T.C.

MLL ETM BAKANLII

BRO YNETM

ARVLEME HAREKETLER
346SBI011

Ankara, 2011
 Bu modl, mesleki ve teknik eitim okul/kurumlarnda uygulanan ereve
retim Programlarnda yer alan yeterlikleri kazandrmaya ynelik olarak
rencilere rehberlik etmek amacyla hazrlanm bireysel renme
materyalidir.

Mill Eitim Bakanlnca cretsiz olarak verilmitir.

PARA LE SATILMAZ.
 NDEKLER

AIKLAMALAR ....................................................................................................................ii
GR ....................................................................................................................................... 1
RENME FAALYET - 1 ................................................................................................... 3
1. KAYIT SSTEM ................................................................................................................. 3
1.1. Bilgisayarda Kayt......................................................................................................... 3
1.1.1. Belge ve Bilgi Ynetim Sistemleri......................................................................... 4
1.1.2. Sanal Evrak Ynetim Sistemi................................................................................. 7
1.1.3. ada Ofislerde Bilgi Ynetim Sistemi ............................................................... 8
1.2. Elle Kayt....................................................................................................................... 9
1.2.1. Evrakn lem Sreci .............................................................................................. 9
UYGULAMA FAALYETLER ....................................................................................... 18
LME VE DEERLENDRME..................................................................................... 19
RENME FAALYET- 2 .................................................................................................. 20
2. ARVDEN DOSYA YA DA BELGEY DN VERME SSTEMLER ................... 20
2.1. Arivleme Sistemleri ................................................................................................... 20
2.2. Belge dn Verme .................................................................................................... 21
2.2.1. dn Alma ve Vermenin Tanm ....................................................................... 22
2.2.2. dn Verilen Yaz ve Dosyalarn zlenmesi ...................................................... 23
UYGULAMA FAALYETLER ....................................................................................... 24
LME VE DEERLENDRME..................................................................................... 25
RENME FAALYET3 .................................................................................................. 26
3. BELGELER SAKLAMA SRES VE MHA YNTEMLER...................................... 26
3.1. Belgeleri Saklama Yntemi......................................................................................... 26
3.1.1. Yazma Evrak ve Dosyalar ................................................................................ 26
3.1.2. Belgelerin Saklama Sresi.................................................................................... 28
3.1.3. Arivlerde mha Yntemleri................................................................................. 29
UYGULAMA FAALYETLER ....................................................................................... 34
LME VE DEERLENDRME..................................................................................... 35
MODL DEERLENDRME .............................................................................................. 36
CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 37
NERLEN KAYNAKLAR.................................................................................................. 38
KAYNAKA ......................................................................................................................... 39

i
 AIKLAMALAR

AIKLAMALAR
KOD 346SBI011

ALAN Bro Ynetimi

DAL/MESLEK Ortak Alan
MODLN ADI Arivleme Hareketleri
MODLN TANIMI Arivleme hareketleri konusunda bilgi ve becerilerin
kazandrld renim materyalidir.

SRE 40/24
Dosyalama sistemi oluturmak, dosyalama hareketleri ve
N KOUL
ariv sistemi modllerini baarm olmak.
YETERLK Arivleme ve takibini yapmak.
Genel Ama: Bro makinelerini ara ve gerelerini
kullanlarak kurum yapsna uygun, ariv belge ve dosya
hareketlerini izleyebileceksiniz.
Amalar:
1. Belgelerin trlerini ayrt ederek kurum dosya planna
uygun olarak belgeleri ariv dosyasna
MODLN AMACI
yerletirebileceksiniz.
2. Arivden dn verilen belge ya da dosyay kurum
standardlarna uyarak izleyebilecek ve tekrar arive
dnmesini salayabileceksiniz.
3. Yasal sresi dolan belgeleri kurum politikasna uygun
olarak imha edebileceksiniz.
ETM RETM
Donanm; dosyalama ve arivleme aralar, Bilgisayar,
ORTAMLARI VE
projeksiyon.
DONANIMLARI
Her faaliyet sonrasnda o faaliyetle ilgili deerlendirme
sorular ile kendi kendinizi deerlendireceksiniz. retmen
LME VE
modl sonunda size lme arac (uygulama, soru-
DEERLENDRME
cevap)uygulayarak modl uygulamalar ile kazandnz bilgi
becerleri lerek deerlendirecektir.

ii
 GR
GR

Sevgili renci,

Gnmz bilgi anda bilgi srekli artan bir deer haline gelmitir. Bu nedenle
bilginin tanmas ve korunmas ok nemli bir sorun olmaya balamtr. Bu sorunun
zmnde arivleme hareketleri nemli bir etkendir.

Hizmet, insanlara ynelik faaliyetler btn ise verilecek hizmette de zamann uygun
kullanlmas nem arz etmitir. Arivleme hareketleri bilgiye hzl ve kolay ulam
salamaktadr.

Arivleme hareketleri bilginin korunmasna ynelik bir hizmet eididir. Bugn tm

kurumlar bilgi kaynaklarn belli bir arivleme sistemi ile koruyup, arivleme hareketleri ile
ihtiya durumunda arivlenmi bilgiye ulama ihtiyalarn karlamaktadrlar.

Arivleme sistemi ve arivleme hareketlerinin organizasyonu iin kamu ve zel

kurumlarda teknolojiyi kullanabilen yetimi i gcne ihtiya vardr.

Bu nedenle hizmet sektrnde zaman ve emein nemi de dnlerek bu modln

sizlere yararl olacan bilmelisiniz.

Bu modl hem size hem de hizmet vereceiniz insanlara zaman, psikolojik ve

ekonomik ynden fayda salayacaktr.

Sonu oloarak bu modl tamamladnzda arivleme hareketleri konusunda

kazanacanz bilgi ve becerilerle arivleme hareketlerini uygulayabileceksiniz.

1
2
 RENME FAALYET1
RENME FAALYET - 1

AMA
Belgelerin trlerini ayrt ederek kurum dosya planna uygun olarak belgeleri ariv
dosyasna yerletirebileceksiniz.

ARATIRMA
Sevgili renci bu faaliyet ncesinde yapmanz gereken ncelikli aratrmalar
unlardr:

yerlerinde kullanlan ariv aralarn aratrnz

Arivlerde kullanlan belge trlerini aratrnz.
Bilgisayarda kayt sistemini aratrnz.

Aratrma ilemleri iin kurum arivleri, zel iletme arivleri ve internet ortamndan
yararlanabilirsiniz. Ariv aralar hakknda edindiiniz bilgileri snf ortamnda
arkadalarnzla paylanz. Arivlerde kullanlan belge trleri ile ilgili rnekleri snfa
getirerek arkadalarnzla paylanz.

1. KAYIT SSTEM
1.1. Bilgisayarda Kayt
Belgeler ilk kayt ilemlerinden beri var olmutur; ancak belge ynetiminin ayr bir
disiplin olarak ortaya kmas, 20. yzyln ortalarna rastlar. Gnmzde bilgi en nemli
olgu haline gelmitir. Bilgiye doru zamanda ve gvenilir olarak erimek her zaman
mmkn olamamaktadr. Klasik yntemle tutulan dosya ve ariv kaytlar zaman zaman
eriim ve kullanlabilirlik sorunlar kartmaktadr.

ekil 1.4: Bilgisayarda kayt

Bilgisayarlarn gelimesiyle beraber, bu sorunun zlmesi beklenirken, eldeki
belgelere bir de bilgisayarlarn rettii kullancdan bamsz belgeler eklenmitir. stenilen
bilgi ya da belgeye zamannda erimek, bu karmaann iinde neredeyse imknsz hale
gelmitir. Hibir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeler de bunlara eklenince, belgeye
3
hzl ve doru olarak eriim, son derece hzl bir teknoloji olan bilgisayarlar kulland halde,
byk bir problem olarak ortaya kmaktadr.

Btn bu sorunlar ortadan kaldrmak, bilgi yani belgeye hzl ve doru eriimi
salamak iin belge ve bilgi ynetim sistemleri ortaya kmtr.

1.1.1. Belge ve Bilgi Ynetim Sistemleri

Belge ynetim sistemleri temel olarak belgeler gvenli, hzl eriilebilir, arandnda
rahatlkla bulunabilecek bir ekilde dzenlemeye yarayan bir ara olarak tanmlanabilir.

Belge ynetimi, brolara dardan gelen veya brodan darya giden belgelerin bir
dzen iinde ynetilmesi anlamna gelmektedir. Gnmzde rgtlerin bilgi ileyen
birimlere dnmesiyle birlikte, belge ve bilgi ynetiminin nemi artmtr. rgtlerde
bilgiyi organize etmek iin ynetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamannda ulamak iin
belge ynetim sistemi (BYS) gelitirilmitir.

Belgeler, rgtn faaliyetlerinin doal rnleridir. rgtsel ve ynetsel faaliyetler, sz

konusu belgeler zerinden yrtlr. rgtlerde belgelerin retimi, planlanmas,
organizasyonu ve kontrol iin gelitirilen sistem, belge ynetimi sistemi olarak adlandrlr.

Gnmzde bilimsel gelimelere paralel olarak hzl bir ekilde artan belge dolam
ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arivlenmesi byk nem kazanmtr. Bu hzl alma
temposu ierisinde doru bilgi ve belgeye hzl bir ekilde ulamak iin belgelerin etkin
biimde dosyalanmas ve arivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelimekte olan bilgisayar
teknolojisi ve yazlm her alanda olduu gibi bu alanda da kullanlmaya balanm ve sonu
ok baarl olmutur. Belgelerin arivlenmesi ve belge ynetim sistemleri oluturulmas
amacyla kullanlan yazlmlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrca
brolarda alma verimliliini de artrmaktadr. Brolarda hzl belge dolamn ve iletiimi
de salayan bu yazlmlar sayesinde, uzun sredir arzu edilen ktsz ofis ideali neredeyse
gereklemi durumdadr.

