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines.

Procesos del Sillem. d. Suminislro de MedicamenlOl eInsumOl en el Minisl.no de S.lud OIGEMID


b. Cadena de Fro:

La Cadena de Fro es el conjunto de procedimientos necesarios para la


conservacin, distribucin y el manejo de las vacunas dentro de temperaturas
apropiadas que garanticen su capacidad inmunognica (formadoras de
inmunidad). Por ello, se debe tener en cuenta las condiciones de
almacenamiento, transporte y distribucin.

Algunos productos como vacunas, sueros, antitoxinas, bolsas de sangre, entre


otros, deben conservarse a bajas temperaturas; por ello se requiere una
refrigeradora para almacenarlos.

En la refrigeradora se colocarn aquellos medicamentos e insumos que


necesiten guardarse a temperatura menor a las ambientales o las condiciones
de almacenamiento.

Esta refrigeradora deber:

Mantenerse limpia y ordenada.

Usarse slo para medicamentos y/o insumos. No utilizar el refrigerador


para alimentos y bebidas.

Controlar y anotar la temperatura dos veces al da.

Abrirse lo menos posible, mximo dos veces al da.

Elevarse del piso y separarse a 15 cm de la pared. Si es de kerosn o gas, se


debe resguardar de las corrientes de aire.

Control regular de la temperatura de almacenaje

La temperatura de congelamiento menor a +2 C daa las vacunas,


en particular la vacuna del virus de la influenza.

La temperatura mayor a +8 C daa la potencia de las vacunas y,


dependiendo del tiempo en que se mantenen por encima de esta
temperatura, debern desecharse de acuerdo con las
instrucciones del fabricante.

La temperatura debe mantenerse entre +2 C y +8 C. Existen


varios instrumentos que pueden utilizarse para el control de la
temperatura de los refrigeradores: termmetro lquido,
termmetros de temperatura mxima-mnima, termmetros con
grficos, etc.

Si se tiene que apagar la refrigeradora y congeladora por cualquier


circunstancia, se deben guardar las vacunas temporalmente en
un termo o caja fra.

P"cesos del Sistema de Suminisl" de MedicamenlOl eInsumOlen el Ministerio de Salud -DIGEMIO


c. Medicamentos controlados:

Para los medicamentos que requieren controles especiales (estupefacientes)


debe considerarse reas con las siguientes caractersticas:

Acceso restringido: la entrada al rea o manejo de la vitrina que contiene


las sustancias controladas debe ser restringido; slo deben tener permiso
de acceso las personas designadas para el manejo de dichas sustancias.

Seguridad: las llaves de la vitrina o del rea de almacenamiento de


medicamentos controlados se guardarn en un lugar seguro.

d. Sustancias inflamables:

Para el almacenamiento de sustancias inflamables (ejemplo, alcoholo ter).


se recomienda contar con un rea especial, cuyas caractersticas son:

Independiente: para disminuir el riesgo de que un incendio se propague al


almacn principal en el que se encuentran los medicamentos e insumos.

Ventilacin: debe permitir la entrada y salida de aire.

Asimismo, se recomienda nunca guardar combustible en un almacn de


medicamentos o en su proximidad.

e. Medicamentos en cuarentena:

Segn lo establecido en el Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento


de productos farmacuticos y afines, el almacn deber contar con reas
separadas, delimitadas o definidas. Entre stas se encuentra el rea para
medicamentos e insumos en cuarentena y otra rea para medicamentos e
insumos para baja y devueltos.

Estas reas deben estar adecuadamente identificadas, para evitar confusiones


que lleven a la distribucin de medcamentos e nsumos que no cuentan con
la conformidad o no son aptos para el consumo humano, respectivamente.

f. Medicamentos fotosensibles:

Muchos medicamentos son sensibles a la luz (fotosensibles) y sufren deterioro


cuando son expuestos a un exceso de ella; por esta razn deben colocarse
alejados de radiaciones directas del solo de lmparas.

Los empaques de los medcamentos son de vital mportancia para protegerlos


de acuerdo con sus caractersticas y para garantizar su estabilidad. Adems,
el tipo de empaque est definido en funcin del clculo de la vida til del
medicamento, por lo cual se debe conservar siempre el empaque original.

En el Anexo 1 se presenta la lista de los principales medicamentos fotosensibles


utilizados en el primer nivel de atencin.

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamentos eInsumos en el Minislano de Salud -DIGEMIO


2.2.2.7. Fecha de vencimiento de los medicamentos e insumos:

La fecha de vencimiento es la fecha hasta la que el laboratorio fabrican


garantiza que el medicamento o insumo conservan su eficacia y calidad inicial
si han sido almacenados y manejados en condiciones adecuadas.

Todos los medicamentos o insumos deben llevar en el envase su nmero de


lote (que generalmente indica la fecha de fabricacin) y su fecha de
vencimiento, escritas de manera clara.

Generalmente se encuentran las siguientes indicaciones para reconocer las


fechas de vencimiento, por ejemplo:

Vence (o slo VEN): 08-2005


Expira (o slo EXP): 08-2005

2.2.2.8. Criterios bsicos de bioseguridad:

La bioseguridad es el conjunto de medidas dirigidas a mantener controlados


los factores de riesgo biolgico, fsico o qumico, previniendo que su desarrollo
o producto final no atenten contra la salud y seguridad de trabajadores,
usuarios, visitantes y medio ambiente.

El Almacn Especializado de Medicamentos o Farmacia debe ser un SitiO


seguro, tanto para los medicamentos e insumos como para las personas que
trabajan en ella. El personal del almacn y de farmacia debe manejar y aplicar
las normas de bioseguridad mnimas exigidas para ei desempeo de sus
funciones.

En el Almacn Especializado o en la Farmacia no se fuma ni se come.

Todo el personal debe estar al tanto de los peligros y las medidas de


seguridad para evitar accidentes.

El personal de mantenimiento debe usar medidas de proteccin para su


espalda y manos, cuando manipula cargas, asi como cualquier otro equipo
de proteccin y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.

Debe haber un adecuado sistema de sealizacin: carteles, avisos, entre


otros, advirtiendo los peligros.

Debe haber extintores vigentes y equipo de primeros auxilios en sitios


visibles y accesibles. Las personas que trabajan en el Almacn Especializado
de Medicamentos deben saber cmo utilizarlos.

PmcolOl del Sistema de Suministm de M,dicamentose Insumos "el Ministori. de Salud OIGEMIO
2.2.2.9 Pasos recomendados para el Almacenamiento

a.- Acondicionar el lugar de custodia:

Definir reas de almacenamiento y acondicionarlas.

Definir los mtodos de ordenamiento de medicamentos en el almacn.

b.- Clasificar los bienes:

Separarlos en funcin del mtodo de ordenamiento definido.

Identificar lugar de almacenamiento correspondiente.

c.- Trasladar y ubicar:

Trasladar los medicamentos a los lugares previamente identificados.

Asegurar que los medios de transporte garanticen la integridad de los


medicamentos e insumos.

Ubicar los medicamentos e insumos en parihuelas. estanteras.


refrigeradoras, etc.

d.- Registrar:

Registrar los datos de ingreso de los medicamentos en la tarjeta de control


visible.

e.- Conservar los medicamentos e insumos :

Aplicar las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA) para garantizar


la calidad de los medicamentos e insumos almacenados.

Se recomienda contratar plizas de seguro para la cobertura de riesgo en los


almacenes, por ejemplo, contra incendios.

Procesas d.1 Sisllm. d. SuminislIll d. M.dicam.ntos .lnsumas.n.1 Minist.ri. d. Salud DIGEMID


:cj-
De las condiciones de conservacin:
Los medicamentos e insumos deben ser almacenados en lugares
sin filtracin de agua, evitando la humedad, limpios y bien
ventilados.
Se debe verificar diariamente que la temperatura del almacn
o farmacia se encuentre entre 15 e y 25 e, anotndola en el
formato de registro de temperatura, y contar con archivo de los
registros de temperatura.
Las tabletas se conservan mejor que las cpsulas (la gelatina es
sensible a la humedad).
Las formas lquidas (jarabes, inyectables) son ms sensibles a la
temperatura que las slidas (tabletas).
Algunos supositorios, vulos, cremas y pomadas se derriten a
30 e y se altera su composicin.
Las vacunas y otros productos de origen biolgico requieren
conservar la cadena de fro para su distribucin hasta su
administracin, pero es impor-tante no congelarlos porque
pueden daar su cante-nido, por ejemplo la vacuna contra la
Hepatitis B.
Los medicamentos e insumas vencidos o que presenten signos
externos de alteracin deben ser retirados de los estantes o
vitrinas y registrados en la tarjeta de control visible en la columna.

