Guia

de Gesto para
Micro e Pequenas
Empresas
Sumrio

Introduo 03

Entendendo o cliente para daR o primeiro passo 05

Fluxo de caixa como base e fundamentao 08

Planejamento e programao de compras e produo como estratgia 11

Controle dos custos como uma questo de sobrevivncia 15

Processo de compras para uma gesto organizada 18

Legislao fiscal e tributria com um olhar alm das obrigaes 20

Anlise dos resultados para aprendizado e certificao 22

Concluso 24
Introduo
Nesse eBook iremos abordar 7 dos principais
processos na gesto de micro e pequenas empresas,
que requerem atividades operacionais e cujos dados
devem ser levantados, calculados e resumidos para
consultas e relatrios gerenciais.
H alguns anos, obter de pronto essas informaes
era quase impossvel. Os responsveis por cada rea
tinham que fazer levantamentos, relacionar, somar
dados, at chegar a um resultado que nem sempre
era confivel. Esse processo demandava tanto tempo
que, quando finalizado, muitas vezes, j no tinha
valor para o gestor.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
J atualmente, graas ao constante avano da
tecnologia, essas informaes podem ser obtidas
praticamente em tempo real, enquanto equipamentos
e sistemas preenchem a lacuna que existia.
A funo do gestor, de dirigir a empresa e no
somente ser um executor de tarefas operacionais,
est totalmente ligada a esses dados. essencial que
ele saiba fundamentar suas decises em informaes
precisas e atualizadas.
Vamos falar um pouco mais sobre como direcionar
esses processos a favor da gesto do seu negcio?
03
 Esse eBook
para mim

Feito para:
Empresrios

20 min
de leitura
Empreendedores
Gestores
Administradores
Nvel de Leitura
Do bsico ao
Intermedirio

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 04

 Entendendo
o cliente
PARA DAR O
PRIMEIRO PASSO

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 05

 Entendendo o cliente
PARA DAR O PRIMEIRO PASSO

O primeiro passo para conhecer a fundo a forma

como a sua empresa caminha entender quais Principais informaes que voc
solues ela oferece e para quem ela oferece. precisa saber sobre o seu cliente:
Os seus clientes podem dizer muito sobre o seu
Volume de faturamento;
negcio e o seu momento financeiro.
Sazonalidade de compra;
Informaes como o volume e a periodicidade de
compras, quais so os bons e maus pagadores, quais Mix de produtos comprados;
so suas principais caractersticas e quais produtos
Margens de lucro geral e por produto;
compram so, muitas vezes, banalizadas e tomadas
como insignificantes. Mas como voc pode fazer Custos gerados;
um planejamento e um fluxo de caixa sem essas
informaes? Ento lembre-se desse provrbio: Projetos futuros, como uma nova
Os ignorantes, que acham que sabem tudo, planta, um novo produto, etc;
privam-se de aprender. Histrico e o comportamento
financeiro.
preciso ter dados estatsticos que posicionam
o cliente em faixas e ranking quanto ao tipo e
quantidade de produtos que compra, alm de
conhecer o potencial de crescimento dessas vendas.

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 06

 Entendendo o cliente
PARA DAR O PRIMEIRO PASSO

Informaes precisas geram Alm disso, muito importante ter

boas decises! um status detalhado de tudo o que a
sua empresa est fazendo para seus
Priorizar o atendimento de alguns
clientes; clientes, gerenciar e registrar todos
os contatos realizados com eles e
Mudar mix de produto/servios classific-los em uma curva ABC,
vendidos; identificando quais so os melhores
e quais so menos relevantes.
Aumentar ou diminuir a verba de
marketing de produtos/servios em
determinadas regies; Um Sistema de Gesto pode te
ajudar a gerenciar seus clientes
Antecipar-se na oferta de produtos/ detalhadamente, com informaes
servios para seus clientes; precisas, de forma mais prtica
e instantnea.
No investir em clientes que do
prejuzo.

