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ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,


acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados
en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el
propsito de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de
escasez, que le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.
INVENTARIOS:
Los inventarios son bienes tangibles que conforman el conjunto de mercancas
o artculos que tienen las empresas para comercializar, permitiendo la compra y
venta o la fabricacin antes de su venta, en un periodo econmico
determinado.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
balance General, el inventario a menudo es el activo corriente ms grande. En
el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas
disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
TIPOS DE INVENTARIOS:
El tipo de inventarios depende de la empresa, ya que podra ser comercial o
industrial.
COMERCIAL: La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de
bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario de
productos disponibles para la venta, por parte de las mismas. Este manejo
tanto fsico como contable permitir a dichas empresas mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo de su actividad,
un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
INDUSTRIAL: Los inventarios son importantes para los fabricantes en general,
vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de
esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
- Inventarios de materia prima
- Inventarios de produccin en proceso
- Inventarios de productos terminados
- Inventarios de materiales y suministros

1. Inventarios de materia prima: Comprende los elementos bsicos o


principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad
industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y
materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final
un artculo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en
mayor grado en la produccin se les considera Materia Prima, ya que
su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del
producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos
sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un
producto terminado.

2. Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en


proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el
actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a
los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de produccin en un momento dado.
Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que
va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia
prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de
produccin.
3. Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos
transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos
terminados por haber estos alcanzado su grado de terminacin total y
que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender directamente de las
ventas, es decir su nivel est dado por la demanda.
4. Inventarios de Materiales y Suministros: En el inventario de
materiales y suministros se incluye:

- Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo


de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el
tratamiento de agua.

- Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la


industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son
los destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles
y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

- Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las


maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su
gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia
de estos varan en relacin a sus necesidades.
5. Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado para
impedir la interrupcin en el aprovisionamiento causado por demoras en
la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al
nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las
demoras de la entrega.
Para una empresa minera de carbn, el carbn es el producto terminado. Para
una siderrgica, el carbn es la materia prima cuando se utiliza en la
produccin de acero, Igualmente, el acero es el producto terminado para una
siderrgica, ero es la materia prima para una fabricante de autos. Una vez que
los productos o bienes hayan sido producidos en una forma conveniente para
el cliente se clasifican como productos terminados.
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir,
el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda.
El principal objetivo de llevar un control de inventarios, se basa especialmente
en proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,
colocndolos a disposicin en el momento indicado para as evitar aumentos
de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer
constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin y/o administracin de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Se determina la administracin de inventarios como: la eficiencia en el manejo
adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a
como se clasifique y qu tipo de inventario tenga la empresa, ya que a travs
de todo esto se determinarn los resultados (utilidades o prdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y
las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
La administracin de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de
bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en mtodos y tcnicas
que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento ptimas.
Para poder administrar con eficiencia y eficacia una empresa, se necesita
contar con una buena informacin que muestre lo que est sucediendo dentro
de la misma y lo que est ocurriendo a su alrededor, lo cual a la vez permite el
desarrollo de la gestin empresarial; lo que por consiguiente juega un papel
fundamental en la administracin de inventarios.
La administracin de inventarios constituye una de las actividades
fundamentales dentro de la gestin de la cadena de suministros ya que el nivel
de inventarios stocks- puede llegar a suponer la mayor inversin de la
empresa, abarcando incluso ms del 50% del total del activo en el sector de la
distribucin.
La necesidad de disponer de un control en los inventarios viene dada por la
dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo, las necesidades y
requerimientos de los clientes con el sistema productivo; y las necesidades de
produccin con la habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en
el plazo acordado.
La constitucin de inventarios de materiales sobrelleva dos tipos de factores:
POSITIVOS: Ya que dota a la empresa la flexibilidad operativa,
permitindole producir a un ritmo distinto al de adquisicin, y ofrece la
posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La administracin de
inventarios debe responder a una doble funcin:
1. Economa: Reduccin de los costos operacionales.
2. Seguridad: Proteger el proceso de produccin de exigencias
imprevistas de consumos de materiales o de demora en la entrega
de los mismos.
NEGATIVOS:
Ya que aparecen una serie de costes de posesin:
1. Administrativos, personal y sistemas de gestin.
2. De espacio fsico: Alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y
suministros
3. Operativos: Personal, equipos de manipulacin y seguros sobre las
existencias.
4. Econmicos: Obsolescencia, deterior y hurto de materiales.
5. Financieros: Inters correspondiente al capital invertido.
Ahora bien, es importante aclarar las funciones que desempean los
inventarios en las empresas, los cuales son:
- Evitar escasez, protegiendo as a la empresa ante la incertidumbre de la
demanda o ante un posible retraso en el suministro de los pedidos.
- Aprovechar la disminucin de los costes a medida que aumenta el
volumen de compras o de fabricacin. Tenga en cuenta que, as como el
coste de producir disminuye al aumentar el volumen de produccin,
tambin hay beneficios de determinados descuentos por volumen de
compra. Estos descuentos se perderan al realizar pedidos pequeos,
aunque ms continuos.
- Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la
mxima competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de
adquisiciones y entregas.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS:
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores
importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administracin de inventario:
1. Reducir al mnimo posible los niveles de inventarios: El inventario
mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre
pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa,
puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o
en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan
hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de
produccin. La empresa procura minimizar el inventario porque su
mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un milln invertido en
inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo
actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del
inventario ser de $100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los
costos inherentes al almacenamiento del inventario.
2. Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administracin de inventario
fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la
demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes
del producto y as no incluira en los costos asociados con una alta
satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta
extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un
capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe
determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin
entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo
de mantenimiento del inventario que se requiere.
Es decir, el objetivo ltimo de toda administracin de inventarios es conseguir
un equilibrio en la relacin entre las compras y las ventas y, por lo tanto,
mejorar la rentabilidad reduciendo costes asociados a inventarios.
NIVEL PTIMO DE INVENTARIOS:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la
empresa con la mnima inversin.

Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la


empresa tendr que tener en cuenta diversos factores:
Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es
el consumo de materia prima durante el ao:
- Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
- Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos
donde es alta.
- Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan
de manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin
estacionales.
- Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de
factores externos no controlables.
Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es
fundamental para determinar el tiempo mximo que puede permanecer
el inventario en bodega.
Tiempo de respuesta del proveedor:
- Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo
- Abastecimiento demorado: Niveles altos
Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de
las bodegas, se podr mantener ms o menos unidades en inventario.
Alternativas:
- Alquiler de bodegas.
- Pactos con proveedores para suministros peridicos.
Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el
inventario produce un costo.
- Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
- Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.
Costos asociados a mantener el inventario:
- Manejo
- Seguros
- Depreciacin
- Arriendos
Proteccin:
- Contra posible escasez del producto.
- Contra demanda intempestiva.
- Contra aumentos de precios.
Riesgos incluidos en los inventarios:
- Disminucin de precios.
- Deterioro de los productos.
- Prdidas accidentales y robos.
- Falta de demanda.
Por lo tanto es importante determinar el nivel de un inventario ptimo para cada
empresa, como se ve, es importante garantizar la presencia de un stock
suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos de los clientes) o la
demanda interna (de los departamentos de produccin, por ejemplo, cuando se
requiere de materias primas u otros componentes para fabricacin), pero
siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de
mantener un nivel de stock adecuado.
Ahora bien, se debe analizar Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de
los que hay?
Para lo que se puede concluir que, el hecho de que haya un inventario
insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:
- Prdida de ventas.
- Prdida de imagen.
- Prdida de confianza de los clientes.
Los costes por falta de inventarios roturas de Stock-, son difciles de
cuantificar, pues es complicado saber cunto se deja de ingresar al no tener los
artculos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura aquella, y, por
tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden.
As pues, hay que procurar mantener un nivel de inventarios ptimo; es decir,
por una parte, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar
que haya un exceso intil del mismo.