Adaptado del Documento de trabaJo Manual de Procedimientos Dperallvos del 515MED-


Hunuco.

El Director de Medicamentos. Insumas y


Drogas del caso N O1 presentado
inicialmente deberia haber tomado en
cuenta todos los aspectos relacionados
con un adecuado almacenamiento. As,
se habra evitado tener medicamentos e
insumas en malas condiciones de
conservacin.

ProcalOS d,1 Sisl,ma d, Suminislro d, M,dicam,nlos, Insumos lO ,1 Minisl,rio d, Salud DI6EMIO


2.2.3. Etapa de Control de Stock:

Esta etapa es necesaria para asegurar el flujo normal de los medicamentos e


insumos, evitar prdidas y deterioros, y tambin sirve como base para establecer
la programacin de las compras.

Los objetivos principales de esta etapa son:

Constatar las condiciones de los medicamentos en custodia temporal.

Adoptar medidas correctivas que cada caso requiera.

Reportar informacin sobre la situacin del inventario a los respectivos


niveles gerenciales.

2.2.3.1. Pasos recomendados para el Control de stock:

a.- Determinar los fines de control:

Definir indicadores de gestin de almacn.

Determinacin de stocks de seguridad, rotacin


de medicamentos, sobrestock, substock. riesgos de
vencimiento.

Identificar diferencias de inventario

b.- Cotejar registros con cantidades-proceso de control


administrativo, llamado tambin Inventario Fsico:

Verificar cantidades registradas versus existencia fsica en almacn.

Determinar perodos de ejecucin de inventario.

Establecer procesos ante diferencias de inventario. Identificar causales.

c.- Constatar la fecha de vencimiento y calidad de los


medicamentos e insumas (proceso de control tcnico):

Identificar los medicamentos e insumas con riesgo de vencimiento


(menor de tres meses).

Evaluar decisiones de rotacin inmediata, redistribucin y canje.

Identificar los medicamentos que sern puestos a disposicin de la


Direccin de Administracin para el proceso de baja de medicamentos
vencidos y deteriorados, y elaborar el informe correspondiente.

Identificar causales de vencimiento y deterioro.

Procesas d.1 Si't.ma da Sumini,tro d. M.dcamonlos. Insumas on.1 Mini't.ri. d. Salud -OIGEMID
4.- Cotejar existencias y necesidades-proceso de control
gerencial:

Evaluacin de las existencias.

Identificacin de substocks. Tramitacin de pedido de reposicin de


stocks.

Identificacin de sobrestocks. Distribucin inmediata o redistribucin.

IdentificaCin de medicamentos e insumos de escasa o nula rotacin.


Distribucin inmediata. redistribucin, canje.

5.- Informar resultados y medidas:

Emisin de informes gerenciales que permita a las reas directivas tener


elementos de juicio para la toma de decisiones.

Para evitar prdidas de recursos por


medicamentos e insumas vencidos o
deteriorados, como sucede en el caso
N 01 presentado al inicio. el
Responsable del Almacn Especializado
debera haber considerado todo lo
mencionado en esta etapa.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsumos en el Ministerio de Salud DIGEMID


2.2.4. Etapa de Embalaje y Entrega:

Esta etapa, tambin denominada Despacho, es el proceso a travs del cual se


realiza el alistamiento de los medicamentos e insumas solicitados mediante el
requerimiento o pedido. En este proceso se debe garantizar la cubierta con
que se resguardan los medicamentos e insumas para ser transportados o
entregados a los usuarios.

Los objetivos principales de esta etapa son:

Cerrar el ciclo de almacenamiento.

Atender las necesidades de medicamentos e insumas de los usuarios a


travs de la distribucin.

2.2.4.1. Pasos recomendados para el Embalaje

a.- Revisar el pedido o requerimiento del


establecimiento:

Colocar la fecha de la recepcin del pedido o


requerimiento, lo que permitir programar las
respectivas entregas.

b.- Seleccionar (ubicar) los medicamentos:

Al tomar los medicamentos o insumas de las estanterias, se recomienda


como actividad de rutina verificar:

Cantidad pedida.
Nombre genrico.
Concentracin y presentacin.
Unidad de medida.

c.- Retirar de las existencias los medicamentos e insumos


incluidos en el pedido:

Siguiendo la metodologia PEPE: "Primero en Expirar, Primero en


Entregar, estricto.

d.- Clasificar los medicamentos:

Segn el pedido o requerimiento.

e.- Comprobar dos veces el pedido:

Antes de empaquetar, sellar y etiquetar los medicamentos e insumas para


la distribucin. El pedido deber ser revisado dos veces para evitar posi-
bles errores. Esto estar a cargo del personal responsable de la entrega.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos B Insumos en el Ministerio de Salud OIGEMIO


f.- Disponer los medicamentos e insumos:

Disponer los medicamentos e insumos en cajas o bolsas debidamente


marcados. para proceder al empaque tcnico.

g.- Asegurar que el embalaje o empaque tcnico se cia a las


instrucciones tcnicas:

Para garantizar la calidad en la entrega de los medicamentos e insumos y


su correcto uso. se debe asegurar el embalaje o empaque.

h.- Considerar que algunos medicamentos e insumos requieren


un envasado y un manejo especial, por ejemplo. las
vacunas.

r
Instrucciones generales para el empaque tcnico

l, . Disponer de cajas y bolsas suficientes que cumplan con medidas estrictas


de higiene.

Marcar debidamente las cajas y bolsas con la informacin requerida para


la correcta entrega y distribucin de los medicamentos e insumos
empacados.

Embalar los medicamentos e insumos con envase de vidrio en cajas con


separadores de cartn. y colocar trozos de tecknopor u otro material en
los espacios vacos. para evitar el movimiento o desplazamiento de los
medicamentos e insumos que ocasionaran roturas y derrames durante el
transporte.

Embalar los medicamentos e insumos con envase plstico en cajas con


separadores de cartn. para evitar el rozamiento durante el transporte y el
deterioro de las etiquetas.

Colocar los frascos en el fondo del empaque y sobre stos. las formas
farmacuticas slidas. con el propsito de evitar su deterioro durante su
traslado a su lugar de uso.

No exceder el peso estimado para cada materal de empaque.

Realizar el seguimiento de las condiciones en que llegan los medicamentos


e insumos a su destino final. a fin de aplicar los correctivos pertinentes
, para asegurar las condiciones y la calidad de stos.

.
,. _. r._ ~ ~ _".&00--_ ---J _._.

ProClSas d.1 Sist.ma d. S<Jmini~ro d. M.dicamen'os Insumas en.1 Minist.rio d. Salud -OIGEMID
2.2.4.2. Pasos recomendados para la Entrega:

a.- Recibir documentos de pedido:

Contar con los formatos de requerimiento de


medicamentos e insumas que permitan evaluar
la calidad de los mismos.

Establecer un cronograma de envo de requerimientos y de despacho.

b.- Ubicar y clasificar los bienes:

Recibir el documento de despacho.

Ubicar los medicamentos e insumas y trasladarlos al rea de despacho.

Aplicar el mtodo de despacho PEPE; es decir, dar preferencia a los


medicamentos e insumas con fecha de vencimiento ms cercano.

c.- Despachar:

Verificar con el usuario las cantidades y fechas de vencimiento de los


medicamentos e insumas atendidos.

En el caso de entrega directa al usuario, suscribir el documento de


conformidad de recepcin y entrega.

d.- Registrar la salida:

Registrar la informacin en las tarjetas de control visible del almacn.