Belge ynetim sistemi, tm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan

ve bilgiye kolay eriimin en salkl yolu olan sorgulama ve grntleme gibi ilevleri
stlenen modllerden oluur ve zellikle belge hacmi yksek olan, bu belgelerin ierdii her
trl bilgiye ksa srede, kesintisiz ve en etkin zm salayacak biimde eriilmesi
gereken kurum ve kurulular iin vazgeilmez bir sistemdir.

Elektronik bir belge ynetim sisteminin salad yararlar daha ok, geleneksel dosya
ve ariv yntemlerinin kstlamalarndan kaynaklanmaktadr. Bu yararlar u ekilde
zetlenebilir:

Her belge, tr ve kayna ne olursa olsun bir kez arivlenir.

Belge, daha dorusu bilgi arama srasnda yaanan zaman kayb nlenir ve
istenilen belgeye en ok birka saniye iinde ulalr. Elektronik ortamdaki bir

4
 belgenin kurum iinde ve/veya kurumlar arasndaki dolam sresi ok
ksalacandan, ilem sreleri azalr ve normalde gnlerce srebilecek ilemler,
birka dakika iinde sonulandrlabilir.
Bilgiye erimek isteyen veya bu ile grevlendirilen kii, yetkili olmas koulu
ile istedii belgeye, masasndaki bilgisayardan eriebilir. Yetkisi erevesinde
belgeyi sadece inceleyebilir veya belge zerinde ilem yapabilir. Bunun iin
masasndan kalkmas, koridorlardan geip merdivenlerden inmesi ve ariv
odasnn tozlu raflar arasnda, arad belgenin son eklinin nerede olacan
bilmeksizin dolamas gerekmez.
Belgeler a veya intranet zerinden kurum iinde ve internet zerinden de
kurum dnda istenilen kiilere kolayca ve annda gnderilebilir,
Taranan belgeler zerinde yaplacak deiiklikler, belgenin asln etkilemez.
Bylece asl belgenin gvenlii salanr.
yapma sresi iyileir ve karar verme sreci hz kazanr.
Maliyetlerin dmesi ve bireysel retkenliin artmasnn yan sra, mteriye
verilen hizmetin nitelii ykselir ve mteri memnuniyeti salanr.
Belgeler 100 yl garantili optik disklerde veya 10 yl garantili CDlerde saklanr.
Bylece belgelerin kaybolmas, yanl dosyalanmas (arivlenmesi) ve yetkisiz
veya kt niyetli kiilerce deitirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.
Zaman iinde brolar daraltan ariv dolaplarnn yerini, cebe bile sacak
boyuttaki optik disk veya CD'ler alr. Bylece ariv odalar daha yararl amalara
ynelik olarak kullanlabilir. Yaplan aratrmalar, belge ynetim sistemi
kullanm sayesinde ariv alannda yzde doksan orannda tasarruf salandn
gstermektedir.
Dnyada uzun zamandr kullanlan belge ynetim sistemleri lkemizde yeni
yeni kullanlmaya balanm ve bu konunun nemi daha yeni anlalmtr. Son
yllarda birok iletme kendi bnyesinde elektronik ariv ve belge ynetim
sistemi kullanmna gemek iin almalara balamtr.

5
Belge Ynetim Sistemi Uygulama Alanlar

Bir belgenin zaman iinde yeniden kullanlmak zere saklanmas gerekmektedir. Bu

tr belgeler normal dosyalama ve ariv dzeninde dosyalansalar bile daha sonra belgeyi
bulmak genelde sorun olmaktadr. Oysa belgelerin elektronik ortamda saklanmas halinde,
istenilen belgeye ksa srede erimek mmkndr.

Bir ihracat irketinde yazmalarn yurt ii ve yurt d olmak zere iki ana grupta
topland varsaylrsa, bu iki ana gruba lke baznda gelen ve giden yazlar, teklifler,
faturalar vb. gibi alt gruplar alabilir. Yurt ii ve yurt d belgeleri ariv odasnda ayr
dolaplarda saklanabilir. Byle bir durumda istenen bir belgeye ulaabilmek iin:

1. Ariv odasna gidilir

2. Belgenin bulunduu dolap alr.
3. Konu ile ilgili dosya dolaptan karlr.
4. Dosya alp iindeki belge, verilen isim ya da numaraya gre bulunur.

Oysa BYS program kullanldnda, gerek belge saklamak (arivlemek) gerekse

arivlenen bir belgeyi belli bir zaman sonra yeniden kullanmak iin kiinin masasndan
kalkmasna ve ariv odasna gitmesine hi gerek kalmaz. Tm belgeleri, bulunduu yerden
saklayabilecei gibi yine tm belgelere bulunduu yerden eriebilir. Program ariv odas gibi
kullanlarak iinde istenilen sayda dolap yaratlr. Bu dolaplarn iinde de, yine istenilen
sayda dosya yaratlarak, daha sonra belgelerin tr veya konularna gre arivlenmeleri
salanr.

Saklanan her belge belli bir sistem iinde arivlendii iin tm belgelere, sorgulama
yardmyla ksa srede eriilir ve belgeler kullanlr hale gelir. Bu sistemde hem bilgisayar
ortamnda yer alan belgeler (Word, Excel belgeleri resimler vb.) hem de tarayc ile taranan
belgeler, her trl ses ve grnt kaytlar ve Internetten alnan bilgiler gvenli bir ekilde
saklanabilirler.
Bylece, normal koullarda bir sr dolap dolduran belgeler bilgisayar ortamnda
saklanr ve daha az yer kaplamalar salanr, Optik disk veya CDlere dzenli biimde
yedekleme yaplmas halinde, belgelerin kaybolma riskinin yan sra, zerlerinde yetkisiz
kiilerce istenmeyen deiikliklerin yaplmas riski de ortadan kaldrlr. Yangn, sel gibi
doal afetler yaanmas halinde bile belgeler gven iinde olur.
Belge ynetim sisteminde arivlenen belgelere eriim ok kolaydr. Aranan bir belgeyi
bulmak iin kullanlabilecek birok kriter vardr; bilgi alan, anahtar szck, metin alan.
Arivdeki belgelere btn kullanclar yetkileri dorultusunda eriebilir, hatta bu eriimi
internet zerinden bile salayabilirler. stelik bir belgeye birden fazla kullanc ayn anda da
eriim salayabilir.
Uzun sreli depolama ve yedekleme amacyla veriler optik disklere veya CD-DVD-
ROMlara aktarlr. Bylece hem uzun yllar boyunca saklanacak olan belgelerin gvenlii
salanr hem de kullanclar bu depolama birimlerine erierek belgeleri inceleyebilirler.

6
1.1.2. Sanal Evrak Ynetim Sistemi
Bugn bilgisayarlara bal olarak gelitirilen eitli programlar sayesinde, arivleme
ve i ak sanal biimde ynetilebilmektedir. Sz konusu programlar yardmyla,
gerektiinde fax ve e-mail ilemleri, elektronik ortamda, kat kullanmadan
yaplabilmektedir. Faxination, domino, fax server gibi programlar, bir tek tula belge ve
dokmanlar, istenilen yere ulatrabilmektedir. Bunun yannda, herhangi bir maliyeti
olmadan ve microsoftun outlook'unu kullanarak, kolayca faks gnderip, alnabilmektedir.

Sanal ortamlarda oluturulan bilgi ynetim sistemleri, bir bilgiyi saklarken, birden
fazla kriterin bilgiye eklenmesine imkn verir. rnein bir word dosyas BYS iinde
saklanaca zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki ilemleri
hzlandrmak amacyla ek bir takm kriterler de dosyaya eklenebilir. Dosyann tm ierii
bile bir saklama kriteri olarak BYS'ye kayt edilebilir. Bylece bilginin kendi saf ierii yan
sra, onun bulunmasn kolaylatracak ek bilgilerle sorgulama yaparak bilgiye hzl bir
ekilde ulamak mmkn olabilir.
Bir fatura klasr yaratld varsaylrsa, normal olarak bu klasre konacak faturalara
isim verirken, fatura irketiyle ilintili bir isim verilecek, ayrca fatura tarihi de fatura
dosyasnn ismine eklenecektir. Ancak daha sonra yzlerce fatura iinden aranlan bir fatura
dosyasna ulamak, sadece bu iki kritere gre olduka zor olacaktr. Bunun yan sra, eer
faturann ierdii bilgilerden bir ksm, ya da faturann ieriinde olmad halde fatura ile
ilgili olduunu dnlen bir takm ek bilgiler fatura kaytlarna eklenirse, arama
(sorgulama) yapldnda istenilen zel bir faturaya kolayca eriim salanabilir.
1.1.2.1. Sanal Belge Ynetim Arac Olarak ntranet

Gnmzde rgtlerin, mal ve hizmet reten birimlerden, bilgi ileyen birimlere

dnmesi, rgtlerin tm i yapma yntem ve tekniklerinde kkl deiiklikler ortaya
karmaktadr. Sanal rgtlerde bilgi ve belgenin toplanmas, iletilmesi ve alnmas, sanal
ortamlarda yrtlebilmektedir. Bu faaliyetler, ksaca iletme ii internet olarak tanmlanan
intranet araclyla yaplmaktadr.

