PRESUPUESTO BASE COSTOS PARA UN

PRESUPUESTO COSTOS
CERO PROYECTO
CONCEPTO Un presupuesto es un Como alternativa para Tcnicamente La Gestin de los
documento que traduce mejorar el mtodo aqu se podra usar Costos del Proyecto
los planes en dinero: presupuestario nace en la definicin dada incluye los procesos
dinero que necesita 1970 el Presupuesto en el apartado de relacionados con
gastarse para conseguir Base Cero (PBC) o Zero COSTOS PARA UN planificar, estimar,
tus actividades Base Budgeting (ZBB). PROYECTO, solo de presupuestar, financiar,
planificadas (gasto) y El PBC es un mtodo una manera no tan obtener financiamiento,
dinero que necesita que completa y enlaza precisa o enfocada a gestionar y controlar los
generarse los procesos de algo. costos de modo que se
para cubrir los costes de planificacin, De cualquier complete el proyecto
finalizacin del trabajo presupuestacin y manera, se da una dentro del presupuesto
(ingresos). (p.4 Shapiro, revisin. Identifica pequea definicin aprobado. (p.193 Project
J. (N/A). Elaboracin del mtodos alternativos y El trmino costo Management Institute.
presupuesto.) eficientes de empleo de hace referencia al (2013). Gua de los
En menos palabras, los recursos limitados en importe o cifra que fundamentos para la
ayuda a ver la direccin la consecucin efectiva representa un Direccin de Proyectos
que lleva el dinero de un de los objetivos producto o servicio (gua del PMBOK) 5ta.
proyecto, su manejo, seleccionados. Es un de acuerdo a la Edicin.)
destino, uso, etc. enfoque flexible de la inversin tanto de
gestin que suministra material, de mano
una base fiable para de obra, de
reasignar los recursos, capacitacin y de
mediante la revisin y tiempo que se haya
justificacin sistemtica necesitado para
de los niveles de desarrollarlo.
financiacin y ejecucin
de los programas
corrientes. (Sarant, P. ex
director de Anlisis de
Gestin en la Comisin
 de la Administracin
Pblica durante el
Gobierno de Carter).
CARACTERS Un presupuesto es: *El nivel de gasto de *Los sistemas de En algunos proyectos,
TICAS *Movible: cuando sea cada una de las costos fijan las especialmente en aquellos
necesario, un actividades deber estar pautas a las que se de alcance ms reducido,
presupuesto puede debidamente justificado someten los la estimacin de costos y
cambiarse, siempre que y, en ningn caso, podr procedimientos de la preparacin del
se tomen medidas para ser explicado por el nivel asignacin de presupuesto en trminos
tratar las consecuencias de gasto de ejercicios costos. de costos estn tan
del cambio. anteriores. *Los sistemas de estrechamente ligadas
*Algo ms que un *Para la costos determinan que se consideran un solo
simple registro de los presupuestacin en base los criterios a proceso.
gastos del ltimo ao, cero, es ms relevante aplicar en la La Gestin de los
con un 15% extra analizar aspectos tales distribucin y costos del Proyecto
aadido para cubrir la como el por qu se control de gastos. debera tener en cuenta
inflacin: cada ao es tienen que realizar *Los sistemas de los requisitos de los
distinto y las determinados gastos y si costos establecen la interesados al gestionar
organizaciones necesitan la forma en que se estn forma, la fecha y la los costos.
utilizar el proceso empleando los recursos oportunidad en que La Gestin de los
presupuestario para es la adecuada, por deben ser Costos del Proyecto se
examinar lo que encima del nivel de gasto calculados los ocupa principalmente del
realmente es necesario a realizar. costos. costo de los recursos
para poner en prctica *Gracias al *Establece la necesarios para completar
sus planes. establecimiento de los metodologa para la las actividades del
*Ms que un llamados paquetes de presupuestacin de proyecto.
requerimiento decisin, aumentan las costos y El esfuerzo de
administrativo y probabilidades de determinacin de planificacin de la gestin
financiero de los descubrir intentos de estndares. de los costos tiene lugar
donantes: el presupuesto fraude en la elaboracin en las etapas iniciales de
no de los presupuestos, la planificacin
debera formar parte de como consecuencia del del proyecto y establece el
 una propuesta financiera exhaustivo anlisis marco de referencia para
y luego desestimada y llevado a cabo en los cada uno de los procesos
olvidada a la mismos. de gestin de los costos,
hora de realizar un *La asignacin de de
informe financiero para recursos a cada modo que el desempeo
los donantes actividad, se realizar de los procesos sea
*Es una herramienta mediante una eficiente y coordinado.
viviente priorizacin previa de las
que se debe consultar en mismas claramente
el trabajo diario, detallada.
comprobar
mensualmente, controlar
constantemente y usar
con creatividad.
