fue

G UA PARA ELABORACIN DE
P LAN DE T RABAJO E

I NFORME A NUAL
DE OFICINAS Y DECANATOS DE
LA UPR-UTUADO RELACIONADOS
AL PLAN ESTRATGICO

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO

Aprobado por la Junta Administrativa el

11 de septiembre de 2012 mediante
Certificacin Nm. 2012-13-04

Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales

opei.utuado@upr.edu
GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME
ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO
RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO
Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino
Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales
Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012
mediante Certificacin 2012-13-04

PROPSITO
Esta gua fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino de la Oficina de
Planificacin y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan
Estratgico Institucional 2012-2017. Con esta gua se pretende:

1) facilitar y uniformar la elaboracin de los planes de trabajo y los informes

anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional
(requerido por Ley Nm. 1 de 20 de enero de 1966, segn enmendada) .

2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalo

(Estndar 7 de la MSCHE)

3) integrar los procesos de planificacin y cierres de ciclos de avalo

(Estndar 2 de la MSCHE)

4) integrar los procesos de planificacin y presupuesto

(Estndar 3 de la MSCHE)

INTRODUCCIN
La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado est comprometida con el desarrollo de una
cultura de planificacin y avalo. Esto garantiza una continua renovacin institucional y una
distribucin de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misin y visin institucional.

Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado

promueve la implementacin de procesos de evaluacin continua sobre los logros del plan
estratgico y de la distribucin de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la
elaboracin de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes.

Segn el Artculo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Nm. 1 del 20 de enero de
1966, segn enmendada), todos los rectores de la UPR estn obligados a rendir un Informe Anual
de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Sndicos. El objetivo de
este informe es dar a conocer los avances en la ejecucin del plan estratgico durante el ao
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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

acadmico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el ao acadmico que
comienza. Este informe institucional estar constituido por la compilacin de los informes
anuales de las diferentes oficinas de servicio.

Con el fin de facilitar y uniformar la elaboracin de los planes anuales de trabajo y de sus
respectivos informes, la Oficina de Planificacin y Estudios institucionales (OPEI) ha
desarrollado la Gua para Elaboracin de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y
Decanatos de la UPR-Utuado. A continuacin se presenta el formato y contenido requerido para
el informe.

FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS)

Programa: Microsoft Word
Letra: Times New Roman, tamao 8
Mrgenes: 1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio: 1 lnea
Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

FORMATO PARTES III Y IV

Programa: Microsoft Word
Letra: Times New Roman, tamao 12
Mrgenes: 1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio: 1 lnea
Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

CONTENIDO

El documento cuenta con las siguientes cinco partes:

I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO
III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES
IV. AVALO
V. CIERRE DEL CICLO
VI. REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos
de cmo llenar las mismas. Una vez complete el documento, enve una copia electrnica a su
decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con
copia a la Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales a la direccin
opei.utuado@upr.edu.

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de Departamento u Oficina: ____________________ Decanato: ____________________ Ao Acadmico: __________

rea de Prioridad Fecha Persona

Fecha
y Meta de Culminacin Responsable Presupuesto Indicadores de xito
Objetivo Operacional Actividades Inicio de
Plan Estratgico de por la Sugerido Esperado
Actividad
UPR-Utuado 2012-2017 Actividad Actividad

Escoja una o ms de las

Establezca uno o ms objetivos
metas del Plan Estratgico
operacionales para alcanzar las metas
UPR-Utuado 2012-2017 Describa una o ms actividades que Escriba nombre Escriba el
estratgicas seleccionadas. Los objetivos Indique cul ser su indicador
para ser trabajada por su realizar para alcanzar el logro del y apellido de presupuesto que
deben ser redactados comenzando con un para determinar que la
departamento u oficina objetivo operacional. Formato: Formato: persona usted entiende es
verbo y deben expresar un logro actividad realizada contribuy
durante el ao acadmico. Ene-2012 Ene-2012 responsable de necesarios para
esperado cuantificable. al cumplimiento del
Enumere las actividades para cada coordinar la llevar a cabo la
Objetivo Operacional
Formato # . # objetivo con letras minsculas. actividad. actividad
Enumere cada objetivo por meta con
para identificar las metas
nmeros cardinales.
(rea de prioridad . meta)

Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo:

1.8 1. Aumentar en un 10% las reas del
recinto en donde se puede acceder la
red de informacin inalmbrica.
a. Se instalarn dos routers
para uso de profesores en las
oficinas A-103 y A-108 y se
instalarn tres routers para
uso de poblacin general en
edificio B.
Ago-2012 May-2013 Milton Riutort $1,000.00 Se instalarn los cinco
routers de forma exitosa y
el porcentaje de rea provista
de internet inalmbrico
aumentar en un 10%.