Bilindii gibi internet, birbirine bal milyonlarca bilgisayar ve veri tabanndan

olumu, adr. Ayn sistemin rgt dzeyinde lokal bir alanda uygulanmasyla, lokal bir
internet a oluturulmaktadr. Bu lokal internet ana intranet denilmektedir. Kurum ve
kurulularn iletiimde bulunduu yan sanayi, bayii, acente, ube, birim gibi unsurlaryla,
kullanabilecekleri trden bir internet a intranet olarak tanmlanabilir.
Ayrca intranet tm rgtlerin zerinde durduu, verimlilik, etkinlik ve ekonomiklik
konularnda, rgtlerde byk katklar salamaktadr. rgt ii ve dnda hzl, gvenilir
iletiim, i grenler arasnda etkin anlaml ibirlii eitli iletme ii srelerde maliyet ve
zaman tasarruflar gibi zelliklerinin yan sra, bilgi kullanma, retme, paylama gibi
konularda geirdii yenilikler sayesinde, rgtlerin bilgiye dayal olarak rgtlenmesi
mmkn olabilmektedir.
rgtlerde evrak, bilgi ve belge ynetimi amacyla kullanlan intranet aadaki
yntemlerle uygulanmaktadr.

7
1.1.2.2. letiim Amal ntranet

rgt ii iletiimin web sayfalar zerinden yaplmas ile blmler, takmlar veya
iletme iinde bir kiiden ok kiiye bilgi ak gerekleebilir. Bu yolla, bilginin belli
noktalarda ylmas engellenmi olur. Ayn zamanda, ortak kullanlan bilginin retim, basm
ve gnderim maliyetleri ortadan kalkar.

1.1.2.3. Uygulama Amal ntranet

letme ii yardm uygulamalar i yazmalar ve benzeri iki ynl (interaktif)

etkilemelere ak intranettir. alanlarnn, rapor retimi, verileri incelemek veya
mteriler hakknda bilgi edinmek amacyla, ortak veriye eriim iin web teknolojisi
kullanmalar, onlar, telefon ve yazma gibi gerilime yol aan geleneksel yntemlerden
kurtarmaktadr.

1.1.2.4. birlii Amal ntranet

ok kiiden, ok kiiye karlkl etkileimi ifade eden intranetin bu trnde, rgtte

kullanlan bir ortak bilgi taban bulunmaktadr; bu yolla herhangi bir birim tarafndan
gnderilen bilgi, dierleri tarafndan da kullanlabilir, intranetin bu yntemle kullanlmas,
birimler ve elemanlar aras dorudan bilgi deiimini kolaylatrr.

1.1.3. ada Ofislerde Bilgi Ynetim Sistemi

Gnmzde kurulularn, ekonomik faaliyetlerini baarl bir ekilde srdrebilmeleri,

teknolojiyi ynetmelerine baldr. Bugn byk olanlar deil, hzl olanlar daha baarl
olmaktadr. Bilgiler eitli biimlerde tasarmlanan web sayfalarnda dolamakta ve bunlarn
her geen gn hacmi genilemektedir. Bu gelimeler, sayfa ierik ynetimini gerekli
klmaktadr. Yaplan aratrmalara gre, web sayfalarndaki ierik says, ylda % 200 art
gstermektedir. Btn bu gelime hz, bilginin ve belgelerin yeni yntemlerle ynetimim
gerektirmektedir. Bilgi ynetim sistemleri, bilgisayar ortamna aktarlabilen her trl bilgiyi,
sisteme girdi olarak kabul eder. Gnlk hayatmzda kullandmz her trl dokman, bilgi
ve belge, bilgisayar teknolojileri kullanlarak, sisteme aktarlabilir. Eer bilgi matbu ise bu
tipteki bilgilerin bilgisayar ortamna aktarlabilmesi iin bir tarayc (scanner) kullanlmas
gerekir. Tarayclar, bu tr dokmanlar zel bir teknoloji ile elektronik forma dntren
cihazlardr. Bilgisayar sektrnde bugn kullanlan tarayclarla bilgiler kolay bir biimde
taranarak, bilgisayarn belleine yklenebilmektedir. Bu amala kullanlan eitli tarayc
tipleri bulunmaktadr. Bunlar, l dakikada 1-5 sayfa tarayabilen normal tarayclar, dakikada
5-150 sayfa tarama yapabilen hzl Tarayclar ve bu kapasiteleri aan kitap tarayclar
(Book Scanner) ve yaz ve grntleri tarayabilen ok fonksiyonlu kamera tarayclar
(Camera Scanner) olarak sralanabilir.

8
 Dokmanlar standart olarak 600 dpida taramak tekrar kt alndnda orjinal
dokmann kalitesini kaybetmemesi asndan nemlidir. Bunun iin dokmanlar genellikle
600 dpi 'da taranr.

Bilgi ynetim sistemine aktarlacak bilgiler eer elektronik formda ise, sisteme
aktarmak daha hzl bir ekilde yaplabilir. Genelde tm bilgi ynetim sistemleri, ieri alma
(import) veya entegrasyon zelliklerini kullanarak, bilgileri sisteme aktarabilir. eri alma
(import); kullanlan programn bir zellii olup, mevcut dokmann farkl bir formatta
programa aktarlmas ve kaydedilmesidir. Entegrasyon sistemleri ise word, excel, nternet
explorer gibi yaygn olarak kullanlan programlara yaplan entegrasyon eklentileri ile
bilgiler, BYSye otomatik olarak aktarabilmektedir.

Bilgiler analog ise; yani bilgi ses, video kaytlar gibi bilgisayar ortamna dorudan
aktarlamayan bilgi trnde ise, bu tr bilgilerin aktarm iin bilgisayarda ara donanmlarn
kullanlmas ve bunlarla ilgili programlarn, ilgili bilgisayara yklenmi olmas gerekir.
rnein: analog bir bilgi tr olan ses kaydnn BYSye aktarlabilmesi iin, bilgisayarda ses
kart; bir video kaydnn aktarlabilmesi iin ise bir video kartnn monte edilmi ve ilgili
programlarn yklenmi olmas gerekir.

1.2. Elle Kayt

1.2.1. Evrakn lem Sreci

Brolarda belge niteliinde olan her ey kullanldktan sonra ya atlr ya da daha sonra
bavurmak amacyla dosyalanr. Dosyalar, sistemli bir biimde tutulur ve kolay ulaabilmek
iin de kataloglanr ve indeksleri kartlr.

Bir evrak, kurum veya kurulua geldikten sonra, eitli aamalar izler. Farkl brolara
ve ahslara ulaarak, datm veya dolam yaplr. Kimileri imza eder, kimileri parafe,
btn bu aamalar evrakn servenini oluturur. Brokrasi younlatka evrakn serveni
uzar. Serven evrakn rgte giriiyle balar. Serveni ortaya karan aralar; faks, teleks,
elden, kurye ile ya da elektronik posta ile iletmeye girmi olabilir. Bu aralar, dardan
gelen belgeler iindir. Baz durumlarda servenin ortaya kmasna neden olan olay (evrak)
bizzat kurumun iinde doar.

Kurum ve kurulularda dosyalanacak belgeleri gruba ayrmak mmkndr. Bunlar:

1. Dardan gelen belgeler,

2. Darya giden belgeler,
3. Kurumun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya kan belgeler.

1.2.1.1. Dardan Gelen Belgeler

Kurumlara; birlikte i yaptklar dier kurumlardan, bal kurululardan, ubelerden,

kamu, zel, tzel ve gerek kiilerden eitli belgeler gelir. Bu belgeler yazl, basl kayt

9
aralar olabilir. Yazl belgeler: resmi yaz, rapor, telgraf, teleks, mektup, faks mesaj,
mteri siparii, ksa not, makale, reklm bror, hkmet emirleri ve sirkleri, gazete,
dergi ve davetiye gibi belgelerdir. Kayt aralar veya kaytl belgeler ise; radyo, teyp ve
bilgisayar aracl ile kaydedilmi olan belgelerdir.

Evrakn kaydedilmesi, ilgili birime gnderilmesi, orada ilem yaplmas, baka kii ya
da birimlere havale edilmesi, cevap yazlmas gibi aamalar servenin kilometre talardr.
Kurum iinde veya dnda doan bir evrakn serveni, arivdeki bekleme sresi bitimine
kadar devam eder. Bu sre ksaca aadaki gibi iler.

Gelen Belgenin Teslim Alnmas: rgtler, gelen ve giden evrakn ynetimini bir
merkezden yrtmek amacyla, ayr bir blm olutururlar. Bu blme, yaygn olarak
"Evrak Kayt Departman" denir Evrak kayt departmanna gelen belgeleri, grevli memurlar
teslim alr. Sradan belgeler dndaki belgeler, ilgili kiiye teslim edilir.

Gelen Belgelerin Gruplandrlmas: Evrak kayt departmanna gelen evraklar gzden

geirilerek departmanlarna gre gruplara ayrlr. Gruplamada dikkate alnacak bir baka
lt de, belgelerin gizli ve nemli, kymetli, acele ve kiiye zel olmak gibi, ksmlara
ayrlmasdr.

Gelen Belgelerin Zarflarnn Almas: Zarfn zerinde "gizli", "ok gizli" ya da "ki-
iye zel" kayd bulunmuyorsa, aksi sylenmedike tm zarflar alr. Belgelerin eklerinin
olup olmad kontrol edilir ve sonra da bunlar gerekli yerlere iletilir.

Gelen Belgelerin Kaydedilmesi: rgtte dardan gelen belgeler, nce kaydedilecek

ve kaydedilmeyecek belgeler olmak zere, iki ksma ayrlr. Daha sonra bunlarda
kaydedilecek olanlar, bu amala hazrlanm olan kayt defterine kaydedilir. Kayt yaparken
belgenin numaras, tarihi, nereden geldii, ekinin olup olmad ve belgenin kime ya da
hangi bolme gnderilecei belirtilir. Kayt defterine kaydedildiinin iareti olarak gelen
belgenin zerine tarih damgas baslr, kayt numaras verilir.

