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lectroniques de
lAdministration adresss au
grand public
Rapport de recommandations
juin 2005
Remerciements
4.2.1 La hirarchisation 50
4.2.2 Les ruptures dans la continuit thmatique51
Mthodologie 6
5. Personnalisation du discours 53
7.4.1 La brivet 85
7.4.2 La clart et la prcision 86
7.4.3 Les renseignements supplmentaires 87
8. Conclusion 93
9. Bibliographie 100
Introduction
4
sur les comptences en lecture de ce destinataire collectif. Selon
cette enqute, qui mesure la comprhension de textes suivis, de
textes schmatiques, de mme que la capacit deffectuer des
calculs, les lecteurs se rpartissent en cinq groupes. Dans le
premier groupe, on trouve les lecteurs de niveau 1 (N1). Ceux-ci
ont de la difficult lire les documents imprims et ont besoin
dintermdiaires pour y parvenir. Au niveau 2 (N2), on trouve les
lecteurs qui dcodent des textes simples au contenu explicite. Ces
lecteurs se fient galement aux autres pour accomplir leur tche.
Le niveau 3 comprend les lecteurs dits fonctionnels, cest--dire
ceux qui, dans un contexte familier, sont capables de se dbrouiller
sans laide dautrui. Les lecteurs des niveaux 4 et 5 ont des
capacits de lecture suprieures ; ils peuvent rsoudre des
problmes complexes, manipuler plusieurs sources dinformation et
faire des infrences.
La ralit qubcoise
Au Qubec4, les lecteurs des deux premiers niveaux (N1 et N2)
reprsentent 54 % de lchantillon. Un peu plus de la moiti (28 %)
de ces lecteurs ont de trop faibles comptences en lecture pour
tre en mesure de comprendre la documentation crite, quelle
quen soit la nature. Les techniques de simplification de lcrit pour
le grand public ne peuvent sadresser ce groupe. Pour ceux qui
arrivent peine reconnatre les lettres, les mots et les phrases, il
faut adopter des mesures particulires afin de pallier leurs
dficiences en lecture (comptoir de services, rseau daide
tlphonique, etc.)5. Ces techniques visent nanmoins les lecteurs
forts du niveau N2, ceux qui peuvent lire des textes trs
simples. Les lecteurs du troisime niveau (N3) reprsentent 39 %
de lchantillon. Ce sont eux qui profiteront le plus de la
simplification des documents crits de ladministration publique.
Ces lecteurs ont toutes les comptences ncessaires pour
comprendre la teneur de ces documents, la condition quils soient
rdigs clairement et simplement. Les recommandations formules
dans le prsent rapport visent ces lecteurs au premier chef. Bien
quils ne soient pas directement concerns par ltude, les lecteurs
des niveaux regroups 4 et 5, dits experts, profiteront tout autant
de la simplification des documents. Ils comptent pour 7 % du
lectorat daprs lenqute internationale.
5. Voir ce sujet le rapport de recherche de Rachel Blisle intitul Efforts daccessibilit 1996,
publi en 1997 par lInstitut canadien dducation des adultes.
5
Le rapport prsente dabord la mthodologie de ltude. La
seconde partie est consacre aux analyses de dtail
accompagnes des recommandations visant la simplification.
Mthodologie
6
Un second corpus a t constitu afin dobtenir des exemplaires de
courriels provenant du plus grand nombre de ministres et
dorganismes possibles. Lenvoi de demandes de renseignements
52 ministres et organismes par les analystes a permis dajouter
49 changes de courriels (78 textes, au total) aux chantillons
transmis sur une base volontaire. Lajout de ce corpus a permis
daugmenter le nombre total de courriels 294 textes
(255 changes).
Mme si les courriels nont pas pu tre analyss dans leur forme
originale, ce rapport prsente des recommandations pertinentes et
7
parfaitement adaptes au contexte de communication
gouvernementale.
8
Lanalyse textuelle a port sur le contenu des courriels. Elle
touchait principalement le corps du courriel et les rubriques , De,
Objet et Document joint. Quatre aspects du texte ont t
considrs : linformation, la structure de linformation, la
personnalisation du discours et la rdaction. tant donn
limportance de ces matires, elles forment chacune un chapitre
entier du rapport.
9
Groupes de discussion
10
1. Offre de communication lectronique
11
Mme si llment graphique est reprsentatif du contenu, il est
prfrable de toujours lutiliser en combinaison avec le texte, et
cela, sans avoir manipuler la souris pour y accder.
12
est privilgier par rapport au terme coordonnes,
cest quil sagit de lexpression la plus en usage
dans le Web francophone actuellement.
Lexpression Pour nous joindre est trop longue.
13
coordonnes est trop important pour figurer dans une seule page
Web (c'est--dire deux ou trois pages-crans maximum), il faut
crer un rpertoire thmatique ou encore un index alphabtique
pour faciliter le classement et le reprage. Dans tous les cas, les
coordonnes doivent tre prsentes de faon lisible et intelligible
sous forme de tableaux ou de listes structures par un systme de
titres descriptifs et parlants pour le citoyen. Dans certains cas, une
carte du Qubec pourra aussi faciliter le reprage des bureaux
rgionaux.
14
certains ministres indiquent que les citoyens aiment remplir les
formulaires lectroniques parce que leur action est guide par les
cases remplir. De plus, lorsque le design des cases est bien
pens, la saisie est facilite cause du formatage automatique de
certains renseignements (numro de tlphone, code postal, etc.).
Enfin, le formulaire lectronique envoie lAdministration des
donnes dans un format voulu et contrl. Cela facilite grandement
la gestion des donnes.
15
obligatoires, les concepteurs ne devraient, en principe, quafficher
les cases ncessaires la transaction ou lchange, sans plus.
Le formulaire suivant est trop complexe : nul besoin de donner tous
ces renseignements (marqus obligatoires) pour mettre un
commentaire sur le site par exemple.
Ladresse de courriel est un impratif dans peu prs tous les cas.
10. Penser inclure loption copie Mme si aucune rponse nest requise par le commentaire du
conforme pour permettre au citoyen, le respect lmentaire exige une rtroaction pour confirmer
citoyen de conserver une la rception du message, sa prise en compte, son traitement, etc.
trace de son change avec Toutefois, il peut arriver que le citoyen ne dsire aucun retour sur
lAdministration.
son envoi : il faut alors permettre cet change sens unique en
nobligeant pas linscription dune adresse de courriel. Une
indication trs visible devrait cependant prvenir le citoyen que son
anonymat volontaire ne permettra aucun retour de la part de
16
lAdministration. Dans certains cas, il peut tre intressant de
garder copie de son change avec lAdministration. Une option de
copie conforme vers son propre courriel peut tre une ide
explorer, sauf bien sr si les renseignements changs doivent
tre protgs.