Por ende, la administracin de inventario, en general, se centra en cuatro


aspectos bsicos:

1. En qu momento deberan ordenarse un pedido o producirse el


inventario.

2. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento


dado.

3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos
del inventario.

Para saber en qu momento se debe ordenar un pedido, hay que tener en


cuenta cuanto tardara en ser parte del activo corriente de la empresa.

Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, bien por
problemas de fabricacin, o en el transporte, o bien por existir una demanda
excesiva de ciertos artculos en un momento dado. En general, es necesario
conocer el funcionamiento de los proveedores con el fin de administrar
correctamente los inventarios de la empresa y mantenerlos en un nivel
adecuado.

Otro factor a considerar a la hora de establecer el nivel ptimo de inventarios


es que las existencias stock o inventario- no estn concentradas en un solo
almacn o en un lugar fijo, sino que pueden estar repartidas en toda la cadena
logstica, es decir, distintos almacenes regionales de distribucin de las
distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa, existencias en
trnsito o en movimiento hacia los centros de distribucin.

Lo cual significa que la administracin del nivel de inventarios debe ser integral:

No solo se debe conocer los niveles de toda la cadena comercial y productiva


de la empresa, sino incluso controlar el stock de los proveedores. Si
conocemos los plazos de entrega de dichos proveedores, y adems se conoce
sus stocks, se podr atender con mayor seguridad la demanda que se
presente.
DEBILIDADES
Los principales problemas que se presentan en la Administracin de inventarios
en los que incurren habitualmente las empresas se amplan a continuacin:
PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Nivel de -Error en las previsiones.
incertidumbre -Viabilidad de los plazos de recepcin de los productos
de proveedores, fabricacin, etc.
- Cambios de la demanda
> Estabilidad y tendencias
> Pedidos especiales
- Cambios en las condiciones del mercado
Infrautilizaciones - Exceso de produccin:
> Tamaos de lotes de fabricacin
> Stock de seguridad
> Colchn tiempo de espera
> Falta de estandarizacin
> Fallos de planificacin
> Excedente de mano de obra.
Ineficiencia - Falta de comunicacin comercial.
Administrativa - Falta de comunicacin de produccin.
- Tratamiento de pedidos.
- Error en la definicin del nivel de servicio.
- Falta de seleccin de productos catalogo y especiales.
- Errores de imputacin de costos
Tiempo de - Fallos de programacin.
espera entre - Fallos en la calidad.
procesos
Buffers de - Procesos incontrolados.
proteccin - Cuellos de botella.
- Fallos de mantenimiento.
- Mermas.
Exceso de - Disposicin de planta.
movimientos - Almacenes saturados.

CONCEPTOS:
CAMBIOS DE LA DEMANDA:
Toda administracin de inventarios esta fundamenta en un conocimiento lo ms
real posible de la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que se
van a realizar.
Es importante mencionar que la demanda, a su vez, depende de mltiples
factores entre ellos el precio -hay menor demanda cuanto ms caro es el
producto-, la competencia, el marketing habr ms demanda cuanto ms se
promocione el producto- o la situacin econmica de los consumidores.

CARACTERISTICAS DE LA DEMANDA
Continua o La demanda continua es aquella que se prev como
Discreta una funcin continua a lo largo del tiempo, en cambio
la demanda discreta es aquella que est
representada por periodos de tiempo
Determinista o Determinista: La demanda futura se supone
probabilstica perfectamente conocida.
Probabilstica: Los valores de la demanda son
aleatorios
Dependiente o La demanda de componentes depende de la
independiente demanda de productos finales, mientras que la de
estos ltimos se considerara independiente.
Homognea o Homognea: si su valor es constante en el tiempo.
heterognea Heterognea: Su valor no es constante en el tiempo
Diferida o Si no se satisface la demanda Ruptura de Stocks-, a
perdida veces ser posible diferir la entrega. Es decir, la
demanda diferida no es consecuencia de situaciones
excepcionales y que se manifiestan al trmino de la
misma. En cambio s al trmino de esas situaciones
excepcionales no se manifiesta, se est hablando de
demanda perdida.