Belgenin Teslim Edilmesi Belge zerinde kime, ya da hangi blme geldiine dair bir
iaret varsa, ilgili kii ya da blme ulatrlr; fakat byle bir belirti bulunmuyorsa, grevli
memur belgenin ieriini inceleyerek anlamaya alr ve gerekli yere ulamasn salar.

zerinde yaplacak ilemleri tamamlanm olan belgeler dosyalanr. Blmlerde belge

zerinde yaplacak ilemler tamamlandktan sonra, belgenin zerine dosyalanabileceine
gsteren bir iaret konur. Bir belge, giden baka bir belge karl olarak gelmise, bu iki
belge birbirine eklenir ve dosyasna konur. Belge, bir tek konuyla deil de, birka konuyla
ilgiliyse, birden fazla dosyaya girebilir.

1.2.1.2. Darya Gnderilen Belgeler

Kurum ve kurulularn brolarnda srekli belge ak vardr. Dardan gelenlerin

yannda, rgtten de darya birok belge gnderilir. rgt dna gnderilecek belgelerde
izlenecek prosedr, iletmenin rgt yapsna ve uygulanan politikalara gre deiir. Belgeyi

10
gndermek isteyen kii ya da blm tarafndan hazrlatlan belge, yetkili kiinin onayndan
sonra "giden evrak kayt defteri" ne kaydedilir.

rgtten gnderilecek belge eer, gelen bir belgenin karl olarak gnderiliyorsa,
k numaras, gelen belgenin kayt edildii defter zerine o belgeye karlk gelen yere
kayt edilir. Kaydetme ilemi bittikten sonra belgeler; gidecekleri yerler, hangi yollarla
gidecekleri, zaman snrllklar, gizlilikleri vb. kriterlere gre gruplandrlr. Genellikle
kiiye zel ve gizli belgeler dndaki belgeler, belge ilemi blmne zarfsz olarak
gnderilir.

1.2.1.3. Kurumun Kendi Faaliyetlerinin Sonucunda Ortaya kan Belgeler

Dosyalanan belgelerden iletme iinde yaratlan kt ve belgeler, tm blmlerin

faaliyetlerinin sonucudur. rnein personel blm personel sicillerini, ie alma, terfi, nakil,
personel deerlendirmeleri personel szlemeleri gibi belgelerini; pazarlama blm pazar
aratrmalar fiyat analizleri, istatistikleri ve benzerlerini; muhasebe blm, tm muhasebe
kaytlarn, raporlarn; ayrca dier blmler deiik kayt ve belgelerini dosyalamaktadr.

Evrakn Numaralandrlmas

Kayt defterleri, her yln ilk gnnde 1 numarayla balatlr ve 31 Aralkta yaplan
son kayttan sonra kapatlr. Bu defterde, her belgeye birbirini izleyen numaralar verilir.
Servislere gelen ve giden evraklar, genel evrak kayt departmannda "gelen" ve "giden" evrak
kayt defterlerine her yl lden balayarak numaralandrlr ve kaydedilir. Her yl yeni defter
almyorsa, kayt defterlerinde bir sayfa boluk braklarak, yeni yla ait kaytlar ile ilgili
numaralar lden balamak zere ve bir arttrlarak verilir.

Evrak numaralandrmada, numaratrler kullanlr. Bunlar tarih tertibatl ve tarih

tertibatsz olmak zere iki ksma ayrlr. Tarih tekerlekleri numaratrlerin 30 yl kullanma
uygun olanlar vardr.

Evrakn Datm ve Dolam

Posta, kargo, fax, telex ve elden iletilen her trl evrak, idari iler departmanna bal,
genel evrak departman'nn yetkili personeli tarafndan incelenerek teslim alnr. Kurumlara
gelen evrak resmi veya zel nitelikteki evrak olabilir. Genel olarak, gelen evrak, aadaki
gibi snflandrlr:

Kiiye zel mektup, fax, tebrik ve davetiyeler,

ok gizli, gizli, hizmete zel ve kiiye zel yazlar,
Gazeteler, dergiler, bror ve bltenler,
Gnl, ok acele ve gnl yazlar,
Dier her trl resmi yazlar,

11
 Yukardaki tasnife gre ayrlan evraklardan, kiiye zel mektup, fax, tebrik ve da-
vetiyeler sahiplerine gnderilir. Bunlar iin zimmet defteri kullanmaya gerek yoktur.

ok gizli, gizli, hizmete zel yazlar zarflar almadan, zarf zerine giri damgas
baslarak ve gelen evrak defteri'ne kayt numaras verilerek, ilgili kii veya blme zimmet
defteri ile iletilir.

lgili kii veya blm tarafndan yaplan inceleme sonucu, gelen evrak defteri'ne
kaydedilmesi gerekenler gizlilii korunmak kaydyla genel evrak efliine geri gnderilir.
Genel Evrak eflii evrak ile ilgili bilgileri gelen evrak defterine kayt eder ve zarf
zerindeki giri damgasn evrak zerine kaydederek, evrak gnderen kii ya da departmana
geri gnderir.

Kiilere ait olmayan her trl evrak, zerine giri damgas baslarak, ilgili birime
havale edilmek zere idari iler departmanna iletilir. dari iler departman yneticisi,
kendisine iletilen evraklar inceleyerek, ilgili blmlere havale eder. Bu ilemi yaparken,
giri damgasna evrakn havale edildii servisin kod numaras veya ad yazlr. Servislere
havale edilen evrak, ilgili departman yneticisinden tekrar gelen evrak defterine ilenmek
zere, genel evrak departmanna gelir. Burada evrak, kayt defterine ilenir ve her evraka
kayt numaras verilerek, numara evrak zerindeki giri damgasnn ilgili yerine yazlarak,
evrak ya datma, ya da dolama karlr.

Ortaya km bir evrak, eer ilem grecek ise datlr. nce evrakn datlacak
kiilerin listesi karlr ve bu listeye gre evrak oaltlr. rnein, evrak kiiye
datlacaksa, ekleri dahil olmak zere, toplam kopya yaplr ve her kiiye, oluturulan
evrak setlerinden verilir. Evrakn datld ahslarn bir isim listesi, elde kalan orijinal
evrakn uygun bir yerine yazlr ve kopyalarn verildii tarih not edilir.

Evrakn ynetiminin ve takibinin kolaylamas iin, evrakn datld ahslarn

isimlerinin karsna paraf atmalar istenir. Bylece orijinal evrakn zerinde, bu belgelerden
kimlere, hangi tarihte verildii bilgisi mevcut olacaktr. Evrakn datm deil de, dolam
gerekiyorsa, bu durumda evrakn kopyalar yaplmaz; yani evrak oaltlmaz. Evrakn
dolam iin de bir isim listesi hazrlanr. Bu listede, evrak grmesi gereken ilgili kiilerin
adlar bulunur. Yazy gren kii, isterse yazdan ilgili yerlerin fotokopisini alr.

Kayt ilemi tamamlanan evraklar, her servise ait evrak zimmet defterinede sadece
evrak numaralar ilenerek, ilgili servislere iletilmek zere datm memuruna verilir.
Datm memuru, evrak ilgili servislere datr. Servislerde evrak teslim alan yneticiler
(mdr, md. yrd. ef, sekreter) datm memurunun getirdii zimmet defterine parafn atar
ve evrak teslim alr.

Teslim alnan evrak, ilgili servis yetkilisi tarafndan incelenir ve hangi personele
havale edileceine karar verilir ve giri damgas yanna, havale edilen personelin ad soyad
tam veya ksaltlm halde yazlarak, servis gelen evrak defterine kaydedilmek zere ilgili
kayt memuruna verilir. Kayt memuru, evrak kayt defterine servis numaras vererek ve
kime havale edildiine ilikin bilgiler de derek, kaydeder ve servis kayt numarasn da
giri damgasnn zerine yazarak, ilgili kiilere datmn yapar.
12
 Kayt Sistemi

Kurulular yaptklar ilerle ilgili olarak, gelen yazlarn ounu, gnderdii yazlarn
birer rneini, yaptklar kaytlar kanunen saklamak zorundadr. Saklanan evrak,
denetlemeye yetkili olanlar tarafndan incelenebilir.

Trk Ticaret Kanunu'nun 68. maddesinde "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan

kimse ve iletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayt tarihinden ve saklanmas
mecburi olan dier hesap ve kaytlar, tarihlerinden itibaren 10 yl geinceye kadar
saklamaya mecburdur." denilmektedir. Ayn kanunun 82. maddesinde, ticari defter
kaytlarnn delil olarak kabul olunaca hkme balanmtr. Vergi Usul Kanununun 227.
maddesinde, "...bu kanuna gre tutulan ve nc ahslarla olan mnasebet ve muamelelere
ait olan kaytlarn belgelendirilmesi hkm vardr. Vergi Usul Kanunu'nun 241.
maddesinde Tccarlarn her nevi muameleleri, dolaysyla yazdklar ve aldklar mektuplar
muhabere (haberleme) evrakn tekil eder. Gnderilen ve gelen muhabere evraknn
ilerinin icabna gre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir" hkm bulunmaktadr.
Ayrca, ayn kanunun 256. maddesi, kiilerin saklanan her trl defter, belge ve karneleri
saklama sresi iinde yetkili makam ve memurlarn istei zerine gstermeye,
incelemelerine vermeye mecbur olduklarn belirtmektedir. Bunlarn yannda dosyalama,
kurulular abuk ve yerinde karar alarak ynetebilmek, yasal gerekleri yerine getirebilmek
bakmndan nemlidir.

Brolarda evrak kayt ilemleri, aranan bir yaznn veya dosyann belli bir sistem
erevesinde bulunmas ve kant arac olmas amacyla yaplr. Aranan bir evrakn
bulanmamas durumunda yaplacak ilk i, aranan evrak veya dosyann aamalarn kontrol
etmektir. Bunun iin akla ilk gelen arama ilemelerinin ortaya kard zaman kaybn
nlemek iin bir sistem kurmaktr.