17
Dans dautres contextes plus prcis (commande de publications,
demande de renseignements particuliers), il est videmment
impratif de demander des coordonnes plus compltes pour que
puisse se complter la transaction ou lchange. Lerreur de
certains concepteurs est de mettre en ligne un formulaire
permettant de rpondre la plus complexe des requtes alors que
le citoyen ne lutilise que pour mettre un simple commentaire qui
ne ncessite aucune rtroaction particulire de la part de
lAdministration. Pour viter cette situation, il faut offrir des
formulaires adapts au type de tches. Ainsi, on pourra distinguer
un formulaire de simples commentaires (renseignements de base)
et un formulaire dchange de renseignements scuris
(renseignements de base et particuliers et renseignements
personnels protger).
18
14. Fournir un message confirmant Aprs la validation, il faut afficher un message de confirmation de
lenvoi du courriel. lenvoi. Ce message doit confirmer lenvoi, donner une
approximation en ce qui concerne le dlai de traitement et proposer
15. Offrir un hyperlien qui ramne le dautres moyens dentrer en contact avec lAdministration (surtout
citoyen son point dorigine. dans le cas des transactions plus complexes). Il faut aussi fournir
un hyperlien qui permettra au citoyen de revenir son point
dorigine (par dfaut, la page daccueil). Il faut viter de le ramener
16. Ne pas afficher le formulaire vide un formulaire vide. Le message de confirmation qui suit ne donne
aprs lenvoi dun message. pas suffisamment de dtails propos du dlai de rponse ou
encore propos des autres modes de communication avec le
ministre ou lorganisme concern.
19
mme voie. Dans le corpus, ce principe est gnralement bien
18. Rpondre aux courriels par la suivi. Il reste toutefois que plusieurs requtes nont jamais reu de
voie lectronique. rponse, que ce soit par voie lectronique, postale ou
tlphonique.
7. CENTRE DEXPERTISE DES GRANDS ORGANISMES. tude de la gestion des courriels Les
meilleures pratiques. Mars 2003, p. 27. [Source lectronique]
http://www.grandsorganismes.gouv.qc.ca/cego/app/DocRepository/1/Rapports_recherche/Courrie
ls.pdf. Consult le 9 septembre 2005.
20
donnes, mais peut aussi faire en sorte quun message se retrouve
dans la mauvaise bote de rception. cause de ce risque, les
personnes qui rpondent aux courriels ne doivent jamais
transmettre de renseignements personnels dans leurs messages.
21
Certains de ces renseignements peuvent difficilement tre insrs
dans les accuss de rception dont lenvoi est entirement
automatis. Les services o un tel systme est en place
personnaliseront laccus de rception autant que la technologie le
permet.
22
Le message de transfert qui suit ne sera pas dune grande utilit
pour le citoyen.
Nom de lemploy
Ministre X
25. Fournir le nom et les En lisant ce message, le citoyen sait seulement que sa requte
coordonnes de la personne ou nest plus entre les mains de la personne qui il la envoye. Le
du service qui la requte est nom et les coordonnes du service qui son courriel a t
transfre, de mme que le dlai
de rponse. transfr ne sont pas mentionns. Pour faire le suivi de son
courriel, le citoyen doit obligatoirement communiquer avec le
signataire du message de transfert, tout en sachant que cette
personne ne peut lui donner plus dinformation. Le recours
lexpression rpondra dans les meilleurs dlais ajoute encore
lincertitude du citoyen par son imprcision.
26. Ne pas envoyer au citoyen les quelques reprises, des messages changs entre deux
courriels changs fonctionnaires ont t envoys des citoyens pour annoncer ou
entre fonctionnaires. confirmer un transfert de dossier. Ces documents contiennent
souvent une information succincte dont la prsentation ne favorise
pas lchange avec le citoyen. Afin de personnaliser lchange et
de favoriser la comprhension du message, lexpditeur doit
annoncer au citoyen le transfert du dossier laide dun message
rdig cette fin.
28. viter de joindre plus dun Lors dun change suivi de plusieurs courriels, on vitera de joindre
message dorigine la rponse. plus dun message la rponse. Seul le message apportant
linformation la plus pertinente pour le destinataire doit alors tre
conserv. Cette mesure vitera dallonger inutilement les courriels
tout en permettant laccs aux renseignements importants pour la
comprhension du texte.
23
1.2.5 Larchivage et lanalyse
30. Archiver et analyser les courriels. Aprs avoir t trait, chaque courriel devrait tre archiv dans une
banque de donnes. Ces archives permettront de garder des
traces des envois effectus, mais serviront galement lanalyse
du service de courriel.
31. Analyser les courriels de faon Lanalyse des courriels permettra de relever les questions poses
continue afin dassurer le plus frquemment afin de rdiger des courriels modles et
lamlioration du service. denrichir la foire aux questions des sites Internet des ministres et
des organismes. La mise en place dun processus danalyse
constante des changes assurera lamlioration du service de
courriel en permettant de dtecter et de rsoudre rapidement les
problmes.
24
2. Prsentation visuelle du courriel
25
2.1 Le cadre suprieur
33. Inscrire la signature visuelle du Une fois le courriel ouvert, linsertion de la signature visuelle du
ministre ou de lorganisme dans ministre ou de lorganisme dans len-tte permet de dterminer au
len-tte de tous les courriels premier coup dil lorigine du courriel. Il faut prendre les mesures
selon les recommandations
du PIV.
ncessaires pour que la signature visuelle soit inscrite dans toutes
les communications de lAdministration avec les particuliers.
2.1.2 Lobjet
34. Inclure un objet de faon
systmatique dans tous les La fonction de lobjet est dannoncer la mesure administrative
courriels de nature dcrite dans le courriel. Lobjet est une aide prcieuse la
administrative. comprhension. Cest la raison pour laquelle sa prsence est
obligatoire. Cette rgle est rarement observe dans le corpus
tudi. Quand un objet est prsent, il sagit, le plus souvent, de
celui rdig par le citoyen ou encore dun terme gnral insr
automatiquement par le logiciel de messagerie lectronique
(Commentaire, par exemple).
26
Accessible ds louverture de la bote de rception de courriel,
lobjet occupe une place de choix. Aussi, il nest pas ncessaire de
le mettre en vidence par lusage du gras, de la majuscule ou dun
autre procd visuel.
