Sistemas Contables

QU ES UN SISTEMA CONTABLE?
Un sistema contable est compuesto de registros contables (chequeras, libros
diarios, libros mayores, hojas de clculos, etc.) y una serie de procesos y
procedimientos asignados al personal, a voluntarios y/o a profesionales externos.
Los objetivos del sistema contable son garantizar que la informacin financiera y
las operaciones econmicas se registren adecuadamente y que los informes
financieros necesarios para la gerencia se preparen de forma precisa y a tiempo.

COMPONENTES DE UN SISTEMA CONTABLE:

Listado de cuentas: El listado de cuentas es una lista de cada tem del cual el
sistema contable hace un seguimiento. Se puede considerar al listado de cuentas
como la tabla de contenidos para el libro mayor general.

Las cuentas generalmente se dividen en cinco categoras: activo, pasivo,

patrimonio neto o saldos de fondos, ingresos y gastos. A cada cuenta se le asigna
un nmero de identificacin para uso dentro del sistema contable. Ejemplos de las
cuentas incluyen categoras tales como cuenta de saldos y jornales, artculos de
escritorio, donaciones, y as sucesivamente.

Libro mayor general: El libro mayor general organiza la informacin por

cuenta. En un sistema manual, se registran las sumatorias totales de los
libros diarios (ver a continuacin) en el libro mayor general todos los meses.
El libro mayor general mantiene un saldo hasta la fecha para cada cuenta.
En un sistema computarizado, la informacin por lo general se ingresa una
sola vez al sistema. Una vez que el usuario ha aprobado la entrada, el
software incluye la informacin en todos los informes en los cuales el
nmero de la cuenta pertinente figura. Muchos paquetes de software le
 permiten al usuario generar un libro mayor que muestra cada operacin
incluida en el saldo de cada cuenta. Por ejemplo:

Libros diarios y subdiarios: Los libros diarios, tambin llamados libros de

asiento original, se usan para registrar sistemticamente todas las
operaciones contables antes de anotarlas en el libro mayor general. Los
libros diarios organizan la informacin cronolgicamente y por tipo de
operacin tal como ingresos, egresos (el pago de una deuda u otro gasto),
u otro tipo de operacin. Hay tres tipos bsicos de libros diarios:
El libro diario de egresos en efectivo es un registro cronolgico de los
cheques que se giran (utilizan), clasificados por categoras usando el listado
de cuentas.
El libro diario de ingresos en efectivo es un registro cronolgico de todos los
depsitos que se hacen, clasificados por categoras usando el listado de
cuentas.
El libro diario general es el registro de todas las operaciones que no pasan
a travs de la chequera, e incluyen transacciones que no son en efectivo
(tales como la amortizacin) y las correcciones a asientos previos del libro
diario.
A medida que las organizaciones maduran y manejan una mayor cantidad
de operaciones financieras, pueden desarrollar libros diarios auxiliares para
desglosar ciertas clases de actividades del libro diario principal que se
describi anteriormente. Los ejemplos ms comunes incluyen subdiario de
sueldos y jornales, subdiario de cuentas por pagar y subdiario de cuentas
por cobrar.

Chequera: En organizaciones muy pequeas, la chequera puede servir como libro

mayor y diario combinados.

Manual de procedimientos contables: El manual de procedimientos contables

es un registro de las polticas y procedimientos para el manejo de las operaciones
financieras. No hace falta que el manual sea un libro profesional: puede consistir
en una simple descripcin de cmo se manejan las funciones financieras (por ej.,
pago de facturas, depsito de efectivo y transferencia de dinero entre fondos). La
creacin de un manual de procedimientos contables para su organizacin le ayuda
a garantizar consistencia en el manejo de los libros. Puede resultar muy til
cuando alguien nuevo asume obligaciones de manejo contable.
POR QU DEBERA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU ORGANIZACIN?
Entonces, cules son las ventajas para su organizacin de usar procedimientos
contables correctos?

Existen varias ventajas, e incluyen:

Cumplir con los requisitos gubernamentales, tales como los establecidos

por el FASB y GASB, sin mencionar al IRS.
Ayudar a los miembros de la organizacin y al pblico general a entender
mejor las actividades financieras y la situacin de la organizacin.
Garantizar que los recursos financieros se usen efectiva y eficientemente.
Asegurarse de no gastar el dinero con el que no se cuenta.