Evrak Kayt Defterinin Kullanm

Kayt defterleri, rgtlerdeki eitli evrak ve dosyalarn izini srmek iin son derece
gerekli aralardr. Evrak kayt defterleri gelen evrak kayt defteri; giden evrak kayt defteri
olmak zere iki ksma ayrlr. Gelen evrak kayt defterinde, evrakn nereden geldii,
konusunun ne olduu, geli tarihi ve numaras, ekinin olup olmad gibi eitli bilgiler
bulunur. Giden evrak kayt defterinde de, evrakn gittii yer, gidi tarihi, tr, konusu, gelen
kayt defter numaras gibi, evrakn izini srmeye yarayacak bilgiler bulunur.

Evrak kayt defterleri, genel olarak ayn ekildedir ve ayn balklar ierir. Buna
ramen bu defterlerde baz kk farllklar bulunmaktadr. Evrak kayt defterleri iin en iyi
sistem, rgtn ihtiyalarna en iyi cevap veren ve evrak en iyi takip eden sistemdir. Bu
nedenle, evrak kayt defteri bizzat yneticinin bilgisi dhilinde evrak ynetimiyle ilgili
olanlar tarafndan gelitirilmelidir.

13
Gelen Evrak Kayt Defteri

Kurum ve kurulular, ynetsel ve rgtsel faaliyetlerini srdrrken, eitli yazmalar

yapar. Bu yazmalar rgtlerde belgeleri ortaya karr. Belgelerin bir dzen iinde
kaydedilmesi, dosyalanmas ve arivlenmesi gerekir. Bu faaliyetlerin tmne birden ksaca
belge (evrak) ynetimi denir. rgtlere belgelerin ortaya kmasndan sonra, bunlarn ilk
hareketlerinde kayt ilemleri balar. Kuruma gelen belgeler, gelen evrak defterine, rgtten
baka rgtlere giden belgeler de giden evrak kayt defterine kaydedilir.

Gelen evrakn, gelen evrak defterine veya fyne kaydedilmesinin nedeni, evrakn
kaybolmasn nlemek ve takibini kolaylatrmaktr. Gelen belgeler, gelen evrak defterine
kaydedilirken, srasyla aadaki ilemler yaplr:

Geli Sra Numaras; Geli sra numaras l Ocak tarihinden balayp, 31 Aralk
akamna kadar verilen kayt numaralardr. Kayt numaralar, l rakamndan balar ve
rakamlarda herhangi bir atlama olmadan 31 Arala kadar birbirini takip eden numaralar
verilir.

Geldii Yer: Evrak gnderen kii veya kuruluun adnn yazld yerdir.

Tarih ve Say: Evrakn evrak kayt defterine kayt tarihini ve gelen.evrakn saysn
gsterir.

Eki: Evraka ait ve evraka ekli belge ve yazlarn gsterildii yerdir.

Konu veya zet: Evrakn konusunun ksaca belirtildii stundur.

Havale Olduu Yer: Gelen evrakn ilem yaplmak zere kurum iinde havale olduu
yeri gsterir.

Dosya No: Evrakn saklanaca dosya numarasn gsterir.

Havale Tarihi: Kurum iin havale edilen evrakn havale tarihini gsterir.

Kurum ii yaplan yazmalarda genel evrak'tan giri ve k kayd yaplmaz ve

numara alnmaz. Bu tr belgeler, her servise ait giden evrak kayt defteri'ne ilenir.
Gerektiinde servise ait zimmet defteri kullanlr. Evrakn datmnda zimmet defterine
paraf attrlarak ilgili servislere yazlar iletilir.

14
 GELEN EVRAK KAYIT DEFTER
Havale
Sra Geldii Tarih Dosya Havale
Eki Konusu Olduu
Nu Yer ve Say Yer No Tarihi

ekil 1.5: Gelen evrak kayt defteri

Giden Evrak Kayt Defteri

Giden belgeler, kurum ve kurulularn formel yollarla iletiim kurma ve yazma

gereinin bir sonucu olarak ortaya kan belgelerdir. Giden belgeler posta, fax, telex, kargo
vb yntemlerle gnderilir. Giden belgeler nsha olarak hazrlanr. (l nshas gnderilen, l
nshas Genel Evrak'ta kalan, l nshas da servise geri gelerek dosyalanan); fax ise 2 nsha (l
nshas fakslanarak dosyalanan, l nshas Genel Evrak'ta kalan) olarak tanzim edilir. Giden
evrakn zerine nce ilgili Servis Giden Evrak Defteri'nden kayt numaras alnarak, her
nshann zerine bu numara yazlr. Giden belgeler, giden evrak defterine kaydedilirken,
srasyla aadaki ilemler yaplr:

Giden Evrakn Numaras: Her yl itibariyle, giden evraka l Ocak31 Aralk tarihleri
arasnda verilen numaray gsterir.

Gnderildii Yer: Giden evrakn gnderildii yeri belirtir.

Gnderildii Tarihi: Giden evrakn gnderili tarihini gsterir.

Eki: Gnderilen evrakn ekinin olup olmadn gsteren stundur.

Konusu: Gnderilen evrakn ieriini, ksaca ne hakknda olduunu gsterir.

Dosya No: Gnderilen evrakn kopyasnn veya ikinci suretinin konulduu dosyay
gsterir.

Geli Sra No: Gnderilen yazya cevap bekleniyorsa, gelen cevabn gelen evrak
defteri veya fynden ald geli sra numarasnn yazld stundur.

15
 Evrak gerekli nshalar ile "Genel Evrak"a iletilir. Giden evrak, birden fazla yere
gidecek ise, servislerde evrakn gidecei her yer, kii, kurum, kurulu iin ayr kayt
numaras alnmaz, tek numara verilir, evraka bir datm listesi eklenir, yer uygunsa datm
listesi evrakn nshalar zerinde de yer alabilir. Datm ksmnn altnda, evrakn gidecei
yerlerin isimleri belli bir sra dzeni erevesinde yazlr.

GDEN EVRAK KAYIT DEFTER

Gidi kt Cevabn Tekil Ettii,
Gnderildii Gnderili
Sra Eki Konusu Dosya Gelen Evrak Geli Sra
Yer Tarihi No.su, tarihi
No No

ekil 1.6: Giden evrak kayt defteri

Zimmet Defteri

Zimmet defterleri, her birimin evrak kayt departman ve evrak memurluklarnda

bulundurmas gereken defterlerdir. Zimmet defterleri, birimler aras, kurum ve kurulular
veya daireler aras, zel datclarla, elden gnderilmesi ve verilmesi gereken evrak iin
kullanlr. Evrakn teslim alnmas ve teslim edilmesi, zimmet defterleriyle yaplr.

Evrak teslim ederken, ilgili hanesine teslim tarihinin yazlmas, teslim alann ad ve
soyadnn yazlmas ve imzasnn alnmas gerekir. Gizli evrakn tesliminde evrak
memurunun phelendii hallerde o ahsn o birime ait bir kii olup olmadn tespit iin
tantma kart istenmelidir. Zimmetle teslim alnan her evrakn, kaydedilerek ilgililere
datm yaplr. ahslara gnderilen yazlar tebligat usullerine gre tebli edilir. Tebligat,
herhangi bir yaz veya haberin, ahs veya ahslara duyurulmasdr. Tebligat genellikle
yazl olur ve ahsn kendisine zimmet karl verilir veya yaplr. Tebligatlar:

ahsn; evine, dairesine, i yerine gidilerek,

ahs; tebligat yapacak birim veya ahsn yanna arlarak,
Radyo, gazete, ilan ve ifai olarak yaplabilir.

16
 EVRAK TESLM N ZMMET DEFTER
Teslim Kayt Teslim Edildii Teslim Alann
Eki
Tarihi Nu Yer mzas

ekil 1.7: Zimmet defteri

Yukarda ekil1.7te kurumlar aras evrak teslimi durumunda kullanlan zimmet

defteri rnei gsterilmektedir. Belgelerin kurum iinde dolam ve datm iin ayr bir
zimmet defteri kullanlr.

17
 UYGULAMA FAALYET

UYGULAMA FAALYETLER
lem Basamaklar neriler
Belge tasnifi ile ilgili blm okuyunuz.
Belgeleri tasnif kurallarna uygun tasnif
ediniz. Tasnifin doruluunu retmeniniz ile

Belgeleri tasnif ediniz kontrol ediniz.

Ariv dosyas ve aralarn seiniz. Dosyalama sistemine uygun olarak ariv

aralar seiniz.
Ariv aralarnn fiziksel faktrlere kar
belgeleri koruyacak biimde olmasna nem
veriniz.

18
 LME VE DEERLENDRME

LME VE DEERLENDRME

LME SORULARI

Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak

belirleyiniz. Aadaki sorularn cevaplarn doru ve yanl olarak deerlendiriniz.

1. Arivleme hangi ortamda yaplrsa yaplsn kullanlan malzemeler tahrip edici fiziksel
faktrlere kar koruyucu nitelikte olmaldr.
2. Dikey ekmeceli dosya dolaplar, askl dosyalar iin kullanlr.
3. Yatay ekmeceli dosya dolaplar, eitli haritalar ve projeler iin kullanlr.
4. Ak rafl dolaplar, sk kullanlmayan klasrler iin kullanlr.
5. Ak rafl dosya dolab, kymetli evrak saylan evraklar ve sanal arivleme aralarnn
korunduu arivleme aracdr.
6. Sanal ortamda bilgiler, bir kere arivledikten sonra, bilgisayar ortamndan silinecei
iin arivin gvenlii ok nemlidir.
7. Bir olayn geree uygunluunu veya bir olayn varln kantlayan yaz, resim,
grafik, fotoraf, disket gibi her trl bilgi kaynana dosya denir.
8. rgtlerde bilgiyi organize etmek iin bilgi sistemi gelitirilmitir.
9. Belgelere zamannda ulamak iin belge ynetim sistemi (BYS) gelitirilmitir.
10. Tarayclar, dokmanlar zel bir teknoloji ile elektronik forma dntren cihazlardr.