Actualizar el registro de la informacin.

e.- Embarcar o trasladar:

Identificar y utilizar los medios de transporte que garanticen la


seguridad y la integridad de los medicamentos e insumas.

Establecer el sistema: entrega o recogida.

f.- Conformidad en documentos:

El despacho se termina con la entrega efectiva de los medicamentos


e insumas y la conformidad de los mismos, suscrita en los documentos
administrativos correspondientes.

El almacn deber guardar celosamente los documentos que dejan


constancia que el usuario recibi el medicamento o insumo.

Procesos d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicamenlos.lnsumos.n.1 Minist.ri. d. Salud OIGEMID


Se recomienda que en Subalmacenes Especializados de medicamentos
apliquen los pasos sealados en cada una de las etapas del proceso
almacenamiento, adaptndose a la realidad de cada uno de ellos.

Se debe controlar y supervisar las condiciones


almacenamiento, para asegurar la calidad de los med
mentos e insumos durante su permanencia en el alm
subalmacn o farmacia hasta que llegue al usuario.

Del mantenimiento del almacn:


Realizar diariamente la limpieza del almacn, subalma
o farmacia. El material de limpieza debe estar fuera
almacn.
Fumigar el local del almacn, subalmacn o farmacia pa
prevenir plagas de animales e insectos que afecten a I
medicamentos.

Adaptado del Documento de trabajo Manual de Procedimientos Operativos


del SISMED - Hunuco.

2.3. Supervisin al Personal:

La supervisin tiene por objeto guiar, apoyar y asistir al personal para que
realice sus tareas eficientemente. Es importante motivarlos. resolver cualquier
conflicto. problema o emergencia y hacer esfuerzos para mejorar su
desempeo.
El personal que supervisa debe poseer la experiencia y calificacin adecuadas
para que puedan realizar las tareas de supervisin.

Se recomienda la capacitacin bsica a todo personal que labora en los


almacenes y farmacias sobre la teora y prctica de la BPA; especialmente el
personal nuevo debe recibir capacitacin adecuada a las responsabilidades
que se le asigna. La capacitacin debe ser continua y debe evaluarse su
efectividad peridicamente. Los programas de capacitacin deben estar al
alcance de todo el personal, y se debe llevar un registro de dichos programas.

Procesos d.1 Sisl8ma d. Suministro d. M.dicamenlas Insumas en.1 Ministerio d. Salud OIGEMID
2.4. Autoinspeccin:

La autoinspeccin se define como un procedimiento mediante el cual el propio


trabajador decide si su trabajo est o no de acuerdo con la meta intencional y
los patrones existentes. Se recomienda designar un equipo de autoinspeccin
formado por personas expertas en sus respectivos campos (administrativo o
tcnico) y conocedoras de las Buenas Prcticas de Almacenamiento.

Es pertinente preparar instrucciones escritas referentes a la autoinspeccin a


fin de establecer un minimo de normas y requisitos uniformes que abarquen,
al menos, los siguientes puntos:

a. Personal.

b. Instalaciones.

c. Mantenimiento de edificios y equipos.

d. Almacenamiento de medicamentos e insumos.

e. Documentacin.

f. Saneamiento e higiene.

g. Procedimientos de retiro de medicamentos e insumos del mercado.

h. Manejo de reclamos.

i. Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivas


adoptadas.

Una vez terminada la autoinspeccin debe prepararse un informe sobre la


misma, que debe incluir:

a. Resultados de la autoinspeccin.

b. Evaluacin y conclusiones.

c. Medidas preventivas y correctivas recomendadas.

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas, el responsable del SISMED o


el jefe del almacn deben evaluar tanto la autoinspeccin como las medidas
correctivas necesarias y realizar el seguimiento de las mismas.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumns en el Minisleo de Salud D1GEMIO


2.5. Saneamiento e Higiene:

El almacenamiento de medicamentos e insumos debe considerar un elev


nivel de saneamiento e higiene, que abarque: instalaciones, equipos y aparat
de limpieza y desinfeccin y todo aquello que puede ser fuente d
contaminacin de los medicamentos e insumos, incluido el personal que labo
en el almacn, el cual debe garantizar su higiene y estado de salud.

Todas las posibles fuentes de contaminacin deben ser eliminadas mediante


un programa amplio de saneamiento e higiene. Para ello se recomienda tener
en cuenta lo siguiente:

Una buena ventilacin, libre de gases contaminantes.

Paredes y pisos de un material de fcil aseo y limpieza; entre si no deben


formar ngulo recto sino curvo, que eviten la acumulacin de polvo y otros
contaminantes.

Estantes limpios, libres de polvo.

Fumigaciones peridicas del local para eliminar plagas, como roedores e


insectos.

Personal sano, aseado y con la vestimenta apropiada, incluyendo guantes,


cascos protectores cuando lo requiera.

No consumir alimentos o fumar en las instalaciones del almacn.

Establecer cronograma de limpieza y desinfeccin.

Procesos del Sistema de Suministro do Medicamentos B Insumos en el Ministerio de Salud DIGEMIO


Concluyendo el caso

El caso N" 07 presentado al inicio de este mdulo pretendi ilustrar una situacin
problemtica muy comn en el Proceso de Almacenamiento de medicamentos e
insumas. cuando no se han seguido procedimientos efectivos y no se han tomado
en cuenta las Buenas Prcticas de Almacenamiento. Si hacemos un recuento de
los problemas del caso, estos se encuentran referidos a:

Eleccin de ambiente fsico para almacenar medicamentos e insumos con


condiciones inadecuadas de infraestructura.

No se tom en cuenta las consideraciones bsicas para seleccionar el local.

No se implement con equipamiento bsico que garanticen la calidad y


seguridad de los medicamentos e insumos en el Almacn Especializado.

Carencia de un responsable tcnico del Almacn Especializado de


Medicamentos.

Incumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento.

Poca coordinacin con otros actores involucrados en el Proceso de


Almacenamiento.

Estos problemas generalmente ocasionan que no se garantice el mantenimiento


de la calidad de los medicamentos e insumos que sern distribuidos a los
establecimientos de salud, alno cumplir con las condicionas de conservacin que
se requieran. Todo esto conllflva a la prdida de medicamentos por vencimiento
y/o deterioro, que desde luego afectan a quienas astn involucrados en el sistema
de suministro y, de manera especie/, a quienes son usuarios(as) del tltllVcio. Sin
embargo, como hemos podido comprobar en este mdulo, muchos de los
problemas identificados pueden ser evitados y/o l'fIlItII'tidos si as que hay un
adecuado conocimiento y aplicacin de las Buenas Prkticas de Al_miento
y de los procedimientos n_ros. I infonnacin que se ha ptfIS8Irtado hasta
aqul HWtende contribuir a _ fin.

Procesos d.1 Si'l.ma d. Sumini'tro dIBdicamsn!DS .Insum" sn.1 Mini'l.ria d. Salud OIC!MIO
El principal objetivo de la gestin de distribucin es mantener un suministro
permanente de medicamentos e insumas en los establecimientos que los
requieran, garantizando al mismo tiempo que los recursos se utilicen de una
manera efectiva. Por ello presentamos un flujograma del proceso de
distribucin, los elementos principales de una red de distribucin, los criterios
tcnicos y administrativos; asimismo, hacemos referencia a las consideraciones
para la implementacin de un nuevo nivel de almacenamiento (subalmacn) y
transporte de medicamentos e insumas.

---
ceEI principal objetivo de la gestin de distribucin
es mantener un suministro permanente de
medicamentos e insumos en los establecimientos
que los requieran, garantizando al mismo tiempo
que los recursos se utilicen de una manera
efectivan

.- - .

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud -DIGEMIO


3.1. Flujograma del Proceso de Distribucin:

INICIO

REQUERIMIENTO/
ASIGNACiN
CRITERIOS DE
(Cuadro de
PROGRAMACiN
distribuc.i:n~)_ ...