Colchn de capacidad:
colchn de capacidad que es una reserva para afrontar incrementos de
demanda o prdidas de capacidad (mquinas averiadas, etc.) El colchn de
capacidad es una capacidad extra que es muy aconsejable tener para atender
variaciones aleatorias de la demanda, para satisfacer la demanda en los
perodos pico previsibles, y tambin para aumentar la flexibilidad y garantizar
un buen nivel de calidad. Sin modificaciones estructurales de fondo, que
generalmente son costosas y llevan mucho tiempo, se pueden considerar
algunas alternativas para adecuar la capacidad a la demanda en el mediano
plazo:
- Construir, adquirir o alquilar nuevas instalaciones anexas a las
existentes.
- Modificar parcialmente las instalaciones existentes o su forma de uso.
- Establecer redes de subcontratacin de componentes o de productos
terminados.
- Reabrir instalaciones antes inactivas.
- En el caso de contratar nueva capacidad de terceros, se puede dar otro
uso a parte delas instalaciones, vender instalaciones y despedir
personal, o desarrollar nuevos productos o servicios.

NIVEL DE SERVICIO:
Tambin en la administracin de inventarios influye el servicio al cliente. Si, a
causa de una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es
probable que esos consumidores busquen el mismo producto en la
competencia.
Al hablar de nivel de servicio, se hace referencia a la satisfaccin que
proporciona la empresa a sus clientes.
Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artculo
que buscan en el momento en que lo buscan. Y est dado por la siguiente
formula:
Ventas
Nivel de Servicio ( ) = .100
Demanda

CUELLOS DE BOTELLA
Un cuello de proceso en manufactura es una demora que ocurre cuando una
parte del proceso se mueve ms lento o ms rpidamente respecto de los
pasos previos. El resultado es una acumulacin de un componente en un
puesto del proceso. Esto lleva a ineficiencias, prdidas de tiempos de
fabricacin y clientes insatisfechos, lo cual le cuesta dinero a la empresa. Los
cuellos de botella pueden tener muchas causas distintas, tales como:
- Velocidad de maquina incorrecta; una mquina que funciona muy rpido
puede descomponerse, lo cual deriva en un cuello de botella durante la
reparacin, y los productos del paso anterior se acumularn.
- Falta de almacenamiento variable; falta de acumulacin de materiales en
un punto del proceso de manufactura. Para evitar esto, se debe colocar
un almacn intermedio antes de donde es probable que se produzca un
cuello de botella.
- Falta de operarios; cuando no tienes suficientes empleados capacitados
para operar o reparar una mquina en particular.
- Tiempos muertos; se producen cuando una parte de la mquina necesita
ser reemplazada.

Efecto: Un cuello de botella tiene un efecto terrible en la eficiencia de


la produccin. Las etapas siguientes del cuello de botella deben
funcionar por debajo de su capacidad debido a que no reciben
suficiente ingreso para funcionar a plena capacidad. Las etapas
antes del cuello de botella necesitan reducir la velocidad de
produccin, porque las etapas posteriores no pueden manejar la
capacidad. Como resultado, la eficiencia global del sistema se reduce
significativamente.
Identificacin: Un cuello de botella en el proceso de fabricacin
puede ser difcil de identificar en un sistema complejo. Se puede
encontrar buscando en cada secuencia del proceso de forma
individual y midiendo el nivel de produccin en cada paso. Si una
secuencia particular tiene un bajo nivel de produccin, entonces es el
origen del cuello de botella. Cabe sealar que puede haber mltiples
cuellos de botella dentro de un sistema complejo.
Solucin: Un cuello de botella puede resolverse mediante el ajuste
del nivel de produccin en la secuencia en el que est sucediendo.
Esto podra lograrse mediante la instalacin de equipos ms
eficientes o, a veces, mediante el aumento de mano de obra. En
algunas situaciones, puede que no sea posible aumentar la
produccin en esa zona y que puede ser ms eficaz reducir las
capacidades de produccin en las otras reas con el fin de crear la
eficiencia.
MERMAS:
El mtodo que nos permitir determinar las causas de la merma se realizar
mediante la documentacin procesos involucrados en la recepcin y
tratamiento de la mercanca desde que esta ingresa a la empresa
hasta que se exhibe para la
venta.
Esto
permitir que las reas
involucradas visualicen y
personas involucradas tengan
claros cuales seran sus
funciones y cules son los
objetivos que no se estn
logrando.
DISPOSICIONES DE
PLANTA