DEERLENDRME

Cevaplarnz cevap anahtar ile karlatrrnz. Doru cevap saynz belirleyerek,

kendinizi deerlendiriniz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap verirken tereddt yaadnz
sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrar inceleyiniz.

Tm sorulara doru cevap verdiyseniz, dier faaliyete geiniz.

19
 RENME FAALYET2
RENME FAALYET- 2

AMA

Arivden dn verilen belge ya da dosyay kurum standardlarna uyarak

izleyebilecek ve tekrar arive dnmesini salayabileceksiniz.

ARATIRMA

Bu faaliyet ncesinde yapmanz gereken ncelikli aratrmalar unlardr:

Arivden dn belge ve ya dosya verme nedir, aratrnz.

Arivlerde dn belge ve dosya verme sistemi nasl uygulanyor, aratrnz.

Aratrma ilemleri iin zel iletme arivi, kurum arivi ve internet ortamndan
yararlanmanz gerekmektedir. Bulduunuz bilgileri yazl veya uygulamal olarak snf
ortamnda ya da okul arivinde arkadalarnzla paylanz.

2. ARVDEN DOSYA YA DA BELGEY

DN VERME SSTEMLER
2.1. Arivleme Sistemleri

ekil 1.1: Arivleme sistemi

20
 Arivlemenin bir sistem ercevesinde yrtlmesi iin ncelikle arivleme yeri tespit
edilmelidir. Ariv odalarnn atmosfer koullarnn arivdeki dkmanlarn korunmasna
elverili olmas gerekir. Ariv yerinin tespit edilmesinden sonra ikinci aama ariv
malzemelerini temin etmektir. Arivlemede kullanlan malzeme, raflar ve eitli dolaplar
temin edilirken ariv dkmanlarn ve dier tm malzemelerini uzun sre bozulmadan
koruyacak yerterlilikte olmasna dikkat edilmelidir. Arivde belgeler genel olarak dosyalar
iinde saklanr. Arivlemede belgelerin dosya ierisindeki dzeni nemlidir. Bu bakmdan
blmleri ve alt blmlere ait belgeler tarih srasyla gruplandrlr. Bu gruplamada
genellikle iletmenin rgt emasndaki genel basamak yaps dikkate alnr. nce ana
blmler, daha sonra alt blmlere ait belgeler gruplandrlr. Yllara gre gruplandrlan
belgeler kendi iinde gn, ay, yl itibari ile sraya konur. Bu ilem, nceki tarihten sonraki
tarihe doru yaplr.

Dosyalarn yerletirildii kutu zerine gerekli kodlamay yapabilmek iin etiket

yaptrlr. Kodlama yaparken kutu numaras ve dosya numaras ya da kodu yazlr. Dosya
numaras blmnde kutuda bulunan dosyalarn ilk ve son numaralar ile ilem numaras
belirtilir. Eer kutuda tek bir dosya varsa yllar yazlabilecei gibi kutu ierisindeki dosya ile
ilgili bilgide verilebilir. Kodlama ilemi bittikten sonra arive konulan dosyalarn tmnn
listesi karlr. Bu listenin bir rnei arivden sorumlu memurda bulunur.

Kurum ve kurulular ariv faaliyetlerini bir dzen erevesinde yrtrler. Yrtlen

bu faaliyetler topluluuna arivleme denir.

rgtlerde, arivleme bildiimiz geleneksel yntemlerle olabildii gibi bilgisayar

teknolojisinden yararlanarak gelitirilen ofis otomasyonuna dayal yntemlerle de
yaplabilmektedir. Bilgisayarlarn ofis faaliyetlerinin vazgeilmez aralar olmasndan sonra,
elektronik ariv uygulamalar yaygnlamaya balamtr. Elektronik arivlerde, herhangi
bir evrakn, daha rahat ve gvenilebilir bir ekilde aranabilmesi ve ihtiya duyulan belgenin
kolaylkla bulunabilmesi mmkndr.

Arivleme adndan da anlald gibi, deerli olan dkmanlarn bozulmadan

korunmas amacyla yaplr. Bu nedenle, elektronik arivleme yntemleri kullanld zaman,
ariv dkmanlarn bozmayacak yntemler kullanlmaldr. Belgelerin bilgisayar ortamna
aktarlrken, zelliklerinin bozulmamasna dikkat edilmelidir. Bu amala, evrakn bilgisayara
aktarma esnasnda, belgeye zarar vermeyen souk k kaynakl tarayclardan
yararlanlmaldr. Bilgisayarn ana beleine kaydedilmi olan belgeler, daha sonra CD, DVD
ve optik disklere aktarlarak, bunlarn uygun ortamlarda korunmasn salar.

2.2. Belge dn Verme

Dolaplara, ekmecelere konan dosya ve evrak gerektiinde yeniden karlr, ilgililere
dn olarak verilir, izlenir ve tekrar yerine braklr

21
 ekil 2.2: Belge dn verme

2.2.1. dn Alma ve Vermenin Tanm

Dosyalanm evrak veya dosyay tekrar incelemek veya ilgiliye dn vermek
gerektiinde dosya veya evrakn yeri hemen bulunur, yerinden karlr ve ilgiliye teslim
edilir. i bitince teslim alnarak tekrar yerine konur. Buna, dosyann veya evrakn dn
alnp verilmesi denir.
Evrak yerine, evrak dosyasyla dn istemek veya vermek, kaybolma ihtimalini
azaltt gibi incelerken konuyla ilgili dier yazlar da bir arada bulma imknn salar.

DOSYA STEME F
Dosyann Numaras ve
Konusu
Alnd Tarih
steyenin alt
Blm ve Grevi
steyenin Ad,
Soyad ve mzas
Dosyay Verenin
Ad ve Soyad
ekil 2.3. Dosya isteme fii

22
 Evrak veya dosyay dn isteyen, iki kopyal olarak dosya isteme fii hazrlar ve
imzalar. Dosya ilerinde grevli kii, dosya isteme fiinin bir kopyasn dosyann veya
evrakn yerine, dierini masasndaki hatrlatma dosyasna koyar. Yaz isteme telefonla
yaplm olsa bile, mutlaka fi dzenlenmeli, hafzaya gvenmemelidir. Evrakn veya
dosyann yerine kolunacak fi darda rehberine taklabilir veya zerine kurun kalmele
not konulabilir. Bu yol olduka pratiktir.

2.2.2. dn Verilen Yaz ve Dosyalarn zlenmesi

dn verilen yaz ve dosyalarn izlenmesi sekreterin veya dosya memurunun

grevidir. Bu grev yle yrtlr: Dosya isteme fileri, Hatrlatma dosyasna tarih srasyla
yerletirilir. Genel olarak dosyann darda kalma sresi bir haftadr. Zamannda iade
edilmeyen dosya, dn alana hatrlatlr. Dosyann henz ii bitmemise durum dosya
isteme fiine not edilir. dn alan kii dosyay, iin gerei olarak, bir bakasna vermise
daha nce dzenlenen dosya isteme fii iade edilir, alan kii yeniden fi dzenler. Dosyalarn
izlenmesinde en pratik yol budur.

23
 UYGULAMA FAALYET

UYGULAMA FAALYETLER

lem Basamaklar neriler

stenilen belge ya da dosyay bulunuz.
karlan belgenin yerine bilgi kartn
taknz.
Verilecek belge ya da dosyann kaydn
yapnz.
Verilecek dosya ya da belgenin takibini
yapnz.
Alnan belgeyi yerine taknz.
Dosyalama sistemini kullanarak istenilen
belgeyi veya dosyay bulunuz.
Belge yerine bilgi kart takarken dikkatli
olunuz.
Verdiiniz belge ya da dosyann kaydn
yaparken mutlaka ilgili blm
okuyunuz. Dikkatli olunuz.
Verdiiniz dosya ya da belgenin takibini
yaparken zaman gz nnde
bulundurunuz.
Belgeleri yerine takarken dikkatl ve titiz
olunuz.

24
 LME VE DEERLENDRME

LME VE DEERLENDRME

LME SORULARI

Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak

belirleyiniz. Aadaki sorularn cevaplarn doru ve yanl olarak deerlendiriniz.

1. Evrak ve dosyay dn isteyen, iki kopyal olarak dosya isteme fii hazrlar ve
imzalar.

2. Dosya ilerinde grevli kii, dosya isteme fiinin bir kopyasn dosyann yerine koyar.

3. Dosya isteme fiinin bir kopyas, hatrlatma dosyasna koyulur.

4. Evrak veya dosyalar, telefonla istenirse dosya isteme fii dzenlenmez.

5. Dosya isteme fileri, hatrlatma dosyasna tarih srasyla yerletirilir.

6. Dosyalarn darda kalma sresi iki haftadr.

Cevaplarnz cevap anahtar ile karlatrnz.

DEERLENDRME

Cevaplarnz cevap anahtar ile karlatrnz. Doru cevap saynz belirleyerek

kendenizi deerlendiriniz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap verirken tereddt yaadnz
sorularla ilgili faaliyete geri dnerek tekrar inceleyiniz.

Tm sorulara doru cevap verdiyseniz dier faaliyete geiniz.