EVALUACiN DE
REQUERIMIENTO
(Responsable SISMED)

EMISiN DE GUiA

ETAPA DE EMBALAJE YDESPACHO

VERIFICACiN Y ENVo A TRAVS DE


ACEPTACION TRANSPORTISTA
(Usuario)

FIN

( FIN)

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentlls eInsumos en el Ministerio de Salud -DIGEMIO


3.2.Red de distribucin: Elementos principales:

la Red de Distribucin est formada por un conjunto de Establecimientos


Salud, organizados con cierto orden jerrquico (de almacenes, subalmacen
centros y puestos de salud). Se constituyen como los puntos de entrega d
medicamentos e insumas. adecuadamente ordenados por rutas, dentro de un
Sistema de Suministro; para ello, se debe contar con un Sistema de
Distribucin.

El diseo de un sistema de distribucin requiere un anlisis de costos y una


planificacin operacional. El anlisis de costos puede ayudar a garantizar el
uso ms eficiente de los recursos de almacenamiento, transporte y recursos
humanos. Una vez organizado el sistema. es necesario realizar supervisiones
para asegurar su correcto funcionamiento.

Entre los principales elementos de un sistema de distribucin tenemos:

a. Diseo del sistema de distribucin

b. Sistema de informacin

c. Almacenamiento

d. Entrega

a. Diseo del Sistema de Distribucin, en el que se debe tomar en cuenta:

Cobertura geogrfica o de poblacin.

Grado de centralizacin: dependiendo del grado de centralizacin,


un Sistema de Distribucin puede ser centralizado o descentralizado.

Modalidad de Requisicin (Requerimiento) Vs Modalidad de


Asignacin: se debe tomar una decisin respecto a quines realizarn
los pedidos de medicamentos e insumos.

Procesos del Sistema de Suministro da Medicamentos BInSUr.1DS en el MinisteriD de Salud D1GEMIO


Modalidad de distribucin de medicamentos e Modalidad de distribucin de medicamentos e insumos en
insumos en el que cada establecimiento de salud el que el almacn determina la cantidad y el tipo de
determina el tipo y la cantidad de medicamentos a medicamentos a entregar a los Establecimientos de Salud.
solicitar al almacn.

Condiciones que favorecen a la modalidad de Requisicin: Condiciones que favorecen a la modalidad de Asignacin:

Personal del nivel operativo es competente en la Personal del nivel operativo es competente en el control
evaluacin de las necesidades y la gestin de de inventario.
inventario.
la demanda supera la oferta de los medicamentos e
En el Almacn Especializado se dispone de suministro insumos disponibles, por lo que es necesario darle
suficiente para cubrir todas las necesidades de los prioridad a las atenciones de requerimiento.
establecimientos.

Se maneja un nmero limitado de medicamentos e


Se maneja una gama de medicamentos e insumos. insumos.

Existe supervisin V control permanente por parte del til en las situaciones de desastre, y cuando la Ifnea de
Almacn Especializado. distribucin no funciona a todos los niveles del sistema.

Nmero de niveles en el sistema. La determinacin del nmero ptimo


de niveles se debe hacer individualmente, segn las necesidades y las
limitaciones de recursos, sopesando los beneficios frente a las
consideraciones de costo.

Entre los factores a tener en cuenta para determinar el nmero de niveles de


almacenes, tenemos:

Factores geogrficos y demogrficos.

Disponibilidad de almacenamiento.

Personal.

Medios de transporte.

Limitaciones polticas y de otros recursos (decisiones de la Direccin


Regional de Salud de instalar Subalmacenes Especializados de
medicamentos).

ProCBSOS del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud- OIGEMIO


b.- Sistema de informacin. Es importante contar con una informacin
viable y fiable sobre la gestin, a fin de coordinar la Red de Distribucin,
como:

" Control de inventario.

" Registro e impresos.

" Informes sobre consumo.

" Flujo de informacin.

"Este punto se est desarrollando ampliamente en el Mdulo V-Gestin de


Stock, y en el Mdulo VI-Sistema de Informacin.

c.- Almacenamiento. Es importante contar con la infraestructura adecuada


para mantener la calidad de los medicamentos e insumos.

Seleccin de los almacenes. El lugar ms adecuado para un almacn


depende de factores geogrficos. demogrficos y de comunicaciones.

" Sistema de manejo de medicamentos e insumos.

" Cumplimiento de pedidos.

d.- La Entrega. Garantizar la oportunidad de la entrega de medicamentos e


insumos a los Establecimientos de Salud, para lo cual se debe tener en
cuenta:

" Eleccin de transporte: con frecuencia el transporte es el vnculo


menos fiable de un sistema de distribucin, por lo que se recomienda
la planificacin del transporte, cuyo objetivo debe ser el
mantenimiento de la calidad de los medicamentos e insumos durante
el mismo, asi como la oportunidad de entrega a los Establecimientos
de Salud.

Entrega Vs recojo: Tener en cuenta lo siguiente:

Pr.mOl del Sil18m' de Suminilu, de Uedicam.ntOl' InsumOl ...1Minilt.ri. d. S,lud OIGEUID


Modalidad de distribucin de Modalidad de distribucin de
Definicin medicamentos e insumos por el cuaJ estos medicamentos e insumos por el cual estos
son transportados dasde el Almacn son recogidos del Almacn Especializado y
Especializado hasta los Establecimientos de transportados hasta el Establecimiento de
Salud. la responsabilidad corresponde al Salud. En ambos casos es de
personal de! Almacn Especializado. responsabilidad del personal del
Establecimiento de Salud.

Ventajas - Optimizacin de recursos si la entrega de - Ofrece la posibilidad de hacer cembios de


medicamentos e insumos coincide con productos farmacuticos.
otras entregas y visitas programadas a los
Establecimientos de Salud. - Facilita la interaccin entre el personal de
}os Establecimientos de Salud con el
- Personal permanece en los personal del Almacn Especializado.
Establecimientos de Salud.
. Reposicin inmediata de productos rotos,
- Mayor seguridad en el transporte por la averiados, faltantes o que presenten
custodia de ms de una persona. alguna observacin.

- Necesta instalaciones de transporte - Movilizacin del personal de los


Desventajas fiables, asl como de un buen plan de Establecimientos de Salud.
distribucin que prevea que el personal de
almacn sea responsable de la seguridad -Puede elevar el costo total de! transpone.
de los medicamentos e insumos que
traslada. - 8 personal del Establecimiento de Salud
puade tender a aumenter la frecuencia de
- No hay r"""sicin iMl8di1llll de las visitas por otros motivos.
los productos rotos, 1Mriados, f81tantos o
que presenten a1QUl1ll observacin. - Inseguridad en el transporte de los
productos por esta, a eargo de una
- los Establecimientos de SakJd . . - . sola persona.
...... ....- euendo Iogue el vehIcuIo o
puede no hobef un penonal mponsebIe
para recibir los medicamtlfllos.

Establecimiento de rutas, a fin de optimizar la distribucin de


medicamentos e insumos. Se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

Rutas de distribucin primaria V localizacin de almacenes


intermedios (SUBALMACENES)

Contar con buenas rutas de transporte entre los Almacenes


Especializados V Subalmacenes, de tal manera de optimizar las
entregas de medicamentos e insumos, debiendo buscar la fiabilidad
de las rutas V velar por el cumplimiento de las condiciones de
almacenamiento V conservacin.

Proc"os d.l Sisl.m. d. Suministro d. M.dicam.ntos .Insumos In.l Minist.rio de S.lud -OIGEMID
Rutas de distribucin secundaria: (Puntos de Trnsito o Intermedios)

Estas rutas unen a los almacenes intermedios con los Establecimientos de


Salud. Para establecer estas rutas es importante contar con informacin local
de:

Periodicidad de las entregas: Al definir la periodicidad de las entregas


para cada Establecimiento de Salud se debe tener en cuenta la capacidad
de almacenamiento de los Almacenes Especializados. Subalmacenes y
de los Establecimientos de Salud.

Utilizacin eficiente del transporte.

Factores climticos.

En el ceso N 02 presentado
inicialmente, el responsable de
DIREMID y el del SISMED debieron
evaluar todos los factores
mencionados anteriormente para
evitar los problemas de la
distribucin.