Comprende la
disposicin fsica de los factores
de la produccin, considerando las mquinas,
personas, materiales y edificaciones. Sus tcnicas pueden
aplicarse bajo dos
situaciones:
-

Disposiciones
nuevas en proyectos y
mudanzas.
- Disposiciones existentes, redisposicin por mala distribucin original
o por cambios en el entorno.

TECNICAS PARA LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS:


SISTEMA DE CLASIFICACION ABC: Un aspecto importante para el anlisis y
administracin de inventarios es determinar que artculos representan la mayor
parte del valor del valor del inventario midindose su uso en dinero- y si
justifica su consecuente inmovilizacin monetaria.
El sistema ABC, consiste en efectuar un anlisis de inventarios estableciendo
capas de inversin o categoras, con objeto de lograr un mayor control y
atencin sobre los mismos, que por su nmero y monto merecen una vigilancia
y atencin permanente.
Una empresa que usa el sistema de inventarios ABC divide su inventario que
tres grupos:
- Grupo A, incluye artculos con la mayor inversin en el total de artculos
de inventarios. Generalmente sucede que aproximadamente el 20% del
total de los artculos, representan un 80% del valor de la inversin en
inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos de
inventario, alcanza el 20% del valor de la inversin en inventario total.
- El grupo B, est integrado por artculos con la siguiente inversin ms
grande en inventario. Representa en general el 30% de los inventarios.
- El grupo C, incluye un gran nmero de artculos que requieren una
inversin relativamente pequea. Representan en general el 50% de
todos los artculos de inventarios.
El grupo de inventario de cada artculo determina el nivel de supervisin del
artculo
- Los artculos del grupo A reciben la supervisin ms intensa debido a la
enorme inversin en dlares. Comnmente, se mantiene un registro de
los artculos del grupo A en un sistema de inventario perpetuo que
permite la verificacin diaria del nivel de inventario de cada artculo.
- Los artculos del grupo B reciben un control frecuente a travs de
verificaciones peridicas, quiz semanales, de sus niveles.
- Los artculos del grupo C se supervisan con tcnicas sencillas, como el
control de inventarios de dos contenedores. Con el control de inventarios
de dos contenedores, el artculo se almacena en dos contenedores. A
medida que un artculo se requiere, el inventario se retira del primer
contenedor. Cuando ese contenedor est vaco, se hace un pedido para
rellenar el primer contenedor en tanto que el inventario se retira del
segundo contenedor. El segundo contenedor se usa hasta que se vaca,
y as sucesivamente.
Este sistema permite administrar la inversin en 3 categoras o grupos para
poner atencin al manejo de los artculos, para que a travs de su estricto
control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la
inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente.
Ahora bien, se observaran los modelos que se pueden implementar con el fin
de administrar los grupos de inventarios ya seleccionados.
MODELO BSICO DE CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDOS
Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido
ptimo de un artculo de inventario es el Modelo Bsico de Cantidad
Econmica de Pedido (CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los
artculos A de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos
operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los
costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca:
1. los costos bsicos,
2. Un mtodo grfico,
3. Un mtodo analtico.
1. COSTOS BSICOS. Excluyendo el costo real de la mercanca, los
costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos:
- costos de pedido,
- costos de mantenimiento de inventario y
- costo total.
Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas claves.
COSTOS DE EMISION DE PEDIDOS (CP): Cada pedido que se hace a
un proveedor supone un costo adicional al de la propia mercanca
(adems del costo de adquisicin). El departamento encargado de las
compras tiene una serie de gastos administrativos por emitir, tales como:
- Costo de la orden de compra o solicitud inicial
- Costos del seguimiento de la orden
- Costos de compra
- Costos de recepcin
Hay que tener en cuenta que, al realizar pedidos a proveedores
extranjeros estos costos incrementan notablemente.
Para calcular el Costo de emisin de pedidos se usa la frmula:
D
CP=Cp
Q
Donde:
D: ventas anuales de un articulo
Q: Cantidad de artculos que se solicitaran en cada pedido
Cp: Costo de un solo pedido

