UNIVERSIDADSANPEDRO-SED

EBARRANCA
Ing. CIP 127902
JOSUE JOEL RIOS HERRERA
Ingenierosistemasjfsc1983@g
mail.com
Ingeniera Informtica y de Sistemas
Ciclo: VI

INGENIERA DE CASO DE
SOFTWARE II
ESTUDIO

AUTOMATIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

DE LOS ALUMNOS DE
POSGRADO DE LA UPIICSA, MEDIANTE EL USO DE
TECNOLOGAS WEB

MISIN DEL PROYECTO

Automatizar, agilizar y mejorar la administracin de todo el proceso de control escolar de

posgrado de la UPIICSA (Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniera y Ciencias
Sociales y Administrativas). VISIN DEL PROYECTO Convertir ste sistema en una
herramienta de automatizacin eficaz e indispensable para el proceso de control escolar de
los alumnos de posgrado de sta institucin. Mirando a futuro la posibilidad de implantarlo en
otras escuelas superiores.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Reducir por lo menos a un 50% el tiempo de inscripcin de los alumnos de posgrado. Inscribir
sin problemas por lo menos al 95% de los alumnos. Eliminar al 100% la necesidad de que los
alumnos traigan comprobantes de su ttulo y su cedula profesional originales. Eliminar la
necesidad de los alumnos de acudir personalmente a las ventanillas de control escolar de
posgrado de la UPIICSA por lo menos en un 40% a la hora de su inscripcin.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

Actualmente el sistema de control escolar de posgrado de la UPIICSA, se encuentra en una

situacin muy desorganizada. Gran parte del sistema opera de forma manual, con lo que su
ejecucin es muy lenta. Sobre todo a lo que se refiere con las inscripciones de los alumnos de
nuevo ingreso.
El proceso de seleccin de alumnos de nuevo ingreso a algn posgrado es muy redundante, ya
que se hace una toma de sus datos personales, acadmicos y profesionales; pidindoles los
respectivos documentos oficiales que avalen su veracidad; solo para tener derecho a realizar
los exmenes que sirven como filtros a los posgrados.
Posteriormente si los alumnos llegaran a aprobar todos los exmenes, y fueran candidatos a
ser seleccionados, se les pide nuevamente la misma documentacin con algunos extras, como el
original del ttulo profesional y tambin la de la cdula, con sus respectivas fotocopias. Con lo
cual, se consume mucho tiempo de parte de los alumnos al buscar y organizar todos los
documentos para su entrega, o si en toda esta pila de documentos y copias llegase a tener
algn faltante y tuviera que ser repuesto; pudindoles traer en ocasiones problemas con sus
respectivos trabajos y actividades personales.

Cabe sealar que todos los documentos originales no son retenidos por parte del rea de
control escolar de posgrado y solo sirven para que sean cotejados con sus fotocopias y ver que
sean idnticos, ya que las copias son realmente las que se necesitan para su trmite de
ingreso, poniendo en riesgo al documento original de sufrir algn maltrato o perdida.

Una semana antes del inicio de semestre de algn posgrado, son publicadas en las ventanillas
del departamento de control escolar mediante hojas comunes tamao carta y pancartas, las
materias que los alumnos debern cursar por semestre; los maestros que impartirn stas
materias y sus horarios.

El alumno debe tomar nota de todos estos datos y deber formar su horario de clases,
plasmndolos en un formato otorgado por el departamento de control escolar. Todo este
proceso provoca que los alumnos mientras intentan tomar la informacin, se amontonen en los
pasillos del departamento y se estorben mutuamente, inclusive, tambin estorben al personal
que ah labora, impidindoles su libre paso. Despus de la inscripcin al semestre, al alumno se
le pide que llene otro formato muy parecido al que entreg al inicio, pero esta vez no puede
ser llenado a puo y letra, ya que ahora si este es el documento original que ser entregado a
la respectiva direccin de la escuela.

Actualmente la nica manera que tiene el departamento de control escolar de comunicar algn
problema en la inscripcin a los alumnos es va correo electrnico. Sin embargo, el envo de
correos es una tarea tediosa ya que si se necesita enviar a todos alguna notificacin, esta
deber ser enviada mediante copias de correos uno por uno.

DESARROLLAR: DAR UN PLANTEAMIENTO.