27
2.2 Le corps du courriel
2.2.1 Lappel
Une certaine quantit de courriels nont pas dappel. Cette pratique
38. Rdiger un appel, mme dans est proscrire. Tous les courriels doivent dbuter par une formule
les courriels types.
dappel. Dans la mesure du possible, cette formule doit rfrer au
destinataire du courriel. Lusage dune double mention (Madame,
Monsieur), rpertorie dans quelques courriels, est donc viter.
28
analyss, plusieurs font appel diffrents modes graphiques de
mise en relief : le gras, le soulignement, le retrait, lemploi de filets,
les MAJUSCULES, le changement de police de caractres.
Utiliser des repres visuels diffrents pour une mme fonction
gare le lecteur.
42. Choisir le caractre gras pour la Sil faut marquer des passages, il convient de privilgier le
mise en relief. caractre gras, condition toutefois de ne pas en abuser. Ainsi, la
fonction du marquage sera comprise sans quivoque.
43. Employer la majuscule en tenant La majuscule et le soulignement sont proscrire dans le courriel.
compte de sa valeur dans un
La majuscule ralentit la lecture et est connote comme un
contexte de communication
lectronique. haussement du ton de la voix par les internautes. Sur Internet, le
soulignement marque la prsence dun hyperlien. Le recours ce
procd dans le courriel risque de confondre le citoyen.
44. Bannir lemploi du soulignement
pour la mise en vidence.
Sans mettre proprement parler linformation en relief, les points
45. Avoir recours aux points de de forme constituent un outil intressant pour faciliter le reprage et
forme lorsque le texte sy prte. la mmorisation des lments dune numration. Ce procd
aurait avantage tre utilis lorsque le courriel prsente, par
exemple, une liste de documents fournir ou les tapes franchir
pour atteindre un renseignement sur un site Internet.
Vous devrez dabord fournir les preuves que vous tes domicili au
Qubec. Les documents reconnus comme preuve de rsidence sont :
une copie dun contrat rcent de rsidence au Qubec (ex. : bail,
contrat dachat), copie de facture rcente dlectricit, de tlphone, de
cble ou dassurances pour une rsidence du Qubec ou une preuve
dinscription sur la liste lectorale. Une dclaration assermente
attestant de votre rsidence au Qubec et de votre intention dy rester
peut aussi tre accepte.
Vous devrez dabord fournir les preuves que vous tes domicili au
Qubec. Les documents reconnus comme preuve de rsidence sont :
Une copie dun contrat rcent de rsidence au Qubec (ex. : bail,
contrat dachat) ;
Une copie de facture rcente dlectricit, de tlphone, de cble
ou dassurances pour une rsidence au Qubec ;
Une preuve dinscription sur la liste lectorale ;
Une dclaration assermente attestant de votre rsidence au
Qubec et de votre intention dy rester.
29
Ce mode de prsentation permet de voir immdiatement que
quatre catgories de documents peuvent servir de preuve. Chaque
lment tant spar des autres, le destinataire peut aisment
passer de lun lautre, sans obligatoirement tout lire. Il est
galement plus facile pour le destinataire de mmoriser les
lments numrs.
http://www...
http://www...
30
servant uniquement lAdministration. On les trouve sans
distinction dans toutes les parties du courriel. Le plus souvent, leur
fonction nest pas prcise dans le texte. Dans de telles conditions,
les codes risquent de distraire le citoyen du message et de nuire
sa comprhension. Il est donc important de clarifier leur prsence
en normalisant leur prsentation.
Les codes utiles au citoyen ont leur place dans le corps du texte. Ils
doivent systmatiquement tre accompagns dune explication de
leur utilit pour le citoyen. Les codes rservs lusage de
lAdministration doivent tre insrs de faon ne pas faire cran
linformation transmise. On les placera la toute fin du courriel,
juste aprs le message dorigine. Peu importe leur nature, ces
codes nont pas leur place dans lobjet.
2.2.3 La salutation
48. Inscrire une formule de salutation La salutation clt le propos du courriel. Elle consiste gnralement
finale. en une formulation plus ou moins cordiale qui a pour objectif de
maintenir le caractre harmonieux de la relation tablie entre
lmetteur et le destinataire. Mme si elle nest pas toujours lue,
son absence choque coup sr.
31
du texte qui lui sert de rfrence. Quelques logiciels ninsrent pas
de chevrons au message dorigine. Le rdacteur doit alors les
ajouter. Ce dernier sassurera galement de laisser un espace
quivalent deux sauts de ligne entre la rponse et le message
dorigine.
53. Inscrire la fonction et lunit La signature doit tre spare du dernier paragraphe par un seul
administrative du signataire. saut de ligne. Elle est immdiatement suivie du titre de fonction du
signataire et du nom de lunit administrative au sein de laquelle ce
dernier travaille. En conformit avec le PIV, on ajoutera la
traabilit ministrielle la fin du bloc de signature.
32
54. Fournir les coordonnes de la Pour que le citoyen puisse facilement faire le suivi de son dossier, il
personne responsable du est important de lui fournir des coordonnes qui lui permettront de
dossier.
communiquer nouveau avec lAdministration en cas de besoin.
Dans la mesure du possible, ces coordonnes seront celles de la
personne responsable du dossier. Dans les autres cas, on
mentionnera celles du service concern. Le citoyen trouvera une
adresse et un numro de tlphone dans ce bloc de coordonnes.
Une adresse de courriel ou de site Internet pourrait galement y
tre ajoute.
33
3. Contenu du courriel
3.1 Lobjet
34
56. Composer systmatiquement Tout courriel adress aux particuliers doit contenir un objet, et ce,
un objet. peu importe la longueur du texte. Cette rubrique est dautant plus
importante quelle permet au citoyen de distinguer la rponse de
lAdministration des messages indsirables.
57. viter dinsrer un numro de Le remplacement dun vritable objet par un numro ou une
rfrence dans lobjet. formule de rfrence au dossier limine demble tout
rapprochement avec le citoyen. Dans lillustration qui suit, la
formulation de lobjet tablit un rapport impersonnel peu
souhaitable entre lAdministration et le destinataire :
58. viter les acronymes dans la Linsertion dacronymes entrave galement la lecture, comme on le
rdaction de lobjet. constate ici :
35
Lobjet qui suit omet de prsenter lacte administratif qui motive
lenvoi du courriel :
Lobjet reproduit ici porte sur la requte du citoyen plutt que sur la
rponse de lAdministration :
62. viter de faire porter lobjet sur Dans lexemple suivant, lobjet ne rend pas compte du contenu du
des informations courriel qui demande au destinataire de prciser le type de texte de
complmentaires. normes ISO quil recherche.
