Los libros contables: descripcin,

aspectos legales y caractersticas

Giovanny Gmez

Contabilidad

11.08.2001

3 minutos de lectura

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Los libros contables, conocidos tambin como libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevar
obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones
mercantiles que realizan durante un perodo de tiempo determinado.

Libros principales o mayores

De acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los
siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un

balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin
de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo
con las normas legales.

La informacin que debe contener este libro es:

La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.

(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los

rubros anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo.

El valor parcial de las operaciones.

El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuacin se presenta un formato

CANTIDAD CUENTA VALOR VALOR VALOR

UNITARIO PARCIAL TOTAL

ACTIVO

CAJA

Caja General

MERCANCAS NO FABRICADAS
POR LA EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de inters social

TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance

General correspondiente.
Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre
de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante.
Libro Diario

Es un libro principal, denominado tambin diario columnario, en l se registran en

orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa
durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al
finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro
mayor.

En este libro se encuentra informacin como:

La fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario.

La descripcin del comprobante.

La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la
normatividad del cdigo del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el

movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l
se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros
auxiliares.

En l se encuentra la siguiente informacin:

La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas

de la empresa).

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.

Las operaciones mensuales.

Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los
valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina
el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que
se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus

aspectos ms importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de

una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros

mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y

ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la
administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por
pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa,

como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin
etc.

En la normativa del cdigo de comercio de cada pas se encontrar informacin

detallada acerca de la legalizacin y dems disposiciones concernientes a los
libros de contabilidad.

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES

Estos libros son importantes porque registran las operaciones mercantiles que
realiza laempresa durante un determinado lapso de tiempo, y nos permite
conocer su situacin enun momento dado.

Libro diario
 Es el libro donde se registran cronolgicamente todas las transacciones
realizadas por laempresa durante el mes, en el orden que haya tenido lugar
durante el lapso de tiempo(compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.).
Consta de las columnas del Debe y la delHaber. Al finalizar el mes se cuentan
los registros de dbitos y de crditos, y se aaden allibro mayor.Y el libro diario
cumple tres tiles funciones:

educir los errores, ya que si todas las operaciones son registradas

directamenteen el mayor podra existir el peligro de omitir el crdito o el dbito
de un asiento, yesto se reduce al mnimo con el uso del libro diario, ya que
para cada operacin seregistran juntos los dbitos y los crditos, permitiendo
descubrir esta clase deerrores.

e obtiene un registro completo de las operaciones, ya que para cada una de

lasoperaciones se registran los crditos y dbitos en perfecto balance,
obteniendo as un registro completo de la transaccin en un solo lugar.

odos los datos referentes a las operaciones aparecen en su orden

cronolgico.En este libro se puede encontrar con diversa informacin, como
son los movimientos decada cuenta (dbito y crdito), la fecha completa en la
que se realiz el comprobante, elsaldo final de cada cuenta, etc.Adems cada
comerciante es el responsable de realizar la contabilidad en los libroscontables
de acuerdo con las disposiciones legales y la normativa del cdigo de comercio.

Libro mayor

LIBROS AUXILIARES
Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el
inconveniente de que su informacin es sinttica o resumida pues se afectan las cuentas mayores
y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de
estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de informacin a nivel analtico se utilizan los
libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la informacin registrada en los libros
Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Adems de presentar la informacin en forma detallada,
estos libros tienen una funcin de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta
correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el
comprobante de contabilidad.

El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales del comprobante de contabilidad.

ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

Las partes que integran el libro auxiliar son:

Fecha de la transaccin: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transaccin.

Detalle: en esta columna se anota una descripcin breve del hecho econmico, la cual es la
misma del comprobante de contabilidad.
 CD: en esta columna se anota el nmero de comprobante de contabilidad o comprobante de
diario de donde se toman los datos.

Imputaciones dbito o crdito: en estas columnas se registran los valores dbito o crdito
segn el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.

Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior segn sea el
caso, el valor dbito o crdito imputado en las columnas anteriores.