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 07

 Fluxo
de caixa
como base e
fundamentao

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 08


No seja descuidado nos momentos de tomar
decises que influenciam diretamente o
desempenho do seu negcio. Nessas horas, o
Fluxo de caixa de grande ajuda para definir
as melhores estratgias, na hora certa! Ele
um instrumento essencial para a anlise do
momento financeiro da empresa, projetando
todas as entradas e sadas de recursos para
perodos futuros e indicando como ser o saldo
de caixa para o perodo projetado.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
Fluxo de caixa
como base e fundamentao
Para um gestor, o planejamento,
a anlise e a previso do
comportamento financeiro, so
extremamente importantes para
fundamentar as decises com dados
reais e confiveis, estar preparado
para a falta ou a disponibilidade
de recursos, alm de ter um poder
maior de negociao com bancos,
fornecedores e clientes.
09
 Fluxo de caixa
como base e fundamentao

Um fluxo de caixa eficiente deve:

Demonstrar todas as entradas A criao manual de um fluxo de

e sadas de recursos financeiros; caixa realmente trabalhosa,
demandando tempo e ateno,o que
Ser fiel s datas das entradas faz com que muitas informaes j
e sadas de recursos, considerando
estejam desatualizadas ao trmino
as condies de pagamento;
do trabalho. Dessa forma, uma
Considerar taxas de inadimplncia soluo adotada pelas empresas a
dos clientes e a movimentao contratao de Sistemas de Gesto.
de recursos financeiros, incluindo
aplicaes financeiras e emprstimos;
Um sistema ERP traz a possibilidade
Possibilitar a simulao de cenrios, de automatizar a gerao do fluxo
considerando previses; de caixa, com informaes em tempo
real, facilitando a criao de cenrios,
Apresentar as informaes em anlises e tomadas de deciso.
tempo real, conforme o dinamismo
da empresa.

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 10

 Planejamento
e programao
de compras e
produo como
estratgia

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 11


Saber o que e quando comprar ou produzir
uma das decises mais complexas para
um gestor e pode afetar diretamente os
resultados da empresa. Por isso, ter um
planejamento e uma programao de
compras e produo essencial para a
gesto do seu negcio, de forma a atender
os clientes nos prazos combinados.
Pense bem no que voc vai fazer, e todos
os seus planos daro certo!
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
Planejamento e programao
de compras e produo como estratgia
muito importante tambm se atentar
s alteraes de demanda, quebra de
recursos produtivos e atrasos na entrega
de fornecedores, pois sempre geram
a necessidade de uma atualizao na
programao de produo. Se essa
reprogramao no for feita em tempo
hbil, o gestor no poder avaliar os
impactos dessas mudanas, ocasionando
descontrole e prejuzos decorrentes.
12
 Planejamento e programao
de compras e produo como estratgia

O planejamento e a programao de compras e produo devem considerar 3 ciclos de tempo: longo,

mdio e curto prazo. Para cada ciclo, decises e informaes diferentes podem ser definidas, como:

Curto Prazo Mdio Prazo Longo Prazo

Em que mquina produzir? O que produzir? Utilizao de turnos

adicionais de produo;
A que horas comear? Em que dia produzir?
Terceirizao de parte
Qual a melhor sequncia O que e quando comprar? da produo;
de setups?
Como reagir a eventos Oferta de capacidade
Como reagir a eventos inesperados? produtiva;
inesperados?
Quais estoques manter? Aumento da capacidade
H materiais suficientes produtiva;
para iniciar a produo? preciso fazer horas
extras? Planejamento para
As ferramentas esto aquisio de novas
disponveis? mquinas.
Quais os impactos das
mudanas de programao
do cliente?