CMO SE LLEVA LA CONTABILIDAD DE LOS GRUPOS SIN FINES DE

LUCRO?
Para nuestros fines en esta seccin, consideraremos tres cosas que su
organizacin necesitar realizar en el manejo de los procedimientos contables:

Encontrar un contador
Elegir un software contable
Llevar a cabo el proceso contable

ENCONTRAR UN CONTADOR
Primero, decida quin va a llevar la contabilidad. Lo va a hacer usted mismo?
Hacerlo usted mismo es lo ms factible si su organizacin es muy pequea, con
necesidades muy bsicas de informes financieros. Como alternativa, contratar a
un contador o intentar encontrar un contador voluntario? Para muchos grupos sin
fines de lucro de tamao mediano o ms grande, el contador es una necesidad
absoluta.

http://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/finanzas/manejar-las-
finanzas/contabilidad/principal
Caractersticas de los sistemas Contables

Caractersticas de un sistema contable

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema
de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un
negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin
cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la
estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en
particular.

Ventajas de un Sistema contable

La disminucin de los costos permite entre otras cosas

Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad.

Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos.
El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto.

Con la certificacin de la norma se proyecta:

Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que

tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
Existencia de una mejor posicin competitiva.
La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas
oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal ya
que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.

http://bloggerf13.over-blog.com/article-que-sistemas-contables-88224266.html
Un sistema contable debe contar con algunos requisitos mnimos para que
ofrezcan facilidades que todo profesional contable deseara como la rapidez de la
gestin, organizacin del trabajo y los datos, crear historiales, manejar varios
clientes o empresas, de bajo costo y, por sobre todo, un sistema contable fcil de
usar. Antes de que decidas qu sistema informtico conviene, no est de ms
compartir algunas caractersticas que debe contar el sistema informtico que
deseas utilizar.
Anteriormente hemos hablado acerca de la importancia de la actualizacin de una
empresa en cuanto a recursos y el objetivo ms importante es agilizar las labores,
ganar tiempo y ahorrar esfuerzo, todo a travs de las nuevas tecnologas como las
computadoras y software que se encargan de realizar diferentes actividades,
algunas de ellas enfocadas a la contabilidad, gestin de productos, stock de
mercaderas y ms. Esta vez creemos importante saber cules son las
caractersticas de estos sistemas contables.

10 caractersticas que deben tener un sistema contable

1-Debe ser multi-empresa: Esto ayudara a gestionar 2 ms empresas a la vez.
2-Debe ser multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o ms
usuarios para agilizar la gestin contable.
3-Debe ser econmico: El costo del software es muy importante, los sistemas
gratuitos normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuracin.
4-Deber permitir copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias
copias de todas las actividades que vas realizando y los datos que vas generando.
5-Debe ser multimoneda: Esto facilitar trabajar con una o varias monedas a la
vez permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.
6-Debe tener su propio manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias
configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.
7-Debe permitir la creacin de perfiles de usuarios: Ayudar a la seguridad de
los datos, mantenimiento de Contraseas y Permisos para cada Usuario.
8-Debe tener soporte y garanta: Un sistema contable de pago permite tener
soporte ya sea online o presencial adems de la garanta del software.
9-Impresin de informes: Claro, los informes deben ser impresos ya sean
balance general, mensual, balance de comprobacin, estado de resultado,
prdidas, ganancias, etc.
10-Exportar reportes: Adems de la impresin de los trabajos, debe ser
compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentacin ya sea en
Excel, Word o PDF.
https://www.ses.com.py/blog/2012/10-caracteristicas-de-un-sistema-informatico-
contable/
LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS CONTABLES EN LAS PYMES

Las PyMEs, las pequeas y medianas empresas, son organizaciones de gran

importancia para el mercado y la economa del pas, pero para que estas logren
crecer y desarrollarse deben superar diferentes obstculos en cada proceso de
desarrollo en el que se encuentren, desde el momento de su creacin hasta su
consolidacin dentro del mercado.

Indudablemente, uno de los ms grandes retos que se presentan y que debe

superar toda pequea o mediana empresa, incluso desde antes de iniciar sus
operaciones, es el de desarrollar e implementar mecanismos que le permitan
administrar, gestionar, almacenar, analizar, consultar, producir y utilizar la
informacin y datos financieros que se generan en la entidad.