PI"..os dol Sistoma do Suminislnl do Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud OIGEMID


Diagrama de una Red de Distribucin de medicamentos e insumas

I DISA I ,r-"- ~ ... ~--,

,,
FUNCiN
Distribuye a sub almacenes de medicamentos.
,, Distribuye a establecimientos de salud segn
,,, cronograma previamente establecido.

re:
~
!!.
Almacena distribuye a estIbIec:imient de salud segn
lo estIbIec:Yoo. 8 punto de rinsito recibe lolI productos
empequetados del sub almIcn y los entrega loa
estIbIec:imientos de su jlIIildic:cilL
;;w
~

Recoge mecIic:al,.,tos seg(Jn CRlIIOQI."1 ."'Ido


I
:-
!' ,,
~
lil
L_.
,
~_ J
Prepara requerimiento segn cronograma establecido.
Recoge medicamentos segn cronograma establecido.
~

~.
II
- - - -.. Flujo general de distribucin

.
~
Fuente: Informe de Consultora - Implementacin de las Estrategias de Intervencin para la Mejora de Procesos del SISMED en la DISA
.-~:
s.
Hunuco Mg. Ral Cruzado adaptado del documento de Trabajo Manual de Procedimientos Operativos del SISMED - Hunuco.
~
;o
g:
=
;
~
;;;
3.3. Criterios tcnicos y administrativos en un Proces
de Distribucin de Medicamentos e Insumas:

Toda distribucin de medicamentos e insumos a los establecimientos de sal


o servicios debe documentarse y establecerse mecanismos de solicitud
pedidos y elaboracin de formatos que incluyan la informacin pertinente.

Criterios tcnicos y administrativos en un proceso de


distribucin
Determinar el nmero de niveles de almacenamiento en el sistema.

Determinar la ubicacin de los centros de almacenamiento.

Estimar los stocks de seguridad en cada nivel de almacenamiento.

Estimar los intervalos de frecuencia de pedidos.

Seleccionar un mtodo para la distribucin de los medicamentos e insumos


a las unidades de usuario.

Establecer mtodos de transporte.

Desarrollar rutas de transporte factibles y econmicas.

Calcular los gastos operativos y evaluar el sistema con relacin a los costos.

Establecer cronogramas de atencin. Los cronogramas de atencin a los


Establecimientos de Salud debern responder a:

,. Distancia o tiempo del Establecimiento de Salud al Almacn


Especializado (A < tiempo o distancia, > nmero de atenciones
mensuales).

:-- Stocks de seguridad que manejan los Establecimientos de Salud.


(A < stock seguridad, > nmero de atenciones mensuales).

Establecer mecanismos de atencin de requerimientos de urgencia y


ajuste de stocks.

Establecer una fluida relacin almacn-Establecimiento de Salud.

PrOC9S0S del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud DIGEMID


3.4. Consideraciones para la implementacin de un
nuevo nivel de almacenamiento:

Recursos econmicos: solidez de los gastos administrativos del fondo de


medicamentos.

Recursos humanos capacitados: aspectos administrativos y tcnicos.

Infraestructura y equipos: rea de almacenamiento adecuada y segura,


equipos de almacenamiento, equipos informticos.

Normas y procedimientos.

Sistemas de informacin que permitan la evaluacin del almacn y los


establecimientos de salud de su jurisdiccin.

Adecuado diseo del Sistema de Distribucin de medicamentos e insumos


a los Establecimientos de Salud.

3.5. Transporte de medicamentos e insumos:

El transporte nos permitir hacer llegar los medicamentos e insumos que


requieren los establecimientos de salud. Por ello, en el momento de la eleccin
se debe tomar en cuenta el tipo de transporte, los recursos necesarios para la
movilizacin y la factibilidad de uso de ellos, as como posibles alternativas.

La calidad del medicamento o insumo puede deteriorarse en el transporte. Por


tanto, la seleccin del tipo de vehculo es una precondicin para cumplir en
forma satisfactoria y evitar la accin destructiva del calor excesivo, de la luz
solar y de la humedad; ms an cuando los recorridos son extensos y la
temperatura es muy alta.

La cadena de fro no debe romperse con el transporte. Es recomendable recurrir


a dispositivos apropiados a fin de lograr temperaturas ptimas para vacunas,
insulinas y otros productos biolgicos durante el recorrido.

P,.ce.os d.1 Si.l.m. d. Sumini.t,. d. ""'dicamDOlos.lnsumos DO.I Mini.t.ri. d. S.lud DIG[MID


Recomendaciones para la organizacin de
una red de transporte

Definir si la actividad general de distribucin-recepcin-almacenamien


distribucin dentro del sistema de suministro, va a ser descentralizad
o mixta (Aplica en subalmacenes especializados de medicamentos).

Establecer si el transporte corre o no a cargo del proveedor, a travs de


un anlisis de aprovisionamiento en relacin con el costo - beneficio.

Hacer un diagnstico del rea geogrfica de cobertura del almacn o


subalmacn para identificar los tipo de establecimientos de salud de
jurisdiccin, distancias, vas de acceso, etc.

Decidir si se recurre a empresas comerciales de transporte o se utiliza


el transporte del almacn, subalmacn, establecimiento de salud o
ambas modalidades, lo cual se establece con un estudio de costos.

Realizar la tramitacin final de documentos y comprobantes de entrega


para remitirlos a las diferentes dependencias administrativas.

Considerar que en la recepcin de los medicamentos, en los diferentes


niveles del sistema de salud, son aplicables los procedimientos de
verificacin del cumplimiento de las especificaciones administrativas y
tcnicas, para poder responder por la calidad de la atencin.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud OlGEMIO


La distribucin de medicamentos deber efectuarse bajo la
metodologa PEPE: "Primero en Expirar, Primero en
Entregan>.

El objetivo de la distribucin es asegurar una adecuada


disponibilidad de medicamentos e insumos en los centros y
puesto de salud, en cantidades y condiciones adecuadas y
en el momento oportuno.

En el Almacn Especializado de Medicamentos se verificar


que el requerimiento de los establecimientos corresponda
a las reales necesidades, emitindose la gua de remisin
correspondiente.

El personal del Almacn Especializado de Medicamentos,


conjuntamente con el responsable de farmacia del
establecimiento, debe contar los medicamentos e insumos
y verificar sus caractersticas externas.

El embalaje de los medicamentos e insumos debe realizarse


en caja de cartn o bolsas limpias, de tamao apropiado al
peso y volumen; asimismo, se recomienda la rotulacin
respectiva.

Las guas de remisin deben ser archivadas por el almacn


y por el Establecimiento de Salud que recibe los
medicamentos e insumos.

Para establecer una Red de Distribucin se toma en cuenta la


siguiente informacin:

~ DISA.
~ Red.
~ Microrred.
~ Establecimiento de salud.
~ Lugar donde recoger sus medicamentos e
insumos.
~ Tipo de abastecimiento.
~ Nivel mnimo y nivel mximo de medicamentos
e insumos (stocks).
~ Perodo de abastecimiento.
~ Cronograma de distribucin.

Procesos oel Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud -OIGEMIO


Procedimiento general:

El Almacn Especializado de Medicamentos entrega los medicamentos


e insumos a los Subalmacenes respectivos, previa coordinacin de
fechas de entrega de los medicamentos e insumos. En estos puntos
llegan los responsables de los Establecimientos de Salud de la
jurisdiccin a recoger sus medicamentos e insumos.

El Almacn Especializado de Medicamentos entrega los medicamentos


e insumos a ciertas microrredes (no es Subalmacn), donde los
responsables de los establecimientos llegan para recoger sus
medicamentos e insumos. En otros casos, el personal de la microrred
respectiva recoge los medicamentos del Almacn Especializado de
Medicamentos de la DISA para todos los establecimientos de la
jurisdiccin de su microrred. Estos se denominan puntos de trnsito.

Adaptado del Documento de Trabajo Manual de Procedimientos Operativos del


SISMED-Hunuco .

La adecuada distribucin de medicamentos e


insumas supone una serie de condiciones que
se deben cumplir, por lo que en el caso N 2,
el Director de DIREMID debi evaluar la
pertinencia de establecer un Subalmacn o
punto intermedio y la capacitacin
permanente del personal para optimizar el
proceso de distribucin hacia los
establecimientos ms alejados.

