DETERMINANTS AU

MAINTIEN DE LA FONCTION
PAIE EN ENTREPRISE.

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 Il y a 20 ans, la paie tait le noyau dur dun service du personnel et le
Responsable en Ressources Humaines dun site de production se valorisait,
alors, en sortant les paies daprs les propos dun DRH en 2000.
Huit ans plus tard, la fonction paie est dsormais considre par les
Directions, comme une fonction support faible ou sans Valeur Ajoute et,
le Responsable (en) Ressources Humaines est un Business Partner,
promoteur dune valeur cl au sein de lOrganisation : lHomme.
Pourtant la production des paies reprsente lune des premires
dpenses des Entreprises, mobilisant ainsi des Ressources Informatiques,
Intellectuelles et Humaines dterminantes.
Ces Ressources sont ainsi exposes au cours de la partie 1.

Linformatisation du mtier et ses consquences.

Linformation des fonctions support est lune des modifications les plus
importantes depuis les 30 dernires annes, la fonction paie ny a pas
chappe, passant dune ralisation sur des ordinateurs centraux celle sur
des micro-ordinateurs et au travers de rseaux.

Lvolution des systmes.

Dans les annes 1980, il tait dusage dans les Entreprises dlaborer leurs
propres applications informatiques. Cependant, llaboration dun
programme maison reprsente un norme investissement de travail, de
temps, dhommes, et en consquence dargent, face au vritable cahier
des charges incontournable et impratif constitu par les exigences
lgales de toutes origines (loi, Conventions Collectives, Accords).
De mise jour en patch correctif , le programme est souvent devenu
une vritable usine gaz aux yeux des utilisateurs et concepteurs,
dont ne perdurent maintenant que de rares exemples.
Les passages lEuro et lan 2000 furent des prtextes aux refondes des
systmes de paie, et ce au profit des offres proposes par les acteurs du
march porteur des prestataires RH (ADP, Cegedim SRH, Ciel, GFI, Sage,
SAP, e-Paye, Sopra, Oracle, HR Access et Cegid) 1.

1
Voir annexe N 1 Le march des logiciels et service RH devrait rester dynamique en 2008 et 2009

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Des progiciels qui, hormis la ralisation de la paie, proposent de nouveaux
modules sur les autres domaines R.H. que sont ladministration du
personnel, la gestion des temps et activits (GTA), le recrutement, la
mobilit, la formation, la gestion des carrires et des comptences, le
reporting ou le dcisionnel, dotant ainsi les Entreprises de Systmes
dInformations des Ressources Humaines ou SIRH.
La maturit des rseaux, et notamment de lInternet, a galement offert aux
Entreprises des solutions informations lgres, de type Client/Server 2, ou
ASP (Application Service Provider3), ou contrario de choisir des offres
internes de la plus lourde de type PGI (Programme de Gestion Intgre)
ou ERP (Enterprise Resource Planning) des offres sur micro-ordinateurs de
type EBP Paie ou Ciel Paie.

Paramtrages et mises jour des progiciels ou ERP.

La standardisation des progiciels nest pas absolue, ils doivent tre

compatibles avec les cahiers des charges des Entreprises clientes
tant du secteur priv que public, et subissent des adaptations, voire des
dveloppements spcifiques coteux.
Daprs une analyse de 1999, dune stagiaire en ressources humaines, sur
la mise en place dun nouveau progiciel de paie, le cot total de ce projet
reprsentait dj 8 fois celui de la licence dexploitation.
Car si lachat dun progiciel peut-tre peu raisonnable, les cots de mise en
uvre et de maintenance, les ressources et comptences en interne
ncessaires pour maintenir le SIRH (suivie de version, mises jours
techniques, incorporation de nouvelles procdures dans le rglementaire de
paie) sont trs diffrents, et ne peuvent tre ngligs dans lestimation du
budget global.