25
 RENME FAALYET3
RENME FAALYET3

AMA

Yasal sresi dolan belgeleri kurum politikasna uygun olarak imha edebileceksiniz.

ARATIRMA

Bu faaliyet ncesinde yapmanz gereken ncelikli aratrmalar unlar olmaldr.

Belgelerin yasal srelerini aratrnz.

Belgelerin imha yntemlerini aratrnz

Aratrma ilemleri iin internet ortamndan ve Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda

Ynetmelikten yararlanabilirsiniz. Toplam olduunuz bilgileri snf ortamnda szl
olarak arkadalarnza sununuz.

3. BELGELER SAKLAMA SRES VE

MHA YNTEMLER
3.1. Belgeleri Saklama Yntemi
Ariv belgelerinin nasl saklanaca zerinde durmak yararl olacaktr.

3.1.1. Yazma Evrak ve Dosyalar

Yazma evrak ve dosyalarn kflenmesine yol aan en nemli etken, bunlardaki

toplu ine ve maalardr. ne, ata ve maalar paslanr ve bu pas zamanla ktlara
yaylarak, onlarn tahrip olmasna yol aar. Bu bakmdan ortaya kmalarndan itibaren ilk
be yl birim arivinde geirip, kurulu, kurum arivlerine, ara depolara ve devlet arivlerine
kalkacak dkmanlarn zerlerindeki ine, ata ve dosya maalarnn karlmas gerekir.

26
DKKAT

3.1.1.1. Haritalar

Haritalar iin uygun saklama biimi; katlanmadan yatay olarak, bu amala yaplm
yatay ekmeceli, elik dolaplardr. Bu gzlere haritalar st ste konulabilir. elik dolap
gzlerinin boyutlar, harita boyutlarna gore deiebilirse de 1/25.000 lekli haritalarn
boyutlar esas alnabilir. Gzlerin derinliinin 60 cm olmas uygundur.

3.1.1.2. Plan ve Projeler

Her eit inaata ait plan ve projeler, bir rulo yaplarak, ya da haritalar gibi
saklanmaldr.

3.1.1.3. Resimler

Sanat deeri olan resimler akta, ya da fiziksel etkenlerden zarar grmeyecek

biimde, kutu veya dolaplarda saklanmaldr.

3.1.1.4. Fotoraflar

Arivlenecek fotoraflar, ktan zarar grmeden, uzun sre saklanabilmeleri iin

numaralanp, filendikten sonra, madeni kutularda saklanmaldr.

27
3.1.1.5. Ses Bantlar, Plaklar, Damga ve Mhrler

Bu dkmanlarn her birinin zelliklerine gre uzun sre, ya da srekli olarak

bozulmadan saklanabilmesi, zel uzmanlk dallaryla ilgilidir. Bu tr ariv malzemesinin
modern teknoloji aralarndan yararlanarak saklanmas gerekir.

3.1.1.6. Disket, CD, DVD ve Manyetik Bantlar

Bu tr dijital ariv malzemelerinin, korunmasna zel bir nem vermek gerekir.

Bunlarn kullanm, kaydedildii gibi korunmalarna baldr. Bir izik veya herhangi bir
deforme olma durumu, bu nemli ariv malzemelerinin kullanm olanan ortadan kaldrr.
Dijital ariv malzemelerinin korunmasnda yangna dayankl, emniyetli ve ifreli elik
kasalar kullanlmaldr.

3.1.2. Belgelerin Saklama Sresi

Arivleme, depolama deildir. Arivlerin depoya veya ardiyeye dnmemesi iin

ariv malzemeleri belli esaslara gre saklanmaldr. Ariv malzemesi saklanrken ve imha
edilirken dikkat edilmesi gereken drt nemli faktr vardr.

Buna gre, zerinde yaplacak ilemleri tamamlanm ariv dosyalarnn, arivde

saklanmas gereken sre, konularna gre deiir. Dosyalar saklanma sreleri asndan drt
grupta toplanr.

Saklanmas gerekli olmayanlar

Saklama sresi belirsiz olanlar
Srekli saklanmas gerekenler
Yasal olarak saklama sreleri belli olanlar

Saklanmas gerekli olmayan ve iinde kymetli evrakn bulunmad dosyalar hemen

imha edilir. Saklama sresi belirsiz olan dosyalar, gerek grlecei zamana kadar arivde
korunur. Bunlarn imhasna ariv komisyonu karar verir. Srekli saklanmas gereken ariv
malzemelerinin saklanmas belli bir sreye balanmamtr ve bunlar sresiz saklanacak
malzemelerdir. Bu tr malzemeler genellikle milletlerin ve kurumlarn tarihleriyle ilgili
malzemelerdir ve belge olma niteliini hibir zaman kaybetmezler. Bunlarn gvenliklerine
ve korunmalarna zel bir nem verilmelidir. Yasal olarak saklanma sresi belli olanlar ise,
belli bir zamann gemesi ile birlikte, saklanmasna gerek kalmayan ve yasal olarak imhas
gereken malzemelerdir.

Ariv malzemeleri belli esaslara gre saklanmal ve imha edilmelidir. Saklama

politikalarn belirlerken, baz faktrler dikkate alnmaldr. Bu faktrler;

Yasalar baz belgelerin saklanmas konusunda belirli sreler ngryor ise bu srelere
uyma zorunluluu vardr. rnein ticari defter ve belgeler, Ticaret Kanununa gore 10 yl;
Vergi Usul Kanunu ( VUK) na gore 5 yl sure ile saklanmak zorundadr.

28
 Belgelere bavurma skl aratrlmaldr. Bu aratrmada, hangi tarihe kadar
belgelere gereksinim duyulduu saptanr. htiya eer bir yldan geriye gitmiyorsa, belgeleri
iki yl saklamak yeterli olacaktr. Ancak, baz kaytlar uzun yllar saklamak gerekir.
rnein, bir sigorta irketi, hayat sigortas yaptrm bir kiinin kaytlarn, o kii hayatta
olduu srece saklamak zorunda olduu gibi, kii ldkten sonra da ngrlen yasal sure
kadar bekletmek zorundadr.

Saklama program sonucunda iletmedeki tm belgeler 1 yl, 2 yl, 5 yl, sresiz gibi
balklar altnda listelenmelidir. Byle bir uygulama, yok edilecek belgelerin dierleri
iinden ayrlmasn kolaylatrr.

3.1.3. Arivlerde mha Yntemleri

Ayklama Ayklama, arivleme ilemi srasnda bir deere sahip olduu halde, daha
sonra hukuki kymetini ve bir delil olma vasfn kaybetmi, ileride kullanlmas ihtimali
olmayan ve korunmasna gerek grlmeyen her trl malzemenin ayrm ile ileride ariv
malzemesi vasfn kazanacak arivlik malzemenin tespiti ilemidir.

mha mha ilemi, ileride kullanlma ihtimali olmayan ve bu nedenle de korunmasna

gerek kalmayan, ariv malzemesnn yok edilmesidir. Ariv malzemesinin imhasnda, hukuki
kymetini ve bir delil olma yeteneini kaybetmemi malzeme ayrlarak, dierleri ait olduu
kurumun ynetmeliinde belirtilecek usul ve esaslara gore yok edilir.

mha Edilecek Belgelerin Tasnifi

mha edilecek belgeler;

ekli ne olursa olsun, her eit tekit yazlar,

Elle, daktilo ile veya bir baka teknikle yazlm her eit msveddeler,

29
 Resmi veya zel her eit zarflar( Tarihi deeri olanlar hari),
Adli ve idari yarg organlar ile PTT ve dier resmi kurululardan gelen ve
genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alnd, tebli ve benzeri her eit
ktlar, PTTye zimmet defterleri ve havale fileri,
Bilgi toplamak amacyla yaplan ve kesin sonucu alnan yazmalardan geriye
kalanlar ( anket soru ktlar, istatististik formlar, eitli cetvel ve listeler,
bunlara ait yazmalar ve benzeri gibi hazrlk dokmanlar),
Ayn konuda bir defa yazlan yazlarn her eit kopyalar ve oaltlm
rnekleri,
Esasa taalluk etmeyip, sadece daha nce belirlenmi bir sonucun alnmasna
yarayan her trl ara yazmalar,
Bir rnei takip veya saklanlmak zere, ilgili nite, daire, kurum ve kurululara
verilmi her eit rapor ve benzerinin fazla kopyalar,
nite, daire, kurum ve kurulular arasnda yaplan yazmalardan, ilgili nite,
daire, kurum ve kuruluta bulunan asllar dndakilerin tamam,
Bir nite, daire, kurum ve kurulu tarafndan yazlan ve dier nite, daire, kurum
ve kurululara sadece bilgi maksad ile gnderilen tamim, genelge ve
benzerlerinin fazla kopyalar, asl ilgili nite, daire ve kurulularda bulunan
raporlar ile ilgili mtalaalarn, dier nite ve kurulularda bulunan kopya ve
benzerleri,

D kurululardan bilgi iin gelen rapor, blten, sirkler, bror, kitap ve benzeri basl
evrak ve malzeme ile her trl sreli yayndan ve basl olmayan malzemeden, ktphane ve
dokmntasyon nitelerine mal edilenler dnda kalanlar, kullanlmasna ve muhafazasna
lzum grlmeyen kitap, bror, sirkler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form
deiiklii sebebiyle kullanlmayan basl evrak ve defterlerden elde tutulacak rnekler
dndakilerin tamam,