Procosos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud OIGEMID


En la Directiva del SISMED se establecen los Procedimientos de Gestin
Administrativa en el Almacn Especializado, cuyo objetivo es constituir el
procedimiento administrativo a seguir en el Almacn Especializado para el
ingreso y la distribucin de medicamentos e insumas mdico-quirrgicos ",
que se presenta en el Anexo 2.

En este captulo se abordan aspectos generales de la gestin administrativa,


que comprenden: la identificacin de las instancias involucradas y sus funciones
relacionadas con el proceso de almacenamiento y distribucin de
medicamentos e insumas; los documentos administrativos correspondientes.
Adems, se hace referencia a las pautas a considerar en este proceso; se releva
tambin la importancia de la atencin a quejas y reclamos, y el retiro de
productos del mercado.

4.1.Disposiciones generales:

Almacn General Una rea flsica seleccionada baio critorios tcnicos adecuados, destinado a la
custodia y conS8MlCin da bienes que van a ompInrse para la pt'oduccin de
servicios obienes econmicos.

Almacn Es una rea flsiea para 11 conservacin. seguridad, manejo y conIJol de


Especializado madicamentos e insumas mdiClHluirrgicos. Se cie a lis Buenos PYc1ices
da Almocenamiento (BPAI,
Est bajo 11 direccin Y respons8bilidad tcniea de un proIesiOll8l qumico
fannacutico.
Se constituye partir de los denominados canIJOS de dislribucin Y dems
almoc8nes llllisIantas de medicamentos e insumos mcIico-quirrg en lis
direccionea de salud.

~ de contIlII _ _ qua acreciIa el tresIado de bienes del


Pedido Provisional de
Almacn - PPA lIInIadn general de IogIstic1 el Aknac*l Esp8' jeli.ado de medic...... \101 o
sarvicio de Iarrnacia. seg6n . . el caso.

J< Directiva del S/SMED.

Pr.." .. d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.nt.. alnsum...nal Minist.rio d. Salud DlSEMID


4.2. Funciones de las instancias involucradas en el
Almacenamiento y Distribucin de Medicamento
e Insumos:

La Direccin General de Salud. Institutos Implementar Yhacer cumplor el p<ocedimiento.


Especializados u Hospitales (que sean Unidades
Ejecutorasl.

la Direccin u Oficina de Logstica o la que haga sus Emitir normas especficas de almacenamiento, de estricto
veces. cumplimiento en el Almacn Especiarozado.
Suministrar. verificar Vsupervisar Jos bienes que se
encuentran en el almacn.

la Direccin de Medicamentos de la Direccin Custodiar, administrar, registrar y controlar los bienes que
Regional de Salud, Direccin Subregional de Salud. se encuentran en el Almacn Especializado.
Direcciones de Salud y Jefe de Farmacia de Institutos Elaborar documentacin para suministro V distribucin de
Especializados u Hospitales (que sean Unidades los medicamentos e insumos mdicoquirrgicos a los
Ejecutoras). Establecimientos de Salud, V pedido de comprobante de
salida PECOSA consolidado.

El responsable de medicamentos del centro de salud, Remitir la informacin requerida por la Direccin de
puesto de salud y hospital que no sea Unidad Medicamentos, Insumos y Orogas opor la instancia que la
Ejecutora. solicita.

4.3.Pautas a considerar en la gestin administrativa:

a. En la medida de las posibilidades econmicas de las DISA, DIRESA,


Institutos Especializados y Hospitales, se debe contratar plizas de seguro
contra todo riesgo para proteger los bienes custodiados en el Almacn
Especializado.

b. Para la administracin del Almacn Especializado de Medicamentos se


tendr en cuenta lo dispuesto en la Resolucin Jefatural W 335-90-INAP/
DNA-Manual de Administracin de Almacenes-para el Sector Pblico
Nacional, en lo que no est considerado en la directiva del SISMED.

c, Las DISA, DIRESA, Hospitales e Institutos Especializados que no cuenten


con un Almacn Especializado (centros de distribucin) debern
acondicionar un ambiente para el almacenamiento de medicamentos e
insumas, que rena los requisitos mnimos aceptables.

P",cesos del Sistema de Suminist'" de Medicamentos etnsumos en e\ MinislBna de Salud DICEMIO


4.4. Documentos manejados en el Almacenamiento
y Distribucin de Medicamentos e Insumos:

a) Pedido Provisional de Almacn: PPA

Este es un documento extracontable, utilizado para acreditar la salida de los


bienes al Almacn Especializado de Medicamentos'"

b) Gua de Remisin 3 .:

Mediante este documento regulado por la SUNAT se sustenta el traslado de


bienes, e indirectamente permite a la administracin tomar conocimiento de
la naturaleza del traslado, de las operaciones que existe entre quien remite los
bienes y quien recibe los bienes.

Su emisin debe ser individualizada, pues no debe considerarse como destino


un lugar comn. Por ejemplo, para el traslado de medicamentos e insumos a
la Red Ambo de la DIRESA Hunuco, debe especificarse el nombre del centro
de salud. es decir, adems de la identificacin de la red, debe identificarse
tambin el establecimiento de salud, as como el distrito y la provincia.

c) Nota de Entrada (NEA)":

Es un documento fuente que se utiliza para informar sobre el ingreso de bienes


al almacn, por conceptos distintos a la adquisicin con orden de compra. Es
de utilizacin compartida por la Oficina de Abastecimiento (Direccin de
Logstica) y Contabilidad.

d) Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA}":

Documento fuente con el que se efecta el pedido, se autoriza y registra la


salida del medicamento e insumo. Es de utilizacin compartida por las
dependencias solicitantes, Oficina de Abastecimiento (Direccin de Logstica)
y Contabilidad.

J$ Directiva del SISMED (Anexo 1).

"'Adaptacin de GUA DE REMISiN - CONSULTAS FRECUENTES SOBRE LAS NUEVAS NORMAS


OUE REGULAN EL TRASLADO DE BIENES.
hrrp:llwww.sunar.gob.pelorientacionlcomprobanresPagolpfGuiaremision.htm.
"Resolucin Jefatura N" 335-9D-INAPIDNA (09 Sep 1990) Aprueban Manual de Administracin de
Almacenes para el Sector PbNco Nacional.
:NI Resolucin Jefarura N" 335-9D-INAPIDNA (09 Sep 1990) Aprueban Manual de Administracin de
Almacenes para el Sector Pblico Nacional.

Proce.os d.1 Si.t.Al. d. S...i.lnI d.ll.dicamtos .Iumos Illi.~l.ri. d. Salud OIGElllD


4.5.Atencin a quejas y/o reclamos:

El Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento establece que deben existir


mecanismos que faciliten la presentacin de reclamos y devoluciones de parte
de los usuarios; asimismo, procedimientos escritos para su atencin y manejo
oportuno, que permitan asumir acciones correctivas inmediatas.

Los registros de reclamos se revisarn peridicamente, para determinar si se


repite algn problema especfico que merezca especial atencin y justifique
su notificacin a la autoridad de salud, o que los medicamentos e insumos se
retiren del mercado.

Se debe comprobar si el defecto del medicamento o


insumo que motiv el reclamo compromete a otros lotes o
a otros medicamentos e insumas.

Cada reclamo debe dar lugar a un documento o registro que
permita realizar un anlisis estadstico, en el que figure:

al La naturaleza del reclamo.


bl Los resultados de la investigacin efectuada.

cl Las medidas adoptadas.

Extraido del Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento - DIGEMI[) -


MINSA

4.6.Retiro de productos del mercado:

Si un medicamento o insumo tiene un defecto o existe sospecha de ello, se


debe retirar de los establecimientos en los que fue distribuido. Se recomienda
designar a una persona como la responsable de la ejecucin y coordinacin
de las rdenes de retiro. Para ello se debe establecer procedimientos escritos
que permitan realizar la actividad en forma rpida y efectiva.

El Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento establece los pasos que se


deben seguir para retirar los medicamentos e insumos del mercado.