3.2 Lappel
36
Le recours la mention double Madame, Monsieur devrait tre
vit. Quant lexpression qui de droit, elle na pas sa place
dans ce type dcrit. Mme si elle transmet une mesure qui peut
sappliquer un grand nombre de personnes, le courriel sadresse
une seule personne. Lappel personnalis permet un premier
contact positif, respectueux du lecteur.
37
Il doit toutefois pouvoir se reprsenter la teneur du message et bien
saisir lorientation de linformation en fonction de son cas prcis.
Par exemple :
Madame,
66. viter les formules consacres Le courriel suivant rpond une invitation participer une activit
qui ne tiennent pas compte de la lors dun congrs pour lequel le ministre ou lorganisme a
requte du citoyen. confirm sa prsence.
38
En rponse votre demande de renseignements, nous vous prions de
nous fournir plus de dtails au sujet de votre invitation. []
Le courriel qui suit rpond une citoyenne qui demande quon lui
fasse parvenir deux documents, dune srie de huit, dcrivant des
protocoles dchantillonnage de lacs deaux claires.
Bonjour Madame,
Le cahier 3, []
39
Ce courriel dcrit le contenu de chacun des documents sans tenir
68. Ne fournir que linformation compte que le destinataire a mentionn un type prcis
pertinente, qui sera comprise par dchantillonnage. Les coordonnes de deux organisations sont
le destinataire.
fournies, mais lusage que doit en faire le destinataire nest pas
prcis. Malgr la grande quantit de renseignements fournis, le
citoyen na pas obtenu de rponse sa requte.
69. Ne pas laisser un extrait de texte, Dans le corpus analys, il est frquent que des courriels rpondent
un document joint ou un au destinataire par lintermdiaire dune citation, dun hyperlien ou
hyperlien rpondre la place du dun document joint. Ces sources ntant pas rdiges en fonction
signataire. de la situation du destinataire, il peut tre difficile pour ce dernier
de reprer linformation qui le concerne. Pour que le recours ces
outils ne nuise pas la comprhension de linformation, il est
important de donner la rponse la requte dans le courriel. La
citation, lhyperlien et le document joint permettront au destinataire
de complter linformation obtenue.
Le testament
http://www. [...]
Le patrimoine familial
http://www.[...]
40
En revanche, le rdacteur fournit une partie de la rponse avant
dnumrer les hyperliens. Cet lment de rponse rassure le
destinataire tout en linformant sur le contenu des pages quon lui
propose de consulter.
3.3.3 Lhyperlien
Lhyperlien permet de diriger rapidement le destinataire vers un
supplment dinformation. Dans certains courriels, il devient un
obstacle la comprhension et perd alors de son efficacit.
Sparation et divorce
http://www...
Le patrimoine familial
http://www...
La mdiation familiale
http://www...
41
Mdiation familiale : renseignements gnraux
http://www...
Palais de justice
http://www...
71. viter la surcharge dhyperliens. Cette liste de 18 hyperliens a t fournie avec beaucoup de bonne
volont par le rdacteur. Elle a toutefois pour effet de dcourager le
lecteur devant la quantit de pages consulter pour obtenir
linformation dont il a besoin. Heureusement, devant chaque
hyperlien le rdacteur mentionne le sujet trait dans la page o il
mne. Cette mention facilite la slection des pages pertinentes par
le destinataire.
72. Structurer les listes dhyperliens. Les hyperliens fournis dans lexemple prcdent traitent de 4 sujets
diffrents : la sparation et le divorce, le patrimoine familial, la
mdiation familiale et les prestations compensatoires. Pour faciliter
leur consultation, il aurait t souhaitable de regrouper les
hyperliens abordant le mme sujet et de faire prcder chaque
groupement dun sous-titre. Divise ainsi en quatre groupes, la liste
dhyperliens devient moins impressionnante et facilite la slection
des hyperliens pertinents.
73. Fournir des hyperliens menant le Dans ce mme extrait, le rdacteur a pris soin de fournir des
destinataire directement hyperliens prcis. Le destinataire na qu cliquer sur un hyperlien
linformation pertinente. pour accder directement la page o se trouve linformation quil
cherche. Plusieurs courriels proposent plutt un hyperlien qui mne
la page daccueil dun site Internet. Le destinataire risque alors de
se perdre dans le site, sans trouver linformation recherche.
Par ailleurs, si vous voulez tout savoir sur les programmes et les
services de X, visitez notre site Internet ou tlphonez-nous.
42
Pour avoir accs au numro de tlphone, le destinataire doit
74. Fournir les adresses Internet et
les coordonnes dans le courriel. cliquer sur lhyperlien. Si ce dernier ne fonctionne pas, il na plus
accs linformation. Les citoyens moins habitus avec Internet
pourraient ne pas remarquer la prsence des hyperliens et penser
que le soulignement sert ici de mise en vidence. Pour viter la
confusion et faciliter laccs linformation, il vaut mieux insrer les
75. Prsenter des adresses Internet adresses Internet et les coordonnes directement dans le courriel.
compltes, mais simplifies. Les adresses Internet seront cites au complet, mais dans leur
version simplifie. Ainsi, ladresse http://www.abc.gouv.qc.ca serait
prsente sous la forme www.abc.gouv.qc.ca.
76. Insrer les hyperliens de faon Dans lextrait qui suit, on a dtach lhyperlien du texte auquel il se
ne pas nuire la comprhension rapporte. Ce faisant, la fin de la phrase se trouve isole de son
du texte. dbut, ce qui la rend plus difficile comprendre. Afin de rapprocher
les lments de la phrase, il faudrait enlever les sauts de ligne
insrs avant et aprs lhyperlien et mettre ce dernier entre
parenthses.
http://www...
79. Sassurer de fournir tous les Dans lextrait qui suit, on invite le destinataire contacter un
renseignements annoncs. service par tlphone afin dobtenir des renseignements
supplmentaires. Aucun numro de tlphone nest toutefois
fourni.
43
Pour tout autre renseignement sur les normes X, nhsitez pas
consulter le site Internet de la Commission (http://www...). Vous
pouvez aussi communiquer par tlphone avec les services la
clientle de la Commission X.