2
L'architecture client/serveur dsigne un mode de communication entre plusieurs ordinateurs d'un
rseau qui distingue un ou plusieurs postes clients du serveur : chaque logiciel client peut envoyer des
requtes un serveur.

3
Un fournisseur de service d'application (FAH, ou en anglais ou ASP) est une entreprise qui fournit des logiciels ou des services
informatiques ses clients au travers le rseau dInternet en utilisant le protocole standard http.

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De plus, la main , dtenue par le Responsable SIRH ou linformaticien
ddi, sur le(s) paramtrage(s) donne parfois limpression inexacte aux
Entreprises quelles pourraient tout savoir du produit et par consquent se
dfaire de l'influence des diteurs de progiciel. Certains diteurs offrent,
partiellement, ces possibilits4, et en cas de complication proposent
rapidement leurs services marchands o se dsengagent de leurs
responsabilits.
Quel que soit le choix du progiciel, il y a fort gagner entretenir un
partenariat avec lditeur et le fournisseur informatique (dans le cas dune
intgration par tiers) afin de s assurer de lvolution et de ladaptation du
produit, et bnficier dune assistance attentive aux clients.
Enfin, nombre de D.R.H., ne disposant pas dun Responsable SIRH ou dun
informaticien en interne, se heurte des difficults avec leur Direction des
Services Informatiques (DSI) :
Incomprhensions entre les Utilisateurs finaux et lquipe charge des
maintenances et dveloppements.
Langages mtier diffrents.
Impratifs de fonctionnement.
Disponibilits et contraintes de calendrier.
Sentiments de ne pas avoir les commandes.

Les expertises lgales.

La veille sociale et juridique.

Lenvironnement rglementaire de la fonction paie se caractrise par sa

complexit et sa perptuelle volution en raison de :
Diversit des sources.
Abondance de la lgislation
Jurisprudence.
La paie est un problme de droit, puis dordre, car il faut dans la pratique
rechercher les sources des textes ou usages et vrifier par catgories CSP et
exceptions.

4
Il sagit du mode service bureau qui laisse la charge du fournisseur de services informatiques la
mise jour de son produit.

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En fonction des rgles de droit, lapprciation de lordre dans lequel ces
lments seront aborder est essentielle. Lorigine de la veille juridique est
diffrente selon lorganisation des Entreprises et dpend surtout de la taille
des entits. Cette veille est souvent dvolue au Responsable du
Dpartement Ressources Humaines, et les canaux dinformations diffrent
selon les moyens financiers allous et le temps consacrer.
On retrouve gnralement deux types de documentation :
Une documentation de base formant le socle minima de veille, et
priodicit annuelle (dictionnaire RF Paye de la Revue Fiduciaire,
Mmento Social de WH-RH, Code du Travail, Conventions Collectives).
Une documentation gnraliste ou thmes, mais priodicit plus
frquente (Bref social, Entreprise & Carrires, Liaisons Sociales de
WH-RH, Revue Mensuelle de RF Paye de la Revue Fiduciaire)
Certains thmes requirent malgr cela une expertise rglementaire
pousse (rgimes de retraite, de prvoyance, fiscalit, en autres) et le
recours un expert permet de rduire les problmes dinterprtation et de
ractivit. Cet expert peut tre un avocat spcialis ou un juriste en droit
social interne, voire des services comme SVP, ou aux services juridiques
des Organismes (URSSAF, ASSEDIC, Caisse de retraite ou de prvoyance).

Les mesures fiscales et comptables dallgements de

charges.

Loptimisation des cotisations sociales est une obligation pour les

Entreprises qui voient leur masse salariale croitre en dehors de toute
politique sociale, tandis que les salaris ne ressentent pas daugmentation
voire le maintien de leur pouvoir dachat au regard du net payer.
Prlever et payer de faon conforme les cotisations sociales, salariales et
patronales, ne sont pas des taches faciles dans le maquis des allgements
totaux ou progressifs lis aux effectifs, la situation gographique, au
secteur dactivit, lemploi, la modernisation sociale
Ces cotisations sociales dont les calculs s effectuent sur des bases
forfaitaires, rduites, avec prorata et, avec des taux suivants les mmes
voire dautres logiques, et dont la maitrise ne doit pas chapper la
fonction paie sous peine de pnalits, ou de sommes verses tort et dont
le recouvrement rpond des rgles prcises et strictes.