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 13


Dessa forma, para um planejamento eficiente,
preciso analisar:
1. A demanda prevista (previses de venda)
e programada (pedidos de venda);
2. Os recursos produtivos disponveis;
3. Todos os cenrios, prevendo o aumento ou
a diminuio dos recursos produtivos;
4. Quais produtos so produzidos;
5. Quais recursos produtivos so utilizados (tempo);
6. Quais matrias-primas so consumidas
(quantidades);
7. O tempo de produo de todos os produtos
acabados ou semi-acabados e de compra das
matrias-primas (leadtime);
8. Tempo de setups.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
Planejamento e programao
de compras e produo como estratgia
Com isso tudo detalhado possvel
otimizar os nveis de estoque, cumprir
os prazos combinados, utilizar melhor os
recursos produtivos, melhorar a qualidade
da produo e ter um controle mais
preciso sob os custos.
Um Sistema de Gesto pode auxili-lo
a manter o seu planejamento e a sua
programao de produo e compras
atualizados, considerando todo o dinamismo
e particularidades da sua empresa, de forma
automatizada, rpida e precisa.
Alm disso, tambm agiliza a reprogramao,
trazendo, em tempo hbil, as informaes
dos impactos causados pelas mudanas.
14
 COntrole
dos custos
como uma questo
de sobrevivncia

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 15


Um pouco mais aqui, um pouco mais ali... no vai fazer
diferena, no mesmo? Errado! Muitos gestores
se enganam ao encarar alguns gastos e custos com
superficialidade. Estamos falando de uma questo de
sobrevivncia, em que aquele pouco que poderia ser
economizado aqui e ali, no final, faz toda a diferena!
Um bom controle das operaes, em geral, elimina
muitas causas de desperdcio, ineficincias,
excessos e faltas de materiais, paradas na
produo, etc.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
COntrole dos custos
como uma questo de sobrevivncia
Se falamos de custos, falamos de estoque,
o que muito importante nos resultados
da empresa. Quanto melhor balanceado
for, melhores os resultados. E para um bom
balanceamento, essencial a definio de
uma poltica de estoque que compreenda
cada grupo de produtos e eventuais itens
que exigem uma abordagem diferente. Por
sua vez, esses processos so primordiais
para a eliminao de estoques em excesso,
sem perigo de faltas.
16

Os recursos de produo (mo de
obra, mquinas e ferramentas), quando
no equacionados da forma correta,
tambm acabam desenvolvendo custos
desnecessrios. Isso sem falar nos gastos
gerais e fixos, como energia, iluminao,
gua, instalaes, aluguel, manuteno, etc.
ou, ainda, as despesas dos departamentos
administrativo, comercial e marketing.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
COntrole dos custos
como uma questo de sobrevivncia
Por isso, preciso dar nfase aos custos mais
representativos e com influncia direta nos
resultados finais.
Nesses casos, um sistema de gesto oferece
todo o suporte para manter o controle dos
custos dos recursos existentes e, inclusive, para
alertar sobre as principais necessidades, alm
de rate-los entre seus produtos produzidos.
17
 Processo
de compras
para uma gesto
organizada

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 18


Nada de melhor prevenir do que remediar.
No estamos falando em comprar simples materiais
para o escritrio, ou, sequer, os produtos para
a limpeza.
O processo de compras que viabiliza resultados
envolve muito mais do que simplesmente
escolher e pagar o produto, mas sim avaliar a
qualidade, a concordncia com as normas, os
prazos de entrega, os preos, as condies de
pagamentos, etc.
Cada solicitao de compra deve ser encaminhada
para, pelo menos, trs fornecedores que atendem
aquele produto. Com o retorno das cotaes,
deve ser definida a opo que melhor atende os
requisitos. Pode haver negociao com um ou mais
desses fornecedores para obter condio melhor.
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Processo de compras
para uma gesto organizada
Ah! E uma dica importante: o ideal
manter o histrico das compras por
produto e por fornecedor via sistema.
So dados importantes para negociaes.
Alm disso, deve-se manter o cadastro
de fornecedores homologados.
Para ter esse respaldo, um sistema
de gesto ajuda a guardar os dados
da compra, como as informaes sobre
a qualidade do material utilizado na
produo e sua origem. Assim, uma
matria prima com defeito, por exemplo,
pode ser rastreada at o fornecedor.
Inclusive, muitos clientes exigem
o certificado de qualidade com essas
descries, o que muito mais difcil
de ser fornecido sem o uso de um ERP.
19
 Legislao fiscal
e tributria
com um olhar alm
das obrigaes