!'roe"os del Sistema de Su..inis~. delhdica..entos .Insumos en.1 Minist.ri. d. Salud OIGEMIO
Concluyendo el caso

El caso N" 02 presentado en este mdulo pretendi ilustrar una situacin


problemtica, muy comn durante la distribucin de medicamentos e insumas,
cuando no se siguieron procedimientos efectivos y no se tomaron en cuenta las
consideraciones bsicas para su distribucin. Si hacemos un recuento de los
problemas del caso, estos se encuentran referidos a:

Retraso de atencin de requerimientos de medicamentos e insumos de los


establecimientos de salud.
Mal embalaje.
No se revisaron estrategias para garantizar el transporte a zonas
lejanas o inaccesibles.
Inexperiencia del persqnal que labora en el Almacn Especializado de
Medicamentos.

Estos problemas afectan la disponibilidad oportuna de medicamentos e insumos


en los establecimientos de salud, al retrasar las distribuciones y no llegar en
condiciones adecuadas de embalaje y transporte; asimismo, produce prdidas por
deterioro durante el transporte.

Todo esto origina las quejas del personal que labora en los establecimientos de
salud pues este problema de disponibilidad afecta la calidad de atencin a los
usuarios. Sin embargo, como hemos podido comprobar en aste mdulo, muchos
de los problemas identificados pueden ser evitados y/o revertidos si es que la DISA
defina su Red de Distribucin acorde a la realidad de su zona. se aplican los criterios
mnimos para salaccin de transporte de medicamentos e insumas, y se CJlpacita al
parsonal del Almacftn para garantizar un embalaje y lltiquetado adacuado. I
informacin qua se ha prestlntlIdo hasta aqu pmanda contribuir a asa fin.

Procesos d.1 Si.l.ma d. Sumini.lro d. M.dicam.nlos.lnsumos.n.1 Mini.l.no d. Salud DIGEMIO


Son herramientas que permiten a los administradores y evaluadores del sistema
comparar en forma peridica los resultados reales del proceso con los
resultados que se esperan. Las principales caractersticas de todo indicador
son: importancia, medicin, confiabilidad y validez.

Los indicadores de evaluacin nos permiten, entre otros:

Comparar en forma objetiva y homognea.

Identificar las distorsiones.

Monitorear la evolucin del sistema (tablero control).

Orientar intervenciones correctivas.

5.1. Porcentaje de medicamentos efectivamente


atendidos Vs Requerimiento:

------------------10
Justificacin:

La falta de coincidencia entre lo atendido y lo requerido puede conllevar a


problemas en la disponibilidad de medicamentos e insumas en los
Establecimientos de Salud y desatender las necesidades teraputicas de la
poblacin.

Operacionalidad:

% de medicamentos efectivamente = N de Items atendidos x 100


atendidos Vs requerimiento (Items) N total de Items requeridos

Estndar: = 100 %.

Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras, Institutos


Especializados, Hospitales.

Interpretacin:

Valores por debajo de 100 indican que la atencin por algn proveedor (o
abastecedor) del almacn y subalmacn privado o pblico es menor a lo
requerido por la Unidad Ejecutora. Esto representa un potencial riesgo de
desabastecimiento.

Pro,",", del Sislema de Suminislro d. M.dcamenlas eInsumas en.1 Minislerio d. Salud OIGEMID
Valores por encima de 100 indican que la atencin por algun proveedor
del almacn o subalmacn es mayor a lo requerido por el establecimiento.
lo que representa un potencial riesgo de sobre stock.

Fuentes de informacin: Formato de Requerimiento y gua de remisin.

Periodicidad: Mensual.

EJEMPLO:

N total de items del requerimiento = 40


N de items atendidos = 38

% de medicamentos efectivamente = N de Items atendidos x 100


atendidos Vs requerimiento (Items) N total de Items requeridos

= 38 X 100
40

% de medicamentos efectivamente atendidos Vs


requerimiento (Itemsl = 95%

5.2. Porcentaje de reclamos efectuados por deficiente


despacho en el Almacn y Subalmacn Especializados
de Medicamentos:

Justificacin:

La falta de coincidencia entre lo atendido y lo registrado en la gua de remisin


evidencia un problema de efectividad en la etapa de embalaje y entrega. con
implicancias en la disponibilidad de medicamentos e insumas.

Operacionalidad:

% de Reclamos = N total de reclamos presentados x 100


N de despachos realizados

Estndar: = O%

Procesos del Sistema de Suministro di Medicamentos elnsumos en el MinislBrio de Salud DlGEMIO


Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras, Institutos Especializad
Hospitales.

Interpretacin:

Valores por encima de 0% reflejan que la atencin del Almacn


Subalmacn Especializados de Medicamentos no es efectiva, lo q
representa un potencial riesgo de desabastecimiento para I
establecimientos de salud.

Fuentes de informacin: Documentos de reclamos efectuados


estadstica de la cantidad de despachos o atenciones realizadas.

Periodicidad: Mensual.

EJEMPLO:

N total de reclamos realizados en un mes = 5


N de despachos o atenciones realizadas en el mes ='50

% de reclamos = N de reclamos presentados x '00


N total de despachos realizados

= 5 X 100
150

% de reclamos en el mes = 3,33%

5.3. Porcentaje de entregas efectivas y oportunas:


Justificacin:

Todo sistema de distribucin de medicamentos tiene como objetivo


mantener un sistema constante de medicamentos y suministros en los
establecimientos de salud, para lo cual se deben planificar las entregas a
realizar, sealando un cronograma previamente establecido.

Muchos prestadores refieren que el mecanismo y sistema de entrega de


los medicamentos e insumos por parte de la DISA debe mejorarse, pues
afecta la oportunidad de la disponibilidad. Para ello es necesaria la
evaluacin del cumplimiento de la programacin de distribucin y la
oportunidad de la misma.

Procesos del Sistllma de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud OIGEMIO


Operacionalidad:

% de entregas efectivas = N de entregas realizadas oportunamente x 100


y oportunas N de entregas programadas

Estndar: = 100%
Nivel de uso: DISA. Unidades Ejecutoras, Hospitales.

Interpretacin: Su resultado indica el porcentaje de entregas realizadas


oportunamente, segn la programacin de la distribucin.

Fuentes de informacin: Plan de distribucin, cronograma de


distribucin y guia de remisin.

Periodicidad: mensual.

EJEMPLO:

N de entregas programadas en el mes evaluado = 15


N de entregas realizadas en el mes evaluado = 13
N de entregas realizadas oportunamente en el mes evaluado = 10

% de entregas efectivas = N de entregas realizadas oportunamente x 100


y oportunas N de entrega;; programadas

= 1Q. x 100
15

% de entregas efectivas y oportunas = 66,7%

PIlI'esOS del Sistema de Suminisko de Medicamentos elnsumos en el Mini.terio de Salud OIGEMID .


Para recordar

Un buen sistema de almacenamiento es importante para ofrecer


medicamentos e insumas de calidad.

El almacn debe ubicarse en una zona segura y limpia.

El almacn debe contar con personal idneo para los aspectos tcnicos
y administrativos y permanentemente capacitado, a fin de salvaguardar
los recursos de la institucin.

El Almacn Especializado debe estar bajo la responsabilidad tcnica de


un Qumico Farmacutico, para garantizar la conservacin de los
medicamentos e insumos durante su permanencia en el almacn.

Se deben controlar y supervisar permanentemente las condiciones de


almacenamiento, para asegurar la calidad de los medicamentos e
insumas durante su permanencia en el Almacn Especializado y
Subalmacn de Medicamentos.

Todos los medicamentos e insumas que se reciban en el Almacn


Especializado o Subalmacn de Medicamentos debern ser previamente
examinados, verificando su correcta identidad, cantidad y calidad.

La fecha de vencimiento de un medicamento e insumo indica su tiempo


de utilidad. No es cierto que los medicamentos e insumos tengan tres
meses ms de vigencia despus de su fecha de vencimiento.

La distribucin de medicamentos e insumas deber efectuarse bajo la


metodologia PEPE, "Primero en Expirar, Primero en Entregan).