44
4. Structure du courriel
4.1 Lordonnancement
82. Respecter lordre de succession Selon la nature du courriel, cest la rponse la requte du citoyen
des lments suivants : mise en ou lannonce de la mesure administrative qui constitue le propos
contexte, rponse la requte ou
annonce de la mesure du courriel. Cest ce seul contenu dinformation qui intresse
administrative, renseignements vritablement le citoyen. Les autres parties du courriel, telles que
complmentaires, la mise en contexte et les renseignements complmentaires,
remerciements, salutation, nom contribuent mieux faire comprendre la situation, sans faire de
et coordonnes dun responsable
nouvelles annonces.
de dossier, messages divers,
message dorigine.
45
Les diffrents points du corps du courriel doivent suivre lordre
prsent ci-dessous. Les points en caractres gras sont
obligatoires :
1. mise en contexte ;
2. rponse la demande du citoyen ou annonce de la
mesure administrative ;
3. renseignements complmentaires ;
4. remerciements ;
5. salutation ;
6. signature ;
7. coordonnes ;
8. messages divers ;
9. message dorigine.
Bonjour,
46
devienne inapte. Cette dsignation se fait au moyen dun mandat en
cas dinaptitude. Chacun doit faire son mandat individuellement.
Le courriel qui suit rpond un citoyen qui souhaite quon lui fasse
84. Placer les renseignements parvenir par la poste un document quil na pas russi
supplmentaires aprs la tlcharger.
rponse la question principale.
Le formulaire de fixation est en format PDF. Pour le visionner, vous
devez avoir le logiciel gratuit Acrobat Reader. Il existe dailleurs un
lien sur la page du formulaire qui vous mne des explications ce
sujet. On y dit comment tlcharger ce logiciel. Il suffit donc de cliquer
sur propos du format PDF.
[hyperlien]
[hyperlien]
47
des renseignements supplmentaires. Ils doivent suivre la rponse
85. Lorsquil y a lieu, placer les la requte.
remerciements en fin de courriel,
juste avant la salutation finale.
Une phrase de remerciement introduit le courriel qui suit.
Monsieur,
Bonjour,
Ce qui suit nest pas un avis juridique. En effet, nous noffrons quun
service dinformation gnrale. Nous navons aucun pouvoir
dintervention.
48
4.1.2 La position prpondrante de la loi
86. viter de commencer un courriel Le plus souvent, il faut viter de commencer le courriel par la
par un article de loi. mention dun article de loi qui justifie la rponse la requte ou la
mesure administrative.
49
[] Le certificat de naissance qui vous a t mis reflte
intgralement les informations inscrites votre acte de naissance. Il a
t mis conformment au registre de ltat civil.
88. Respecter lunit thmatique des Dans ce courriel, la premire phrase du troisime paragraphe
paragraphes. (gras) doit tre lie au second paragraphe, o il est question de la
mesure mentionne. Dplacer cette phrase uniformise le troisime
paragraphe sur le plan informatif et permet au destinataire de
mieux comprendre de quelle nature est la mesure en question.
4.2.1 La hirarchisation
Les courriels aux particuliers ne soulvent pas de vritables
problmes de hirarchisation. En effet, le contenu de linformation
sorganise autour du thme principal de la rponse la requte ou
de la mesure annonce. Quand la rponse ou lannonce de la
mesure est accompagne de renseignements secondaires, la
relation entre ide principale et ides secondaires doit tre bien
marque.
50
Pour procder louverture dun dossier la SAAQ, laspirant n dans
la province de Qubec ou dans une autre province du Canada, devra
avoir en sa possession :
- Le certificat de naissance mis par ladministration civile autorise
(Le Directeur de ltat civil, au Qubec) ou son passeport canadien,
- La carte dassurance maladie
- Le consentement du titulaire de lautorit parentale (si le demandeur
est g de moins de 18 ans).
[hyperlien]
[Coordonnes tlphoniques]
[hyperlien]
89. Construire le courriel autour du Deux thmes sont abords dans ce courriel : les dmarches
thme central de la rponse la entreprendre pour suivre un cours de conduite (gras) et les
requte ou de lannonce de la dmarches entreprendre pour passer les examens menant
mesure. lobtention dun permis dapprenti conducteur (italique).
Linformation relative chacun des thmes nest pas regroupe et
les ides ne respectent pas un ordre logique. Le courriel
commence en donnant lge minimal requis pour passer lexamen
thorique de conduite alors que le citoyen souhaite savoir o il
peut se procurer les livres de thorie. Cette dernire information
devrait lui tre transmise ds le premier paragraphe, et non dans
le troisime comme cest le cas ici. Les renseignements
concernant les examens de conduite ne rpondent pas
directement la requte du citoyen. Sils doivent tre mentionns,
on les prsentera seulement partir du quatrime paragraphe en
respectant lordre chronologique des tapes menant lobtention
du permis dapprenti conducteur.
51
sont donc rares. Le principal problme rencontr est celui de la
dispersion des ides apparentes dans plusieurs paragraphes.
Sur cette page Web, vous retrouverez les coordonnes de tous les
organismes offrant la formation distance tous les ordres
denseignements : secondaire, collgiale et universitaire.
91. viter de rompre la continuit La mention du rle des directions rgionales na aucun rapport
thmatique par linsertion de avec le propos du courriel. Cette information nest pas ncessaire
renseignements au mauvais
endroit. et sinsre mal dans le texte.
52
5. Personnalisation du discours
53
5.1 La personnalisation de lobjet
Bien quil soit adquat, lobjet prcdent pourrait tre amlior par
lajout du sujet de la demande dinformation.
Domicile vis.
Un lecteur qui quitte temporairement son domicile pour
travailler ou tudier dans un autre secteur lectoral peut tre
considr comme domicili soit dans la section de vote o se
trouve son domicile, soit dans celle o il rside aux fins de son
travail ou de ses tudes.
54
daccueil au sens de la Loi sur les services de sant et les services
sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5) peut tre considr
comme domicili soit son domicile, soit cette installation ou ce
centre.
93. viter les formulations qui Certains courriels modles, crits pour des destinataires multiples,
sadressent des destinataires comportent une alternative. Cette manire de faire est peu
multiples. courtoise, dans la mesure o le destinataire est immdiatement
prsent comme un cas, plutt que comme une personne se
trouvant dans une situation particulire, un moment donn de sa
vie. Les alternatives marques laide de ou et de soit nont pas
leur place pour dcrire le statut du destinataire.
55
En vertu de la Loi sur les normes du travail [], lemployeur doit
donner un avis crit au salari avant de mettre fin son contrat de
travail ou de le mettre pied pour six mois ou plus.
Madame,
56
Lextrait suivant rpond un citoyen qui dsire savoir sil doit
absolument suivre des cours de thorie pour obtenir son permis de
conducteur.