COSTOS DE ALMACENAJE: Es lo que cuesta mantener los artculos en


el almacn. Se ven determinados por la permanencia del inventario en
un lugar especfico para ello en funcin del tiempo, dado que cada
unidad representa un costo de manipulacin en los proceso de
recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.
El costo de almacenaje (CA) se calcula en unidades fsicas, con la
siguiente formula:
Q
CA=Ca ( )
2

Q
CA=Ca ( +SS )
2
Donde:
Q: Cantidad de unidades por pedido (Q/2: Stock medio)
SS: Stock de seguridad
Ca: Costos de mantener una unidad
Ahora bien, el costo de almacenaje engloba numerosos gastos, tales como:
Costes relacionados con el local, dentro de estos, se puede considerar por
separado o conjuntamente, el costo del suelo y el edificio, y el de las
instalaciones.
- La maquinaria y elementos de manipulacin.
- La mano de obra.
- El mantenimiento.
- Administracin en general y de logstica en particular.
- Seguros e impuestos.
- Costos generales.
- Costos por tenencias de stocks.
- Otros gastos.

COSTOS TOTALES. Se define como la suma del costo del pedido y el


costo de inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy
importante ya que su objetivo es determinar el monto de pedido que lo
minimice.

D Q
(
CT= Cp
Q ) ( )
+Ca
2
2. MTODO GRAFICO: El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en
determinar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del
inventario de la empresa. Esta cantidad econmica de pedido puede
objetarse en forma grfica representando los montos de pedido sobre el
eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se representa en
el punto sealado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que
se cortan la lnea de costo de pedido y la lnea de costo de
mantenimiento en inventario. La funcin de costo de pedido vara en
forma inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a medida
que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye por
pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan
directamente con las cantidades de pedido. Cuanto ms grande sea el
monto del pedido, tanto mayor ser el inventario promedio, y por
consiguiente, tanto mayor ser el costo de mantenimiento de inventario.
La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un
valor mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los
costos de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de
cada monto de pedido.
3. MTODO ANALTICO: Se puede establecer una frmula para
determinar la CEP de un artculo determinado del inventario. Es posible
formulando la ecuacin del costo total de la empresa.

D Q
(
CT= Cp
Q) ( )
+Ca
2

CT=Q
(( ) )
Cp .d Ca
Q
2
+
2

CT Cp. d Ca
Q
=
( Q2 )
=0
2

Cp . D Ca
=
Q2 2

(2 Cp. D)
Q 2=
Ca

Q=
(2 Cp. D)
Ca
=Q=CEP

DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN:


Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el
director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente
inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor
reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en
trnsito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que
consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar
los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo
han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que
puede ser una seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de
existencias o en pilas de costales, etc. Las mismas indican que debe hacerse
un nuevo pedido, hasta la forma ms sofisticada como son el llevarlo por
programas de computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisicin viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo
administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin
para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no
lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas
Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer
las existencias, stos son:
rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la
cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda
mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo
pedido al almacn.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de
los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo.
La idea principal de este sistema es conocer las existencias.
EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad
para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se
crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios
impredecibles en las demandas de los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos
semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los
diferentes procesos o departamentos de que consta la produccin para poder
ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones
que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben
tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas
por la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la
participacin del mercado que se atiende.
INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO
Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se
adquieren los inventarios y se insertan en la produccin en el momento en que
se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy
confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compaa puede reducir su produccin es proceso mediante una
administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden
reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna,
pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo
que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de
materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se
reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de
la misma manera se reduce los inventarios de este tipo.

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