La eleccin del transporte es fundamental para garantizar la oportunidad


y el mantenimiento de la calidad de los medicamentos e insumos.

Es recomendable establecer niveles intermedios de distribucin, segn


las caractersticas de cada zona, para optimizar la entrega de
medicamentos e insumos.

Procesas del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsu.lIDS en el Ministeo de Salud OIGEMID


Verificando lo aprendido
Autoevaluacin

Ahora conviene revisar los diferentes aspectos del proceso de almacenamiento


y distribucin de medicamentos e insumos. Para aclarar dudas sobre las
respuestas, puede recurrir a la bibliografa recomendada.

1. Enumere las reas bsicas de un almacn de medicamentos e insumos.

2. Seale la importancia del cumplimiento de Buenas Prcticas de


Almacenamiento.

3. Responda cmo hara para controlar la temperatura ambiental y la humedad


en el Almacn Especializado de Medicamentos.

4. Seale cul NO corresponde a caractersticas de medicamentos alterados,


marque con un aspa ( x ).

) Olor
) Color
) Fecha de vencimiento
) Fraccionamiento
) Resecamiento
) Humedecimiento

5. Responda qu procedimientos bsicos aplicara para garantizar el Proceso de


Almacenamiento y Distribucin.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en 81 Minisleo de Salud OIGEMIO


6. Indique los principales factores que determinan las caracteristicas de un sistema
de distribucin.
oo o., o oo o o o .

,_ 00- oo oo o., o oo o o oo ,

..................................................................., ..

7. Responda, si le encargan planificar el Sistema de Distribucin de su DISA,


cundo usaria el sistema de asignacin y cundo el sistema de requisicin?

8. Responda qu sistema de ubicacin de los medicamentos e insumos utilizaria


en el almacenamiento. Seale por qu.

9. Responda qu sistema de ordenamiento de los medicamentos e insumos


utilizaria en el almacenamiento. Seale por qu.

10. Responda con qu oficinas de la DISA coordinara con la finalidad de garantizar


un buen proceso de almacenamiento y distribucin de medicamentos e
insumos. Seale por qu.

1
Procesos del Sistema de Suministro de MedicamentOlelnsumOl en el Ministerio de Salud DIGEMIO
1. Almacn Especializado: Es un rea fsica para la conservacin, seguridad,
manejo y control de medicamentos e insumos mdico-quirrgicos. Este
se encuentra ceido a las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA) y
bajo direccin y responsabilidad de un profesional Quimico Farmacutico.

2. Buenas Prcticas de Almacenamiento: Las Buenas Prcticas de


Almacenamiento (BPA) son un conjunto de normas minimas que establecen
los requisitos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el
mantenimiento de las condiciones y las caracteristicas de los productos
farmacuticos y afines, a travs de la red de distribucin y dispensacin.

3. Calificado: Persona que rene todas las caractersticas necesarias para


realizar una actividad.

4. Capacitado: Persona que ha sido habilitada para realizar algo.

5. Conciliacin: Comparacin con un margen de tolerancia para las


variaciones normales.

6. Contenido: Material o producto que se encuentra dentro de un envase.

7. Defecto: "Cualquier desviacin del producto a las especificaciones


previamente establecidas3.

8. Desembalar: Quitar los embalajes de productos que vienen en paquetes,


cajas, etc.

9. Embalaje: Caja o cubierta con que se resguardan los materiales o


productos para ser transportados.

10. Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca


directamente el producto en la forma farmacutica terminada en su
presentacion definitiva.

11. Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque


dentro del cual se coloca el envase inmediato y es usado para la distribucin
y comercializacin de un producto.

12. Insumo: Sustancia o material que, transformado o incorporado, va a


formar parte de un producto terminado.

39 Cooperativa de Hospitales de AntioqU;8. Gerencia y Administracin de Sistemas de Suministro de


Medicamentos Esenciales.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos B Insumos en el Ministerio de Salud OIGEUID


13. Inventario: Cantidad total de existencias disponibles en cualquier lugar
de almacenamiento.

14. Muestra: Parte o porclon extrada de un conjunto, por mtodos que


permiten considerarla como representativa. y cuyas observaciones pueden
inferirse a toda la poblacin.

15. Muestreo: Tcnica empleada para seleccionar una pequea parte,


estadsticamente determinada de un conjunto, que por su tamao se hace
prcticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A travs del
muestreo se llega a conclusiones generalizadas de todo un lote. aplicando las
leyes de la probabilidad de una muestra tomada al azar.

16. PEPE: "Primero en Expirar. Primero en Entregar, siglas en espaol que


son igual que FEFO (First Expire-First Outputl. siglas en ingles.

17. Proveedor: Persona o empresa encargada de abastecer o suministrar


productos o materiales necesarios para un fin determinado.

18. Rotulado: Leyenda o escrito. Inserto o prospecto que se imprime o


adhiere en los envases del producto y se le adjunta o lo acompaa. y que
contiene la informacin tcnica que obra en el registro sanitario del producto.

19. Sistema FEFO: Sistema de rotacin de productos almacenados que


establece que los productos que primero expiran son los que primero salen
(First Expire-First Output) , independientemente del orden en los que se reciban.

20. Sistema FIFO: Sistema de rotacin de productos almacenados que


establece que los productos que primero ingresan son los que primero salen
(First Input-First Output).

21. Subalmacn de medicamentos: Es un rea fsica para la


conservacin, seguridad, manejo y control de medicamentos e insumos
mdico-quirrgicos, que cuenta con condiciones adecuadas para el
almacenamiento y la conservacin de estos productos. Se ubican en redes y
microrredes. y dependen funcionalmente de la Direccin de Medicamentos,
lnsumos y Drogas.

22. Tarjeta de almacn: Tarjeta en la que se registran las entradas, salidas


y los saldos mantenidos en los almacenes. Las tarjetas se guardan en el almacn.
junto con las existencias fsicas.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos E10 el Ministerio de Salud OIGEMID
Bibliografa

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Hospitalaria, Espaa.

2. MINSA - Direccin General de Medicamentos, Insumas y Drogas.


Evaluacin de la Situacin de los Medicamentos en Per, Lima 1997,
Octubre 1997.

3. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA. Gerencia y


Administracin de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales,
Tomo 1 y 2.

4. Management Sciences for Health - MSH. Gestin del Suministro de


Medicamentos, 2002.

5. MG. CRUZADO UBILLS, Ral. Informe de Consultora - Implementacin


de las Estrategias de Intervencin para la Mejora de Procesos del SISMED
en la DISA Hunuco.

6. DOMNGUEZ GIBALDO, Gerardo. Indicadores de Gestin, 1era Edicin,


Colombia, 1998.

7. GAJARDO OSORIO, Rubn Patricio. Logistica Base de la Gestin de


Negocios, 2002.

8. SISMED. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro de


Medicamentos e Insumas Mdico - Quirrgicos, Lima, Per, 2002.

9. SISMED - MINISTERIO DE SALUD. Documento de Trabajo - Manual de


Procedimientos Operativos del Sistema Integrado de Suministro de
Medicamentos e Insumas Mdico - Quirrgicos, Hunuco, Per, 2004.

10. MINISTERIO DE SALUD - PROYECTO SALUD Y NUTRICiN BSICA.


Manual de Procedimientos en Farmacia y Botiquines para Centros y Puestos
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11. GIRN AGUILAR, Nora (1) - RODRGUEZ DE BITINER, Magaly (2). Serie
Medicamentos Esenciales y Tecnologia - Guia para el Desarrollo de Servicios
de Farmacia Hospitalaria.

12. GIRN AGUILAR, Nora (1) - D'ALESSIO, Rosario (2). Serie Medicamentos
Esenciales y Tecnologia, Logistica del Suministro de Medicamentos.

13. MINISTERIO DE SALUD. Situacin de los Medicamentos en tres


Departamentos del Per - Programa RPM PLUS, MSH, Mayo, 2002.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud - DIGEUID


SITIOS WEB CONSULTADOS:

14. WWW.MINSA.GOB.PE/INFODIGEMID

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en el MiniSlen, de Salud OIGEMID