Toutefois, sils ont fait le choix de suivre des cours de conduite, il leur
appartient de dterminer avec lcole [], le moment opportun pour
dbuter les cours thoriques. []
96. Dans lnonc dune loi, montrer Voici un exemple o lnonc de la loi occulte la situation du
comment la loi sapplique la particulier :
situation particulire du
destinataire. Nous donnons suite votre demande de renseignements sur les
normes du travail au Qubec.
57
Voici ce que la Loi lectorale prvoit dans le cas de personne
domicilie une adresse X et tudie et rside une adresse Y,
toujours sur le territoire de la province de Qubec.
Domicile vis.
3.Un lecteur qui quitte temporairement son domicile pour travailler ou
tudier dans un autre secteur lectoral peut tre considr comme
domicili soit dans la section de vote o se trouve son domicile, soit
dans celle o il rside aux fins de son travail ou de ses tudes.
[]
5.3.1 Le cas du je
Lusage du pronom de la premire personne du singulier est assez
98. Reprsenter lauteur du courriel
rpandu dans le corpus. Le recours au je devrait tre rserv
par je dans des circonstances
prcises. quelques cas bien prcis. Ainsi, il est adquat de reprsenter par
je le signataire du courriel ayant une certaine responsabilit dans
la prise de dcision. Cest aussi le cas lorsque le signataire du
courriel est en mme temps responsable du dossier personnel du
destinataire.
58
Dans lextrait de courriel qui suit, le recours au je est acceptable
dans la mesure o la personne qui rpond au courriel a accs au
dossier du citoyen. Dautant plus que ce courriel met fin un
change de sept courriels avec ce citoyen.
Nom du signataire
Nom du service
Madame,
59
Bonne journe
Signature
99. Dans la mesure du possible, Lhabitude voulant que lon reprsente lAdministration par le
reprsenter lorganisme recours au pronom nous est en gnral bien suivie dans le corpus
responsable de la dcision en examin.
ayant recours au pronom nous.
Nous avons bien reu le courrier lectronique que vous adressiez au
Centre dassistance au placement et dans lequel vous nous
demandiez o sont rpertoris tous les emplois offerts pour la fonction
publique.
60
Si vous dsirez obtenir un emploi au sein de la fonction publique du
Qubec, nous vous invitons consulter le site Internet du Secrtariat
du trsor ladresse suivante : []
101. Ne pas changer de point de vue Le choix du vous doit tre constant. Il est frquent de voir le point
en cours de rdaction. de vue changer au fil du courriel.
Toutefois, sils ont fait le choix de suivre des cours de conduite, il leur
appartient de dterminer avec lcole [], le moment opportun pour
dbuter les cours thoriques [].
61
5.5 Le rapport entre signataire et
destinataire
Bonjour encore,
[]
la prochaine,
Bonjour,
62
Il donne toutefois un ton sec au message, ce qui en fait un style
mal adapt la communication avec les citoyens.
Afin davoir toutes les rponses vos questions, veuillez cliquer sur
ce lien : [].
Merci !
103. Utiliser le point dexclamation Utilis dans ce contexte, le point dexclamation tonne. On
avec parcimonie. comprend mal pourquoi lAdministration dmontre autant
dempressement remercier le citoyen.
Madame,
Bonne traverse !
63
5.5.2 Les formulations maladroites
Certaines formulations maladroites peuvent affecter les relations
104. viter les formulations entre le citoyen et lAdministration.
enfantines, ironiques ou
agressives.
Le courriel qui suit, parce quil reprend la mme formulation que le
citoyen dans sa demande, peut tre peru comme agressif ou
ironique.
Rponse de lAdministration :
Bonjour Madame,
Je veux vous faire part que, depuis au moins 3 ans, il est impossible
de faire une demande pour un certificat de naissance via le "Net"
Bonjour Mme X
64
6. Principes de rdaction
108. Recourir des procds de Le recours des procds de vulgarisation sert adapter le
vulgarisation quand la complexit contenu dune communication en fonction dune certaine
du courriel limpose.
reprsentation du public lecteur. Dans les courriels, ce sont des
outils prcieux dadaptation pour le grand public.
65
de faon claire et simple. Il faut donc prfrer les mots courants
aux termes techniques quand les premiers rendent bien compte de
la ralit dcrite. Si les termes ou expressions techniques sont
ncessaires pour dsigner une notion, il faut alors les dfinir ou les
traduire . Voil pourquoi les procds de vulgarisation sont
prcieux dans la simplification de la correspondance
administrative.
6.1.1 Lillustration
Lillustration coiffe un ensemble de figures auxquelles les auteurs
de textes de toutes sortes ont recours pour mieux faire
comprendre le message. Elle prend la forme tantt de la
comparaison et de la mtaphore, tantt de lexemple.
6.1.2 Lexplication
109. Ne pas hsiter recourir aux Un autre procd, trs utile pour claircir le sens des mots
dfinitions proposes dans Le complexes, est celui de lexplication. En voici un exemple,
grand dictionnaire terminologique bien russi.
pour rdiger les explications.
Notez que si lacte de mariage que vous voulez faire insrer, est dans
une autre langue que le franais ou langlais, il doit tre
obligatoirement accompagn dune traduction vidime (art. 140 du
Code civil du Qubec), cest--dire certifie conforme par un
traducteur agr.
Dans la plupart des courriels, cependant, linformation nest pas
explicite, ce qui, au bout du compte, la rend incomplte.
66
6.1.3 La dfinition
La dfinition, associe lexplication, est trop souvent exclue.
110. Dfinir ou expliquer le Lextrait suivant est rvlateur cet gard :
vocabulaire technique.
Aucune dcision na t rendue par un commissaire du travail
concernant la situation que vous nous prsentez. Toutefois, la
Commission est davis que si une telle augmentation nest relie
aucune condition ni aucune forme de notation, cette employe
devrait bnficier de laugmentation.
6.2 Le vocabulaire
67
111. liminer tout terme technique En rponse votre demande, nous vous transmettons les articles 16,
dont la prsence nest pas 40, 42, 263, 272 et 273 de la Loi sur la protection du consommateur
absolument requise ou le (L.R.Q, c. P 40.1). Nous attirons tout particulirement votre attention
remplacer par un mot ou une sur larticle 263 qui traite spcifiquement de la preuve testimoniale :
expression de la langue courante []
qui recouvre le mme sens, ou
encore fournir, pour chaque
terme technique maintenu, une
Si lexpression doit tre reproduite telle quelle dans le courriel pour
explication, une reformulation, un des raisons dordre juridique, il faudrait tout le moins ajouter
synonyme ou un exemple le quelques lignes explicatives ladresse du citoyen afin quil
clarifiant. comprenne ce quest une preuve testimoniale et puisse y
avoir recours.