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Enfin, ne pouvant augmenter les salaires, les Entreprises recherchent des
leviers incitatifs pour attirer ou fidliser, tant au plan social que fiscal.
Ces sujets ont fait naitre des Socits spcialises sur ltude et
loptimisation des cots sociaux, et il reoit un cho trs favorable auprs
des Directions, obligeant la fonction paie se saisir de ce dossier sous peine
dtre mise en concurrence.

Les acteurs de la fonction paie.

Descriptif des fonctions et missions.

Deux types demploi sexercent gnralement dans la fonction paie des

Entreprises de plus de 100 salaris : Le Responsable du Service Paie et les
gestionnaires de paie.
Leur champ dactivits est fonction du mode dorganisation de lEntreprise
et plus prcisment de larticulation entre la paie et ladministration du
personnel.
Selon la taille de lEntreprise et le poste, la responsabilit des acteurs est
engage sur tout ou partie des activits sur service. Il faut noter que
plusieurs dnominations sont utilises pour le Responsable hirarchique :

Payroll manager.

Responsable du Service/dpartement paie.

Responsable paie et administration du Personnel.

Ce salari a le statut cadre, et dirige, sauf dans le cas de TPE ou PME

faible effectif, une quipe compose de non cadre et dont les postes
rpondent intituls :

Charg de paie.

Gestionnaire de paie.

Comptable paie.

Technicien paie.

Responsable paie (il est considrer que ce libell peut tre galement
repris pour un cadre de la fonction paie).
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Les savoirs mis en uvre.

Ces types demploi ont donn lieu la conception de fiches mtier, dans des
rfrentiels tablis par lANDRH ou lAPEC et lANPE, dcrivant le savoir,
savoir tre et savoir faire, limage des exemples ci-dessous :

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Les capacits lies lemploi et les qualits personnelles des acteurs de la
fonction paie sont aussi importantes que leurs comptences 5, la lecture
des offres du march du travail, elles peuvent tre synthtises comme
suit :

5
Extrait de larticle publi sur lAPEC le 10/11/2004) Un mtier qui requiert des comptences prcises :
Des comptences techniques. Le responsable paie possde de bonnes connaissances de la lgislation sociale, du droit de la Scurit
sociale ainsi que du rle et du fonctionnement des institutions et organismes sociaux. Il connat les contraintes lgales en matire de
rmunration. Ces comptences s'associent la matrise de l'outil informatique, des tableurs et des logiciels de paie, en particulier
Sage, Ciel et Hypervision ainsi que de certains comptes du PCG 82 (plan comptable). Des qualits personnelles. Rigoureux et
fiable, le responsable paie est mthodique et particulirement prcis face aux grands nombres d'oprations chiffres traiter tout en
vitant des erreurs qui seraient difficilement acceptes par les salaris. Aussi, il inspire confiance et noue des relations cordiales avec
les salaris et les autres dpartements de l'entreprise grce ses bonnes aptitudes relationnelles. Discret, son sens de la
confidentialit est ncessaire pour le bon maintien du climat social tout comme sa patience et sa tnacit dans la recherche des
erreurs. Enfin il fait preuve de fermet et de cohrence dans son discours et dans ses actes. Son objectivit et son impartialit lui
interdisent de cder la tentation de privilgier un salari par rapport aux autres pour des raisons affectives.

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 Got des chiffres
Organisation, rigueur, prcision.
Capacit de veille et ractivit vis vis des volutions rglementaires
et sociales.
Respect de la confidentialit.
Aptitude travailler en quipe.
Polyvalence.
Respect des dlais et engagements.
Resistance au stress, aux contraintes.