Demirba, mefruat ve benzeri talepler ile iligili olarak yaplan yazmalardan

sonucu alnan ve ilemi tamamlanm yazmalarn fazla kopyalar,
lemi tamamlanm bte teklif yazlarnn fazla kopyalar,
alma raporlarnn fazla kopyalar,
Yanl havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak iin yaplan her trl yazmalar,
Kanun, tzk ve ynetmelik icab, belli bir sre sonra imhas gereken ifre, gizli
emir, yaz ve benzerleri, ilgili mevzuat hkmlerine gre belli saklanma
srelerini doldurmu bulunan yazmalar,
simsiz, imzasz ve adresi bulunmayan dileke, ihbar ve ikyetler,
Bilgi iin gnderilmi yazlar, mteferrik iler meyannda, kesin bir sonu
dourmayan her trl yazmalar,
Personel devam defter ve izelgeleri, izin onaylar, izin dn bilgi verme
yazlar, hasta sevk formlar,
mtihan duyurular, bavurular, imtihan tutanaklar, imtihan yazl ktlar,
imtihan sonu yazlar ve duyuru cetvelleri,
Grev ve talepleri ve cevap yazlar, ileme konmam (hfzedilmi) bavurular
ve yazlar,
Daireler aras mteferrik yazmalar, vatandalarla olan mteferrik yazmalar,
Vatandalardan gelen istek, teklif, teekkr yazlar ve cevaplar,
30
 Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
stifade edilmesi, onarlmas ve yeniden yerine konmas mmkn olmayan
evrak ve benzerleri,
Her trl cari ilemlerde aktalitesini kaybetmi olup, deersiz olduklar takdir
edilenler ile
Yukarda, genel tarifler ierisinde saylanlar dnda kalp da, brokratik
gelimeler sonucunda, zamanla kendiliinden teekkl eden ve vesaik ile
benzerlerinden delil olma vasf tamayan, hukuki ve ilmi kymeti bulunmayan,
muhafazasna lzum grlmeyenlerin,
imha edilmesine karar verilir.

mha Komisyonlarnn Tekili

Kurum arivlerinde yaplacak ayklama ve imha ilemleri iin, ariv hizmet ve

faaliyetlerinin dzenlenmesi ve yrtlmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum ariv
sorumlusunun bakanlnda, kurum arivinden grevlendirilecek iki memur ile malzemeleri
ayklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya nitenin amiri tarafndan grevlendirelecek
kamu idaresi, evrak ynetimi ve ayn zamanda bal olduu daire ve nitenin verdii
hizmetlerde bilgi ve tecrbe sahibi iki temsilciden tekil olunacak be kiilik bir kurum
arivi ayklama ve imha komisyonu kurulur. Mkellefler bnyesinde, ktphane ve
dkmantasyon hizmetleri yer almsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumlular da, bu
komisyona tabii ye olarak katlrlar.

Tara, blge ve yurt d arivlerinde yaplacak ayklama ve imha ilemi iin, ariv
hizmetlerinin dzenlenmesi ve yrtlmesinden sorumlu nite amirinin bakanlnda, varsa
birim ariv sorumlusu ve birim arivinden, grevlendirilecek bir memur, yoksa bu ilerde
grevlendirilmi sorumlu kii ile malzemeleri ayklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya
nitenin amiri tarafndan grevlendirilecek kamu idaresi ve evrak ynetimi konusunda bilgi
ve tecrbe sahibi iki temsilciden tekil olunacak be veya drt kiilik bir Ayklama ve mha
Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmamas halinde, bu komisyon en az kiiden
tekil olunur.

mha Komisyonlarnn Yetki ve Sorumluluklar

Kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen her trl malzemenin imhas,

ayklama ve imha komisyonlarnn nihai karar ile yaplr.

mha Komisyonlarnn alma Esaslar

mha komisyonlar, her yln mart ay banda almaya balar. Komisyonlar

kullanlmasna ve muhafazasna lzum grlmeyen malzemelerle, ayklanmas o yla
devredilmi malzemeleri ayklamaya tabi tutarlar.

31
 mha Listesi ve mhann Esaslar
mha edilecek malzeme iin bunlarn zelliine gre; teekkl ettii birim, yl
mahiyeti, aidiyeti, aidiyet iiresindeki tarih ve sra numaras ve dosya plan esas alnmak
zere, iki nsha olarak imha listesi hazrlanr. mha listeleri, ayklama ve imha
komisyonlarnn bakan ve yeleri tarafndan imzalanr. mhas reddedilen evrak, malzeme,
ilerde ilgili komisyonlarda yeniden gzden geirilebilir. Hazrlanan imha listeleri, ilgili
kurum ve kuruluun en st amirinin onayn mteakip kesinlik kazanr. Bu listeler on yl sre
ile saklanr.
Kamu kurumlarnda imhann yaplmasnda uyulmas gereken baz kurallar vardr. Bu
kurallar unlardr:
Ariv malzemeleri, kt hammaddesi olarak kullanlmak zere Trkiye Selloz
ve Kt Fabrikalar Genel Mdrl (SEKA) ya gnderilir veya SEKAnn
yetkili mahalli kurulularna teslim edirilir. Gizli evrak ve malzeme ile,
bakalar tarafndan grlp, okunmas mahsurlu olan malzemenin SEKAya
verilmesi gerektii takdirde, gnderilmeden nce zel makinelerle( kat imha
makinalar) okunmayacak ekilde kylmas zorunludur. Mkellefler, bu
hususun yerine getirilmesi iin kurum arivleri emrine teknik tehizat salarlar.
SEKAya gnderilmesi veya mahallinde zel makinelerle kylmas mmkn
olmayan yahut ekonomik grlmeyen malzeme 2886 sayl ihale kanunu veya
mkelleflerin kendi zel mevzuatlarna gre, sorumluluk taraflarna ait olmak
zere ve kylmak kayd ile, zel ahslara ihale edilebilir. mha ilemi
dzenlenecek iki nsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayklama vee imha
komisyonlarnn bakan ve yeleri tarafndan imzalanr ve daha sonra evrakn
imhas zel yntemlerle yaplr.

32
 Organzasyonlarda gizlilie haiz evraklarn okunmayacak ekilde kylmas
zorunludur. Bu evraklarn usulne gre imha edilmesi gerekir. Bu amala gelitirilmi eitli
evrak imha makineleri vardr.

ekil 3: Kt imha makinesi

33
 UYGULAMA FAALYET
UYGULAMA FAALYETLER
lem Basamaklar
Sresi dolan belgeleri tasnif ediniz.
mha edilecek belgeliri kayt ediniz.
mha yntemini belirleyiniz.
Sresi dolan evraklar imha ediniz.
neriler
Sresi dolan belgeleri tasnif edebilmek
iin yasal sreleri gzden geiriniz.
Dikkatli titiz ve sistemli alnz.
mha edilecek belgeleri kayt ederken en
eski tarihten yeniye doru gidiniz.
mha yntemini belirlerken iletme
yapsn dikkate alnz.
Sresi dolan evrak imha edilirken
gizlilie nem veriniz.
34
 LME VE DEERLENDRME

LME VE DEERLENDRME
LME SORULARI
Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak
belirleyiniz.

1. leride kullanlma ihtimali olmayan ve nedenle de korunmasna gerek kalmayan, ariv

malzemesinin yok edilmesine ne ad verilir?
2. Dosyalar saklanma sreleri asndan ka gruba ayrlr?
3. Ticari defter ve belgeler TKna gre ka yl saklanmak zorundadr?
4. Ticare defter ve belgeler Vergi Usul Kanununa gre ka yl saklanmak zorundadr?
5. mha listesi ka nusha hazrlanr?
6. mha listeleri ka yl sre ile saklanr?
7. Ariv malzemeleri, kt hammaddesi olarak kullanlmak zere hangi kuruma
gnderilir?

DEERLENDRME

Cevaplarnz cevap anahtar ile karlatrnz. Doru cevap saynz belirleyerek

kendinizi deerlendiriniz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap verirken tereddt yaadnz
sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrar inceleyiniz.

35
 MODL DEERLENDRME
MODL DEERLENDRME
PERFORMANS TEST

Deerlendirme ltleri Evet Hayr

Bilgisayarda kayt sistemini aratrdnz m?
Belge trlerini aratrdnz m?
letmelerde kullanlan ariv aralarn aratrdnz m?
Belgelerin saklama srelerini rendiniz mi?
Belge dn verme sistemlerini aratrdnz m?
Belge imha yntemlerini rendiniz mi?

DEERLENDRME

Yaptnz deerlendirme sonucunda eksikleriniz varsa renme faaliyetlerinizi

tekrarlaynz.

Modl tamamladnz iin tebrik ederiz. retmeniniz size eitli lme aralar
uygulayacaktr. retmeninizle iletiime geiniz.

36
 CEVAP ANAHTARLARI

CEVAP ANAHTARLARI

RENME FAALYET 1 CEVAP ANAHTARI

1 D
2 D
3 D
4 Y
5 Y
6 D
7 Y
8 Y
9 D
10 D

RENME FAALYET 2 CEVAP ANAHTARI

1 D
2 D
3 D
4 Y
5 D
6 Y

RENME FAALYET 3 CEVAP ANAHTARI

1 mha
2 Drt
3 On yl
4 Be yl
5 ki nusha
6 On yl
7 Seka

37
 NERLEN KAYNAKLAR

NERLEN KAYNAKLAR
Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda Ynetmelik

nternette Arivleme Hareketleri ile lgili Siteler

38
 KAYNAKA

KAYNAKA
ALTINZ Mehmet, Sekreterlik Teknikleri, Ankara, 1998.
DEMR Perihan, Sekreterlik Teknikleri ve Bro Ynetimi, Tutibay Yaynlar,
Ankara, 2000.
GKDERE Halis, Yazma Teknikleri, Gazi Kitabevi, Ankara 2003.
TUTAR, Hasan; Dosyalama ve Arivleme Teknikleri, Aktif Yaynevi,
Erzurum, 2001.
UZDL nal, Gne UZDL; Sekreterlik, Milli Eitim Basmevi, stanbul
1997.

39