68
compris des seules personnes qui y ont recours. Il nest
videmment pas comprhensible du grand public.
113. viter les expressions vieillies Plusieurs expressions sont vieillies ou rares. Lexpression lgard
ou rares. de, par exemple, est manier avec prudence. Il faut prfrer des
expressions courantes, du type concerne, qui sont plus prcises et
plus parlantes.
Lorsquun mot plus usuel dit la mme chose quun mot plus rare, il
faut choisir le premier.
114. Fournir un lexique dans lintranet
linguistique qui propose des
reformulations simplifies des Ainsi, au lieu dcrire Ce rglement a t abrog , on prfrera
mots ou expressions posant des Ce rglement a t annul .
problmes de comprhension.
Toutes ces expressions et formulations crent une distance inutile
entre le signataire et le destinataire. Elles ne contribuent pas au
115. Faire connatre aux responsables rapprochement de lAdministration et du citoyen.
de la rdaction la Banque de
dpannage linguistique.
Il faut noter par ailleurs que la simplification du vocabulaire
demande beaucoup de doigt. Cest que, dans ladministration des
diffrents programmes du gouvernement, les mots comptent. Cest
la raison pour laquelle certaines recommandations qui suivent
concernent plus particulirement les auteurs des courriels. Il
116. Assurer toutes les personnes faudrait dabord leur donner accs aux outils existants.
amenes correspondre avec le
grand public au nom de Il faudrait aussi en faire la promotion. Par exemple, la terminologie
lAdministration un accs au
service des consultations de franaise est mise la disposition des fonctionnaires par
lOffice qubcois de la langue lintermdiaire du Grand dictionnaire terminologique, diffus
franaise (OQLF). gratuitement dans Internet et propos dans lintranet linguistique
de ladministration publique.
69
6.3 La phrase
Dans le texte qui suit, les phrases sont analyses sous langle de
la complexit syntaxique et sous langle de la complexit
informationnelle. Une phrase est complexe, sur le plan syntaxique,
si elle contrevient aux principes de base de lcriture claire et
simple. La phrase simple est assez courte, elle ne spare pas les
groupes lis par un rapport syntaxique et elle prsente une
structure hirarchique peu dveloppe.
119. viter dinsrer des complments Dans de nombreux cas, des complments forment un cran qui
entre des groupes fortement unis nuit la saisie de linformation de base vhicule par la phrase.
sur le plan syntaxique. Si votre assurance comporte une protection de base pour les
mdicaments, je vous invite nous contacter un des numros
indiqus ci-dessous, ou de me retourner un courriel indiquant un
70
numro de tlphone o je peux vous rejoindre aux horaires
mentionns, afin dannuler votre couverture avec la Rgie.
71
7. Rsultats des tests dutilisateurs
72
service, la personnalisation, la prsentation de linformation et le
contenu. Voici ce qui se dgage des changes.
73
7.2 La gestion du service
Les gens qui vont sur Internet, cest parce que cest rapide, pas
pour tre mis en attente comme au tlphone.
Cest pas tout le monde qui peut appeler pendant les heures
douverture.
Cest choquant.
74
simplement le courriel au tlphone, moyen de communication qui
permet au citoyen dobtenir rapidement une rponse ses
questions.
Si cest pour vous donner une rponse nette, on peut prendre sept
jours, si elle prend le temps de chercher vraiment.
7.2.4 Le transfert
Au lieu de recevoir une liste de numros de tlphone ou une
rponse imprcise, quelques participants auraient prfr quon
achemine leur requte une personne comptente.
75
Jaurais aim recevoir un accus de rception qui dit quil a
transfr mon message quelquun dautre Jattends peut-tre
deux jours de plus, mais jattends au moins la bonne rponse. .
Cest mieux dans le corps du texte. Une pice jointe, cest long pour
rien.
7.3 La personnalisation
7.3.1 Le ton
Plusieurs participants napprcient pas les ruptures de ton dans le
courriel. Pour eux, il est important que le texte soit cohrent.
76
Il faudrait tre cohrent, choisir ; soit on crit une lettre sympa
telle place, ils vont te rpondre dune telle manire, lautre bord du
paravent, lautre gang, ils vont te rpondre dune autre faon. Il devrait
y avoir une certaine uniformit dans les rponses.
Au mme titre que dans une lettre, ils souhaitent que le courriel
contienne les formules dappel, dintroduction, de salutation et,
parfois, de remerciement.
Leur ton formel, a peut tre correct, ils pourraient quand mme
lattnuer.
77
En ce qui concerne lemploi du point dexclamation, certains
trouvent quil donne un air sympathique au message.
7.3.2 Lobjet
Lobjet tait visible dans trois des quatre chantillons prsents
(RE : , Rp. : Commentaires, RE : cours 03-10-052). Dans tous les
cas, le bouton Rpondre avait t utilis. Les participants se sont
mis daccord sur limportance de voir un objet.
78
Je me mets dans loptique o jai envoy cinq courriels au
gouvernement et je nai aucune ide lequel ils rpondent, a serait
intressant de savoir Notre rponse concernant
Dix jours aprs, [le citoyen] se rappelle peut-tre plus cest quoi 03
10 052.
7.3.3 Lappel
Labsence de formule dappel a t perue par presque tous les
participants comme tant inadquate dans un contexte de
communication avec lAdministration.
Si tes avec tes amis, tu peux le laisser tomber, mais quand cest
important comme a, cest important de garder la base dune lettre.
Quand jai des courriels pis que cest crit Madame en partant, je les
supprime la plupart du temps.
79
Pour plusieurs, Madame ou Monsieur nest acceptable que dans la
mesure o il est prcd de Bonjour.
80
lorsque le je est utilis, les participants sattendent ce que le
courriel soit sign ( a me drange pas, jaurais aim a qui
signe par exemple avec je on sent que cest une rponse
individualise, mais il ny a pas de signature, cest un
paradoxe ) ;
le je ne doit pas reprsenter une entit administrative ( le
ministre, cest un groupe de personnes, une institution, a ne
marche pas, cest incohrent ) ;
le signataire qui utilise le je rpond en son nom personnel
( sil veut rpondre titre personnel, il utilise le je la place
du nous ).