La confidentialit est une des spcificits de la fonction paie, car la

rmunration nest toujours pas un sujet voqu dans les Entreprises entre
individus, et lindividualisation de celle-ci ne pourra y contribuer.
Les contrats de travail des salaris de la fonction paie comportent,
lexception prs, une clause de confidentialit et ce quelque soit leurs CSP.

Formation et exprience.

La fonction paie ne senseigne gnralement pas lors dun cursus classique

et jusqu peu il nexistait pas de formation professionnelle de niveau III
aprs le BAC, pour devenir gestionnaire ou responsable.
Antrieurement, pour le responsable, Les profils scolaires se
rpartissaient, alors, en deux catgories, soit les titulaires dune formation
suprieure en Ressources Humaines (ou avec une option RH) de niveau II ou
I, soit ceux possdant un diplme de comptabilit de niveau V IV et de
lexprience dans la fonction paie.
Pour le gestionnaire, nombreux sont titulaires dune formation de niveau IV
III (BTS, DUT) ou, eux aussi, possdant un premier diplme comptable et
de lexprience.
Le niveau dentre actuel dans la fonction paie est de niveau IV (Bac + 2)
mais une offre de jeunes professionnels fait son apparition sur un march de
lemploi avec une Licence Professionnelle (Bac + 3) acquise soit par le biais
de lalternance ou en continu, voire de Master 1 (Bac + 4).
La fonction paie est singulirement technique, le recrutement de 3 me cycle
(Master II) ne semble pas adapt pour le poste de responsable.

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En marge des titres et diplmes, la fonction paie mobilise des praticiens
dont lexprience, lexpertise mtier, sont des atouts pour lEntreprise, et
rvlent les comptences souvent acquises sur le tas, puis compltes par
des modules de formations qualifiantes, puis maintenant donnant lieu des
validations des Acquis de lExprience (VAE), car ces collaborateurs sont
la recherche de la reconnaissance de ce mtier artisanal qui depuis les
annes 90 se professionnalise, et reste souvent considr comme un sas
dentre de la Fonction Ressources Humaines (FRH).
Toutefois, compte tenu des contraintes dcrites au point N 2, la formation
continue des acteurs de la fonction paie est essentielle et peut concerner,
titre dexemple :

Les techniques de paie (du cas simple au cas labor de calcul de

paie)
Linitiation ou le perfectionnement au progiciel (paramtrages,
requtes)
Lutilisation des outils bureautiques.
Formations juridiques, sociales sur des points prcis matriser.

Et elle est dispense par des organismes reconnus dans le mtier, IFOCOP,
ELEGIA, DEMOS, CEGOS, LEFEBVRE, REVUE FIDUCIAIRE, pour ne citer
queux.
Mais les contraintes dune activit rcurrente et chronophage ne permettent
pas toujours de recourir la formation permanente des collaborateurs.
Linadquation intellectuelle entre les ressources du service et les expertises
mtier requises font crotre les risques danomalies, de contentieux
juridiques et financiers tant vis vis des organismes sociaux ou fiscaux que
des salaris (au travers des procdures prudhomales)
Extrait dun article de lAPEC de novembre 2004 :

"Pour tenir un poste de responsable paie, il faut garder la tte

froide."

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Pour accder au mtier de responsable paie, Anglique Andrys a tout
d'abord obtenu le diplme de l'EDC (cole des cadres). Elle s'oriente ensuite
vers la fonction paie et rejoint la socit CIS (Compagnie internationale de
services) dont les activits financires, immobilires et industrielles,
particulirement diversifies, se dploient dans plusieurs pays d'Afrique. Elle
est, ds son arrive, directement rattache au PDG de l'entreprise et gre la
majeure partie des oprations de paie des quarante salaris de l'entreprise.

"CIS a une activit tourne vers l'international et nous employons une

quinzaine d'expatris. Je ne prends pas en charge leur paie mensuellement,
mais je gre, pour ces derniers, les assurances, les dclarations Assedic, les
caisses de retraite et certaines cotisations."