Derivado de esta necesidad y reto administrativo surgen los sistemas contables,

el conjunto de mecanismos y herramientas utilizadas para mantener el control de
los recursos y las actividades que realiza una organizacin, lo cual tambin ofrece
como ventaja ayudar a cumplir de manera puntual y constante con las
obligaciones fiscales y contables de la entidad, adems de ser de particular
importancia para aquellas PyMEs con planes de expansin y crecimiento.
Una de las caractersticas ms comunes de las pequeas y medianas empresas
es que estas no suelen producir ni entregar informacin financiera de manera
peridica y constante, excepto cuando se trata del cumplimiento de las
obligaciones fiscales y tributarias (declaracin anual de impuestos) o cuando
existe una peticin expresa de alguna autoridad.

En muchos casos esto deriva en una falta de organizacin y control de los activos,
recursos y finanzas de la empresa, lo que a su vez tiene como consecuencia un
total descontrol sobre las operaciones realizadas y por lo tanto, la contabilidad de
la entidad se convierte en una tarea sumamente complicada.

Se podra pensar que esto no es tan relevante para una empresa siempre y
cuando cumpla con sus obligaciones fiscales y contables ao tras ao en tiempo y
forma, sin embargo, esta idea no toma en cuenta que la mayora de PyMEs, dada
su naturaleza, requieren de financiamiento externo tanto para su crecimiento y
desarrollo en sus primeros aos de operacin como para su posible expansin.

Las diferentes instituciones financieras y los inversionistas suelen requerir

informacin financiera y contable vigente, actualizada, confiable y con periodicidad
mensual para analizar las opciones y probabilidades de xito y entonces decidir si
se otorga el financiamiento o se invierte en un proyecto o no.

Una empresa que no cuenta con el conjunto de tcnicas y herramientas

necesarias para mantener el control de sus actividades y recursos se encuentra
con una seria desventaja al momento de requerir un financiamiento de este tipo, lo
que implica que su proceso de crecimiento y expansin se puede ver truncado o
por lo menos se vuelve mucho ms complicado.

La imperiosa necesidad que tiene una organizacin de implementar sistemas

contables, as se trate de una pequea o mediana empresa, se pone de
manifiesto con este ejemplo. La generacin, control y anlisis de la informacin
financiera de una entidad es importante y esta importancia incrementa en la
medida en que la empresa comienza a consolidarse y crecer.
El crecimiento y expansin de una empresa implica que sus necesidades de
equipo, personal, herramientas, materiales y en general, la inversin requerida
para mantener las operaciones de la entidad, crezcan tambin. En consecuencia,
las necesidades administrativas, de control y anlisis de informacin tambin se
vuelven mayores, al igual que las obligaciones fiscales y contables.

Cabe mencionar que el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) ha

implementado y ofrecido herramientas bastante tiles para los contribuyentes y
estas facilitan en gran medida los procesos sobre todo para las PyMEs, no
obstante, para hacer uso de estas herramientas y que sean de utilidad, se requiere
tener un control general y confiable de la informacin de la empresa, por lo que el
uso de tcnicas y herramientas internas para el control y administracin de los
datos y recursos sigue siendo necesario.
Tener orden y control sobre la informacin financiera y contable de una empresa
no solo ofrece la ventaja de conocer el estado en el que se encuentra la entidad,
sino poder analizar, evaluar y utilizar la informacin para tomar decisiones sobre el
rumbo que tomarn las operaciones y estrategias de la empresa.

En general, cada compaa puede hacer uso de las tcnicas, mtodos y

herramientas para la administracin que considere necesarias. La oferta hoy en
da es amplia, sobre todo tomando en cuenta que la tecnologa ha avanzado al
grado de ofrecer todo tipo de programas de cmputo diseados de manera
especfica para la administracin empresarial.

La recomendacin en este aspecto es que se consulte con un experto al momento

de adquirir e implementar cualquier tipo de sistema, pues se debe considerar que
las caractersticas de la empresa son de gran importancia al momento de
determinar qu programa es el mejor para esta.

Los sistemas contables son de gran importancia en la actualidad para las

empresas, incluidas las PyMEs, pero es incluso de mayor importancia la correcta
implementacin del sistema, pues de hacerlo de manera inadecuada, el manejo,
anlisis y control de la informacin sera ineficiente y las consecuencias podran
verse reflejadas de manera negativa en las finanzas de la empresa.

Es por lo anterior que se recomienda solicitar los servicios de expertos en el rea

para as elegir e implementar el programa ms adecuado para la empresa con
base en caractersticas como el tamao de la organizacin, sus necesidades, el
volumen de sus operaciones, la cantidad de personal con que se cuenta, el tipo de
actividades que se realizan, el rgimen tributario al que se pertenece, etctera.

http://www.evolve-it.com.mx/la-importancia-de-los-sistemas-contables-en-las-pymes/