7.3.5 La salutation
La salutation est considre comme importante pour clore
convenablement un courriel. Son absence dans lun des
chantillons est perue par les participants comme un signe de
relchement de la part de lauteur, dautant plus quaucune
signature napparat la fin du courriel.
81
Jai vraiment aim a le Bonne traverse !
7.3.6 Le remerciement
La plupart des participants considrent le remerciement comme
facultatif.
82
On ne lavait pas tantt Je vous remercie, puis ctait pas
ncessaire.
a serait plus agrable davoir une phrase qui dit Jespre que jai
bien rpondu votre question plutt que Je vous remercie.
On dit a partout.
7.3.7 La signature
De lavis gnral, une signature devrait toujours apparatre la fin
des courriels envoys par lAdministration. Le nom du signataire
est considr par les participants comme un lment important de
personnalisation.
83
Quand on voit le nom dune personne, cest pas vraiment parce
quon veut savoir son nom, cest pour avoir limpression quon a parl
quelquun, quon peut rappeler si on a un problme,
7.4 Le contenu
84
7.4.1 La brivet
Dans les trois groupes, les participants ont dit sattendre recevoir
des rponses courtes de la part de lAdministration. Limportance
de la brivet nest toutefois pas absolue. Les discussions font
ressortir que, mme sil est court, le courriel doit contenir toute
linformation ncessaire au destinataire pour quil puisse
comprendre la rponse sa requte. La longueur du document
dpendra alors directement de la teneur de la demande.
Cette formule doit toutefois tre crite sans faute de franais (une
personne a soulign la forme fautive Suite dans lun des
courriels).
85
La prsence de lappel, de la salutation et de la signature est
galement apprcie des participants.
Pourvu quelle soit formule de faon claire, pour pas que je sois
oblig de rcrire un email parce jai pas compris son email.
86
Quand ils sont placs devant un courriel contenant plusieurs
questions ou abordant un sujet complexe, les participants
admettent que les employs de lAdministration peuvent
difficilement rpondre par voie lectronique. Dans une telle
situation, ils souhaitent quon leur fournisse quelques lments de
rponse.
Pour lui rpondre, il aurait pu mettre les points les plus importants.
87
Jaimerais quon insre un site Internet ou un numro de tlphone
de plus qui nous orienterait pour avoir plus dinformation.
88
Quand un numro de tlphone ou un hyperlien est insr dans le
courriel, les participants souhaitent quil les mne directement la
rponse recherche.
Seigneur !
Si la personne tait alle lui chercher larticle sur le site puis lui faire
un copier/coller dans le bas.
Deux, trois hyperliens pour des gens non ferrs comme moi.
89
Par contre, la plupart des participants affirment que le nombre na
pas dimportance, tant que lauteur du courriel prcise avant
chaque hyperlien le type dinformation quon peut y trouver.
Dire voici les liens, le premier avec les phrases et le deuxime pour
plus dinformation.
Bien que ce ne soit pas leur objectif premier, les tests dutilisateurs
ont permis de sonder les prfrences des participants quant la
mention du lieu et de la date et la position du message dorigine.
Au fil de la discussion, les participants ont aussi fait quelques
propositions concernant la mise en pages des courriels.
Cest du flafla.
90
La date est dj l, pas besoin de la rajouter.
91
luniformisation, les participants veulent sentir la prsence de la
personne qui leur rpond.
Que ce soit un peu ar, pas avoir tout un motton que tu sais plus
o suivre les lignes.
92
8. Conclusion
93
13 Intgrer une tape de validation avant lenvoi pour rduire le nombre
derreurs et pour permettre une meilleure lecture au citoyen.
14 Offrir un hyperlien qui ramne le citoyen son point dorigine.
15 Fournir un message confirmant lenvoi du courriel.
16 Ne pas afficher le formulaire vide aprs lenvoi dun message.
17 Affecter la page de confirmation le mme design visuel qu
lensemble du site.
18 Rpondre aux courriels par la voie lectronique.
19 Normaliser le dlai de rponse : cibler les urgences.
20 Dtruire les renseignements personnels contenus dans le message
dorigine et dans les documents joints.
94
33 Inscrire la signature visuelle du ministre ou de lorganisme dans
len-tte de tous les courriels selon les recommandations du PIV.
34 Inclure un objet de faon systmatique dans tous les courriels de
nature administrative.
35 Mentionner les documents joints dans le corps du texte et fournir le
nom du fichier pour en faciliter la recherche.
36 Donner un nom de fichier explicite aux documents joints.
37 Mentionner le lieu et la date lorsque ces renseignements prennent
une importance particulire dans le contexte.
38 Rdiger un appel, mme dans les courriels types.
39 Sparer les paragraphes par un saut de ligne.
40 Ne pas faire de retrait en dbut de paragraphe.
95
8.3 Les recommandations sur le contenu
du courriel
96
76 Insrer les hyperliens de faon ne pas nuire la comprhension du
texte.
77 Fournir des hyperliens sans erreurs.
78 Fournir systmatiquement des renseignements qui permettront au
lecteur de recourir de laide extrieure en cas de besoin.
79 Sassurer de fournir tous les renseignements annoncs.
80 Rdiger systmatiquement une salutation finale.
81 Rdiger des formules de salutation personnalises qui tiennent
compte du contenu du courriel et du genre du destinataire.
97
8.5 Les recommandations sur la
personnalisation du discours
105 Faire rviser les courriels avant de les envoyer leur destinataire.
106 Tester des modles de courriels auprs dun groupe de destinataires
afin den valuer lefficacit.
107 Donner au rdacteur une position cl dans la chane de production
de manire ce quil intervienne ds le dbut de la prparation dun
document.
108 Recourir des procds de vulgarisation quand la complexit du
courriel limpose.
98
109 Ne pas hsiter recourir aux dfinitions proposes dans Le grand
dictionnaire terminologique pour rdiger les explications.
110 Dfinir ou expliquer le vocabulaire technique.
111 liminer tout terme technique dont la prsence nest pas absolument
requise ou le remplacer par un mot ou une expression de la langue
courante qui recouvre le mme sens ou encore fournir, pour chaque
terme technique maintenu, une explication, une reformulation, un
synonyme ou un exemple le clarifiant.
112 Remplacer le jargon administratif par des expressions courantes et
directes.
113 viter les expressions vieillies ou rares.
114 Fournir un lexique dans lintranet linguistique qui propose des
reformulations simplifies des mots ou expressions posant des
problmes de comprhension.
115 Faire connatre aux responsables de la rdaction la Banque de
dpannage linguistique.
99
9. Bibliographie
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