Aprs avoir occup ces fonctions pendant dix-sept ans, elle dispose du recul
ncessaire pour parler de ce mtier. "Du sang-froid, une bonne pratique de
l'informatique, beaucoup de rigueur et de discrtion" : telles sont, selon
Anglique Andrys, les qualits ncessaires pour occuper le poste de
responsable paie.

Du sang-froid, car "la pression est forte de la part des salaris et de la

direction" et que "personne ne supporte d'avoir une paie en retard. Je me
situe la jonction des problmes ventuels entre la direction et les salaris.
C'est vers moi que se tournent les personnes quand survient une difficult."

Un bagage technique est galement requis : il faut matriser l'outil

informatique. "Chez CIS, nous n'employons pas de directeur informatique,
et lorsque des problmes de sortie de paie surviennent, ils ont le plus
souvent une origine informatique."

Un bon socle de connaissances est en outre ncessaire dans les domaines

juridique et financier : "D'une part, certaines rgles de droit social doivent
tre connues (suivre et comprendre l'volution des lgislations est
primordial pour remplir ces tches) et, d'autre part, il faut avoir de bonnes
bases en comptabilit gnrale."

Chacun reconnat qu'un bon responsable paie doit possder des qualits de
rigueur : une seule erreur peut modifier un ensemble de rsultats. Enfin, la
discrtion fait partie des qualits intrinsques de la fonction. "Nous brassons
beaucoup d'informations, nous d'en faire bon usage et de ne pas les
exploiter mauvais escient. Avoir des amis dans l'entreprise, cela est
possible, mais il faut se mfier, ne pas mlanger son mtier et ses amitis,
et ne pas accorder de facilits en fonction de critres plus personnels que
professionnels."

Une littrature abondante est disponible sur ce secteur, lemploi et les

formations gnralistes et les filires spcialises, lexemple du Guide
Les mtiers des Ressources Humaines dit par Studyrama (3me
dition).

Contraintes lies au recrutement sur un march de

lemploi tendu.

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Il suffit de consulter les sites de recrutement en ligne pour prendre la
mesure du volume des offres demploi sur la fonction paie.
Toutefois, ces annonces mettent en vidence que, quel que soit le poste, le
niveau de responsabilits et de salaire, cest lexprience acquise dans le
mtier qui est dabord requise. La connaissance ou la matrise de telle ou
telle application informatique est indispensable pour les gestionnaires ou les
responsables de service paie. La maitrise dune langue trangre, et
notamment de langlais est frquemment demande et son impact serait de
lordre de 20 % de rmunration en sus.
Enfin, et comme indiqu prcdemment, un diplme reconnu dans la
profession est souhait, et les Entreprises mentionnent souvent les coles
suivantes : IFOCOP, IGS, SUPRH, etc.
La demande forte de comptences en 2000 avait fait augmenter de faon
significative les rmunrations des payeurs 6 et assurant au passage le
plein emploi de ces professionnels.
Larrive dune population jeune et diplme a eu pour effet doffrir des
salaires lembauche plus faibles et donc plus en adquation avec les
autres fonctions support des Entreprises, ainsi que des progressions de
carrires moins rapides.
Mais, ce fait na pas pour autant rsorb le besoin des Entreprises en
gestionnaires sniors ou experts de la fonction paie, eux mmes prompts
suivre des formations qualifiantes ou diplmantes afin de maintenir des
niveaux de savoirs levs.