Para acceder la plantilla en formato Word presione aqu

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO

Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de departamento u oficina: ______________________ Decanato: ____________________ Ao acadmico: ____________

rea de Prioridad Persona

Actividad completada,
y Meta de Objetivo Operacional Fecha de la Responsable Presupuesto
Actividades Propuestas en progreso o Comentarios
Plan Estratgico Propuesto Actividad por la Utilizado
no realizada
UPR-Utuado 2012-2017 Actividad

Escriba las metas del Plan Escriba los objetivos Si el indicador de xito Si la actividad se realiz:
Estratgico UPR-Utuado operacionales para alcanzar Escriba las actividades especificado en el Plan de Detalles sobre cmo se complet la
Indique
2012-2017 que especific en las metas estratgicas propuestas en el Plan Anual de Escriba el Trabajo se alcanz, escriba actividad (nmero de participantes,
cuando la Escriba
el Plan Anual de Trabajo seleccionadas segn lo Trabajo para alcanzar el logro presupuesto Completado. Si el indicador etc.). Puede describir los
actividad se nombre de la
que trabajara durante este especific en el Plan Anual de del objetivo operacional. utilizado se alcanz parcialmente indicadores del xito y describir la
realiz. persona que
ao acadmico Trabajo. para llevar a escriba Progreso. Si la evidencia disponible (no la incluya!)
coordin la
Enumere las actividades para cabo la actividad nunca se realiz
Formato actividad.
Formato # . # Enumere cada objetivo por cada objetivo con letras actividad. durante el ao acadmico, Si la actividad NO se realiz:
12 ene 2012
para identificar las metas meta con nmeros minsculas. escriba Escriba la o las razones por las
(rea de prioridad . meta) cardinales. No Realizado cuales la actividad no se complet

Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo: Ejemplo:

1.8 1. Aumentar en un 10% las
reas del recinto en
donde se puede acceder a
la red de informacin
inalmbrica.
a. Se instalarn dos
routers para uso de
profesores en las oficinas
A-103 y A-108 y se
instalarn tres routers
para uso de poblacin
general en edificio B.
12 ene 2012 Milton $500.00 Progreso Las reas del recinto en donde se
Riutort puede acceder a la red de
informacin inalmbrica
aumentaron en un 5% del 10%
propuesto. De los $1,000 que se
presupuest en el Plan Anual de
Trabajo para esta actividad,
solamente se otorgaron $500. Por
tal razn solo se compraron dos de
los cinco routers requeridos para
alcanzar al objetivo.

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS

Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no estn directamente
relacionados con las metas del plan estratgico, pero que promueven la misin y visin
institucional.

IV. AVALO
1. Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las fortalezas de su oficina que le
ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y
slo se est evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logr.

2. Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las debilidades de su oficina que
le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
El objetivo no se logr en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una
idea ms real del presupuesto de nuestra oficina para el ao nos ayudara a establecer
objetivos ms realistas.

3. Escriba un narrativo conciso que explique cules son las amenazas externas a su oficina
que evitaran que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro
prximo.
En continuidad con el ejemplo:
Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el prximo ao es el no saber si
contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).

4. Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted
visualiza en los prximos aos que su departamento u oficina podra tomar ventaja para
adelantar una o ms metas del plan estratgico.
En continuidad con el ejemplo:
Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra
un aumento en reas de comunicacin inalmbrica para el edificio de Tecnologa
Agrcola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el
presupuesto interno necesario no se otorgue.

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

V. CIERRE DEL CICLO

En base a este proceso de reflexin y avalo determine los objetivos de trabajo que su
departamento u oficina establecern para el prximo ao. Estos objetivos deben cumplir con
los siguientes criterios:

1. Estar fundamentados en la misin, visin y metas institucionales.

2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo
objetivo propuesto.

Cierre de Ciclo

Objetivo propuesto para el
prximo ao
Ejemplo:
1. Aumentar en al menos un 5% las
reas del recinto en donde se puede
acceder a la red de informacin
inalmbrica.
Relacin con misin, visin
y/o metas institucionales
Ejemplo:
Meta operacional 1.8 del Plan Estratgico
2012-2017 de la UPR-Utuado
Referencia a data cuantitativa y
cualitativa que apoya el objetivo
Ejemplo:
Durante el ao anterior se pudo aumentar
en un 5% las reas del recinto en donde se
puede acceder a la red de informacin
inalmbrica. Para este ao esta meta se
podr completar si se otorga un
presupuesto similar al del ao anterior o a
travs del proyecto de mejoras
permanentes para el edificio de Tecnologa
Agrcola.

Para acceder la plantilla en formato Word presione aqu

VI. REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en
la seccin I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribi en la tabla de la
seccin V.

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO

ITINERARIO DE TRABAJO

Mes* Actividades

Marzo-Abril Los directores de departamentos u oficina se renen con su respectivo Decano para
establecer objetivos y actividades para el prximo ao acadmico.
Los decanos se renen con el Rector y los directores de presupuesto y planificacin
para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del
prximo ao.

Mayo Los directores de las unidades enviarn el Informe Anual del Decanato/Oficina y el
nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente.

Junio Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes
Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envan copias al Rector.

El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo

Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.

Agosto Comenzar con la implementacin del nuevo Plan Anual de Trabajo y de

Presupuesto.

Octubre El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del ao anterior y el nuevo Plan
de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria.

Nov.-Dec. Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalo son analizados y
utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto
Institucional.
*
La fecha precisa para cada evento se determinar por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo
de la naturaleza de sus agendas de trabajo.

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mediante Certificacin Nm 2012-13-04

Universidad de Puerto Rico en Utuado

Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales
P.O. Box 2500
Utuado, Puerto Rico 00641

787-894-2828, Ext. 2120-2018

787-894-1255

Para obtener copia digital visita nuestra pgina electrnica

http://www.uprutuado.edu/sites/default/files/documents/opei/guia_informe_anual_y_plan_de_trabajo_15octubre2012_1.pdf