*El coste real de las
cosas: no subestimes el
coste real de
las cosas con la
esperanza de que te
ayudar a recaudar el
dinero que necesitas; es
mejor devolver a los
donantes el dinero que
no se ha empleado, que
pedir un poco
ms para poder acabar
el trabajo.
PROCEDIMIE 1. Enumerar los 1. Identificacin de 1. Planificar la 1. Planificar la Gestin
NTO artculos en los que objetivos. Gestin de los de los Costos: Es el
gastas el dinero: sabrs Establecimiento de los Costos proceso que establece las
cuales son a partir de tu objetivos que los 2. Estimar los polticas, los
proceso de planificacin gestores de todos los Costos procedimientos y la
de accin; debes agrupar niveles debern alcanzar. 3. Determinar el documentacin necesarios
los elementos debajo de En este sentido, es Presupuesto para planificar, gestionar,
cada encabezamiento o necesaria la definicin 4. Controlar los ejecutar el gasto y
centros de costes. tanto de objetivos a largo Costos controlar los costos del
2. Calcular el coste de como a corto plazo. proyecto.
unidad de los artculos de 2. Identificacin de 2. Estimar los Costos:
referencia, seguido de los unidades de decisin. Se Es el proceso que consiste
costes anuales. deben establecer en desarrollar una
3. Enumera tus unidades de decisin a aproximacin de los
posibles fuentes de un nivel que no sea recursos financieros
ingreso o entradas excesivamente bajo, necesarios para completar
brutas, y despus como para no ocultar las actividades del
categorzalas; esto informacin a los proyecto.
supone la base de tu gestores de ms alto 3. Determinar el
presupuesto de ingresos. nivel, ni un nivel Presupuesto: Es el proceso
4. Preparar tu formato excesivamente alto, que que consiste en sumar los
de presupuesto. genere una carga costos estimados de las
5. Realizar la suma de excesiva de trabajo actividades individuales o
lo presupuestado. burocrtico. de los paquetes de trabajo
6. Aadir anotaciones 3. Preparacin de para establecer una lnea
para explicar los artculos paquetes de decisin. base de costo
que no estn claros. Los paquetes de decisin autorizada.
7. Obtener una quedan definidos como 4. Controlar los Costos:
respuesta sobre tu aquellos documentos Es el proceso de
presupuesto. justificativos que monitorear el estado del
8. Concluir tu incluyen la informacin proyecto para actualizar
presupuesto. necesaria para que los los
gestores puedan emitir costos del mismo y
juicios sobre los niveles gestionar posibles
de programas o cambios a la lnea base de
actividades y los costos.
recursos necesarios.
 4. Ordenacin de
paquetes de decisin. El
proceso comienza
cuando las unidades de
gestin inferiores
ordenan o clasifican sus
correspondientes
paquetes de decisin. El
gestor inmediatamente
superior, revisa y
consolida los paquetes
que le llegan en una
nueva ordenacin.
5. Revisin a los
niveles ms altos. Los
niveles superiores
pueden revisar, suprimir,
incrementar o reordenar
las clasificaciones
propuestas por los
gestores subordinados.
VENTAJAS *Saber cunto dinero *Permite la correcta *Te permite El -Project Management
te har falta para hacer identificacin, evaluacin saber el valor de los Institute. (2013). Gua de
lo que has planificado. y justificacin de cada productos, bienes, los fundamentos para la
*Averiguar cunto una de las actividades trabajos, etc. Direccin de Proyectos
costar dirigir un planteadas, para realizar Desglosa en que se (gua del PMBOK) 5ta.