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 20


Os rgos do governo, tanto federal, quanto estaduais
e municipais, alm do recolhimento do valor dos
impostos, tm exigido das empresas informaes cada
vez mais detalhadas das operaes, especialmente
via mdias digitais. Podemos citar a NF-e (Nota Fiscal
Eletrnica), o SPED fiscal, SPED contbil, ECF, Bloco
K, e-Social, a FCI, e essa lista vai longe, viu?
Assim, para evitar contratempos e penalidades,
essencial manter essas obrigaes sempre em
dia. Mas, acredite, cumprir com a legislao fiscal
e tributria no um bicho de sete cabeas e, no acesso s informaes necessrias e na
inclusive, traz grandes vantagens para a sua gesto!
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
Legislao fiscal e tributria
com um olhar alm das obrigaes
Analisar essas informaes permite que
voc avalie de perto todos os campos
do seu negcio e compreenda-o melhor,
tornando-se uma estratgia muito
eficiente para a tomada de decises!
Em empresas que utilizam a contabilidade
externa, normalmente, a tarefa de cumprir
com as obrigaes fiscais e tributrias
ficam sob a responsabilidade do escritrio.
Nesses casos, um sistema de gesto auxilia
conformidade com a legislao.
21
 Anlise dos
resultados
para aprendizado
e certificao

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 22


Conhece a frase: cada fruto dessa rvore um
pingo de ouro? Pois bem, cada informao aqui
deve ser vista dessa forma. Todas so muito valiosas
e capazes de trazer grandes aprendizados e novas
estratgias!
Agora hora de saber se todas as aes
anteriores funcionaram, quais foram eficientes e
quais no tiveram o resultado esperado e, dessa
forma, fazer previses mais assertivas e tomar
decises corretivas para as falhas que ocorreram.
Praticamente em todas as empresas, os resultados
so medidos com base no nmero de vendas. O que
no errado, afinal, os valores vendidos afetam
totalmente o comportamento financeiro
da empresa.
ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas
Anlise dos resultados
para aprendizado e certificao
No entanto, trata-se de uma anlise incompleta,
que no abrange todos os pontos. Alm das vendas,
voc precisa ter uma viso sistmica do seu negcio,
analisando as informaes de compras, produo,
estoque, atendimento a legislao e claro, o ndice
de satisfao do seu cliente, que afinal, ser o
responsvel por manter esse ciclo sempre em
movimento.
Para isso, analise os principais indicadores de
cada rea e monte um painel para que voc possa
acompanhar, periodicamente, essas informaes.
Contar com a ajuda de um sistema de gesto uma
tima sada, pois comum voc ter paineis gerenciais
j com todas essas informaes claras e fceis de
serem acessadas.
23
Concluso

Como voc pde perceber a partir do que mencionamos aqui, no h

um processo mais relevante que o outro. Ao contrrio, todas as reas,
departamentos e processos dentro de uma empresa, independente
do tamanho dela, devem estar integrados.

Voc deve se preparar para captar, analisar e acompanhar as principais

informaes de cada uma dessas reas, de forma simples e sem tomar
muito do seu tempo.

Invista na qualidade das informaes para ter segurana e confiana

na tomada de deciso.

Esperamos ter ajudado! Para sobreviver e ter sucesso, cada organizao

tem de se tornar um agente da mudana. A forma
mais eficaz de gerenciar a mudana cri-la.

Peter Drucker

ABC71 Guia de Gesto para Micro e Pequenas Empresas 24

 Vamos nos conhecer melhor?
Saiba mais sobre as nossas solues!

Al. Santos, 1000 | 4 andar Av. Getlio Vargas, 21-51 | 8 andar

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