6
Salaire fixe en fonction du type dentreprise, de lge et de la localisation, HEWITT 2008 Entreprise &
Carrires N 912.
Grands groupes cotsAutres EntreprisesparisProvinceParisProvinceMoins de 30 ansDe 30 40 ansDe 41 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30
ansDe 30 40 ansDe 41 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 40 ansDe 41 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 40
ansDe 41 50 ansPlus de 50
ans27030372204627350349242263344341632453182351132480404484403621043291563636339608 Evolution des rmunrations fixes de
2005 2006 + 3,3 %, de 2006 2007 + 2,5 %
Salaire mdian peru en 2007 (fixe + variable) : 40 440

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Quoique que le march ne dmontre pas des signes dinsuffisances 7 sur les
mtiers de la fonction RH, les Entreprises voient partir leurs Responsables et
Experts sous leffet du papy boom, et ne prvoient pas toujours temps
leurs remplacements avec le confort d une priode de recouvrement.
Les Directions ne seraient-elles pas insuffisamment alertes sur le risque de
perdre lhistorique interne de la fonction paie (dont le passage de tmoin est
le transfert de connaissances par le Knowledge Management ou KM) et
lobligation de continuit de service aux clients internes ?
Une rupture dans la production de la fonction paie pourrait entrainer une
incertitude au sein de la paix sociale (dbrayages, grves, runions
extraordinaires des IRP, attitude de dfiance, de questionnement, etc.) car
la juste contrepartie du travail de chacun est bien le calcul et le versement
de la rmunration.
Et que le secteur de la sous-traitance 8, de lexternalisation9 de la fonction
paie recrute et capte juniors et sniors en nombre, rduisant loffre de
potentiels et comptences pour les Entreprises 10.

pilogue.

7
Daprs lenqute CEGOS 2006 Ralise auprs de professionnels RH dentreprises de moins de 249
salaris plus de 5000 salaris :

Ainsi, pas moins de 71 % des professionnels RH questionns apprhendent la gestion des talents comme
un axe prioritaire pour leur entreprise. En cause, notamment, un march du travail jug tendu ou difficile
pour lemployeur (82 %). Exigence croissante de rsultats financiers, comptitivit et acclration des
changements, imprvisibilit de lenvironnement ou encore pnurie de comptences sajoutent cette
tension. Toute la difficult rside donc, non seulement dans la captation et la rtention des talents, mais
galement dans la dfinition mme de ces derniers. Aussi, les critres didentification des talents sont,
notamment, les comptences identifies, le potentiel estim par le manager, le savoir tre ou encore un
niveau de performance lev, cest--dire au dessus des standards , prcisent les auteurs du
document. Leurs comptences ? Les personnes interroges rpondent : la capacit travailler en quipe,
grer des projets complexes, manager, communiquer et anticiper. Parmi ces collaborateurs tant
recherchs, 3 profils se distinguent : les managers performants (87 %), les jeunes potentiel (86 %) et
les experts cl (72 %)

8
La sous-traitance est lopration par laquelle une Entreprise confie une autre le soin dexcuter pour
elle et selon le cahier des charges pr-tabli une partie des actes de production ou des services dont elle
conservera la responsabilit conomique finale.

9
Dnomme galement Outsourcing, Business Process Outsourcing (BPO), Facilities management.

10
Les cabinets spcialiss recrutent, du reste, presque autant de responsables paie que les
Entreprises. Ils ont besoin de profils plus ouverts, capable davoir une vraie relation commerciale avec
leurs clients daprs Wilhem Laligant Directeur Gnral dAdvancers Executive (Entreprise &
Carrires N 912)

Richard LAURENT @RHAttitude Ralisation 2008 -

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La fonction paie vit depuis les annes 80 dimportantes modifications
structurelles qui ont fait compltement voluer ses mtiers.
Lautomatisation complte dune partie de la technique et la
dmatrialisation des paiements de toute nature sont les consquences
dune information omniprsente. Laptitude informatique des acteurs est
indispensable. Une haute connaissance et de la maitrise de la matire les
transforment en spcialistes sans pour autant bnficier des formations
ncessaires.
Mais la raret de profils, avec les savoirs et expertises adquats, sur le
march peut obliger les Entreprises revoir lorganisation de la fonction
paie (partie 2) ou opter pour lexternalisation (partie 3) ?

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