proyecto o departamento cada actividad. invirti el capital, ya Edicin. Nos proporciona
en particular. *Ofrece mayor sea de una persona esta ventaja:
*Pedir a un donante informacin para la toma (manera individual) Planificar la Gestin de
que apoye un aspecto de decisiones. o tal vez el proyecto los Costos es el proceso
especfico de tu trabajo. *Mayor eficiencia de de una empresa que establece las polticas,
*Permite tomar los recursos utilizados (algo mucho ms los procedimientos y la
 decisiones bien por el sector pblico. grande). documentacin necesarios
planteadas, informadas y *Permite unir el *Nos da una para planificar, gestionar,
oportunas, aparte de proceso de planificacin especia de gua ejecutar el gasto y
brindar a la direccin una con el presupuesto de cmo debemos controlar los costos del
visin integral de las anual. de actuar. proyecto. El beneficio
operaciones. Permite una mayor Lleva en direccin clave de este proceso es
*Traduce los objetivos participacin en el correcta el proyecto, que proporciona gua y
de la empresa en proceso presupuestario y finanza, o actividad direccin sobre cmo se
acciones al especificar un mejor conocimiento administrativa a gestionarn los costos del
los recursos, ingresos y en cuanto al destino de realizar. proyecto a lo largo del
actividades requeridas los recursos. *Mantiene en mismo.
para llevar a cabo el plan *Como todas las detalle el desarrollo
estratgico del ao unidades participan en el sistemtico y
presupuestado. proceso de elaboracin costeable de todas
*Es una herramienta presupuestario, se las operaciones que
til para medir la consigue un mayor se efectan de
eficiencia de los mandos espritu de unidad y manera cronolgica.
medios a cargo al coordinacin.
otorgarles
responsabilidad tanto
operativa como
financiera.

DESVENTAJA *No contar con un *Requiere de un *Se deben *Una vez que las
S sistema contable que desarrollo ms profundo revisar actividades del proyecto
genere confianza y para poder llegar a minuciosamente se tornan complicadas
credibilidad. establecerlo como para evitar errores por decir de una forma,
*No tener un control y instrumento de uso en *Es un sistema estas se tienen que volver
cuidado efectivo sobre lo los presupuestos muy delicado ms estrictas.
estricto del sistema, ya generales de cualquier *Al tener que *Hay que plantearse
estado.
sea pasndose con documentarse todo, dificultades futuras para el
*Si el presupuesto es
dinero o haciendo falta. consume mucho presupuesto, empresa,
 *Cuando solo se muy rgido, el PBC es tiempo y se vuelve etc.
estudian las cifras poco efectivo en la un tanto *La documentacin se
convencionales y las reduccin del gasto. burocratico puede volver tediosa, esto
operaciones *Se necesita gran hace que se consuma
demostrativos del cantidad de tiempo y de tiempo, lo cual no es
momento sin tener en papeleo. bueno y significa que
cuenta los antecedentes *La estructura del puede haber perdidas.
sector pblico es una
y las causas de los
gran restriccin para su
resultados.
empleo en este sector.
*Que haya una mala *Tratar a dicho
comunicacin y control mtodo presupuestario
de los directivos y dems como un proceso neutro
miembros del equipo. y mecnico, sin prestar
atencin a los aspectos
culturales y sociales que
derivaron de su
aplicacin.
*La revisin anual en
base cero de todos los
programas, genera
inconvenientes.
*Falta de credibilidad
con que se encuentra
este mtodo
presupuestario por parte
de los encargados de su
desarrollo.

APLICACIN *Hacer un Cada unidad gestora La Contabilidad El desarrollo del plan de

seguimiento de tus debe explicar la de Costos es gestin de los costos
ingresos y gastos para existencia de cada uno una herramienta puede implicar la
observar que estas en el de los gastos, mediante imprescindible seleccin de opciones
buen camino. la agrupacin de todas para reflejar los estratgicas para
 *Informar a tu las actividades a realizar resultados de la la financiacin del
personal, Junta y en paquetes de gestin de la proyecto, tales como auto-
donantes sobre tu trabajo decisin, las cuales empresa. Esta financiacin, financiacin
en finanzas. sern evaluadas y contribucin es a travs de acciones, o
*Pronosticar flujos de priorizadas tal y como eficiente logrando el financiacin
dinero. veremos ms adelante suministro de mediante deuda. El plan
*Tomar decisiones en este artculo. informacin de gestin de los costos
financieras. detallada sobre el puede asimismo describir
comportamiento de formas para financiar los
los costos, que le recursos
permita la del proyecto, tales como
adopcin de construir, comprar,
decisiones con el alquilar o arrendamiento
objetivo de financiero.
reducir los gastos
de produccin y
aumentar el
volumen de ventas.